Aditya Permadi1)
Mary Handoko)2)
1,2)
Sekolah Teknik Elektro dan Informatika, Institut Teknologi Bandung
E-mail: Aditya.didit.permadi@gmail.com1)
mary@informatika.org2)
Abstrak
Sukses implementasi ERP di sektor industri dalam satu dekade ini telah mempunyai banyak manfaat yang
mendorong sektor pendidikan khususnya pendidikan tinggi untuk mengikuti keberhasilan implementasi
ERP.Implementasi ERP sangat kompleks, membutuhkan waktu lama, dan mahal yang biasanya dihadapkan
dengan tantangan serius. Kegagalan implementasi ERP adalah kurangnya kesiapan organisasi dalam hal
kematangan aspek organisasi, bisnis proses, kultur dan teknologi dan pemilihan vendor yang tepat. Banyak
penelitian dilakukan untuk pengembangkan model penilaian kesiapan implementasi ERP di sektor idustri tetapi
beberapa penelitian menunjukan bahwa model/praktek terbaik dalam implementasi ERP di sektor industri tidak
sesuai untuk pendidikan tinggi. penelitian ini mengusulkan sebuah pengembangan model penilaian kesiapan
implementasi ERP untuk menilai kesiapan organisasi khusus di sektor pendidikan tinggi, pemilihan model yang
akan dikembangkan dipilih sesuai dengan tatakelola pendidikan tinggi lalu critical success factor sebagai
indikator pembentuk dari kausal model. Validsi SEM Confirmatory Factor Analysis terhadap model yang
diusulkan. Penelitian ini dapat menunjukan bukti bahwa model penilaian kesiapan implementasi ERP di sektor
pendidikan tinggi berbeda dengan model kesiapan ERP di sektor industri.
1. Pendahuluan
Salah satu yang terbesar dan terpenting di organisasi dalam hal kematangan proses bisnis,
organisasi dalam area implementasi sistem kultur, teknologi, dan aspek organisasi (Ptak and
informasi adalah sistem ERP. Schragenheim, 2004).
ERP adalah kunci bisnis yang bisa membantu Implementasi ERP adalah masalah organisasi bukan
organisasi mendapatkan keunggulan kompetitif teknis (Wognum et al, 2004). Selain itu dari sebuah
dengan mengintegrasikan bisnis proses, penelitian menunjukan bahwa panduan praktik
pengelolaan dan optimalisasi sumber daya yang terbaik / best practice dalam implementasi ERP dari
tersedia sebagai suatu yang diutamakan(Jing and sektor indrustri tidak sesuai untuk PT karena PT
Qiu, 2007; Noudostbeni, Yasin and Jenatabadi, memiliki struktur unik dalam proses pengambilan
2009). Sukes implementasi ERP di sektor industri keputusan (Heiskanen, Newman and Similä, 2000)
ini mendorong sektor pendidikan khususnya Implementasi Sistem ERP di organisasi bisa menjadi
Pendidikan Tinggi (PT) untuk mencoba mengikuti keuntungan sekaligus petaka (Zeng, 2010). Tingkat
keberhasilan adopsi ERP. Satu studi menemukan persentase kegagalan dalamimplementasi ERP di
bahwa 60%-80% implementasi ERP di sektor PT universitas-universitas lebih tinggi dariorganisasi
gagal mencapai hasil yang diharapkan dan tidak lainnya (Abugabah and Sanzogni, 2010). Panduan
memuaskan (Mehlinger, 2006). Kegagalan best practice implementasi ERP dari sektor indrustri
implementasi ERP adalah kurangnya kesiapan
117
TEDC Vol.9 No.2 Mei 2015: 117-130
tidak sesuai untuk Pendidikan Tinggi (Heiskanen, standar paket ERP (Comford & Pollock, 2000). Sistem
dkk, 2000). ERP di PT harus dianalisis berdasarkan persyaratan
Kegagalan implementasi ERP adalah kurangnya dan aturan organisasi dalam koordinasi dengan pihak
kesiapan organisasi dalam hal proses bisnis, pendidik, divisi pengembangan mutu, keuangan,
kultur, teknologi, dan aspek organisasi (Ptak and akademik, bagian TI, dan semua yang terkait dengan
Schragenheim, 2004 proses organisasi. Faktor lain yang mendapat sorotan
Bagaimana mengidentifikasi faktor-faktor yang adalah sumber daya yang terbatas. Menurut Sulandari
menjadi fokus untuk pengembangan model (2011) akurasi data, informasi tunggal, pencarian
kesiapan implementasi ERP di PT. Bagaimana data menjadi lebih cepat, pengelolaan biaya, pilihan
mengembangkan model penilaian kesiapan yang lebih baik bagi para mahasiswa dalam
implementasi ERP di sektor Pendidikan Tinggi. melakukan berbagai pembayaran, dan keseragaman
Belum adanya suatu model standar penilaian proses dalam menangani akun mahasiswa.
kesiapan implementasi ERP untuk sektor PT, maka 3. Penilaian sikap ERP
pada penelitian ini penulis akan mengembangkan Telah disebutkan sebelumnya penilaian kesiapan
model penilaian kesiapan implementasi ERP yang harus dilakukan pada tahap pra-implementasi ERP.
disebut ERP Readiness Asessment (ERA). Kegagalan implementasi ERP dapat disebabkan oleh
Sebelumnya dilakukan analisis perbedaan beberapa faktor, namun studi menunjukan bahwa
penilaian kesiapan ERP di sektor PT dengan ERP kegagalan sebagian besar disebabkan oleh faktor
sektor industri, lalu identikasi terhadap CSF untuk organisasi dan sosial bukan teknis (Fitzgerald &
ERP di Sektor Pendidikan Tinggi sebagai dasar Russo,2005). Keberhasilan implementasi ERP sangat
indikator penilaian, dilanjutkan dengan tergantung pada kesipan perusahaan. Semakin tinggi
pengembangan model ERA untuk PT. Penelitian ini skor penilaian menunjukan tingkat yang lebih tinggi
bertujuan untuk Membantu Tim proyek ERP dalam dari kesiapan yang meningkatkan kemungkinan
penilaian awal yang menyeluruh terhadap area keberhasilan implementasi ERP (Razmi, Sangari, &
terkait implementasi ERP di Pendidikan Tinggi, Ghodsi, 2009).
membantu dalam identifikasi risiko sebelum
implementasi ERP di Pendidikan Tinggi, identifikasi Penilaian kesiapan merupakan kegiatan yang
area yang harus diperbaiki sebelum memasuki digunakan untuk menentukan tingkat kesiapan
tahap implementasi ERP, melakukan organisasi untuk melaksanakan proyek besar dalam
pengembangan model pengukuran kesuksesan membantu mengidentifikasi daerah-daerah tertentu,
ERP dan juga melakukan evaluasi terhadap model terdapat tiga skala dalam menentukan interpretasi
yang dikembangankan dengan menggunakan kesiapan yaitu: keadaan siap, limited dan
Confirmatory Factor Analysis (CFA). Harapan yang lemah(Gartner, 2011).
dicapai dari penelitian ini adalah setelah memiliki Model Raymod’s
pemahaman yang baik tentang model penilaian
kesiapan implementasi ERP, diharapkan dapat
meningkatkan keberhasilan implementasi ERP di
PT. Model yang diusulkan diharapkan membantu
PT untuk menilai kesiapan implementasi ERP dan
memperbaiki area yang lemah sebagai arahan
menuju langkah implementasi berikutnya..
2. ERP pendidian tinggi
Pada penelitian ini penulis fokus kepada penilaian
kesiapan ERP di sektor PT, implementasi ERP di
perusahaan indrustri berbeda dengan
implementasi di PT. Ada pernyataan yang
menunjukan bahwa praktek terbaik sistem ERP
tidak sesuai dengan Universitas yang memiliki
struktur dan proses pengambilan keputusan yang
unik (Mehlinger, 2006). Para pengelola universitas
berpendapat bahwa standarisasi praktek terbaik
ERP tidak bisa digunakan di universitas karena ada
fungsi khusus yang tidak dapat diberikan oleh
118
Pengembangan model penilaian kesiapan implementasi ERP di ........... (Aditya Permadi, Mary Handoko)
5. Metode penelitian
Dasar dari metode penelitian ini adalah menggunakan
metode campuran dengan menempatkan metode
kualitatif sebagai metode primer dan metode
4.Tatakelola pendidikan tinggi
kuantitatif sebagai metode sekunder yang mengacu
Pendidikan Tinggi adalah jenjang pendidikan
pada penggabungan dua metodologi yaitu Desain
setelah pendidikan menengah yang mencakup
Research (DR) dan Action Research (AR) dari Cole
program diploma, program sarjana, program
(2005) yang terdiri dari 5 tahapan penelitian tersebut
magister, program doktor, dan program profesi,
ditunjukan pada Gambar 5.1.
serta program spesialis, yang diselenggarakan
oleh pendidikan tinggi berdasarkan kebudayaan
bangsa Indonesia (Peraturan Pemerintah No.12,
2012). Tatakelola adalah perilaku, cara atau
metode yang digunakan oleh suatu pendidikan
tinggi untuk mendayagunakan seluruh potensi dan
unsur–unsur yang dimiliki secara optimal, dalam
upaya mencapai visi dan misi yang telah
ditetapkan. Secara teknis tatakelola dinyatakan
sebagai upaya sistematis dalam suatu proses
119
TEDC Vol.9 No.2 Mei 2015: 117-130
120
Pengembangan model penilaian kesiapan implementasi ERP di ........... (Aditya Permadi, Mary Handoko)
- Menurut Heiskanen, dkk (2000) panduan best sektor Pendidikan Tinggi, pada penelitian ini
practice implementasi ERP dari sektor indrustri pengambilan data dilakukan di Pendidikan Tinggi di
tidak sesuai untuk pendidikan tinggi (PT) karena Indonesia. Proses analisis dapat dilihat pada Gambar
PT memiliki struktur yang unik dalam proses 6.1.
pengambilan keputusan.
- Struktur yang unik dalam proses pengambilan
keputusan di PT yang dimaksud adalah PT pada
umumnya dikelola secara kolegial, artinya
kebijakan-kebijakan yang diambil oleh PT
merupakan kesepakatan bersama senat yang
merupakan representasi dari shareholder.
Keterlibatan dan pemenuhan kebutuhan dari
seluruh pemangku kepentingan (stakeholder)
pendidikan tinggi merupakan hal yang harus
menjadi perhatian dalam pengelolaannya. Menurut
Hong, K. & Kim, Y (2002) implementasi sistem
ERP melibatkan kompleksitas dan adaptasi tingkat
tinggi terhadap organisasi yang berbeda. Jadi Gambar 6.1 Proses analisis
belum dipastikan model yang sudah ada sesuai Tabel 6.1 ERA berdasarkan Konstruk Model Tatakelola
bagi organisasi Pendidikan Tinggi. PT.
- Menurut Abugabah & Sanzogni (2010)
implementasi ERP di PT dan perusahaan industri
sangat berbeda, PT menggunakan ERP untuk
tujuan akademik, biasanya PT adalah lembaga
pemerintahan yang melakukan bisnis non-profit.
Sedangkan organisasi industri pada umumnya
menggunakan ERP untuk tujuan bisnis bersifat
profit. Bisnis menurut (Allan Afuah (2004) adalah
suatu kegiatan individu yang terorganisasi untuk
menghasilkan dan menjual barang dan jasa guna
mendapatkan profit dalam memenuhi kebutuhan
masyarakat dan dalam industri.
- Menurut Abugabah & Sanzogni (2010) beberapa
peneliti secara ekslusif mempelajari sistem ERP
dalam domain pendidikan menetapkan bahwa
vendor-vendor telah mengembangkan sistem ERP
yang berbeda untuk lembaga Pendidikan Tinggi,
seperti ERP seperti SAP HER, Oracle Campus
Solutions, PeopleSoft, Microsoft, Siemens AG, dan
SunFard.
- Menurut While Pollock & Cornford (2004)
Universitas memiliki kebutuhan modul yang
spesifik dan berbeda, sedangkan modul bisnis ERP
pada umumnya meliputi sumber daya manusia,
keuangan, operasional, logistik dan
sales/marketing. Di sektor PT membutuhkan
aplikasi unik seperti : aplikasi siswa (studentlife
cycle), aplikasi mata kuliah, elearning dan semua
aplikasi yang bukan bagian dari aplikasi strandar
ERP.
Jadi dapat disimpulkan perlu dikembangkannya
model penilaian kesiapan implementasi ERP untuk
121
TEDC Vol.9 No.2 Mei 2015: 117-130
122
Pengembangan model penilaian kesiapan implementasi ERP di ........... (Aditya Permadi, Mary Handoko)
Tabel 8.1...lanjutan
Konsruk dan Indikator Utama Penilaian kesiapan implementasi Konsruk dan Indikator Utama Penilaian kesiapan implementasi ERP
ERP Konstruk Indikator
Konstruk Indikator b. Pelatihan dan edukasi :
Sistem : Formal dan a. Infrastruktur TI : Pelatihan user merupakan salah satu faktor
informal prosedur yang Infrastruktur TI yang memadai, terpenting untuk sukses implementasi ERP
mendukung strategi dan hardware dan jaringan sangat (Achanga dkk, 2006; Al-Mashari dkk, 2003;
strktur organisai (Peters krusial dalam suksesnya proyek Aladwani, 2001; Amoako- Gyampah &
& Waterman). Sistem ERP (Al-Mashari dkk., 2003; Salam, 2004; Bingi dkk, 1999; Bozarth,
adalah kumpulan Chuang & Shaw, 2008; Finney & 2006; Häkkinen & Hilmola, 2008; Ngai dkk,
elemen yang saling Corbett, 2007). 2008; Soja, 2006; Somers & Nelson, 2003;
berhubungan dan b. Proses Bisnis: Umble et al., 2003; Xu & Ma, 2008; Yusuf et
berinteraksi dalam satu Proses bisnis merupakan salah satu al., 2004).
kesatuan untuk faktor terpenting dalam c. Tim Proyek.
menjalankan suatu implementasi ERP (Somers & Kemampuan organisasi dalam menyediakan
proses pencapaian suatu Nelson, 2004; Umble dkk., 2003; sdm dalam membentuk tim proyek yang
tujuan utama Yusuf dkk, 2004). Pemahaman mempunyai kompetensi luas dibidang
(Sutarman, 2012). yang jelas mengenai proses bisnis implementasi ERP memiliki pengetahuan
Sistem merupakan harus dicapai dalam proyek ERP mengenai bisnis dan teknis, anggota tim
sekelompok elemen (Ho & Lin, 2004; Motwani, proyek yang kooperatif, serta ketersediaan
yangterintegrasi dengan Subramanian, & Gopalakrishna, waktu setiap anggota tim proyek dapat
maksud yang sama 2005; Murray & Coffin, 2001; Ward, membantu suksesnya implementasi ERP
untuk mencapai tujuan Hemingway, & Daniel, 2005). (Hanafizadeh & Ravasan, 2011).
tertentu. (Raymond, c. Data : Kompetensi tim proyek diakui secara luas
2001). Salah satu kebutuhan penting dari sebagai critical success factor (CSF)
ERP yang sukses adalah (Bozart,2006).
ketersediaan dan keakuratan data Skills : a. Manajemen skill :
yang tepat pada waktunya, maka Sistem ERP Kemampuan manajemen telah diidentifikasi
dari itu kualitas dan akurasi data Padalah teknologi sebagai salah satu faktor terpenting dalam
merupakan keutamaan dari yang kompleks proyek ERP. Kompentensi ERP dari segi
suksesnya impelementasi ERP membutuhkan manajemen adalah pengorganisasian,
(Zhang dkk. 2005). keahlian khusus strategi, proses bisnis, manajemen proyek,
Style dan Kultur / a. Kultur organisasi : dalam menjamin teknologi, sistem ERP, SDM, kepemimpinan,
Budaya : Budaya perusahaan dapat keberhasilan dan kemampuan komunikasi.
Terdiri dari dua menyebabkan masalah proyek. (Kraemmergard & Rose, 2002).
komponen pertama ketidaksesuaian dengan proses (Davenport,2000). b. Staff Skill :
budaya organisasi implementasi (Al-Mudimigh, 2008; Skill Staff TI : Sistem TI lebih banyak sukses
adalah hal yang Law & Ngai, 2007). beberapa di organisasi karena tingginya kemampuan
dominan terkait nilai, Peneliti menyarankan suksesnya staff TI. Kemampuan staff TI harus layak
kenyakinan, dan norma inovasi teknologi tergantung untuk memastikan keberhasilan proyek ERP
norma yang kepada teknologi dapat berselaras (Davenport, 2000; Holland & Light, 1999;
berkembang dari waktu dengan kultur organisasi dan kultur Lee & Lee, 2004; Markus & Tanis, 2000;
kewaktu dan menjadi organisasi dapat membentuk Sumner, 1999; Willcocks & Sykes, 2000).
fitur dalam permintaan dari teknologi baru c. User Skill :
berorganisasi. Kedua (Yusuf, Implementasi ERP akan lebih sukses karena
management style yaitu 2004). memiliki kemampuan pengguna yang tinggi
suatu hal yang terkait b. Dukungan top manajemen : dibanding pengguna kurang ahli (Lee & Lee,
gaya kepemimpinan, Dukungan Top Management paling 2004).
lebih merupakan sering disebutkan sebagai critical Shared Value : a. Keyakinan bersama akan keberhasilan
masalah pimpinan yang success facor untuk implementasi Konsep, pedoman proyek :
dikaitkan dengan apa ERP (Hanafizadeh dkk, 2010). dan ide dasar dari Bisa diharapkan tingginya capaian proyek
yang dilakukan daripada c. Komunikasi : bisnis yang dan sikap positif dapat meningkatkan proses
apa yang mereka Kelancaran dan efektifitas dibangun. Istilah implementasi untuk mencapai kesuksesan
katakan (Peters & komunikasi merupakan faktor ini mengacu pada proyek (Hanafizadeh & Ravasan, 2011).
Waterman, 1082). penting yang dibutuhkan untuk sejauh mana tim Harus memiliki kemampuan kepimpinan
implementasi ERP (Chuang & Shaw, menerima dan yang kuat (Mandal & Gunasekaran, 2003).
2008). percaya akan b. Komitmen seluruh unit di perusahaan:
Staff : a. pengelolaan SDM : tujuan proyek. Suksesnya suatu proyek ERP membutuhkan
Terkait isu sumber daya Kualifikasi staff salah satu hal (Peters & komitmen dan kerja sama dari seluruh
manusia/SDM. penting sebagai sumber daya yang Waterman, personil di setiap segmen bisnis (Zhang dkk.
bernilai dalam setiap organisasi. 1982). 2003).
Kemampuan organisasi dalam c. Membangun keyakinan :
implementasi ERP tergantung pada Mengacu pada keyakinan terhadap dampak
besarnya kemampuan merekrut, sistem terhadap organisasi ditanggapi
memilih, menempatkan, sebagai suatu benefit / keuntungan.
menghargai dan penyediakan
pegawai (Hanafizadeh, 2011).
123
TEDC Vol.9 No.2 Mei 2015: 117-130
124
Pengembangan model penilaian kesiapan implementasi ERP di ........... (Aditya Permadi, Mary Handoko)
125
TEDC Vol.9 No.2 Mei 2015: 117-130
126
Pengembangan model penilaian kesiapan implementasi ERP di ........... (Aditya Permadi, Mary Handoko)
Pengujian Hipotesis pada Tabel 12.1 : P- 0,557 > 0,05 > Good Absolut
Tolak hipotesis nol jika t hitung> t tabel e
Terima hipotesis nol jika t hitung< t tabel Value 0,05 Fit
Dengan t tabel= 1,96
2/df 0,985 2≤2/df≤ 2 2 Fit Good
Kesimpulan : ≤2/df Absolut
Dilihat pada Tabel 12.1 nilai t hitung>1,96 maka ≤3 e
H0 ditolak, berarti dapat disimpulkan Ha dari Tabel
9.2 diterima. RMSEA 0,000 < 0,06 <0,08 Good Absolut
Fit e
127
TEDC Vol.9 No.2 Mei 2015: 117-130
128
Pengembangan model penilaian kesiapan implementasi ERP di ........... (Aditya Permadi, Mary Handoko)
[11] Bingi, P., dkk. (1999) : Critical issues implementation, Journal of IEEE Software, (16),
affecting an ERP implementation, p. 30.
Information Systems Management, pp. 7-14. [24] Hossain, L. Patrick, J.D. & Rashid, M.A. (2002) :
[12] Christian Leyh. (2014) : Which Factors Enterprise Resource Planning Global Opportunities
Influence ERP Implementation Projects in Challenges, IDEA Group.
Small and Medium- Sized Enterprises. [25] Hong, K. Kim, Y. (2002) : The Critical Success
Twentieth Americas Conference on Factor for ERP Implementation An
Information Systems, Savannah. Organizational Fit Perspective, Information and
[13] Claudia van der Vorst (2012) : Approach For Management 25-40.
Selecting ERP Software At Mid-Size [26] Keizer, J. (2002) : Applying Risk Diagnosing
Companies Reflecting Critical Success Mothodology, Journal Product Innovation
Factors, New Challenges of Economic. Riga, Management. Journal of Information &
University of Latvia. Management, Elsevier.
[14] Cole. dkk. (2005) : Being Proactive, Where [27] Kieviet, F. (2006) : Applying COBIT in an ERP
Action Research Mets Design Reasearch, environment, with specific reference to Qmuzik,
Association for Information System, 26th Thesis Master of Computer Auditing, University
International Conference on Information of Stellenbosch.
System. [28] Latan, H. (2012) : Structural Equation Modeling
[15] Deng, J. & Bian, Y. (2008) : Constructing A Konsep dan Aplikasi Menggunakan LISREL 8.80,
Risk Management Mechanism Model Of ERP Alfabeta, Bandung. Law & Kelton (2000) :
Project, International Conference on Simulation Modeling and Analysis, 3rd edn. New
Information Management, IEEE Computer York: McGraw-Hill.
Society. [29] Law, C. C. H., Chen, C. C., & Wu, B. J. P.(2010) :
[16] Ehie, I.C., and Madsen, M. 2005 : Identifying Managing the full ERP life-cycle Considerations
Critical Issues in Enterprise Resource of maintenance and support requirements and
Planning (Erp) Implementation. Computers in IT governance practice as integral elements of
Industry (56:6), pp 545-557. the formula for successful ERP adoption.
[`17] Fortune, J. & White, D. (2006) : Framing of Computers in Industry, 61, 297–308
Project Critical Success Factors by a Systems [30] Liang, H., Saraf, N., Hu, Q., and Xue, Y. (2007).
Model, International Journal of Project : Assimilation of Enterprise Systems: The Effect
Management, 24, 53-65. of Institutional Pressures and the Mediating Role
[18] Ghozali. I, (2010) : Structural Equation of Top Management. MIS Quarterly (31:1), pp
Modeling Metode Alternatif dengan Partial 59– 87.
Least Square Edisi 3. Artikel Universitas [31] Mandal, P. and Gunasekaran, A. (2003) : Issues
Dipenogoro. in implementing ERP a case study, European
[19] Grabski, S., & Leech, S. (2007) : Journal of Operational Research, (146), pp. 274-
Complementary controls and ERP 83.
implementation success, International [32] Mark, K. (2000). : An Investigation Of Risk
Journal of Accounting Information Systems, Perception And RiskPropensity On The Decision
(8:1), pp. 17-39 and Business Development. to Continue A Software Development Project,
[20] Grant, G.G. (2003) : Strategic alignment and Journal of System and Software,Vol.53, 145-157.
enterprise systems implementation the case [34] McLeod.R. (2004) : Management Information
of Metalco, Journal of Information Systems 9th Edition, Pearson.
Technology, (18), p. 159. [35] Motwani, dkk.(2002) : Successful implementation
[21] Hair, Joseph F., dkk.( 2009) : Multivariate of ERP projects evidence from two case studies,
Data Analysis: A Global Perspective. 7th ed. International Journal of Production Economics,
Upper Saddle River: Prentice Hall. (75), p. 83.
[22] Hanafizadeh. P, & Ravasan. A,Z. (2011) : A [36] Nah, F., & Delgado, S. (2006) : Critical success
McKinsey 7S Model-Based Framework for factors for enterprise resource planning
ERP Readiness Assessment, International implementation and upgrade, The Journal of
Journal of Enterprise Information Systems. Computer Information Systems, 46:55, pp. 99-
[23] Holland, C. and Light, B. (1999) : A critical 113.
success factors model for ERP [37] Nah, F.F-H., Lau, J.L-S. & Kuang, J. (2001) :
Critical factors for successful implementation of
129
TEDC Vol.9 No.2 Mei 2015: 117-130
130