MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS

TENTANG

PERENCANAAN PESAN BISNIS

DISUSUN OLEH :

NAMA : ZAWIL ARHAM MUGNI

NIM : 18.01.0002

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI NASIONAL

(STEKNAS)

TAHUN AJARAN 2019/2020

 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT. yang telah memberikan kemudahan sehingga kami dapat
menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu. Tanpa pertolongan-Nya tentunya saya tidak akan
sanggup untuk menyelesaikan makalah ini dengan baik. Shalawat serta salam semoga terlimpah curahkan
kepada baginda tercinta kita Nabi Muhammad SAW yang kita nanti-nantikan syafa’atnya di akhirat nanti.

Penulis mungucapkan syukur kepada Allah SWA atas limpahan nikmat sehat-Nya, baik itu
berupa sehat fisik maupun akal pikiran, sehingga penulis mampu menyelesaikan pembuatan makalah ini
sebagai tugas dari mata kuliah Komunikasi Bisnis dengan judul “ Perencanaa Pesan Bisnis”.

Penulis tentu menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini masih jauh dari kata sempurna dan
masih banyak terdapat kesalahan serta kekurangan di dalamnya. Untuk itu, penulis mengharapkankritik
serta saran dari para pembaca untuk makalah ini, supayaa makalah ini nantinya dapat menjadi makalah
yang lebih baik lagi. Kemudian apabila terdapat banyak kesalahan pada makalah ini penulis mohon maaf
yang sebesar-besarnya.

Demikian, semoga makalah ini dapat bermanfaat. Terimakasih.

Mataram, 11 November 2019

Penyusun,

Zawil Arham Mugni

 MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS
TENTANG

PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

DISUSUN OLEH :

NAMA : LINDA SAGITA DUNIAWI

NIM : 18.01.0004

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI NASIONAL

(STEKNAS)

TAHUN AJARAN 2019/2020

 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena telah
melimpahkan rahmat-nya berupa kesempatan dan pengetahuan sehingga makalah Komunikasi Bisnis
yang berjudul “PERENCANAA PESAN-PESAN BISNIS” bisa selesai pada waktunya.

Saya berharap agar makalah ini bisa bermanfaat untuk menambah pengetahuan rekan-rekan
mahasiswa pada khususnya dan pembaca pada umumnya tentang Perencenaan Pesan-Pesan Bisnis
yang merupakan salah satu bagian dari pelajaran Komunikasi Bisnis.

Mudah-mudahan makalah sederhana yang telah saya buat ini bisa dengan mudah dipahami
oleh siapapun yang membacanya.sebelumnya saya meminta maaf bilamana terdapat kesalahan kata
atau kalimat yang kurang berkenan. Serta tak lupa saya juga berharap adanya masukan serta kritikan
yang membangun dari Anda demi terciptanya makalah yang lebih baik lagi.

Mataram, 11 November 2019

Penyusun,

Linda Sagita Duniawi

 BAB I

PENDAHULUAN

1. LATAR BELAKANG
Dalam komunikasi Bisnis ada beberapa langkah termasuk perencanaan pesan-pesan bisnis.
Perencanaan pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan yang disampaikan secara tertulis dan
pesan-pesan yang disampaikan secara lisan. Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu
langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi, pesan-pesan bisnis yang terencana
dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini perencanaan
pesan-pesan bisnis lebih di fokuskan pada perencanaan secara tertulis.

2. Rumusan Masalah
1. Jelaskan bagaimana cara/proses menyusun pesan bisnis
2. Jelaskan bagaimana menentukan tujuan pesan bisnis
3. Jelaskan bagaimana menentukan ide pokok
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Proses Penyusunan Pesan Bisnis

Dalam organisasi bisnis, berbagai kegiatan komunikasi terjadi setiap hari, baik
lisan maupun tertulis. Mulai dari kegiatan komunikasi yang sangat sederhana
sampai pada kegiatan komunikasi yang rumit dan kompleks. Misalnya, membuat
memo, merevisi draft surat, mengetik e-mail, membuat laporan, menyiapkan surat
tanggapan atas keluhan pelanggan, membuat surat perjanjian, dan lain-lain. Semua
kegiatan komunikasi itu saling bersaing untuk memperoleh perhatian penerima.
Oleh karena itu, pesan bisnis di upayakan selalu menarik dibandingkan yang lain
atau lebih baik dibandingkan sebelumnya.
Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan
pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis yang terbaik bersifat fleksibel. Tidak
ada proses penyusunan pesan bisnis yang terbaik. Walaupun demikian, sejumlah
langkah umum dalam menyusun pesan bisnis yang efektif perlu diperhatikan.
Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas 3 tahap sederhana, yaitu :
a. Perencanaan pesan
Dalam tahap ini, ditentukan hal-hal yang mendasar dari suatu pesan yang
akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :
1. Penentuan tujuan
2. Analisis audiens
3. Pemilihan saluran dan media
b. Penyusunan pesan
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gagasan dituangkan dalam
pesan tertulis. Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari
penyusunan kata-kata, kalimat, paragraf, serta memilih ilustrasi yang akan
digunakan untuk mendukung ide/gagasan.
Tahap ini meliputi 2 (dua) kegiatan, yaitu :
1. Mengorganisasikan pesan
2. Memformulasikan pesan
c. Revisi pesan
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah
ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Pemeriksaan lebih detail
juga dilakukan atas format penulisan, tanda baca, dan tata bahasa.
Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :
- Menyunting pesan
- Menulis ulang
- Memproduksi pesan
- Mencetak pesan
 Perkiraan waktu yang dialokasikan pada masing-masing tahap proses
penyusunan pesan bisnis adalah merencanakan pesan 40%, menyusun draft
dasar 20%, dan merevisi 40% dari waktu total (Vic & Gilsdorf dalam Haryani,
2001:87).
Pada bab ini akan dibahas tahap pertama dari proses penulisan pesan bisnis,
yaitu perencanaan pesan bisnis yang dimulai dengan penentuan tujuan pesan
bisnis.

B. Penetuan Tujuan Pesan Bisnis

Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesan
yang disampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga dan
meningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan goodwill, setiap pesan
bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat diukur, dan tidak bertentangan
dengan tujuan organisasi.
Ada tiga tujuan umum komunikasi bisnis yaitu :
1. Memberi informasi (Informming)
2. Membujuk atau persuasi (Persuading)
3. Melakukan kerjasama atau kolaborasi (Collaborating)

Masing-masing tujuan tersebut akan menentukan tingkat partisipasi penerima

dan tingkat pengendalian pengirim.

Jika hanya bertujuan memberikan informasi, akan diperlukan sedikit saja

partisipasi komunikan, dan kendali pesan sepenuhnya berada pada komunikator.
Pesan yang bersifat persuasif akan memerlukan partisipasi komunikan dan
interaksi yang lebih tinggi, serta pengendalian pesan tidak sepenuhnya berada
pada komunikator. Sementara jika pesan bisnis bertujuan menjalin kerjasama,
akan diperlukan partisipasi maksimum dari komunikan dan kendali komunikator
terhadap isi pesan yang lebih rendah.

Pesan yang dibuat tidak akan ada gunanya apabila gagal mencapai tujuan.
Oleh karena itu, tujuan pesan bisnis hendaknya realistis dan tidak bertentangan
dengan tujuan perusahaan (organisasi).

C. Analisis Audiens
Setelah tujuan bisa ditetapkan dengan baik, langkah selanjutnya adalah
melakukan analisis audiens. Sasaran atau target utama dari setiap komunikasi
adalah penerima atau audiens. Oleh karena itu, analisis terhadap audiens sangat
perlu dilakukan. Audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun
organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan
yang mereka terima.
1. Mengembangkan Profil Audiens
Analisis terhadap audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih
mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian rumit. Demikian juga, reaksi
atas pesan yang dikirim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa
 diperkirakan. Contoh audiens yang sudah dikenal adalah atasan, rekan kerja,
pelanggan lama, dan pemasok lama.
Apabila audiens belum dikenal, maka petunjuk yang bisa digunakan
menurut (Bovee dan Thill,2003:103), yaitu:
a. Analize (Siapa pihak penerima pesan)?
b. Understand (Bagaimana pengetahuan penerima mengenai subjek)?
c. Demographics (Berapa umur, jenis kelamin, pendidikan
penerima)?
d. Environment (Apakah penerima bersahabat atau bermusuhan)?
e. Needs (Informasi apa yang diperlukan penerima)?
f. Customize (Bagaimana penyesuaian pesan yang diperlukan)?
g. Expectation (Apa yang diharapkan penerima)?
2. Mengenali Penerima Primer
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang
terpenting yang berpengaruh atau bertindka sebagai pengambil keputusan.
Biasanya, orang yang berkedudukan tinggi bertindak sebagai pengambil
keputusan. Namun, adakalanya justru orang yang berkedudukan rendah yang
berpengaruh terhadap pengambilan keputusan tertentu.
3. Menetapkan Jumlah dan Komposisi Audiens
Jumlah penerima juga mempengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang
ditujukan hanya kepada banyak orang. Gaya penulisan, format, dan bahasa
pesan bisnis yang ditujukan kepada orang banyak cenderung lebih formal.
4. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama dengan pengirim, maka
pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama
terhadap suatu pesan. Dalam keadaan demikian, pengirim tidak perlu
melakukan usaha-usaha untuk memberikann pemahaman kepada penerima.
5. Cara Memperkirakan Reaksi Penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang
diperkirakan akan dilakukan oleh penerima. Untuk menghindari kritik dan
perbedaan, pesan bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi yang
didukung dengan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yangmemadai, serta
diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi.
6. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima.
Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses
pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan, yaitu :
a. Temukan apa yang ingin diketahui audiens
b. Antisipasi pertanyaan yang diungkapkann
c. Berikan semua informasi yang diperlukan audiens (5W + 1H)
d. Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat
e. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens
 7. Memuaskan Kebutuhan Emosional dan Praktis Audiens
Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerjasama sering kali gagal mengubah
keyakinan atau perilaku audiens. Kegagalan itu bisa disebabkan oleh pesan
yang menyajikan informasi yang tidak diperlukan, alasan yang dikemukakan
tidak rasional, dan terlalu panjang atau tidak menarik untuk dibaca.
D. Penentuan Ide Pokok
Ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang dijelaskan isi dan
tujuan topik tersebut sehingga dapat diterima dengan baik oleh audiens.
Penentuan ide pokok memerlukan pengalaman atau kreativitas. Ada tiga
teknik atau cara yang dapat dipergunakan untuk menentukan ide pokok :
1. Brainstorming
Yaitu menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran mencari
berbagai kemungkinan ide pokok secara leluasa. Ide yang diperoleh
dengan cara tersebut akan lebih bervariatif, baru, dan original.
2. Petunjuk atasan
Dalam organisasi yang menganut sistem senioritas, para pelaksana
cenderung meminta petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok.
3. Kebiasaan
Untuk situasi yang relatif sama atau kejadian yang berulang-ulang,
biasanya dikembangkan ide pokok tertentu yang relatif sama. Penentuan
ide pokok dilakukan berdasarkan kebiasaan.
Topik : Iuran Anggota Asosiasi
Ide Pokok : Iuran Anggota merupakan sumber dana asosiasi
Dengan membayar iuran, anggota akan memperoleh beberapa manfaat
tambahan, seperti mengikuti seminar tanpa dipungut bayaran lagi,
komunikasi antar anggota lebih lancar, memperoleh newsletter gratis, dan
bebas menggunakan fasilitas milik asosiasi.
Ide pendukung : Manfaat yang diterima lebih banyak dari uang yang
dikeluarkan
Pembayaran iuran tidak memberatkan dan merepotkan
anggota.
Setelah ide pokok ditentukan, berikutnya perlu diperhatikan batasan
atau cakupan informasi yang menyangkut luas maupun kedalaman. Hal
tersebut perlu dilakukan mengingat manusia memiliki keterbatasan dalam
menerima informasi, misalnya akibat gangguan dalam menerima informasi
atau kurangnya kredibilitas komunikator. Pesan yang bersifat umum dan
luas sebaiknya dikoreksi lagi agar lebih spesifik dan mudah dipahami.
 BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan diatas saya menyimpulkan bahwa, dalam
melakukan Komunikasi Bisnis kita perlu melakukan perencanaan
pesan-pesan bisnis yang baik dan benar. Saya berharap pembaca
mampu memahami tentang perencanaan pesan-pesan bisnis dan
bagian-bagian penting dalam pembahasan tersebut. Dalam pembahasan
tersebut mampu memberikan gambaran tentang perencanaan pesan-
pesan bisnis yang akan berguna untuk mencapai tujuan dalam
berkomunikasi.