Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat digolongkan atas tiga jenis,

yaitu sebagai berikut :

Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut

kepentingan pribadi. Komunikasi antara anak dan orang tua, antarkerabat,
antarsejawat, dan antarteman dll. Digunakan kartu pos, warkat pos, atau surat
bersampul..
 Ciri-ciri surat pribadi
 Tidak menggunakan kop surat
 Tidak ada nomor/stempel
 Bahasa tidak baku/ bebas sesuai keinginan penulis.
 Format bebas
 Salam pembuka dan penutup bervariasi
 Format surat pribadi

Salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam

pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi
pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi
kepada instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya.
 Ciri-ciri surat Resmi/Dinas :
Menggunakan kop surat/kepala surat (logo, nama lembaga, alamat
lembaga)
 Menggunakan nomor surat
Menggunakan lampiran, hal
Bahasa baku/resmi
Salam pembuka/ salam penutup (diakhiri tanda koma)
Pembuka/penutup sesuai format
Ada cap/stempel
Ada nama lembaga/instansi
 Format surat Resmi/Dinas

Kerangka isi surat secara umum :

1. Paragraf pembuka (No. 1-6)
2. Paragraf isi (no. 7)
3. Penutup (no.8 -11)

 Bagian-bagian surat resmi:

 Kepala/kop surat, terdiri dari:
1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga
 Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
 Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
 Hal, berupa garis besar isi surat
 Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
 Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
 Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
 Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya
ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang
disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
 Penutup surat, berisi:
1. salam penutup 3. tanda tangan
2. jabatan 4. nama (biasanya NIP)
 Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang
adanya suatu kegiatan
 Surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan
kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa
 Ciri-ciri Surat Niaga :
 Selalu berkaitan dengan hal bisnis atau perdagangan.
 Dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan
penulisan surat yang baik.
 Menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik
perhatian.
 Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah
dimengerti.
 Cenderung menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat
waktu, tenaga, dan biaya.
 Format surat Niaga

 Adapun macam-macam dari surat niaga yaitu Surat penawaran,

Surat pengaduan, Surat pesanan, Surat pengiriman, Surat
pembayaran barang, Surat penagihan, jual beli,utang-piutang, dll.

B. BENTUK – BENTUK SURAT

1) BENTUK LURUS PENUH (FULL BLOCK STYLE)
Pada surat bentuk lurus penuh atau Full Block Style, penulisan
bagian bagian surat semuanya dimulai dari kiri. Untuk ukuran batas pinggir
kiri 20 dan kanan 80 (elite) atau batas pinggir 15 dan kanan 75 (pica).
2) BENTUK LURUS (BLOCK STYLE)
Bentuk surat lurus atau Block Style pada dasarnya mirip dengan
bentuk surat lurus penuh. Perbedaannya hanya terletak pada
penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan
juga nama jabatan yang diketik di sebelah kanan atas
3) BENTUK SETENGAH LURUS (SEMI BLOCK STYLE)
Bentuk surat setengah lurus atau Semi Block Style adalah campuran antara
bentuk surat lurus dan bentuk surat lekuk. Pengetikan alamat suratnya sama
dengan bentuk surat lurus hanya saja pada pengetikan bagian isi suratnya sama
dengan bentuk surat lekuk, yaitu setiap alinea masuk lima hentakan.
4) BENTUK LEKUK (INDENTED STYLE)
Bentuk surat lekuk atau Indented Style pada dasarnya hampir sama dengan
bentuk surat setengah lurus. Hanya perbedaanya terletak pada penulisan
5) BENTUK MENGGANTUNG (HANGING PARAGRAPH STYLE)
Bentuk surat menggantung atau yang juga dikenal sebagai Hanging
Paragraph Style pada pengetikannya pada baris pertama setiap alinea diketik
disebelah kiri, kemudian baris berikutnya masuk lima spasi sampai pergantian
alinea.
6) BENTUK RESMI (OFFICIAL STYLE)
Bentuk surat resmi atau official Style ini memang sering dipakai oleh instansi –
instansi pemerintah untuk penulisan surat dinas. Untuk penulisan alamat diketik di
sebelah kanan sedangkan di bagian kiri diketik nomor, lampiran dan perihal.