SOP KMS-UTS UTS

A. PENDAHULUAN
Keluarga Mahasiswa Sipil Fakultas Teknik Universitas Teknologi Sumbawa merupakan
organisasi mahasiswa yang berada di tingkat Fakultas Teknik yang beranggotakan
seluruh mahasiswa aktif program Strata 1 Fakultas Teknik Universitas Teknologi
Sumbawa. Maka dalam pelaksanaannya diperlukan aturan standar yang mengatur dan
menyelaraskan kinerja KMS-UTS UTS.
B. PENGERTIAN
Standard Operational Procedure (SOP) merupakan serangkaian standar instruksi tertulis
yang ditetapkan dan diberlakukan agar terciptanya suatu organisasi yang tertib, efektif,
efisien, akuntable, transparan, dan terpercaya dalam menjalankan amanah kepengurusan.
C. TUJUAN
SOP (Standard Operational Procedure) ini memiliki tujuan sebagai berikut :
1. Mempermudah pelaksanaan tugas.
2. Mengawasi kinerja KMS-UTS agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan sesuai
dengan definisi nya.
3. Memberi gambaran tugas dan petunjuk spesifik sesuai mahajemen kepengurusan KMS-
UTS UTS.
D. FUNGSI
Adapun fungsi dari SOP ini adalah sebagai berikut :
1. Sebgai cara untuk menghindari kesalahan komunikasi, konflik, dan permasalahan
pada pelaksanaan tugas atau pekerjaan pada organisasi.
2. sebagai pengendali untuk mengefisiensikan tingkat kinerja dan hasil organisasi.

BAB I

SISTEM KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA

KMS-UTS UTS
2018
Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah manajemen yang baik, dimana dalam
hal ini manajemen tersebut harus memahami tugas, fungsi dan pola kerja dari manajemen itu
sendiri.Berbicara mengenai manajemen tentu terdapat sumberdaya yang mengatur sedemikian
rupa untuk mengoptimalkan kinerja organisasi. Demikian juga dengan BEM FT Unila, yang
didefinisikan ke dalam :
1. BPH
BPH adalah jajaran tertinggi dalam kepengurusan KMS-UTS UTS yang mengomandoi
jajaran dibawahnya.BPH terdiri dari Ketua BEM, Wakil Ketua BEM, Sekretaris Kabinet,
dan Bendahara Kabinet.
2. Pimpinan
Pimpinan adalah jajaran yang membawahi setiap bidang dalam kepengurusan KMS-UTS
UTSdan berkoordinasi langsung dengan BPH.Pimpinan terdiri dari setiap Kepala
BidangKMS-UTS UTS.

A. Sistem Koordinasi Internal Pengurus

1. Pengantar
Untuk menjalankan fungsi koordinasi Departemen, integrasi dan sinkronisasi serta
evaluasi, maka diperlukan sebuah sistem untuk mengaturnya.

2. Rapat
Rapat KMS-UTS UTS terbagi menjadi :
A. Rapat Kepengurusan
1. Pelaksanaan rapat kepengurusan diselenggarakan minimal setiap 1 bulan 1kali
selama satu periode kepengurusan KMS-UTS UTS.
B. Rapat Koordinasi
1. Rutin dilaksanakan minimal 1 kali dalam waktu 1 bulan.
2. Rapat koordinasi dihadiri oleh Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris Kabinet dan
Bendahara Kabinet.
C. Rapat Pimpinan
 1. Rutin dilaksanakan minimal 1 kali dalam waktu 1 bulan.
2. Dihadiri oleh Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris Kabinet, Bendahara Kabinet, dan
Kepala Divisi KMS-UTS UTS.
3. Dewan Pembina dapat hadir jika mendapatkan undangan
D. Rapat Departemen/Divisi
1. Rutin dilaksanakan minimal 1 kali dalam waktu 1 bulan.
2. Dihadiri oleh Kepala Divisi, Sekretaris Divisi, Kepala Departemen, dan Staff
Departement.

E. Rapat Kepanitiaan
1. Dilaksanakan secara incidental.
2. Dihadiri oleh seluruh Panitia Kegiatan.

B. Mekanisme KerjaKMS-UTS UTS

1. Pelaksanaan
Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam AD/ART yang
telah disepakati dalam Musyawarah Besar KMS-UTS UTS.

2. Struktur Kepengurusan
(Gambar)

3. Mekanisme Laporan
Sekretaris Pelaksana Kegiatan wajib menyerahkan Proposal Kegiatan setelah disahkan
oleh Ketua KMS-UTS UTS (pihak yang menandatangani disesuaikan dengan kebutuhan
proposal kegiatan) dan Laporan Kegiatan kepada Sekretaris Kabinet paling lambat 2
minggu setelah kegiatan tersebut berlangsung.

4. Mekanisme Peringatan dan Pemberian Sanksi

Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai dengan aturan
tertulis dan tidak tertulis yang berlaku di KMS-UTS Unila, maka akan diberikan sanksi.
 a. Sanksi pertama berupa teguran langsung,
b. Sanksi kedua pengurus membersihkan ruangan kesekretariatan
c. Sanksi ketiga menambah 1 buah inventaris dengan harga diatas Rp. 10.000,- dan
jumlahnya ditetapkan oleh Ketua KMS-UTS Unila
d. Sanksi keempat berupa surat peringatan, dan apabila masih tidak diindahkan,
maka pengurus tersebut akan di reshuffle sesuai dengan hasil keputusan rapat
pimpinan yang disetujui oleh dewan Pembina.
e. Sanksi kelima berupa hilangannya hak untuk memperoleh Surat Keterangan Aktif
KMS-UTS Unila dan tidak akan memperoleh Sertifikat Kepengurusan KMS-UTS
Unila.
f. Sanksi dari pelanggaran yang belum tercantum diatas akan dibuat dan disepakati
secara bersama dan bersifat langsung

5. Mekanisme Resuffle Pengurus

a. Pengurus dapat diresuffle karena beberapa hal :
 Diberhentikan
 Keluar dari Universitas Teknologi Sumbawa
 Memberhentikan diri
 Mencemarkan nama baik KMS-UTS UTS
 Kebijakan KMS-UTS UTS.
 Meninggal dunia
b. Resuffle dapat dilakukan apabila memang dianggap penting dan mendesak, dan
atas kebijakan Ketua KMS-UTS UTS
BAB II

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEGIATAN KMS-UTS UTS

A. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan (Proposal)

Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan menentukan :
1. Lembar Pengesahan

2. Latar Belakang Kegiatan

Pada bagian ini berisikan rasional atau alasan perlunya diadakan kegiatan tersebut.

3. Tujuan kegiatan
Berisikan penjabaran tujuan masing-masing rangkaian acara pada kegiatan tersebut.

4. Dasar Kegiatan
Berisikan dasar atau landasanyangterkait dan Program Kerja BEM FT UTS pada
periode kepengurusan yang sedang berlangsung.

5. Hasil Kegiatan
Berisikan point-point target yang dimaksudkan untuk dicapai saat suatu kegiatan
berlangsung.

6. Nama Kegiatan

7. Tema Kegiatan

8. Waktu dan Tempat Kegiatan

Berisikan penjabaran kapan dan dimana kegiatan tersebut berlangsung
 9. Sasaran Kegiatan
Berisikan siapa dan berapa jumlah pesertanya

10. Susunan Kepanitiaan Kegiatan

Berisikan struktur kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap keberhasilan
kegiatan tersebut.

11. Rancangan Kegiatan

12. Jadwal Kegiatan

13. Anggaran Dana Kegiatan

Berisikan penjelasan mengenai perkiraan jumlah biaya dan sumber dana kegiatan
yang kemudian diusulkan kepada Bendahara Kabinet KMS-UTS UTS secara
terperinci mengenai penggunaan biaya tersebut.

14. Penutup

15. Lampiran Sponsorship (jika diperlukan).

B. Pembentukan Panitia Kegiatan

Langkah-langkah pembentukan Panitia kegiatan antara lain:
1. Penunjukkan Ketua Pelaksana Kegiatan berdasarkan rekomendasi Pimpinan
Departemen bersangkutan dan telah disetujui oleh Ketua BEM FT UTS

2. Pembentukan Struktur Kepanitiaan dan nama pengemban tugas kegiatan berdasarkan

hasil musyawarah antara Ketua Panitia dengan Pimpinan.

C. Persiapan Kegiatan
 Langkah-langkah persiapan kegiatan yang harus dilakukan antara lain :
1. Penyusunan Proposal Kegiatan :
A. Proposal dibuat oleh Sekretaris Pelaksana kegiatan, berkoordinasi dengan Sekretaris
Kabinet KMS-UTS UTS
B. Pembuatan proposal dilakukan minimal 3 bulan (untuk kegiatan skala besar) dan
minimal 3 minggu (untuk kegiatan skala kecil) sebelum tanggal pelaksanaan kegiatan.
Proposal Kegiatan harus sesuai dengan sistematika pembuatan proposal kegiatan yang
tercantum pada Bab III point A.
C. Proposal yang telah dibuat oleh Sekretaris Pelaksana Kegiatan, diperiksa kesesuaian
formatnya dan dilaporkan kepada Sekretaris Kabinet KMS-UTS UTSsebelum
Proposal kegiatan diserahkan kepada pihak Dekanat FT UTS.
D. Perizinan pembuatan Proposal kegiatan tidak akan diberikan oleh Sekretaris Kabinet
KMS-UTS UTSapabila Laporan Kegiatan sebelumnya (pada Departemen dan Divisi
yang sama) belum dibuat dan diserahkan oleh Sekretaris Pelaksana Kegiatan ke
Departemen Kesekretariatan untuk diarsipkan.

2. Persiapan Teknis Pelaksanaan Kegiatan :

A. Rapat kepanitiaan
B. Perencanaan waktu atau target progress kegiatan
C. Pembagian tugas panitia
D. Peminjaman Tempat ruang dan gedung.
E. Koordinasi seluruh elemen pelaksana dengan pihak-pihak yang terlibat dalam
kegiatan tersebut

D. Pelaksanaan Kegiatan
1. Kegiatan dilaksanakan sesuai dengan rencana progres pelaksanaan kegiatan yang sudah
didiskusikan sebelumnya oleh panitia kegiatan.

2. Kepala Departemen dan Sekretaris Departemen yang bersangkutan atau menjadi

Penanggung Jawab pelaksanaan kegiatan harus berkoordinasi penuh dengan Ketua
Panitia pelaksana perihal persiapan hingga pelaksanaan kegiatan, memantau jalannya
 kegiatan dan melaporkan progress persiapan dan pelaksanaan kegiatan kepada Ketua
dan Wakil Ketua BEM FT UTS

E. Evaluasi Kegiatan
1. Pimpinan Departemen/Divisi yang bersangkutan harus mengevaluasi jalannya proses
perencanaan sampai pelaksanaan kegiatan dengan membahas kesalahan dan
kekurangan yang terjadi.

2. Pimpinan Departemen/Divisi yang bersangkutan harus memberikan saran-saran dan

rekomendasi untuk pelaksanaan kegiatan sejenis di waktu mendatang, agar kesalahan
dan kekurangan yang telah terjadi tidak terulang di periode selanjutnya.

F. Laporan Kegiatan
1. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, Sekretaris Pelaksana kegiatan wajib menyusun
laporan pertanggung jawaban (LPJ) setelah berkonsultasi terlebih dahulu dengan
Sekretaris Kabinet dan Bendahara Kabinet dalam bentuk :
A. Hard Copy, berupa :
1. Proposal Kegiatan
2. LPJ Kegiatan
3. Laporan Kegiatan
4. Daftar hadir peserta dan panitia kegiatan
5. Administrasi dan arsip surat-menyurat yang keluar selama kegiatan
berlangsung

B. Soft Copy, berupa :

1. Proposal Kegiatan
2. LPJ Kegiatan
3. Scan daftar hadir peserta dan panitia kegiatan
4. Administrasi dan arsip surat-menyurat yang keluar selama kegiatan
berlangsung
5. Pamflet kegiatan dan hasil dokumentasi kegiatan
 BAB III
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SISTEM SERTIFIKASI KMS-UTS
UTS

I. PENGANTAR
Sertifikasi diberikan kepada pengurus yang telah selesai dalam masa bakti sebagai salah
satu bentuk penghargaan atas kinerja selama satu periode kepengurusan.

II. SYARAT
Sertifikat diberikan kepada pengurus yang berkontribusi aktif dalam kegiatan BEM dengan
persentase minimal 70% yang dibuktikan dengan absensi kehadiran dari total seluruh
kegiatan berbentuk acara yang mewajibkan kehadiran seluruh pengurus selama satu periode
kepengurusan.Apabila persentase minimal tidak terpenuhi, maka pengurus yang
bersangkutan diwajibkan mengikuti kegiatan himpunan berbentuk acara pada periode
selanjutnya sampai persentase minimal terpenuhi sebagai syarat mendapatkan sertifikat
kepengurusan.

BAB IV
TUGAS POKOK DAN FUNGSI DEPARTEMENT
KMS-UTS UTS

1. Departemen PSDM
2. Departemen ADKESMA
3. Departemen SENIORA
4. Departemen PENRISTEK
5. Departemen KASTRAT
6. Departemen PENGMAS
7. Departemen PUSDATIN
 8. Departemen MEDIA
9. Departemen HUMAS
10. Departemen INPRO
11. Departemen KEWIRAUSAHAAN
12. Departemen KEMITRAAN

Demikian Standar Operasional Prosedur ini dibuat untuk dipahami dan dilaksanakan dengan
sebaik- baiknya. Hal-hal yang belum diatur dan dicantumkan akan diatur kemudian sebagaimana
mestinya.