APLIKASI SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI(STI) DI LEVEL-LEVEL

ORGANISASI

sistem teknologi informasi atau yang biasa disebut STI itu adalah suatu system yang terbentuk
sehubungan adanya penggunaan teknologi informasi. STI ini dapat di aplikasikan ke dalam
level-level organisasi, sebelumnya definisi organisasi itu adalah suatu tempat, wadah dan suatu
media dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan berstruktur, terencana,
terpimpin dan terkendali, dalam mengelola suatu sumber daya, sarana-parasarana yang ada, data,
dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan tertentu
dan tujuan organisasi itu sendiri. Dan level-level dalam organisasi itu adalah :

1 Level Operasional
Level dimana terjadinya aktifitas dasar dan transaksi rutin dan adanya data yang terkini.
2 Level Pengetahuan (Knowledge)
Level yang bertujuan untuk mendukung dan memberikan pengetahuan atau informasi dan data
pekerjaan yang diperuntukan untuk karyawan.
3 Level Menejemen
Ialah level untuk mengawasi, mengkoordinasi dan juga pengambilan keputusan dalam
organisasi.
4 Level Strategis
Adalah level untuk membentuk perencanaan jangka panjang dan juga jangka pendek organisasi.

1. System pakar
sistem pakar adalah suatu system untuk mengadopsi pengetahuan yang dimiliki manusia ke
komputer yang dirancang untuk memaksimalkan kemampuan dalam menyelesaikan masalah
seperti layaknya seorang pakar atau orang yang sudah terbiasa menghadapi masalah itu.

Dengan sistem pakar ini, orang awam pun dapat menyelesaikan masalahnya atau hanya sekedar
mencari suatu informasi berkualitas yang sebenarnya hanya dapat diperoleh dengan bantuan para
ahli di bidangnya. Dalam penyusunannya, sistem pakar mengkombinasikan kaidah-kaidah
penarikan kesimpulan (inference rules) dengan basis pengetahuan tertentu yang diberikan oleh
satu atau lebih pakar dalam bidang tertentu. Kombinasi dari kedua hal tersebut disimpan dalam
komputer, yang selanjutnya digunakan dalam proses pengambilan keputusan untuk penyelesaian
masalah tertentu.

Suatu sistem pakar yang baik harus memenuhi ciri-ciri sebagai berikut :

a) Memiliki informasi yang handal.

b) Mudah dimodifikasi.
c) Dapat digunakan dalam berbagai jenis komputer.
d) Memiliki kemampuan untuk belajar beradaptasi.

Secara garis besar, banyak manfaat yang dapat diambil dengan adanya sistem pakar, antara lain :
a) Memungkinkan orang awam bisa mengerjakan pekerjaan para ahli.
b) Bisa melakukan proses secara berulang secara otomatis.
c) Menyimpan pengetahuan dan keahlian para pakar.
d) Meningkatkan output dan produktivitas.
e) Meningkatkan kualitas.
f) Mampu mengambil dan melestarikan keahlian para pakar (terutama yang termasuk keahlian
langka).
g) Mampu beroperasi dalam lingkungan yang berbahaya.
h) Memiliki kemampuan untuk mengakses pengetahuan.
i) Meningkatkan kapabilitas sistem komputer.
j) Memiliki kemampuan untuk bekerja dengan informasi yang tidak lengkap dan mengandung
ketidakpastian.
k) Sebagai media pelengkap dalam pelatihan.
l) Meningkatkan kapabilitas dalam penyelesaian masalah.
m) Menghemat waktu dalam pengambilan keputusan.

Di samping memiliki beberapa keuntungan, sistem pakar juga memiliki beberapa kelemahan,
antara lain :
a) Biaya yang diperlukan untuk membuat dan memeliharanya sangat mahal.
b) Sulit dikembangkan. Hal ini tentu saja erat kaitannya dengan ketersediaan pakar di bidangnya.
c) Sistem Pakar tidak 100% bernilai benar.

Sistem pakar itu sendiri dapat dikembangkan lebih lanjut dengan beberapa alasan yaitu :

a) Dapat menyediakan kepakaran setiap waktu dan di berbagai lokasi.

b) Secara otomatis mengerjakan tugas-tugas rutin yang membutuhkan seorang pakar.
c) Seorang pakar akan pensiun atau pergi.
d) Seorang pakar adalah mahal.
e) Kepakaran dibutuhkan juga pada lingkungan yang tidak bersahabat.

2. Sistem Penunjang Keputusan & Sistem Informasi Eksekutif

System penunjang keputusan(SPK) disebut juga dengan DSS (Decision Suport system)
Pengembanag DSS berawal pada akhir tahun 1960-an dengan adanya pengguna computer secara
time-sharing (berdasarkan pembagian waktu). Pada mulanya seseorang dapat berinteraksi
langsung dengan computer tanpa harus melalui spesialis informasi. Timesharing membuka
peluang baru dalam penggunaan computer. Tidak sampai tahun 1971, ditemukan istilah DSS, G
Anthony Gorry dan Michael S. Scott Morton yang keduanya frofesor MIT, bersama-sama
menulis artikel dalam jurnal yang berjudul “A Framework for Management Information System”
mereka merasakan perlunya ada kerangka untuk menyalurkan aplikasi computer terhadap
pembuatan keputusan manajemen. Gorry dan Scott Morton mendasarkan kerangka kerjanya pada
jenis keputusan menurut Simon dan tingkat manajemen dari Robert N. Anthony. Anthony
menggunakan istilah Strategic palnning, managemen control dan operational control
(perencanaan strategis, control manajemen, dan control manajemen).
DSS adalah sebuah system yang memberikan dukungan kepada seorang manajer, atau kepada
sekelompok manajer yang relative kecil yang bekerja sebagai team pemecah masalah, dalam
memecahkan masalah semi terstrukitur dengan memberikan informasi atau saran mengenai
keputusan tertentu. Informasi tersebut diberikan oleh laporan berkala, laporan khusus, maupun
output dari model matematis. Model tersebut juga mempunyai kemampuan untuk memberikan
saran dalam tingkat yang bervariasi

Usaha berikutnya dalam mendefinisikan konsep DSS dilakuikan oleh Steven L. Alter. Alter
melakukan study terhadap 56 sistem penunjang keputusan yang digunakan pada waktu itu, study
tersebut memberikan pengetahuan dalam mengidentifikasi enam jenis DSS, yaitu :

a) Retrive information element (memanggil eleman informasi)

b) Analyze entries fles (menganali semua file)
c) Prepare reports form multiple files (laporan standart dari beberapa files)
d) Estimate decisions qonsquences (meramalkan akibat dari keputusan)
e) Propose decision (menawarkan keputusan )
f) Make decisions (membuat keputusan)

Tujuan dari system DSS ini memiliki tiga tujuan yang harus di capai yaitu :

a) Membantu manajer dalam pembuatan keputusan untuk memecahkan masalah semi terstruktur.
b) Mendukung keputusan manajer, dan bukannya mengubah atau mengganti keputusan tersebut.
c) Meningkatkan efektivitas menajer dalam pembuatan keputusan, dan bukannya peningkatan
efisiensi
Tujuan ini berkaitan dengan tiga prinsip dasar dari konsep DSS, yaitu struktur masalah,
dukungan keputusan, dan efektivitas keputusan.

Pada dasarnya dua pengguna informasi dari DSS oleh manajer, yaitu untuk mendefinisikan
masalah dan memecahkan masalah tersebut. Pendefinisian masalah adalah usaha definisi dari
pendekatan system. berkaitan dengan fase intelegensi yang di kemukakan oleh simon.
Selanjutnya manjer menggunakan informasi untuk memecahkan masalah yang telah
diidentifikasi. Hal ini merupakan usaha pemecahan menurut poendekatan sistim dan berkaitan
denga fase disain dan pemilihan. Pada umumnya, laporan berkala dan khusus digunakan
terutama dalam usaha definisi, dan simulasi dalam usaha pemecahan Laporan berkala dapat di
rancang untuk menidentifikasi masalah atau masalah yang kemungkinan besar akan muncul,
manjer juga melakukan query terhadap database untuk menemukan masalah atau mempelajari
lebih jauh lagi mengenai masalah yang telah di identifikasi. Simulasi dapat juga membuka
masalah yang tersembunyi, karna kelemahan cenderung akan kelihatan menonjol ketika operasi
perusahaan diubah secara matematis. Laporan berkala dan khusus dapat juga membantu manajer
untuk memecahkan masalah dengan cara mengidentifikasi keputusan alternative, mengevaluasi
dan memilih alternative tersebut, dan memberikan informasi lanjutan.
Sistem informasi eksklusif adalah Suatu bagian yang menyediakan informasi bagi eksekuif
mengnai kinerja keseluruhan perusahaan.yang disingkat dengan EIS. Mengirimkan,
menganalisis, dan menyajikan informasi pada station kerja para pengambil keputusan yang
memberikan gambaran jelas kepadanya mengenai standar penting serta kejadian-kejadian,
sebelum terlambat menanganinya. Data khususnya gambaran pasar, informasi keuangan, dan
statistik industri, dikumpulkan dari sistem pemrosesan bisnis on-line milik perusahaan dan
organisasi pihak ketiga.
Dalam membangun EIS para eksekutif menggunakan beberapa knsep dasar yang bertujuan
memungkinkan para eksekutif dapat memantau seberapa baiknya knerja perusahaan dalam
mencapai tujuannya.

Faktor-faktor penentu keberhasilan penerapan EIS

a. sponsor eksekutif
yang mengerti dan berkomitmen Eksekutif tngkat puncak (CEO) harus berfungsi sebagai sponsor
eksekutif EIS agar mampu menorong penerapan EIS diperusahaan

b. Sponsor Operasi
Jika sponsor eksekutif terlalu sibuk, maka sebagian tugas dilimpahkan kepada eksekutif puncak
lain sebagai sponsor operasi yang bekerja sama dengan spesialis informasi unuk memastikan
pelaksanaan pekerjaaan

c. staf jasa informasi yang sesuai

harus tersedia spesialis informasi yang tidak hanya mengerti teknologi informasi, tetapi tahu juga
cara eksekutif menggunakan system tersebut.

d. Teknologi Informasi yang sesuai

Penggunakan teknologi informasi harus benar-benar sesuai dengan keinginan eksekutif, tidak
lebih atau kurang.

e. Manajemen data
Tidak hanya untuk menghasilkan informasi, eksekutif juga menginginkan sejauh mana
kemutakhiran dari data dan informasi yang dihasilkan.
f. Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis
Sebagian besar EIS yang dirancang digunakan untuk memecahkan masalah yang spesifik
berkaitan dengan bisnis

g. Manajemen atas penolakan organisasi

Jika eksekutif menolak menggunakan EIS, perlu dilakukan upaya untuk mendapatkan
mengidentifikasikan satu masalah yang dihadapi eksekutif tersebut untuk penerapannya.

h. Manajemen atas penyebaran dan evolusi system

jika manajer tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, maka manajer tingkat bawah
menginginkan informasi yang sama, karena mereka ingin mengantisipasi masalah dan
memecahkannya sebelum manajer tingkat atas mengangap masalah tersebut tidak terkendali

3. Sistem Informasi Geografis

Sistem Informasi Geografis merupakan system yang berbasis computer didesain untuk
mengumpulkan, mengelola, memanipulasi, dan menampilkan informasi spasial (keruangan).
Yakni informasi yang mempunyai hubungan geometric dalam arti bahwa informasi tersebut
dapat dihitung, diukur, dan disajikan dalam sistem koordinat, dengan data berupa data digital
yang terdiri dari data posisi (data spasial) dan data semantiknya (data atribut). SIG dirancang
untuk mengumpulkan, menyimpan dan menganalisis suatu obyek dimana lokasi geografis
merupakan karakteristik yang penting, dan memerlukan analisis yang kritis. Penanganan dan
analisis data berdasarkan lokasi geografis merupakan kunci utama SIG. Oleh karena itu data
yang digunakan dan dianalisa dalam suatu SIG berbentuk data peta (spasial) yang terhubung
langsung dengan data tabular yang mendefinisikan bentuk geometri data spasial. Misalnya
apabila kita membuat suatu theme atau layer tertentu, maka secara otomatis layer tersebut akan
memiliki data tabular yang berisi informasi tentang bentuk datanya (point, line atau polygon)
yang berada dalam layer tersebut .
SIG juga merupakan sebuah alat bantu manajemen berupa informasi berbantuan komputer yang
berkait erat dengan sistem pemetaan dan analisis terhadap segala sesuatu serta peristiwa-
peristiwa yang terjadi di muka bumi. Teknologi SIG mengintegrasikan operasi pengolahan data
berbasis database yang biasa digunakan saat ini, seperti pengambilan data berdasarkan kebutuhan
dan analisis statistik dengan menggunakan visualisasi yang khas serta berbagai keuntungan yang
mampu ditawarkan melalui analisis geografis melalui gambargambar petanya.
Kemampuan tersebut membuat SIG berbeda dengan system informasi pada umumnya. Dengan
SIG kita mampu melakukan lebih banyak dibanding hanya dengan menampilkan data semata-
mata. SIG menggabungkan semua kemampuan, baik yang hanya berupa sekedar tampil saja,
sistem informasi yang tersaji secara thematis, dan sistem pemetaan yang berdasarkan susunan
dan jaringan lalu-lintas jalan, bersamaan dengan kemampuan untuk menganalisa lokasi geografis
dan informasi-informasi tertentu yang terkait terhadap lokasi yang bersangkutan.
Dan jangan lupa, SIG adalah sebuah aplikasi dinamis yang akan terus berkembang. Peta yang
dibuat pada aplikasi ini tidak hanya akan berhenti dan terbatas untuk keperluan saat dibuatnya
saja. Peremajaan terhadap informasi yang terkait pada peta tersebut dapat dilakukan dengan
mudah, dan secara otomatis peta tersebut akan segera menunjukkan akan adanya perubahan
informasi tadi. Semuanya itu dapat dikerjakan dalam waktu singkat, tanpa perlu belajar secara
khusus. SIG sangat memungkinkan untuk membuat tampilan peta, menggunakannya untuk
keperluan presentasi dengan menunjuk dan meng-kliknya, serta untuk menggambarkan dan
menganalisis informasi dengan cara pandang baru, mengungkap semua keterkaitan yang selama
ini tersembunyi, pola, beserta kecenderungannya.
Secara umum, Sistem Informasi Geografis bekerja berdasarkan integrasi komponen, yaitu:
Hardware, Software, Data, Manusia, dan Metode. Kelima komponen tersebut dapat dijelaskan
sebagai berikut :

1. Hardware
Sistem Informasi Geografis memerlukan spesifikasi komponen hardware yang sedikit lebih
tinggi dibanding spesifikasi komponen sistem informasi lainnya. Hal tersebut disebabkan karena
data-data yang digunakan dalam SIG, penyimpanannya membutuhkan ruang yang besar dan
dalam proses analisanya membutuhkan memory yang besar dan processor yang cepat. Beberapa
Hardware yang sering digunakan dalam Sistem Informasi Geografis adalah: Personal Computer
(PC), Mouse, Digitizer, Printer, Plotter, dan Scanner.

2. Software
Sebuah software SIG haruslah menyediakan fungsi dan tool yang mampu melakukan
penyimpanan data, analisis, dan menampilkan informasi geografis.
Dengan demikian elemen yang harus terdapat dalam komponen software SIG adalah:
a Tools untuk melakukan input dan transformasi data geografis
b Sistem Manajemen Basis Data.
c Tools yang mendukung query geografis, analisis, dan visualisasi.
d Geographical User Interface (GUI) untuk memudahkan akses pada tool geografi.

3. Data
Hal yang merupakan komponen penting dalam SIG adalah data. Secara fundamental, SIG
bekerja dengan 2 tipe model data geografis, yaitu model data vector dan model data raster.
Dalam model data vector, informasi posisi point, garis, dan polygon disimpan dalam bentuk
koordinat x,y. Bentuk garis, seperti jalan dan sungai dideskripsikan sebagai kumpulan daru
koordinat-koordinat point. Bentuk polygon, seperti daerah penjualan disimpan sebagai
pengulangan koordinat yang tertutup. Data raster terdiri dari sekumpulan grid atau sel seperti
peta hasil scanning maupun gambar atau image. Masing-masing grid memiliki nilai tertenti yang
bergantung pada bagaimana image tersebut digambarkan.

4. Manusia
Komponen manusia memegang peranan yang sangat menentukan, karena tanpa manusia maka
sistem tersebut tidak dapat diaplikasikan dengan baik. Jadi manusia menjadi komponen yang
mengendalikan suatu sistem sehingga menghasilkan suatu analisa yang dibutuhkan.

5. Metode
SIG yang baik memiliki keserasian antara rencana desain yang baik dan aturan dunia nyata,
dimana metode, model dan implementasi akan berbeda untuk setiap permasalahan.

4. Sistem Kantor Otomatis

a Otomatisasi kantor didefinisikan oleh O’Brien ( 1996 ) sebagai system informasi berbasis
telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-
pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup
kerja dan organisasi
b Otomatisasi kantor yang biasa juga di sebut dengan Office Automation merupakan penggunaan
alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan
komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan
perusahaan

Dalam system ini terdapat beberapa tahap yang di lalui yaitu dengan :

c Tradisional
penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan
produktifitas. Terfokus pada penggunaan Word Processing

d Transisional
ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta dibangunnya aplikasi
untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer.
e Transformasional
merupakan fase integrasi informasi dan pematangan konsep Information Resource Management
(IRM) yang merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT)

system ini sangat membantu pekerjaan manusia, system ini memiliki beberapa tujuan yaitu :
1 pendapatan yang lebih tinggi
2 membantu pemecahan masalah
3 penggabungan dan penerapan teknologi
4 memperbarui proses

Jenis-jenis Sistem Informasi dan Contoh Aplikasinya

April 19, 2012 · Filed under Uncategorized

Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan
bisnis. Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian :

1. Transaction Processing Systems (TPS)

TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data
dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS
berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan
lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakanoleh manajer.
Sistem ini bekerja pada level operasional. Input pada level ini adalah transaksi dan kejadian.
Proses dalam sistem ini meliputi pengurutan data, melihat data, memperbaharui data. Sedangkan
outputnya adalah laporan yang detail, daftar lengkap dan ringkasan.

sistem ini tanpa batas yang memungkinkan organisasi berinteraksi dengan lingkungan eksternal.
Karena manajer melihat data-data yang dihasilkan oleh TPS untuk memperbaharui informasi
setiap menit mengenai apa yang terjadi di perusahaan mereka. Dimana hal ini sangat penting
bagi operasi bisnis dari hari ke hari agar sistem-sistem ini dapat berfungsi dengan lancar dan
tanpa interupsi sama sekali. Transaction processing systems (TPS) berkembang dari sistem
informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data
elektronik (electronic data processing systems). Transaction processing systems mencatat dan
memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan perubahan
persediaan/inventori. Transaction processing systems menghasilkan berbagai informasi produk
untuk penggunaan internal maupun eksternal.

Contoh :

1. TPS membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order
pembelian, formulir pajak, dan rekening keuangan. TPS juga memperbaharui database
yang digunakan perusahaan untuk diproses lebih lanjut oleh Sistem Informasi
Manajemen.
2. Dalam rekening keuangan yang meliputi registrasi masuknya murid baru , baik itu
pembayaran-pembayaran serta cek gaji karyawan yang meliputi sistem perhitungan gaji.
Dalam inventory system yaitu Database berisi kelengkapan peralatan sarana dan
prasarana sekolah serta pemeliharaan sekolah beserta murid, guru dan lingkungan
sekolah, yang tujuannya untuk mengembangkan suatu sekolah agar lebih maju dan sesuai
dengan apa yang diharapakan.
3. Aplikasi Bantuan Keuangan Desa (BKD  Pemprov Jawa Timur)Aplikasi bantuan
keuangan desa adalah aplikasi manajemen oprasional Program Bantuan Keuangan
seluruh Desa di propinsi Jawa  timur.Aplikasi ini menangani semua proses  Mekanisme
Bantuan Keuangan Seluruh desa di Jawa Timur, mulai dari proses Usulan Bantuan,
Penetapan Anggaran, Perubahan Anggaran Bantuan, Pencairan Bantuan, beserta seluruh
proses Pelaporan di dalamnya.

2. Office Automation Systems (OAS)

Office automation system (OAS) terkadang disebut juga dengan Virtual Office (VO), konsep
OAS menggabungkan penggunaan berbagai peralatan IT (Information Technology mencakup
hardware dan software) dalam berkomunikasi baik dengan satu orang/unit maupun banyak
orang/unit untuk mengurangi penggunaan kertas (paperless) dengan tujuan terjadinya
peningkatan kecepatan, ketepatan, keamanan kerja di kantor dan meningkatkan produktivitas
kerja. Secara sederhana konsep OAS menyambungkan beberapa peralatan IT via sebuah server.
Server sebagai pusat pengendali untuk setiap workstation dan peralatan lainnya. Para pemakai
(user) dapat saling berhubungan dengan pemakainya lainnya melalui server tadi. Semua
informasi dan dokumen disimpan didalam server dan untuk memudahkan digunakan berbagai
software yang dapat mengatur masing-masing pengguna workstation. Melalui penggunaan
jaringan LAN (Local Area Network) dan Intranet serta Internet seorang user/pemakai akan dapat
berkomunikasi dengan pemakai lainnya tanpa ditentukan/dibatasi oleh jarak dan waktu.

Contoh :
 1. Desktop Publishing
2. Electronic Calender
3. Email
4. Electronic Spreadsheet

3. Knowledge Work System

Knowledge work systems (KWS) adalah sistem informasi yang membuat dan mengintegrasikan
pengetahuan baru ke organisasi. Knowledge Work System mendukung para pekerja professional
seperti ilmuwan, insinyur, dan doktor dengan membantu mereka menciptakan pengetahuan baru
dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.

4. Informatic Management System

SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang
lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan
informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan
beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).

Contoh :

A.  SISTEM INFORMASI MANAJEMEN LELANG/ TENDER

E-Procurement ( E-PROC)

Salah satu penerapan kemajuan teknologi telematika dalam mendukung proses bisnis adalah
dalam proses pengadaanbarang/ jasa, sehingga proses tersebut akan lebih transparan, efektif dan
efisien. Pemanfaatan e-Procurementmenjadikan proses pengadaan dapat dilaksanakan dengan
efektif dan efisien dengan prinsip persaingan sehat, transparan, terbuka dan perlakuan yang adil
bagi semua pihak, sehingga hasilnya dapat dipertanggung jawabkan baik dari segi fisik,
keuangan, maupun manfaatnya bagi kelancaran tugas Pemerintah/ Perusahan.Aplikasi electronic
Procurement atau e-Procurement adalah suatu aplikasi yang digunakan untuk mengelola
pengadaan barang/ jasa berbasis internet yang didisain untuk mencapai suatu proses pengadaan
barang/ jasa yang efektif, efisien dan terintegrasi.Aplikasi e-Procurement memiliki fasilitas
transaksi antara Buyer dan Supplier. Yang dimaksud dengan Buyer adalah pihak yang akan
melakukan proses pembelian barang/ jasa. Supplier adalah pihak-pihak yang berfungsi sebagai
pemasok barang/ jasa yang dibutuhkan oleh Buyer.

Keunggulan e-Procurement

§ Tidak adanya batas ruang dan waktu karena menggunakan teknologi berbasis internet.

§ Proses pengadaan barang dapat diikuti oleh pemasok secara terbuka.

§ Proses dalam setiap tahapan pengadaan akan dengan mudah diikuti / diawasi oleh seluruh
stakeholder.

§ Proses akan berlangsung secara :

a. Efisien,

b. Efektif,

c. Terbuka dan bersaing,

d. Transparan,

e. Adil/ tidak diskriminatif,

f. Akuntabel.

§ Akan lebih mendorong terjadinya persaingan antar pemasok yang lebih sehat.

§ Mencegah tindakan kolusi, korupsi dan nepotisme ( KKN) dalam pelaksanaan pengadaan
barang/ jasa.

Manfaat e-Procurement

1. Mendapatkan Harga Pembelian Barang yang terkontrol.

2. Mempercepat Waktu Proses Pengadaan.

3. Proses pengadaan akan lebih transparan.

4. Mereduksi biaya pengadaan barang/ jasa.

5. Menghemat sampai dengan 50% anggaran.

6. Memperlancar Komunikasi Buyer – Supplier.

7. Pelayanan yang baik kepada Supplier.

B.  Sistem Informasi Menejemen Pelayanan Terpadu Satu Pintu (SIM PTSP)

SIM PTSP adalah sebuah aplikasi untuk memenejemen perizinan yang ada di Kabupaten Bau
bau,  Buton, Sulawesi Tenggara. SIM PTSP merupakan aplikasi yang mengelola
penyelenggaraan perizinan yang prosesnya dimulai dari tahap permohonan sampai ke tahap
terbitnya dokumen yang dilakukan dalam satu tempat. Aplikasi seperti ini dapat memberikan
kepuasan kepada para pihak yang mengajukan izin dikarenakan dengan pelayanan yang
diberikan oleh SIM PTSP menjadikan proses pembuatan izin menjadi lebih cepat, murah,

mudah, transparan, pasti dan terjangkau.

5. Decision Support Systems (DSS)

DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS
bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh
tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.

Tujuan

Tujuan dari Decision Support System (DSS) antara lain adalah :

• membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi struktur

• mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya

• meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan seorang manajer dari pada efisiensinya.

Tahap-tahap

Tahap-tahap dalam pengambilan keputusan antara lain adalah :

 kegiatan intelijen,
 kegiatan merancang,
 kegiatan memilih dan menelaah.

Kegiatan intelijen ini merupakan kegiatan mengamati lingkungan untuk mengetahui kondisi-
kondisi yang perlu diperbaiki. Kegiatan ini merupakan tahapan dalam perkembangan cara
berfikir. Untuk melakukan kegiatan intelijen ini diperlukan sebuah sistem informasi, dimana
informasi yang diperlukan ini didapatkan dari kondisi internal maupun eksternal sehingga
seorang manajer dapat mengambil sebuah keputusan dengan tepat.
Kegiatan merancang merupakan sebuah kegiatan untuk menemukan, mengembangkan dan
menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin untuk dilakukan. Tahap perancangan ini
meliputi pengembangan dan mengevaluasi serangkaian kegiatan alternatif. Pertimbangan-
pertimbangan utama telah diperkenalkan oleh Simon untuk melakukan tahapan ini, apakah
situasi keputusan ini terprogram atau tidak. Sedangkan kegiatan memilih dan menelaah ini
digunakan untuk memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia dan
melakukan penilaian terhadap tindakan yang telah dipilih.
Jenis – Jenis DSS

Jenis-jenis DSS menurut tingkat kerumitan dan tingkat dukungan pemecahan masalahnya adalah
sebagai berikut:

 Mengambil elemen-elemen informasi.

 Menaganalisis seluruh file.
 Menyiapkan laporan dari berbagai file.
 Memperkirakan dari akibat keputusan.
 Mengusulkan keputusan.
 Membuat keputusan.

Model

Model DSS terdiri dari:

1. Model matematika.

2. Database.

3. Perangkat lunak.

Perangkat lunak DSS sering disebut juga dengan DSS generator. DSS generator ini berisi modul-
modul untuk database, model dan dialog manajemen. Modul database ini menyediakan beberapa
hal, seperti: creation, interrogation dan maintenance untuk DSS database. DSS database memiliki
kemampuan untuk menemukan sistem database yang telah disimpan. Sedangkan modul model
digunakan untuk menyajikan kemampuan membuat, menjaga dan memanipulasi ke dalam
bentuk model matematika. Model dasar ini menampilkan electronic spreadsheet. Model dialog
digunakan untuk menarik perhatian para pengguna untuk berhubungan langsung antara pengguna
dengan komputer dalam mencari solusi.

Penerapan DSS Dalam Suatu Instansi

Mengapa DSS digunakan dalam suatu perusahaan?

• Perusahaan beroperasi pada ekonomi yang tidak stabil.

• Perusahaan dihadapkan pada kompetisi dalam dan luar negeri yang meningkat.
• Perusahaan menghadapi peningkatan kesulitan dalam hal melacak jumlah operasi-operasi
bisnis.

• Sistem komputer perusahaan tidak mendukung peningkatan tujuan perusahaan dalam hal
efisiensi, profitabilitas dan mencari jalan masuk di pasar yang benar-benar menguntungkan.

Dampak Pemanfaatan DSS

Dampak dari pemanfaatan Decision Support System (DSS) antara lain :

 Masalah-masalah semi struktur dapat dipecahkan.

 Problem yang kompleks dapat diselesaikan.
 Sistem dapat berinteraksi dengan pemakainya.
 Dibandingkan dengan pengambilan keputusan secara intuisi, pengambilan keputusan
dengan DSS dinilai lebih cepat dan hasilnya lebih baik.
 Menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh manajer yang
kurang berpengalaman.
 Untuk masalah yang berulang, DSS dapat memberi keputusan yang lebih efektif.
 Fasilitas untuk mengambil data dapat memberikan kesempatan bagi beberapa manajer
untuk berkomunikasi dengan lebih baik.
 Meningkatkan produktivitas dan kontrol dari manajer.

Faktor Pendukung DSS

Pengambilan keputusan dipengaruhi oleh :

 Faktor teknologi
 Faktor kompleksitas struktural
 Faktor pasar internasional
 Faktor stabilitas politik
 Faktor konsumerisme
 Faktor intervensi pemerintah
 Faktor informasi yang berkaitan dengan masalah tersebut,
 Faktor gaya pengambilan keputusan dan
 Faktor kemampuan (intelegensi ,persepsi, dan falsafah) serta
 Pertimbangan pengambil keputusan.

Pengambilan keputusan selalu berkaitan dengan ketidakpastian dari hasil keputusan yang
diambil. Untuk mengurangi faktor ketidakpastian tersebut, keputusan membutuhkan informasi
yang sahih mengenai kondisi yang telah, dan mungkin akan terjadi, kemudian mengolah
informasi tersebut menjadi beberapa alternatif pemecahan masalah sebagai bahan
pertimbangannya dalam memutuskan langkah yang akan dilaksanakannya, sehingga keputusan
yang diambil diharapkan dapat menrberikan keuntungan yang maksimal.
• Menggunakan aplikasi Computer Base Information System (CBIS) untuk lingkungan
kelompok, seperti: Electronic Meeting System (EMS) dan Group Decision Support System
(GDSS). Sistem Pendukung Keputusan Kelompok (group decision support system), atau GDSS
adalah suatu sistem berbasis komputer yang mendukung kelompok-kelompok orang yang terlibat
dalam suatu tugas (tujuan) bersama dan yang menyediakan interface bagi suatu lingkungan yang
digunakan bersama.

Contoh :

1. Program Sekolah Tunas Bangsa mempunyai LinK Elektronik yang memudahkan

manajerial dan User menerima respon secara interaktif untuk mengetahui jumlah
pendapatan atau pendaftaran siswa tahun ajaran baru, dan daya tampung kapasitas
sekolah serta masyarakat bisa mengetahui tentang sekolah yang menjadikan sekolah
favoritnya, sebagai informasi yang lebih lengkap. Dan dari sinilah masyarakat bisa tau
bagaimana alur, atau kelebihan sekolah tersebut, karena orang tua tidak mau
menyekolahkan anak-anaknya pada sekolah yang asal-asalan.
2. Penerapan Sistem Penunjang Keputusan (Decision Support System) Dalam Sistem
Informasi Manajemen Akademik Di kampus STMIK Insan Pembangunan

Berbagai proses dalam manajemen akademik, proses pengambilan keputusan telah banyak
bergantung pada DSS yang telah dikembangkan. Penerapan DSS diterapkan pada saat :

 Keputusan penerimaan mahasiswa baru

 Evaluasi prestasi akademik
 Yudisium dan
 Penentuan mahasiswa berprestasi.

Berbagai basis data dikembangkan oleh unit kerja sesuai dengan aktivitas dan arah
pengembangan masing-masing dengan penerapan koordinasi matriks kepada unit lain yang
terkait. Pangkalan data utama meliputi sebagai berikut :

 Basis data akademik yang dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi Akademik
(SISKA), termasuk di antaranya basis data mahasiswa
 Basis data keuangan yang dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi Keuangan
(BAK).
 Basis Data Perpustakaan (Perpus) yang dikelola oleh bagian perpustakaan termasuk
didalamnya data buku, literature dll.

ulasan :

Pengembangan Sistem Informasi STMIK Insan Pembangunan

Pengembangan dan pemanfaatan sistem informasi merupakan salah satu program STMIK Insan
Pembangunan untuk menunjang pengembangan pendidikan dan pengelolaan Sekolah tinggi.
Pengembangan pemanfaatan teknologi informasi (TI), yang juga disebut sebagai teknologi
informasi dan komunikasi (information and communication technology = ICT) merupakan
strategi dasar pengembangannya sehingga dapat menunjang sistem pendidikan dan pengelolaan
yang efisien dan efektif. Sedangkan langkah pencapaian tujuan pengembangan adalah dengan
meningkatkan aksesibilitas sumberdaya dan aktivitas sivitas akademika dalam satu sistem
informasi manajemen (SIM) yang terpadu dan modern sehingga dapat melakukan evaluasi diri,
pemantauan, audit akademis maupun finansial, dan perencanaan secara komprehensif.

Infrastruktur sistem informasi STMIK Insan Pembangunan dikembangkan untuk menunjang

decision support system dan menggunakan ICT pada semua unit kerja. ICT bermanfaat dalam
meningkatkan mutu pendidikan dan pengendalian manajemen internal. Strategi implementasi
pada unsur peningkatan kinerja organisasi adalah dengan meningkatkan dan mengembangkan
manajemen sistem informasi .

Pengembangan SIM STMIK Insan Pembangunan diarahkan menjadi tiga jenjang, yaitu :

1) Executive Information System : kebutuhan informasi strategis untuk pimpinan puncak

2) Decision Supporting System : kebutuhan informasi untuk manager menengah yang

dipergunakan untuk implementasi perencanaan; dan

3) Transaction Processing System : dipergunakan untuk manager operasi agar dapat

melaksanakan fungsi tugasnya dan melakukan monitoring.

Dalam menunjang terciptanya jenjang sistem informasi tersebut, maka diperlukan beberapa
prasyarat, yakni tersedianya:

 Sistem komputer untuk mengembangkan paperless office, internet, intranet, pusat /

gudang data (data centre / ware-house), PC network dengan berbagai variannya.
 Staf dan karyawan yang mampu menguasai sistem komputer. Ini berguna bagi pihak
manajemen dalam menyusun rencana kerja dan mengontrol pelaksanaan kegiatan yang
ada.

Pengelolaan Sistem Informasi STMIK Insan Pembangunan

Pengelolaan sistem informasi STMIK Insan Pembangunan berada di bawah tanggung jawab
langsung Ketua Sedangkan dalam pelaksanaan pengelolaan dan pengembangan sistem informasi
STMIK Insan Pembangunan dilakukan oleh Bagian Litbang yang membawahi Bagian IT dan
UPT

Sistem Aliran Data dan Otorisasi Akses Data

melakukan penataan dan perbaikan SIM STMIK Insan Pembangunan beserta pengelolaannya
untuk menyempurnakan tata laksana dan responsibilitas dengan baik. Guna menunjang
kokohnya layanan informasi di lingkungan STMIK Insan Pembangunan, untuk mendorong
tercapainya aplikasi SIM STMIK Insan Pembangunan yang berjalan realtime secara online dan
up to date.
Beberapa yang dilakukan dalam menunjang hal tersebut, sebagai berikut:

 Pendayagunaan Unit Sistem Informasi

 Pendayagunaan operator di setiap unit / lembaga / badan
 Membangun SIM STMIK Insan Pembangunan yang terintegrasi
 Melakukan perkuatan terhadap kebijakan, sasaran dan strategi sistem informasi
 seluruh input yang diolah diharapkan mampu memberikan output yang sesuai dengan
kebutuhan institusi. dalam hal ini, juga melaksanakan otomasi EPSBED ke dalam SIM
STMIK Insan Pembangunan dengan menggunakan program visual basic, melalui :
  Integrasi sistem akademik
  Pengisian nilai akademik tepat waktu
  Pengisian data EPSBED, termasuk entry data tabel mata kuliah, data KRS, KHS, alumni,
serta data kapasitas dan fasilitas.

Adapun data valid yang dimaksud, dengan menyertakan beberapa hal sebagai berikut :

a. Laporan semester berjalan dalam kondisi valid

b. laporan data yang terakhir dan print out evaluasi per semester.

Otorisasi akses data senantiasa dikelola untuk menjaga kelangsungan dan stabilitas sebuah
sistem aplikasi. Diharapkan, seluruh sistem informasi yang dibangun, dapat sesuai dengan
kebutuhan setiap user. Otorisasi terhadap akses data merupakan jawabannya. Implementasi
pengelolaan otoritas biasa dimulai dengan login dan pencantuman user password. Implementasi
atas user classification dilakukan, dimana menu-menu yang muncul atau aktif, dapat disesuaikan
dengan group user yang telah melakukan login.

Akses data memerlukan sebuah form khusus yang biasa digunakan untuk melakukan sentralisasi
objek. Selanjutnya, objek tersebut akan mengarah pada akses database (basis data). Secara
umum, klasifikasi user dalam sistem informasi STMIK Insan Pembangunan dibagi menjadi :

a. Login operator. Berperan sebagai user yang hanya bisa mengisi dan atau memutakhirkan
content.

b. Login admin. Berperan sebagai administrator yang mampu mengisi content, sekaligus berhak
melakukan editing, penambahan atau penghapusan user.

c. Untuk sistem aplikasi tertentu, dilakukan klasifikasi berdasarkan login pimpinan, operator,
user dan admin, atau terkadanng ditambahkan super-admin.

Klasifikasi User Aplikasi SIM STMIK Insan Pembangunan

 Gambar : Klasifikasi User

3. Pemanfaatan Sistem Informasi STMIK Insan Pembangunan

Pemanfaatan sistem informasi berbasis teknologi informasi dan komunikasi di STMIK Insan
Pembangunan meliputi pemanfaatan basis data & informasi, pemanfaatan dalam dukungan
pengambilan keputusan (Decision Support System = DSS), dan pemanfaatan dalam komunikasi
dan akses informasi.

Pemanfaatan Basis Data dan Informasi

SIM STMIK Insan Pembangunan memiliki basis data dan informasi yang lengkap yang
dikelompokkan dalam beberapa sub-sistem, meliputi administrasi akademik, keuangan, sistem
pembelajaran, dan data perpustakaan di STMIK Insan Pembangunan. secara bertahap, akan
diintegrasikan menjadi suatu SIM STMIK Insan Pembangunan yang lebih handal.

Administrasi Akademik

Basis data dan informasi akademik dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi
Akademik (SISKA), termasuk di antaranya master mahasiswa.

Gambar : Aplikasi SISKA

Kelompok Aplikasi ini merupakan piranti utama dalam pelaksanaan registrasi mahasiswa,
monitoring kemajuan akademik mahasiswa, penginputan nilai mhs dan lain-lain.

Keuangan Perguruan Tinggi

Subsistem informasi keuangan dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi Keuangan
(BAK). Termasuk di dalamnya adalah aplikasi Pengelolaan Keuangan
Sistem Pembelajaran

dalam peningkatan mutu pembelajaran. Mahasiswa bisa dengan download dokumen atau modul
kuliah

Selain sebagai pemanfaatan basis data buku Perpustakaan STMIK Insan Pembangunan juga
menyimpan hasil penelitian mahasiswa jenjang diploma hingga sarjana.

Sistem Analisis Pengambilan Keputusan

Data dan informasi akan diolah dalam sebuah rumusan tertentu, dianalisis dan kemudian dapat
disajikan untuk memenuhi kebutuhan decission maker. Pelaksanaan analisis antara lain
dilakukan dalam kaitan berbagai kebutuhan spesifik.

1. Aplikasi SIM STMIK Insan Pembangunan pada berbagai aktivitas pengelolaan STMIK Insan
Pembangunan, seperti pada saat registrasi mahasiswa baru ataupun mahasiswa lama berlangsung
dan pada saat pengambilan keputusan penerimaan mahasiswa, Pengisian KRS dan Pengambilan
KHS

2. Proses pengumpulan dan penyusunan dokumen akreditasi berdasarkan 15 Standar Badan

Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi

3. Proses evaluasi diri di lingkungan STMIK Insan Pembangunan.

4. Monitoring dan penigkatan mutu web STMIK Insan Pembangunan

5. Analisis benchmarking dengan institusi eksternal melalui kompilasi informasi dari pihak
eksternal

6. Data dasar dan SWOT untuk perencanaan pengembangan bagian penelitian dan
pengembangan (litbang) STMIK Insan Pembangunan.

Pemanfaatan untuk Komunikasi dan Akses terhadap Sumber Ilmiah

Website STMIK Insan Pembangunan dengan alamat http://www.insanpembangunan.ac.id.

Pemanfaatannya terus dikembangkan dan diharapkan senantiasa dapat memenuhi keinganan
seluruh civitas akademika dan masyarakat pada umumnya.

Akses Internet

Akses internet telah disediakan bagi civitas akademika STMIK Insan Pembangunan dengan
menggunakan WiFi hotspot area.Fasilitas internet ini digunakan untuk mengakses berbagai
informasi yang tersedia di dunia maya

Alamat e-mail Ketua dan Kajur

Alamat e-mail bagi civitas akademika yang dikelola dibawah
http://www.insanpembangunan.ac.id

Secara bertahap, seluruh civitas akademika akan diberikan alamat email, melalui pengelolaan
email tersentralisasi, kecuali untuk email mahasiswa

 Gambar : Login E-mail

Jaringan lokal

Jaringan komputer STMIK Insan Pembangunan menggunakan Local Area Network (LAN).
Selain itu STMIK Insan Pembangunan juga sedang mengembangkan jaringan nirkabel perangkat
seluler dalam bentuk SMS Gateway yang nantinya akan bekerjasama dengan PT Telkomsel yang
di antaranya meliputi fitur: web2 sms, shortcode, queing, dan hunting.
6. Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI)
AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara
untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis
kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli
menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta
memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga disebut knowledge-based systems)
secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuanseorang ahli untuk menyelesaikan
masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Berbeda dengan DSS, DSS meningalkan
keputusan terakhir bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi solusi terbaik
terhadap suatu masalah khusus. Komponen dasar sistem ahli adalah knowledge-base yaikni suatu
mesin interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan
pertanyaan lewat bahasa terstruktur dan anatarmuka pengguna.

Contoh :

1. System jadwal mekanik

 2. Aplikasi ramalan

7. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work

Systems (CSCW)
Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-terstruktur dan tak
terstruktur, maka group Decision support systems membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan
untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan
dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang GDSS disebut
dengan CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware”
untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.

Contoh :

1. E- Government
8. Executive Support Systems (ESS)
ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu eksekutif
mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan
pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor.

Contoh :