i

Kepada
Para Mahasiswa Adbis PNM Kelas 2A, 2B, 2C, 2D

Aslmlkum wr.wb.
Salam sejahtera untuk kita semua

Sebagaimana Kalender Akademik 2020/2021, maka pembelajaran untuk Mata

Kuliah Komunikasi Bisnis akan dilaksanakan secara online mulai 22 Maret 2021
hingga 14 Mei 2021 dengan jadwal untuk Teori, Praktik, UTS/UAS sbb:
 Teori dan UTS : 22 Maret – 16 April 2021
 Praktik dan UAS : 19 April – 14 Mei 2021
namun ada day off pada tanggal
 23-25 Maret 2021 : Seminar Proposal TA Mahasiswa Semester 6
 02 April 2021 : Wafat Isa Al Masih
 12-14 Mei 2021 : Hari Raya Idul Fitri 1442 Hijriah.

Oleh karena itu untuk kecukupan waktu perlu dilakukan penyesuaian sbb:
1. Perkuliahan ke-1 (Penjelasan Sistem & Kontrak Perkuliahan) untuk:
Kelas 2A dan 2B : Senin, 22 Maret 2021
Kelas 2C dan 2D : Jumat, 26 Maret 2021  2C dibarengkan 2D
2. Perkuliahan ke-2, ke-3, dan ke-4 (Teori 1, 2, 3) untuk:
Kelas 2B : Teori 1 , 2  29 Maret 2021 + Teori 3  31 Maret 2021
Kelas 2A : Teori 1 , 2  29 Maret 2021 + Teori 3  31 Maret 2021
Kelas 2C : Teori 1 , 2  30 Maret 2021 + Teori 3  01 April 2021
Kelas 2D : Teori 1,2,3  30 Maret 2021
3. Perkuliahan dilakukan dengan model presentasi kelompok, melalui platform
Zoom, dan jadwal, mekanisme & garis besar materi terlampir di bawah.

Terimakasih.
Wslmlkum wr.wb.

Subiyantoro
 ii

SEBELUM UTS
PENJADWALAN PERKULIAHAN ONLINE

KOMUNIKASI BISNIS I
22 MARET 2021 – 16 APRIL 2021

KE TANGGAL HARI KELAS JAM POKOK BAHASAN / TOPIK

2B 07.30 - 10.00
22-Mar-2021 SENIN
2A 14.00 - 16.30
PENJELASAN SISTEM & KONTRAK PERKULIAHAN
2C 10.30 - 13.30
23-Mar-2021 SELASA
2D 14.00 - 16.30
1-2
2B 07.30 - 10.00
24-Mar-2021 RABU
2A 10.30 - 13.30 TEORI 1
25-Mar-2021 KAMIS 2C 10.30 - 13.30 KONSEP KOMUNIKASI BISNIS, ANTARPRIBADI, DAN ANTARBUDAYA
26-Mar-2021 JUMAT 2D 08.00 - 10.30

2B 07.30 - 10.00
29-Mar-2021 SENIN
2A 14.00 - 16.30 TEORI 2
2C 10.30 - 13.30 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI DAN PESAN-PESAN BISNIS
30-Mar-2021 SELASA
2D 14.00 - 16.30
3-4
2B 07.30 - 10.00
31-Mar-2021 RABU
2A 10.30 - 13.30 TEORI 3
01-Apr-2021 KAMIS 2C 10.30 - 13.30 PROSES PENULISAN PESAN-PESAN DAN LAPORAN BISNIS
02-Apr-2021 JUMAT 2D 08.00 - 10.30

2B 07.30 - 10.00
05-Apr-2021 SENIN
2A 14.00 - 16.30 TEORI 4
2C 10.30 - 13.30 SURAT, MEMO, DAN EMAIL BISNIS
06-Apr-2021 SELASA
2D 14.00 - 16.30
5-6
2B 07.30 - 10.00
07-Apr-2021 RABU
2A 10.30 - 13.30 TEORI 5
08-Apr-2021 KAMIS 2C 10.30 - 13.30 NEGOSIASI DAN PRESENTASI BISNIS
09-Apr-2021 JUMAT 2D 08.00 - 10.30

2B 07.30 - 10.00
12-Apr-2021 SENIN
2A 14.00 - 16.30 TEORI 6
2C 10.30 - 13.30 MEDIA TEKNOLOGI INFORMASI DAN ETIKA KOMUNIKASI BISNIS
13-Apr-2021 SELASA
2D 14.00 - 16.30
7-8
2B 07.30 - 10.00
14-Apr-2021 RABU
2A 10.30 - 13.30
UTS
15-Apr-2021 KAMIS 2C 10.30 - 13.30

16-Apr-2021 JUMAT 2D 08.00 - 10.30

* untuk jadwal kuliah praktik/rincian tugasnya/UAS menyusul.

 iii

SEBELUM UTS

TUGAS TERSTRUKTUR
MATA KULIAH : KOMUNIKASI BISNIS

 Dalam satu kelas, mahasiswa dibagi menjadi 6 kelompok.

 Setiap kelompok menyiapkan makalah dengan topik sesuai arahan atau

pembagian dari dosen.

 Sesuai jadwal, setiap kelompok mempresentasikan topik masing-masing

selama 25 menit, semua anggota kelompok harus aktif, dan setelah selesai
presentasi ditanggapi oleh yang lain (bertanya, menyanggah atau memberi
masukan).

 Setiap kelompok mencatat/merekam masukan-masukan dan melakukan

MEKANISME
perbaikan serta menyerahkan/mengirimkan makalah yang telah direvisi
kepada dosen pengampu pada minggu depannya.

 Setiap anggota kelompok wajib memberikan andil untuk bahan penyiapan

makalah dan perbaikannya.

 Setiap anggota kelompok diwajibkan mempelajari setiap materi

pembelajaran secara mandiri maupun secara berkelompok sebelum
pertemuan pembahasan materi, baik dari buku-buku referensi sebagaimana
yang terdapat dalam garis besar materi dari dosen maupun dari sumber-
sumber luar kelas.

1. KONSEP KOMUNIKASI BISNIS, ANTARPRIBADI, DAN ANTARBUDAYA

2. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI DAN PESAN-PESAN BISNIS

TOPIK
3. PROSES PENULISAN PESAN-PESAN DAN LAPORAN BISNIS

4. SURAT, MEMO, DAN EMAIL BISNIS

5. NEGOSIASI DAN PRESENTASI BISNIS

6. MEDIA TEKNOLOGI INFORMASI DAN ETIKA KOMUNIKASI BISNIS

* Pembagian topik untuk masing-masing kelompok silakan dibagi sendiri, agar fair mungkin dengan cara diundi.
 0

GARIS BESAR PEMBELAJARAN

KOMUNIKASI BISNIS

BAGIAN 1
TEORI

PETA PEMBELAJARAN TEORI KOMUNIKASI BISNIS .............................................................. 1

TEORI 1 : KONSEP DASAR KOMUNIKASI: BISNIS, ANTARPRIBADI, ANTARBUDAYA .......... 2

TEORI 2 : KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI DAN PESAN-PESAN BISNIS ........................ 14

TEORI 3 : PROSES PENULISAN PESAN-PESAN DAN LAPORAN BISNIS ............................... 26

TEORI 4 : SURAT, MEMO, DAN EMAIL BISNIS ................................................................... 39

TEORI 5 : NEGOSIASI DAN PRESENTASI BISNIS ................................................................. 47

TEORI 6 : MEDIA TEKNOLOGI INFORMASI DAN ETIKA KOMUNIKASI BISNIS .................... 61

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................ 70

 1

PETA PEMBELAJARAN
TEORI KOMUNIKASI BISNIS

Suatu komunikasi untuk mencapai tujuan tertentu yang digunakan dalam dunia bisnis, yang
mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik verbal yang bentuk komunikasi nya melalui kata-
kata atau simbol umum yang menggunakan satu kata atau lebih maupun nonverbal, yang bentuk
komunikasi melalui bahasa isyarat, ekspresi wajah, sandi, simbol, pakaian seragam, warna atau
intonasi suara
KOMUNIKASI BISNIS
Sebagai proses penyampaian informasi antara satu pihak dengan pihak yang lain, dimana dalam
komunikasi bisnis yang efektif dibutuhkan kemampuan dan ketrampilan mendasar, antara lain dalam
membaca, mendengarkan, berbicara, seperti melakukan wawancara, berdiskusi dengan kelompok-
kelompok kecil atau presentasi, maupun menulis, misalnya menulis surat, memo, laporan yang terkait
dengan bisnis yang dijalankan, dan sebagainya

POKOK MATERI POKOK BAHASAN

A. KONSEP DASAR
Konsep Dasar Komunikasi Bisnis
Dalam lingkup bisnis, komunikasi memiliki tujuan: (1) memberi informasi,
yakni memberi informasi dalam hal bisnis kepada pihak lain; (2) memberi
persuasi, yakni untuk meyakinkan atau membujuk pihak lain agar dapat Komunikasi Antarpribadi & Antarbudaya
dipahami dengan benar; dan (3) melakukan kolaborasi, yakni untuk
melakukan suatu kerjasama antar pebisnis, dimana dengan adanya suatu
kerjasama, bisnis yang dijalankan akan mudah berkembang
Komunikasi Dalam Organisasi

Pesan-pesan Bisnis

Proses Penulisan Pesan-pesan Bisnis

B. STRATEGI
Pada dasarnya peranan pokok komunikasi dalam dunia bisnis meliputi dua Laporan Bisnis
hal, yakni sebagai alat untuk menciptakan kesamaan pengertian para
stakeholder dan sebagai alat untuk menggerakkan perbuatan orang lain Surat Bisnis
sebagaimana yang dikehendaki oleh pemberi pesan, sedangkan dalam hal
tingkat efektivitas komunikasinya perlu memperhatikan hal-hal yang
Memo dan Email Bisnis
terkait dengan: (1) credibility (kredibilitas), (2) contex (konteks), (3)
content (isi), (4) clarity (kejelasan), (5) continuity and consistency
(kontinuitas dan konsistensi), (6) channels (saluran), dan (7) capability of Negosiasi Bisnis
the audience (kapabilitas khalayak)
Presentasi Bisnis

Media Teknologi Informasi Bisnis

C. ETIKA
Pada setiap organisasi bisnis harus menekankan pentingnya etika di setiap
tingkatan organisasi, termasuk di dalamnya komunikasi diantara para Etika Komunikasi Bisnis
karyawan maupun antara organisasi dan stakeholders luar, khususnya isu-
isu etika yang terkait dengan kejujuran, keadilan, kepekaan, dan rasa
hormat
 2

KONSEP DASAR KOMUNIKASI BISNIS DAN

1 KOMUNIKASI ANTARPRIBADI/ANTARBUDAYA

A. KONSEP DASAR KOMUNIKASI BISNIS

1. Pengertian dan Tujuan Komunikasi Bisnis
a. Pengertian komunikasi bisnis
Secara umum, istilah ‘komunikasi’ dapat dipahami sebagai suatu proses penyampaian pesan atau
informasi dari satu pihak ke pihak lain dengan menggunakan saluran/media dan cara
penyampaian yang dipahami oleh kedua belah pihak. Sedangkan istilah ‘bisnis’ sering dikaitkan
dengan usaha, perusahaan atau organisasi yang menghasilkan barang dan jasa untuk
menghasilkan keuntungan, dalam arti bahwa istilah bisnis tidak terlepas dari aktivitas produksi,
pembelian, penjualan, maupun pertukaran barang dan jasa yang melibatkan orang atau
perusahaan. Atau secara lebih lugas, istilah bisnis dipahami sebagai kegiatan atau bentuk
aktivitas penjualan barang/jasa yang bertujuan untuk memperoleh keuntungan bagi pihak yang
sedang melakukan usaha dan berlangsung secara terus-menerus selama masih memberikan
keuntungan.
Dari pemahaman umum tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa pada dasarnya komunikasi
bisnis adalah komunikasi untuk mencapai tujuan tertentu yang digunakan dalam dunia bisnis,
yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik verbal –melalui kata-kata atau simbol
umum yang menggunakan satu kata/lebih, maupun nonverbal –melalui bahasa isyarat, ekspresi
wajah, sandi, simbol, pakaian seragam, warna atau intonasi suara.
Dalam hal ini ‘keuntungan’ yang dimaksud dalam komunikasi bisnis pada dasarnya tidak hanya
sebatas pada mencari keuntungan secara finansial/ekonomi, karena ada juga bisnis yang
motifnya tidak untuk mencari keuntungan secara finansial/ekonomi semata, meskipun terdapat
transaksi pembayaran uang dari stakeholders untuk operasional bisnis tersebut. Misalnya
seperti: pendidikan, keamanan, penyediaan layanan energi listrik, dan sebagainya.
b. Tujuan komunikasi bisnis
Berangkat dari pengertian (komunikasi bisnis) tersebut menunjukkan bahwa ‘bisnis’ pada
hakikatnya merupakan usaha untuk memenuhi kebutuhan manusia, baik secara individu maupun
kelompok atau organisasi. Dalam hal ini seorang pebisnis (businessman) dituntut harus jeli dalam
melihat kebutuhan masyarakat agar dapat melayani dengan baik, sehingga masyarakat menjadi
puas/senang, yang pada gilirannya akan memberikan keuntungan pada bisnis yang dijalankan.
Dalam konteks yang demikian, komunikasi dalam dunia bisnis memiliki arti yang sangat penting,
memiliki peranan yang setidak-tidaknya mencakup dua hal, sebagai alat untuk:
 menciptakan kesamaan pengertian para stakeholder, dan
 menggerakkan perbuatan orang lain sebagaimana yang dikehendaki oleh pemberi pesan.
Pada umumnya semua komunikasi ditujukan untuk membujuk orang agar berpikir, merasa atau
melakukan tindakan tertentu sebagaimana yang dikehendaki oleh pemberi pesan. Dalam lingkup
bisnis, komunikasi memiliki tiga tujuan, yakni:
1). Memberi informasi (informing), yakni memberi informasi dalam hal bisnis kepada pihak
lain/publik. Misal: suatu organisasi/perusahaan yang membutuhkan pegawai baru untuk
 3

mengisi satu jabatan di kantornya. Untuk kebutuhan tersebut organisasi/perusahaan

memasang iklan lowongan pekerjaan di beberapa media massa. Artinya bahwa media masaa
yang dipilih merupakan alat komunikasi bisnis yang dimanfaatkan untuk memberi informasi
mengenai lowongan pekerjaan kepada publik.
2). Memberi persuasi (persuading), yakni untuk meyakinkan atau membujuk pihak lain agar
dapat dipahami dengan benar. Dalam hal ini, biasanya berhubungan dengan negosiasi,
tawar-menawar/perundingan.
3). Melakukan kolaborasi (colaborating), yakni untuk melakukan suatu kerjasama antar
pebisnis, dimana dengan adanya suatu kerjasama, bisnis yang dijalankan akan mudah
berkembang. Pesatnya kemajuan teknologi informasi dan komunikasi dewasa ini semakin
memudahkan terjadinya kerjasama yang dilakukan tanpa mengenal jarak. Keberadaan
media-media komunikasi seperti: handphone, smartphone, email dan sebagainya, sangat
membantu dalam kolaborasi bisnis.
2. Jenis, Bentuk, dan Proses Komunikasi
a. Jenis komunikasi bisnis
Agar dapat merancang suatu perencanaan dan strategi komunikasi yang efektif dibutuhkan
pengetahuan yang cukup tentang jenis-jenis komunikasi. Dalam dunia bisnis, jenis-jenis
komunikasi dapat dikelompokkan berdasarkan bentuk dan kegunaannya sebagai berikut:
1). Jenis komunikasi bisnis menurut penyampaiannya, dalam hal ini komunikasi dibedakan
menjadi dua, yakni: (a) komunikasi lisan, yang dilakukan secara bertatap muka langsung atau
secara lisan tanpa dibatasi oleh jarak, verbal dan nonverbal, dan (b) komunikasi tertulis, yang
dilakukan dalam bentuk surat, naskah, blanko, gambar, photo maupun dalam bentuk tulisan
yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi secara singkat, jelas, dan sebagainya.
2). Jenis komunikasi bisnis menurut perilaku, dalam hal ini komunikasi yang terjadi dipengaruhi
oleh perilaku lingkungan/posisi seseorang dan dapat dibedakan menjadi tiga, yakni: (a)
komunikasi formal, yang terjadi diantara anggota organisasi maupun yang tata cara
berkomunikasinya telah diatur dalam sebuah struktur organisasi, misalnya situasi seminar,
kerja perusahaan, konferensi, rapat, (b) komunikasi informal, yakni komunikasi yang berada
dalam suatu organisasi namun tidaka ada persetujuan secara resmi, misalnya desas-desus,
dan (c) komunikasi non informal, yakni komunikasi yang terjadi antara komunikasi yang
bersifat nonformal dan informal, yang terkait antara pelaksanaan tugas
organisasi/perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi.
3). Jenis komunikasi bisnis menurut ruang lingkup, dalam hal ini komunikasi dibedakan menjadi
dua, yakni: (a) komunikasi internal, yang berlangsung dalam ruang, lingkungan
organisasi/perusahaan dan terjadi diantara anggota organisasi/perusahaan dan dapat dipilah
menjadi tiga macam komunikasi: horisontal (antara anggota staf dengan staf), vertikal
(antara pimpinan ke staf atau staf ke pimpinan), dan diagonal (antara pimpinan atau bagian
pegawai lain atau antara orang-orang yang mempunyai kedudukan tidak sama pada posisi
tidak sejalur vertikal), dan (b) komunikasi eksternal, antara pimpinan organisasi/perusahaan
dengan audiens luar organisasi, seperti: eksposisi, pameran, promosi, publikasi, komprensi
pers, siaran tv/radio atau bakti sosial.
4). Jenis komunikasi bisnis menurut aliran informasi, dalam hal ini komunikasi dibedakan
menjadi lima, yakni: (a) komunikasi satu arah, komunikasi yang terjadi satu pihak saja,
 4

misalnya dalam keadaan mendadak/darurat, (b) komunikasi dua arah, komunikasi yang
terjadi secara timbal balik yang saling menguntungkan kedua pihak, (c) komunikasi keatas,
dari bawah kepada atasan, (d) komunikasi ke bawah, dari bawahan kepada atasan, dan (d)
komunikasi ke samping, komunikasi yang terjadi diantara orang-orang yang memiliki
kedudukan sejajar.
5). Jenis komunikasi bisnis menurut jaringan kerja, yakni komunikasi dalam sebuah organisasi
yang ditetapkan dalam sebuah jaringan kerja dan dapat dibedakan menjadi komunikasi
jaringan kerja: rantai, lingkaran, dan bintang.
6). Jenis komunikasi bisnis menurut peranan individu, dimana dalam prosesnya, keberhasilan
komunikasi dipengaruhi oleh peranan individu dan dapat dibedakan menjadi tiga bentuk
komunikasi, yakni antara individu dengan: (a) individu yang lain, (b) lingkungan yang lebih
luas, dan (c) dua kelompok atau lebih.
7). Jenis komunikasi bisnis menurut jumlah yang berkomunikasi, dalam hal ini komunikasi
dibedakan menjadi dua, yakni: (a) komunikasi perorangan, yang terjadi hanya pada
perorangan/individual dan bersifat pribadi, misalnya: cerita tentang permasalahan pribad,
dan (b) komunikasi kelompok, yang berlangsung dalam suatu kelompok/organisasi dan
terkait dengan kepentingan banyak orang dalam kelompok/organisasi.
b. Bentuk komunikasi bisnis
Pada umumnya komunikasi bisnis memiliki dua bentuk, yakni:
1). Komunikasi verbal
Istilah ‘verbal’ dapat dipahami sebagai pernyataan lisan lewat kata-kata atau simbol umum
yang menggunakan satu kata atau lebih. Dalam konteks bisnis, bentuk komunikasi verbal
digunakan baik secara tertulis maupun secara lisan dengan struktur dan terorganisasi dengan
baik dalam menyampaikan pesan atau informasi kepada penerima pesan (komunikan).
Bentuk komunikasi verbal dalam lingkup bisnis pada umumnya digunakan pada saat-saat
sedang rapat, seminar, dan sebagainya, yang berhubungan dengan operasional perusahaan.
Kekurangan komunikasi ini jika tidak dikuasai dengan baik dapat menimbulkan berbagai hal
seperti:
 keterbatasan kata, misalnya terdapat benda/suatu hal yang belum bisa disampaikan
dengan menggunakan kata-kata verbal yang dapat menimbulkan ketidaklancaran dalam
berkomunikasi,
 kata ambigu, yakni kata yang memiliki makna lebih dari satu dan menimbulkan ambiguitas
atau keraguan dan ketidakjelasan dalam kalimat yang diucapkan/ditulis, mengingat setiap
individu memiliki pemikiran masing-masing.
 kata bias, yakni kata yang mengalami distorsi makna, perbedaan arti, yang paling sering
terjadi adalah biasanya yang terkait dengan perbedaan budaya/bahasa, meskipun
terkadang ada kata/tulisan kata yang dibuat bias dengan sengaja karena ada kepentingan
tertentu maupun lebih dikarenakan kurangnya pemahaman tentang realitas yang
disampaikan,
 percampuran fakta, yakni terjadinya percampuran fakta dan makna yang dapat
menimbulkan informasi baru yang sangat mungkin tidak sesuai dengan informasi/pesan
yang sebenarnya.
 5

2). Komunikasi nonverbal

Komunikasi nonverbal pada dasarnya bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam
berkomunikasi. Sebagai bentuk komunikasi yang berlangsung menggunakan bahasa tanda,
simbol, dan tubuh, komunikasi nonverbal dapat ditunjukkan dengan menggunakan bahasa
isyarat, ekspresi wajah, kontak mata, simbol-simbol maupun cara berbicara seperti: intonasi,
kualitas suara, gaya emosi, atau gaya berbicara. Bentuk-bentuk dalam komunikasi nonverbal
saling menjalin dan melengkapi satu sama lain. Ketika bahasa verbal tidak bisa disampaikan,
maka bahasa nonverbal yang berperan, dan sebaliknya.
c. Proses komunikasi bisnis
Pada dasarnya membahas tentang proses komunikasi akan terkait dengan siapa
sumber/pengirimnya (komunikator), apa yang disampaikan (pesan), melalui apa pesan
disampaikan (media), kepada siapa pesan ditujukan (komunikan), bagaimana tanggapan
penerima terhadap pesan (umpan balik), yang dapat digambarkan sebagaimana di bawah.

Pengaruh perubahan
sikap yang nampak dari
Komunikator Pesan Media Komunikan umpan balik dari
komunikan

Gambaran sederhana proses komunikasi di atas dapat dijelaskan sebagai berikut:

1). komunikator mengirimkan pesan/informasi dalam bentuk bahasa atau simbol-simbol yang
dapat dipahami kepada komunikan,
2). pesan/informasi tersebut disampaikan melalui suatu media atau saluran, seperti: surat, e-
mail, atau telepon langsung,
3). setelah menerima pesan/informasi tersebut, komunikan menafsirkan/menterjemahkannya
ke dalam bahasa yang dipahaminya,
4). terakhir, komunikan memberikan umpan balik (feedback) yang berwujud tanggapan atas
pesan/informasi yang diterima kepada komunikator.
Dalam lingkup bisnis, proses komunikasi merupakan tahapan yang berkesinambungan dalam
berkomunikasi guna mencapai tujuan tertentu dan mencakup berbagai macam bentuk
komunikasi yang disajikan secara personal maupun kelompok, melalui simbol-simbol atau sinyal
bisnis. Langkah-langkah dalam proses komunikasi –yang diawali oleh sumber
(individu/kelompok) yang berusaha berkomunikasi dengan individu/kelompok lain, adalah
sebagai berikut:
 penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan
(ideation)
 sumber menerjemahkan informasi/gagasan yang berwujud: kata-kata, tanda-tanda atau
lambang-lambang untuk menyampaikan informasi yang diharapkan mempunyai pengaruh
terhadap orang lain (encoding)
 penyampaian pesan yang telah disandi, yakni sumber menyampaikan pesan kepada
penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar atau melalui suatu tindakan
tertentu dengan menggunakan saluran komunikasi, lisan: tatap muka/radio/telepon,
tertulis: setiap materi yang tertulis maupun suatu media yang dapat mereproduksi kata-
kata tertulis
 6

 perhatian dialihkan kepada penerima pesan, dalam arti jika pesan bersifat lisan, maka
penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak
mendengar, pesan tersebut akan hilang. Pada langkah penerima pesan melakukan
decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang diterima
(decoding)
 respon atau umpan balik (feedback) yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi
efektivitas komunikasi, dalam arti yang memungkinkan sumber mempertimbangkan
kembali pesan yang telah disampaikan kepada penerima.
Dengan langkah-langkah tersebut proses komunikasi bisnis dapat dibagi dalam tiga tahap yakni:
 perencanaan, yakni menentukan apa yang dilakukan di masa mendatang dengan
membuat rencana untuk hal-hal pokok dari pesan bisnis yang akan dikomunikasikan,
 penyusunan pesan, yakni: mengorganisasikan dan memformulasikan pesan-pesan bisnis,
 revisi pesan, yakni melakukan editing, menulis ulang, dan memproduksi pesan-pesan
bisnis.
3. Kesalahpahaman dan Ketrampilan Dalam Berkomunikasi
a. Kesalahpahaman dalam berkomunikasi
Pada dasarnya yang menjadi tujuan akhir dari komunikasi yang dilakukan adalah terjadinya
persepsi yang sama antara pemberi pesan/informasi dan penerima pesan/informasi. Namun
pada kenyataannya, dalam berinteraksi sering terjadi timbul perbedaan-perbedaan sebagai
akibat dari perbedaan pemahaman dalam pemaknaan isi dan maksud dari komunikasi.
Terjadinya kesalahpahaman dalam menangkap pesan dan menafsirkan, baik dari pemberi pesan
maupun dari penerima pesan, pada umumnya diakibatkan oleh permasalahan dalam:
 pengembangan pesan
 penyampaian pesan
 penerimaan pesan, atau
 penafsiran pesan.
Persoalan kesalahpahaman komunikasi dalam berinteraksi tersebut pada akhirnya
mengakibatkan tujuan komunikasi tidak dapat tercapai dengan baik. Di sini kesalahpahaman
menjadi salah satu kendala komunikasi efektif yang sangat berpeluang terjadinya konflik.
Suatu kondisi salah paham biasanya muncul ketika suatu informasi yang diterima oleh seseorang
memiliki makna atau esensi yang berbeda dari yang dimaksudkan oleh pemberi pesan. Dalam
kehidupan sehari-hari, bentuk kesalahpahaman banyak sekali contohnya, mulai dari hal-hal kecil
hingga kesalahpahaman oleh kalangan elit/tokoh-tokoh masyarakat.
Dalam lingkup bisnis, suatu bisnis akan mencapai tujuan jika komunikasi yang dilakukan berjalan
dengan efektif. Sebaliknya apabila komunikasi tidak efektif, maka akan menimbulkan dampak
buruk dalam bisnis yang sedang dijalankan. Dampak komunikasi tidak efektif antara lain:
1). Produktivitas menurun, biasanya lebih dikarenakan perusahaan tidak mempresentasikan
dan menawarkan produk kepada konsumen secara jelas mengenai produk yang ditawarkan.
2). Strategi bisnis berantakan, ketika pihak pelaku bisnis tidak dapat memberikan solusi ketika
bisnisnya diterpa masalah.
3). Kinerja tidak maksimal, kesalahpahaman terjadi karena informasi yang disampaikan tidak
sesuai/salah.
 7

4). Efisiensi yang rendah, terkait dengan komunikasi yang tidak jelas, yang pada akhirnya
mengakibatkan proyek yang terhambat.
5). Perbedaan persepsi, lebih dikarenakan pemberi pesan tidak dapat menyampaikan atau
menerima informasi dengan baik, sehingga terjadi kesalahpahaman atau perbedaan sudut
pandang dengan penerima pesan.
6). Hilang kepercayaan, sebagai salah satu akibat paling parah dari kesalahpahaman yang
terjadi, khususnya dari para pelanggan, khususnya dari perusahaan lain yang ingin bermitra,
padahal terjadinya kerjasama merupakan strategi utama dalam menjalankan bisnis guna
mencapai kesuksesan, hal ini juga terkait dengan penurunan tingkat produktivitas maupun
kredibilitas perusahaan.
7). Pelayanan menurun, terkait dengan kondisi pelayanan yang diberikan kepada para
pelanggan, khususnya beberapa pelayanan yang diberikan kepada perusahaan lain yang akan
diajak bermitra, hal ini juga berdampak pada proses proses produksi dan penurunan
kredibilitas perusahaan.
8). Berkurangnya inovasi, terkait dengan kinerja yang menurun/buruk sebagai akibat
berkurangnya ide, ketrampilan komunikasi, dan kontrol dari pebisnis.
b. Ketrampilan dalam berkomunikasi
Secara sederhana, sebenarnya ada beberapa cara untuk menghindari terjadinya
kesalahpahaman, namun yang lebih penting adalah meningkatkan kemampuan/ketrampilan
dalam berkomunikasi. Sebagai contoh, untuk meningkatkan ketrampilan dalam berkomunikasi
dapat dilakukan dengan banyak membaca media massa atau tulisan-tulisan yang penggunaan
tata bahasanya sistematis/efektif.
Semakin banyak/rutin membaca, kosakata akan semakin kaya dan dengan sendirinya akan
semakin mempermudah dalam menjalin komunikasi. Disamping tentunya menanyakan kepada
lawan bicara ketika ada hal-hal yang belum jelas maksudnya.
Contoh sederhana tersebut merupakan salah satu cara dalam meningkatkan ketrampilan dalam
berkomunikasi untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman akibat salah persepsi. Hal ini juga
terjadi dalam dunia bisnis, karena komunikasi dalam dunia bisnis memengaruhi kerjasama antar
perusahaan, pemasaran produk atau jasa, penjualan produk atau jasa, dan kualitas produk atau
jasa. Dengan kata lain, perusahaan harus memiliki ketrampilan dalam berkomunikasi dengan
baik.
Sebagai proses penyampaian informasi antara satu pihak dengan pihak yang lain, dalam
komunikasi yang efektif dibutuhkan kemampuan dan ketrampilan yang cukup. Secara mendasar,
ketrampilan dalam berkomunikasi bisnis menyangkut membaca, mendengarkan, berbicara, dan
menulis, yang gambaran besarnya sebagai berikut:
1). Membaca, dengan banyak membaca akan diperoleh banyak pengetahuan yang sebelumnya
tidak diketahui dan dapat dimanfaatkan dalam proses komunikasi, misalnya membaca: buku-
buku, majalah-majalah atau surat kabar yang terkait dengan bisnis yang dijalankan.
2). Mendengarkan, sebagai respon dalam menerima bunyi secara sengaja, memperhatikan
dengan baik apa yang dikatakan oleh pihak lain, mendengarkan merupakan proses
komunikasi dengan para pelanggan, karyawan atau pemasok, misalnya mendengarkan:
orang yang sedang berbicara, radio atau televisi yang terkait dengan bisnis yang dijalankan.
 8

3). Berbicara, sebagai kemampuan mengucapkan bunyi-bunyi artikulasi atau kata-kata untuk
mengekpresikan, menyatakan serta menyampaikan pikiran, gagasan, dan perasaan,
berbicara merupakan proses komunikasi dengan para pelanggan, misalnya:
 wawancara, yakni pertemuan dua orang atau lebih dengan maksud untuk menggali
informasi, baik berupa fakta atau pendapat seseorang untuk tujuan tertentu,
 berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil, yakni pertemuan beberapa orang untuk
saling tukar informasi, masukan atau pertanyaan,
 presentasi, yakni suatu cara dimana kita menjelaskan tujuan kita melalui suatu media yang
tujuannya dapat di mengerti orang yang mendengarkannya dan itu merupakan hal yang
penting dalam komunikasi bisnis.
4). Menulis, berfungsi sebagai media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dapat dipahami dan
dimengerti orang lain untuk menyampaikan pesan atau penjelasan, dan merupakan hal yang
penting untuk komunikasi bisnis, misalnya menulis: surat, memo atau laporan yang terkait
dengan bisnis yang dijalankan.

Ketrampilan dalam berkomunikasi pada dasarnya dimaksudkan agar komunikasi yang dilakukan
dapat berlangsung secara efektif, sehingga dapat mencapai tujuan sebagaimana yang
diharapkan. Secara konsepsional, terdapat beberapa strategi komunikasi yang dirumuskan oleh
para ahli di bidang komunikasi, antara lain sebagaimana yang dituliskan oleh Cutlip, Center &
Broom dalam buku “Effective Public Relations”.
Strategi komunikasi Cutlip, Center & Broom yang lebih dikenal sebagai 7C’s PR Communications
dimaksudkan untuk memperhatikan hal-hal berikut:
(1) credibility (kredibilitas), komunikasi dimulai dengan suasana saling percaya yang
diciptakan komunikator dengan sungguh-sungguh untuk melayani publiknya yang
memiliki keyakinan dan respek,
(2) contex (konteks), konteks yang menyangkut sesuatu yang berhubungan dengan
lingkungan sosial, suatu pesan harus dapat disampaikan dengan jelas dengan sikap
partisipatif, karena komunikasi yang efektif dapat membantu untuk mendukung
lingkungan sosial melalui pemberitaan di berbagai media massa,
(3) content (isi), isi pesan harus menyangkut kepentingan publik, sehingga informasi dapat
diterima sebagai sesuatu yang bermanfaat bagi publik,
(4) clarity (kejelasan), pesan disusun dengan kata-kata yang jelas, mudah dimengerti, dan
memiliki maksud, tema, dan tujuan yang sama antara komunikator/pengirim pesan dan
komunikan atau penerima pesan,
(5) continuity and consistency (kontinuitas dan konsistensi), komunikasi dilakukan secara
berulang dengan berbagai variasi pesan dan pesan-pesan tersebut harus konsisten,
sehingga mempermudah dalam melakukan proses komunikasi untuk membujuk publik,
(6) channels (saluran), menggunakan saluran yang tepat dan media yang berbeda sesuai
dengan target sasaran, dalam hal ini harus memahami perbedaan dan proses
penyebaran informasi secara efektif,
(7) capability of the audience (kapabilitas khalayak), dengan memperhitungkan kemampuan
yang dimiliki oleh khalayak, mengingat komunikasi akan efektif jika dikaitkan dengan
faktor-faktor seperti kebiasaan, peningkatan kemampuan membaca, dan
pengembangan pengetahuan khalayak.
 9

B. KOMUNIKASI ANTARPRIBADI DAN ANTARBUDAYA

1. Pengertian dan Tujuan Komunikasi Antarpribadi
a. Pengertian komunikasi antarpribadi
Komunikasi antarpribadi merupakan komunikasi yang berlangsung antara individu dengan
individu yang lain secara dua arah/timbal balik untuk mencapai tujuan tertentu. Komunikasi
antarpribadi biasanya berlangsung dalam suasana informal, verbal –tertulis maupun lisan,
langsung atau melalui media seperti telepon atau surat, maupun nonverbal –menggunakan
bahasa tanda/simbol/tubuh, seperti: ekspresi wajah, kontak mata, pakaian, potongan rambut
atau gaya bicara.
Adanya arus balik langsung dalam proses komunikasi antarpribadi, peluang untuk terjadinya
interaksi berbagi informasi dan perasaan pada masing-masing individu menjadi sangat besar,
karena terjadi umpan balik langsung yang dapat mengurangi kesalahpahaman. Oleh karena itu
komunikasi antarpribadi merupakan komunikasi yang paling lengkap dan paling sempurna,
karena sangat potensial untuk mempengaruhi atau membujuk orang lain. Sebagai salah satu
bentuk komunikasi yang sangat efektif untuk merubah perilaku orang lain, komunikasi
antarpribadi terjadi dalam suatu masyarakat umum maupun dalam suatu organisasi
bisnis/nonbisnis.
Pengertian tersebut menunjukkan bahwa di dalam komunikasi antarpribadi setidaknya terdapat
hal-hal sebagai berikut:
 komunikasi dilakukan oleh dua orang atau lebih (seorang individu dengan individu lain)
 bertatap muka (face to face) atau menggunakan media tertentu, misalnya: telepon atau
email
 menggunakan bahasa informal (tidak baku), misalnya: bahasa daerah atau bahasa
campuran
 jika terjadi dalam suatu masyarakat, tujuan yang ingin dicapai bersifat pribadi, jika terjadi
dalam suatu organisasi, tujuan yang ingin dicapai bersifat untuk melaksanaan tugas
pekerjaan.
b. Tujuan komunikasi antar pribadi
Di dalam suatu masyarakat, komunikasi antar pribadi merupakan bentuk komunikasi antara
seseorang dengan orang lain dalam suatu masyarakat untuk mencapai tujuan tertentu yang
bersifat pribadi. Sedangkan dalam suatu organisasi bisnis/nonbisnis, komunikasi antarpribadi
merupakan komunikasi yang terjadi antara manajer dengan karyawan atau antara karyawan
yang satu dengan yang lainnya, dengan menggunakan media tertentu untuk mencapai tujuan
tertentu yang bersifat pribadi.
Dilihat dari tujuannya, komunikasi antarpribadi memiliki bermacam-macam tujuan, antara lain
untuk menyampaikan informasi, menumbuhkan rasa simpati atau menumbuhkan motivasi, yang
dapat digambarkan sebagai berikut:
 menyampaikan informasi, yakni penyampaian informasi yang memiliki sifat akrab,
mendekati komunikasi yang efektif,
 menumbuhkan simpati, berbagi pengalaman pribadi menyenangkan/menyedihkan
acapkali dapat menumbuhkan rasa simpati yang dirasakan oleh kedua belah pihak,
 10

 menumbuhkan motivasi, demikian pula dalam berbagi informasi dapat menimbulkan

motivasi tersendiri, pesan yang berisi kisah-kisah inspiratif dapat menggugah kepribadian,
dan sebagainya.
Pemahaman yang mendalam tentang komunikasi antarpribadi akan sangat bermanfaat,
setidaknya dapat mengetahui cara menanggapi/memprediksi sikap dan tindakan orang lain atau
lebih menghargai dan memelihara hubungan yang baik dengan orang lain. Salah satu wujud
komunikasi antarpribadi yang efektif adalah dapat meredam konflik yang sedang atau yang
mungkin akan terjadi, sehingga tidak sampai menurunkan eksistensi hubungan antar
pribadi/kelompok yang berdampak negatif.
Dalam berbagai kasus, menurunnya eksistensi hubungan antar pribadi/kelompok yang
berdampak negatif sebagai akibat terjadinya konflik/kesalahpahaman dapat menimbulkan
perkelahian, perdebatan secara verbal hingga adu fisik atau berubahnya perilaku seseorang
karena mengalami stres/depresi. Komunikasi menjadi salah satu solusi untuk menyelesaikan
konflik, dibutuhkan manajemen konflik untuk menyelesaikan permasalahan.
Secara umum, manajemen konflik dapat dipahami sebagai metode, tahapan, cara, usaha,
strategi untuk mengarahkan perselisihan atau konflik yang terjadi menuju penyelesaian agar
menciptakan perilaku-perilaku positif: memberikan ketenangan, perdamaian, dan sebagainya.
Dalam hal ini adalah langkah-langkah yang diambil para pelaku/pihak ketiga dalam rangka
mengarahkan suatu perselisihan ke arah penyelesaian yang menghasilkan ketenangan, hal
positif, kreatif atau mufakat.
Manajemen konflik dalam komunikasi antarpribadi antara lain:
(1) sikap sportif, yakni bersikap secara profesional dalam melakukan kegiatan apapun,
termasuk dalam berkomunikasi dengan tujuan menghindari sikap defensif dalam
komunikasi karena adanya rasa ingin melindungi diri dari suatu konflik, merasa takut
untuk mengungkapkan kebenaran, atau merasa cemas,
(2) bertengkar secara aktif, dalam arti tidak menghindar ketika sedang berada dalam suatu
konflik yang melibatkan diri sendiri, namun menghadapi konflik yang terjadi dan
menyelesaikan secara profesional tanpa keributan,
(3) meredakan ketegangan dengan humor, dalam hal ini humor berguna untuk meredakan
ketegangan dalam sebuah konflik, atau
(4) percaya, rasa saling percaya dalam komunikasi antarpribadi dapat menghindarkan
seseorang dari berbagai konflik, karena kepercayaan satu sama lain dapat menimbulkan
sikap terbuka, sehingga ketika sedang berada dalam suatu konflik, ada rasa percaya
untuk menceritakan konflik tersebut kepada orang lain untuk diselesaikan dengan baik.

2. Gaya Kepemimpinan Dalam Komunikasi Antarpribadi

Dalam konteks organisasi, membahas komunikasi antarpribadi pada suatu organisasi
bisnis/nonbisnis akan selalu terkait dengan gaya kepemimpinan yang diterapkan oleh seorang
manajer. Gaya kepemimpinan di sini dapat dipahami sebagai suatu cara bagaimana seorang
pemimpin mempengaruhi, mengarahkan, memotivasi, dan mengendalikan bawahannya dengan
cara-cara tertentu, sehingga para bawahan dapat menyelesaikan tugas pekerjaannya secara efektif
dan efisien.
 11

Dalam konsep kepemimpinan (leadership), yang dinamakan pemimpin adalah seorang pribadi yang
memiliki kewibawaan dan kekuasaan untuk menggerakkan orang lain melakukan usaha bersama
guna mencapai tujuan/sasaran tertentu. Implikasinya, seorang pemimpin organisasi harus memiliki
gaya komunikasi kepemimpinan yang tepat agar dapat membawa organisasi mencapai tujuannya.
Komunikasi kepemimpinan yang baik akan memastikan bahwa setiap anggota organisasi dapat
mengerjakan tugasnya dengan baik. Artinya bahwa komunikasi kepemimpinan merupakan suatu
proses komunikasi yang dilakukan pemimpin –sebagai komunikator, kepada bawahannya –sebagai
komunikan.
Terdapat beberapa gaya kepemimpinan yang dapat diterapkan dalam suatu organisasi, antara lain
sebagai berikut:
a. Pengarahan (directing)
Yakni gaya kepemimpinan yang sifat komunikasinya cenderung satu arah, yakni menjelaskan
sejelas mungkin dan rinci tentang apa yang dikerjakan, bagaimana cara mengerjakan, dan kapan
pekerjaan harus diselesaikan kepada para karyawan, karena para karyawan belum memiliki
pengalaman yang cukup dalam menjalankan suatu tugas tertentu.
b. Pembekalan (coaching)
Yakni gaya kepemimpinan yang sifatnya hanya memberikan penjelasan seperlunya saja terhadap
tugas dan pekerjaan yang belum dipahami kepada para karyawan, karena para karyawan telah
memiliki pengalaman yang cukup dalam menyelesaikan masalah.
c. Dukungan (supporting)
Yakni gaya kepemimpinan yang sifatnya memberi dukungan kepada para karyawan, karena
dihadapkan pada situasi dan kondisi di mana para karyawan sebenarnya memiliki tingkat
kemampuan yang cukup, namun tidak memiliki kemauan untuk melakukan tanggung jawab.
d. Pendelegasian (delegating)
Yakni gaya kepemimpinan yang sifat komunikasinya cenderung berdiskusi, yakni cukup memberi
pengarahan maupun dukungan sedikit saja kepada karyawan dengan kemampuan dan kemauan
yang tinggi, karena yang bersangkutan dianggap telah mampu dan mau melaksanakan tugas dan
tanggung jawabnya.

3. Pengertian dan Pentingnya Komunikasi Antarbudaya

a. Pengertian komunikasi antarbudaya
Komunikasi antarbudaya dapat dipahami sebagai komunikasi yang terjadi antara orang-orang
dengan latar belakang budaya yang berbeda. Ketika orang-orang dengan latar belakang budaya
yang berbeda bertemu dan berkomunikasi, maka seluruh perbedaan yang ada di antara mereka
memiliki potensi yang mengarah pada terjadinya kesalahpahaman, bahkan menjadi penyebab
kegagalan komunikasi.
Dalam komunikasi antarbudaya, kebudayaan atau pola hidup yang berbeda akan membuat
kesalahpahaman di antara individu-individu yang melakukan komunikasi. Dibutuhkan sesuatu
yang dapat menurunkan tingkat kesalahpahaman di antara individu-individu yang melakukan
komunikasi, agar tidak terjadi pertikaian. Hal itu dapat ditemukan pada bahasa, baik verbal
maupun nonverbal.
Oleh karena itu, sebagai alat, peranan bahasa menjadi sangat penting dalam komunikasi
antarbudaya. Misalnya, orang pesisir yang memiliki pola hidup keras, acapkali berbicara dengan
 12

suara kencang, sehingga dimungkinkan membuat orang salah mengartikan. Untuk menghindari
atau menghilangkan kesalahpahaman, salah satu solusinya adalah dengan menggunakan bahasa
Indonesia, karena dapat memilah mana yang marah, yang senang atau yang sedih. Bahasa
menunjukkan simbolik dari rasa.
Terjadinya komunikasi antarbudaya dikarenakan oleh beberapa faktor, antara lain:
 Mobilitas, dalam hal ini mobilitas terjadi karena adanya peluang-peluang bisnis yang
menarik dan pendidikan yang menjamin, sehingga terjadi mobilitas yang luas –perjalanan
dari negara satu ke negara lain telah menjadi kegiatan umum yang dilakukan masyarakat,
terjadi berbagai budaya yang menyatu pada suatu wilayah.
 Ekonomi, dalam hal ini menjadi salah satu faktor yang sangat berpengaruh terhadap
komunikasi antarbudaya, misalnya, sebagai negara berkembang, Indonesia memiliki
ketergantungan ekonomi pada negara yang tingkat perekonomiannya tinggi, sehingga
mendorong terjadinya perpindahan pekerjaan dan penyatuan budaya pada suatu wilayah.
 Teknologi, dalam hal ini perkembangan teknologi yang sangat pesat membuat komunikasi
antarbudaya menjadi lebih mudah dan praktis, bahkan teknologi diperkirakan dapat
memberikan dampak akan terjadinya pertukaran budaya secara besar-besaran.
 Imigrasi, dalam hal ini adanya kegiatan imigrasi untuk suatu kepentingan membuat tidak
aneh lagi apabila melihat orang asing di sekeliling tempat tinggal/kerja, sehingga
mendorong terjadinya penyatuan budaya (akulturasi) yang kemudian menyebabkan
terjadinya komunikasi antarbudaya.
 Politik, dalam hal ini kepentingan politik pun ikut andil dalam memberikan dampak
munculnya komunikasi antarbudaya, misalnya: kunjungan pimpinan sebuah negara ke
negara lain dapat mendorong terjadinya komunikasi antarbudaya.
Dari sisi fungsi, komunikasi antarbudaya berfungsi, antara lain:
 untuk menyatakan identitas sosial, melalui komunikasi antarbudaya, individu dapat
menunjukkan identitas sosialnya sendiri,
 untuk menyatakan intergasi sosial, komunikasi antarbudaya dapat menyatukan dan
mempersatukan antarpribadi dalam suatu interaksi,
 untuk menambah pengetahuan, komunikasi antarbudaya dapat memberikan wawasan
yang baru, bahkan wawasan yang belum pernah diketahui oleh seorang individu,
 untuk hubungan interaksi, melalui komunikasi antarbudaya dapat tercipta hubungan yang
komplementer dan selaras.
b. Arti penting komunikasi antarbudaya
Terjadinya komunikasi antarbudaya pada dasarnya bertujuan untuk mengurangi tingkat
ketidakpastian. Sebagaimna halnya ketika ada dua individu yang sedang berkomunikasi, namun
keduanya menggunakan bahasa yang berbeda, karena kebudayaan yang berbeda, maka
komunikasi antarbudaya akan berperan sebagai alat untuk mengurangi tingkat keidakpastian
logika maupun definisi dari topik yang sedang dibicarakan. Disamping itu, komunikasi
antarbudaya juga bertujuan sebagai alat efektivitas komunikasi, dalam arti agar suatu informasi
yang disampaikan dapat dimengerti secara efektif, maka diperlukan adanya komunikasi
antarbudaya.
Beberapa penyebab kegagalan dalam komunikasi antarbudaya, antara lain:
1). Bahasa. Hal ini karena komunikasi antar budaya merupakan proses pengiriman dan
penerimaan pesan antara orang-orang yang memiliki perbedaan latar belakang budaya,
 13

maka dalam proses komunikasi antarbudaya dapat mengarah pada perbedaan dalam
menafsirkan bahasa verbal maupun bahasa nonverbal. Solusinya, terdapat beberapa hal
yang dapat dilakukan, di antaranya adalah menerapkan cara berkomunikasi dengan baik,
berbicara dengan pelan dan jelas, menanyakan atau meminta klarifikasi, kerap memeriksa
pemahaman, menghindari idiom, berhati-hati dengan jargon, bersabar, menghindari
informasi melalui berbagai saluran, memilih media komunikasi secara efektif serta spesifik.
2). Stereotip. Sebagai konsepsi mengenai sifat suatu golongan berdasarkan prasangka yang
subyektif dan tidak tepat, stereotip terjadi karena sebelumnya orang memiliki pengalaman
yang negatif/positif dengan orang lain yang berasal dari budaya yang lain. Dalam komunikasi
antar budaya, stereotip dapat memberikan dampak yang kurang baik. Untuk
mengatasi/menghindari stereotip dalam komunikasi antarbudaya, maka harus dihindari
asumsi-asumsi penilaian, dan menerima adanya perbedaan.
3). Prasangka. Sebagai pendapat/anggapan yang kurang baik mengenai sesuatu sebelum
mengetahui, menyaksikan/menyelidiki sendiri, prasangka terjadi ketika orang mengacu pada
generalisasi tentang sebuah kelompok atau hal-hal yang seringkali didasarkan pada
pengalaman faktual yang minim, bahkan tidak ada sama sekali. Untuk mengatasi atau
mengurangi prasangka, dapat digunakan dua teknik, yakni melalui pendidikan dan kontak
personal. Pendidikan dapat membantu mendidik masyarakat mengatasi stereotip,
prasangka/etnosentrisme, sementara semakin besar frekwensi kontak personal yg terjadi
antara individu di dalam/luar kelompok, akan semakin rendah tingkat prasangka yg diterima.
4). Rasialisme. Merupakan prasangka berdasarkan keturunan bangsa atau perlakuan yang berat
sebelah terhadap (suku) bangsa yang berbeda-beda atau paham bahwa ras diri sendiri
merupakan ras yang paling unggul. Orang-orang yang rasialis sering melakukan diskriminasi
terhadap orang-orang yang berasal dari ras yang berbeda, dalam bentuk personal amupun
institusional. Untuk menghindari/mengurangi rasialisme harus bersikap jujur pada diri
sendiri ketika memutuskan untuk memegang beberapa pandangan yang bersifat rasial,
berusaha untuk menolak/merasa keberatan apabila mendengar penghinaan atau lelucon
yang berbau SARA, dan menghormati/menghargai perbedaan dan kebebasan.
5). Etnosentrisme. Sebagai keyakinan bahwa budaya sendiri lebih superior dibandingkan dengan
budaya orang lain, orang yang semakin etnosentris akan melihat dan menilai seluruh dunia
hanya dari sudut pandang budayanya saja, mengarah pada kurangnya keinginan untuk
mempercayai seseorang yang berasal dari budaya lain. Untuk mengatasi/menghindari
etnosentrisme dalam komunikasi antarbudaya dapat dilakukan dengan menghindari dogma,
belajar untuk berpikiran terbuka terhadap pandangan baru, menghindari asumsi,
menghindari penilaian, belajar menerima perbedaan, serta mengembangkan sikap empati
dlm komunikasi budaya.
Dengan mempelajari komunikasi antarbudaya akan diperoleh manfaat dalam berkomunikasi ketika
menemukan orang dengan pola hidup yang berbeda, agar tidak terjadi kesalahpahaman, bahkan
pertikaian ketika berkomunikasi dengan orang tersebut. Disamping itu juga dapat memahami segala
budaya positif dari keragaman budaya yang ada dan memegang teguh apa yang menjadi nilai luhur
budaya yang sudah ada. Perbedaan budaya yang mudah menghadirkan konflik dapat dikurangi
dengan saling menghargai keragaman budaya yang ada di dunia.
 14

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

2 DAN PESAN-PESAN BISNIS

A. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1. Pengertian Organisasi dan Peran Manajerial

a. Pengertian organisasi dan komunikasi organisasi
Organisasi dapat dipahami sebagai struktur antar hubungan pribadi dari sekelompok orang yang
bekerja sama dalam suatu sistem yang dibentuk berdasarkan pembagian kerja untuk mencapai
tujuan tertentu. Dalam arti dinamis, organisasi merupakan proses pengelompokan orang-orang,
alat-alat, tugas-tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari orang-orang di dalam suatu
wadah/organisasi.
Sebagai suatu unit sosial yang terdiri atas organ-organ yang memiliki tugas dan pembagian kerja
masing-masing serta saling berhubungan dan berkaitan satu sama lain guna mencapai suatu
tujuan tertentu, sebuah organisasi memiliki beberapa unsur, antara lain:
 pegawai, yakni anggota organisasi yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berkaitan
dengan produksi, baik barang/jasa (the operating core), misalnya: operator produksi,
 pemimpin, yakni pimpinan/manajer teratas yang bertanggung jawab penuh atas
organisasi secara keseluruhan (the strategic apex), misalnya: misalnya: presiden direktur,
 manager, yakni pimpinan/manajer tengah yang menjadi penghubung antara operating
core dengan strategic apex (the middle line), misalnya: manajer pemasaran,
 para anggota organisasi yang diberi tugas melaksanakan suatu bentuk standarisasi secara
khusus (the technostructure), misalnya: analis kebijakan,
 para staf, yakni anggota-anggota organisasi/orang-orang yang mengisi unit staf yang
memberikan jasa guna mendukung jalannya organisasi (the staff support), misalnya: staf
bagian keuangan.
Dalam organisasi, komunikasi menghubungkan antar anggota maupun unit-unit organisasi pada
semua tingkatan dalam rangka menghasilkan pemahaman yang sama antara komunikator
(pengirim informasi) dengan komunikan (penerima informasi). Komunikasi berfungsi untuk
mencapai pengertian satu sama lain, untuk membina kepercayaan, untuk melakukan koordinasi
tindakan, untuk merencanakan strategi atau untuk melakukan pembagian tugas pekerjaan antar
anggota maupun antar unit organisasi.
Melalui komunikasi yang baik, sistem kerja sama suatu organisasi akan menjadi lebih dinamis
dalam menghubungkan tujuan organisasi dengan para anggotanya, sehingga akan terbangun
iklim organisasi yang mendorong terjadinya peningkatan produktivitas. Dalam membangun
komunikasi yang baik dapat dilakukan dalam bentuk apa saja, baik melalui:
 komunikasi verbal, yakni komunikasi yang dibicarakan atau yang diungkapkan dengan
kata-kata, misalnya: rapat, instruksi langsung, pidato, telepon, laporan, keluhan, saran,
masukan, konsultasi, buku panduan, diskripsi prosedur, memo maupun surat resmi
 15

 komunikasi nonverbal, yakni komunikasi yang tersirat dengan bahasa tubuh, misalnya:
cara, warna atau model pakaian, ekspresi wajah, gerak mata, tangan maupun kaki,
anggukan kepala, atau sikap badan.
b. Peran manajerial dalam komunikasi organisasi
Hubungan antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus
kepada orang-orang yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Oleh karena itu
‘komunikasi organisasi’ dapat dipahami sebagai proses menciptakan dan saling menukar pesan
dalam suatu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain serta bertujuan untuk
mengatasi lingkungan yang tidak pasti dan selalu berubah-ubah.
Artinya bahwa dalam membahas ilmu komunikasi dalam organisasi akan selalu terkait dengan
bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang
dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi
penghambat, dan sebagainya. Hal ini dimaksudkan sebagai bahan telaahan lebih lanjut dalam
rangka penyajian suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan jenis
organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan memperhitungkan situasi tertentu
pada saat komunikasi dilakukan.
Pada umumnya, dalam komunikasi organisasi, para manajer pada semua level memiliki peran
strategis bagi pengembangan organisasi. Terdapat tiga peran manajerial yang dapat diterapkan
oleh seorang manajer dalam suatu organisasi, yakni: peran antarpribadi, peran informasional,
dan peran keputusan, yang secara garis besar dapat digambarkan sebagai berikut:
1). Peran antarpribadi (interpersonal roles), peran ini menunjukkan bahwa seorang manajer
harus mampu memerankan diri sebagai seorang:
 tokoh figur (figurehead role), dalam hal ini manajer dipandang sebagai simbol status dan
otoritas organisasi. Misalnya: melaksanakan tugas-tugas sosial dan hukum, bertindak
sebagai pemimpin simbolis dengan menyapa pengunjung, menandatangani dokumen
hukum, menghadiri upacara pemotongan pita, tuan rumah resepsi, dan sebagainya
 pemimpin (leader role), dalam hal ini peran manajer mencakup penataan, memberi
motivasi, mengawasi kemajuan, mempromosikan, dan mendorong perkembangan
bawahan serta menyeimbangkan efektivitas
 penghubung (liaison role), dalam hal ini peran manajer adalah membangun dan
memelihara kontak di dalam dan di luar organisasi, melakukan korespondensi bisnis,
berpartisipasi dalam pertemuan dengan perwakilan dari suatu unit atau organisasi secara
keseluruhan.
2). Peran informasional (informational roles), peran ini mencakup peran:
 pemantauan (monitor role), dalam hal ini peran manajer terkait dengan pemantauan
operasi internal, menilai keberhasilan suatu unit, melihat dan mengukur masalah serta
menangkap peluang yang mungkin timbul. Semua informasi yang diperoleh dalam
kapasitas ini disimpan dan dipelihara dengan baik. Misalnya: mencari dan memperoleh
pekerjaan yang berhubungan dengan informasi, membaca berita perdagangan, majalah,
laporan, menghadiri seminar dan pelatihan serta menjaga kontak relasi
 penyebar informasi (disseminator role), dalam hal ini peran manajer menyoroti
kefaktualan atau nilai pandangan pihak eksternal dalam konteks organisasinya dan
bawahannya, sehingga dibutuhkan penyaringan dan keterampilan dalam pendelegasian.
 16

Misalnya: melakukan komunikasi atau menyebarkan informasi kepada anggota organisasi,

mengirim memo dan laporan, serta menginformasikan keputusan kepada bawahan/staf
 juru bicara (spokesperson role), dalam hal ini peran manajer terkait dengan kapasitasnya
sebagai Public Relations Officer, dengan menginformasikan dan melobi orang lain.
Misalnya: melakukan komunikasi atau mengirimkan informasi ke luar, menyampaikan
memo, laporan, dan bahan informasi, berpartisipasi dalam konferensi atau pertemuan
serta laporan kemajuan.
3). Peran keputusan (decisional roles), peran ini mencakup peran penting sebagai:
 wirausaha (entrepreneur role), dalam hal ini peran manajer mengidentifikasi ide-ide baru
dan memulai proyek perbaikan dengan menerapkan inovasi dalam rencana untuk masa
depan
 pemecah masalah (disturbance bandler role), dalam hal ini peran manajer terkait dengan
penanganan situasi krisis, seperti: sengketa atau masalah dan mengambil tindakan
korektif, menyelesaikan konflik antara bawahan, dengan mencari jalan keluar alternatif
yang strategis
 pengalokasi sumber daya (resource allocator role), dalam hal ini peran manajer terkait
dengan kewenangan dalam mengendalikan penggunaan sumber daya organisasi.
Misalnya: menjelaskan tanggung jawab pengalokasian dan pengawasan keuangan,
material. dan sumber daya personel serta penentuan dalam menerapkan sumber daya,
draft dan persetujuan rencana, jadwal, anggaran atau skala prioritas
 negosiator (negotiator role), dalam hal ini peran manajer terkait dengan partisipasi dalam
kegiatan negosiasi dengan organisasi lain maupun dengan individu. Misalnya: membela
kepentingan bisnis, berpartisipasi dalam dan mengarahkan negosiasi dalam tim, unit-unit
atau organisasi secara keseluruhan.
Pada satu sisi, penguasaan yang baik dalam menerapkan ketiga peran manajerial tersebut akan
menjadikan komunikasi yang dilakukan menjadi efektif. Sedang pada sisi lain, tujuan dan manfaat
dari komunikasi yang efektif dalam organisasi, antara lain dapat:
1). Mendorong terciptanya koordinasi yang baik diantara para anggota organisasi di tingkat
pimpinan maupun di tingkat staf, yang berarti meningkatkan hubungan kerja dan kerjasama
yang baik antar individu dan antar unit kerja organisasi;
2). Mendorong terbentuknya sistem informasi yang dapat mencukupi kebutuhan manajemen,
sehingga dapat membantu mengetahui sedini mungkin masalah-masalah yang timbul di
dalam pelaksanaan tugas pekerjaan masing-masing unit kerja organisasi;
3). Mendorong terjadinya perubahan sikap para anggota ke arah yang positif dan
menguntungkan organisasi, dapat mendorong semangat kerja para anggota
organisasi/karyawan, sehingga dapat membantu mencegah/mengurangi aspek negatif
seperti terjadinya konflik atau frustasi.

2. Kegiatan Pertukaran Informasi Dan Pola Komunikasi

a. Kegiatan pertukaran informasi
Pencapaian tujuan suatu organisasi memerlukan proses komunikasi, yakni suatu proses
pertukaran informasi di antara orang-orang dalam suatu organisasi. Dalam hal ini komunikasi
yang terjadi merupakan proses pengiriman dan penerimaan pesan organisasi, baik secara formal
maupun informal, dengan menggunakan suatu bahasa atau simbol-simbol yang biasa digunakan
dalam suatu organisasi.
 17

Sebagai fungsi yang memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar informasi dan fungsi
dalam menghubungkan antar anggota, kegiatan-kegiatan organisasi dalam konteks pertukaran
informasi antara lain seperti:
 menetapkan suatu tujuan,
 membuat dan melaksanakan keputusan,
 mengukur prestasi kerja,
 merekrut dan mengembangkan staf,
 melayani pelanggan,
 melakukan negoisasi dengan pemasok,
 memproduksi (suatu produk),
 melakukan interaksi dengan peraturan yang ada, dan sebagainya.
b. Pola komunikasi
Secara umum, bentuk atau pola komunikasi organisasi dapat dikelompokkan menjadi dua
saluran utama, yakni komunikasi formal dan komunikasi informal, dengan gambaran sebagai
berikut:
1). Komunikasi formal
Sebagai proses komunikasi yang bersifat resmi, yang biasanya dilakukan di dalam institusi
formal melalui garis perintah yang instruktif dan berdasarkan struktur organisasi, komunikasi
formal meliputi: komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi dari bawah ke atas, komunikasi
horizontal, dan komunikasi diagonal.
a) Komunikasi dari atas ke bawah (top-down communication)
Dalam hal ini aliran komunikasi atau alur penyampaian informasi dari atasan kepada
bawahan terkait dengan tanggung jawab dan wewenang dengan tujuan antara lain:
 memberi pengarahan atau instruksi kerja,
 memberi informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan,
 memberi umpan balik pelaksanaan pekerjaan kepada para karyawan,
 menyajikan informasi mengenai aspek ideologi yang dapat membantu organisasi, atau
 menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.
b) Komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up communication)
Dalam hal ini aliran komunikasi atau alur penyampaian informasi dari bawahan kepada
atasan dapat menjadi salah satu cara yang positif dalam upaya membantu pencapaian
tujuan organisasi, karena terdapat keterlibatan bawahan dalam proses pengambilan
keputusan. Selama bawahan tidak hanya menyampaikan informasi yang baik-baik saja
(asal bapak senang atau ABS), seorang atasan harus memperhatikan aspirasi yang
berasal dari bawahannya dan memiliki rasa percaya kepada bawahannya. Misalnya:
penyampaian informasi/laporan dari staf bagian produksi kepada manajer produksi.
c) Komunikasi horizontal (horizontal communication)
Dalam hal ini aliran komunikasi atau alur penyampaian informasi terjadi di antara bagian-
bagian atau unit-unit organisasi yang memiliki posisi sejajar atau sederajat. Komunikasi
horizontal dimaksudkan untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan
informasi kepada bagian atau unit lain yang memiliki kedudukan sejajar. Komunikasi
horizontal atau komunikasi lateral ini menjadi sangat penting artinya ketika tiap bagian
atau unit-unit organisasi memiliki tingkat saling ketergantungan yang besar. Misalnya:
komunikasi yang terjadi antara manajer produksi dan manajer pemasaran.
 18

d) Komunikasi diagonal (diagonal communication)

Dalam hal ini aliran komunikasi atau alur penyampaian informasi yang terjadi dapat
dikatakan sebagai hal yang menyimpang dari bentuk-bentuk komunikasi tradisional,
karena dalam prosesnya melibatkan dua tingkat organisasi yang berbeda. Bentuk
komunikasi diagonal menunjukkan besarnya saling ketergantungan di antara bagian-
bagian atau unit-unit organisasi. Pada satu sisi, keuntungan dalam komunikasi diagonal
adalah penyebaran informasi dapat berlangsung menjadi lebih cepat dan juga
memungkinkan individu anggota organisasi dari berbagai bagian atau unit dapat
berperan serta dalam membantu penyelesaian suatu masalah yang sedang dihadapi.
Namun pada sisi lain, kelemahan komunikasi ini dapat menggangu jalur komunikasi yang
rutin dan telah berjalan normal serta sulit dikendalikan ketika suatu organisasi telah
menjadi besar.
Kelemahan dalam komunikasi formal dari sisi individu anggota organisasi adalah acapkali
membuat frustasi atau menjengkelkan, karena adanya keterbatasan untuk masuk ke dalam
proses pengambilan keputusan. Sedang dari sisi organisasi adalah adanya kemungkinan
munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke tingkat yang lebih tinggi,
karena setiap keterkaitan dalam jalur komunikasi berpotensi menimbulkan
kesalahpahaman.
2). Komunikasi informal
Sebagai proses komunikasi yang terjadi dalam situasi tidak resmi, yang biasanya berupa
komunikasi dalam hubungannya dengan hubungan pribadi dan menggunakan bahasa sehari-
hari serta dilakukan pada jam-jam istirahat atau waktu lain yang tidak membutuhkan
keseriusan yang mendalam dalam membahas sesuatu, komunikasi informal tidak
mempedulikan struktur, hierarki, atau posisi seseorang dalam organisasi. Artinya bahwa
dalam jaringan komunikasi internal, para anggota organisasi/pegawai, tanpa melihat jenjang
hierarki, pangkat, atau jabatannya dapat berkomunikasi secara leluasa, tanpa ada keresmian
atau keformalan, sehingga cenderung dapat berlangsung lebih santai jika dibanding saluran
formal.
Informasi atau topik yang dibahas dalam saluran komunikasi informal pun cenderung hal-hal
yang bersifat umum, seperti peristiwa yang sedang menjadi trending topic di masyarakat
hingga membicarakan kondisi organisasi secara gamblang. Dengan pola yang demikian,
kelemahan dalam komunikasi ini antara lain terkait dengan perolehan informasi yang
dimungkinkan kurang akurat dan tidak dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.

3. Komunikasi Internal, Eksternal, dan Arah Komunikasi

a. Komunikasi internal
Komunikasi internal merupakan komunikasi yang dilakukan oleh para anggota dalam suatu
organisasi. Dalam komunikasi internal suatu organisasi, meskipun dalam prosesnya terdapat
aspek formal dan informal, namun lebih banyak aspek komunikasi formal dan tertulis yang
diterapkan. Misalnya: memo dari atasan, pemberitahuan melalui email maupun surat biasa,
peraturan organisasi, buletin rutin organisasi, atau papan pengumuman.
Komunikasi internal dibagi ke dalam dua jenis, yakni komunikasi personal dan komunikasi
kelompok:
1). Komunikasi personal
 19

Merupakan komunikasi yang terjadi dalam level personal dan terdiri dari dua orang dalam
organisasi yang melakukan proses komunikasi, baik secara bertatap muka maupun melalui
media. Dalam hal ini proses komunikasi tatap muka adalah pertemuan langsung antara dua
orang, lalu melakukan komunikasi tanpa ada perantara. Sedangkan komunikasi melalui
media biasanya menggunakan alat komunikasi, seperti: telepon, email, memo, surat, dan
sebagainya.
2). Komunikasi kelompok
Merupakan komunikasi yang terjadi di antara bagian-bagian atau unit-unit dalam suatu
organisasi. Dalam kenyataan sehari-hari, komunikasi kelompok lebih sering menggunakan
proses komunikasi tatap muka secara langsung, karena akan lebih mudah untuk melakukan
kontak secara berhadapan daripada melalui media yang justru sangat dimungkinkan
terjadinya kesalahpahaman.

Dengan dua jenis komunikasi tersebut, peran komunikasi internal dalam organisasi, antara lain:
1). Untuk menyebarkan informasi, yakni menyampaikan dan menerima informasi yang baik
kepada pihak-pihak internal organisasi, sehingga para anggota organisasi/pegawai
khususnya, dapat menyamakan pandangan, visi, dan misi demi keberlangsungan organisasi
dan tujuan bersama.
2). Dapat membantu memupuk dan mempererat hubungan yang terjalin dengan pihak eksternal
organisasi, sehingga dapat memperkokoh kekuatan organisasi.
3). Merupakan kunci untuk membangun identitas organisasi yang kuat, sehingga memberikan
rasa memiliki (sense of belonging) pada setiap pihak internal, khususnya para pegawai.
4). Dapat lebih cepat dalam mendeteksi kesalahpahaman yang terjadi dan menjelaskan serta
meluruskan pokok permasalahannya, sehingga dapat menyelesaikan konflik yang terjadi
serta meredam terjadinya konflik yang lebih besar.
5). Dapat membantu tiap pihak internal, khususnya para anggota organisasi atau pegawai,
dalam menjalankan tugas dan peranannya sekaligus untuk menciptakan suasana yang
kondusif dan saling menghormati satu sama lain.

Sedangkan tujuan komunikasi internal mencakup tiga hal pokok, yakni:

1). Sebagai alat dan sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi sekaligus menjelaskan
mengenai peraturan dan kebijakan-kebijakan yang berlaku dalam organisasi.
2). Sebagai sarana komunikasi yang dilakukan untuk menyebarkan informasi, baik
menyampaikan maupun menerima informasi, dan untuk membentuk hubungan timbal balik
di antara pihak-pihak internal organisasi.
3). Sebagai cara untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman yang mungkin terjadi dalam
organisasi, serta mempercepat penyelesaian konflik yang muncul dalam organisasi.

Selanjutnya dalam ruang lingkup komunikasi internal organisasi, yang dimaksud dengan pihak-
pihak internal mencakup tiga pihak, yakni: karyawan/anggota organisasi, pimpinan organisasi,
dan pemegang saham organisasi, yang garis besarnya sebagai berikut:
1). Karyawan/anggota organisasi (employee / member)
Membangun komunikasi internal yang baik dengan karyawan/anggota organisasi antara lain:
 20

 dapat dimulai dalam wujud perlakuan yang adil dan pemberian hak sesuai dengan yang
seharusnya,
 memberi penghargaan atas apa yang dilakukan karyawan/anggota organisasi, sehingga
para karyawan/anggota organisasi merasa dihargai dan tumbuh rasa kepemilikan
terhadap organisasi,
 melakukan kegiatan yang melibatkan berbagai pihak internal dan bersifat menyenangkan,
seperti misalnya: rekreasi, olahraga bersama, dan sebagainya.
2). Pimpinan organisasi (management)
Pihak pimpinan organisasi harus membangun dan memupuk komunikasi internal yang
efektif, sehingga dapat memudahkan dalam memimpin dan mengarahkan organisasi secara
keseluruhan. Disamping dapat meredam terjadinya konflik di antara individu pimpinan yang
satu dengan yang lain, melalui komunikasi internal yang efektif juga dapat menghindarkan
diri dari terjadinya permasalahan kesalahpahaman, dan bersinergi di antara bagian-bagian
atau unit-unit organisasi.
3). Pemegang saham (stockholder)
Secara umum, pemegang saham dapat dipahami sebagai pihak yang memberikan dana untuk
keberlangsungan organisasi, sehingga merupakan bagian dari pihak internal organisasi.
Sebagai pihak yang sangat berperan dalam mendukung jalannya organisasi, pihak pimpinan
harus melakukan komunikasi internal yang efektif dengan pihak pemberi dana ini dengan
berhubungan langsung. Komunikasi internal antara pimpinan dan pemegang saham
organisasi antara lain melalui:
 penyampaian informasi mengenai keadaan organsiasi, sehingga pemegang saham depat
mengetahui bagaimana situasi dan kondisi dari organisasi yang didanainya,
 penyampaian laporan tahunan laba/rugi serta operasional organisasi,
 pertemuan secara berkala tanpa harus menunggu adanya persoalan organisasi yang
mendesak.
b. Komunikasi eksternal
Komunikasi eksternal terkait antara pihak organisasi dengan pihak eksternal, baik dengan
organisasi lain maupun dengan publik. Seperti bentuk komunikasi yang efektif lainnya,
komunikasi eksternal pun terjadi timbal balik, dalam arti bahwa bukan saja pihak organisasi yang
berkomunikasi dengan pihak eksternal, namun juga pihak eksternal yang berkomunikasi dengan
organisasi.
Komunikasi eksternal dapat dilakukan dengan cara komunikasi secara langsung, seperti: dialog
dengan organisasi lain atau melalui media massa. Media massa masih menjadi sarana dalam
menyampaikan komunikasi organisasi kepada pihak eksternal, terutama kepada publik, karena
cakupannya yang luas.
Komunikasi eksternal yang terjadi antara pimpinan organisasi dengan individu/audiens di luar
organisasi, antara lain berupa:
 eksposisi, pameran, promosi atau publikasi,
 konferensi pers,
 siaran radio atau televisi,
 bakti sosial atau pengabdian,
 simulasi atau penyuluhan.
 21

Sedangkan komunikasi organisasi dengan khalayak dan sebaliknya, khalayak dengan organisasi,
berupa:
 press relation
 goverment relation
 community relation
 supplier relation
 customer relation.
c. Arah komunikasi organisasi
Dalam sebuah organisasi, arah komunikasi pada dasarnya dapat dibagi ke dalam tiga bentuk,
yakni komunikasi vertikal, komunikasi horizontal, dan komunikasi diagonal sebagai berikut:
1). Komunikasi vertikal
Yakni komunikasi yang terjadi antara pihak yang memiliki posisi dan peranan yang berbeda,
dalam arti yang satu memiliki posisi lebih tinggi dibanding yang lain:
 Komunikasi ke bawah (top-down)
 Terjadi saat pihak atasan melakukan komunikasi dengan bawahannya, misalnya: manajer
bagian produksi memberi perintah kepada operator bagian produksi.
 Komunikasi ke atas (botom-up)
 Terjadi saat pihak bawahan melakukan komunikasi dengan atasannya, misalnya: operator
bagian produksi membuat laporan kepada manajer bagian produksi.
2). Komunikasi horizontal
Yakni komunikasi yang terjadi antara pihak-pihak yang memiliki posisi yang sama atau
setingkat dari sisi pangkat, peran, dan kedudukan dalam organisasi. Komunikasi horizontal
biasanya dilakukan dalam rangka koordinasi, persuasi, atau memberi informasi. Misalnya:
komunikasi yang dilakukan oleh seorang staf/manajer bagian produksi dengan seorang
staf/manajer bagian pemasaran.
3). Komunikasi diagonal
Yakni komunikasi yang terjadi antara pihak-pihak dalam posisi secara menyilang dari sisi
stuktur organisasi maupun tingkatan dalam organisasi. Meskipun sering dikatakan sebagai
bentuk komunikasi yang menyimpang, karena bersifat memotong komunikasi vertikal dan
horizontal, namun pada saat-saat tertentu atau karena ada situasi yang mendadak,
komunikasi diagonal perlu dilakukan, terutama pada organisasi yang unit-unitnya memiliki
saling ketergantungan yang tinggi. Misalnya: manajer bagian kontrol kualitas melakukan
komunikasi dengan operator bagian produksi.

Dengan tiga bentuk utama tersebut, arah komunikasi dapat dibedakan menjadi dua, yakni
komunikasi satu arah dan komunikasi dua arah sebagai berikut:
 Komunikasi satu arah
Terjadi pada saat berada dalam situasi dan kondisi darurat dan mendadak. Komunikasi
satu arah dapat berlangsung lebih cepat karena tidak ada proses pemberian respon atau
timbal balik dari pengirim pesan. Misalnya: seorang perwira militer memberi perintah
kepada seorang bintara, seorang direktur yang berpidato di hadapan para pegawai
bawahannya, dan sebagainya.
 22

 Komunikasi dua arah

Terjadi dengan ditandai adanya timbal balik (feedback) dari pengirim pesan. Komunikasi
dua arah dapat dianggap sebagai bentuk komunikasi yang ideal karena terdapat respon
timbal balik yang menguntungkan pada kedua belah pihak. Antara pemberi pesan dan
pengirim pesan sama-sama berperan aktif, sehingga dapat mengurangi/terhindar dari
kesalahpahaman yang mungkin terjadi. Misalnya: manajer keuangan berkomunikasi
dengan manajer HRD (komunikasi dua arah horizontal).
Dalam konteks proses, membahas komunikasi dalam organisasi pada akhirnya akan selalu terkait
dengan berbagai komponen dan tahap-tahap komunikasi pada umumnya, dimana pada masing-
masing tahapnya memiliki potensi terjadinya hambatan.
Dengan tiga komponen dasar, yakni: komunikator, pesan, dan komunikan, proses komunikasi
dapat digambarkan sebagai berikut:
1). Komunikator (pengirim pesan)
Sebagai sumber komunikasi atau pemberi pesan, komunikator harus memiliki sikap positif
dan dapat memilih simbol-simbol yang tepat sesuai komunikan yang menjadi sasaran serta
situasi lingkungan, antara lain: dapat mengenali komunikan, pesan yang dikirimkan kepada
komunikan dibuat jelas dan tidak multi tafsir serta memahami hasil yang diharapkan.
2). Encoding-decoding
Encoding merupakan proses pembuatan dan penyampaian pesan yang dilakukan oleh
komunikator, misalnya: berbicara atau menulis. Sebagai proses pembuatan dan
penyampaian pesan ke dalam sebuah bentuk yang dapat dibagi dengan pihak lain, informasi
yang akan disampaikan dapat di-encode, dalam arti bahwa pesan dapat dikirimkan dalam
bentuk dimana komunikan atau pengirim pesan mampu melakukan decode. Sedangkan
decoding merupakan proses penerimaan pesan yang disampaikan dan mencerna makna dari
pesan, yang dilakukan oleh komunikan. Dalam hal ini keterampilan komunikasi seperti
kemampuan membaca secara menyeluruh, mendengarkan secara aktif, menanyakan atau
mengkonfirmasi (kepada komunikator) saat dibutuhkan akan menjadi penentu baik tidaknya
dalam melakukan decode sebuah pesan.
3). Pesan (message)
Harus ada pesan yang dikirimkan kepada komunikan. Sebagai informasi kepada komunikan,
pesan harus dikemas dengan baik untuk kemudian dikirimkan dalam bentuk verbal maupun
nonverbal, secara tatap muka maupun melalui media. Pesan yang telah di-encode oleh
pengirim disampaikan kepada penerima, kemudian pengirim pesan melakukan decoding
untuk memahami isi pesan.
4). Media (channel)
Media adalah saluran untuk penyampaian pesan atau penghubung antara komunikator dan
komunikan. Dalam komunikasi, media yang digunakan dapat lebih dari satu. Pemilihan media
yang tepat disesuaikan dengan jenis pesan yang akan disampaikan. Media atau saluran
komunikasi antara lain: kata-kata yang diucapkan, kata-kata yang tercetak, media elektronik,
petunjuk nonverbal, termasuk pula media komunikasi massa seperti radio, televisi atau
internet.
 23

5). Komunikan (penerima pesan)

Sebagai salah satu dari tiga komponen dasar, komunikasi tidak akan terjadi tanpa kehadiran
komunikan atau pengirim pesan. Ketika komunikan menerima suatu pesan, lalu akan
menafsirkan dan memberikan makna terhadap pesan tersebut. Kesuksesan komunikasi akan
terwujud kalau komunikan dapat menerima pesan sesuai dengan apa yang diinginkan oleh
komunikator.
6). Umpan balik (feedback)
Ketika komunikan memberikan umpan balik, pesan yang diberikan balik pada komunikator
disebut feedback message. Selain dari komunikan, feedback message juga dapat diterima
dari komunikator, yakni ketika komunikator mengirim pesan dan mendengarkan isi pesannya
atau melihat apa yang ditulis (self-feedback message). Dalam hal ini feedback message tidak
harus berupa bentuk verbal, namun juga dapat berupa nonverbal. Bagi komunikator, umpan
balik dari komunikan dapat dimanfaatkan untuk memperbaiki keterampilan dalam
berkomunikasi, khususnya dalam kaitan efisiensi ketika melakukan komunikasi di lain waktu.
7). Gangguan (noise)
Dalam proses komunikasi, gangguan dapat berupa segala sesuatu yang dapat mengganggu
dalam proses penerimaan, penafsiran atau penyediaan umpan balik tentang suatu pesan,
antara lain berupa gangguan:
 fisik/eksternal (physical noise), yakni gangguan yang disebabkan oleh selain pengirim dan
pengirim pesan, misalnya: suara kereta api, sinyal yang buruk, dan sebagainya.
 penghalang fisik (physiological noise), yakni gangguan yang berasal dari pengirim atau
pengirim pesan berupa penghalang fisik, misalnya: penglihatan yang buruk, kehilangan
pendengaran, kehilangan ingatan, masalah pengucapan, dan sebagainya.
 mental (psychological noise) , yakni gangguan yang berasal dari pengirim atau pengirim
pesan, misalnya: prasangka, pemikiran yang sempit atau emosi yang tinggi.
 semantik (semantic noise) , yakni gangguan yang terjadi pada pengirim dan pengirim
pesan karena adanya perbedaan dalam memaknai sesuatu, misalnya: perbedaan bahasa
dan dialek, penggunaan jargon atau istilah ekstrim yang berlebihan, dan bahasa yang
ambigu atau istilah yang sangat abstrak.

B. PESAN-PESAN BISNIS
Dalam dunia bisnis, pesan bisnis merupakan suatu pesan yang disampaikan oleh pengirim kepada
penerima dalam penyelenggaraan kegiatan bisnis dengan tujuan memberi informasi, persuasi, atau
kolaborasi, yakni untuk melakukan suatu kerjasama yang saling menguntungkan. Hal ini menunjukkan
bahwa untuk dapat mencapai tujuan komunikasi bisnis yang efektif, salah satu persyaratan dasar yang
harus dipenuhi adalah pesan yang disampaikan juga harus merupakan pesan bisnis yang efektif pula.
Sebagaimana dinyatakan oleh Bovee & Thill (2003) bahwa suatu pesan bisnis dapat dikatakan efektif
apabila telah memenuhi tiga hal, yakni:
 Purposeful, dimana setiap pesan yang dikirimkan memiliki maksud atau tujuan (purpose) yang
spesifik, yakni: untuk memberi informasi, untuk memecahkan masalah, atau suatu permintaan
untuk melakukan sesuatu guna mencapai suatu tujuan yang diinginkan, khususnya oleh pengirim,
komunikator.
 24

 Audience-centered, dimana setiap pesan yang dikirimkan dapat membantu audiens dalam
memahaminya. Artinya bahwa pesan yang dikirimkan oleh komunikator lebih berorientasi kepada
audiens (audience-centered), memahami kebutuhannya, pandangannya, dan latar belakangnya.
 Concise, mengingat pentingnya manajemen waktu dalam dunia bisnis, maka pesan bisnis pun
harus menghormati waktu setiap orang dengan memberikan informasi secara jelas dan efisien.
Pendapat Bovee & Thill tersebut menegaskan bahwa peranan kata menjadi sangat penting artinya.
Seorang komunikator atau pengirim pesan bisnis harus dapat melakukan sejumlah langkah yang
sistematis pada saat menyusun komunikasi tertulis, sehingga dapat diperoleh pesan bisnis yang efektif.
Artinya bahwa seorang komunikator harus mampu memilih kata-kata yang tepat, sehingga tersusun
kalimat yang efektif, yakni kalimat yang menyatakan gagasan secara ringkas dan mudah dibaca dalam
rangka memperoleh perhatian audiens.

1. Pesan-Pesan Rutin dan Positif

Pesan bisnis merupakan suatu pesan yang disampaikan oleh komunikator/pengirim kepada
komunikan/penerima dalam penyelenggaraan kegiatan bisnis dengan tujuan memberi informasi,
persuasi, atau kolaborasi. Agar pernyataan gagasan yang disampaikan dapat memperoleh perhatian
yang diinginkan audiens secara efektif, pesan-pesan bisnis harus dibuat ringkas dan mudah dipahami.
Pengertian tersebut menunjukkan bahwa kemampuan menulis pesan-pesan bisnis merupakan
modal yang sangat berharga untuk dapat mencapai tujuan komunikasi bisnis secara efektif. Oleh
karena itu pemahaman dasar dalam komunikasi tertulis menjadi sangat penting, sehingga dalam
aktifitas bisnis sehari-hari yang bersifat rutin dapat mengetahui apa yang akan disampaikan,
bagaimana menyampaikannya, dan dapat memberikan kesan positif, menyenangkan kepada pihak
lain serta dapat mendorong terpeliharanya hubungan bisnis
a. Pesan-pesan rutin
Pesan rutin adalah pesan yang berisi masalah atau kegiatan bisnis yang sering terjadi, yang berisi
informasi dalam bisnis sehari-hari yang diperuntukkan bagi kalangan internal maupun eksternal
organisasi/perusahaan. Wujud pesan rutin misalnya seperti: memo, yakni surat sederhana atau
tulisan singkat, jelas, dan padat yang ditujukan kepada seseorang dalam suatu kantor atau
organisasi; permintaan pesanan, surat penawaran, pengaduan (claim), dan sebagainya.
Cara penyampaian pesarn rutin biasanya dilakukan dengan pendekatan langsung (direct
approach), yakni disampaikan tanpa memerlukan taktik khusus atau persuasi. Sedang dari sisi
struktur, struktur pesan rutin terdiri dari:
1). Pembuka, yakni kalimat permulaan yang memuat pernyataan ide pokok secara jelas dan
tegas apa yang diinginkan, sehingga mudah dapat dipahami maksudnya.
2). Penjelasan, yakni penjelasan yang lebih rinci tentang bagaimana dan apa pesan-pesan rutin
yang dikehendaki.
3). Penutup, yakni penutupan yang sopan, berisi pernyataan keramahan, penghargaan atau
tindakan khusus yang diinginkan, termasuk mencantumkan informasi penting yang dapat
dihubungi segera.
b. Pesan-pesan positif
Pesan-pesan positif adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positif, menyenangkan
kepada pihak lain dan dapat mendorong terpeliharanya hubungan bisnis. Pesan-pesan positif ini
dapat berupa:
 25

1). Good news (kabar baik), yakni pesan yang menginformasikan kabar baik (good news) yang
biasanya dilakukan dengan menggunakan pendekatan langsung, misalnya: kenaikan pangkat
atau gaji, bonus kerja, tunjangan hari raya, kupon diskon harga produk, dan sebagainya; dan
2). Good will (pesan dengan niat baik), yakni pesan yang bersahabat, bersifat kekeluargaan atau
memiliki niat baik (goodwill) yang berpengaruh positif terhadap kegiatan bisnis yang
dilakukan, misalnya: ucapan selamat atas peresmian gedung baru atau pembukaan cabang
baru, penghargaan yang diberikan dalam bentuk surat penghargaan, penghargaan atas
kesediaan dalam menggunakan produk/jasa perusahaan, ucapan duka yang menunjukkan
perhatian dan rasa simpatik perusahaan terhadap individu/organisasi yang sedang
mengalami musibah atau bencana, dan sebagainya.
2. Pesan-Pesan Negatif
Pesan negatif atau kabar buruk (bad news) adalah pesan yang mempunyai dampak kurang
menyenangkan bagi komunikan (penerima pesan). Jenis-jenis pesan negatif dalam dunia bisnis
antara lain: kenaikan harga, produk cacat, produk kedaluarsa, tidak dapat memenuhi pesanan,
penolakan lamaran kerja, penolakan permohonan kredit, pemutusan hubungan kerja, skorsing, dan
sebagainya.
Pada umumnya pesan negatif disusun melalui dua pendekatan, yakni pendekatan tidak langsung dan
pendekatan langsung sebagai berikut:
a. Pendekatan tidak langsung, yakni pendekatan pesan negatif yang menggunakan pembukaan
dengan pernyataan netral yang bersifat mengesahkan suatu permintaan, alasan-
alasan/tambahan-tambahan informasi cukup detail namun ringkas, termasuk pernyataan yang
jelas tentang kabar negatif atau kabar buruknya, dan ditutup dengan catatan positif dalam
rangka membangun niat baik dan/atau menawarkan saran untuk suatu tindakan;
b. Pendekatan langsung, yakni pendekatan pesan negatif yang menggunakan pembukaan dengan
pernyataan yang jelas tentang berita buruk, alasan-alasan/tambahan-tambahan informasi, dan
ditutup dengan pernyataan positif.
3. Pesan Persuasif
Pada dasarnya persuasi dapat dipahami sebagai suatu usaha mengajak/mengubah sikap,
kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, pesan persuasif
yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan di dalam suatu cara yang
membuat audiens (pembaca/pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat audiens setuju.
Tujuan penyampaian pesan persuasif pada umumnya antara lain untuk:
a. Mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan ide/gagasannya.
b. Menjual ide/gagasan kepada orang lain.
c. Mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu.
d. Meminta bantuan dana bagi pembiayaan suatu proyek tertentu.
Dari sisi jenis, pesan persuasif antara lain terdiri dari:
a. Surat pemesanan atau permintaan.
b. Proposal dan surat rekomendasi.
c. Surat lamaran pekerjaan.
d. Laporan yang meminta sebuah tindakan.
 26

PROSES PENULISAN PESAN-PESAN

3 DAN LAPORAN BISNIS

A. PROSES PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS

Kemampuan menulis pesan-pesan bisnis merupakan modal yang sangat berharga untuk dapat mencapai
tujuan komunikasi bisnis secara efektif. Pemahaman dasar dalam komunikasi bisnis menjadi sangat
penting artinya, khususnya dalam kaitan dengan:
 aktifitas bisnis sehari-hari yang bersifat rutin seperti saat menulis pesan-pesan rutin maupun
pesan-pesan positif, dapat mengetahui apa yang akan disampaikan, bagaimana
menyampaikannya, dan dapat memberikan kesan positif, menyenangkan kepada pihak lain serta
dapat mendorong terpeliharanya hubungan bisnis,
 kondisi tertentu yang mengharuskan menyampaikan pesan negatif atau kabar buruk (bad news),
seperti: adanya kenaikan harga, tidak dapat memenuhi pesanan, pemutusan hubungan kerja,
dan sebagainya, dapat menyampaikan dengan baik, jelas, dan menutup dengan catatan positif
yang dapat memberi kesan adanya membangun niat baik, sehingga tidak mengecewakan
penerimanya,
 upaya mengajak jalinan kerja sama, dapat menggunakan bahasa-bahasa penawaran/ajakan
tertentu yang dapat memberi pengaruh pola pikir audiens untuk terdorong mengikuti pola
pemikiran apa yang disampaikan dan diharapkan, sehingga tertarik dan berminat untuk menjalin
kerja sama atau menggunakan produk/jasa yang ditawarkan, misalnya: surat kerja sama bisnis,
surat permohonan investasi, surat pembiayaan penelitian atau surat penjualan produk.
Selanjutnya, setelah memahami dasar-dasar dalam berkomunikasi, proses penulisan pesan-pesan bisnis
dapat dibagi ke dalam tiga tahap, yakni:
(1) perencanaan, sebagai langkah awal, tahap ini pada dasarnya merupakan tahap yang paling
strategis, karena mencakup proses penentuan permasalahan dan penentuan tujuan dari
penulisan pesan-pesan bisnis yang dilakukan. Pada tahap ini pemikiran-pemikiran difokuskan
pada hal-hal yang mendasar, seperti: maksud dan tujuan komunikasi, ide pokok pesan-pesan
yang akan disampaikan, audiens yang akan menerima pesan, dan media yang akan digunakan
dalam menyampaikan pesan,
(2) organisasi dan komposisi, pada tahap ini dilakukan pengorganisasian ide-ide dan penyusunan
atau pengaturan kata-kata, kalimat dan paragraf. Dalam hal ini komitmen pemikiran yang dimulai
dengan merangkai kata, kalimat, dan paragraf, memiliki ilustrasi yang diperlukan untuk
mendukung ide pokok. Artinya bahwa dalam pengorganisasian pesan bisnis yang baik perlu
memperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana,
mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, sehingga ide pokok yang
disampaikan dapat memenuhi kebutuhan informasi maupun motivasi audiens,
(3) revisi, sebagai tahap terakhir, sebelum pesan bisnis disampaikan ke audiens, perlu meninjau
ulang apakah semua komposisi yang digunakan telah diekspresikan dengan benar, kalau belum,
perlu dilakukan revisi atau perbaikan, agar apa yang telah direncanakan dapat tercapai.
Peninjauan ulang mencakup: substansi, pengorganisasian, gaya penulisan, teknis penulisan,
format, dan layout secara keseluruhan. Hal ini dimaksudkan untuk melihat apakah: poin-poin
 27

penting telah dimasukkan dengan urutan yang logis, susunan kalimat yang digunakan telah
sesuai dengan kaidah kebahasaan yang baik dan benar, format penulisan telah tertata rapi,
bersih, tidak penuh coretan, atau kualitas kertas yang digunakan termasuk cukup baik, dan
sebagainya.

1. Penentuan Permasalahan dan Tujuan Penulisan Pesan Bisnis

a. Penentuan permasalahan pesan bisnis
Sebagai bagian dari perencanaan bisnis, penentuan permasalahan pesan bisnis mencakup a.l.:
1). Mendefinisikan tujuan, yakni menentukan tujuan yang jelas, dapat diukur, dan sesuai dengan
tujuan organisasi, misalnya: karena diperkirakan sangat penting dan akan membawa
pengaruh yang besar, suatu pesan bisnis harus segera disampaikan, disamping
mempertimbangkan motif-motif audiens, juga hanya memasukkan informasi yang penting
dan relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, dalam rangka memberi
informasi, melakukan persuasi atau untuk menjalin kerja sama.
2). Menganalisis audiens, yakni: menentukan ukuran dan komposisi audiens dalam kaitan
dengan bentuk pengemasan materi, gaya pengorganisasian, dan format penulisan,
mengetahui siapa audiensnya, bagaimana reaksi audiens, atau mengetahui bagaimana
tingkat pemahaman audiens.
3). Memilih saluran/media komunikasi yang akan digunakan, yakni memilih bentuk-bentuk
saluran media seperti: pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok
kecil, seminar, pidato formal, presentasi, surat, memo, proposal, atau laporan.
4). Menentukan ide pokok, yakni membuat rangkuman keinginan terhadap audiens untuk
melakukan dan memikirkan serta sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus
melakukan dan memikirkan, sehingga ide pokok yang yang lebih penting dapat disampaikan
dengan mudah dimengerti dan diterima audiens, dengan melakukan identifikasi melalui:
penelaahan pesan-pesan yang disampaikan dengan mendengarkan rekaman suara secara
teliti, lalu berlatih, sehingga ide pokok dari suatu pesan dapat ditemukan dengan mudah
(storyteller’s tour), menuliskan segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong,
kemudian mempelajari hubungan ide yang satu dengan ide yang lain, lalu membagi ke dalam
kelompok-kelompok dalam rangka menemukan poin yang penting dan poin yang tidak
penting (random list), dan sebagainya.
b. Tujuan penulisan pesan bisnis
Dalam organisasi bisnis apapun, setiap kegiatan yang dilakukan pasti memiliki maksud dan tujuan
tertentu yang digunakan sebagai target kegiatan. Hal ini menegaskan bahwa langkah paling awal
dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah menentukan tujuan komunikasi yang akan
dilakukan. Artinya bahwa tujuan yang hendak dicapai harus ditentukan dengan jelas, sesuai
dengan tujuan organisasi.
Penentuan tujuan yang jelas bagi organisasi bisnis akan sangat membantu dalam proses
pengambilan keputusan untuk:
1). Meneruskan pesan, yakni memperkirakan pengaruh pesan-pesan yang akan disampaikan
terhadap audiens, jika diperkirakan hanya berpengaruh kecil saja penyampaiannya ditunda
dulu, namun jika berpengaruh besar, pesan sebaiknya segera disampaikan.
 28

2). Menanggapi audiens, yakni mempertimbangkan motif-motif audiens, sehingga dapat

menanggapi dengan baik.
3). Memusatkan isi pesan, yakni hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan
dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
4). Menetapkan media komunikasi yang akan digunakan, berupa lisan atau tulisan.
Secara umum terdapat tiga tujuan dalam komunikasi bisnis, yakni: (i) memberi informasi
(informing) dalam hal bisnis kepada pihak lain atau kepada publik; (ii) melakukan persuasi
(persuasing), untuk meyakinkan atau membujuk pihak lain agar dapat dipahami dengan benar;
dan (iii) melakukan kolaborasi (colaborating), untuk mendapatkan suatu kerjasama antar
pebisnis dengan tujuan agar bisnis yang dijalankan dapat lebih berkembang.
Setelah tujuan ditetapkan, selanjutnya dilakukan pengujian untuk melihat:
 apakah tujuan sudah realistis, dalam arti bahwa ide-ide atau gagasan yang hendak
disampaikan telah sesuai dengan kemampuan yang ada, seperti: kemampuan finansial,
manajerial, sumber daya, atau teknis operasionalnya,
 apakah dari sisi waktu sudah tepat, misalnya dalam situasi laba yang terus menurun dalam
beberapa waktu, ide untuk melakukan kenaikan gaji pegawai atau merekrut pegawai baru
sangat tidak tepat,
 apakah orang yang akan menyampaikan pesan sudah tepat, hal ini mengingat bahwa
biasanya suatu pesan atau ide akan lebih dapat diterima apabila disampaikan oleh orang
yang memiliki kedudukan atau jabatan tinggi daripada disampaikan oleh orang yang
kedudukannya rendah,
 apakah tujuan penyampaian pesan sudah selaras dengan tujuan organisasi, dalam hal ini
dilihat dengan mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan.

2. Pemilihan Kata, Penyusunan Kalimat Efektif, dan Pengembangan Paragraf yang Logis
a. Pemilihan kata dalam pesan bisnis
Gaya penulisan yang efektif dimulai dengan pemilihan kata yang tepat, yakni penggunaan kata-
kata tertentu untuk mencurahkan ide atau gagasan ke dalam sebuah kalimat. Penggunaan kata-
kata yang tidak diketahui, apalagi dirasa asing bagi audiens. merupakan pemborosan, buang-
buang waktu, bahkan dapat mengakibatkan penyampaian maksud dan tujuan komunikasi yang
dilakukan menjadi terganggu atau gagal.
Lebih-lebih pemilihan kata dalam menyusun pesan bisnis, agar pesan yang terkandung dalam
kalimat yang akan disampaikan kepada audiens mudah dimengerti, harus dipilih kata-kata yang
tepat. Tiga hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun sebuah pesan bisnis adalah perlunya
memilih kata-kata yang sudah dikenal atau familier bagi audiens, singkat atau efisien, dan
menghindari kata-kata yang bermakna ganda, sebagai berikut:
1). Pemilihan kata-kata yang sudah dikenal atau familier bagi audiens, dilakukan dengan
menganalisis audiens, khususnya yang terkait dengan latar belakang pendidikan dan
pengalaman audiens, sehingga dengan pemahaman yang baik terhadap audiens akan
memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan.
2). Pemilihan kata-kata yang singkat, selain efisien dan mudah dipahami oleh audiens juga tetap
harus memperhatikan kaidah-kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
 29

3). Menghindari kata-kata yang bermakna ganda, karena penggunaan kata-kata yang bermakna
ganda dapat mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-macam, bahkan ada
kemungkinan gagal atau tidak tercapainya maksud penyampaian pesan-pesan bisnis.
b. Penyusunan kalimat efektif dalam pesan bisnis
Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk
mencapai daya informasi yang tepat dan baik. Kalimat yang dikatakan efektif setidaknya dapat
memenuhi dua syarat, yakni: (i) mampu mewakili pikiran atau perasaan komunikator secara
tepat, dan (ii) mampu menimbulkan pengertian yang sama tepat dalam pikiran atau perasaan
audiens, seperti yang dipikirkan atau dirasakan oleh komunikator.
Jika kedua syarat tersebut dapat dipenuhi, maka kemungkinan terjadinya salah paham antara
pihak-pihak yang terlibat dalam suatu komunikasi dapat diminimalkan atau bahkan dihilangkan.
Dalam dunia bisnis, kalimat-kalimat yang singkat dan menggunakan kalimat aktif akan
mempermudah audiens dalam memahami maksud dan tujuan suatu pesan bisnis. Secara umum,
terdapat tiga jenis kalimat dalam dalam pesan-pesan bisnis, yakni:
1). Kalimat sederhana, yakni suatu kalimat sederhana hanya memiliki satu subjek dan satu
predikat, meskipun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi oleh objek, baik
langsung maupun tidak langsung. Contoh: Andi membeli sepeda Polygon di toko sepeda
“Bandung Sport” kemarin.
2). Kalimat majemuk, yakni kalimat yang terdiri dari dua atau lebih klausa independen, tidak
memiliki klausa dependen, dihubungkan dengan kata penghubung seperti “dan”, “tetapi”,
“atau”, dan dalam hal ini klausa independen merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri,
sehingga tidak memiliki pengertian yang utuh. Contoh: Anto membeli pensil dan Anna
membeli kertas.
3). Kalimat kompleks, yakni kalimat yang terdiri dari satu klausa independen dan satu atau lebih
klausa dependen sebagai anak kalimat. Contoh: Meskipun insentif dikurangi, para pegawai
bekerja sebagaimana mestinya.
c. Pengembangan paragraf yang logis dalam pesan bisnis
Pada dasarnya dalam mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan melalui dua pendekatan:
 pendekatan induktif, yang dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru kemudian
dibuat kesimpulannya, dan
 pendekatan deduktif, yang dimulai dari kesimpulan terlebih dahulu baru kemudian diikuti
dengan alasan-alasannya.
Melalui dua pendekatan tersebut, perhatian dipusatkan pada ide tunggal dan setiap paragraf
dibuat secara singkat. Sedangkan cara-caranya antara lain dengan menggunakan ilustrasi,
perbandingan, pembahasan mengenai sebab-akibat, melakukan klasifikasi, dan pembahasan
mengenai pemecahan masalah (problem solving) sebagai berikut:
1). Ilustrasi
Pemberian ilustrasi terhadap suatu topik bahasan yang relevan akan memberikan gambaran
yang lebih jelas dan mudah dipahami audiens.
2). Perbandingan (persamaan dan perbedaan)
 30

Cara ini memerlukan wawasan berpikir yang luas bagi penyampaian pesan-pesan bisnis dan
tentunya akan dapat membuat perbandingan yang berkaitan dengan persamaan maupun
perbedaan terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
3). Pembahasan mengenai sebab-akibat
Pola pengembangan paragraf dengan sebab-akibat akan membantu memberikan arah yang
jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
4). Melakukan klasifikasi
Pola pengembangan paragraf dengan pengelompokan ini akan mempermudah pemahaman
bagi pengirim pesan maupun penerima pesan, disamping menjadikan suatu topik bahasan
menjadi lebih terarah atau terfokus.
5). Pembahasan mengenai pemecahan masalah (problem solving)
Cara ini akan mampu memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan dalam
pengambilan keputusan-keputusan penting organisasi, dalam arti bahwa pola
pengembangan ini memberikan suatu arah yang sistematis.

3. Organisasi dan Pengorganisasian yang Baik

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh seorang atasan kepada para bawahan,
terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak
mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki.
Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan
dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Artinya
bahwa organisasi pesan-pesan yang disampaikan memiliki: (i) subjek dan tujuan yang jelas, (ii) semua
informasi yang terkait erat dengan subjek dan tujuan yang diharapkan, (iii) ide-ide yang telah
dikelompokkan dan disajikan dengan cara-cara logis, dan (iv) semua informasi penting yang telah
tercakup dalam pesan-pesan yang disampaikan.
Dalam dunia bisnis, upaya pengorganisasian pesan-pesan secara baik menjadi tantangan tersendiri
bagi komunikator. Hal ini dikarenakan suatu pesan yang disusun dengan baik akan sangat membantu
bagi audiens, khususnya dalam kaitan dengan hal-hal berikut:
a. Membantu audiens dalam memahami suatu pesan
Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan
berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka audiens akan lebih
mudah dalam memahami maksud dan substansi suatu pesan.
b. Membantu audiens dalam menerima suatu pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik, disamping membantu audiens dalam memahami
maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima substansi suatu pesan.
c. Membantu audiens dalam menghemat waktu
Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah penyampaian informasi atau
ide-ide yang relevan saja, sehingga disamping dapat menghemat waktu, audiens juga dapat
dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan tanpa banyak mengeluarkan
energi.
d. Membantu mempermudah pekerjaan komunikator
 31

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu mempermudah penyelesaian

pekerjaan komunikator dengan baik, cepat, efisien, dan hemat waktu, sebagai salah satu faktor
penting dalam dunia bisnis. Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan dan mengetahui
cara menyampaikannya, rasa percaya diri seorang komunikator dengan sendirinya akan
meningkat dan bermuara pada semakin cepat dan efisiennya dalam menyelesaikan pekerjaan.

Sedangkan outline pengorganisasian pesan bisnis:

 dimulai dengan ide pokok yang dapat dirangkum ke dalam dua hal, yakni: (i) hal-hal apa yang
diinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh audiens, dan (ii) alasan yang mendasar mengapa
harus melakukan/memikirkan hal itu;
 menyatakan poin-poin pendukung yang penting; dan
 mengilustrasikan dengan bukti-bukti, sebagai tahap terakhir adalah memberikan ilustrasi
dengan mengemukakan bukti yang berhasil dikumpulkan, semakin banyak bukti yang
disajikan, semakin baik outline yang dibuat.

Selanjutnya organisasi permohonan langsung mencakup:

 pembukaan, yakni menyajikan permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan
fakta-fakta yang perlu secara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan pernyataan keramahan dan
tindakan yang diinginkan,
 penjelasan rinci, yakni memberi penjelasan secara rinci sebagai pendukung alinea pembukaan,
 penutup, diisi dengan suatu permintaan untuk beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan
batas waktunya dan ekspresi terhadap apresiasi atau pemberian goodwill, dengan
mencantumkan beberapa informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja, dan petugas
yang dapat dihubungi.

B. LAPORAN BISNIS

1. Pengertian dan Kegunaan Laporan Bisnis

a. Pengertian laporan bisnis
Laporan bisnis adalah suatu laporan berbentuk tertulis atau lisan, atau keduanya, yang memiliki
sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada
seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. Dalam konteks organisasi, laporan bisnis
merupakan dokumen faktual yang menyatakan tujuan organisasi yang dijadikan sarana
manajerial untuk menginformasikan atau memberi kontribusi pada pengambilan keputusan yang
bersifat akurat, lengkap, dan obyektif.
Sebagai pesan-pesan objektif yang disusun dengan teratur untuk menyampaikan informasi dari
satu unit/bagian ke unit/bagian lain dalam rangka membantu pengambilan keputusan, penyajian
fakta dalam laporan bisnis biasanya meliputi: kejadian-kejadian, kondisi, kualitas,
perkembangan, hasil, produk, masalah, atau saran pemecahan. Oleh karena itu, dari laporan
bisnis yang akurat, lengkap, dan obyektif sangat membantu dalam memahami situasi bisnis yang
kompleks, menyelesaikan tugas-tugas teknik, atau merencanakan prosedur-prosedur,
memecahkan masalah yang dihadapi, dan membuat kebijakan tentang perencanaan strategis.
b. Kegunaan laporan bisnis
Dalam dunia bisnis, penyusunan laporan pada umumnya dilakukan untuk:
 32

1). Memantau dan mengendalikan operasi perusahaan, misalnya: laporan operasi, laporan
kegiatan karyawan.
2). Membantu mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan
perusahaan, misalnya: kebijakan penempatan karyawan.
3). Memenuhi persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku bagi perusahaan, misalnya:
laporan pajak, laporan analisis dampak lingkungan, laporan ketenagakerjaan (perburuhan).
4). Mendokumentasikan kinerja, baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal, misalnya:
laporan kinerja, laporan perkembangan kegiatan.
5). Menganalisis informasi dan memberikan masukan bagi pengambilan keputusan atas isu
tertentu, misalnya: laporan riset, laporan justifikasi.
6). Memperoleh sumber pendanaan dan membuka bisnis baru, misalnya: proposal penjualan,
proposal pengembangan produk baru, dan sebagainya.

2. Jenis-jenis dan Syarat-syarat Laporan Bisnis

a. Jenis-jenis laporan bisnis
Disamping menentukan dulu peruntukannya, ditujukan untuk lingkungan dalam perusahaan saja
(laporan internal) atau pihak luar perusahaan (laporan eksternal), dari sisi jenis, laporan bisnis
juga dikelompokkan berdasarkan fungsi, subjek, formalitas, keaslian, frekuensi, jenis atau
penampilan, kegiatan proyek, atau pelaksanaan pertemuan. Dalam hal ini yang berdasarkan:
1). Fungsi, yakni:
 laporan informasi (information report), untuk memberikan informasi dengan menyajikan
fakta-fakta dan rangkuman apa adanya, tanpa melakukan analisis, tanpa menarik
kesimpulan, tanpa memberi rekomendasi, sering disebut sebagai laporan perkembangan
(progress reports), laporan sementara (interim report), atau laporan triwulan (quarterly
report), dan
 laporan analitikal (analitycal report), untuk menyajikan fakta-fakta, melakukan
analisis/menafsir kejadian, mengambil kesimpulan dan memberi rekomendasi
(recommendation report), usulan (proposal), atau laporan justifikasi (justification report).
2). Subjek, dalam hal ini pembedaan yang didasarkan pada unit/departemen tempat laporan
diperoleh, misalnya:
 laporan akuntansi,
 laporan periklanan,
 laporan pengumpulan kredit,
 laporan pembelanjaan,
 laporan asuransi,
 laporan pemasaran,
 laporan ekonomi,
 laporan produksi,
 laporan personalia,
 laporan statistik, atau
 laporan-laporan teknik.
 33

3). Formalitas, yakni:

 laporan formal (long reports), pada umumnya berbentuk panjang, lebih dari 10 halaman
atau tergantung pada situasi dan kondisi, dan mencakup masalah-masalah kompleks,
serta terdiri dari tiga bagian penting, yakni: body teks: pendahuluan, isi dan penutup;
prefatory part: sampul, judul, halaman, surat kewenangan, penerimaan, persetujuan,
pengiriman, penghargaan, synopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi, dan daftar
tabel; dan supplement part: lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah dan
indeks, dan
 laporan informal (short reports), biasanya hanya mencakup badan teks, meskipun ada juga
laporan informal yang disusun lengkap: judul halaman, pengiriman, catatan akhir, dan
lampiran. Dalam beberapa kasus terdapat laporan individu atau laporan yang dibuat atas
inisiatif seseorang sebagai rincian dan bukti pendukung yang melengkapi laporan formal.
4). Keaslian, yakni:
 laporan otoritas, yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari komite atau orang
lain,
 laporan sukarela, yang dibuat atas inisiatif sendiri,
 laporan swasta, yang dibuat oleh perusahaan-perusahaan swasta, dan
 laporan publik, yang dibuat oleh lembaga-lembaga pemerintah, termasuk sekolah-
sekolah, rumah sakit, atau lembaga-lembaga lain yang dibiayai oleh negara.
5). Frekuensi, yakni:
 laporan berkala (periodic reports), disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran,
atau tahunan, seperti: laporan bursa saham setiap jam, laporan penjualan setiap hari,
laporan biaya setiap minggu, laporan produksi setiap bulan, laporan komite setiap kuartal,
atau laporan anggaran yang disusun setiap tahun, dan
 laporan khusus (special report), disusun pada saat ada kebutuhan terhadap suatu
informasi yang unik/khusus, misalnya: saat terjadi krisis dalam perusahaan.
6). Jenis, yakni:
 laporan memorandum (periodic report), menggunakan format memo dengan
mencantumkan: kepada, dari, subjek, dan tanggal,
 laporan surat (letter report), menggunakan format surat, dengan kepala surat dan
berisikan: alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan, dan referensi,
 laporan dalam bentuk cetakan: memiliki judul, intruksi, dan baris-baris kosong, dan
 laporan formal (formal report), biasanya lebih panjang daripada laporan informal, sering
disebut sebagai laporan panjang (long report).
7). Kegiatan proyek, yakni:
 laporan pendahuluan (preliminary reports), mencakup persiapan suatu proyek, hasil yang
diharapkan, dan cara melakukan pelatihan pegawai,
 laporan perkembangan (progress reports), mengenai pelaksanaan proyek secara berkala,
 laporan akhir (final report), mengenai akhir dari suatu pelaksanaan suatu proyek.

8). Pelaksanaan pertemuan, yakni:

 agenda (agenda), suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung,
mencakup jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan,
 resolusi (resolation), laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil
konsensus suatu pertemuan,
 34

 notulen (minutes), laporan resmi setelah suatu pertemuan selesai, mencakup catatan
semua hal yang terjadi dalam pertemuan, dan
 laporan pertemuan (proceedings), laporan resmi yang cakupan bahasannya luas dan berisi
hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.
b. Syarat-syarat laporan bisnis
Secara umum, syarat-syarat laporan bisnis yang baik antara lain: aktual , faktual, objektif, jelas,
dapat dipertanggungjawabkan, dan menggunakan bahasa yang efektif, yang dapat digambarkan
seperti di bawah.
1). Akurat, yakni:
 menjelaskan fakta secara konkret,
 melaporkan seluruh fakta yang relevan,
 menempatkan fakta yang ada dalam satu perspektif,
 memberikan bukti-bukti terhadap kesimpulan,
 menyajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan, dan
 menjaga jangan sampai terjadi bias makna pada audiens.
Dengan demikian, laporan bisnis yang akurat merupakan laporan bisnis yang baik dan berisi
“pernyataan kebenaran” yang setidak-tidaknya mencakup:
 ide pokok pada permulaan laporan,
 fakta-fakta yang tersedia,
 uraian menyeluruh,
 bahasa yang mudah dimengerti, dan
 sesuatu/pelajaran yang dapat membuat pekerjaan menjadi lebih mudah.
2). Format dan gaya penulisan, yakni hal-hal yang terkait dengan:
 penentuan perlu-tidaknya subjek dimasukkan ke dalam laporan,
 penentuan waktu, kapan harus menyusun laporan,
 penentuan audiens yang menjadi sasaran penerima laporan,
 alasan yang melatarbelakangi penyusunan laporan, dan
 mengetahui sikap audiens.
3). Jelas dan lengkap, dalam arti:
 kejelasan dalam berbahasa, istilah/kata-kata yang digunakan dalam laporan mudah
dicerna, dipahami, dan dimengerti oleh audiens, dan
 mencakup kelengkapan dalam membahas pokok permasalahan dan urutan skala
prioritasnya, sehingga tidak menimbulkan pertanyaan-pertanyaan yang mengganjal pada
audiens.
4). Tepat waktu dan konsisten, yakni:
 tepat waktu dalam penyusunan dan penyampaian laporan, khususnya bagi audiens yang
membutuhkan dalam rangka menghadapi masalah-masalah yang bersifat mendadak,
penyusunan laporan harus diusahakan dengan secepatnya, dan
 didukung data yang bersifat tetap, dalam arti akurat dan tidak berubah-ubah, laporan
disusun sesuai dengan situasi dan kondisi, sehingga lebih dapat dipercaya dan diterima
oleh audiens.
5). Objektif, faktual, dan terdapat proses timbal balik, dalam arti:
 pada saat menyusun laporan tidak melibatkan pendapat pribadi, semua ditulis
berdasarkan fakta-fakta yang dapat dibuktikan kebenarannya,
 35

 laporan yang ada relatif mudah untuk dapat dipahami, dimengerti, dan menimbulkan
minat audiens, serta dapat mendorong audiens untuk memberi respon atau mendorong
terjadinya proses timbal balik yang bermanfaat bagi kedua belah pihak, penyusun laporan
dan audiens.

3. Perencanaan dan Pengorganisasian Laporan Bisnis

a. Perencanaan laporan bisnis
Pada dasarnya laporan bisnis merupakan presentasi yang direncanakan, berimbang, objektif,
berisi fakta-fakta bisnis yang spesifik, dan bertujuan penting. Dalam hal ini laporan ada yang
arahnya:
 ke atas, ditujukan kepada para penyelia dan/atau penentu kebijakan,
 horisontal, ditujukan untuk pemegang saham, pelanggan, masyarakat, dan/atau
Pemerintah,
 ke bawah, ditujukan kepada para pegawai, bianya berisi tentang kejadian, kondisi-
kondisi, kualitas, kemajuan, hasil penyelidikan/penafsiran dan kesimpulan, membantu
pegawai dalam memahami situasi bisnis yang penting dalam rangka penyelesaian tugas
teknis operasional atau untuk merencanakan prosedur, memecahkan masalah, dan
membuat keputusan eksekutif.
Setelah menentukan arah atau peruntukan kepada siapa laporan bisnis akan disampaikan,
langkah selanjutnya dalam perencanaan laporan bisnis adalah sebagai berikut:
1). Menggambarkan masalah dan tujuan
Sebagai langkah awal, gambaran/penelitian suatu masalah akan selalu terkait dengan tujuan
laporan yang akan disusun. Tujuan utama laporan bisnis dapat membantu audiens penerima
laporan dalam memecahkan masalah dan/atau membuat keputusan.
2). Mempertimbangkan siapa yang menerima laporan
Selanjutnya, mempertimbangkan siapa pembaca laporan dan apa saja kebutuhannya
merupakan poin yang sangat krusial dalam menulis laporan bisnis. Misalnya: apabila laporan
yang disusun ditujukan kepada pimpinan yang masih dalam satu unit organisasi, dapat
digunakan istilah-istilah teknis dan singkatan-singkatan yang biasa digunakan dalam
pelaksnaan tugas sehari-hari. Namun, apabila ditujukan kepada unit organisasi lain, untuk
pihak eksternal organsasi atau stakeholders, harus digunakan bahasa yang sifatnya umum
dengan penjelasan-penjelasan yang mudah dipahami.
3). Menentukan ide
Setelah itu, langkah berikutnya adalah menentukan ide-ide umum dan topik utama yang
dibutuhkan untuk memenuhi tujuan laporan. Pada beberapa kasus/laporan, perumusan
formula yang diinginkan merupakan dasar dalam menentukan informasi yang diperlukan,
selanjutnya mencatat judul topik maupun garis besar dalam kerangka yang bersifat
sementara.
4). Mengumpulkan keperluan materi dari sumber
Dalam laporan binis tertentu, khususnya yang masih perlu melakukan penelitian sekunder
yang diperluas, kebutuhan tambahan pemikiran/data biasanya diperoleh dari sumber lain,
bisa dari sumber-sumber data di luar organisasi.
5). Memilih dan menginterpretasikan data
Kemudian, langkah selanjutnya tergantung kompleksitas penelitian yang dilakukan,
sebagaimana tujuan laporan dan kebutuhan audiens. Misalnya: apabila seluruh/sebagian
 36

fakta diperoleh dari kuesioner, diperlukan menyusun kembali, melihat apakah ide utama
yang sesungguhnya, dan bagaimana kerangka garis besarnya. Artinya bahwa perlu meninjau
kembali dalam rangka menambahkan topik-topik yang diperlukan atau menghapus beberapa
topik.
6). Mengorganisasikan laporan
Langkah terakhir dalam menyusun laporan bisnis adalah pengorganisasian laporan, yakni
cara menata laporan dikaitkan dengan audiens, tujuan laporan, dan pokok permasalahan.
Dalam hal ini isi laporan bisnis dapat disusun dengan menggunakan dua cara, yakni cara
deduktif atau cara induktif.
Dari sisi metode outline, yakni pada saat melihat hubungan antara topik, membandingkan
proporsi dan judul, mengecek keterkaitan seluruh materi dalam suatu susunan yang logis, dan
menghilangkan tumpang tindih, yang perlu diperhatikan dalam menyusun sub-sub judul adalah:
 penempatan ide-ide penting dan pertimbangan panjang laporan, subjek, dan audiens,
 keseimbangan pada masing-masing bagian laporan/isi pesan,
 pembagian topik ke dalam sub judul, setidaknya dalam satu terdapat dua sub judul,
 pertimbangan jumlah sub judul, agar tidak terlalu sedikit/banyak, dan
 menghindari penggunaan judul laporan sebagai sub judul.
Sedangkan sistematika laporan atau bagian-bagian laporan bisnis pada umumnya terdiri dari:
1). Halaman judul, yakni bagian pertama dari suatu laporan yang memuat:
 judul laporan,
 nama pembuat laporan,
 nama organisasi, dan
 tahun pembuatan laporan.
2). Daftar isi, yakni daftar rincian laporan, berfungsi untuk memudahkan audiens mengetahui
bagian mana yang ingin dibaca, dengan cara melihat pada halaman berapa yang tertulis pada
daftar isi.
3). Pengantar, yakni tulisan untuk mengantarkan pembaca memahami isi laporan, biasanya juga
berisi ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah mendukung dalam pembuatan
laporan.
4). Abstraksi, yakni ringkasan laporan secara keseluruhan, berfungsi sebagai abstraksi untuk
memudahkan pembaca mengetahui inti sari laporan.
5). Pendahuluan, yakni bab pertama dari suatu laporan yang memuat:
 latar belakang masalah yang kemudian diformulasikan, agar menjadi jelas apa yang
sebenarnya akan dibahas,
 tujuan penulisan laporan,
 metode pengumpulan data,
 pendekatan yang dipakai untuk membahas data, dan
 sistematika laporan.
6). Isi laporan, yakni bagian isi laporan yang memuat data dan fakta selengkapnya, disusun
secara sistematis dari bab ke bab dan dibahas secara mendetail.
7). Kesimpulan, yakni catatan akhir dari hasil pembahasan data atau jawaban dari permasalahan
yang telah dibahas pada isi laporan.
 37

8). Rekomendasi atau saran, yakni saran atau rekomendasi harus operasional, dapat terjangkau
oleh siapapun yang akan menjalankan program yang sama pada masa mendatang, dan harus
disesuaikan dengan situasi dan kondisi organisasi.
9). Daftar pustaka, yakni bagian laporan yang berisi sumber berita dari mana laporan tersebut
diperoleh.
b. Pengorganisasian laporan bisnis
Dalam rangka membantu audiens agar lebih mudah dalam memahami suatu pesan, menerima
suatu pesan, atau menghemat waktu, pengorganisasian isi pesan disamping harus memiliki
subjek dan tujuan yang jelas dan memiliki semua informasi yang terkait dengan subjek dan tujuan
yang diharapkan, setidak-tidaknya ide-ide telah dikelompokkan dan disajikan dengan cara-cara
yang logis, serta semua informasi yang penting telah tercakup dalam pesan-pesan yang
disampaikan. Kemudian isi laporan bisnis dapat disusun dengan menggunakan dua cara, yakni
cara deduktif (langsung) atau cara induktif (tidak langsung), sebagai berikut:
1). Cara deduktif (langsung)
Yakni menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu, kemudian baru dijelaskan
hal-hal yang lebih detil. Cara deduktif ini dipergunakan apabila kriteria audiens yang menjadi
tujuan laporan merupakan orang-orang yang: (i) sibuk dan ingin berita dengan segera; (ii)
ingin mengetahui berita baik atau informasi yang netral; dan (iii) ingin menganalisis data
dengan baik pada saat analisis laporan berada di awal.
2). Cara induktif (tidak langsung)
Yakni menjelaskan fakta-fakta yang ada terlebih dahulu, setelah itu baru memberikan ide
pokok, kesimpulan, dan rekomendasi. Cara induktif ini dipergunakan apabila kriteria audiens
yang menjadi tujuan laporan merupakan orang-orang yang: (a) ingin mengetahui penjelasan
secara rinci terlebih dahulu; (b) ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan;
dan (c) perlu membaca laporan secara keseluruhan, bukan awalnya saja.
Dengan pengorganisasian dan cara-cara tersebut, bagian utama laporan bisnis pada umumnya
dibagi dalam tiga bagian, yakni: pendahuluan, isi Laporan, dan bagian penutup. Dalam hal ini,
hal-hal yang perlu mendapat perhatian/pertimbangan pada saat penyusunan adalah sebagai
berikut:
1). Pendahuluan, antara lain yang terkait dengan:
 pemberi kuasa, yakni individu/organisasi yang meminta laporan,
 tata letak, yakni menginformasikan tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan,
 masalah, diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan
dinyatakan,
 maksud, yang menjadi poin penting dalam laporan,
 ruang lingkup, berhubungan dengan luas cakupan/batas pokok bahasan dalam laporan,
 metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi,
 sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang digunakan dalam penyusunan laporan,
baik sumber tertulis maupun sumber lisan,
 latar belakang, apabila audiens perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan,
 definisi istilah, yakni menjelaskan maksud berbagai istilah yang digunakan kepada audiens
agar memiliki penafsiran yang sama,
 keterbatasan, yakni keterbatasan sumberdaya dana, waktu, maupun data yang tersedia,
atau
 38

 judul pendahuluan dapat dihilangkan, apabila laporan bisnis yang disusun sifatnya berkala,
dimana isi laporan setiap periodenya sama dan audiens pun telah mengetahui.
2). Isi laporan, antara lain:
 data dan fakta lengkap disusun secara sistematis per bab (bagian terpanjang laporan),
 mencakup temuan fakta yang penting dan relevan,
 membahas dan mengembangkan hal-hal penting secara rinci,
 merupakan bagian utama dalam membantu mencapai maksud penulisan laporan.
3). Penutup, antara lain:
 rangkuman, merupakan ringkasan pembahasan secara menyeluruh (dalam laporan
informatif, bagian rangkuman memuat poin-poin krusial, kekuatan, kelemahan, manfaat,
dan kerugian saja),
 kesimpulan, memuat hasil evaluasi secara ringkas, fakta-fakta dibahas secara objektif,
 rekomendasi, merupakan saran-saran yang berupa program tindakan berdasarkan
kesimpulan, yang biasanya mencakup estimasi waktu pelaksanaan, anggaran yang
diperlukan, dan penanggung jawab program.

Dalam kerangka strategi komunikasi yang efektif, termasuk dalam hal ini laporan bisnis, dari sisi “kualitas
laporan”, akan menjadi sangat menarik dan mudah dipahami apabila dapat disusun dengan
menggunakan kaidah-kadiah seperti yang dikemukakan oleh Cutlip, Center & Broom yang dikenal sebagai
“7cs PR Communications” sebagai berikut:
1). Credibility (kredibilitas), yakni komunikasi dimulai dengan suasana saling percaya yang diciptakan
komunikator dengan sungguh-sungguh untuk melayani publiknya yang memiliki keyakinan dan
respek.
2). Contex (konteks), yakni konteks yang menyangkut sesuatu yang berhubungan dengan lingkungan
sosial, suatu pesan harus dapat disampaikan dengan jelas dengan sikap partisipatif, karena
komunikasi yang efektif dapat membantu untuk mendukung lingkungan sosial melalui
pemberitaan di berbagai media massa.
3). Content (isi), yakni isi pesan harus menyangkut kepentingan audiens, sehingga informasi dapat
diterima sebagai sesuatu yang bermanfaat bagi audiens.
4). Clarity (kejelasan), yakni pesan disusun dengan kata-kata yang jelas, mudah dimengerti, dan
memiliki maksud, tema, dan tujuan yang sama antara komunikator/pengirim pesan dan
komunikan/penerima pesan.
5). Continuity and consistency (kontinuitas dan konsistensi), yakni komunikasi dilakukan secara
berulang dengan berbagai variasi pesan dan pesan-pesan tersebut harus konsisten, sehingga
mempermudah dalam melakukan proses komunikasi untuk membujuk audiens.
6). Channels (saluran), yakni menggunakan saluran yang tepat dan media yang berbeda sesuai dengan
target sasaran, dalam hal ini yang harus dipahami adalah perbedaan dan proses penyebaran
informasi secara efektif.
7). Capability of the audience (kapabilitas khalayak), yakni dengan memperhitungkan kemampuan
yang dimiliki oleh audiens, mengingat komunikasi akan efektif jika dikaitkan dengan faktor-faktor
seperti: kebiasaan, peningkatan kemampuan membaca, dan pengembangan pengetahuan
audiens.
 39

4 SURAT, MEMO, DAN EMAIL BISNIS

A. SURAT BISNIS
Di era modern, suatu organisasi atau perusahaan tidak lepas dari aktivitas surat-menyurat yang isinya
dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.
Sebagai suatu kegiatan atau hubungan yang terjadi antara pihak-pihak terkait yang dilakukan dengan
saling berkirim surat atau korespondensi tersebut menunjukkan bahwa surat masih memegang peranan
penting disamping penggunaan sarana komunikasi lain, seperti: telepon, faksimile, internet, dan
sebagainya.
Demikian pula dalam dunia bisnis, peran surat masih sangat dibutuhkan. Melalui perantaraan surat,
setiap orang dapat langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih
dahulu.
Dalam rangka menjalin dan membina hubungan bisnis yang baik, agar aktivitasnya dapat berjalan dengan
baik dan lancar, kata-kata dan kalimat di dalam surat harus dapat disusun dengan baik dan teliti, sehingga
menjadi sarana komunikasi yang efektif dan efisien. Oleh karena itu, ketelitian dan kecermatan dalam
membuat surat sangat dibutuhkan, agar dapat menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang
diinginkan.
Pada umumnya, dalam menulis surat-surat bisnis bertujuan untuk:
 menyampaikan informasi kepada pembaca surat,
 mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat, atau
 mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.
Disamping itu korespondensi yang terjadi di suatu organisasi atau perusahaan biasanya dapat dibedakan
menjadi dua, yakni sebagai korespondensi eksternal dan internal, dengan gambaran sebagai berikut:
 korespondensi eksternal, yakni hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh organisasi atau
perusahaan dengan pihak di luar organisasi atau perusahaan,
 korespondensi internal, yakni hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh bagian-bagian di
lingkungan organisasi atau perusahaan, termasuk hubungan antara kantor pusat dan cabangnya.

1. Pengertian Surat Bisnis

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI, https://kbbi.web.id/surat), istilah “surat” didefinisikan
sebagai: (1) kertas dan sebagainya yang bertulis (berbagai-bagai isi, maksudnya); (2) secarik kertas
dan sebagainya sebagai tanda atau keterangan; dan (3) sesuatu yang ditulis; yang tertulis. Sedang
istilah “bisnis” didefinisikan sebagai: usaha komersial dalam dunia perdagangan; bidang usaha; usaha
dagang.
Dari definisi tersebut menunjukkan bahwa secara umum “surat” dapat dipahami sebagai suatu
sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis dari satu pihak kepada
pihak lain. Sedangkan “bisnis” merupakan kegiatan atau bentuk aktivitas penjualan barang/jasa yang
bertujuan untuk memperoleh keuntungan bagi pihak yang sedang melakukan usaha komersial dalam
dunia perdagangan. Dengan demikian “surat bisnis” merupakan surat yang digunakan orang atau
organisasi untuk menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan penyelenggaraan
kegiatan bisnis.
 40

2. Fungsi, Jenis, dan Syarat-syarat Penulisan Surat Bisnis

a. Fungsi surat bisnis
Dalam konteks penyelenggaraan kegiatan bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai:
 sarana komunikasi,
 alat menyampaikan suatu pesan,
 alat bukti tertulis,
 bukti histori,
 pedoman kerja, atau
 media promosi bagi pengirim surat.
b. Jenis surat bisnis
Pada umumnya surat dikelompokkan menurut wujudnya, pemakaiannya, banyaknya sasaran
yang dituju, isi dan maksudnya, sifatnya, dan menurut urgensi penyelesaiannya sebagai berikut:
1). Menurut wujudnya:
 surat bersampul
 kartu pos
 warkat pos
 telegram atau teleks
 memorandum (memo) dan nota
 surat tanda bukti.
2). Menurut pemakaiannya:
 surat pribadi
 surat dinas
 surat bisnis
 surat sosial.
3). Menurut banyaknya sasaran yang dituju:
 surat biasa
 surat edaran
 surat pengumuman.
4). Menurut sifatnya:
 surat biasa
 surat konfidensial (terbatas)
 surat rahasia.
5). Menurut urgensi penyelesaiannya:
 surat biasa
 surat segera
 surat kilat.
6). Menurut isi dan maksudnya:
Dalam hal ini sangat tergantung dari maksud dan tujuan pengirim surat, sehingga jenis surat
ini sangat bervariasi.
c. Syarat-syarat penulisan surat bisnis
Sebagai suatu pesan tertulis, dalam menulis surat bisnis yang baik, surat bisnis yang efektif dan
efisien, langkah-langkah yang harus diperhatikan adalah dalam hal: (i) penentuan permasalahan
dan tujuan penulisan surat, (ii) pemilihan kata, penyusunan kalimat efektif, dan pengembangan
 41

paragraf yang logis, dan (iii) pengorganisasian. Secara umum, sebuah surat bisnis yang baik atau
yang efektif dan efisien, dapat digambarkan sebagai berikut:
1). Memahami masalah yang akan dikemukakan dan aturan main yang terkait.
2). Menetapkan maksud dan tujuan surat atau pokok pembicaraan yang ingin disampaikan.
3). Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim.
4). Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan dengan rumusan pokok-pokok
pembicaraan yang runtut, logis, dan menggunakan kalimat yang menarik, sopan, dan mudah
dipahami.
5). Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagian surat.
6). Menyatakan isi surat dengan ringkas, jelas, dan eksplisit, dengan menggunakan bahasa yang
baik dan benar sesuai dengan kaidah bahasa yang berlaku.
7). Pengetikannya harus benar, jelas, bersih, rapi, dan dengan format yang menarik.

3. Bentuk Surat, Bagian-Bagian Surat, Dan Aneka Surat Bisnis

a. Bentuk surat bisnis
Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian-bagian surat yang biasanya
dipakai dalam kedinasan atau keorganisasian. Terdapat berbagai bentuk surat, dimana yang satu
dengan yang lain berbeda pemakaiannya, sesuai dengan kebiasaan instansi atau gaya
masyarakat tertentu.
Meskipun demikian, dalam kaitan dengan bentuk surat pada dasarnya hanya terdapat dua
bentuk utama, yakni bentuk lurus atau balok (block style) dan bentuk lekuk atau bergerigi
(indenteed style). Bentuk-bentuk lain di luar kedua bentuk tersebut hanya merupakan variasi
hasil modifikasi dari kedua bentuk utama saja.
Bentuk-bentuk surat bisnis:
1). Bentuk lurus atau bentuk balok (block style) (model Amerika)
2). Bentuk lekuk atau bentuk bergerigi (indenteed style) (model Eropa lama)
3). Bentuk setengah lurus atau bentuk setengah balok (semi block style) (model Eropa baru).
b. Bagian-bagian surat bisnis
Pada umumnya bagian-bagian surat resmi dikelompokkan sebagai berikut :
1) Kepala surat
 logo atau lambang lembaga atau organisasi perusahaan
 nama lembaga
 alamat lembaga
 nomor telepon, teleks, faksimile.
2) Tanggal surat, cara penulisan tanggal untuk surat pribadi atau yang berasal dari perorangan,
sebaiknya didahului dengan alamat/nama kota pengirim. Sedang untuk kertas berkepala
atau yang sudah ada kepala suratnya, tidak perlu mencantumkan alamat atau nama kota.
Penulisan tanggal diikuti dengan nama bulan dan tahun, dalam hal ini nama bulan ditulis
dengan huruf secara lengkap, tidak disingkat.
3) Nomor surat, diletakkan di sebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal, atau diletakkan di
bawah judul untuk surat berjudul.
 42

4) Lampiran, diletakkan di bawah nomor surat, termasuk jumlah lembar, eksemplar atau ditulis
satu berkas.
5) Hal, diletakkan di bawah/setelah lampiran dan ditulis “hal”, bukan perihal.
6) Alamat, di sampul surat, ditulis lengkap, dan di lembar kertas surat, dapat ditulis tidak
selengkap alamat pada sampul surat.
7) Salam pembuka, harus ditulis, khususnya untuk surat-surat yang berisi berita.
8) Isi surat, terdiri dari tiga bagian: bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup.
9) Salam penutup, dicantumkan diantara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim.
10) Penandatangan dan penanggung jawab surat, penanda tangan surat adalah orang yang
namanya tercantum dalam surat, pencantuman nama seseorang dan hak untuk
menandatanganinya didasarkan atas kewenangan dan jabatannya.
11) Tembusan, diletakkan di bawah nama penandatangan surat dan digunakan bila ada pihak
lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.
12) Inisial, diletakkan paling akhir, bagian bawah sebelah kiri, nama pengonsep disingkat dengan
huruf kapital, nama pengetik disingkat dengan huruf kecil.
c. Aneka surat bisnis
Macam-macam surat bisnis antara lain:
1) Surat perkenalan
Merupakan surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang
perusahaan penjual agar diketahui oleh calon pembeli. Informasi tentang perusahaan
penjual yang dicantumkan dalam surat perkenalan adalah:
 nama perusahaan dan bidang usaha atau kegiatannya
 gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan, peralatan yangdipakai
 pekerjaan/projek yang pernah ditangani
 harapan atau prospek yang dikehendaki oleh penjual
 khusus surat perkenalan kepada instansi pemerintah harus dilampiri tanda daftar rekanan,
surat izin usaha perdagangan (siup), dan nomor pokok wajib pajak (npwp).
2) Surat permintaan penawaran
Merupakan surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penawaran,
dengan bertujuan untuk meminta keterangan terinci yang meiliputi daftar harga, katalog,
brosur, atau prospektus dan mengetahui harga, syarat jual beli, dan keterangan tentang
barang atau jasa yang akan dibeli. Di dalam surat permintaan penawaran barang biasanya
calon pembeli menanyakan:
 nama dan jenis barang serta spesifikasi: tipe, ukuran, kualitas, kapasitas, dan sebagainya
 harga satuan, potongan, brosur, cara pembayaran, dan cara penyerahan
 kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, sebagai layanan purna jual (after sales
service).
3) Surat penawaran
Merupakan surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang atau jasa
yang sekaligus sebagai upaya untuk menarik minat calon pembeli agar tertarik pada apa yang
ditawarkan. Surat penawaran dapat dibedakan atas dua macam:
 penawaran atas inisiatif penjual, dikirim oleh penjual atas inisiatifnya mempunyai
kedudukan yang lemah, karena surat jual itu belum tentu diharapkan oleh calon pembeli.
 43

Biasanya dalam surat penawaran penjual dapat dengan leluasa mempromosikan

barang atau jasa.
 penawaran sebagai balasan surat permintaan penawaran, isinya terikat dan terbatas
hanya menerangkan hal-hal yang ditanyakan oleh calon pembeli.
Syarat-syarat surat penawaran yang baik antara lain:
 bahasanya menarik
 isi surat tidak bertentangan dengan kondisi barang atau jasa yang ditawarkan
 isi surat memotivasi pembaca untuk ingin tahu lebih lanjut tentang sesuatu yg ditawarkan
 surat penawaran berisi keterangan yang lengkap dan dilampiri gambar-gambar.
4) Surat pesanan dan balasannya
Surat pesanan (order) adalah surat dari pemesan atau pembeli kepada penjual yang isinya
memesan barang atau meminta jasa tertentu yang dilakukan setelah mengetahui informasi
yang diperoleh melalui surat penawaran, melalui iklan, atau melalui petugas pemasarandari
penjual. Surat pesanan harus disebut dengan jelas, singkat, dan sopan segala sesuau yang
menyangkut pesanan yang akan menjadi pertimbangan bagi penjual untuk menentukan
apakah pesanan dapat dipenuhi atau tidak, seperti:
 nama, jenis, tipe, dan ciri-ciri lain barang yang dipesan, jumlah pesanan
 cara pembayan, cara pengiriman atau cara penyerahan yang dikehendaki, dan
 waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan.
5) Surat penerimaan pesanan
Merupakan surat yang dikirim oleh penjual kepada pemesan karena penjual mendapat order
dan semua persyaratan yang diusulkan atau yang dikehendaki pemesan di dalam order itu
dapat disetujui oleh penjual dan tanpa perlu lagi membahas surat pesanan. Isi surat
penerimaan pesanan adalah pernyataan penjual dapat memenuhi pesanan, sekaligus
menyampaikan waktu untuk persiapan dan estimasi kapan pengiriman barang akan
dilakukan. Manfaat surat penerimaan pesanan antara lain agar:
 pemesan merasa tenang, karena pesanannya dapat dipenuhi oleh penjual
 pemesan tidak lagi mencari barang yang sama dari penjual yang lain
 pemesan dapat mempersiapkan segala yang diperlukan sebelum barang yang dipesan tiba
 apabila barang yg dipesan itu untuk dijual lagi oleh pemesan, pemesan dapat menawarkan
barang pesanannya kepada pihak lain, walaupun barang yang dipesan belum tiba.
6) Surat konfirmasi pesanan
Surat konfirmasi pesanan berisi data tentang pesanan yang terdiri atas nama barang, jumlah,
harga, dan syarat jual beli lainnya, seperti tempat penyerahan, waktu penyerahan,
cara pembayaran, dan lain-lain, yang tujuannya untuk memperoleh kepastian tentang
pesanan berikut syarat jual beli yang dikehendaki penjual. Apabila si pemesan setuju, lembar
asli harus dikembalikan kepada penjual sebagai bukti otentik pesanan.
7) Surat penolakan pesanan
Surat penolakan pesanan harus berisi alasan yang logis, namun dengan bahasa yang
halus dan sopan agar hubungan baik dengan pemesan tetap terjalin. Penyebab penjual
terpaksa menolak pesanan, dapat dikarenakan barang yang dipesan tidak ada atau sudah
habis, atau tidak tercapai kesesuaian terkait cara penyerahan atau pengiriman barang,
atau tidak disetujuinya cara pembayaran yang diusulkan oleh pemesan. Meskipun demikian,
dalam surat penolakan pesanan, kadang penjual dapat menyampaikan adanya penawaran
 44

baru, sehingga sambil menolak satu pesanan, juga ditawarkan barang lain yang sejenis
dengan barang yang dipesan.
8) Surat referensi bank dan referensi dagang
Referensi yang dikeluarkan oleh bank disebut referensi bank, sedang referensi dari
perusahaan disebut referensi dagang. Biasanya surat referensi diberikan secara rahasia oleh
pihak yang memberi referensi kepada pihak yang meminta referensi. Surat referensi
diperlukan oleh bank atau perusahaan apabila berhadapan dengan nasabah atau pelanggan
yang masih baru. Jika pembeli, misalnya, berhubungan dagang dengan sebuah perusahaan
untuk pertama kalinya dan ingin membeli barang secara kredit, maka perusahaan
memerlukan referensi dari bank atau perusahaan lain untuk mengetahui kredibilitas atau
credit worthiness calon pembeli, apakah memenuhi syarat untuk diberi kredit atau tidak.

B. MEMO & E-MAIL BISNIS

Dokumen yang ditulis dengan baik cenderung mencapai tujuannya. Memo dan e-mail merupakan
dokumen yang dapat menciptakan kesan baik, apabila dapat ditulis dengan hati-hati, jelas, dan perhatian.
Di dalam organisasi, pesan internal yang dapat ditulis dengan baik mampu meningkatkan citra
penulisnya, individu yang bersangkutan dianggap sebagai penulis yang kompeten dan profesional,
dihargai dan diperhatikan. Pesan yang terdapat dalam memo dan e-mail pada dasarnya merupakan
bentuk komunikasi standar organisasi, dalam arti sebagai media komunikasi bisnis yang paling umum.
Pesan yang terdapat dalam memo dan e-mail dipergunakan untuk memberi informasi kepada karyawan,
meminta data, memberi respons, menginformasi keputusan, atau memberi arahan.
Sebaga catatan tertulis, memo cocok digunakan untuk menjelaskan kebijakan, mendiskusikan prosedur,
atau mengumpulkan informasi. Artinya bahwa penggunaan memo terutama untuk pesan yang
memerlukan persuasi, permanen, atau formalitas. Meskipun demikian, saluran pilihan dalam
berkomunikasi dewasa ini pada berbagai organisasi atau perusahaan lebih banyak menggunakan e-mail,
karena relatif lebih mudah, cepat, dan murah. Kebanyakan, memo dipersiapkan sebagai lampiran e-mail
pesan-pesan.

1. Pengertian Memo dan E-Mail

Memo merupakan pesan singkat yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan kedinasan yang
sifatnya resmi, pada umumnya dalam keadaan mendesak, dan berisi:
 meminta dan memberi informasi yang bersifat mengingatkan atau memberi petunjuk
 dari atasan kepada bawahan atau antar pejabat yang setingkat.

Sedangkan e-mail, kependekan dari elektronic mail atau surat elektronik (surel), merupakan media
dalam mengirim pesan yang sudah lazim dan familiar di kalangan masyarakat luas. Seperti halnya
berkomunikasi di dunia nyata atau berkirim surat lewat kertas, disamping sebagai media formal
dalam organisasi atau perusahaan, e-mail banyak digunakan dalam berbagai bidang.
Misal:
 untuk komunikasi bisnis, marketing, pendidikan, dan untuk komunikasi bidang-bidang
lainnya, termasuk komunikasi pribadi
 sebagai surat dalam bentuk elektronik, e-mail cocok digunakan untuk komunikasi yang
sifatnya membutuhkan umpan balik namun sifatnya tidak segera.
 45

MEMO EMAIL

 pesan singkat yang digunakan untuk
menyampaikan pesan-pesan kedinasan
yang sifatnya resmi
 pada umumnya dikirimkan dalam
keadaan mendesak
 isinya permintaan & memberi informasi
yg bersifat mengingatkan/memberi
petunjuk, dari atasan ke bawahan atau
antar pejabat yang setingkat
 surat elektronik (surel), media pengiriman
pesan yang saat ini sudah lazim digunakan
masyarakat luas
 banyak digunakan dlm berbagai bidang spt:
komunikasi bisnis, marketing / pendidikan
 cocok digunakan untuk komunikasi yang
sifatnya membutuhkan umpan balik,
namun sifatnya tidak segera

2. Beda Surat dan Memo

Meskipun secara struktur berbeda, surat dan memo pada dasarnya terdapat persamaan, antara lain:
 sama-sama ditulis dalam bentuk komunikasi di atas media kertas untuk disampaikan kepada
pihak lain,
 sama-sama ditulis untuk menyampaikan atau mengingatkan akan suatu kejadian penting,
dan
 yang paling pokok adalah sama-sama memberikan informasi.

Sedangkan perbedaan antara surat dan memo digambarkan sebagai berikut:

SURAT MEMO

 memiliki struktur yang relatif lebih

kompleks untuk disampaikan secara
formal dan berisi lebih banyak
informasi
 bentuk pesan yang disampaikan melalui
bahasa yang lebih baku
 disampaikan dari atasan ke bawahan
atau sebaliknya dalam bahasa yang
lugas.
 struktur yang sederhana dan pada
umumnya disampaikan secara informal,
meskipun ada yang bersifat resmi, yakni
yang digunakan sebagai surat pernyataan
dalam hubungan resmi dari seorang
pimpinan kepada bawahannya dan bersifat
pribadi, yakni yang digunakan sebagai nota
atau surat pernyataan tidak resmi antar
teman, saudara, atau orang lain yang
memiliki hubungan akrab
 bentuk pesan yang disampaikan cenderung
menggunakan bahasa sehari-hari
 disampaikan dari atasan kepada bawahan
atau antar pejabat yang setingkat
 46

3. Kelebihan dan Kekurangan Email

Sebagai salah satu bentuk atau cara pengiriman surat, proses pengiriman pesan melalui e-mail
bersifat realtime, tidak memerlukan kertas, meskipun jumlahnya banyak, dan tidak memerlukan
ongkos kirim, kecuali untuk pembelian pulsa data internet. Meskipun demikian, juga terdapat
permasalahan ketika memilih e-mail, karena disamping memiliki resiko kesalahan dalam
menginterpretasikan pesan, di dalam pemanfaatan email juga terdapat banyak permasalahan
privasi. Matrik di bawah ini memaparkan beberapa kelebihan dan kekurangan e-mail:

KELEBIHAN EMAIL KEKURANGAN EMAIL

 pengoperasian email sangat mudah,  kesalahan dalam penulisan alamat email

bentuk dan ukurannya dapat bervariasi
 pengiriman email sangat cepat dan
dengan biaya yang relatif sangat murah
 email dapat dikirim ke beberapa alamat
dalam sekali kirim
 email yang masuk mudah
dibuka/dibaca, disimpan, dan dapat
langsung dicetak
 privasi dalam email relatif terjamin,
karena dilindungi dengan adanya
password.
tujuan, menyebabkan email tidak sampai
 email yang dikirim sering gagal, apabila lalu
lintas internet padat atau koneksi lambat
 email yang masuk akan otomatis terhapus,
apabila surat tujuan sudah penuh
 akun email sangat mungkin terjadi
pemalsuan identitas
 email juga rawan penyadapan, apabila
password diketahui oleh orang lain.
 47

5 NEGOSIASI DAN PRESENTASI BISNIS

A. NEGOSIASI BISNIS
Pada dasarnya, negosiasi dan lobbying merupakan kegiatan yang harus dilakukan serta kompetensi yang
harus dimiliki, khususnya oleh para public relations officer (PRO), karena:
 negosiasi dan lobbying merupakan kegiatan komunikasi dua arah (two ways traffic
communication) yang menuntut kompetensi tinggi, dimana strategi serta teknis untuk mencapai
tujuan harus benar-benar dijaga tanpa mengorbankan integritas masing-masing pihak yang
terlibat
 lobbying merupakan kegiatan yang dilakukan secara informal atau semi formal dengan harus
tetap dijaga agar hasil-hasil lobbying dapat memperkuat dan terintegrasi dengan hasil-hasil
dialog formalnya, yakni negosiasi
 lobbying lebih banyak dilakukan secara individual bahkan personal, sehingga siapa pun yang
melakukan harus memiliki “gigi‟ atau kewenangan serta power yang cukup untuk melaksanakan
hasil-hasil lobbying
 lobbying merupakan kegiatan yang tidak begitu mudah direncanakan dan dianggarkan, meskipun
tujuan dan sasarannya dapat disusun secara spesifik, namun dalam pelaksanaan atau prosesnya
kadang muncul variable/faktor-faktor pendorong atau justru timbul penghambat yang tidak
terduga. Hal ini membuat PRO harus bekerja ekstra untuk menyusun anggaran yang realistis dari
setiap lobbying serta evaluasi hasil-hasil atau sasaran-sasaran yang ingin/dapat dicapai
 lobbying sebagai kegiatan yang bergerak dalam koridor hukum (prinsip mendasar lobbying)
mensyaratkan bahwa apa pun strategi teknis serta cara untuk mencapai tujuan atau sasaran
lobbying, sengaja atau tidak sengaja harus tetap berada dalam koridor hukum, nilai-nilai, serta
norma kepantasan.
Paparan tersebut menunjukkan bahwa sebenarnya esensi lobi dan negosiasi mempunyai tujuan yang
sama, yakni untuk mencapai sesuatu target (objective) tertentu. Lobi-lobi atau negosiasi harus
diperankan oleh pelobi yang mahir dan mempunyai kemampuan berkomunikasi yang tinggi
(komunikabilitas). Hanya saja, negosiasi merupakan suatu proses resmi atau formal, sedangkan lobi
merupakan bagian dari negosiasi.

1. Pengertian Lobbying, Negosiasi, Dan Proses Negosiasi

a. Pengertian lobbying
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, “lobi” didefinisikan sebagai kegiatan yang dilakukan
seseorang untuk mempengaruhi orang lain dalam kaitannya dengan pemungutan suara
menjelang pemilihan ketua suatu organisasi, seperti parlemen dan partai politik, “melobi” adalah
melakukan pendekatan secara tidak resmi. Sedang “negosiasi” merupakan proses tawar-
menawar dengan jalan berunding guna mencapai kesepakatan bersama antara satu pihak
(kelompok atau organisasi) dan pihak (kelompok atau organisasi) yang lain.
Dalam perkembangannya, pengertian lobi tidak hanya dibatasi dalam konteks politik. Lobi
dimaknai sebagai suatu upaya pendekatan yang dilakukan untuk mempengaruhi dengan tujuan
 48

kepentingan tertentu. Artinya bahwa lobi dimaknai sebagai pendekatan (approach), yakni
pendekatan awal yang menjurus ke suatu tujuan yang menguntungkan, baik satu ataupun kedua
belah pihak. Oleh karena itu kegiatan lobi tidak hanya diperlukan oleh individu untuk
memperoleh apa yang menguntungkan dari pihak lain, tetapi juga diperlukan bagi kepentingan
suatu organisasi.
Sebagai sebuah pendekatan, pengertian secara lebih lengkap istilah melobi atau lobbying adalah
kegiatan yang dilakukan secara informal atau semi formal dengan tetap menjaga agar hasil-hasil
lobbying dapat memperkuat dan terintegrasi dengan hasil-hasil dialog formalnya, yakni
negosiasi. Meskpiun mengingat sifatnya yang informal, tidak ada strategi baku atau yang sudah
terpola dalam kegiatan lobbying, sehingga strategi lobbying pada kenyataannya menjadi sangat
beragam, tergantung berbagai faktor aktual dan suasana setempat yang mempengaruhinya.
1). Beberapa faktor yang dapat mempengaruhi lobbying antara lain:
 sistem politik
 norma dan etika
 norma hukum dan peraturan
 memperhatikan adat istiadat
 mengetahui siapa yang akan dilobi
 siapa yang melobi.
2). Target kegiatan lobbying antara lain:
 mempengaruhi kebijakan
 menarik dukungan
 memenangkan prasyarat kontrak, dalam kegiatan bisnis
 memudahkan urusan
 memperoleh akses untuk kegiatan berikutnya
 menyampaikan informasi untuk memperjelas kegiatan.
3). Karakteristik lobbying antara lain:
 bersifat tidak resmi/ informal dapat dilakukan diluar forum atau perundingan yang secara
resmi disepakati
 bentuk dapat beragam dapat berupa obrolan yang dimulai dengan tegursapa, atau dengan
surat
 waktu dan tempat dapat kapan dan dimana saja sebatas dalam kondisi wajar atau suasana
memungkinkan. waktu yang dipilih atau dipergunakan dapat mendukung dan
menciptakan suasan yang menyenangkan, sehingga orang dapat bersikap rileks
 pelaku/aktor atau pihak yang melakukan lobbying dapat beragam dan siapa saja, antara
lain: pihak eksekutif atau pemerintahan, pihak legislatif, kalangan bisnis, aktifis lsm, tokoh
masyarakat atau ormas, atau pihak lain yang terkait pada obyek lobi
 bila dibutuhkan dapat melibatkan pihak ketiga untuk perantara
 arah pendekatan dapat bersifat satu arah, pihak yang melobi harus aktif mendekati pihak
yang dilobi. pelobi diharapkan tidak bersikap pasif atau menunggu pihak lain sehingga
terkesan kurang perhatian.
b. Pengertian negosiasi
Menurut Oxford Dictionary, negosiasi didefinisikan sebagai pembicaran dengan orang lain
dengan maksud untuk mencapai kompromi atau kesepakatan, untuk mengatur atau
mengemukakan. Hampir senada, Hartman menyatakan bahwa negosiasi merupakan suatu
proses komunikasi antara dua pihak, yang masing-masing mempunyai tujuan dan sudut pandang
 49

mereka sendiri, yang berusaha mencapai kesepakatan yang memuaskan kedua belah pihak
mengenai masalah yang sama (Purwanto, 2003). Istilah-istilah lain yang kerap digunakan dalam
proses negosiasi antara lain: penawaran, tawar-menawar, perundingan, perantaraan atau
barter.
Kedua pengertian tersebut menegaskan bahwa negosiasi diperlukan ketika kepentingan
seseorang atau suatu kelompok tergantung pada perbuatan orang atau kelompok lain yang juga
memiliki kepentingan-kepentingan yang sama, sehingga harus dicapai dengan jalan mengadakan
kerjasama. Oleh karena itu, meskipun mengandung konflik, negosiasi pada dasarnya merupakan
cara yang paling efektif untuk mengatasi dan menyelesaikan konflik atau perbedaan
kepentingan.
Hasil dari sebuah negosiasi adalah adanya suatu kesepakatan yang memberikan keuntungan bagi
kedua belah pihak. Artinya bahwa tidak ada satupun pihak yang merasa dikalahkan atau
dirugikan sebagai akibat adanya kesepakatan dalam bernegosiasi.
Dalam konteks bisnis, contoh negosiasi yang banyak terjadi antara lain:
 negosiasi antara majikan dengan karyawan, misalnya terkait upah atau fasilitas
 negosiasi antara duta penjualan dengan pembeli, misalnya terkait harga atau kontrak
 negosiasi antar departemen, misalnya terkait dengan alokasi sumber daya.
Dengan demikian tujuan negosiasi pada dasarnya adalah menemukan kesepakatan kedua belah
pihak secara adil dan dapat memenuhi harapan atau keinginan kedua belah pihak. Dalam hal ini
hasil dari sebuah negosiasi adalah adanya suatu kesepakatan yang memberikan keuntungan bagi
kedua belah pihak. Artinya bahwa tidak ada satu pun pihak yang merasa dikalahkan atau
dirugikan akibat adanya kesepakatan dalam bernegosiasi.
Setidaknya terdapat tiga manfaat yang diperoleh dari suatu proses negosiasi, yakni:
1). Terciptanya jalinan kerja sama antar institusi atau badan usaha atau pun perorangan untuk
melakukan suatu kegiatan atau usaha bersama atas dasar saling pengertian. Dengan adanya
jalinan kerjasama inilah maka tercipta proses-proses transaksi bisnis dan kerja sama yang
efektif.
2). Untuk suatu perusahaan, proses negosiasi akan memberikan manfaat bagi jalinan hubungan
bisnis yang lebih luas dan pengembangan pasar.
3). Meningkatkan relasi, reputasi, profesionalisme.
c. Proses negosiasi
Proses negosiasi selalu melibatkan dua orang atau lebih yang saling berinteraksi, mencari suatu
kesepakatan kedua belah pihak, dan mencapai tujuan yang dikehendaki bersama kedua belah
pihak yang terlibat dalam negosiasi. Selain untuk memperoleh kesepakatan kedua belah pihak,
alasan bernegosiasi adalah untuk mendapatkan sebuah keuntungan atau menghindarkan
kerugian atau memecahkan problem yang lain (Thong dalam Purwanto, 2003).
Terdapat empat poin penting yang perlu diperhatikan sebelum bernegosiasi, yakni:
 pencarian fakta terutama dari pihak lain, lawan negosisasi
 menaksir posisi lawan negosisasi
 membuat perencanaan yang baik
 memilih serta mengatur tim negosiasi (Hartman dalam Purwanto, 2003).
Selanjutnya proses negosiasi dapat digambarkan sebagai berikut:
 50

1). Persiapan dan perencanaan

Negosiasi yang baik membutuhkan proses persiapan dan perencanaan yang matang dengan
terlebih dahulu melakukan background check terhadap apa yang akan dinegosiasikan serta
dengan siapa akan melakukan negosiasi. Dalam proses ini juga perlu dipelajari apa yang
menjadi tujuan dari lawan, apa persepsi dan karakteristiknya. Pada tahap persiapan dan
perencanaan perlu lebih fokus pada kekuatan dan kekurangan yang perlu diperbaiki. Intinya,
seorang negosiator yang baik harus memiliki pengetahuan yang mendalam mengenai apa
yang akan dinegosiasikan, sehingga memudahkan dalam melakukan negosiasi.
2). Mendefinisikan aturan-aturan pokok
Setelah proses persiapan dan perencanaan dilakukan, selanjutnya yang perlu ditetapkan
adalah mendefinisikan aturan-aturan pokok atau pedoman dalam negosiasi, misalnya: apa
yang boleh dan apa yang tidak boleh. Karena yang paling penting adalah tujuan utama yang
telah ditetapkan. Pedoman atau aturan-aturan pokok perlu mendefinisikan batasan-batasan,
misalnya jika terjadi deadlock atau ketidaksepakatan, apa yang perlu dilakukan, dan pada
tingkatan apa seorang negosiator boleh menurunkan tuntutannya.
3). Klarifikasi dan justifikasi
Dalam proses klarifikasi dan justifikasi, para pihak yang melakukan negosiasi akan melakukan
penjelasan (clarify) terhadap maksud dan tujuan masing-masing pihak. Pada tahap ini
informasi akan diberikan kepada masing-masing pihak. Tentu saja kuantitas dan kualitas
informasi yang diberikan tergantung pada strategi negosiasi apa yang akan dipilih, apakah
distributif atau integratif. Diperlukan juga memahami bahwa pada tahap ini, pihak lain akan
membesar-besarkan permasalahan (amplify) dan melakukan justifikasi (pembenaran)
terhadap apa yang akan dinegosiasikan, bahkan tidak jarang melakukan bolstering
(menghasut). Namun proses ini tidak harus berlangsung secara konfrontatif, meskipun pada
saat menggunakan strategi distributif.
4). Penawaran dan pemecahan masalah
Proses ‘penawaran dan pemecahan masalah’ merupakan proses paling esensial dan paling
penting dalam bernegosiasi. Pada tahap ini dilakukan give and take, untuk membuat sebuah
konsensi dan menemukan kesepahaman. Melakukan penawaran dan pemecahan masalah
kepada pihak lain yang disebabkan adanya keinginan, biasanya saat menggunakan
pendekatan/strategi integratif.
5). Menutup negosiasi dan implementasi
Proses negosiasi dapat ditutup dengan dua pendekatan, yakni pendekatan formal dan
pendekatan informal. Pendekatan formal menekankan kepada aspek legalitas persetujuan
yang ditetapkan sebagai hasil dari proses negosiasi, yang biasanya didokumentasikan dalam
bentuk perjanjian kerjasama, atau memorandum of understanding (MoU) maupun dalam
bentuk kontrak. Hal ini biasanya terjadi pada institusi/organisasi resmi. Sedang pendekatan
nonformal biasanya tidak menekankan pada aspek legalitas, bahkan dapat dilakukan hanya
dengan berjabatan tangan saja.

2. Tahap Perencanaan, Implementasi, Dan Peninjauan Negosiasi

Terdapat tiga tahapan penting dalam bernegosiasi, yakni: tahap perencanaan, implementasi, dan
tahap peninjauan ATAU sebelum, selama, dan setelah negosiasi (Casse dalam Purwanto, 2003).
 51

a. Tahap perencanaan negosiasi

Secara umum, poin-poin krusial dalam perencanaan negosiasi yang efektif antara lain sebagai
berikut:
1). Menetapkan masalah yang harus diselesaikan pada negosiasi mendatang.
2). Mengumpulkan isu dan menetapkan bargaining mix.
3). Menetapkan dan memahami kepentingan apa yang terletak dalam isu tersebut.
4). Menetapkan batasan, yakni titik dimana akan berhenti, dan alternatif, yakni perjanjian lain
yang dapat dilakukan apabila perjanjian mengalami kegagalan.
5). Menetapkan target diri sendiri dan membuka penawaran pada awal diskusi.
6). Memperkirakan konstituen dan kontek sosial dimana negosiasi terjadi, sehingga akan dapat
dipahami apa yang pihak lain inginkan.
7). Menganalisis pihak lain, misalnya: tujuan, isu, strategi, kepentingan, batasan, alternatif,
target, pembukaan, dan otoritasnya.
8). Merencanakan presentasi masalah dan pertahanan, yakni perencanaan yang meliputi proses
dimana akan hadir untuk “menjual” ide-ide kepada pihak lain.
9). Menetapkan protokol, kapan dan dimana negosiasi akan terjadi, siapa yang hadir, agendanya
apa saja, dan sebagainya.
Sedang dari sisi strategi yang akan digunakan dalam negosiasi, dapat dilihat berdasarkan tipe-
tipe yang mendasarinya, yakni: strategi distributif, strategi integratif, dan strategi akomodatif.
1). Strategi negosiasi distributif
Yang lebih dikenal dengan istilah win-lose merupakan strategi yang menciptakan suatu pola
“kita-mereka”, dimana dalam pola ini akan terlihat bahwa pihak-pihak yang terlibat akan
terlihat seakan mencari keuntungan sendiri.
2). Strategi negosiasi integratif
Yang lebih dikenal dengan pola win-win merupakan strategi yang menunjukkan pihak-pihak
yang terlibat lebih menekankan adanya solusi yang nantinya akan memberikan keuntungan
satu sama lain.
3). Strategi negosiasi akomodatif
Merupakan strategi yang menunjukkan adanya tindakan tidak menekan ataupun dikatakan
menyerah. Dalam hal ini negosiator lebih menekankan bahwa relasi itu lebih penting
dibandingkan dengan hasil.
b. Tahap implementasi negosiasi
Yakni tahap negosiasi yang terkait dengan penerapan atau tindakan yang diperlukan agar
mencapai sukses dalam bernegosiasi. Pada tahap implementasi ini terdapat tiga komponen
penting, yakni: taktik negosiasi, ketrampilan negosiasi, dan perilaku negosiasi.
1). Taktik negosiasi
Negosiator yang berpengalaman akan mencari kerjasama dalam topik-topik yang netral,
sedangkan negosiator yang mencari kekuasaan akan berusaha untuk mengetahui kekuatan
dan kelemahan serta prioritas dan perhatian pihak lain. Setelah menentukan tujuan-tujuan,
strategi dan kekuatan relatif tawar menawar, serta pendekatan-pendekatan yang akan
digunakan dalam proses negosiasi, contoh taktik yang dapat digunakan dalam bernegosiasi
adalah sebagai berikut:
 52

 membuat agenda, taktik ini harus digunakan karena dapat memberikan waktu kepada
pihak-pihak yang berselisih setiap masalah yang ada secara berurutan dan mendorong
mereka untuk mencapi kesepakatan atas keseluruhan paket perundingan.
 bluffing, taktik klasik yang sering digunakan oleh para negosiator yang bertujuan untuk
mengelabui lawan berundingnya dengan cara membuat distorsi kenyataan yang ada dan
membangun suatu gambaran yang tidak benar.
 membuat tenggat waktu (deadline), taktik ini digunakan bila salah pihak yang berunding
ingin mempercepat penyelesaian proses perundingan dengan cara memberikan tenggat
waktu kepada lawannya untuk segera mengambil keputusan .
 good guy bad guy, taktik ini digunakan dengan cara menciptakan tokoh “jahat’ dan “baik”
pada salah satu pihak yang berunding. Tokoh “jahat” ini berfungsi untuk menekan pihak
lawan sehingga pandangan- pandangannya selalu ditentang oleh pihak lawannya ,
sedangkan tokoh “baik” ini yang akan menjadi pihak yang dihormati oleh pihak lawannya
karena kebaikannya. Sehingga pendapat-pendapat yang dikemukakannya untuk
menetralisir pendapat Tokoh “jahat”, sehingga dapat diterima oleh lawan berundingnya.
 the art of concesion, taktik ini diterapkan dengan cara selalu meminta konsesi dari lawan
berunding atas setiap permintaan pihak lawan berunding yang akan dipenuhi .
 intimidasi, taktik ini digunakan bila salah satu pihak membuat ancaman kepada lawan
berundingnya agar menerima penawaran yang ada, dan menekankan konsekuensi yang
akan diterima apabila tawaran ditolak.
2). Keterampilan negosiasi
Bagi perusahaan, negosiasi merupakan tahapan yang sangat penting dalam mewujudkan
perusahaan yang berkembang dan diakui oleh perusahaan lain. Proses negosiasi ini banyak
dilakukan perusahaan untuk menjalin kerjasama dengan pihak lain.
Mempersiapkan secara matang dan membekali diri dengan kemampuan komunikasi yang
baik merupakan hal penting. Disamping itu, ketelitian dan kehati-hatian tidak boleh
dilewatkan dalam rangka meraih kesuksesan bernegosiasi.
Keterampilan dalam bernegosiasi bisnis menyangkut hal-hal yang perlu dipersiapkan
sebelum melakukan negosiasi, antara lain:
 membuat target pencapaian
Negosiator berhak menentukan target yang harus dicapai ketika hendak melakukan
negosiasi. Selain itu, juga tidak ada salahnya mengajukan beberapa syarat yang dapat
ditawarkan untuk mencapai kata mufakat dalam negosiasi tersebut.
 mempersiapkan alternatif cara lain
Ketika melakukan negosiasi pasti berharap adanya kata sepakat, meskipun belum tentu
negosiasi yang dilakukan akan selalu diterima. Oleh karena itu mempersiapkan alternatif
cara lain merupakan hal penting sebagai bentuk antisipasi apabila ternyata cara pertama
yang dilakukan tidak berhasil.
 tetap fokus pada materi yang dinegosiasikan
Sebaiknya pada tahap ini tidak menyia-nyiakan kesempatan dengan membahas materi di
luar dari poin-poin yang ingin dinegosiasikan. Selalu diusahakan untuk tidak
mencampuradukkan masalah pribadi dengan materi yang akan dinegosiasikan, sehingga
proses negosiasi dapat berjalan lancar.
 menyusun tim negosiasi yang kompeten
Tim yang berjuang dalam proses negosiasi bisnis seharusnya terdiri dari orang-orang yang
berprestasi dan berkompeten di bidangnya. Karena dengan tim yang berkualitas dan
 53

sesuai bidang masing-masing akan semakin meyakinkan pihak lawan negosiasi. Dengan
tim yang berkualitas dan sesuai bidang masing-masing, potensi keberhasilan dalam
negosiasi akan semakin terbuka lebar.
 memberikan alternatif solusi kepada lawan negosiasi
Acapkali ditemui proses negosiasi berjalan alot. Hal ini disebabkan oleh rasa tidak puas
dari salah satu atau kedua belah pihak. Untuk itu memberikan alteratif solusi yang berupa
win-win solusion merupakan ide bagus.
 segera menyelesaikan proses negosiasi ini dengan cepat
Dalam melakukan negosiasi sebaiknya tidak bertele-tele, karena akan semakin
mengurangi rasa percaya dari pihak lawan. Selain itu bertele-tele juga hanya membuang
waktu, tenaga, dan pikiran.
Untuk melakukan negosiasi selain ketrampilan individu ada beberapa hal yang harus
diketahui atau disiapkan sebagai strategi oleh pelaku atau negosiator, yakni:
 negosiator harus tahu persis target yang ingin dicapai
Seorang negosiator tidak selalu merupakan orang pertama atau pimpinan atau pengambil
keputusan di lingkungannya. Seorang negosiator harus mengetahui dengan tepat apa yang
diinginkan oleh pimpinannya atau lembaga yang diwakilinya. Adalah hal yang sangat
mengganggu atau tidak baik apabila dalam suatu negosiasi ada peserta atau utusan/wakil
pihak yang berunding harus sering meninggalkan tempat atau bolak-balik harus
berkonsultasi kepada pimpinannya atau lembaga yang diwakilinya karena
ketidaktahuannya mengenai apa yang diinginkan pimpinan atau lembaga yang
diwakilinya.
 negosiator harus memiliki wewenang untuk melakukan negosiasi
Seorang negosiator harus mempunyai wewenang untuk menerima atau menolak
keinginan lawan rundingnya dan membuat kesepakatan dalam perundingan tersebut.
Tidak boleh terjadi suatu pandangan atau keinginan serta kesepakatan yang telah diterima
oleh para perunding, kemudian ditolak oleh pimpinan dari lembaga yang diwakilinya.
Apabila terjadi hal begitu, maka bukan saja akan merusak kredibilitas para wakil atau
perunding itu sendiri, tetapi juga nama baik lembaga yang bersangkutan.
 perlu mendalami masalah yang dirundingkan secara baik
Setiap perunding harus menguasai atau memahami dengan baik permasalahan yang
dirundingkan. Pemahaman atas semua aspek dari objek perundingan akan sangat
membantu menumbuhkan pengertian atau kesediaan tawar-menawar dengan pihak lain,
karena dalam perundingan tidak ada pihak yang mau menang sendiri.
 perlu mengenali lawan rundingnya dengan baik
Seorang perunding juga perlu mengenali lawan rundingnya dengan baik, agar dapat
menemukan cara untuk menarik perhatian, memahami argumentasi yang diajukan dan
kemudian menyetujuinya. Pengenalan lawan runding tersebut tidak hanya mengenai
kepribadiannya, tetapi juga mengenai pengetahuan dan pandangannya terhadap masalah
yang sedang dirundingkan, baik mengenai kekuatan maupu kelemahannya. Meskipun
suatu perundingan tidak sama dengan peperangan, tetapi mungkin dapat dianalogikan
dengan semacam axioma yang menyatakan bahwa mengetahui kekuatan dan kelemahan
lawan adalah separuh kemenangan. Hal ini terasa sekali manfaatnya apabila perundingan
yang dilakukan melibatkan lebih dari dua pihak, karena penguasaan atas masalah dan
pemahaman atas kekuatan dan kelemahan lawan dapat dipergunakan untuk memperoleh
 54

dukungan dari pihak ketiga atau yang lain, sehingga secara bersama-sama kemudian
mendorong atau menekan lawan runding untuk menerima keinginannya.
 perlu memahami mana hal-hal yang prinsip atau bukan prinsip
Seorang perunding diberi wewenang untuk menerima atau memberikan persetujuan
usulan atau keinginan lawan runding. Agar apa yang dilakukan tidak bertentangan atau
menyimpang dari kemauan pimpinannya atau lembaga yang diwakilinya, maka perunding
harus mengetahui hal-hal yang prinsip bagi pihaknya dan hal-hal mana yang bukan prinsip.
Hal-hal yang prinsip tentu saja tidak boleh diabaikan, apalagi dikorbankan dalam
perundingan. Biasanya dalam perundingan juga dilakukan tawar-menawar untuk memberi
dan menerima, maka yang boleh dipertaruhkan adalah hal-hal yang tidak prinsip.
Pelanggaran atas hal-hal yang prinsip dapat mengakibatkan dibatalkannya kesepakatan
yang telah dicapai atau kalau dalam perjanjian-perjanjian internasional, ratifikasi atas hasil
persetujuan tersebut tidak dapat diberikan, sehingga perlu ditinjau kembali.
c. Perilaku negosiasi
Dalam konteks negosiasi bisnis, pemilihan perilaku yang tepat pada saat negosiasi dapat menjadi
faktor penentu keberhasilan atau kegagalan. Ketika berhadapan dengan lawan negosiasi,
terdapat empat macam perilaku yang dapat dipilih, yakni: asertif, agresif, pasif, atau manipulatif.
1). Perilaku asertif
Negosiator yang memilih berlaku asertif dalam negosiasi akan memperlakukan orang lain
dengan hormat dan tulus. Berlaku asertif berarti menerima karakteristik diri, baik yang positif
maupun negatif. Dengan berlaku demikian, juga akan lebih mudah menerima keberadaan
orang lain. Hasilnya, tidak perlu merasa mengalahkan lawan karena tidak merasa harus selalu
menang. Perilaku asertif meliputi:
 bertanggung jawab atas pilihan dan perilaku sendiri
 menentukan batasan, sehingga lawan mengetahui posisinya saat sedang bersama-sama
 berkomunikasi dengan jelas.
Berlaku asertif berarti memilih pendekatan yang positif dan proaktif. Perilaku ini berakar
pada penghargaan yang tinggi terhadap diri sendiri. Berlaku asertif berarti mau berkompromi
dan bernegosiasi untuk mencapai hasil win-win.
2). Perilaku agresif
Perilaku agresif adalah perilaku yang kompetitif. Tujuan utama perilaku ini, baik yang terlihat
maupun tidak, adalah untuk menjadi pemenang. Dalam kondisi ini harus ada satu pihak yang
kalah. Negosiator agresif biasanya mencapai tujuannya dengan mematahkan semangat
lawan negosiasi atau mengabaikan perasaan, keinginan, dan hak pihak lawan. Negosiator
agresif tidak mau mempertimbangkan sudut pandang lawan.
Ketika dihadapkan pada sebuah konflik atau konfrontasi, negosiator agresif akan
menanggapinya dengan serangan balik secara terang-terangan. Perilaku agresif
mengakibatkan reaksi emosional yang berlebihan. Negosiator agresif memilih melakukan
serangan verbal atau fisik, meninggalkan jejak perasaan sakit hati atau terhina. Orang yang
berlaku agresif seringkali tidak yakin dengan diri sendiri dan menggunakan agresi sebagai
mekanisme pertahanan diri. Agresi bukanlah perilaku yang efektif dalam negosiasi.
Perilaku ini memungkinkan bagi negosiator agresif mencapai keinginan dalam jangka
pendek, namun untuk jangka panjang, perilaku ini dapat membuat lawan memendam rasa
 55

kesal dan dendam. Sebagai akibatnya, negosiasi dengan perilaku agresif, cepat atau lambat
akan membawa hasil win-lose.
3). Perilaku pasif
Seseorang yang menunjukkan perilaku pasif dapat dianggap sebagai korban yang tidak
berdaya. Tipe orang seperti ini target dari taktik agresif sebagaimana telah disebutkan di
atas. Negosiator pasif kurang percaya diri dan memainkan peran yang hampir tidak terlihat
selama negosiasi. Negosiator pasif akan menghindar dari keharusan mengambil keputusan,
karena merasa lebih mudah lepas tangan dan membiarkan lawan negosiasi melakukannya
atas namanya.
Negosiator pasif memiliki cara pandang negatif, hal ini membuatnya frustasi, karena merasa
tidak mempunyai kemauan atau mudah menyerah. Dalam diri negosiator pasif selalu ada
penyangkalan diri dan sikap mengasihani diri sendiri. Kemungkinan timbulnya konfrontasi
juga akan membuat negosiator pasif langsung menghindar dan melarikan diri. Perilaku pasif
sering dipicu oleh kurangnya rasa percaya diri atau kurangnya persiapan.
Perilaku pasif bukanlah perilaku yang efektif untuk bernegosiasi, karena negosiator seperti
ini berpeluang sangat kecil untuk meraih yang diinginkan. Negosiator pasif seringkali harus
menerima hasil lose-win, sehingga dalam jangka panjang, negosiator pasif tidak akan
diperhitungkan.
4). Perilaku manipulatif
Perilaku manipulatif kadang kala disebut sebagai agresi tidak langsung, karena didasari oleh
keinginan untuk menang dengan cara apa pun. Dibandingkan dengan taktik agresif yang
mencolok, perilaku tidak langsung lebih samar dan tersembunyi. Negosiator manipulatif
selalu menyimpan tujuan terselubung, yakni menempuh cara sendiri.
Kebutuhan untuk memanipulasi berakar dari rasa takut jika tujuan yang dirahasiakan
terbongkar. Rasanya akan jauh lebih aman untuk mengontrol dan memanipulasi daripada
harus menghadapi konfrontasi langsung. Sebenarnya berlaku manipulatif berarti menipu diri
sendiri dan lawan negosiasi. Berlaku manipulatif juga berarti mendapatkan semua
kebutuhan dengan cara licik, yakni membuat lawan merasa bersalah jika tidak melakukan
apa yang diinginkannya.
Dari penampilan luarnya, karakter agresif tidak langsung mungkin tampak begitu
menghormati lawan, tetapi sikap tidak sependapat yang tersembunyi sekalipun biasanya
akan ketahuan. Orang yang berlaku manipulatif seringkali mematahkan semangat lawan dan
menggunakan kata-kata sinis untuk mengungkapkan ketidaksetujuannya. Usaha untuk
memperjelas atau mengklarifikasi mereka tanggapi dengan penyangkalan, sehingga lawan
bingung, buntu, dan merasa bersalah.
Perilaku manipulatif umumnya tidak efektif digunakan dalam negosiasi, karena lawan tidak
akan pernah benar-benar mempercayai negosiator seperti itu, sehingga tidak ingin
bernegosiasi. Negosiator manipulatif akan mencapai hasil win-lose. Namun biasanya
negosiator manipulatif hanya akan berhasil satu kali dengan caranya. Orang tidak suka
dipermainkan atau dipaksa mencapai kesepakatan.
d. Tahap peninjauan negosiasi
Tahap ini merupakan tahapan setelah berlangsungnya suatu proses negosiasi. Tahapan ini
memiliki arti yang sangat penting bagi seorang negosiator dalam meninjau apa yang sudah
 56

dilakukannya selama bernegosiasi. Ada beberapa alasan penting mengapa tahap peninjauan
negosiasi perlu dilakukan, antara lain:
1). Untuk memeriksa apakah sudah mencapai tujuan yang diinginkan dalam negosiasi
2). Jika “tidak”, dapat menjadi pelajaran sekaligus pengalaman yang sangat berhaga bagi
negosiator
3). Jika “ya”, harus dipastikan apa yang telah dilakukan dengan baik dalam membangun
kesuksesan.

3. Berbagai Tipe Negosiator

Terdapat berbagai macam tipe negosiator dalam komunikasi bisnis yang perlu diketahui dalam
rangka lebih memahami bagaimana sebuah proses negosiasi bisnis dapat diselesaikan dengan baik.
Pada umumnya negosiator memiliki kedudukan yang penting untuk mencapai kesepakatan antara
kedua belah pihak. Hal ini menjadikan posisi negosiator penting agar kesepakatan yang ingin dicapai
kedua belah pihak dapat terwujud dan sesuai dengan apa yang diinginkan.
Cara berkomunikasi dengan baik juga perlu dimiliki oleh seorang negosiator agar mampu menangani
apa yang menjadi keinginan kedua belah pihak. Jenis komunikasi yang dilakukan termasuk
komunikasi interpersonal, meskipun ada pula tipe negosiator yang sama sekali tidak kompeten
memegang kendali dalam hal kesepakatan bisnis. Beberapa macam tipe dari negosiator:
a. Tipe asertif
Negosiator dengan tipe asertif adalah salah satu tipe yang sangat direkomendasikan. Jarang ada
yang mampu memiliki sikap dan sifat asertif. Asertif adalah kemampuan menyampaikan sesuatu
tanpa menyakiti pihak tertentu. Meskipun sesuatu yang akan disampaikan tersebut sifatnya
berupa kesalahan suatu pihak, namun pihak lain tetap bisa menerima dengan baik. Ini adalah
jenis negosiator yang patut menjadi panutan.
b. Tipe akomodator
Tipe akomodator dari seorang negosiator memiliki pengertian bahwa seorang negosiator
tersebut akan berorientasi pada hubungan yang baik. Ini berarti umumnya negosiator dengan
tipe akomodator akan berusaha “menyenangkan” orang lain. Biasanya negosiator tipe
akomodator lebih berusaha menjaga mood dari beberapa macam pihak yang terlibat.
c. Tipe analisis
Hampir mirip dengan tipe asertif, tipe analisis merupakan tipe negosiator yang sama-sama
bersifat menyampaikan sesuatu dengan berusaha tanpa menyakiti beberapa pihak yang ada.
Perbedaannya ada pada spontanitas dari pesan yang akan disampaikan. Pada tipe asertif,
seseorang mungkin akan lebih spontan mengungkapkan apa yang menjadi inti permasalahan.
Tipe analisis tidak akan terburu-buru dalam mengungkapkan hal tersebut sampai fakta dan data
terkumpul dengan terstruktur.
d. Tipe curang
Tipe negosiator curang sudah terlihat dari namanya. Tipe ini akan berusaha memenangkan
kesepakatan dengan berbagai macam cara yang licik. Tentu saja ini adalah jenis negosiator yang
perlu dihindari, meskipun dalam beberapa macam bisnis, praktik kecurangan diambil untuk
memenangkan suatu pihak saja. Ini adalah salah satu hal yang kurang bagus dan etis ketika
diterapkan dalam dunia bisnis. Persaingan bisnis menjadi kurang sehat tentunya. Manajemen
public relations agaknya menjadi sebuah hal yang kurang dikuasai oleh tipe ini.
 57

e. Tipe profesional
Tipe profesional sebenarnya merangkum tiga tipe negosiator teratas dari daftar ini. Sikap yang
profesional ditunjukan sebagai jalan untuk membuka keobjektifan dari kesepakatan bisnis yang
akan diambil. Tipe negosiator dalam komunikasi bisnis ini termasuk bagus dan cocok untuk
digunakan manakala ada kesepakatan bisnis yang penting dan perlu diambil. Bahkan, bisa saja
tipe ini menguasai komunikasi bisnis lintas budaya yang menjadikan kesepakatan cepat untuk
diambil.
f. Tipe bodoh
Negosiator tipe bodoh adalah tipe yang tidak berusaha memenangkan kedua belah pihak. Ini
sedikit menggelikan, karena bagaimana pun juga, kesepakatan bisnis ingin dicapai dengan
menggunakan bantuan negosiator. Namun sayangnya, ada tipe yang justru tidak ingin
memenangkan kesepakatan untuk kedua belah pihak. Hasilnya tentu saja membuat hasil
kesepakatan yang akan diambil menjadi lebih lama dan mengulur-ulur waktu. Komunikasi
informal bahkan sering timbul dari tipe negosiator ini.
g. Tipe naif
Tipe naif kebalikan dari tipe bodoh. Apabila tipe bodoh tidak berusaha memenangkan
kesepakatan antara kedua belah pihak, tipe naif justru tidak menguasai sama sekali bahan apa
yang akan menjadi kesepakatan. Umumnya, tipe naif tidak memiliki posisi netral yang kuat. Ia
akan mudah terpancing dengan argumen suatu pihak. Namun bila pihak lain argumennya
ternyata lebih disukai, negosiator ini juga akan menyetujuinya juga.

B. PRESENTASI BISNIS
1. Pengertian Presentasi Bisnis yang Efektif
Secara umum presentasi dapat dipahami sebagai suatu kegiatan komunikasi lisan mengenai
penyampaian gagasan atau fakta tertentu kepada orang lain dengan berbagai tujuan. Atau secara
lebih lugas dapat dikatakan bahwa presentasi merupakan suatu aktivitas dimana seseorang
menunjukkan, mendeskripsikan, atau menjelaskan sesuatu kepada sekelompok orang.
Sasaran penyampaian informasi dalam presentasi dapat berasal dari pihak intern maupun ekstern
perusahaan. Oleh karena itu pembicara dalam presentasi harus dapat menyesuaikan gaya bicara atau
cara penyampaian informasi sesuai dengan latar belakang audiens, sehingga tujuan dalam
melakukan presentasi dapat tercapai.
Agar lebih efektif, sebelum melakukan presentasi, pembicara perlu mengetahui latar belakang
audiens, dengan harapan dapat mengukur situasi dan membuat persiapan atas segala kondisi atau
pertanyaan yang mungkin muncul dari audiens. Artinya bahwa persiapan dalam melakukan
presentasi meliputi: penguasaan materi yang akan disampaikan, penguasaan alat bantu, analisis
audiens, dan analisis lingkungan atau lokasi tempat berlangsungnya presentasi.
2. Tahapan Presentasi Bisnis
Presentasi yang dilakukan secara lisan harus disampaikan secara sistematis. Hal ini untuk mencegah
agar apa yang telah dan akan disampaikan tidak keluar dari topik utama pembicaraan. Setidaknya
dalam melakukan presentasi lisan perlu memperhatikan tahap persiapan yang berisi penetapan
tujuan, analisis audiens, perencanaan isi, panjang, dan gaya bicara, tahap pengembangan yang
meliputi pembukaan, pokok-pokok presentasi, penutup, tanya jawab, dan alat bantu visual, serta
 58

tahap penyampaian presentasi atau pidato. Secara garis besar tahapan-tahapan dalam presentasi
terdiri dari tiga tahapan, yakni tahap persiapan, pelaksanaan, dan tahap evaluasi, sebagai berikut:
a. Tahap persiapan
Dalam tahap persiapan ada beberapa hal yang harus Anda lakukan diantaranya adalah
menentukan topik, menetapkan tujuan, mengenali situasi dan mengenali audiens, menyusun
materi, menentukan pendekatan yang digunakan, menyusun desain slide, dan latihan.
1). Menentukan topik
Apa topik yang akan disampaikan, apa yang dibutuhkan audiens, dan kenapa disampaikan,
merupakan pertanyaan-pertanyaan yang perlu ditanyakan pada diri sendiri, sebelum
menentukan topik presentasi. Dengan demikian akan mudah menemukan topik yang tepat
dan sesuai dengan kebutuhan audiens, menarik audiens untuk mendengarkan.
2). Menetapkan tujuan
Arah presentasi ditentukan oleh apa yang diharapkan dari presentasi yang dilakukan. Artinya
bahwa presentasi yang dilakukan harus memiliki tujuan, sehingga akan lebih baik dalam
melakukan persiapan, lebih berhati-hati dalam tindakan, tampil lebih cerdas, dan tepat
sasaran, serta memberi hasil akhir yang berkesan bagi audiens. Tujuan menjadi lebih jelas,
dapat dicapai, dan tahu bagaimana mencapainya.
3). Mengenali situasi dan audiens
Mengenali situasi dan mengenali audiens akan membuat perasaan lebih nyaman. Dalam hal
ini perlu dilakukan koordinasi dengan audiens, atau panitia penyelanggara untuk
menanyakan hal-hal yang ingin diketahui. Misalnya: dalam acara apa presentasi dilakukan,
berapa lama waktu untuk presentasi, presentasi dilakukan di luar ruangan atau di dalam
ruangan, adakah sarana pendukung yang digunakan, siapa saja yang akan hadir, berapa usia
mereka, bagaimana tingkat pendidikannya, apa jabatannya, berapa rasio jumlah laki-laki dan
perempuan, dan sebagainya.
4). Menyusun materi
Selanjutnya dalam menyusun materi dibutuhkan kejelian dan ketepatan, yakni berhubungan
erat dengan kemampuan presenter dalam memilih sumber yang dapat dipercaya dan
kesesuaian materi dengan apa yang dibutuhkan oleh audiens. Presenter yang baik tidak
dapat asal-asalan dalam menyiapkan materi yang akan disampaikan. Ada syarat yang harus
dipenuhi dalam menyusun materi, antara lain: materi harus sesuai dengan topik, update, dan
dapat dipercaya. Materi bisa didapatkan dari pengalaman pribadi, buku, jurnal, hasil
penelitian, majalah, internet, atau koran. Disamping itu tidak membuat materi yang
terlampau banyak dan menggunakan kata atau kalimat yang tidak dipahami.
5). Menentukan pendekatan yang digunakan
Setiap presentasi membutuhkan metode, yakni sebuah pendekatan yang digunakan dalam
menyampaikan materi. Metode yang baik adalah metode yang sesuai dengan topik yang
disampaikan. Ada beberapa metode yang dapat diterapkan, antara lain: ceramah,
eksperimen, simulasi, demonstrasi, dan sebagainya. Keberhasilan dalam memilih metode
yang tepat akan membawa presentasi menjadi lebih efektif.
6). Menyusun slide presentasi
Jika presentasi menggunakan slide, maka langkah selanjutnya adalah menyusun slide
presentasi semenarik mungkin. Dalam membuat slide ada beberapa prinsip yang harus
dipahami, yakni:
 sederhana
 59

 konten yang kuat

 font yang indah
 gambar yang menarik dan sesuai
 penggunaan warna yang tepat
 mematuhi prinsip crap, yaitu contrast (kontras), repetition (pengulangan), alignment
(perataan), dan proximity (kedekatan).
7). Berlatih mempresentasikan
Semua pembicara handal selalu melakukan latihan sebelum melakukan presentasi. Melalui
latihan yang baik akan lebih membuat percaya diri, mampu menyesuaikan materi dengan
waktu, dan akan ditemukan cara terbaik dalam menyampaikan presentasi.
b. Tahap pelaksanaan
Dalam membawakan presentasi dapat digunakan struktur tiga bagian, yakni: pembukaan,
pembahasan, dan penutup sebagai berikut:
1). Membuka Presentasi
Presentasi yang baik dimulai dengan pembukaan yang baik. Pembukaan yang baik sangat
menentukan keberhasilan sebuah presentasi sebagaimana pembukaan yang buruk juga
cenderung membuat presentasi menjadi gagal. Ada banyak cara untuk membuka presentasi
dengan menarik, diantaranya dengan cerita, mengajukan pertanyaan, menggunakan
kutipan, menunjukkan data dan fakta, menggunakan intermezzo, menjelaskan maksud dan
tujuan atau menggunakan humor.
2). Pembahasan
Pembahasan adalah tahap inti dari presentasi, dimana keseluruhan materi disampaikan.
Disamping materi harus dijelaskan secara tersetruktur dan jelas, juga harus trampil
menggunakan transisi antar sub topik, agar audiens memperoleh kejelasan alur presentasi
yang dilakuikan. Materi disampaikan dengan penuh antusias, semangat, dan
mengoptimalkan bahasa tubuh serta intonasi suara. Audiens dibuat terlibat dalam presentasi
dengan mengajukan pertanyaan, mengajak bergerak, dan mempengaruhi emosi dengan
cerita yang inspiratif. Jika dapat dilakukan dengan baik, tujuan presentasi akan tercapai.
3). Menutup Presentasi
Sebaiknya tidak meninggalkan audiens dalam kebingungan, namun tinggalkan audiens
dengan sesuatu yang bermakna yang akan diingat selamanya. Menutup presentasi dengan
menyimpulkan intisarinya dalam kalimat pernyataan, lalu sampaikan call to action. Hindari
menutup presentasi dengan kalimat yang panjang dan tidak perlu minta maaf.
Catatan: Sebelum tampil ada beberapa hal yg harus dilakukan, antara lain: datang lebih awal,
memeriksa kondisi ruangan, peralatan pendukung, dan hal-hal teknis yang lainnya.

c. Tahap evaluasi
Melakukan evaluasi adalah suatu kebiasaan positif yang harus dilakukan setelah selesai
melakukan presentasi. Hal ini dimaksudkan untuk mengevaluasi mana yang tidak berjalan sesuai
rencana, mana yang harus mendapat perbaikan, dan mana yang harus dipertahankan.
Melakukan evaluasi akan memberikan dampak positif untuk presentasi selanjutnya.
3. Persiapan Dan Suasana Dalam Presentasi
Beberapa persiapan dasar dalam presentasi bisnis yang baik/efektif, antara lain:
a. Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipersembahkan
 60

Sebelum melakukan presentasi hendaknya presenter telah menguasai materi yang akan
disampaikan agar apa yang akan disampaikan dapat dimengerti oleh audiens. Presenter yang
tidak menguasai materi, tidak hanya akan membingungkan audiens, tetapi juga akan
memberikan citra (image) yang kurang baik.
b. Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik
Untuk dapat menyajikan presentasi yang menarik dibutuhkan beberapa alat bantu presentasi.
Penguasaan terhadap beberapa alat bantu akan sangat membantu pembicara dalam
menyampaikan, sehingga audiens dapat lebih mengingat isi pembicaraan.
c. Menganalisis siapa audiens
Presenter dapat melakukan pendekatan terhadap audiens dengn menggunakan kata tanya
seperti: apa, siapa, dimana, kapan, mengapa, dan bagaimana. Hal ini dalam rangka agar dapat
mengetahui dan menganalisis siapa saja audiens yang hadir dan menentukan pendekatan yang
tepat dalam penyampaian presentasi. Misalnya: pertanyaan tersebut dapat diajukan kepada
panitia (even organizer) yang mengundang untuk berpresentasi atau dapat diajukan langsung
kepada beberapa audiens pada awal presentasi.
d. Menganalisis berbagai lingkungan, lokasi, atau tempat untuk presentasi
Hendaknya pembicara mengenali lokasi tempat berlangsungnya presentasi sebelum acara
berlangsung. Hal ini untuk mempermudah dalam menentukan alat bantu presentasi yang sesuai
dan memperkirakan jumlah audiens serta dapat diperoleh cukup gambaran untuk melakukan
persiapan yang lebih matang (Purwanto, 2003).
 61

MEDIA TEKNOLOGI INFORMASI

6 DAN ETIKA KOMUNIKASI BISNIS

A. KOMUNIKASI DENGAN MEDIA TEKNOLOGI INFORMASI BISNIS

1. Pengertian Teknologi Informasi

Menurut Wikipedia teknologi informasi (information technology) diartikan sebagai istilah umum
untuk teknologi apapun yang membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan,
mengomunikasikan dan/atau menyebarkan informasi. Teknologi informasi menyatukan komputasi
dan komunikasi berkecepatan tinggi untuk data, suara, dan video.
Tujuan teknologi informasi pada dasarnya untuk memecahkan suatu masalah, membuka kreativitas,
meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam melakukan pekerjaan. Jadi dapat dikatakan karena
dibutuhkannya pemecahan masalah, membuka kreativitas dan efisiensi manusia dalam melakukan
pekerjaan, menjadi penyebab atau acuan diciptakannya teknologi informasi. Dengan adanya
teknologi informasi membuat pekerjaan manusia menjadi lebih mudah dan efisien.

2. Email, Intranet/Ekstranet, Voice Mail, Teleconferencing, Facebook, dan Belanja Online

a. Email
Email merupakan singkatan dari electronic mail atau surat elektronik, yakni sarana untuk
mengirim surat/pesan, file, foto, video, atau data lainnya. Di dunia maya atau internet
(interconnection-networking), email merupakan aplikasi yang telah berkembang pesat dan
sangat dibutuhkan dalam menunjang kegiatan berinteraksi sehari-hari dari orang-orang di
seluruh dunia.
1). Klasifikasi email:
 email yang berbasis SMTP/POP (simple mail transfer protocol/post office protocol) adalah
email yang menggunakan server SMTP/POP, yakni komputer yang dapat mengirim email
dari pengguna ke alamat email yang dituju dan sebaliknya. Dalam hal ini apabila server
telah menyediakan layanan Telnet, maka pengguna dapat masuk ke mesin server,
kemudian menjalankan software mail client pada server. Namun jika server tidak
menyediakan layanan Telnet, pengguna harus memiliki software mail client seperti: Ms
Outlook, Eudora, Ms Outlook Express, Pegasus, atau Netscape Communicator
 email yang berbasis WEB, dalam hal ini pengguna tidak perlu memiliki account POP pada
server SMTP/POP, karena akses email dilakukan melalui webmail dengan menggunakan
browser. Di internet, dapat menggunakan situs yang menyediakan layanan webmail gratis
seperti: Yahoo (mail.yahoo.com), Google (gmail.com), Hotmail (hotmail.com), dsb.
2). Manfaat email:
 media komunikasi, yang dilakukan secara personal atau umum/komunitas
 media pengiriman, dengan email dapat dilakukan pengiriman data ke seluruh dunia ke
satu orang, beberapa orang, maupun ke banyak orang, secara serentak dalam hitung
menit, bahkan detik
 62

 efektif, efisien, dan murah, pengiriman data melalui email tidak perlu keluar rumah atau
ke kantor pos, namun cukup melalui koneksi internet, cepat sampai ke alamat tujuan, dan
tidak perlu biaya mahal
 media promosi, apabila memiliki usaha bisnis online dapat mengirimkan promosi produk
kepada para pelanggan dengan memanfaatkan daftar email pelanggan yang dimiliki
 media informasi, melalui email dapat diperoleh informasi-informasi terbaru dari seluruh
dunia yang diinginkan dengan cara menjadi pelanggan informasi dari suatu media
 membuat blog atau website, email juga dapat digunakan untuk membuat blog dan
website
 sosial media, dengan email dapat dijalin hubungan dengan teman/orang lain, baik
menggunakan email itu sendiri maupun melalui jejaring sosial seperti facebook, twitter,
atau google.
3). Kelebihan email:
 nyaman, karena untuk mengirim surat tidak perlu ke kantor pos, cukup duduk di depan
komputer/android yang terhubung Internet, lalu ketik pesan, kemudian kirim ke alamat
tujuan
 cepat, karena hanya dalam hitungan detik, email dapat dikirimkan ke belahan dunia
manapun
 murah, biaya pengiriman relatif sangat murah dibandingkan dengan menggunakan
telepon atau surat, terutama jika mengirim surat atau interlokal ke luar daerah/negeri
 hemat sumber daya, karena tidak perlu membeli kertas, pulpen, atau memboroskan tinta
printer untuk digandakan lalu dikirimkan ke beberapa orang sekaligus
 global, email dapat digunakan oleh siapa saja, di mana saja, dan kapan saja sebagai sarana
komunikasi di seluruh penjuru dunia
 reliabel, yakni dapat menyimpan email di server, yang tidak akan hilang, kecuali dihapus
 pesan multimedia, pesan yang dikirim tidak hanya sekedar teks/tulisan saja, isi email dapat
berupa gambar, foto, video, program, bahkan suara.
4). Kekurangan email:
 salah kirim, apabila sebuah email yang berisi dokumen-dokumen penting dikirim salah
alamat, maka ada kemungkinan dokumen tersebut disalahgunakan
 rawan penyadapan, ada kemungkinan email disadap oleh oknum tertentu, sehingga
dibutuhkan kehati-hatian dalam mengirimkan email yang berisi pesan-pesan rahasia
 pemalsuan identitas, tidak dapat memastikan identitas seseorang hanya dengan
mengetahui alamat emailnya
 kebanjiran email, dalam hal ini dapat terjadi karena mailbox sudah terlalu lama tidak
dibuka atau dihapus
 sampah email, banyak email sampah (junkmail/spam) berupa iklan komersial yang tidak
diharapkan
 respon terlambat, tidak semua orang membaca email setiap hari, sehingga ada
kemungkinan balasan yang diharapkan mengalami keterlambatan.
b. Intranet/Ekstranet
1). Intranet
Intranet (internal network) adalah sebuah jaringan privat (private network) yang
menggunakan protokol-protokol internet (TCP/IP) untuk membagi informasi rahasia suatu
perusahaan atau operasi suatu perusahaan kepada karyawannya. Untuk membangun
 63

sebuah intranet, sebuah jaringan harus memiliki beberapa komponen yang membangun
internet, yakni protokol internet (Protokol TCP/IP, alamat IP, dan protokol lainnya), klien dan
juga server. Protokol HTTP dan beberapa protokol internet lainnya (FTP, POP3, atau SMTP)
umumnya merupakan komponen protokol yang sering digunakan. Oleh karena itu sebuah
intranet dapat dipahami sebagai sebuah “versi pribadi dari jaringan internet” atau sebagai
sebuah versi dari internet yang dimiliki oleh sebuah organisasi.
Keuntungan intranet:
 membantu meningkatkan produktivitas kerja
 meningkatkan efisiensi waktu
 komunikasi dapat dilakukan secara tepat
 kemudahan sistem publikasi web
 efektivitas biaya
 keseragaman informasi
 meningkatkan kerjasama.
Kekurangan intranet:
 perlu pelatihan utuk mendidik anggota
 diperlukan tenaga ahli untuk membangun dan mengembangkan internet
 kemungkinan untuk mengirim hal yang kurang sopan
 informasi yang salah akan segera beredar.
2). Ekstranet
Ekstranet atau extranet (external network) adalah jaringan pribadi yang menggunakan
protokol internet dan sistem telekomunikasi publik untuk membagi sebagian informasi bisnis
atau operasi secara aman kepada penyalur (supplier), penjual (vendor), mitra (partner),
pelanggan, dan lain-lain. Ekstranet dapat juga diartikan sebagai intranet sebuah perusahaan
yang dilebarkan bagi pengguna di luar perusahaan. Perusahaan yang membangun extranet
dapat bertukar data bervolume besar dengan EDI (electronic data interchange),
berkolaborasi dengan perusahaan lain dalam suatu jaringan kerjasama dan lain-lain. Contoh
aplikasi yang dapat digunakan untuk extranet adalah Lotus Notes.
Keuntungan ekstranet:
 proses dan arus informasi lebih cepat,
 peningkatan dalam efektivitas berbisnis,
 mengurangi biaya komunikasi, transportasi maupun administrasi,
 mengurangi penggunaan kertas,
 akses draft dokumen serta presentasi multimedia untuk komentar/persetujuan klien,
 melihat proyek-proyek yang lalu sebagai perbandingan.
Kekurangan ekstranet:
 biaya tinggi pada awal pengembangan,
 membutuhkan staf ahli untuk mengembangkan ekstranet,
 membuat kontrak bbrp waktu untuk perencanaan, pengembangan, review, pelaksanaan,
 melakukan pemeliharaan teratur, upgrade, dan lain-lain,
 memerlukan sejumlah besar IS waktu dan energi, lebih dari apa yang diperlukan untuk
mendapatkan intranet atau situs Web dan berjalan, yang mungkin menempatkannya di
bagian bawah dari kelompok IS to-do list.
 64

c. Voice Mail
Cara kerja voice mail seperti mesin penjawab telepon (answering machine), dimana isi rekaman
suara dan pesan penelepon tidak berada di ponsel, tetapi disimpan pada mesin operator yang
dinamakan Kotak Surat Suara (Voice Mail Box). Kapasitas voice mail –yang meliputi jumlah dan
durasi pesan serta lama penyimpanan, tidak selalu sama untuk setiap operator.
Sebagai contoh untuk Telkomsel, layanan Voice Mail Box-nya mampu menampung 10 pesan
dengan durasi masing-masing maksimum dua menit. Jika belum didengar, pesan akan disimpan
selama 10 hari dan setelah didengarkan secara otomatis akan hilang dalam jangka 24 jam.
Sedangkan untuk Satelindo, Voice Mail Box-nya dapat menampung sampai dengan 50 buah
pesan baru, termasuk pesan yang pernah diperdengarkan. Semua pesan baru yang belum pernah
didengarkan akan tertampung selama 14 hari. Semua pesan yang pernah didengar dapat
bertahan selama 2 hari, kemudian dapat disimpan lagi selama 14 hari.
Keuntungan voice mail:
 dengan cellular feature voice mail, voice mail box pada cellular dapat menampung pesan
yang belum didengar maupun yang sudah didengar dengan durasi maksimum. Biasanya
pesan yang sudah pernah diperdengarkan hanya dapat disimpan dalam waktu yang lebih
sedikit, dibanding pesan yang belum pernah diperdengarkan. Semua pesan-pesan akan
tertampung dalam voice mail box, lamanya waktu penyimpanan tergantung kepada operator
cellular yang digunakan. Setiap operator cellular dapat mengatur lamanya penyimpanan
pesan menggunakan voice mail
 apabila sedang menerima panggilan telepon, kemudian ada telepon lain masuk namun tidak
dapat mengangkat dalam waktu bersamaan, maka dapat digunakan pengalihan panggilan,
sehingga pengguna selular lain yang menghubungi dapat meninggalkan pesan (masuk ke
dalam voice mail box). Setelah itu penerima pesan dapat mendengar pesan yang ditinggalkan
penelpon setelah usai menerima panggilan.
d. Teleconferencing
Teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung diantara
beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan serta
dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi. Sebagai pertemuan yang dilakukan oleh dua
orang atau lebih yang dilakukan melewati telepon/koneksi jaringan untuk keperluan bisnis atau
kegiatan sosial, teleconferencing dapat dilakukan dengan menggunakan audio/suara (audio
conference), video (video conference), dan web (web conference), yang secaar garis besar
digambarkan sebagai berikut:
1). Audio conference (conference call)
Audio conference atau disebut juga conference call adalah percakapan dua atau lebih
partisipan dengan menggunakan fasilitas telepon, dimana komunikasi yang terjadi antara
partisipan hanya dalam bentuk suara/audio saja. Dari semua jenis, conference call
merupakan telekonferensi paling popular, karena memiliki kelebihan-kelebihan sebagai
berikut :
 partisipan hanya perlu menggunakan telepon biasa untuk melakukan telekonferensi tanpa
alat atau software tambahan
 dapat digunakan kapan dan dimana saja tanpa perlu melakukan konfigurasi perangkat yg
ada
 65

 tanpa perlu koneksi internet yang cepat, karena layanan panggilan konferensi ini
menggunakan jalur telepon, tidak memerlukan jalur koneksi internet yang cepat.
Untuk melakukan conference call, partisipan diharuskan menelepon nomor tertentu yang
akan menyambungkan mereka ke conference bridge, yakni peralatan khusus yang
menghubungkan jalur-jalur telepon yang masuk menjadi satu, yang disediakan oleh provider
conference call. Dalam hal ini biasanya ada biaya tambahan yang dikenakan oleh provider
conference call bagi penggunanya.
2). Video conference
Video conference adalah teknologi komunikasi yang mengizinkan terjadinya komunikasi dari
beberapa lokasi yang berbeda yang secara simultan dapat mengirimkan gambar video dan
suara. Untuk melakukan video conference dapat memanfaatkan teknologi jaringan IP melalui
internet dan teknologi ISDN (Integrated Services Digital Network). Meskipun memiliki
kelebihan dengan adanya tampilan visual, penggunaan fasilitas video conference di Indonesia
masih kurang populer, karena:
 dibutuhkan perangkat khusus seperti: video input (video camera atau webcam) dan video
output (monitor), audio input (microphone), dan audio output (speaker) serta fasilitas data
transfer, jaringan telepon ISDN, LAN atau Internet,
 biayanya yang relatif mahal.
Saat ini video conference lebih banyak digunakan oleh media televisi dan perusahaan-
perusahaan berskala besar. Selain video conferencing yang membutuhkan perangkat-
perangkat khusus, ada juga layanan video conferencing yang hanya membutuhkan
komputer. Tipe-tipe video conferencing ini juga bisa disebut cloud video conferencing atau
cloud meeting, karena hanya dengan perangkat komputer biasa dan koneksi internet yang
bagus, anda bisa melakukan video conferencing,
* cloud = komputasi awan
3). Web conference
Web conference atau biasa juga disebut webinars adalah fasilitas telekonferensi interaktif
yang menawarkan fitur aliran data (data stream) lebih lengkap, dimana partisipan dapat
berkomunikasi secara simultan menggunakan teks, suara, video hingga berbagi file (file
sharing) atau melakukan slide presentation. Untuk menjalankan web conference biasanya
menggunakan aplikasi (software) khusus yang disediakan oleh provider web conference
dengan cara berlangganan dan memanfaatkan teknologi internet khususnya TCP/IP
connection.
Berbeda dengan video conference, untuk melakukan web conference cukup menggunakan
perangkat komputer yang dilengkapi dengan perangkat multimedia yang memadai seperti
webcam, microphone, dan speaker, serta koneksi internet. Dengan fitur yang lebih banyak,
perangkat web conference lebih sederhana dibanding video conference biasa. Web
conference banyak digunakan untuk kegiatan-kegiatan seperti seminar atau workshop
online.
e. Facebook
Facebook adalah sebuah layanan jejaring sosial berkantor pusat di Menlo Park, California,
Amerika Serikat yang diluncurkan pada bulan Februari 2004. Hingga September 2012, Facebook
memiliki lebih dari satu miliar pengguna aktif, dimana lebih dari separuhnya menggunakan
telepon genggam.
 66

Dalam dunia bisnis facebook digunakan untuk ajang promosi dengan memanfaatkan
kepopuleran facebook yang selalu dikunjungi pengguna internet setiap harinya. Facebook
dianggap para enterpreneur menjadi sarana media sosial yang paling efektif untuk berpromosi,
sehingga muncul online shop yang sekarang menjadi trend.
Seiring dengan perkembangan teknologi dan dipengaruhi dengan para pengunjung, facebook
pun membuat aplikasi-aplikasi yang mendukung para enterpreneur untuk berpromosi lebih
mudah dan lebih banyak dilihat konsumen. Facebook membuat sarana promosi, mulai dari
promosi yang gratis sampai dengan promosi yang berbayar, misalnya: membuat grup, sharing
(dengan tag atau status) ke teman-teman facebook, membuat event, dan membuat fanspage
atau promosi berbayar, yakni dengan memasang iklan pada facebook untuk dipromosikan
kepada semua pengguna facebook.
1). Kelebihan facebook:
 mudah, penggunaannya sangat mudah jika dibandingkan dengan media sosial lainnya,
disamping itu tampilannya pun sangat minimalis, mudah untuk dimengerti oleh pengguna
yang baru bergabung, dan navigasinya yang mudah menjadi poin plus
 pengguna terbesar, karena memiliki sekitar 1,44 miliar pengguna aktif setiap bulannya
 tempat bisnis, cocok untuk lapak produk para pebisnis online, karena jaringan pemasaran
dan penggunanya yang besar
 aksesibilitas, mudah mengakses jejaring sosialnya, terutama aplikasi mobile pada sistem
operasi seperti Java, Blackberry, Android, Apple, bahkan dengan HP berfitur internet saja
dapat mengakses facebook
 permainan, merupakan fitur ciri khas yang menjadikan dapat memperoleh pengguna
besar, terutama anak-anak, karena situs jejaring sosial jarang yang menyediakan fitur
hiburan
 indikator online, memberikan indikator berupa titik atau dot berwarna pada fitur-fitur
yang juga jarang ditemukan di jejaring sosial lainnya.
2). Kekurangan facebook:
 plagiat nama, sulit menemukan akun mana yang asli dan yang palsu, karena banyaknya
pengguna yang kebetulan mempunyai kesamaan nama, sehingga sangat sulit dibedakan
 mengganggu belajar siswa, besarnya jumlah siswa yang menggunakan facebook
menyebabkan pengaruh kurang baik dalam belajar, karena kemudahan untuk mengobrol
dengan teman
 pornografi, sebagai salah satu kasus yang sangat parah menjangkiti media sosial, tidak
adanya filter konten yang disediakan pihak facebook, konten-konten yang seharusnya
dilihat oleh orang yang telah berusia lebih dari 18 tahun dapat dilihat oleh anak-
anak/remaja.
f. Belanja Online
Belanja online atau belanja daring adalah kegiatan pembelian barang dan jasa melalui media
internet. Sebagai bentuk perdagangan elektronik yang digunakan untuk kegiatan transaksi
penjual ke penjual ataupun penjual ke konsumen, dalam belanja online pembeli dapat melihat
terlebih dahulu barang/jasa yang diinginkan melalui web yang dipromosikan oleh penjual.
Kegiatan belanja ini merupakan bentuk komunikasi yang tidak memerlukan tatap muka secara
langsung, melainkan dapat dilakukan secara terpisah dari/dan ke seluruh dunia melalui media
notebook, komputer, maupun handphone yang tersambung layanan akses internet.
 67

Sejak dilakukan pertama kali di Inggris pada tahun 1979 oleh Michael Aldrich dari Redifon
Computers, belanja online mengalami perkembangan yang pesat hingga kini. Munculnya
Books.com pada tahun 1992 diikuti oleh situs web Amazon.com dan toko pizza online (Pizza Hut)
serta Netscape yang memperkenalkan SSL encryption of data transferred online dalam rangka
keamanan dari pembobolan saat bertransaksi pada tahun 1994. Kemudian pada tahun 1996,
muncul situs eBay yang akhirnya berkembang menjadi salah satu situs transaksi online terbesar
hingga saat ini.
Seiring dengan maraknya pertumbuhan situs jejaring sosial, media social networking juga dilirik
oleh pelaku belanja online untuk memasarkan produknya. Penjual mengunggah barang yang
ditawarkan, kemudian disebarkan melalui messaging/photo sharing. Bentuk penawaran ini
merupakan perkembangan dari media katalog yang tadinya disebarkan dalam bentuk media
cetak perbulan, kini disebarkan melalui media katalog online yang penawarannya dapat di-
update kapan saja.
Dalam belanja online, pembayaran dapat dilakukan dengan menggunakan kartu debit, kartu
kredit, PayPal, memotong pulsa pelanggan (untuk transaksi lewat HP), cek, atau cash on delivery
(COD), yakni pembayaran yang dilakukan pada saat barang telah dikirim oleh penjual. Dalam
COD, selain dilakukan melalui tatap muka antara penjual dan pembeli, dimana penjual
menunjukkan barangnya, kemudian pembeli yang tertarik dapat meneliti barang yang akan
dibeli, juga dapat dilakukan antara kurir dan pembeli, apabila domisili pembeli masih dapat
dijangkau oleh penjual.
1). Keuntungan belanja online:
 pembeli tidak perlu mengunjungi tempat penjualan baik itu toko, butik, mall, dan
sebagainya, karena pembeli cukup meng-klik ke web yang dituju dan memilih barang yang
dikehendaki
 pemilihan barang bisa dilakukan dari rumah atau kantor sehingga pembelian bisa
dilakukan berjam-jam tanpa harus keluar rumah
 penjual dapat menekan ongkos pembukaan toko karena melalui belanja online, penjual
cukup memasarkan produknya melalui internet
 pemasaran produk bisa mencapai seluruh dunia dengan biaya yang murah
 pembeli dapat membandingkan harga produk yang ingin dibelinya secara cepat untuk
menemukan harga yang paling murah.
2). Kekurangan belanja online:
 kualitas barang yg diinginkan kadang berbeda kualitasnya dengan yg tercantum di
website,
 rentan aksi penipuan di mana banyak kasus ketika pembeli telah mengirim sejumlah uang
yang disepakati, barang yang dibeli tidak dikirim
 rentan rusak atau pecah karena media pengiriman adalah pos
 rentan aksi pembobolan rekening karena pembayaran dilakukan melalui internet
 marak aksi spamming, karena setelah pembeli melakukan registrasi, penjual cenderung
selalu mengirimkan katalog online melalui email pembeli dan hal ini cukup mengganggu
privasi masing-masing pembeli dan penjual.
 68

B. ETIKA KOMUNIKASI BISNIS

1. Pengertian dan Prinsip-prinsip Etika Bisnis
Secara umum, istilah "etika" dapat dipahami sebagai hal-hal yang berkaitan dengan moralitas,
kondisi batiniah bagaimana harus bersikap etis yang timbul dari kesadaran sendiri, bersifat mutlak,
dalam arti bahwa perbuatan yang baik mendapat pujian dan perbuatan yang salah harus mendapat
sanksi/hukuman, dan berlaku pada situasi dan kondisi apapun, ada atau tidak ada orang lain yang
hadir. Berangkat dari pengertian tersebut, “etika bisnis” dapat dipahami sebagai prinsip-prinsip kode,
tertulis maupun tidak tertulis, dan nilai-nilai yang membuat keputusan serta tindakan dalam suatu
organisasi bisnis atau perusahaan.
Dalam konteks yang demikian, pada setiap organisasi bisnis harus menekankan pentingnya etika
komunikasi bisnis di setiap tingkatan organisasi, termasuk di dalamnya komunikasi diantara para
karyawan atau antara organisasi dengan stakeholders luar. Dalam hal ini terdapat beberapa hal yang
harus dipertimbangkan oleh organisasi bisnis, yakni isu-isu etika yang terkait dengan kejujuran,
keadilan, kepekaan, dan rasa hormat.

2. Pendekatan dan Etika Profesi

Etika dalam berprofesi merupakan hal yang sangat penting karena bisa menjadi pedoman bagi
seseorang untuk bekerja dalam menjalankan tugasnya dengan baik. Hal ini dikarenakan etika profesi
merupakan suatu sistem atau tata cara terhadap nilai-nilai yang berhubungan dengan pekerjaan
seseorang dalam bidang tertentu yang dipengaruhi oleh pendidikan dan keahlian.
Meskipun demikian, seseorang yang bekerja sesuai keahliannya tidak dapat langsung dikatakan
sebagai profesi, karena dibutuhkan profesionalisme yang tinggi dan unsur keselarasan antara teori
atau teknis, dengan praktik keahlian di lapangan. Profesi memiliki suatu orientasi yang utama, yaitu
kepentingan orang banyak dengan menggunakan keahlian yang dimiliki.
Terdapat dua pendekatan etika profesi sebagai berikut:
a. Pendekatan kritis refleksif
Dengan merenungkan secara kritis segala sesuatu yang telah dilakukan selama bekerja, baik pada
saat itu maupun pada saat mendatang nanti, dalam arti bahwa pendekatan ini merupakan suatu
usaha yang aktif, sistematis, dan masuk akal, mempertimbangkan berbagai perspektif untuk
memahami dan mengevaluasi suatu hal dengan tujuan apa hal itu dapat diterima, ditolak, atau
ditangguhkan penilaiannya serta untuk melihat kondisi apa yang sedang, telah, dan akan
dilakukan.
b. Pendekatan dialogis
Adalah pendekatan yang memiliki sifat hubungan antara dua pihak, yang dalam hal ini
membutuhkan seseorang untuk berdialog dengan menggunakan pertimbangan moral yang
menjadi dasar bagi hubungan profesionalnya serta membutuhkan sikap awal yang jernih dalam
melihat kasus atau bentuk pelayanan, norma etis, cara berpikir yang logis dan rasional, serta
informasi yang memadai tentang kasus atau bentuk pelayanan yang ditangani.
Dengan demikian “etika profesi” pada prinsipnya adalah etika yang berkaitan dengan profesi atau
etika yang diterapkan dalam dunia kerja manusia. Etika profesi juga dapat dirumuskan sebagai bagian
dari etika yang membahas masalah etis tentang bidang-bidang yang berkaitan dengan profesi
tertentu dan menjadi pedoman untuk menuntun seseorang dalam bekerja.
 69

3. Etika Dalam Praktik

Pada satu sisi, sebagai penerapan tanggung jawab sosial suatu bisnis yang timbul dari dalam
perusahaan itu sendiri, etika bisnis selalu berhubungan dengan masalah-masalah etis dalam
melakukan kegiatan bisnis sehari-hari. Seperti halnya manusia sebagai pribadi juga memiliki etika
pergaulan antar manusia, maka pergaulan bisnis dengan masyarakat umum juga memiliki etika
pergaulan yakni etika pergaulan bisnis yang meliputi beberapa hal, antara lain:
a. Hubungan antara bisnis dengan langganan, dalam hal ini sebagai hubungan yang paling banyak
dilakukan, sehingga di dalam kegiatan bisnis harus menjaga etika pergaulan secara baik.
b. Hubungan dengan karyawan, dalam hubungan jenis ini misalnya: yang terkait dengan penarikan
(recruitment), etikanya harus dilakukan secara jujur sesuai dengan hasil seleksi, demikian pula
dalam menaikkan pangkat karyawan yang lebih yunior harus menjaga perasaan karyawan yang
lebih senior, dsb.
c. Hubungan antar bisnis, sebagai hubungan antara perusahaan yang satu dengan perusahan yang
lain, baik perusahaan yang menjadi pesaing, penyalur, grosir, pengecer, agen maupun distributor
dituntut adanya etika pergaulan bisnis yang baik. Misalnya: penerbit yang ingin menyalurkan
buku-buku terbitannya kepada para grosir yang bersedia membeli secara kontan dalam jumlah
besar dan kontinyu dengan memperoleh potongan rabat yang sama dengan penyalur dapat saja
menjadi kandas, gagal karena mendapat protes keras dari para penyalur yang memandang
tindakan tersebut akan sangat merugikan para penyalur, sedangkan omset dari para penyalur
sendiri dalam beberapa tahun tidak meningkat.
d. Hubungan dengan investor, perusahaan yang berbentuk PT, terutama yang akan atau telah “go
publik” harus senantiasa memberikan informasi yang baik dan jujur kepada para insvestor, agar
para investor untuk mengambil keputusan investasi yang keliru.
e. Hubungan dengan lembaga-lembaga keuangan, terutama dengan kantor pajak, merupakan
hubungan yang berkaitan dengan penyusunan laporan keuangan (yang berupa neraca dan
laporan rugi dan laba) harus disusun secara baik dan benar, sehingga tidak terjadi kecenderungan
ke arah penggelapan pajak.

Pada sisi lain, masalah etika dalam bisnis dapat diklasifikasikan ke dalam lima kategori, yakni:
a. Suap (bribery), yakni tindakan berupa menawarkan, memberi, menerima, atau meminta sesuatu
yang berharga dengan tujuan mempengaruhi tindakan seorang pejabat dalam melaksanakan
kewajiban publik (untuk memanipulasi seseorang dengan “membeli pengaruh”).
b. Paksaan (coercion), yakni tekanan, batasan, dorongan dengan paksa atau dengan menggunakan
jabatan atau ancaman, untuk mempersulit kenaikan jabatan, pemecatan, atau penolakan
industri terhadap seorang individu.
c. Penipuan (deception), yakni tindakan memperdaya, menyesatkan yang disengaja dengan
mengucapkan atau melakukan kebohongan.
d. Pencurian (theft), yakni tindakan mengambil sesuatu yang bukan hak-nya atau mengambil
properti milik orang lain (fisik/konseptual) tanpa persetujuan pemiliknya.
e. Diskriminasi tidak jelas (unfair discrimination), yakni perlakuan tidak adil atau penolakan
terhadap orang-orang tertentu yang disebabkan oleh ras, jenis kelamin, kewarganegaraan, atau
agama.
 70

DAFTAR PUSTAKA

Begley, Kathleen A. 2010. Komunikasi Tatap Muka. Jakarta: PT Indeks

Bovee, Courtland L. & John V. Thill. 2007. Komunikasi Bisnis, Jilid I. Jakarta: PT Indeks.

Chaney, L.H. & J.S. Martin. 2004. Global Business Etiquette: A Guide to International Communication and
Customs. Connecticut: Praeger.

Effendy, Onong Uchjana. 2006. Ilmu Komunikasi: Teori dan Praktek. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

Guffey, Mary Ellen; Kathleen Rhodes; Patricia Rogin. 2006. Business Communication (Komunikasi Bisnis:
Proses dan Produk). Edisi Empat. Jakarta: Salemba Empat.

Hartley, P. & C.G. Bruckmann. 2002. Business Communication. London: Routledge.

Locker, Kitty O. & Donna S. Keinzler. 2010. Business and Administrative Communication. 9th Edition. Boston:
Mc Graw-Hill.

Priyatna, Soeganda dan Elvinaro Ardianto. 2009. Komunikasi Bisnis: Tujuh Pilar Strategi Komunikasi Bisnis.
Bandung: Widya Padjadjaran.

Purwanto, Djoko. 2018. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga.