KOMUNIKASI BISNIS

BAB 9
PENULISAN KORESPONDENSI BISNIS

OLEH:

Kadek Tarisna Aryanti (1933121414)

PROGRAM STUDI D3 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS WARMADEWA
TAHUN AJARAN 2020/2021
 BAB 9
PENULISAN KORESPONDENSI BISNIS

9.1 PERMINTAAN LANGSUNG (DIRECT REQUEST) DAN MEMO

Umumnya pesan biasa, kabar baik, dan pesan dengan niat baik sangat diminati
penerimanya karena mengandung informasi penting untuk menjalankan bisnis sehari-hari.
Informasi yang tidak membutuhkan strategi khusus atau persuasif harus diproduksi dengan
cara langsung atau deduktif. Pesan bisnis yang berkaitan dengan aktivitas bisnis sehari-hari,
sehari-hari, menarik, dan diatur dengan metode langsung diklasifikasikan sebagai permintaan
langsung. Awalnya gagasan pokok dikemukakan, kemudian fakta pendukung dikemukakan,
dan pertemuan diakhiri dengan pernyataan ikhlas tentang tindakan yang akan diambil.
9.1.1 Organisasi Direct Request
1. Pembukaan
Aturan umum untuk bagian pertama permintaan langsung adalah menulis konten yang
tidak hanya mudah dipahami tetapi juga tidak menyesatkan. Oleh karena itu, kalimat pertama
harus menentukan permintaan agar pembaca dapat dengan mudah memahami arti dari huruf
tersebut. 
2. Penjelasan Rinci
Jika kalimat pertama di bagian tengah dimaksudkan untuk memberi manfaat kepada
penerima, maka interpretasi kalimat pembuka akan lebih lancar. Teknik lain yang dapat
digunakan di bagian tengah adalah membuat rangkaian pertanyaan umum hingga khusus. Jika
banyak pertanyaan harus diberi nomor dan disortir menurut kepentingannya.
3. Penutup
Di akhir surat, beberapa jawaban khusus harus diminta, dengan tenggat waktu, dan
ungkapan terima kasih atau ketulusan. Untuk memudahkan pembaca, mohon berikan
beberapa informasi penting seperti nama, nomor telepon dan orang yang dapat Anda hubungi.
9.1.2 Bentuk-bentuk Direct Request
1. Permintaan untuk pihak internal
Meskipun beberapa permintaan dapat dikomunikasikan secara lisan, tetapi beberapa
permintaan diperlukan dalam bentuk tertulis agar lebih permanen. Bentuk permintaan
langsung yang paling umum dipakai oleh pihak internal adalah memo. Memo memiliki
beberapa kelebihan, seperti memberikan catatan permanen, menghemat waktu, dan
menunjukkan apa yang benar-benar ingin dilakukan.
2. Permintaan untuk pihak eksternal
 Beberapa surat untuk relasi bisnis merupakan permintaan informasi mengenai produk,
harga, cara mendapatkan produk, dan lain-lain.
a. Pesanan (order)
Permintaan langsung dalam bentuk pesanan seringkali dibuat oleh perusahaan karena
perusahaan tidak dapat memenuhi sendiri semua kebutuhannya.
b. Klaim (aduan)
Konsumen seringkali tidak puas dengan produk atau layanan penjual. Ketidakpuasan
tersebut bisa berkaitan dengan:
1) Pengembalian barang dan permintaan uang kembali
2) Permintaan pengiriman barang baru
3) Penggantian produk rusak
4) Ketidaksesuaian produk dengan pesanan
5) Perbaikan dalam masa garansi
6) Pembetulan atas kesalahan penagihan
7) Pembatalan pesanan
Klaim atau aduan pada umumnya cepat menimbulkan tanggapan, tetapi mudah
menimbulkan suasana emosional. Oleh karena itu, sebaiknya klaim disusun secara berhati-
hati agar tidak merusak hubungan bisnis.
c. Permohonan kredit
Pembuatan surat permohonan kredit perlu diperhatikan dengan serius dan mampu
menguraikan secara jelas prospek bisnis serta gambaran kemampuan perusahaan untuk
mengembalikan kredit tersebut tepat pada waktunya.
d. Undangan
Perusahaan kadangkala mengadakan kegiatan yang memerlukan partisipasi atau
kehadiran pihak luar, Permohonan kehadiran tersebut biasanya dilayangkan melalui surat
undangan. Agar penerima undangan tergugah untuk hadir, surat undangan hendaknya
mencantunıkan ide pokok secara jelas, manfaat yang diterima bagi peserta yang hadir, dan
rincian informasi mengenai pelaksanaan kegiatan, seperti hari, tanggal, jam, tempat, dan
kode/pedoman pakaian (dress code).

9.2 PESAN DENGAN NIAT BAIK (GOODWILL)

Hubungan bisnis biasanya diwarnai oleh pertimbangan biaya dan manfaat, tetapi
perusahaan juga perlu menjaga hubungan personal atau kekeluargaan dengan para
relasi.Bentuk-bentuk goodwill yang sering dibuat perusahaan adalah:
 1. Ucapan selamat (congratulation)
Ucapan selamat biasanya diberikan atas keberhasilan perusahaan atau Individu.
Misalnya, memperoleh penghargaan (awards), keberhasilan melakukan kegiatan tertentu,
peresmian gedung baru, pembukaan cabang baru, dan lain-lain.
Contoh :
Kami mengucapkan selamat atas keberhasilan PT Giga Solution mendapatkan predikat
"Best Seller" Tahun 2004 dari Intel Indonesia Corporation. Predikat bergengsi tersebut
adalah bukti nyata kepercayaan konsumen terhadap perusahaan Anda.
2. Penghargaan (Messages of Appreciation)
Penghargaan biasanya diberikan atas kemampuan individu atau perusahaan mencapai
prestasi kerja tertentu. Gaji dan bonus merupakan salah satu bentuk penghargaan yang
diberikan perusahaan kepada pekerja.
Contoh :
Kami memberikan penghargaan yang setinggi-tingginya atas kepercayaan Saudara pada
jasa layanan kami.
Agar dapat memberikan layanan yang lebih baik lagi di masa mendatang, kami
mengharapkan kesediaan Saudara untuk memberikan kritik atau saran, dan harapan-
harapan Saudara di masa mendatang.
3. Ucapan Duka Cita (Condolence)
Ucapan duka cita itu lebih mudah disampaikan secara lisan, baik melalui telepon
ataupun datang secara langsung. Namun karena alasan tertentu, ucapan dukacita dapat
disampaikan melalui pesan tertulis. Ucapan duka bisa diawali dengan rasa simpati, lalu
diikuti dengan hikmah yang bisa diperoleh, serta ditutup dengan dorongan untuk menghadapi
musibah dengan tabah.
Contoh :
Kami mendapatkan informasi dari berita televisi bahwa PT Abu Bakar mengalami musibah
kebakaran. Kami turut prihatin atas musibah tersebut. Musibah dapat menimpa siapa saja
dan kapan saja. Mudah-mudahan hal tersebut dapat meningkatkan kehati-hatian kita
bersama. Semoga PT Abu Bakar dapat segera beroperasi kembali.

9.3 PESAN BURUK (BAD NEWS)

Pesan buruk sebaiknya disampaikan secara langsung melalui tatap muka atau melalui
telepon. Jika tidak memungkinkan, pesan dapat disampaikan secara tertulis. Pesan-pesan
yang diperkirakan dapat menimbulkan reaksi negatif sebaiknya disusun dengan pendekatan
tidak langsung atau induktif. Penekanan diberikan pada alasan yang mendasari pesan negatif
yang akan disampaikan. Pesan buruk sebaiknya disampaikan tanpa menjatuhkan kesalahan
pada individu atau organisasi tertentu. Terdapat lima tahap yang dapat dijadikan pedoman
dalam penyusunan pesan buruk, yaitu :
1. Mulai dengan pesan yang sifatnya umum
2. Jelaskan masalah yang dihadapi
3. Nyatakan pesan negatifnya
4. Ambil tindakan yang diperlukan
5. Tutup dengan pesan positif
Contoh :
Terlebih dahulu, kami mengucapkan terima kasih atas surat pesanan yang telah disarıpaikan
kepada kami. Kami telah melakukan berbagai upaya untuk mendapatkan bahan baku dengan
merek sesuai pesanan, tetapi hingga kini belum berhasil. Kami khawatir tidak dapat
memenuhi pesanan lepat pada waktunya.
Untuk itu, mohon diperiimbangkan untuk menggunakan bahan baku merek 'Royal' yang
kualitas dan harganya setara serta lebih mudah diperoleh.
Kami menunggu informasi lebih lanjut, dan terima kasih atas perhatian yang diberikan.
Indikator suatu pesan buruk dapat menggunakan pendekatan langsung adalah
1. Terjadi di lingkungan internal dan bersifat informal
2. Komunikator juga menerima pesan tersebut
3. Penerima pesan memiliki hubungan positif dengan komunikator
4. Pesan relatif ringan dan tidak menimbulkan masalah pribadi.

9.4 PESAN PERSUASIF

Persuasif adalah suatu usaha yang dengan sadar dilakukan oleh individu atau
organisasi untuk memodifikasi atau mengubah pendapat, sikap, kepercayaan, atau perilaku
individu maupun organisasi lain. Komunikator yang efektif menyadari bahwa untuk
mengubah pendapat, sikap, kepercayaan, atau perilaku tersebut sangatlah sulit.
Pesan persuasif biasanya disusun dengan pendekatan tak langsung atau induktif, yakni
AIDA (Attention, Interest, Desire, Action). Attention (perhatian)
1. Attention (Perhatian)
Pada bagian awal diuraikan ide pokok yang menarik perhatian dan bermanfaat bagi
audiens.
2. Interest (minat)
 Ide pokok yang relevan dengan audiens digambarkan dengan baik untuk
membangkitkan minat audiens.
3. Desire (keinginan)
Ide pendukung dikembangkan agar audiens merasa membutuhkan atau bersedia
mengambil tindakan seperti yang diinginkan komunikator.
4. Action (tindakan)
Bagian akhir pesan dipergunakan untuk mendesak audiens agar melakukan tindakan
sesuai keinginan komunikator.
Pesan persuasif dibedakan berdasarkan tujuannya. Jenis-jenis pesan persuasif adalah:
1. Pesan persuasif untuk tindakan
Pesan persuasif untuk tujuan melakukan sesuatu dibedakan menjadi dua, yaitu untuk
internal perusahaan dan eksternal perusahaan. Pesan persuasif untuk tindakan internal
perusahaan pada umumnya lebih mudah diorganisasikan karena komunikator dan audiens
sudah saling mengenal dan kejadian bersifat rutin atau berulang-ulang.
Pesan persuasif untuk eksternal perusahaan biasanya lebih sulit dan diorganisasikan
menggunakan pendekatan tak langsung. Misalnya, permohonan donasi, bantuan, dan kerja
sama.
Contoh :
Seminar sehari tentang "Kesehatan Reproduksi Wanita" yang akan dilaksanakan bulan
depan bertujuan meningkatkan kesadaran want tentang pentingnya menjaga kesehatan
organ reproduksi. Melalui surat ini, kami bermaksud mengajukan permohonan agar "PT
Dian Medika" berkenan menjadi sponsor utama dalam kegiatan tersebut.
Berbagai manfaat yang diterima dapat dilihat dalam proposal kegiatan terlampir. Besar
harapan kami agar Bapak/Ibu/Sdr dapat meluluskan permohonan kami.
2. Pesan persuasif untuk klaim dan penyesuaian
Penekanan pesan untuk klaim dan penyesuaian tindakan pada dasarnya terletak pada
keluhan atau aduan, tetapi harus mengisyaratkan adanya persuasif agar penerima bersedia
melakukan tindakan tertentu.
Contoh :
Kami telah menerima faktur nomor 174 atas barang yang telah kami terima pada tanggal 12
Januari 2005 yang lalu. Sayang sekali pembayaran belum dapat kami proses karena
terdapat kekeliruan penulisan harga pada faktur tersebut.
Kami tidak dapat melakukan pembayaran selama faktur yang belum kami terima.
Demikian kami sampaikan. Terima kasih atas kerja sama yang baik
 3. Pesan persuasif dalam penjualan
Pesan persuasif yang berkaitan dengan tujuan penjualan bisa dengan menjaring
konsumen baru, membangkitkan minat calon konsumen, menanamkan nama perusahaan ke
dalam ingatan konsumen, menarik calon konsumen agar bersedia berkunjung, dan
membangkitkan minat untuk menggunakan produk yang ditawarkan.
Contoh :
PT Kharisma adalah agen resmi toner printer merek HP untuk wilayah Denpasar.Sebagai
agen resmi, kami mendapat jaminan mengenai keaslian produk, suplai produk, dan harga
yang bersaing.
Kami yakin Bapak telah memahami risiko yang dihadapi akibat tindakan mengisi ulang
(refill) cartridge dengan toner yang sulit dibuktikan keasliannya. Penggunaan toner HP yang
asli akan meringankan biaya pemeliharaan dalam jangka panjang dan menghasilkan
kualitas print-out yang lebih baik.

Daftar Pustaka
Dewi, Sutrisna. 2007.Komunikasi Bisnis. Yogyakarta : CV. Andi Offset.