PENGADAAN, PENERIMANAAN

DISTRIBUSI
apt. Sendi Lia Yunita, M.Sc.
apt. Mutiara Titani, M.Sc.
DEPARTEMEN KOMUNITAS
PRODI FARMASI
NOVEMBER 2020
PENGADAAN (purchasing) :
 Compton & Jessop  Dobler (1990 ) → purchasing merup Partisipasi dlm:
(1995) →
 pengembangan persyaratan & spesifikasi;
 pengadaan memiliki
 mengelola kegiatan analisis nilai;
banyak nama antara
lain loan/pinjaman,  melakukan penelitian supply market;
transfer/perpindahan,  mengelola negosiasi pemasok;
hire purchase/  melakukan kegiatan pembelian secara tradisional;
pembelian secara  mengelola kontrak pembelian;
angsuran kepada
 mengelola kualitas pemasok;
supplier baik
dengan/tanpa  membeli in-bound transportation (transportasi,
pengiriman & menyimpanan barang dari supplier).
pertimbangan/jaminan
 Indikator
 PERENCANAAN

Menggunakan kombinasi metode ABC & VEN

Metode ABC (always Better Control) Metode VEN
A : jumlah item 20% dengan nilai 75% V : obat vital → live saving drug
B : jumlah item 30% dengan nilai 20% E : efektif menyembuhkan
C : jumlah item 50% dengan nilai 5% N : tidak memiliki kelebihan manfaat

A B C
V AV BV CV
E AE BE CE
N AN BN CN
 PERPRES RI No 16 Tahun 2018->
PERPRES RI No 54 Tahun PENGADAAN BARANG/JASA
PEMERINTAH
2010-> PENGADAAN
BARANG/JASA PEMERINTAH  kegiatan Pengadaan Barang/Jasa
oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat
 Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang Daerah yang dibiayai oleh
selanjutnya disebut dg Pengadaan APBN/APBD yang prosesnya sejak
Barang/Jasa adalah kegiatan untuk identifikasi kebutuhan, sampai
memperoleh Barang/Jasa oleh dengan serah terima hasil
Kementerian/Lembaga/Satuan pekerjaan
Kerja Perangkat Daerah/Institusi lainnya
yang prosesnya dimulai dari  E-purchasing
perencanaan kebutuhan sampai  E-marketplace
diselesaikannya
seluruh kegiatan untuk memperoleh
Barang/Jasa.
 Karakteristik Pelaksanaan Proses
Pengadaan yang Baik
 Harus dilakukan oleh personal yg sudah
terlatih utk mengikuti aturan pengadaan
secara hati-hati
 Proses pengadaan harus memenuhi tujuan :
 Memperoleh persediaan semurah mungkin
→ best value for money as achievement
 Mendapat supplier yg dapat memberikan
obat & pengemasan yg berkualitas
 Memastikan pengiriman obat cepat & dpat
diandalkan dg cara selektif memilih supplier
& memonitoring permintaan
 Memenuhi peningkatan kebutuhan akibat
epidemik atau keadaan darurat dg tetap
meminimalkan biaya pemesanan &
pengiriman
 Pengadaan dilakukan berkala utk
menghindari beban kerja berlebih pd
periode tertentu
 Mengoptimalkan pengelolaan perbekalan
dg menghindari overstok, kekosongan, &
meminimalisir jumlah inventori yg
dibutuhkan utk menjaga kestabilan drugs
supply
 Komponen Proses Pengadaan
 Performance aktivitas pengadaan
memerlukan :
 Personal terlatih (trained person)
 Struktur organisasi
 Prosedur pengadaan (purchasing
procedure)
 Sistem informasi (info system)
 Kestabilan dana
 Fasilitas
Komponen kritis : personal
 Petugas harus ahli dalam mengontrol invetory
 Petugas harus ahli dalam meramalkan jumlah
inventory
 Petugas harus ahli dalam rencana keuangan
 Petugas harus ahli dalam internasional trading
 Petugas harus ahli dalam menulis kontrak→
how to documented

 Peralatan  Petugas harus ahli dalam pengobatan

SIAPA YANG PALING SESUAI ?
 Apoteker yang telah melakukan pelatihan tentang bisnis & memiliki
pengalaman pengelolaan obat
 SIAPA SAJA STAF PENGADAAN
 Kepala pengadaan
 Berpengalaman menjadi petugas
pengadaan
 Sarjana yang telah pelatihan tentang
bisnis
 Sarjana yang telah pelatihan tentang
farmasi
 Bertugas mengawasi seluruh proses
pengadaan, ikut dalam seleksi obat
 Kepala pemesanan
 Memiliki pengalaman dan pendidikan
dalam bahasa, matematika, bisnis, &
science
 Bertugas menyupervisi petugas
pemesanan & menjadi asisten kepala
 Petugas pemesanan
 pendidikan dalam bahasa & matematika.
 Bertugas menghandle paperworks:
❖ pengumuman public tander,
❖ berhubungan dengan suppier,
❖ menjadi panitia pengadaan,
❖ memonitoring status pemesanan
 Siklus
pengadaan
1. Review Drug Selection

Pengadaan yg efisien → ada mekanisme spesifik untuk

menentukan item obat yg sangat dibutuhkan.

Pemilihan obat → proses pengadaan yang paling lama

Review menambah / mengurangi list →

1. New drug information
2. Pengalaman penggunaan obat di lapangan yang paling terbaru
2. Determine Quantities Needed

 Berdasarkan list obat yang telah direvisi / ditetapkan

→ ditentukan jumlah

 Dasar penentuan:
 Informasi jumlah penggunaan obat secara akurat
 Perbandingan obat yang dibutuhkan & diinginkan
3. Reconcile Needs & Funds

 Frekuensi pengadaan akan dipengaruhi oleh dana yang

tersedia

 gap kebutuhan & dana dapat dikurangi dg :

 Penggunaan maksimal donasi supplier (discount)
 Penambahan dana
 Mengurangi item obat secara sistematis
 Mengurangi jumlah kebutuhan obat secara sistematis
4. Choose Procurement Method

 Pemilihan jenis pengadaan dan trade term spesifik seperti

jadwal pembayaran akan mempengaruhi harga,
kualitas obat, pengemasan, ketepatan pengiriman

 Penawaran yang dipublikasikan akan mempengaruhi

jumlah dan tipe supplier yang mengikuti tender
 Jenis Metode Pengadaan

Metode Pengertian Efek Waktu Beban kerja Kebutuhan

pada pengiriman unit rating
harga pengadaan suppier
Pelelangan pemilihan suppier untuk
umum semua pekerjaan (Penyedia
Barang/Pekerjaan
Konstruksi/Jasa Lainnya) yang
dapat diikuti oleh semua
supplier yang memenuhi Reputasi
Sangat Sangat Sangat
syarat panjang supplier
diminati tinggi tinggi
tersedia
Seleksi metode pemilihan suplier
Umum Konsultansi untuk pekerjaan
yang dapat diikuti oleh
semua supplier yang
memenuhi syarat
 Jenis Metode Pengadaan
Metode Pelelangan Pemilihan Seleksi Pelelangan
Sayembara Kontes
sederhana langsung Sederhana terbatas
Pengertian Barang/Jasa Pekerjaan Konsultansi Pekerjaan Jasa yang Barang yang
(metode Lainnya untuk Konstruksi yang bernilai Konstruksi memperlombakan memperlombakan
pemilihan pekerjaan untuk paling tinggi dengan gagasan, Barang/benda
supplier) yang bernilai pekerjaan 200.000.000 jumlah kreatifitas dan tertentu yang tidak
paling tinggi yang (dua ratus juta terbatas inovasi yang mempunyai harga
200.000.000 bernilai rupiah) dan untuk harga/biayanya pasar dan yang
(dua ratus paling tinggi pekerjaan tidak dapat harga/biayanya
juta rupiah) 200.000.000 yang ditetapkan tidak dapat
(dua ratus kompleks. berdasarkan ditetapkan berdasar
juta rupiah) Harga Satuan Harga Satuan
Efek pada
harga Diminati
Waktu
pengiriman Moderate
Beban kerja
unit Moderate
pengadaan
Kebutuhan
rating suppier Moderate
Hanya beberapa supplier yang memiliki reputasi yang baik yang bisa ikut
Bioequivalence, sterilitas, ketepatan formulasi produk sangat penting
Dalam jumlah besar, standar item untuk supplier yang tersedia diketahui
 Jenis Metode Pengadaan
Metode Pengertian Efek pada Waktu Beban kerja Kebutuhan
(metode pemilihan harga pengiriman unit rating
supplier) pengadaan suppier
Penunjukan Barang/Jasa dengan Tidak Sangat Sangat Tidak Biaya rendah,
Langsung cara menunjuk diminati cepat rendah diperlukan jumlah
langsung 1 (satu) pemesanan
Penyedia kecil,
Barang/Jasa untuk
emergensi
item
Pengadaan Pengadaan Cukup cepat Tinggi Hanya Pembelian
Langsung Barang/Jasa langsung diminati awalnya, awalnya dalam jumlah
kepada Penyedia kemudian saja besar,
Barang/Jasa, tanpa menjadi dengan satu
melalui Pelelangan/ rendah sumber obat
Seleksi/Penunjukan Persyaratan
Langsung kusus atau
spesialisasi
diperlukan.
5. Locate & Select Suppliers
 Perlu keahlian oleh tim pengadaan:
 Menemukan supplier potensial
 Sumber / bahan baku obat
 Evaluasi keandalan suppier

 Kriteria :
 Harga yang ditawarkan lebih murah
 Pengiriman cepat
 Obat atau kekekuataan obat yang diperlukan tersedia dengan
cepat
 Lebih banyak pilihan obat yang tersedia di suppier tersebut saat
terjadi kondisi emergency
 Tootelian & Gaedeke (1993)

 Proses pembelian meliputi :

Produk yg tepat dalam Jumlah yg tepat dg
Harga tepat pd Waktu yg tepat dari Vendor
yg tepat
Diskusi :
1. Harga pada dua produk
Produk (jumlah obat per bulan)
Plafix 20 mg isi 100 (9)
Atacand 8 mg isi 30 (19)
Total
Diskon tunai
*TDE = transfer dana elektronik
Sistem manajemen
Kebijakan pengembalian
barang
PBF XYZ
Harga per unit total (Rp)
210 1890
50 950
2840
TDE mingguan 1,25%
- Sistem persediaan terus menerus,
- Bisa diakses melalui internet
- Memberikan laporan
manajemen persediaan
- Barang dapat dikembalikan dalam
180 hari dari tanggal pembelian,
- Menyediaakan kredit 100%
- Bila barang dikembalikan, kredit
hanya 85%
- Produk yg ed dan produk tertentu
tidak dapat dikembalikan
PBF ABC
Harga per unit total (Rp)
215 1935
60 1140
3075
TDE mingguan 1,50%
TDE tiap 15 hari 1,00%
- Sistem persediaan terus menerus,
- Memberikan laporan manajemen
persediaan
-barang yang dikembalikan sebelum
30 hari dari tanggal pembelian,
mendapat kredit 100%
-barang yang dikembalikan setelah 30
hari dari tanggal pembelian dan
kondisi baik, mendapat kredit 75%
- Produk yg ed dan produk tertentu
tidak dapat dikembalikan
6. Specify Contract Terms
 Kontrak berisi :
 Nama obat
 Kuantitas / jumlah obat yang
tersedia
 Spesifikasi standar kualitas
 Tanggal pengiriman
 Tanggal expired date
 Penalti bila supplier melakukan
kesalahan dalam memenuhi
perjanjiann
 Kesalahan supplier akan
mempengaruhi penilaian kinerja
supplier
 Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan
 Dalam pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, & Bahan Medis Habis
Pakai antara lain:
a) bahan baku Obat hrs disertai Sertifikat Analisa;
b) bahan berbahaya harus menyertakan Material Safety Data Sheet
(MSDS);
c) Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
harus mempunyai Nomor Izin Edar; dan
d) expired date minimal 2 (dua) tahun kecuali untuk Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai tertentu
(vaksin, reagensia, dan lain-lain).
7. Monitor Order Status
 Setelah pemesanan dilakukan → progress pemesanan
harus dimonitoring

 Delay pengiriman harus cepat diidentifikasi dan supplier

langsung dikontak

 Deteksi lebih awal → antisipasi terhadap kekosongan

obat
 8. Receive & Check Drugs
 Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin
 kesesuaian jenis,
 spesifikasi,
 jumlah,
 mutu,
 waktu penyerahan &
 harga yg tertera dlm kontrak atau surat pesanan dg kondisi fisik yg
diterima.

 Semua dokumen terkait penerimaan barang harus

tersimpan dg baik => well documented
 9. Make Payment

 Pembayaran dilakukan
berdasarkan perjanjian (tunai /
kredit)
 Pembayaran dilakukan setelah
barang dinyatakan sesuai
spesifikasi oleh pembeli
 10. Distribute Drugs

 Distribusi merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka

menyalurkan/ menyerahkan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai dari tempat penyimpanan sampai kepada
unit pelayanan/pasien dengan tetap menjamin mutu, stabilitas, jenis,
jumlah, dan ketepatan waktu.

 Sistem distribusi di unit pelayanan dapat dilakukan dengan cara:

a. Sistem Persediaan Lengkap di Ruangan (floor stock)
b. Sistem Resep Perorangan
c. Sistem Unit Dosis
d. Sistem Kombinasi
 a. Sistem Persediaan Lengkap Di
Ruangan (Floor Stock)
1) Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat ruangan.
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai 4) Setiap hari dilakukan serah terima kembali
untuk persediaan di ruang rawat pengelolaan obat floor stock kepada
disiapkan dan dikelola oleh Instalasi Farmasi. petugas farmasi dari penanggung jawab
2) Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan ruangan.
Bahan Medis Habis Pakai yang disimpan di 5) Apoteker harus menyediakan informasi,
ruang rawat harus dalam jenis dan jumlah peringatan dan
yang sangat dibutuhkan. kemungkinan interaksi Obat pada setiap
3) Dalam kondisi sementara dimana tidak ada jenis Obat yang
petugas farmasi yang mengelola (di atas disediakan di floor stock
jam kerja) maka pendistribusiannya
didelegasikan kepada penanggung jawab
 b. Sistem Resep c. Sistem Unit Dosis
Perorangan
 Pendistribusian Sediaan  Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Farmasi, Alat Kesehatan, Bahan Medis Habis Pakai berdasarkan Resep
dan Bahan perorangan yg disiapkan dlm unit dosis tunggal atau
Medis Habis Pakai ganda, untuk penggunaan satu kali dosis/pasien.
berdasarkan Resep Sistem unit dosis ini digunakan untuk pasien rawat inap.
perorangan/pasien rawat  Sistem distribusi Unit Dose Dispensing (UDD) sangat
jalan dan rawat inap dianjurkan untuk pasien rawat inap mengingat dengan
melalui Instalasi Farmasi sistem ini tingkat kesalahan pemberian Obat dapat
diminimalkan sampai kurang dari 5% dibandingkan
dengan sistem floor stock atau Resep individu yang
mencapai 18%
 d. Sistem Kombinasi
 Sistem pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai bagi pasien rawat inap dengan
menggunakan kombinasi a + b atau b + c atau a + c.
 Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau
oleh pasien dengan mempertimbangkan:
a. efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada; dan
b. metode sentralisasi atau desentralisasi.
 11. Collect Consumption
Information
 Akurasi record/catatan harus dimaintenance di setiap distribusi level
network
 Informasi penggunaan obat harus disampaikan dalam level tertinggi
dalam sistem
 Tingkat kebenaran informasi penggunaan obat merupakan hal dasar
untuk mereview dalam pemilihan obat, dan untuk meningkatkan efisiensi
dan penghematan dana pengadaan sebelum siklus pengadaan
berikutnya.
Hatur Nuhun