Peran dan tanggung jawab pimpinan proyek

Pemimpin proyek dapat menerima tanggungjawab untuk mengemban tugasnya dengan didasarai oleh
keyakinan bahwa sumber daya tertentu yang diberikan kepadanya layak untuk dapat dikelola dan
diproses menjadi keluaran-keluaran yang diharapkan. Selain mengerahkan manajemen yang tersedia,
diharapkan dapat mengerahkan kemampuannya untuk mempengaruhi, menyesuaikan, dan
mengkoordinasikan sumber daya tersebut. pemimpin proyek bertanggung jawab dalam memonitor
asumsi-asumsi yang digunakan pada masing-masing jenjang harapan, dan harus menjadi orang pertama
yang mengetahui timbulnya penyimpangan yang mungkin berakibat merugikan proyek. Maka dari itu
pimpinan proyek harus dapat mengenali terjadinya penyimpangan dan melaporkan kepada pejabat
atasannya. Dalam rangka upaya untuk mempermudah dan mempercepat proses pengambilan
keputusan, biasanya pimpinan proyek juga mengajukan saran-saran dan usul tindakan yang sebaiknya
dilakukan berupa pilihan-pilihan beserta akibatnya masing-masing. Untuk proye-proyek pemerintah,
peran dan tanggung jawab pemimpin proyek diatur melalui beberapa peraturan dan perundang-
undangan seperti Keppres 29/1984, SK Mendagri 903-603/1984 yang telah disempurnakan dengan
Keppres 16/1994.

Apabila pemimpin proyek karena suatu hal menutupi masalah-masalah yang timbul meskipun hanya
sementara, maka akan menghambat jalur wewenang untuk pengambilan keputusan oleh para pejabat
pimpinan. Pemimpin proyek harus bersikpa komunikatif dan kooperatif mewujudkan kerjasama dengan
para pejabat pimpinannya. Dipandang dari berbagai jenis ketidakpastian yang terjadi dalam proyek,
tujuan fungsional proyek mengandung faktor ketidakpastian lebih tinggi daripada keluaran-keluaran.
Dengan demikian, peran dan tanggung jawab seorang pemimpin proyek berdasarkan pada kegiatan-
kegiatan dengan sumber daya tersedia adalah Sebatas menghasilkan keluaran-keluaran guna dapat
diarahkan untuk mencapai tujuan fungsional proyek tertentu yakni hanya menghasilkan tetapi tidak
bertanggungjawan atas pencapaian tujuan fungsional proyek karena masih terdapat faktor yang lain
yang mempengaruhi keberhasilan yang tak dikuasainya. Tercapainya tujuan fungsional adalah menjadi
bagian tanggungjawab pemimpin program yang juga bertugas untuk mengkoordinasikan berbagai
proyek lainnya dalam rangka menuju kepada keberhasilan pencapaian tujuan fungsional yang sama.
Dengan terpisahnya tanggungjawab pencapaian tujuan fungsional dari keluaran-keluaran yang
dihasilkan oleh para pempimpin proyek, akan terhindar dari tumpang tindih kegiatan antara proyek satu
dengan yang lainnya. Dengan tersusunya sistem mekanisme seperti itu maka dapat dilakukan
pengawasan yang lebih ketat pada keseluruhan sistem kegiatan. Karena pafa hakikatnya pemimpin
proyek tidak bertanggungjawab atas tujuan fungsional, namun tanggung jawab penyusunan rencana
anggaran yang dibatasi dengan kriteria dan spesifikasi yang ditentukan berdasarkan pada tujuan
fungsional proyek. Semisal tentang tingkat kewajaran harga dan sebagainya, tetapi jika ditanyakan
mengapa proyek tersebut dijalankan, mengapa menggunakan kriteriao non-standar sebagai pedoman
atau pertanyaan lain yang berhubungan dengan kriteria tujuan fungsional proyek, maka pemimpin
proyek akan kesulitan.

Jauh sebelum dimulainya pekerjaan, pemimpin proyek akan merasa terkejar oleh waktu. Semakin besar
rasa tanggun jawab dan keterikatan untuk memikul tugasnya akan semakin merasakan keterbatasan
waktu yang tersedia baginya. Hal tersebut sesuai dengan kenyataan, bahwa Batasan waktu tidak ada
tawar menawar yang terkait dengan nilai ekonomi proyek tersebut. akan tetapi dalam pelaksanaanya
sering terjadi keadaan yang tidak sesuai dengan harapan. Pada kenyatannya, dari sekian banyak unsur
manajemen sepertinya pemimpin proyek hanya yang terkejar oleh waktu. Kecenderungan tersebut
akibta dari lambatnya pengambilan keputusan, mengabaikan antisipasi terhadap masalah yang penting,
tidak hadir dalam pertemuan yang bersifat menentukan dan peristiwa lemahnya tanggung jawab suatu
unsur.

Bagan Tanggung Jawab

Salah satu faktor yang bersifat menentukan untuk dapat mencapai keberhasilan proyek ialah adanya
rincian peranan dan tanggung jawab yang jelas dan disetujui oleh seluruh pelakunya. Tanpa adanya
kesepakatan, maka akan menimbulkan masalah-masalah koordinasi yang dapat mengakibatkan
kekacauan tanggung jawab, yang lebih lanjut dapat menimbulkan terganggunya mekanisme kegaiatan,
kelambatan, dan akhirnya peningkatan biaya. Apabila terdapat pihak yang melanggar, maka telah
melakukan perbuatan indisipliner dan jika atasan yang melakukan pelanggaran, tidak hanya indisipliner
akan tetapi fungsi kepemimpinannya telah hilang.

Bagan tanggung jawab yang jelas dan terinci merupakan salah satu perangkat sistem manajemen proyek
untuk menetapkan kesepakatan peranan dan tanggung jawab masing-masing individua tau satuan
organisasi yang terlobat dalam proyek tersebut. didalam bagan tersebut memperlihatkan hubungan
yang jelas antara tugas dan jabatan dan membantu memastikan bahwa semua tugas dan personil telah
ditentukan untuk pelaksanaannya. Bagan tanggung jawab yang diwujudkan dalam bentuk matriks
memperlihatkan:

- Semua orang atau organisasi yang terlibat dalam melaksanakan tugas-tugas proyek (sepanjang
garis horizontal)
- Semua tigas dan kegiatan (sepanjang garis vertical)
- Jenis keterlibatan semua orang dalam tugas-tugas proyek (dengan tanda atau kode dalam
matriks)
 Asal Instansi Pusat Daerah
Nama pejabat Made
Supratikn Budima Sumard Sugen Sudaryon Djok Suhad Kuswoy Jawad
Kegiatan Irawa
o n i g o o S. a o i
proyek n
Membentuk 
Tim
Perencanaan
Menyusun   
Rencana
Survei
Menyiapkan   
Rencana
Survei
Melatih  
Pengumpul
Data
Melakukan  
wawancara
Analisa dan  
Laporan
Mengirimkan  
Undangan
Menyiapkan  
Tempat
Upacara
Menyiapkan   
Dokumen
Menerima  
Dana
Memilih lokasi  
Persetujuan   
Lokasi
Menyiapkan   
Surat
Pembelian
Memindahkan    
Hak
Membebaska   
n Lahan
Pengurugan  
Lahan
Pembuatan  
Drainasi dan
Fasilitas
Menyiapakn   
Dokumen
Lelang
Menyusun   
Spesifikasi
Menyetujui   
Kontrak
Memilih   
Kontraktor
Konstruksi
Menyiapkan  
Lelang
Elektrikal
Menerima  
Penawaran
Menyetujui   
Penawaran
Menyiakan  
Lelang
Plambing
Meneriman  
Penawaran
Menyetujui   
Penawaran
Menyiapakn  
Lelang
Gedung
Menerima  
Penawaran
Menyetujui   
Penawaran
Persiapan   
Membangun
Membangun    
Gedung
Memasang  
Peralatan

Bentuk Kontrak dan Tanggung Jawabnya

A. Kontrak dengan Harga Tetap

Kontrak ini memiliki beberapa variasi, misalnya dibayar kembali (reimbursable) untuk kegiatan-
kegiatan tertentu, seperti biaya akomodasi dan perjalanan.
B. Kontrak dengan Harga Tidak Tetap
KMP akan menerima pembayaran sesuai dengan jam orang yang terpakai dan biaya-biaya lain
ditambah sejumlah fee. Konytrak ini juga terdapat variasai dengan adanya Batasan maksimum,
dan lain-lain.
 # Tanggung Jawab KMP (liability)
Sebagian besar lingkup kerja KMP adalah mereview, mengevaluasi, dan verifikasi yang kemudian
dilanjutkan dengan pemberian usulan, saran, dan nasehat. Kewajibannya:
 Bila pekerjaan KMP bersifat mengkaji, misalnya terdpat paket arsitektur dan engineering
maka KMP berkewajiban memberikan laporan hasil kajian termasuk komentar,
pendapat dan usulan.
 Bila pekerjaan KMP melakukan Inspeksi
 Jika KMP terlibat dalam kegiatan kepenyeliaan dan memberikan perintah pelaksanaan

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab PimPro

Garis besar dan tanggung jawab pimpro adalah memimpin pelaksanaan proyek sesuai kontrak EPK.
Secara spesifik tugas dan tanggung jawab pimpro adalah:

 Bersama-sama dengan bidang pemasaran, meletakkan dasar-dasar hubungan dengan pemilik

proyek
 Ikut memberikan masukan dalam menyiapkan dokumen usulan lelang
 Ikut serta bernegosiasi dalam usaha memenangkan lelang dan menyusun kontrak.

Jika lelang telah dimenangkan, maka pimpro harus aktif bahkan bertindak sebagai pimpinan dalam hal:

 Ikut serta dalam memimpin negosiasi kontrak EPK dengan pihak pemilik proyek
 Menyiapkan organisasi tim inti
 Mengidentifikasi dan bernegosiasi dengan departemen lain untuk pengisian personil tim inti
 Memimpin pembuatan rencana implementasi proyek (RIP), atau project implementation plan.
 Meninjau kembali standar prosedur kerja kedalam yang dimiliki perusahaan
 Mengadakan rapat kick off dengan individu atau bidang yang terlibat pada penyelenggaraan
proyek.
 Memimpin kegiatan garis besar perencanaan dan meletakkan dasar sistem pengawasan dan
pengendalian
 Mengikuti, mengawasi, dan memberi petunjuk kegiatan-kegiatan engineering, pembelian,
konstruksi, dan start up serta melakukan koordinasi dengan departemen fungsional dalam
masalah tersebut
 Menyetujui pembayaran bagi pekerjaan-pekerjaan yang telah terselesaikan sesuai dengan
kontrak EPK
 Memimpin pembuatan laporan berkala mengenai kemajuan pelaksanaan proyek.

Disamping itu, pimpro harus mengadakan rapat dengan wakil pemilik proyek dan para stake holder yang
lain untuk mendengar keinginan dan keluhan dalam rangka memelihara hubungan baik antara proyek
dengan mereka.

Tanggung Jawab Risiko Peserta Proyek

A. Konsultan Desain-Engineering
 Tugasnya melaksanakan tanggung jawab atas keandalan dan kebenaran output yang
dihasilkannya seperti hasil perhitungan, rekayasa, gambar-gambar cetka biru, maket, dan lain-
lain. Kegagalan yang dilakukan dapat berakibat mahal, karena tingginya biaya perbaikan dan
penundaan jadwal penyelesaian proyek.
B. Kontraktor EPK
Jumlah harga yang tercantum dalam penawaran pada proses lelang kontrak jenis lumpsum
secara langsung tergantung kepada kecakapan kontraktor memperkirakan besarnya biaya yang
perlu dikeluarkan untuk menyelesaikan proyek
C. Kontinjensi Site Lokasi Proyek
Risiko yang timbul akibat kondisi site untuk lokasi proyek seringkali cukup besar. Risiko ini
menyangkut hal-hal seperti kelembekan tanah, kekompakan, kadar air, tekstur, dan lain-lain.
Maka sebelum pembangunan fisik dimulai, dilakukan penelitian tanah (soil investigation) oleh
pemilik/konsultan yang bersifat menyeluruh, yaitu dalam rangka site election dan penyusunan
dokumen lelang.
D. Force Majeure dan Kecelakaan
Keadaan forcd majeure dan kecelakaan, seperti terjadinya gempa bumi, banjir, gejolak, social-
politik, dan kebakaran akan dapat mempengaruhi tercapainya sasaran proyek, baik jadwal
maupun biaya. Kejadian tersebut termasuk golongan risiko, namun ditutup dengan jaminan
asuaransi kerusakan. Dalam penyelenggaraan proyek, cukup banyak jumlah jenis Item yang
termasuk dalam kategori di atas yang harus diasuransikan. Agar tidak ada yang tertinggal, maka
harus koordinasi sebaik-baiknya antara kontraktor dan pemilik untuk menentukan item mana
yang akan ditanggung oleh siapa (pemilik atau kontraktor)
E. Tenaga Kerja Konstruksi
Umumnya terdiri dari tenaga kerja dari perusahaan subkontraktor, dari kontraktor utama, atau
bahkan dari pemilik untuk lingkup proyek yang langsung ditangani oleh pemilik. Dalam
penyelenggaraan proyek, yang perlu diperhatikan hubungannya dengan masalah tenaga kerja
adalah jangan sampai terganggu oleh ketidaklancaran kontinuitas penyediaan tenaga kerja.

# Alokasi Risiko Proyek

Penentuan alokasi risiko proyek pada umumnya didasarkan atas hal-hal sebagai berikut:
a. Alokasi risiko diberikan kepada peserta yang dianggap memiliki posisi paling baik untuk
mengendalikannya
b. Alokasi risiko diberikan kepada peserta atas dasar dorongan motivasi untuk meningkatkan
kinerjanya.
c. Bila risiko harus dipikul bersama oleh dua atau lebih peserta proyek, maka bobotnya harus
diperhitungkan secara rasional.
d. Dalam merencakana alokasi risiko, harus diperhitungkan secara matang bagaimana dampak
risiko tersebut terhadap biaya proyek secara keseluruhan.

# Jenis Kontrak dan Pembagian Tanggung Jawab Risiko

Misalnya pada kontrak lump-sum pemiliki tidak lagi menanggung risiko kenaikan biaya proyek
yang telah diatur dalam kontrak, sedangkan kontraktor menanggung hal tersebut sepenuh-
penuhnya.
 Daftar Pustaka
Istimawan, D. (1996). Manajemen Proyek dan Konstruksi Jilid 1. Yogyakarta: PENERBIT KANISIUS.

Soeharto, I. (2001). Manajemen Proyek (Dari konseptual sampai Operasional) Jilid 2 Menyiapkan
Perangkat, Peserta, dan Implementasi Proyek. Jakarta: ERLANGGA.