3/26/2015

Warehouse Management &

Processes

Prof. Ir. I Nyoman Pujawan, M.Eng, Ph.D, CSCP

Laboratorium Logistics & Supply Chain Management
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
E-mail: pujawan@gmail.com

Warehouse Operations

Warehouse:
– A warehouse is a
commercial building used
for storage and distribution
of goods.
– Warehouses are used by
manufacturers, importers,
exporters, wholesalers,
transport businesses, etc.

1
 3/26/2015

Gudang dalam Supply Chain…

Bagaimana
pelanggan bisa
memperoleh barang
tepat waktu, kualitas
bagus, harga
bersaing?

Tantangan untuk Menciptakan Manajemen

Gudang yang Lebih Baik

SPEED
AVAILABILITY

FLEXIBILITY EFFICIENCY

2
 3/26/2015

Tantangan dalam Pengelolaan Gudang

• Gudang adalah salah satu fungsi penting dalam
aliran barang di sepanjang supply chain. Gudang
bisa berperan dalam menciptakan keunggulan
dari sisi:
– Kecepatan waktu  bagaimana gudang bisa
mengerjakan proses-proses secara cepat dan akurat
– Kualitas  bagaimana gudang bisa menjaga agar
barang yang disimpan / ditangani tetap dalam kondisi
yang baik
– Efisiensi  bagaimana gudang bisa turut menciptakan
efisiensi proses (mengurangi aktivitas yang non-value
added)

Fungsi-fungsi Gudang

Minimize At the same

Consolidate for
response time to time, preserve
Buffer against better economies
demand and the quality, value
uncertainty of scale in
errors in and security of
transportation
dispatches. the stored items.

3
 3/26/2015

Consolidate for better economies of scale

in transportation
Supplier • Pengiriman dari supplier
menggunakan kendaraan
2 besar dengan membawa
Supplier Supplier barang hanya dari 1
supplier
1 3 • Kendaraan kecil berangkat
dari gudang menuju toko-
toko dan tiap kendaraan
Gudang membawa gabungan
barang dari sejumlah
supplier
• Jadi, gudang menjadi
tempat untuk
mengkonsolidasikan beban
agar tercapai skala ekonomi
pengiriman
Toko 1 Toko 3
Toko 2

Minimize response time to demand and errors in

dispatches.

• Response time to demand  kecepatan gudang dalam

melayani permintaan barang. Gudang yang terkelola
dengan baik akan mampu menurunkan waktu respons
dalam melayani permintaan barang.
• Errors in dispatch  kesalahan dalam pengeluaran /
pengiriman barang (terkirim tetapi bukan barang yang
diminta atau jumlahnya tidak pas).
– Pembacaan dengan barcode
– ASRS (automatic storage & retrieval system)
– Penempatan barang sesuai klasifikasi
– Barang-barang yang fast moving ditempatkan di depan / di
bawah
– Label barang terlihat jelas
– Akurasi catatan barang tinggi

4
 3/26/2015

Perluasan Peran Gudang

• Dewasa ini banyak gudang (terutama

dalam sistem distribusi) yang melakukan
berbagai kegiatan non-traditional seperti:
– Customer billing
– Traffic management
– Packaging
– Product labelling

Contoh
• HP tadinya mengirim produk dalam kondisi final
dari pabriknya di Amerika ke berbagai negara.
Belakangan, model ini dianggap tidak tepat
karena tidak fleksibel terhadap dinamika pasar
(dan pasar satu negara dengan negara lain
memiliki fitur-fitur lokal yang berbeda).
• Saat ini, pekerjaan konfigurasi akhir (berupa
penambahan buku manual dan kabel untuk
power) dilakukan di masing-masing DC. Praktek
ini dinamakan Localization.

5
 3/26/2015

Jenis / Tipe Gudang

Manufacturing Support
• Manufacturing Support  bahan baku, WIP, produk jadi, atau
spareparts

Pengiriman dari Disimpan

banyak sumber
(supplier)
Supplier

Raw materials

Supplier

Spare parts

6
 3/26/2015

Mixing / Consolidation Warehouse

• Barang berasal dari banyak supplier, dibongkar, kemudian

digabung-gabung, masuk ke kendaraan lain, untuk dikirim

Pengiriman dari
banyak sumber Pengiriman ke
(pabrik) banyak tujuan

Breakbulk Warehouse
Terjadi pemecahan dari pengiriman volume besar ke volume yang lebih kecil

Pengiriman
ukuran besar Pengiriman
ukuran kecil

7
 3/26/2015

Cross-Docking

Inefisiensi pada Pengelolaan Gudang diakibatkan

oleh antara lain

• Handling yang berlebihan / redundant

• Utilisasi space (horizontal) dan cube (vertikal)
rendah
• Biaya-biaya perawatan dan downtime fasilitas
gudang berlebihan
• Fasilitas receiving dan shipping sudah tua
• Sistem informasi tidak mendukung operasi
gudang secara cepat dan akurat

8
 3/26/2015

Methods to Improve Warehouse Productivity

• Locate fast-moving products nearest to the shipping and

receiving docks
• Locate products requiring similar handling in the same area
• Use batch picking for infrequently picked, slow moving items
• Group individual items in shipment into larger units
• Initiate programs that review product obsolescence and
determine whether items can be eliminated from inventory
• Install communication devices to allow constant contact
between material handlers and other warehouse personnel
• Implement reward / incentive systems

Warehouse Management Systems

• A warehouse management system (WMS)
should provide database and user-level tools
in order for a company to optimize its storage
facilities while at the same time providing user
level task direction and activity support. The
WMS should enable warehouse operators to
optimize pick, put-away, and replenishment
functions by employing powerful system logic
to select the best locations and sequences.

Sumber: http://softwarefinder.mbtmag.com

9
 3/26/2015

PROCESSES IN WAREHOUSES

Receiving, Put-away

Breakbulk Storage, inventory

consolidation tracking

Packaging, labeling Picking, loading

Return processing Cross-docking

Warehouse Activities
• Receive goods
• Identify goods
• Dispatch goods to storage
• Hold goods
• Pick goods
• Marshal the shipment
• Dispatch the shipment
• Operate an information system

10
 3/26/2015

Warehousing Processes

Broken
Case
Pallet Storage & Case
Picking
Retrieval Systems Picking
Systems
Systems

Material Sortation &

Putaway
Handling Accumulation

Unitizing &
Receiving Cross-Docking
Shipping

Receiving
• Proses penerimaan barang
– Unloading (bongkar)
– Pengecakan kualitas, jumlah, kecocokan, dll
• Fasilitas: Dock, receiving area, staging area, lift
truck, forklift, dll.
• Biaya sekitar 10% operasi gudang

11
 3/26/2015

Receive Goods
• Acceptance of goods from outside
transportation or an attached factory

a. Check the goods against an order or bill of lading

b. Check the quantities
c. Check for any transit damage
d. Inspect goods if required

Put Away
• Memindahkan lokasi barang
• Keputusan: where, when, what equipment..
• Biaya sekitar 15% dari biaya operasi gudang

12
 3/26/2015

Peralatan untuk Put Away

Narrow isle straddle truck

Counter-balanced forklift

Storage
Tujuan:
• Utilisasi tinggi
• Kecepatan respons tinggi (barang mudah
diakses)
• Biaya tenaga kerja rendah

13
 3/26/2015

Storage
• Randomized storage  barang ditempatkan di
lokasi kosong yang terdekat.
– Nantinya pengambilannya berdasarkan FIFO (first in
first out).
– Kelemahannya: lama menemukan barang sewaktu
proses picking, kecuali dibantu dengan ASRS.
• Dedicated storage  barang memiliki tempat
yang telah ditentukan.
– Kelemahan: lama dalam menempatkan (put-away).
– Cepat dalam proses picking

Dedicated Vs Randomized Storage

Dedicated Storage Randomized Storage

Lebih nyaman (rapi) Lebih semrawut
Kurang efisien Lebih efisien
Picking lebih cepat Picking lebih lambat
Put away lebih lambat Put away lebih cepat

Hybrid (gabungan) antara dedicated dan randomized

bisa mengkombinasikan keunggulan keduanya.

14
 3/26/2015

Jumlah Pallet
Barang 1 2 3 4 5
A 5 6 8 2 4
B 6 7 2 10 8
C 12 10 12 8 10
D 7 10 8 8 12
E 2 5 2 4 2

Bila dedicated untuk tiap barang, berapa area yang harus disediakan?
Bila randomized berapa jumlah space yang harus disediakan?

Floor Stacking pada Penyimpanan

Barang disimpan
di lantai tanpa
fasilitas / rak
khusus

• Tidak membutuhkan rak

• Barang harus kuat menahan
beban
• Space utilization bagus
• Tidak mendukung FIFO

15
 3/26/2015

Pallet Rack & Bin Shelving

Cocok digunakan untuk barang yang tidak tahan ditumpuk

Gravity Flow Rack

Rak yang memungkinkan
barang-barang lain
bergerak mendekat ketika
satu barang di rak yang
sama diambil. Pergerakan
dipicu gaya gravitasi.

16
 3/26/2015

Order Picking
• Merupakan aktivitas yang terbesar porsinya dalam operasi
gudang

• Intinya adalah pengambilan barang atau stock-keeping units

(SKUs) dari tempat penyimpanannya untuk memenuhi
kebutuhan pelanggan (yang membutuhkan barang)

• Aktivitas Order Picking (OP) meliputi:

– taking the customer order
– searching for the requested SKUs
– retrieving the requested SKUs
– transporting the requested SKUs

Order Picking
 The most labor intensive all warehouse processes
◦ Membutuhkan keterlibatan yang tinggi dari manusia,
sering kali dilakukan secara manual

 Biayanya bisa mencapai ~60% dari biaya-biaya

operasi gudang

 The most time-consuming procedure in the

warehouse.
◦ Travel time may be up to 50% of the total OP time

17
 3/26/2015

Order assignment policies

• Strict-order picking
– Satu kali tur picker hanya mengambil barang untuk satu
order
• Batch picking
– Picker mengambil barang untuk lebih dari 1 order per
tur
• Zone picking
– Picker mengambil ke suatu picking zone (hanya
bertanggung jawab untuk barang-barang di zona dia)
• Wave picking
– Pengambilan dikelompokkan berdasarkan common
carrier (1 gelombang untuk UPS, 1 gelombang untuk
Parcel Post, dst)

Contoh Distribusi Waktu Aktivitas Order Picking

ST
1 measurement
before modifications
Phases t1 (minutes) % total
Travel time 0.51 9.0
Search time 2.05 36.0
Retrieval time 2.50 43.9
Return time 0.63 11.1
Travel &
1.14 20.0
return times
Total 5.69 100.

Times are presented in minutes per cubic meter.

18
 3/26/2015

Dispatching
• Merupakan outbound process (barang dikirim
ke pelanggan atau user yang membutuhkan)

19