Website Pembelajaran MPTI “ayobelajarmpti.

com”

DOKUMEN PROJECT RISK MANAGEMENT

PLAN

WEBSITE PEMBELAJARAN MPTI

(MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI
INFORMASI)

Disiapkan:

MPTI – C
KELOMPOK 4 :
Bagus Wahyu Utomo (5211100125)
Adyan Padmada Atmadja (5211100162)
Putri Larasati (5212100016)
Much. Reza Ismawan (5212100013)
Widya Ade Putri (5212100109)
Chairul Huda Hakim (5212100127)

1
Website Pembelajaran MPTI “ayobelajarmpti.com”

RISK MANAGEMENT PLAN

Introduction
Sebagai organisasi yang memulai proyek baru, selalu ada ketidakpastian yang datang bersama
dengan pengembangan produk baru dan unik atau jasa. Dengan demikian, organisasi-organisasi ini
mengambil resiko yang mengakibatkan resiko memainkan peran penting dalam setiap proyek. Tujuan
dari rencana manajemen resiko adalah untuk menetapkan kerangka dimana tim proyek akan
mengidentifikasi resiko dan mengembangkan strategi untuk mengurangi atau menghindari resiko
tersebut. Namun, sebelum resiko dapat diidentifikasi dan dikelola, ada unsur-unsur awal proyek yang
harus diselesaikan. Unsur-unsur ini diuraikan dalam pendekatan manajemen resiko.
Proyek ini dianggap sebagai resiko proyek menengah karena memiliki skor resiko secara
keseluruhan dari 24 pada skala 0 sampai 100. Skor resiko proyek adalah rata-rata nilai resiko yang
paling signifikan untuk proyek ini. Sebuah skor resiko di bawah 16 adalah proyek beresiko rendah,
skor antara 16 dan 45 merupakan proyek beresiko menengah, dan skor di atas 45 adalah proyek
beresiko tinggi.
Sebelum manajemen resiko dimulai, sangat penting bahwa yayasan didirikan untuk memberikan
informasi proyek terstruktur, dengan demikian, unsur-unsur proyek berikut diselesaikan dan
didefinisikan sebelum mengembangkan Risk Management Plan:
 Mendefinisikan lingkup kerja, jadwal, sumber daya, dan unsur biaya
o Mengembangkan project WBS/WBS dictionary
o Mengembangkan master schedule dan detailed schedules
o Mengestimasi biaya proyek dan budget
o Mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan dan yang tersedia
o Menetapkan metric pengukuran kerja
 Menenetukan batas standar minimum dan maximum
o Schedule
o Cost
o Resources
 Standar pelaporan kebutuhan
o Format
o Distribusi frekuensi
o Daftar distribusi
 Menentukan peran dan tanggung jawab risk management
o Project Manager memimpin rapat penilaian resiko
o Tim proyek berpartisipasi dalam rapat penilaian resiko dan anggota berfungsi sebagai
perekam pertemuan dan pencatat waktu
o Stakeholder berpartisipasi dalam pertemuan penilaian resiko
o Sponsor proyek dapat berpartisipasi dalam pertemuan penilaian resiko

Risk Management Approach

Pendekatan yang telah dilakukan untuk mengelola resiko untuk proyek ini termasuk proses dengan
metode dimana tim proyek mengidentifikasi, menilai, dan me-rangking berbagai macam resiko.
Dampak resiko yang paling memungkinkan dan paling tinggi dimasukkan dalam project schedule
untuk memastikan bahwa manager resiko yang ditugaskan mengambil langkah yang diperlukan
untuk melaksanakan mitigasi respon pada saat yang tepat selama jadwal. Manager resiko akan
memberikan update status di dalam resiko yang ditugaskan pada mereka, dalam meeting project

2
Website Pembelajaran MPTI “ayobelajarmpti.com”
yang dilakukan setiap 2 minggu sekali. Setelah menyelesaikan proyek, selama proses penutupan,
manajer proyek akan menganalisa setiap resiko serta proses manajemen resiko. Berdasarkan analisis
ini, manajer proyek akan mengidentifikasi perbaikan yang dapat dibuat dengan proses manajemen
resiko untuk proyek-proyek masa depan. Perbaikan ini akan ditangkap sebagai bagian dari pelajaran
dasar pengetahuan.

Risk Identification
Untuk proyek ini, identifikasi risiko dilakukan dalam pertemuan risiko proyek penilaian awal. Manajer
proyek memimpin pertemuan penilaian risiko dan buku catatan didistribusikan ke setiap anggota tim
dan dibiarkan 10 menit untuk seluruh anggota tim untuk merekam terhadap resiko sebanyak
mungkin.
 Expert Interview
Dua Expert Interview diadakan untuk proyek ini. Wawancara ini mengungkapkan beberapa
resiko yang kemudian dikurangi dengan melakukan perubahan dengan rencana proyek. Risiko
yang tersisa termasuk dalam Daftar Risiko.
 Penilaian Risiko Rapat
Pertemuan penilaian risiko diadakan dengan anggota tim utama dan stakeholder. Risiko yang
diidentifikasi selama pertemuan ini ditambahkan dengan rencana proyek dan Daftar Risiko.
 Historical Review of Similar Projects
Proyek tim memerikan review sejarah dari proyek yang memiliki kemiripan dengan tujuan
untuk menentukan resiko-resiko paling umum dan strategi yang digunakan untuk mitigasi
resiko-resiko tersebut.

Risk Qualification and Prioritization

Semua resiko yang telah teridentifikasi akan dinilai untuk mengidentifikasi sejauh mana akibat yang
munkin ditimbulkan. Kualifikai akan dipakai untuk menentukan resiko mana yang harus diatasi dan
resiko mana yang bisa dihindari, dalam artian dibiarkan saja.
Kemungkinan munculnya resiko dan dampaknya bagi proyek akan di identifikasi dan dinilai oleh
manager proyek, dengan input dari tim, dengan menggunakan pendekatan berikut.

Kemungkinan
 Hight – Lebih dari 70% kemungkinan terjadi
 Medium – Antara 30% dan 70% kemungkinan terjadi
 Low – dibawah 30% kemungkinan terjadi

Dampak
 High – Resiko yang mempunyai potensial untuk memberikan dampak yang besar pada
biaya, jadwal atau performa proyek.
 Medium – Resiko yang mempunyai potensial untuk memberikan dampak yang sedang
pada biaya, jadwal atau performa proyek.
 Low – Resiko yang mempunyai potensial untuk memberikan dampak yang kecil bahkan
tidak ada sama sekali pada biaya, jadwal atau performa proyek.

Risk Monitoring
Dampak yang terbesar dan paling memungkinkan dimasukkan dalam project plan untuk memastikan
bahwa resiko-resiko tersebut dimonitor selama ini. Proyek tersebut dipengaruhi oleh resiko masing-
masing. Pada waktu yang tepat dalam jadwal proyek, Manager Resiko ditugaskan untuk setiap resiko.

3
Website Pembelajaran MPTI “ayobelajarmpti.com”
Selama meeting tim proyek yang dilakukan dua minggu sekali, Risk Manager untuk setiap resiko
mendiskusikan status dari resiko tersebut, namun, hanya resiko yang jatuh pada periode waktu saat
ini yang akan dibahas. Pemantauan resiko akan menjadi sebuah proses yang berkesinambungan
sepanjang proyek ini. Sebagai pendekatan resiko pada jadwal proyek, manager proyek akan
memastikan bahwa manager resiko menyediakan status yang update yang diperlukan, meliputi
status resiko, identifikasi kondisi pemicu, dan dokumentasi hasil dari respon resiko.

Risk Mitigation and Avoidance

Manajer proyek telah memimpin tim proyek dalam mengembangkan respon terhadap setiap risiko
yang teridentifikasi. Seperti lebih banyak risiko diidentifikasi, mereka akan memenuhi syarat dan tim
akan mengembangkan penghindaran dan strategi mitigasi. Risiko ini juga akan ditambahkan ke
Daftar Risiko dan rencana proyek untuk memastikan mereka dimonitor pada waktu yang tepat dan
menanggapi sesuai.
Risiko untuk proyek ini akan dikelola dan dikendalikan dalam batasan waktu, ruang lingkup, dan
biaya. Semua risiko yang teridentifikasi akan dievaluasi untuk menentukan bagaimana mereka
mempengaruhi kendala-kendala yang ada. Manajer proyek, dengan bantuan dari tim proyek, akan
menentukan cara terbaik untuk menanggapi setiap risiko untuk memastikan kepatuhan terhadap
kendala-kendala.
Dalam kasus ekstrim mungkin perlu untuk memungkinkan fleksibilitas untuk salah satu kendala
proyek. Hanya salah satu kendala untuk proyek ini memungkinkan fleksibilitas sebagai pilihan
terakhir. Jika perlu, dana dapat ditambahkan ke proyek untuk memungkinkan lebih banyak sumber
daya untuk memenuhi waktu (jadwal) dan kendala ruang lingkup. Waktu dan ruang lingkup kendala
perusahaan dan memungkinkan fleksibilitas tidak. Sekali lagi, kendala biaya fleksibel hanya dalam
kasus-kasus ekstrim di mana tidak ada penghindaran risiko lain atau strategi mitigasi akan bekerja.
Pendekatanyang dipakai untuk mengatasi resiko antara lain:
• Avoid - menghilangkan ancaman dengan menghilangkan penyebabnya
• Mitigasi - Mengidentifikasi cara-cara untuk mengurangi kemungkinan atau dampak dari risiko
• accept - Tidak ada yang akan dilakukan
• transfer - Membuat pihak lain bertanggung jawab atas risiko (membeli asuransi, outsourcing, dll)

Risk Register
Risk Register untuk proyek ini adalah log dari semua risiko diidentifikasi, probabilitas dan dampak
terhadap proyek, kategori mereka milik, strategi mitigasi, dan ketika risiko akan terjadi. Register
diciptakan melalui pertemuan manajemen risiko proyek awal yang dipimpin oleh manajer proyek.
Selama pertemuan ini, tim proyek diidentifikasi dan dikategorikan risiko masing-masing. Selain itu,
tim yang ditugaskan setiap risiko skor berdasarkan kemungkinan itu terjadi dan dampaknya
berpotensi memiliki. Daftar Risiko juga berisi strategi mitigasi risiko untuk masing-masing serta ketika
risiko kemungkinan terjadi.
Berdasarkan risiko diidentifikasi dan kerangka waktu dalam daftar risiko, risiko masing-masing telah
ditambahkan ke dalam rencana proyek. Pada waktu yang tepat dalam rencana-sebelum ketika risiko
yang paling mungkin terjadi-manajer proyek akan menetapkan manajer risiko untuk memastikan
kepatuhan terhadap disepakati strategi mitigasi. Manajer risiko masing-masing akan memberikan
status risiko mereka ditugaskan pada pertemuan dua mingguan tim proyek untuk jangka waktu yang
direncanakan risiko mereka.
Daftar Risiko akan dipertahankan sebagai lampiran Rencana Manajemen Risiko.

4
Website Pembelajaran MPTI “ayobelajarmpti.com”

IDENTIFIKASI RESIKO
Resiko- resiko untuk proyek ini telah dapat di identifikasikan. Project Manager akan menentukan dan
menerapkan strategi untuk penanggulangan atau pengurangan resiko untuk meminimalkan
kemungkinan terjadinya resiko- resiko berikut ini:
Code Detail Risk
R1 Keterlambatan pengembangan aplikasi
R2 Masalah komunikasi dengan tim
R3 Terjadi kesalahan data akibat kesalahan manusia pada saat entry data
R4 Kesalahan perkiraan desain antar muka
R5 Tidak sinkronnya aplikasi yang dikembangkan dengan system yang berjalan.
R6 Performa produk tidak sesuai dengan yang diharapkan
R7 Estimasi penyelesain proyek mungkin akan mengalami perubahan
R8 Server Down

RISK BREAKDOWN STRUCTURE (RBS)

TRUNK & IN Risk 3 Risk 5

TECHNICAL
PROJECT Risk 4 Risk 6
Risk 8

Risk 1
EXTERNAL

ORGANIZATION Risk 2

Risk 7
PROJ.MANAG

5
Website Pembelajaran MPTI “ayobelajarmpti.com”

RISK REGISTER
Impact
No. Risk Statement Probability Score Response
Scope Quality Schedule Cost
Waktu
Dikarenakannya
untuk
Human Resource ini Pengaturan jadwal
pengerjaan
adalah dari teman- yang sama untuk
Human Resource proyek
teman mahasiswa Kinerja Kualitas dari pengerjaa proyek ini
kurang maksimal semakin
memungkinkan pengerjaan proyek tidak dan diadakannya
dalam setiap lambat
1 terjadinya Human tim kurang sesuai dengan motivasi untuk setiap
pengerjaan proyek tidak
error yang terjadi bias yang Human Resource yang
Website. sesuai
akibat sibuknya maksimal diharapkan ada, serta terdapat
(Human Error) dengan - High
kuliah dan sulitnya feedback atas kerja
waktu yang
mengatur jadwal kerasnya.
ditentukan
yang sama.
.
Perlu dilakukanny
backupdata pada
Kurangnya hati-hati
harkdisk external
Terjadinya Kerusakan dalam menjaga Membutuh
Kualitas maupun PC lainnya
pada Laptop atau PC Hadware Laptop Mangakiba kan biaya
pengerjaan setiap kali
yang digunakan untuk sehingga terjadi Hardware tkan waktu tambahan
berkurang mengerjakan proyek.
2 membuat proyek kerusakan pada tidak dapat pengerjaan untuk
dikarenakan Perlu dilakukannya
Website ini. hardisk, atau digunakan proyek pemulihan
keterlambatan perawatan yang rutin
(Kerusakan komponen lain tertunda. hardware
pengerjaan Medium pada hardware
Hardware) yang ada laptop/PC
Laptop/ PC yg
didalamnya.
digunakan dlm
pengerjaan proyek.
Terjadinya Kerusakan Kurangnya hati-hati Software Kualitas Mangakiba Membutuh Perlu dilakukanny
3 pada Software yang dalam menjaga pendukung pengerjaan tkan waktu kan biaya backupdata pada
digunakan untuk Software Laptop tidak dapat berkurang pengerjaan tambahan harkdisk external
Website Pembelajaran MPTI “ayobelajarmpti.com”
membuat proyek sehingga terjadi digunakan dikarenakan proyek untuk maupun PC lainnya
Website ini. kerusakan pada keterlambatan tertunda. pemulihan setiap kali
Dikarenakan software pengerjaan. software Medium mengerjakan proyek.
serangan virus. pendukung Perlu dilakukannya
(Kerusakan Software) pembuatan proyek. perawatan yang rutin
pada software dengan
menginstall anti virus
pada PC yg digunakan
dlm pengerjaan
proyek.
Tidak
Perlu adanya tempat
Hilangnya dapat Kualitas dari
Membutuh penyimpanan semua
Dokumen dapat melihat proyek tidak Mangakiba
kan biaya dokumen-dokumen
terjadi dikarenakan spesifikasi sesuai tkan waktu
Hilangnya Dokumen tambahan penting yang aman.
4 kelalaian dari tim kebutuhan kebutuhan pengerjaan
Kebutuhan User. untuk Perlu adanya backup
menyimpan atau user dan yang proyek
pencarian file untuk semua
meletakkan didalam diharapkan tertunda.
dokumen High dokumen penting
dokumen. Dokumen oleh user.
dalam satu folder.
tersebut.
Perlu dilakukanny
backupdata pada
harkdisk external
Kualitas maupun PC lainnya
Mangakiba Membutuh
pengerjaan setiap kali
Terjadinya Website tkan waktu kan waktu
berkurang mengerjakan proyek.
5 Server Down kerusakan yang tidak dapat pengerjaan untuk High
dikarenakan Perlu dilakukannya
berada pada server diakses proyek pemulihan
keterlambatan perawatan yang rutin
tertunda. server.
pengerjaan pada hardware
Laptop/ PC yg
digunakan dlm
pengerjaan proyek.
 Website Pembelajaran MPTI “ayobelajarmpti.com”
Revised Impact
No. Revised Revised Responsible Actions Risk Comments
Probability Scope Quality Schedule Cost Score Party Statu
s

1 Human Kinerja Kualitas dari Waktu Biaya yang Human Perlu adanya
Resource dapat tim proyek untuk dialokasik Resource pengaturan jadwal
maksimal dalam biasamak sesuai pengerjaan an untuk bersema yang sama untuk
setiap simal. dengan proyek mengerjaa ngat Manager pengerjaa proyek Low Kinerja dari tim
pengerjaan yang semakin n proyek dalam Proyek ini dan Perlu akan semakin
proyek diharapkan. sesuai sesuai. pengerja diadakannya baik dan proses
Website. dengan an motivasi untuk pengerjaan
waktu yang proyek setiap Human proyek akan
ditentukan. Resource yang berjalan dengan
ada, serta baik.
terdapat feedback
atas kerja
kerasnya.
2 Laptop atau PC Hardwar Kualitas Mangakiba Tidak PC atau Dilakukannya Kinerja dari
yang digunakan e dapat pengerjaan tkan waktu membutu Laptop backupdata pada hardware
untuk membuat digunaka proyek pengerjaan hkan yang harkdisk external Laptop/PC akan
proyek Website n sesuai proyek banyak digunaka maupun PC semakin baik
ini aman (tidak dengan yg sesuai. biaya n tidak lainnya setiap kali dan proses
terjadi diharapkan. tambahan sering Tim Proyek mengerjakan Low pengerjaan
kerusakan) untuk terjadi proyek. proyek akan
pemulihan kerusaka Dilakukannya berjalan dengan
hardware n. perawatan yang baik.
lapto/PC rutin pada
hardware Laptop/
PC yg digunakan
dlm pengerjaan
proyek.
3 Software Software Kualitas Mangakiba Tidak Software Dilakukanny Kinerja dari
 Website Pembelajaran MPTI “ayobelajarmpti.com”
pendukung dapat pengerjaan tkan waktu membutu penduku backupdata pada software
digunakan digunaka proyek pengerjaan hkan ng yang harkdisk external pendukung
untuk membuat n sesuai proyek banyak digunaka Dilakukannya semakin baik
proyek Website dengan yg sesuai. biaya n tidak Tim Proyek perawatan yang Low dan proses
ini aman (tidak diharapkan. tambahan sering rutin pada pengerjaan
terjadi untuk terjadi software yg proyek akan
kerusakan) pemulihan kerusaka digunakan dlm berjalan dengan
software. n. pengerjaan baik.
proyek.
4 Dokumen Spesifikas Kualitas dari Waktu Tidak Dokumen Membuat tempat
Kebutuhan User i proyek pengerjaan membutu Kebutuha penyimpanan Kinerja dari tim
tetap terjaga. kebutuha sesuai proyek hkan n User yang aman untuk akan semakin
n user kebutuhan sesuai. biaya maupun semua dokumen- baik dan proses
didalam dan yang tambahan Dokumen Tim Proyek dokumen dan Low pengerjaan
Dokumen diharapkan untuk - mebackup file proyek akan
aman. oleh user. pencarian dokumen untuk semua berjalan dengan
dokumen penting dokumen penting baik.
lainnya dalam satu folder.
tetap
terjaga
dan
aman.
5 Pemulihan Server Waktu Mangakiba Tidak Server Programer Dilakukannya Low Proses
Server Down bekerja pengerjaan tkan waktu perlu yang backupdata pada pengerjaan
lagi proyek pengerjaan menunggu digunaka harkdisk external proyek akan
sesuai proyek untuk n tidak maupun PC berjalan dengan
dengan yg sesuai. pemulihan sering lainnya setiap kali baik.
diharapkan. server terjadi mengerjakan
kerusaka proyek.
n.
Website Pembelajaran MPTI “ayobelajarmpti.com”

10