PANDUAN KEGIATAN

RUANG PENDAFTARAN DAN REKAM MEDIS

PUSKESMAS KEMBAYAN

TAHUN 2018
 BAB I

PENDAHULUAN

A. DEFINISI
1. Froot Office
Froot Office adalah salah satu tempat yang berada paling depan yang merupakan pintu
gerbang utama dari suatu kantor institusi sehingga mudah diakses oleh pihak luar, baik dalam
hal informasi maupun secara operasional
2. Loket Pendaftaran
Loket Pendaftaran adalah sarana penyedia layanan tempat pendataan dan pencatatan ndata
pasien untuk mendapatkan pelayanan
3. Pasien
Pasien adalah setiap orang yang melakukan konsultasi tenmtang maslah kesehatannya untuk
memperoleh pelayanan kesehatan yang di perlukan baik secara langsung maupun tidak
langsung kepada dokter, dokter gigi dan kepada petugas kesehatan lainnya
4. Identifikasi pasien
Identifikasi pasien adalah proses pengumpulan data dan pencatatan segala keterangan serta
bukti-bukti dalam penentuan status pasien
5. Pasien Baru
Adalah pasien dating berkunjung sebagai pengunjung untuk pertama kalinya. Pasien dengan
nomor register lama adalah kunjungan pasien untuk yang pertama kali tetapi salah satu
anggota keluarga pasien dsudah pernah melakukan kunjungan ke penyedia layanan.
6. Pasien Lama
Pasien datang untuk kunjungan berikutnya, dan sudah tercatat dalam nomor register sebagai
kunjungan lama.
7. Pasien Umum
Pasien datang berkunjung dengan tanpa adanya jaminan kesehatan dari badan satu lainnya
yang telah menjalani kerjasama dengan penyedia layanan.
8. Pasien dengan Jaminan Kesehatan (JKN)
Pasien datang berkunjung dengan adanya jaminan kesehatan dari badan satu lainnya yang
telah menjalani kerja sama dengan penyedia layanan (Jamkesmas, Askes,Jamkesda,
Pemegang kartu KIS)
9. Pasien Khusus
Adalah pasien dengan kriteria tertentu (usia >60 tahun, disabilitas,pasien pengobatan TBC,
pasien penderita gangguan jiwa, pasien gawat darurat).
10. Rekam Medis
Adalah berkas yang berisi catatan atau dokumen tentang identitas pasien hasil pemeriksaan,
pengobatan , tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada setiap pasien.
11. Kartu pengenal pasien
Adalah kartu identitas yang diberikan penyedia layanan yang berisi tentang data pasien, no
induk register yang dimiliki dalam satu keluarga, daftar nama-nama anggota keluarga
tertanggung.
12. Familly Fokler
Adalah arsip rekam medis dalam satu keluarga yang dikemas dalam satu fokler dengan satu
nomer register induk.
13. Individu Fokler
Adalah arsip satu rekam medis yang berdiri sendiri atas nama pasien dengan noner register
sendiri.
14. Kasir
Adalah sarana penyeleksian administrasi keuangan
15. Informasi
Adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda nilai, makna, dan pesan, baik data,
fakta m,aupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam
berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi baik secara elektronik ataupun nonelektronik dengan tujuan agar mereka
mengetahui atau memahaminya.
16. Penyampaian Informasi
Adalah proses pemberian pengetahuan mengenai tata cara pendaftaran pasien kepada pasien
dan /atau keluarga pasien oleh petugas pendaftaran untuk mendapatkan pelayanan kesehatan.
17. Hak
Adalah kekuasaan atau wewenang yang dimiliki seseorang untuk mendapatkan atau
memutuskan berbuat sesuatu.
18. Hak Pasien
Adalah hak pribadi yang dimiliki manusia sebagai pasien
19. Kewajiban
Adalah sesuatu yang harus dibuat atau harus dimiliki oleh seseorang.
20. Kewajiban pasien
Adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus dilakukan oleh seseorang pasien.
21. Alur Pendaftaran
Adalah tata urutan tata cara yang harus dilalui pasien dalam hal melakukan pendaftaran
22. Alur Pelayanan
Adalah tata urutan tata cara yang harus dilalui pasien secara keseluruhan bagi pasien untuk
memperoleh pelayanan.
23. SOP (Standar Operasional Prosedur)
SOP adalah suatu instruksi atau perintah kerja atau tata cara yang terperinci dan tertulis yang
harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan
 BAB II
RUANG LINGKUP PELAYANAN

Ruang lingkup dari kebijakan ini adalah pelayanan klinis yang ada di puskesmas
kembayan, meliputi

1. Identifikasi pasien
2. Pendataan pasien
3. Pembuatan Kartu Rekam Medis Baru
4. Pencarian Kartu Rekam Medis lama
5. Distribusi kartu rekam medis ke Poli
6. Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban pasien
7. Penyampaian informasi lainnya
8. Pencatatan dan pelaporan
9. Penyimpanan kembali kartu rekam medis
 BAB III
TATALAKSANA PELAYANAN

A. Proses Pendaftaran Pasien

1. Petugas loket di front office menerima kedatangan pasien

2. Petugas loket di front office
- Petugas loket di front office menanyakan nama, alamat tempat tinggal,
tanggal lahir, susunan anggota keluarga.
- Petugas loket di front office menanyakan KTP/ kartu pengenal yang dimiliki
pasien
- Petugas loket di front office menanyakan kartu kepesertaan jaminan
kesehatan (JKN, KIS, ASKES,Jamkesda)
3. Jika pasien baru maka petugas loket di front office melakukan pendaftaran baru
dan memberikan nomor antrian
4. Jika pasien lama, maka petugas loket di front office memberikan nomor antrian
pendaftaran, warna putih untuk BP/poli umum, warna merah untuk poli gigi,
warna kuning untuk poli KIA/KB, kecuali npasien usia lanjut dan pasien dengan
kriteria tertentu (khusus) akan diberikan kartu warna hijau.
5. Petugas loket di front office mempersilahkan pasien untuk meletakan nomor
antrian di keranjang sesuai dengan warna kartu.
6. Petugas loket pendaftaran mendahulukan pemegang kartu hijau dan pasien gawat
darurat.
7. Petugas loket pendaftaran mempersilahkan pasien untuk menunggu di ruang
tunggu.
8. Petugas loket pendaftaran membuat kartu rekam medis baru untuk pasien baru
pencatatan data pasien pada kartu rekam medis baru meliputi
- Nama pasien
- Nama KK
- Alamat tempat tinggal
- No. Register kunjungan
9. Petugas loket pendaftaran membuat kartu pengenal pasien baru yang berisi:
- Nama ruang pelayanan
- Nama kepala keluarga
- Tanggal lahir/ umum KK
- Nomor register kunjungan (family fokler)
- Nama pasien dalam nama anggota keluarga
10. Jika pasien lama, maka petugas loket pendaftaran mencari dan mengambil kartu
rekam medis milik pasien sesuai dengan nomor register yang dimiliki pasien,
adapun prosesnya adalah:
- Pencarian rekam medis pasien berdasarkan alamat, nama KK, No.ruang.
- Buka aplikasi Ofce Exel data rekam medis pasien puskesmas kembayan
- Buka desa / alamat pasien yang tercatat pertama kali
 - Searcing nomor register pasien pada aplikasi
- Nomor rak rekam medis terdeteksi(dalam family fokler)
- Petugas mengambil kartu rekam medis sesuai nama pasien
11. Petugas loket pendaftaran mencabut kartu rekam medis yang didistribusikan ke
ruangan yang di tuju pada buku catatan akses rekam medis
12. Petugas loket pendaftaran membubuhkan tanggal kunjungan dan nomor
panggilan untuk ruang yang di tuju
13. Petugas loket pendaftaran mengambil KTP/Kartu pengenal pasien/kartu
kepesertaan jaminan Kesehatan (JKN) berobat milik pasien.
14. Petugas loket pendaftaran mengidentifikasi pada pasien untuk menunggu
panggilan dari ruang yang dituju
15. Petugas loket pendaftaran mendistribusikan kartu rekam medis pada ruang yang
di tuju.

B. Proses Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban Pasien

1. Petugas Loket memperkenalkan diri kepada pasien
2. Petugas loket mengutarakan maksud dan tujuan kegiatan
3. Petugas loket membagikan leaflet tentang hak dan kewajiban kepada pasien
4. Petugas loket menjelaskan tentang isi liflet
5. Petugas loket memberi wakrtu dan kesempatan kepada pasien untuk bertanya
apabila ada yang kurang jelas atau kurang di mengerti.
6. Petugas loket menjelaskan atas pernyataan pasien tentang hjak dan kewajiban
sebagai pasien
7. Petugas loket menutuop kegiatan
8. Hak-hak pasien
- Pasien berhak memperoleh informasi mengenai tata tertib dan peraturan yang
berlaku di puskesmas
- Pasien berhak atas pelayanan yang manusiawi,adil dan jujur
- Pasien berhak memperoleh pelayanan medis yang bermutu sesuai dengan
standar profesi kedoteran/kedokteran gigi dan tanpa diskriminasi
- Pasien berhak memperoleh asuhan keperawatan dengan standar profesi
keperawatan
- Pasien tidak diperkenankan memilih dokter dan para medis sesusai dengan
keinginannya karna keterbatasan tenaga medis di puskesmas
- Pasien berhak atas “privacy” dan kerahasiaan penyakit yang diderita
termasuk data-data medisnya
- Pasien berhak mendapat informasi yang meliputi :
 Penyakit yang diderita tindakan medis apa yang dilakukan
 Kemungkinan penyakit sebagai akibat tindakan tersebut dan tindakan
untuk mengatasinya
 Alternative terapi lainnya
 Prognosanya
 Perkiraan biaya pengobatan
 - Pasien berhak menyetujui/ memberikan izin atas tindakan yang akan
dilakukan oleh dokter sehubungan dengan penyakit yang dideritanya
- Pasien berhak menolak tindakan yang hendak dilakukan terhadap dirinya dan
mengahiri pengobatan serta perawatan atas tanggung jawab sendiri setelah
memperoleh informasi yang jelas tentang penyakitnya
- Pasien berhak keamanan dan keselamatan dirinya selama dalam perawatan
dan pengobatan di puskesmas.
- Pasien berhak mengajukan usul saran perbaikan dan keluhan atas perlakuan
pihak puskesmas terhadap dirinya
9. Kewajiban pasien
- Pasien berkewajiban membawa KTP, kartu pengenal pasien, kartu
kepesertaan JKN, serta menyerahkan foto copy KSK bagi pasien yang
melakukan pendaftaran untuk pertama kalinya.
- Pasien dan keluarga pasien berkewajiban untuk mentaati segala peraturan
dan tata tertib yang ada di puskesmas.
- Pasien berkewajiban mengikuti alur pendaftaran serta alur pelayanan yang
berlaku di puskesmas
- Pasien berkewajiban untuk mematuhi segala instruksi dokter, perawat dan
bidan dalam menjalani pengobatan
- Pasien berkewajiban memberikan informasi dengan jujur dan selengkapnya
tentang penyakit yang diderita kepada dokter yang merawat
- Pasien dan atau penunggunya berkewajiban untuk melunasi semua biaya
tindakan yang diterimanya sesuaio dengan peraturan yang berlaku kecuali
peserta JKN yang terdaftar di fakes puskesmas kembayan
C. Proses penyampaian informasi lainnya
Proses penyampaian informasi lainnya diloket adalah sebagai berikut
1. Petugas loket menemui pasien yang datang ke puskesmas
2. Petugas loket menanyakan maksud dan tujuan pasien datang ke puskesmas
3. Petugas loket menanyakan/ mendengarkan keluhan atau kesulitan pasien
4. Petugas menyampaikan informasi secara lengkap dan runtut seusai dengan
apa yang dibutuhkan pasien dengan menggunakan bahasa sesederhana
mungkin dan kalimat yang efektif, sehingga mudah diterima dan dipahami.

D. Proses Pencatatan dan Pelaporan Kunjungan

Proses pencatatan dan pelaporan kunjungan pasien adalah sebagai berikut :
a. Petugas dari Layanan Klinis mengemballikan Kartu Reka Medis
b. Petugas Loket Pendaftran melakukan pemeriksaan kelengkapan isi dari Kartu
Rekam Medis
c. Petugas Loket Pendaftaran melakukan perhitungan jumlah kartu rekam medis
yang keluar harus sama dengan kartu rekam medis yang kembali
d. Petugas Loket Pendaftaran melakukan pencatatan kunjungan pasien berdasarkan
jenis kunjungan dan jenis pasien pada buku register kunjungan pada hari yang
sama.

E. Prosedur Penyimpanan Kembali Kartu Rekam Medis

Prosedur Penyimpanan Kembali Kartu Rekam Medis adalah sebagai berikut :
a. Petugas loket pendaftaran mengelompokkan menurut alamat desa/ kelurahan
pasien yang tercatat pertama kali, nama inisial KK, dan no urut (sesuai kode).
 b. Petugas loket pendaftaran menata kembali kartu rekam medis (individu fokler)
pada family fokler sesuai kode yang tertera

BAB IV
DOKUMENTASI

1. Nomor urut antrian

- Warna putih untuk ruang BP/umum
- Warna kuning untuk ruang KIA/KB
- Warna merah untuk ruang gigi
- Warna hijau untuk pasien kusus
2. Kartu Rekam Medis
3. Kartu Pengenal Pasien
4. Buku pencatatan keluhan/ komplin pasien
5. Buku tindak lanjut komplin/keluhan pasien/pencatatan penyampaian
informasi
6. Buku penataan akses keluar kartu rekam medis
7. Buku pencatatan kelengkapan isi rekam medis
8. Buku pencatatan waktu pengambilan rekam medis
9. Register kunjungan
10. Format laporan
 BAB V

PENUTUP

Demikian panduan penyelenggaraan pelayanan di pelayanan loket ini dibuat sebagai acuan
pelayanan bagi petugas di puskesmas kembayan. Mudah mudahan dengan adanya pedoman pelayanan
ini, dapat lebih memudahkan semua pihak yang terkait dengan penyelenggaran kegiatan dan pelayanan
internal dan eksternal.
 LAMPIRAN

(Foto/ Dokumentasi)

1. Nomor urut antrian

2. Kartu rekam medis

3. Kartu pengenal pasien

4. Buku pencatatan

5. Register kunjungan

6. Format laporan