PENGADAAN BARANG DAN JASA

PENGERTIAN
Pengadaan adalah proses untuk memperoleh barang dan jasa berupa pengalihan
dari pihak ketiga atau dari pihak yang mengadakan. Proses pengalihan ini melalui
proses yang diatur sedemikian rupa sehingga barang dan jasa tersebut diperoleh
dengan kualitas yang tepat dan harga yang termurah.
Pengadaan barang dan jasa dalam program Pamsimas dilakukan dalam rangka
pelaksanaan kegiatan; pembangunan sarana air minum dan sanitasi, promkes, dan
pengadaan bahan/alat sosialisasi – promosi – advokasi – dan pelatihan di masyarakat
yang spesifik seperti pencetakan leaflet, poster, booklet, dan yang sejenis lainnya di
masyarakat.
Tata cara pengadaan di tingkat masyarakat adalah tata cara pengadaan sederhana
berbasis masyarakat, yaitu BLM adalah uang bersama milik seluruh warga masyarakat
yang harus dimanfaatkan sebesar-besarnya untuk kepentingan bersama masyarakat,
serta keputusan diambil berdasarkan keputusan masyarakat bukan pihak lain.

DASAR HUKUM DAN REFERENSI UTAMA

 The Loan Agreement IBRD Credit No. 8578-ID; berlaku sampai dengan 31
Desember 2020.
 Peppres Nomor 4 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat atas Peppres Nomor
54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
 Guidelines Word Bank; Procurement under IBRD Loans and IDA Credit, January,
2011 revised in July 2014.
 Buku Pedoman Umum; Pedoman Umum Penyaluran Bantuan Pemerintah dalam
Progam Pamsimas, edisi 2016, Pedoman Pengelolaan Program Pamsimas, edisi 2016
dan Pedoman Pelaksanaan Program Pamsimas Tingkat Masyarakat, edisi 2016

FUNGSI DAN TUJUAN

 Untuk memperoleh harga yang termurah
 Untuk memperoleh kualitas barang yang memenuhi persyaratan teknis (kualitas yang
baik)
 Untuk memperoleh alat yang tepat-guna
 Untuk memperoleh layanan jasa yang handal
 Pelaksanaannya sesuai dengan prinsip dasar pengadaan (terbuka, dapat
dipertanggung jawabkan, adil/bersaing sehat, efisien dan memenuhi kualifikasi)
 I. PRINSIP DASAR PENGADAAN

 Terbuka: dokumentasi yang tertulis lengkap memungkinkan semua pihak terutama

warga masyarakat untuk mengetahui proses pengadaan secara rinci dan lintas
waktu serta dapat diikuti oleh semua pemasok/penyedia jasa
 Dapat dipertanggungjawabkan: proses pengadaan dilakukan mengacu pada
kaidah yang berlaku (petunjuk teknis pengadaan barang dan jasa tingkat
masyarakat)
 Adil: pelaku pengadaan memberikan kesempatan yang setara kepada
pemasok/penyedia jasa.
 Efisien: dilakukan perbandingan harga untuk mendapatkan harga yang terbaik.
Menjamin pelaksanaan pekerjaan yang efisien, sehingga dapat dimungkinkan
adanya tambahan modal untuk perluasan pekerjaan
 Memenuhi kualifikasi: dilakukan seleksi berdasarkan kualitas barang dan jasa
yang ditawarkan, sehingga diharapkan pemasok dan penyedia jasa dapat
memberikan kualitas barang yang bagus, alat yang tepat-guna, dan layanan jasa
yang handal.

II. TIM PENGADAAN

 Mereka yang mendapatkan mandat dari masyarakat untuk melaksanakan kegiatan
pengadaan. Diluar tim pengadaan, tidak dapat mempengaruhi/intervensi negatif
terhadap jalannya proses pengadaan.
 Mereka dibentuk melalui rapat pembentukan tim pengadaan oleh seluruh anggota
LKM (Musyawarah Warga Desa)
 Mereka yang diluar keanggotaan LKM dan Satlak
 Mereka yang mempunyai integritas, jujur dan tidak mempunyai kepentingan pribadi
 Mereka yang memiliki pengetahuan teknis minimal pekerjaan
 Anggota berjumlah ganjil (3 atau 5)
 Komposisi terdiri dari laki laki dan perempuan (1 orang atau 30%)
Kapan Dibentuk ?
 Tim Pengadaan dapat dibentuk paralel dengan penyusunan RKM. Sedangkan proses
pengadaan dimulai tepat setelah RKM disetujui oleh tim verifikasi.
Apa Tugas Utamanya ?
 Memutakhirkan rencana pengadaan yang tercantum dalam RKM dengan melakukan
pengecekan harga di minimal 3 toko/pemasok (Form PT.5-02, Form PT.5-03, Form
PT.5-04, Form PT.5-06).
 Menyiapkan dan menyepakati daftar barang/jasa dan pekerjaan yang akan
diadakan dan spesifikasi teknisnya (Form PT.5-10)
 Melakukan pertemuan dengan warga masyarakat untuk mensosialisasikan rencana
pengadaan barang dan jasa. Dalam pertemuan ini, Tim Pengadaan membuka
kesempatan apabila ada masyarakat yang ingin menyumbangkan barang dan jasa
secara sukarela untuk kegiatan Pamsimas. Setelah itu, masyarakat diberikan
kesempatan untuk pengadaan barang dan jasa dengan ketentuan sebagai berikut:
 Penyediaaan barang: apabila masyarakat dapat menyediakan barang dengan
 kualitas yang bagus dan dengan harga minimal 50% dibawah harga RAB, maka
masyarakat tersebut diberikan kesempatan terlebih dahulu.
 Penyediaan jasa: apabila masyarakat dapat menyediakan tenaga kerja (padat
karya) serta menyediakan jasa terampil (mis: penggalian sumur bor) dengan
harga minimal 80 % dari harga pasar, maka masyarakat tersebut diberikan
kesempatan terlebih dahulu.
 Masyarakat yang bersedia untuk melakukan pengadaan dengan harga khusus
tersebut, akan menandatangani surat perjanjian (modifikasi terhadap Form
PT.5-07)
 Memutahirkan rencana pemaketan berdasarkan Jenis barang dan jasa, ketersediaan
penyedia barang/jasa dan jadwal rencana pelaksanaan pengadaan yang sudah ada
dalam RKM (Form PT.5-05)
 Memasang pengumuman di tempat strategis dalam lingkup desa (kantor desa,
poskamling, tempat ibadah, sekretariat KKM, dan lain-lain) untuk pengadaan
dan/atau mengirimkan surat permintaan penawaran kepada pemasok/penyedia
jasa untuk melakukan pengadaan
 Menyiapkan daftar toko/pemasok/penyedia jasa/kontraktor yang akan diundang
mengikuti proses pengadaan untuk memastikan penawaran yang diterima oleh
Tim Pengadaan minimal 3 (tiga) penawar dari toko/pemasok/penyedia jasa.
 Menyiapkan dan mengirimkan Surat Permintaan Penawaran untuk
Toko/Pemasok/Penyedia Jasa yang akan diundang (Form PT.5-08 atau Form. PT.5-
09)
 Menerima surat penawaran, mengevaluasi dan menetapkan calon pemenang
pengadaan yang dilakukan dalam rapat pertanggungjawaban kepada masyarakat
yang dihadiri oleh unsur tokoh masyarakat, seluruh anggota Satlak Pamsimas, wakil
KKM, Kader AMPL, Kepala Desa/Lurah dan Fasilitator (Form PT.5-14 dan Form
PT.5-15)

III. PEMAKETAN
Pemaketan adalah pengelompokan barang/jasa yang dilakukan oleh Tim Pengadaan
untuk memperoleh penawaran harga termurah dari pemasok/penyedia jasa.
1) Pemaketan barang/jasa yang disarankan dalam Pamsimas adalah berdasarkan
jenis barang/jasa yang umumnya dapat diperoleh pada satu pemasok/penyedia
jasa. Dibandingkan dengan pemaketan berdasarkan jenis kegiatan atau jenis
barang pemaketan berdasarkan jenis barang dan jasa yang ditawarkan oleh
toko/pemasok, dianggap paling efisien.
2) Jenis barang/jasa yang ditawarkan oleh pemasok/penyedia jasa dapat berbeda
antara satu wilayah dengan wilayah lainnya. Meskipun, umumnya
pengelompokkan barang/jasa terbagi atas beberapa paket sebagai berikut: paket 1
(leaflet, poster, booklet), paket 2 (semen, besi, kerikil, kayu); paket 3 (pipa dan
aksesoris), paket 4 (pompa); paket 5 (pengeboran sumur /jasa).
3) Pada kasus khusus, dimana tidak tercapai kesepakatan untuk pengantaran barang
 secara berkala dan tidak ada tempat penyimpanan yang memadai, maka dapat
dilakukan pemaketan berdasarkan jenis barang. Harus ada berita acara penolakan
pengantaran barang secara berkala dari pemasok/penyedia jasa dan verifikasi dari
Senior Fasilitator (SF) untuk kasus ini.
4) Untuk kasus khusus dimana satu system perpipaan melayani lebih dari satu desa
(Pengembangan Sistim Air Minum antar Desa/Skema Multi Desa) dapat
dilaksanakan tergantung kepada kapasitas produksi sumber air dan potensi
cakupan atau jumlah pemanfaat serta opsi teknologi. Bila desa-desa tersebut
bersepakat, maka untuk dibuatkan kontrak paket bersama dalam pengadaan
dan/atau pemasangan pipa dan bangunan-bangunan pelengkap. Maka persentase
pembebanan biaya dapat diatur dalam kontrak tersebut.

Contoh pemaketan
Sebuah desa mendapatkan dana Pamsimas sebesar 260 juta. Rencana
kegiatan yang disepakati di RKM adalah sbb: Rencana kegiatan Promkes
adalah Rp. 5 jt dan Rencana kegiatan fisik adalah (a) 1 reservoar @ Rp 60 Jt ,
(b) 2 BPT @ Rp 40 jt = Rp. 80Jt, (c) 1 bangunan penangkap air Rp 20 Jt, (d)
Pekerjaan Perpipaan Rp 60 juta, (e) Sumur Bor Rp. 35 Jt.
Dilakukan pemaketan sebagai berikut:
(a) Pengadaan Barang Cetakan
(b) Pengadaan Pipa dan Aksesoriesnya
(c) Pembuatan Sumur Bor
(d) Pengadaan Bahan: Semen, Besi Beton
(e) Pengadaan Bahan: Pasir, Kerikil
(f) Tenaga untuk pemasangan Pipa (Partisipasi Masyarakat)
(g) Tenaga untuk pembuatan Bangunan Penangkap, BPT, dan Reservoir.
(h) Pengadaan/Sewa Peralatan Kerja
PENANGKAP AIR BANGUNAN

Bisa digambarkan sebagai berikut (masing-masing menggambarkan warna masing-

masing paket):
PHBS DI MASYARAKAT

BPT

SISTEM PERPIPAAN
SUMUR BOR
RESERVOIR
DAN SEKOLAH

Leaflet ●
CETAKAN

Poster ●
Booklet ●
Semen PC @ 50 Kg ● ● ● ●
MATERIAL

Besi Beton ● ● ●
Batu Bata ● ● ● ●
Pasir/Pasir Urug ● ● ● ●
 Kerikil ● ● ●
Batu Kali ● ● ●
Perpipaan & Aksesosis ● ● ● ● ●
ALAT ● ● ● ● ●
TENAGA ● ● ● ● ●
IV. METODE PENGADAAN
Untuk menetapkan Metode Pengadaan Barang (bahan/alat) dan Jasa ada 2 (dua) faktor
yang harus menjadi pertimbangan, sebagai berikut;

1) Ketersediaan barang (bahan/alat) dan jasa di desa, kecamatan (desa yang

berdekatan) dan kabupaten yang merupakan hasil survey.
2) Batasan Nilai paket pengadaan (Rp.100 juta untuk pengadaan barang (bahan/alat)
dan Rp. 50 juta untuk pengadaan jasa).

Contoh dalam penetapan metode pengadaan

(a) Jika hasil survey ketersediaan barang (bahan/alat) dan jasa di desa ada dan
lebih dari 3 (tiga) penyedia barang (bahan/alat) dan jasa, maka ditetapkan
metode pengadaan dengan survey pembanding harga atau pemilihan
langsung (tergantung batasan nilainya).

(b) Jika hasil survey ketersediaan barang (bahan/alat) dan jasa di desa,
kecamatan (desa yang berdekatan) ada dan lebih dari 3 (tiga) penyedia
barang (bahan/alat) dan jasa, maka ditetapkan metode pengadaan dengan
survey pembanding harga atau pemilihan langsung (tergantung batasan
nilainya).

(c) Jika hasil survey ketersediaan barang (bahan/alat) dan jasa di desa,
kecamatan (desa yang berdekatan) tidak ada dan hanya ada di kabupaten,
maka ditetapkan metode pengadaan dengan survey pembanding harga atau
pemilihan langsung (tergantung batasan nilainya), dengan asumsi bahwa di
kabupaten ada lebih dari 3 (tiga) penyedia barang (bahan/alat) dan jasa.

(d) Jika hasil survey ketersediaan barang (bahan/alat) dan jasa di desa,
kecamatan (desa yang berdekatan) tidak ada dan hanya ada di kabupaten,
tetapi hanya ada 1 (satu) penyedia barang (bahan/alat) dan jasa, maka
ditetapkan metode pengadaan dengan penunjukan langsung [tidak tergantung
pada batasan nilai]

(e) Jika hasil survey ketersediaan barang (bahan/alat) dan jasa di desa,
kecamatan (desa yang berdekatan) ada, tetapi hanya ada 1 (satu) penyedia
barang (bahan/alat) dan jasa, maka ditetapkan metode pengadaan dengan
penunjukan langsung [tidak tergantung pada batasan nilai]

Bisa digambarkan sebagai berikut :

Lokasi Survey

Desa Kecamatan Kabupaten

 (a). √ ── ── SPH atau PL [tergantung batasan nilai]

(b). √ √ ── SPH atau PL [tergantung batasan nilai]

(c). X X √ SPH atau PL [tergantung batasan nilai]

(d). X X √* TL [tidak tergantung batasan nilai]

(e). √* √* ── TL [tidak tergantung batasan nilai]

Notasi : SPH = Survey Pembanding Harga √ = penyedia barang (bahan/alat) dan jasa
ada
PL = Pemilihan Langsung X = penyedia tidak ada barang (bahan/alat)
dan jasa
TL = Penunjukan Langsung √* = Penyedia barang (bahan/alat) dan jasa
tetapi hanya satu

Metode Pengadaan barang (bahan/alat) dan jasa dengan melihat batasan nilai paket
ditentukan dengan kriteria sebagai berikut :

Tabel 4.1 Metode Pengadaan Barang dan Jasa Tingkat Masyarakat

Metode Pengadaan Pengadaan Jasa

Pengadaan Barang(Bahan/Alat)
Partisipas  Tidak melibatkan pihak ketiga.
i  Secara swadaya masyarakat
Masyarak mengadakan / memberikan
at bahan/alat yang diperlukan
untuk kegiatan Pamsimas,
 Masyarakat dapat mengadakan
barang hanya apabila dapat
memenuhi prinsip efisiensi dan
kualifikasi (sesuai spesifikasi
teknis yang sudah ditetapkan)
dan dengan harga minimal 50%
dibawah harga pasar (hasil
Survey  survey).
Dilakuan oleh minimal 3 orang
Perbandingan dari Tim Pengadaan untuk
Harga mejaga transparansi
 Melibatkan pihak ketiga
 Dengan membandingkan harga
barang dan alat dari minimal 3
Toko/Pemasok
 Mengacu pada harga satuan
hasil survey sebelumnya
 Perbandingan harga terhadap
kurang dari 3 toko/pemasok
 Digunakan untuk pengadaan barang
dan alat dengan nilai dibawah Rp. 100
Juta dapat diterima, apabila
alternatif toko/pemasok memang
terbukti tidak ada
 Tidak melibatkan pihak ketiga.
 Secara swadaya masyarakat
mengadakan/memberikan jasa
yang diperlukan untuk kegiatan
Pamsimas,
 Masyarakat dapat menyediakan
tenaga kerja (padat karya) serta
menyediakan jasa terampil (mis:
penggalian sumur bor) hanya
apabila dapat memenuhi prinsip
efisiensi dan kualifikasi (sesuai
spesifikasi teknis yang sudah
ditetapkan)
 Dilakuan dan
oleh dengan3harga
minimal orang
dari Tim Pengadaan untuk
mejaga transparansi
 Melibatkan pihak ketiga
 Dengan membandingkan
harga jasa dari minimal 3
penyedia jasa.
 Mengacu pada harga satuan
hasil survey sebelumnya
 Perbandingan harga terhadap
kurang dari 3 penyedia jasa dapat
diterima, apabila alternatif
penyedia jasa memang terbukti
tidak ada
 Digunakan untuk pengadaan jasa
dengan nilai dibawah Rp. 50 Juta
 Pemilihan  Melibatkan pihak ketiga
Langsung  Mengundang minimal 3 (tiga)
(Perbandingan toko/pemasok dengan
tiga mengirimkan surat permintaan
(3) penawar)
penawaran (Request for
Quotation) kepada pemasok.
Jika penawar kurang dari tiga
(3), harus dijelaskan alasannya
dalam laporan hasil evaluasi
penawaran.
 Digunakan untuk Pengadaan
Barang dan Alat dengan nilai
Penunjuk  Melibatkan pihak ketiga
an  Harus dijelaskan alasan
Langsung penggunaan metode penunjukan
langsung, misalnya: hanya ada
satu toko/pemasok di desa atau
kecamatan yang disebabkan oleh :
(i) faktor lokasi yang jauh dan
terpencil serta (ii) pengadaan
bahan/alat dengan spesifikasi
khusus, Contoh: Pengadaan
Pompa dgn Spesifikasi khusus.
 Harus mendapat persetujuan
Senior Fasilitator dan
V. LANGKAH-LANGKAH PROSES PENGADAAN BARANG / JASA
V.1. Metode Partisipasi Masyarakat
Berikut langkah-langkah proses pengadaan barang dan jasa dengan metode
partisipasi masyarakat
Tabel Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa dengan Metode Partisipasi Masyarakat
No Langkah- Uraia
langkah n l
1. Mengadakan Pertemuan bertujuan
pertemuan warga untuk menginformasikan
mengenai kegiatan
pengadaan dan
menawarkan masyarakat
untuk berpartisipasi
dalam kegiatan pamsimas
sebelum ditawarkan
kepada pihak ketiga
2. Tentukan jenis dan Penentuan jenis dan
volume barang/jasa volume barang/jasa ini
yang dapat penting karena disesuaikan
dikontribusikan dan dengan potensi dan
diadakan oleh kesediaan masyarakat
masyarakat
 Melibatkan pihak ketiga
 Mengundang minimal 3 (tiga)
penyedia jasa dengan
mengirimkan surat permintaan
penawaran (Request for
Quotation) kepada penyedia jasa.
Jika penawar kurang dari tiga (3),
harus dijelaskan alasannya dalam
laporan hasil evaluasi
penawaran.
 Digunakan untuk Pengadaan
Jasa dengan nilai sama atau
diatas Rp. 50 juta
 Melibatkan pihak ketiga
 Harus dijelaskan alasan
penggunaan metode penunjukan
langsung, misalnya: hanya ada
satu penyedia jasa di desa atau
kecamatan yang disebabkan oleh:
(i) faktor lokasi yang jauh dan
terpencil serta (ii) pekerjaan
yang memerlukan keahlian
khusus, Contoh: Pekerjaan
Sumur Bor
 Harus mendapat persetujuan
Senior Fasilitator dan
Hasi Pelaku
Komitmen Tim
masyarakat untuk Pengadaa
memastikan n
kegiatan
pengadaan berjalan
dengan lancar dan
transparan
Daftar jenis dan Tim
volume barang/jasa Pengadaa
yang dibutuhkan n
 3. Penetapan Untuk mengetahui siapa Daftar nama Tim
pihak/orang yang yang bersedia dan masyarakat yang Pengadaa
akan memasok bertanggungjawab untuk akan berpartisipasi n
barang/jasa berpartisipasi dalam dalam pengadaan.
tersebut pengadaan barang/jasa

4. Pembuatan Berita Berita acara kesanggupan Berita Acara Tim

Acara Kesanggupan masyarakat untuk Kesanggupan Pengadaa
Kontribusi dan berkontribusi dalam Kontribusi Natura n
partisipasi bentuk barang/jasa (Lampiran: Form
masyarakat dalam PT.5-07
pengadaan barang
dan jasa

5. Penyusunan Berita Menyiapkan Berita Acara Berita Acara Tim

Acara Pengadaan Pengadaan untuk Pengadaan yang Pengadaa
mendokumentasikan menjadi bagian dari n
langkah pengadaan Dokumen Pengadaan
diatas (Lampiran: Form
PT.5-16)

V.2. Metode Survey Perbandingan Harga

Berikut langkah-langkah proses pengadaan barang dan jasa dengan metode survey
perbandingan harga

Tabel Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa dengan Metode Survey Perbandingan
Harga.
No Langkah- Uraia Hasi Pelaku
langkah n l
1. Tentukan jenis dan Penentuan jenis dan Daftar jenis dan volume Tim
volume barang volume barang ini barang/alat yang Pengadaa
yang akan penting karena dibutuhkan n
diperoleh melalui seringkali volume
metode survey pembelian menentukan
harga harga

2. Tetapkan Untuk mendapatkan Daftar minimal tiga (3) Tim

toko/pemasok harga yang paling murah toko/pemasok yang Pengadaa
yang akan maka penentapan dianggap dapat n
memasok toko/pemasok dipercaya, dan
barang/alat berdasarkan rekam jejak- memberikan harga yang
tersebut. sangat perlu, agar tidak paling murah
dipilih toko/pemasok
yang mahal.
3. Mengunjungi Langkah ini harus Daftar perbandingan; Tim
toko/pemasok dan dilakukan untuk harga, ketersediaan, Pengadaa
melakukan mendapat perbandingan pengiriman termasuk n
pendataan terhadap harga, ketersediaan, kecepatan mengirim
harga & persyaratan pengiriman dan kondisi
ketersediaan dan pembayaran pembayaran.
barang/alat, cara Berita Acara Survey
pengiriman Harga dan Hasil Survey
barang/alat, dan Harga (Lampiran: Form
pembayaran. PT.5-02 dan Form PT.5-
03 )
 4. Rapat internal Hasil survey ini harus Pilihan Tim
untuk dirapatkan antar anggota toko/pemasok dan Pengadaa
memutuskan KKM dan Tim Pengadaan jenis barang/jasa n Satlak
pemenang untuk menjamin dengan harganya. KKM
dengan keterbukaan, untuk itu Berita Acara Penentuan Kader
ketentuan harga Satlak Pamsimas dapat Toko/Pemasok yang AMPL
terendah. mengundang KKM, dipilih (Lampiran:
Hasil keputusan Kader AMPL dan Tim modifikasi terhadap
harus dibuatkan Pengadaan Form PT.5-02 dan
Berita Acara dan Form PT.5-04)
diumumkan secara
terbuka
5. Penyusunan Menyiapkan Berita Acara Berita Acara Tim
Berita Acara Pengadaan untuk Pengadaan yang Pengadaa
Pengadaan mendokumentasikan menjadi bagian dari n
langkah pengadaan Dokumen Pengadaan
diatas (Lampiran: Form
PT.5-17)

V.3. Metode Pemilihan Langsung

Berikut prosedur proses pengadaan barang dan jasa dengan metode pemilihan
langsung.

Tabel Prosedur Pengadaaan Barang dan Jasa dengan Metode Pemilihan Langsung
(Shopping).
No Langkah/Kegiata Uraia Hasi Pelaku
n n l
1. Tim Pengadaan Mendapat gambaran jenis, Daftar jenis, volume Tim
menyepakati daftar spesifikasi & volume dan spesifikasi tiap Pengadaa
jenis, spesifikasi, barang/alat apa saja yang barang/alat/jasa n
volume jadwal dibutuhkan yang diperlukan
barang/alat/jasa yang
akan diadakan,
bersama pelaksana
konstruksi, KKM dan
Fasilitator

2. Tim Pengadaan Jumlah toko/pemasok Daftar toko/pemasok Tim

menyiapkan yang cukup akan menjamin Yang sudah Pengadaa
daftar terjadi perbandingan harga diidentifikasi n
toko/pemasok yg kompetitif atau minimal
yang jumlahnya 3 (tiga) toko/pemasok
cukup
3. Tim Pengadaan Surat permintaan Dokumen Tim
menyiapkan penawaran ini diperlukan Permintaan Pengadaa
dokumen agar dapat Penawaran n
permintaan didokumentasikan. barang/jasa
penawaran yang Surat permintaan (Lampiran: Form
dilengkapi dengan penawaran dapat PT.5-08 atau Form
Daftar Volume dan menggunakan Format PT.5-09), Daftar
Spesifikasi serta yang tersedia, dengan volume dan
mengirimkannya melampirkan daftar spesifikasi pekerjaan
kepada beberapa volume dan spesifikasi (Lampiran: Form
toko/pemasok. teknis PT.5-10).
4. Tim Pengadaan Penyampaian surat Lembar bukti Tim
menyampaikan/men permintaan penawaran tanda terima Pengadaa
girim Surat harus dilakukan secara yang sudah n
Permintaan langsung untuk menjamin ditanda tangani
Penawaran kepada kerahasiaan. oleh
beberapa toko/pemasok
toko/pemasok untuk
memastikan minimal
3 (tiga) toko/
pemasok
menyampaikan
penawarannya
5. Toko/Pemasok Surat penawaran yg Salinan surat bukti Toko/
menyampaikan/men dikirim oleh toko/ tanda terima Pemaso
girim kan surat pemasok dapat penawaran oleh Tim k
penawaran mengunakan (Buku Pengadaan
dilengkapi dengan Kumpulan Format: Form
Rincian Harga PT.5-11) dan dilengkapi
Penawaran Rincian Harga Penawaran
(Buku Kumpulan Format:
Form PT.5-12) dalam
kondisi tertutup untuk
menjamin kerahasiaan
6. Pembukaan surat Untuk meningkatkan Berita Acara Tim
penawaran, evaluasi transparansi dan Pembukaan Pengadaa
(administrasi, teknis akuntabilitas, pembukaan Penawaran, Berita n, Satlak,
dan kewajaran harga) surat penawaran harus Acara Klarifikasi, Kader
dan penetapan dilakukan didepan Berita Evaluasi AMPL,
pemenang dilakukan anggota BPSPAMS, KKM, Penawaran dan Koordinat
pada rapat Kades, Kader AMPL, tokoh Penetapan Pemenang or KKM,
pertanggungjawaban masyarakat dan yang ditanda tangani dan
kepada masyarakat Fasilitator dan hasilnya oleh Ketua Satlak, Tokoh
dan dihadiri oleh ditulis dalam Berita Acara. Tim Pengadaan, Masyarak
seluruh anggota Kader AMPL, at
BPSPAMS, Kader Koordinator KKM,
AMPL, Koordinator Tokoh Tasyarakat,
Kabupaten, dan atau Wakil
Fasilitator Supplier/Penyedia
Jasa (Lampiran: PT.5-
14 dan PT.5-15 dan
PT.5-15A)

7. PenyiapanSurat Surat Perjanjian Kerja / Surat Perjanjian Satlak

Perjanjian Pesanan Pembelian (PO) Kerjasama / Order
Kerja/Pesanan dapat menggunakan Form Pembelian
Pembelian (PO) PT.5-18 atau Form PT.5- Pengadaan
19 pada Buku Kumpulan Barang/Jasa (Buku
Format Kumpulan Format:
PT.5-18 dan PT.5-
19)
8. Satlak Pamsimas dan Untuk Surat Perjanjian SPK/PO yang sudah Satlak
toko/pemasok Kerja (SPK)/Pesanan ditandatangani oleh
(pemenang) Pembelian (PO) digunakan kedua belah pihak di
menandatangani Lampiran: Form PT.5-18 atas materai yang
Surat Perjanjian Kerja dan PT.519 dengan cukup
(SPK)/ Pesanan meterai cukup
Pembelian (PO)
 9. Penyusunan Berita Menyiapkan Berita Acara Berita Acara Tim
Acara Pengadaan Pengadaan untuk Pengadaan yang Pengadaa
mendokumentasikan menjadi bagian dari n
langkah pengadaan Dokumen Pengadaan
diatas (Lampiran: Form
PT.5-17)

V.3.1. Tatacara Evaluasi dan Klarifikasi untuk Metode Pemilihan Langsung

Ketentuan Umum
1) Kriteria/Tata Cara/Metode Evaluasi, harus tercantum/ditetapkan dalam
dokumen pengadaan dan/atau dijelaskan pada waktu rapat pemberian
penjelasan (Aanwizjing).
2) Perubahan dokumen pengadaan/kriteria evaluasi dapat dilakukan dan
disampaikan secara tertulis kepada seluruh peserta pengadaan dalam
waktu memadai sebelum pemasukan penawaran.
3) Klarifikasi wajib dilakukan bila ada ketidak jelasan/ketidak lengkapan
dokumen atau meragukan dalam rangka evaluasi penawaran, tetapi tidak
boleh mengubah harga maupun substansi penawaran dan klarifikasi
dilakukan secara adil (tidak diskriminatif) untuk seluruh peserta pengadaan
(calon penyedia barang/jasa).

Pembukaan Dokumen Penawaran (evaluasi awal)

1) Dilangsungkan secara terbuka pada rapat pertanggungjawaban masyarakat
yang dihadiri oleh seluruh anggota Satlak, Wakil KKM, Kepala Desa/Lurah,
Tokoh Masyarakat setempat dan Fasilitator.
2) Nama dan Harga Penawaran dibacakan terbuka dan keras, demikian juga
kelengkapan administrasi dan teknis yang dipersyaratkan dalam surat
permintaan penawaran dan untuk dibuatkan Checlist.
3) Berita Acara Pembukaan Penawaran ini, tidak menyimpulkan lulus atau
tidaknya calon penyedia barang/jasa, tetapi hanya mengidentipikasi
kelengkapan atas dokumen administrasi saja.
4) Penawar tidak dapat ditolak, kecuali mengundurkan diri sebelum
pembukaan surat penawaran.
5) Jika ada ketidak jelasan/ketidak lengkapan dokumen atau meragukan, Tim
Pengadaan wajib melakukan klarifikasi secara langsung dengan terlebih
dahulu dilakukan kesepakatan dari seluruh wakil dari masyarakat dan
peserta/penawar yang datang.
6) Berita Acara Pembukaan disiapkan dan ditandatangani oleh wakil masyarakat.

Tatacara Evaluasi Dokumen Penawaran dan Penetapan Pemenang (evaluasi

lanjutan)
1) Proses evaluasi harus segera dimulai setelah pembukaan dokumen
 penawaran.
2) Evaluasi Penawaran dilakukan dengan metode evaluasi sistim gugur yaitu
dengan menilai kesesuaian administrasi, teknis yang dipersyaratkan dalam
surat permintaan penawaran dan kemudian kewajaran harga yang
ditawarkan.
3) Tidak ada koreksi harga atau lingkup kerja/spesifikasi teknis, kecuali
terhadap kesalahan aritmatika (perkalian, pengurangan dan penjumlahan)
4) Pilih harga penawaran terendah terkoreksi yang responsif terhadap
persyaratan.
5) Tim Pengadaan wajib melakukan klarifikasi tertulis melaui surat/fax/email
untuk memastikan kebenaran dari data yang diterima (surat penawaran
beserta lampirannya) dan bibuatkan Berita Acara Klarifikasi.
6) Negosiasi tidak diperbolehkan [kecuali pada Metode Penunjukan Langsung]
7) Penyusunan Berita Acara Hasil Evaluasi Penawaran dan Penetapan
Pemenang
Penawaran yang merupakan penawaran terendah terkoreksi yang dapat
dipertanggung jawabkan (the lowest responsive bid) ditetapkan sebagai
pemenang pengadaan.

V.4. Metode Penunjukan Langsung

Metode penunjukan langsung hanya dipakai bila metode survey
perbandingan harga atau metode pemilihan langsung tidak bisa dilaksanakan
karena ternyata tidak ada toko/pemasok/penyedia jasa yang memenuhi
syarat untuk mengikuti pengadaan karena didaerahnya terletak di remote
area, atau hanya ada satu toko/pemasok/penyedia jasa tersedia di lokasi
desa/kecamatan atau lokasi desa/kecamatan yang berdekatan.
Pelaksanaan penunjukan langsung harus mendapat persetujuan dari Senior
Fasilitator (SF) dan diketahui oleh Provincial Water Supply and Sanitation
Specialist (WSS Provinsi)

Klarifikasi/Negosiasi (Administrasi, Teknis dan Harga)

Klarifikasi wajib dilakukan apabila ada ketidak jelasan atau keraguan atas
dokumen administrasi dan teknis yang diterima oleh Tim Pengadaan dalam
rangka evaluasi penawaran, sedangkan Negosiasi dilakukan untuk
menilai/mengoreksi atas kewajaran harga penawaran yaitu dengan
membandingkan harga penawaran terhadap Harga Perhitungan Sendiri
(HPS/Owner Estimate). Hasil klarifikasi/ Negosiasi merupakan kesepakatan
kedua belah pihak atas harga penawaran yang terkoreksi dan untuk
kemudian dibuatkan Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi.
Bagan Alir Tahapan Pengadaan Barang dan Jasa dengan Metode
Penunjukan Langsung
VI. PENYUSUNAN KONTRAK

VI.1. KETENTUAN UMUM

1. Penetapan pemenang dan kontrak dilakukan setelah Perjanjian Kerja sama
(PKS) ditandatangani atau paling lambat 1 (hari) setelah dana BLM pusat cair.
2. Apabila terjadi keterlambatan pekerjaan akibat dari kelalaian Pemasok, maka
Pemasok yang bersangkutan dikenakan denda keterlambatan sekurang-
kurangnya 1/1000 (satu perseribu) per hari dari nilai kontrak, dan akan
diperhitungkan pada saat pembayaran kepada Pemasok.
3. Keterlambatan yang diakibatkan dengan adanya force majeure/kahar, pihak
Pemasok tidak dikenakan denda selama ada pembuktian melalui pernyataan
tertulis dari Bupati. Pemasok harus melapor kepada Satlak Pamsimas
selambat- lambatnya 2 (dua) hari setelah adanya kejadian dimaksud.
4. Keadaan kahar/force majeure adalah suatu keadaan yang terjadi diluar
kehendak para pihak seperti: kerusuhan, bencana alam (banjir, gempa bumi,
badai, gunung meletus, tanah longsor, dan angin topan), kebakaran, sehingga
kewajiban yang ditentukan dalam kontrak tidak dapat dipenuhi.
5. Ketua Satlak Pamsimas menyusun Kontrak Pengadaan dan disepakati bersama
dengan pemenang sebelum kontrak ditandatangani, banyaknya rangkap
kontrak dibuat sesuai kebutuhan yaitu sekurang-kurangnya 2 (dua) rangkap,
kontrak asli untuk masing-masing pihak. Kontrak asli pertama untuk Satlak
Pamsimas dibubuhi meterai yang cukup pada bagian yang ditandatangani oleh
Pemasok, dan kontrak asli kedua untuk Pemasok dibubuhi meterai yang cukup
pada bagian yang ditandatangani oleh Satlak Pamsimas, sedangkan rangkap
kontrak lainnya tanpa dibubuhi meterai (bila diperlukan).
6. Jika Kontrak Pengadaan (SPK) sudah ditandatangani dan dalam perjalanan/
pelaksanaanya terjadi perubahan atas satu atau beberapa pasal dalam SPK,
maka dengan persetujuan keduabelah pihak [PIHAK PERTAMA dan PIHAK
KEDUA] wajib untuk dibuatkan Amandemen SPK (Form: PT.5-18A).

VI.2. SYARAT-SYARAT PEMBAYARAN

1. Pembayaran kepada Pemasok akan dilaksanakan secara bertahap/sekaligus
yang dinyatakan Surat Perjanjian Kerja
2. Tatacara pembayaran akan diatur lebih lanjut dalam perjanjian kerja

VI.3. UANG MUKA

Bila dirasakan perlu uang muka bisa diberikan kepada Pemasok/Penyedia Jasa
setinggi-tingginya 20% (dua puluh persen) dari nilai kontrak dan pihak pemasok
harus menyerahkan jaminan uang muka dari Bank dengan nilai minimal 100%
(seratus persen) dari besarnya uang muka.

VII. DOKUMEN PROSES PENGADAAN

Mengapa pengarsipan dokumen proses pengadaan begitu penting ….. ?
 Memenuhi azas keterbukaan, dokumen yang tertulis memungkinkan semua pihak
(al: Auditor, Masyarakat dll) untuk mengetahui proses pengadaan secara rinci dan
lintas waktu.
 Penguatan keterbukaan/transparansi dan akuntabilitas informasi di Pamsimas —>
mengurangi resiko kolusi dan korupsi
 Tugas Tim Pengadaan, untuk mengelola dan mengadministrasikan proses
pengadaan
Isu- isu yang terkait dengan Spesifikasi Teknis dan Harga Satuan Material
 Preferensi untuk merek tertentu .
 Spesifikasi Teknis mengarah kepada merek tertentu.
 Diperlukan persyaratan uji tekan untuk pipa.
 Harga Satuan Tinggi → terutama untuk pipa diatas harga pasar (diambil harga satuan
Kabupaten).
 Salah memilih teknologi/ peralan → Peralan tepat guna dan layanan yg handal.

Ketentuan Umum (Persyaratan Administrasi)

1. Penyedia Barang/Pemasok/Jasa harus memiliki Surat Izin Usaha yang berlaku (SIUP
atau SIUJK), NPWP .
2. Penyedia Barang/Pemasok harus memiliki Lisensi atau Surat Keterangan sebagai
distributor/ persetujuan pabrik untuk menjual material.
3. Penyedia Barang/Pemasok harus menyediakan Sertifikat Jaminan Barang dari Pabrik,
atau paling tidak Surat Pernyataan/Dukungan dan Jaminan Kualitas dari
Penanggungjawab/Direktur dari Toko/Pemasok tersebut.
4. Penyedia Barang/Pemasok harus bersedia melakukan pengujian pipa (uji tekan) jika
diperlukan, dengan menyediakan peralatan yang dibutuhkan sesuai dengan standar
pengetesan yang berlaku di Indonesia.
5. Penyedia Barang/Pemasok harus menyampaikan Sertifikat Produk Pengguna tanda SNI
(jika tidak ISO, JIS dll)
6. Dll.

Spesifikasi Teknis (Persyaratan Teknis)

1. Preferensi/mengacu ke merk atau spesifikasi tertentu tidak diperbolehkan.
2. Spesifikasi Teknis yang tertulis dalam Dokumen Pengadaan /Undangan adalah minimum
yang dipersyaratkan, jika penawar menyampaikan dengan Spesifikasi teknis lebih tinggi
- bisa diterima (tetapi dengan harga termurah).
3. Contoh Spesifikasi Material →Panduan Penyusunan Ketentuan Umum dan Spesifikasi
Teknis Material yang harus di sosialisasikan, disesuaikan dan kembangkan oleh QAS.

Harga Satuan Material

 Tahapan Penetapan Harga Satuan
1. Tetapkan Spesifikasi Teknis
2. Survey harga barang/alat dari minimal 3 Toko/Pemasok → disarankan minimal 3
merk
3. Membandingkan dan menetapkan harga barang/alat hasil survey → diambil harga
termurah. Perbandingan harga terhadap kurang dari 3 toko/pemasok dapat diterima,
apabila alternatif toko/pemasok memang terbukti tidak ada.
4. Tugas dan Tanggungjawab Tim Pengadaan, memutahirkan rencana pengadaan yang
tercantum dalam RKM dengan melakukan pengecekan harga di toko/pemasok dan
membandingkan dalam daftar harga barang/ jasa.
 Harga satuan material (ditempat /lokasi pekerjaan) = harga toko/pemasok terendah
hasil survey + biaya transportasi / pengangkutan sampai ke lokasi.
 Mekanisme Kontrol Harga Satuan:
Untuk seluruh wilayah kerja kabupaten (District Management Services/Koorkab. dan
Province Management Services/QAP ) hendaknya mempunyai harga patokan dengan
mengacu kepada Spesifikasi Teknis yang sudah ditetapkan →Sebagai referensi untuk
menganalisis dan menilai kewajaran harga satuan di desa (RKM dan Implementasi).