User Manual E-Procurment LPEI (Eksternal) - Vendor Management

Nama Dokumen: Project Charter
Halaman:
No. Dok: ERP/PIHC/PC/001/2013 0 dari 25
Manual Operasional
e-Procurment
Lembaga Pembiayaan Ekspor Indonesia (LPEI)
Januari 2019
IQA & PRM – PIHC Group

Manual Operasional Aplikasi e-Procurement
1 LEMBAR INFORMASI DOKUMEN

VENDOR REGISTRATION
1
PENJELASAN – Vendor Registration
Vendor Registration merupakan proses yang dilakukan oleh vendor yang akan menjadi vendor active
Group. Pada tahap ini vendor akan mengisi data dan meng-upload data pendukungnya, kemudian
vendor akan mendapat ID setelah disetujui oleh admin untuk dapat bertransaksi di aplikasi E-
Procurement.
1. Proses Vendor Registration
Berikut langkah-langkah melakukan registrasi vendor :

1. Klik link ‘Daftar sebagai rekanan baru’
2
2. Akan muncul formulir konfirmasi data PIC, isikan sesuai data yang sebenarnya. Lalu klik
“Submit”.
Mandatory (M) /
Field Keterangan Optional (O) /
Conditional (C)
Nama Lengkap PIC Diisi dengan nama lengkap PIC Mandatory (M)
E-mail PIC Diisi dengan e-mail PIC Mandatory (M)
3. Cek kotak masuk pada e-mail PIC yang sudah didaftarkan dalam sistem e-procurment. Buka e-
mail “Verification Email Registration”, lalu klik link Registrasi Vendor dan Partner pada e-mail
tersebut.
3
4. Akan muncul formulir registrasi vendor lalu isikan sesuai dengan data yang sebenarnya.
4
5
Mandatory (M) /
Conditional (C)
Diisi dengan tipe rekanan (vendor atau
Tipe Mandatory (M)
partner)
Domain Perusahaan Diisi dengan domain perusahaan Mandatory (M)
Tiper Perusahaan Diisi dengan tipe perusahaan Mandatory (M)
Nama Rekanan Diisi dengan nama rekanan Mandatory (M)
Purchasing Organization Diisi dengan purchase organization Mandatory (M)
Diisi dengan nama pimpinan
Direktur Utama Mandatory (M)
perusahaan
Alamat Diisi dengan alamat kantor Mandatory (M)
Negara Diisi dengan negara alamat kantor Mandatory (M)
Provinsi Diisi dengan provinsi alamat kantor Mandatory (M)
Diisi dengan kota/kabupaten alamat
Kota/Kabupaten Mandatory (M)
kantor
Kecamatan Diisi dengan kecamatan alamat kantor Mandatory (M)
Kode pos Diisi dengan kode pos alamat kantor Mandatory (M)
Nomor Telepon Diisi dengan nomor telepon kantor Mandatory (M)
Nomor Faksimili Diisi dengan nomor faksimili Optional (O)
Email Perusahaan Diisi dengan email perusahaan Optional (O)
Situs Diisi dengan alamat website Optional (O)
Nama Lengkap PIC Diisi dengan nama sales person Mandatory (M)
Diisi dengan nomor telepon selular Mandatory (M)
Nomor Telp Selular PIC
sales
Email PIC Diisi dengan email PIC Mandatory (M)
Diisi dengan referensi tender,hal ini
Refesensi Nomor Tender diisi jika vendor baru melakukan Optional (O)
registrasi tender terbuka
Nomor PKP Diisi dengan nomor PKP Optional (O)
Lampiran PKP Diisi dengan lampiran PKP Optional (O)
Nomor NPWP Diisi dengan nomor NPWP Mandatory (M)
Lampiran NPWP Diisi dengan lampiran NPWP Mandatory (M)
5. Klik tombol Syarat dan Ketentuan
Akan muncul pop up syarat dan ketentuan registrasi rekanan baru. Klik tombol ‘Lanjutkan
Pendaftaran’ untuk melanjutkan proses registrasi.
6
7
8
9
Klik tombol ‘Berikutnya’
6. Isikan komentar vendor dan klik tombol Submit
7. Klik tombol Submit
10
2. Ubah Password
Setelah pengajuan pembuatan vendor/ partner baru disetujui oleh admin, vendor akan
mendapatkan 2 buah email yang terdiri dari :
1. Vendor Registration Approval
2. Reset Password Instructions
11
Untuk dapat melakukan penggantian password, ikuti langkah-langkah berikut ini :

1. Klik link “Change my password” pada email yang berjudul Reset password.
2. Isikan password pada kolom password baru dan konfirmasi password, lalu klik ganti password.
12
3. Proses Pengisian Company Profile
Melengkapi Company Profile dapat dilakukan setelah vendor mendapat Username dan password
yang dikirimkan melalui email setelah di-approve oleh admin. Username dan password digunakan
untuk masuk ke dalam sistem untuk melengkapi data vendor.
Langkah-langkah untuk melengkapi adalah sebagai berikut :
1. Masuk ke E-Procurement sebagai vendor, klik masuk

Username : <Username akan diberikan oleh sistem melalui email>
Password : <password oleh system melalui email>
Mandatory (M) /
Conditional (C)
Username Dikirimkan melalui email Mandatory (M)
Telah ditentukan pada step
Password Mandatory (M)
sebelumnya
13
2. Pada halaman utama sebagai vendor/ partner, terdapat data-data yang yang
mandatory ditandai dengan adanya tanda pentung (!) jika belum dilengkapi. Lengkapi
data tersebut agar dapat mengirim pengajuan update data kepada admin VM.
3. Klik Akta
14
4. Klik ‘Buat Entri Baru’
5. Isikan data akta sesuai dengan yang disyaratkan perusahaan, lalu klik ‘Simpan’.
15
Mandatory (M) /
Conditional (C)
Tipe Akta Diisi dengan tipe akta Mandatory (M)
Nomor Akta Diisi dengan nomor akta Mandatory (M)
Tanggal Akta Diisi dengan tanggal berlaku akta Mandatory (M)
Nama Notaris Diisi dengan nama notaris Mandatory (M)
SK Menkumham No. Diisi dengan nomor SK Menkumham Mandatory (M)
Tanggal SK
Diisi dengan tanggal SK Menkumham Mandatory (M)
Menkumham
6. Upload dokumen akta dengan klik tombol ‘Choose File’, lalu klik tombol ‘Unggah’. Setelah
dokumen berhasil diupload klik tombol ‘Tutup’.
16
7. Lengkapi Izin Usaha pada panel Data Administrasi
17
8. Isikan data izin usaha sesuai dengan yang disyaratkan perusahaan, lalu klik ‘Submit’.
Mandatory (M) /
Conditional (C)
Izin Usaha Diisi dengan SITU Mandatory (M)
Bukti izin usaha Diupload dokumen SITU Mandatory (M)
Golongan Usaha Diisi dengan golongan usaha Mandatory (M)
Nomor Izin Usaha Diisi dengan nomor izin usaha Mandatory (M)
Berlaku sejak tanggal Diisi dengan tanggal berlaku SITU Mandatory (M)
Berlaku hingga tanggal Diisi dengan masa berlaku akhir SITU Mandatory (M)
Diisi dengan dengan instansi yang
Dikeluarkan oleh Mandatory (M)
mengeluarkan dokumen
9. Untuk menginputkan izin usaha lainnya seperti SIUP dan TDP, klik ‘Buat Entri Baru” dan lakukan
pengisian data izin usaha seperti pada langkah sebelumnya.
18
10. Lengkapi Kompetensi (Scope of Supply) pada panel Kompetensi dan Pengalaman Kerja
11. Klik tombol ‘Buat Entri Baru’
12. Isikan data kompetensi sesuai bidang usaha perusahaan, lalu klik ‘Simpan’.
19
Mandatory (M) /
Conditional (C)
Diisi dengan pilihan bidang usaha
Bidang Usaha Mandatory (M)
berdasarkan KBLI
Diisi dengan pilihan bidang usaha
Sub Bidang Usaha Mandatory (M)
berdasarkan KBLI
Diisi dengan kompetensi bidang
Deskripsi Kompetensi Mandatory (M)
usaha masing-masing perusahaan
Diisi dengan tipe vendor dari
Tipe Rekanan Mandatory (M)
bidan usaha yang dipilih
13. Upload dokumen kompetensi dengan klik tombol ‘Choose File’, lalu klik tombol ‘Unggah’.
Setelah file berhasil di upload klik tombil ‘Tutup’.
20
14. Isikan data pengalaman kerja yang pernah dilakukan sebelumnya, jika sudah selesai klik
‘Submit’.
15. Isikan data akun bank, jika sudah selesai klik ‘Submit’
21
16. Isikan data laporan keuangan, jika sudah selesai klik ‘Simpan’.
17. Unggah file laporan keuangan, klik ‘Choose File‘ lalu klik ‘Unggah’. Jika unggah telah selesai, klik
‘Tutup’.
22
18. Isikan dokumen pajak, jika sudah selesai klik ‘Submit’
19. Isikan dokumen pengecualian (Pakta Integritas), jika sudah selesai klik ‘Submit’
20. Jika sudah selesai melakukan perbaruan data perusahaan, klik tombol ‘Selesai’.
21. Jika semua yang disyaratkan sudah lengkap, maka klik tombol ‘Kirim Pengajuan’ pada halaman
utama.
23
22. Isi komentar untuk memberikan catatan pada admin vendor lalu klik tombol Submit.
Dokumen tersebut akan diterima oleh admin dan akan ditinjau lebih lanjut.
24

User Manual E-Procurment LPEI (Eksternal) - Vendor Management

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

User Manual E-Procurment LPEI (Eksternal) - Vendor Management

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Nama Dokumen: Project Charter

IQA & PRM – PIHC Group

1 LEMBAR INFORMASI DOKUMEN

PENJELASAN – Vendor Registration

1. Proses Vendor Registration

Berikut langkah-langkah melakukan registrasi vendor :

5. Klik tombol Syarat dan Ketentuan

Klik tombol ‘Berikutnya’

6. Isikan komentar vendor dan klik tombol Submit

7. Klik tombol Submit

1. Vendor Registration Approval

2. Reset Password Instructions

Untuk dapat melakukan penggantian password, ikuti langkah-langkah berikut ini :

3. Proses Pengisian Company Profile

Langkah-langkah untuk melengkapi adalah sebagai berikut :

1. Masuk ke E-Procurement sebagai vendor, klik masuk

4. Klik ‘Buat Entri Baru’

7. Lengkapi Izin Usaha pada panel Data Administrasi

11. Klik tombol ‘Buat Entri Baru’

18. Isikan dokumen pajak, jika sudah selesai klik ‘Submit’

Anda mungkin juga menyukai