PERTEMUAN KE - XI

A. Perencanaan Laporan Formal

B. Tujuan Pembelajaran

Tujuan pembelajaran ini adalah setelah mempelajari ‘Perencanaan Laporan

Formal’ mahasiswa diharapkan mampu memahami, dan menjelaskan ciri-ciri dan cara
menyusun laporan formal.

C. Uraian/Materi

1. Pengertian Laporan

a. Menurut Wikipedia (2020), laporan adalah suatu bentuk penyampaian berita,

keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan
maupun tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan
wewenang. Laporan merupakan salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari
pihak yang satu kepada pihak lainnya.

b. Menurut kamus.tokopedia.com (2020), laporan adalah bentuk penyampaian

informasi baik secara lisan maupun tulisan. Informasi yang disampaikan
melalui laporan bisa bermacam-macam tergantung kebutuhan mulai dari berita,
keterangan, pemberitahuan ataupun pertangjawaban.

2. Alasan Membuat Laporan

Suatu laporan disusun karena si pembuat laporan telah melaksanakan suatu

kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya. Kegiatannya dapat dilakukan oleh
perseorangan namun dapat juga dilakukan oleh tim atau kelompok.

a. Terdapat beberapa kegiatan yang menjadi tanggung jawab perseorangan.

Kegiatan yang dilakukan oleh perseorangan biasanya merupakan tanggung

jawabnya sebagai syarat untuk menyelesaikan suatu program. Jika tanggung jawabnya
tidak dilaksanakan maka seseorang dikatakan tidak menyelesaikan program tersebut.

67
 1) Sebagai mahasiswa. Misalnya mahasiswa wajib menempuh kegiatan
magang, praktek kerja lapangan, praktek penelitian laboratorium, kegiatan
tahap akhir seperti skripsi, tesis, diserasi, dan sebagainya, maka mahasiswa
tersebut harus membuat laporan sebagai bukti telah melaksanakan kegiatan.
Penyusunan laporan tersebut biasanya melalui proses bimbingan dan akan
berakhir dengan persetujuan dengan bukti tanda tangan pembimbing dan
atau pejabat di lembaga tempat mahasiswa belajar, yang selanjutnya akan
diujikan.

2) Sebagai pegawai. Misalnya seorang pegawai mendapatkan tugas survey di

suatu tempat. Ketika perkerjaan sudah dilaksanakan maka pegawai tersebut
diminta membuat laporan sebagai bentuk pertanggung jawaban. Jika laporan
sudah disetujui maka laporan tersebut akan di tanda tangani atasannya.

b. Terdapat beberapa kegiatan yang menjadi tanggung jawab kelompok.

1) Kelompok mahasiswa. Misalnya suatu kelompok mahasiswa mengikuti

suatu program atau lomba untuk menghasilkan suatu karya tertentu, maka
kelompok mahasiswa tersebut akan mengajukan usulan berupa proposal
kegiatan atau syarat lomba yang dimaksud. Jika kelompok mahasiswa
tersebut telah selesai melaksanakan kegiatannya maka wajib membuat
laporan. Jika laporan sudah disetujui maka laporan tersebut akan di tanda
tangani oleh panitia di suatu lembaga tertentu.

2) Kelompok dosen. Misalnya suatu kelompok dosen mengikuti program

penawaran penelitian atau pengabdian masyarakat di lembaganya dan
didanai oleh lembaga tersebut, maka kelompok dosen tersebut akan
mengajukan usulan berupa proposal kegiatan. Jika usulan kelompok dosen
disetujui maka akan dilanjutkan untuk melakukan kegiatan penelitian.
Kegiatan penelitian yang telah selesai maka wajib untuk dilaporkan. Jika
laporannya disetujui maka akan di tanda tangani oleh lembaga yang
mengadakan kegiatan atau pemberi dana tersebut.

3) Kelompok masyarakat. Misalnya suatu kelompok masyarakat mengikuti

program kegiatan yang didanai oleh suatu lembaga tertentu maka kelompok
68
 masyarakat tersebut akan mengajukan usulan berupa proposal kegiatan. Jika
usulan kelompok masyarakat tersebut disetujui maka akan dilanjutkan untuk
melakukan kegiatan yang dimaksud. Kegiatan yang telah selesai
dilaksanakan maka wajib untuk dilaporkan. Jika laporannya disetujui maka
akan di tanda tangani oleh lembaga yang mengadakan kegiatan.

3. Fungsi dan Manfaat Laporan

Menurut artikelmateri.com (2020), fungsi laporan adalah untuk:

a. Sebagai bahan pertanggungjawaban
b. Alat penyampaian informasi
c. Alat pengawasan
d. Bahan penilaian
e. Bahan pengambilan keputusan

Manfaat Adanya Laporan

a. Dasar penentuan kebijakan

b. Bahan penyusunan rencana kegiatan berikutnya
c. Mengetahui perkembangan dan proses peningkatan kegiatan
d. Sebagai sumber informasi

4. Pengertian Laporan Formal

Dalam https://brainly.co.id (2020) dijelaskan bahwa laporan formal adalah

laporan yang memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu yang nadanya bersifat
impersonal dan materi disajikan dalam suatu pola struktur sepert yang terdapat dalam
buku-buku.

Format suatu laporan formal mengikuti aturan penulisan laporan resmi. Suatu
laporan terdiri dari 3 bagian yaitu bagian awal, bagian isi, dan bagian akhir.

a. Bagian awal sutu laporan adalah bagian sebelum masuk bagian isi. Bagian
awal ini menyesuaikan peruntukan laporan kepada siapa. Bagian awal suatu
laporan biasanya terdiri dari bagian cover atau halaman sampul, halaman
pangesahan, kata pengantar, daftar isi, daftar tabel, daftar gambar, ringkasan.

69
b. Bagian isi. Menurut Asri (2019), isi suatu laporan terdiri dari bagian
pendahuluan, tubuh, penutup.

1) Pendahuluan. Beberapa unsur yang perlu dipertimbangkan pada suatu

pendahuluan adalah:

a) Pemberi kuasa: Pihak yang meminta laporan.

b) Maksud dan tujuan penulisan laporan.
c) Ruang lingkup: cakupan atau batas suatu pokok bahasan.
d) Metodologi: cara/teknik mengumpulkan data.
e) Latar belakang: informasi singkat sebagai latar pemilihan pokok bahasan.
f) Definisi istilah: jika laporan mengandung istilah yang memiiki bebrapa
penafsiran.
g) Keterbatasan: dana, waktu, atau data.

2) Tubuh. Bagian tubuh merupakan bagian terpanjang dari suatu laporan

bisnis, dalam bagian ini, dibahas dan dikembangkan hal-hal yang penting
secara rinci.
Berikut ini beberapa pola organisasi tubuh laporan bisnis:
a) Pola topikal, yaitu pola yang paling umum, gagasan dilaporkan
berdasarkan topik yang dipilah-pilah menjadi beberapa sub topik
b) Pola kronologis, yaitu gagasan, peristiwa atau kejadian disusun
berdasarkan urutan atau rangkaian waktu tertentu.
c) Pola spasial, yaitu pola untuk mendeskripsikan lokasi atau tempat
d) Pola klimaks, yaitu pola degan urutan ide, kejadian, atau topik yang tidak
penting, cukup penting, penting, sangat penting, dan paling penting.
e) Pola anti klimaks, yaitu pola dengan urutan ide, kejadian atau topik yang
paling penting, sangat penting, penting, cukup penting, tidak penting.
f) Pola kausal, yaitu pola yang membahas penyebab-penyebab suatu
masalah dan kemudian diikuti dengan akibat-akibatnya.

3) Penutup. Bagian penutup adalah bagian yang merangkum laporan secara

menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau memberi rekomendasi.
Rangkuman berisi ringkasan pembahasan, kekuatan dan kelemahan, atau

70
 manfaat dan kerugian. Kesimpulan, berisi evaluasi fakta-fakta, tanpa
memasukkan pendapat pribadi penulis. Rekomendasi, menyarankan suatu
program tindakan.

c. Bagian akhir suatu laporan adalah bagian setelah penyampaian bagian isi.
Bagian akhir terdiri dari acuan daftar pustaka (jika diperlukan), dan lampiran-
lampiran pendukung laporan.

Selain berdasar pola organisasi tubuh laporan, terdapat pembagian laporan

berurutan menurut bab-bab laporan.

Bagian Isi terdiri dari:

Bab I: Pendahuluan. Bagian pendahuluan ini berisi:

a. Latar belakang
b. Identifikasi masalah
c. Pembatasan masalah/ruang lingkup
d. Rumusan masalah
e. Tujuan dan manfaat
Bab II : Kajian Pustaka. Berisi beberapa kajian teori yang mendasari topik
yang mendasari permasalahan
Bab III: Metode Penelitian
Bab IV: Pembahasan
Bab V : Penutup

5. Ciri-ciri Laporan Formal

Beberapa ciri laporan formal

a. Panjang.
Laporan yang ditulis secara lengkap yang berhubungan dengan tugasnya.
Penerima laporan merupakan lembaga resmi.
b. Lengkap.
Laporan dapat semakin sempurna jika dilengkapi dengan lampiran
c. Logis.

71
 Laporan dianggap logis jika keterangan yang dikemukakannya dapat ditelusuri
alasan-alasannya yang masuk akal.
d. Sistematis.
Laporan disusun menyesuaikan format tertentu dan teratur atau berurutan.

6. Format Penulisan Laporan Formal

Penulisan suatu laporan formal mengikuti aturan atau format penulisan tertentu.
a. Aturan margin. Misalkan aturan margin kiri 4, margin atas 3, margin kanan 3
dan margin bawah 3.
b. Fond dan Spasi. Misalkan suatu laporan ditulis menggunakan fon Times New
Roman yang diketik menggunakan spasi 1,5 untuk materi laporan.
c. Tabel. Biasanya menggunakan spasi 1, dengan urutan penomoran tabel
mengikuti asal bab atau urutan penomoran langsung mengikuti angka yang
berlaku. Judul tabel berada di atas badan tabel.
d. Gambar. Ukuran gambar menyesuaikan penampilan terbaik. Urutan
penomoran gambar mengikuti asal bab atau urutan penomoran langsung
mengikuti angka yang berlaku. Judul gambar berada di bawah badan tabel.
e. Terdapat aturan penomoran halaman. Pada bagian awal menggunakan
penomoran halaman romawi kecil yang ditulis di tengah bawah. Pada bagian
isi atau tubuh laporan, penomoran halaman menggunakan angka urut mulai
nomor 1 yang ditulis di kanan bawah. Pada bagian akhir laporan, penomoran
halaman menggunakan angka urut mulai nomor 1 yang ditulis di kanan bawah
melanjutkan nomor halaman terakhir di bagian isi.

D. Rangkuman

Laporan adalah suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan

ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun tertulis dari bawahan kepada
atasan sesuai dengan hubungan wewenang. Laporan adalah bentuk penyampaian
informasi baik secara lisan maupun tulisan. Informasi yang disampaikan melalui
laporan bisa bermacam-macam tergantung kebutuhan mulai dari berita, keterangan,
pemberitahuan ataupun pertangjawaban.

72
 Suatu laporan disusun karena si pembuat laporan telah melaksanakan suatu
kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya. Kegiatannya dapat dilakukan oleh
perseorangan namun dapat juga dilakukan oleh tim atau kelompok.

Laporan formal adalah laporan yang memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu

yang nadanya bersifat impersonal dan materi disajikan dalam suatu pola struktur sepert
yang terdapat dalam buku-buku.

Format suatu laporan formal mengikuti aturan penulisan laporan resmi. Suatu
laporan terdiri dari 3 bagian yaitu bagian awal, bagian isi, dan bagian akhir.

E. Tugas/Latihan

1. Jelaskan pengertian laporan

2. Jelaskan pengertian laporan formal
3. Jelaskan persyaratan laporan formal

4. Sebutkan beberapa contoh laporan formal

F. Daftar Pustaka

Asri, Cahya Purnama. 2019. Komunikasi Bisnis Untuk Mahasiswa dan Kalangan
Umum. Bantul Yogyakarta: Pustaka Baru Press
https://brainly.co.id/diunduh pada tanggal 18 Nopember 2020 pukul 14.54.
https://www.artikelmateri.com/2015/11/laporan-adalah-pengertian-fungsi-manfaat-
ciri-jenis-macam.html. Diunduh pada tanggal 18 Nopember 2020 pukul
21.12.
https://kamus.tokopedia.com/l/laporan/. Diunduh pada tanggal 18 Nopember 2020
pukul 20.50.
https://id.wikipedia.org/wiki/Laporan. Diunduh pada tanggal 18 Nopember 2020
pukul 07.24.
Purwanto, Djoko. 2017. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga. Edisi keempat

73