STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGENDALIAN DOKUMEN

UNIVERSITAS LAMPUNG
UPT PERPUSTAKAAN
Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp (0721)701609, 702673 Ext.808 Fax (0721) 702767
e-mail: perpus_unila@kpa.unila.ac.id
 LIPT PERPUS /WMM/0J

Tanggal Pembuatan 26 A 1 2016

Tr HR i 09,
Tan a1
Efektit
Disahkan Oleh
UNfVERSITAS L.1MP0NC
UPY 9EBPUS1MtAMs
Dr Surname i Brojuaeguzu Wu 1 Baodar Lampung 35145 Telp
(0721 )701609. 702673 Ext.808 Fax (072 I ) 702767
perpus_uniIa@kpa uniIa.ac
197203 I 6I 32002
Pcngendafiao Dokuzoeo
Dibuat Oteh
Wakil Mana emea Mutu

MI' 196304 l 4 198703f002

Parsyazatan ISO SI
100a 2. Me›oahaau ISO 900\.

wmua SOP
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
Dokumen sah fotokopi diberikan stempel TERKENDALI, dokumen 1. Berita acara pemusnahan Arsip
sah asli diberikan stempel ASLI, dokumen diterbitkan untuk pihak 2. Daftar induk dokumen eksternal
eksternal diberikan stempel TIDAK TERKENDALI, dokumen sudah 3. Daftar induk dokumen internal
tidak berlaku diberikan stempel KEDALUWARSA. 4. Daftar distribusi dokumen
5. Usulan perubahan dokumen
6. Berita acara perubahan dokumen
 PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

Pelaksana Mutu Baku Ket.

No Kegiatan Persyaratan/
Staf Kasubbag Waktu Output
Kelengkapan
Identifikasi dokumen
A.
Mengidentifikasi semua Dokumen, ATK, 1 hari Daftar induk
dokumen yang dipakai komputer, kerja dokumen
acuan dan atau sebagai printer. eksternal
bukti proses (dokumen Daftar induk
yang diterbitkan pihak di dokumen
1.
luar Universitas Lampung, internal
maupun dokumen yang
diterbitkan oleh pejabat
Fakultas dan Universitas
Lampung)
Dokumen, ATK, 2 jam Daftar induk
Menetapkan Daftar Induk komputer, dokumen
Dokumen Eksternal dan printer. eksternal
2.
Daftar Induk Dokumen Daftar induk
Internal dokumen
internal
3. Menetapkan nomor Dokumen, ATK, 3 jam Daftar induk
pengendalian dokumen : komputer, dokumen
Identifikasi dan printer. eksternal,
Penomoran Daftar induk
a. Penomoran Prosedur dokumen
UPT_PERPUS/XX/01 internal,
Keterangan : Daftar induk
UPT : Unit rekaman
pelaksana teknis
 PERPUS :
UPT Laboratorium
terpadu dan sentra
informasi teknologi
XX :
Bagian/Divisi
01 : Nomor
Urut PM

Kode Bagian/Divisi:
WMM: Wakil Manajemen
Mutu
TU : Kasubbag. TU
xxx: ....

b. Penomoran Instruksi
Kerja
IK_PERPUS/XX/01 :
Keterangan :
IK : Instruksi
Kerja
XX : Bagian/Divisi
01 : Nomor Urut IK

Kode Bagian/Divisi:
WMM: Wakil Manajemen
Mutu
TU : Kasubbag. TU
xxx: ....

c. Penomoran
Formulir PM:
F-PM-LTSIT-XX-01
 Keterangan :
F : Form
PM : Prosedur
zmutu
XX : Bagian/Divisi
01 : Nomor Urut
PM/IK

Kode Bagian/Divisi:
WMM: Wakil Manajemen
Mutu
TU : Kasubbag. TU
xxx: ....

d. Penomoran
Formulir IK:
F-IK-LTSIT-XX-01
Keterangan :
F : Form
IK : Instruksu
Kerja
XX : Bagian/Divisi
01 : Nomor Urut
PM/IK

Kode Bagian/Divisi:
WMM: Wakil Manajemen
Mutu
TU : Kasubbag. TU
xxx: ....
B. Perubahan
dokumen/rekaman
4. Dokumen, ATK, 2 menit Usulan
Menerima usulan
komputer, perubahan
perubahan dokumen
printer. dokumen
5. Melakukan revisi Dokumen, ATK, 1 hari Berita Acara
dokumen/rekaman , komputer, kerja Perubahan
mendistribusikan sesuai printer.
kebutuhan, menarik
dokumen yg direvisi
6. Dokumen, ATK, 1 hari Daftar induk
Melakukan revisi Daftar
komputer, kerja dokumen
Induk Dokumen Internal
printer. eksternal,
atau Daftar Induk
Daftar induk
Dokumen Eksternal sesuai
dokumen
perubahannya
internal
C. Penyimpanan dan
pemusnahan dokumen
7. Menyimpan dokumen Dokumen, ATK, 5 menit Dokumen
dengan media yang sesuai komputer,
(kertas, CD, Soft data, dll) printer, media
8. Melakukan pemeliharaan Dokumen 30 menit Jadwal
dokumen dengan pemeliharaan
membuat jadwal
pemeliharaan
9. Melakukan pemusnahan Dokumen, alat 30 menit Berita acara
dokumen mutu yang telah pemusnah
habis masa retensinya
sesuai petunjuk teknisnya
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PENGENDALIAN REKAMAN

UNIVERSITAS LAMPUNG
UPT PERPUSTAKAAN
Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp (0721)701609, 702673 Ext.808 Fax (0721) 702767
e-mail: perpus_unila@kpa.unila.ac.id
 UPT P£RpU¿ /WMM/02
1 Tanggal Pembuatan 26 Aprii 2016

UNIVERSE TAS LAMPU NG

UPT PERPUSTAKAAN
Ji .Ptof. Dr. Sumantn Brojonegoro No. 1 Bandar 1-ampung 35 l4S
Temp (0721l70l 609, 702673 Ext 808 tax (0721) 702767 M.T
e-mail: perpus urtileU pa.unila.ac.id 03 6199 t›02
hems SOP
Dibuat Oleh
W8kil Manajemen Mutu

NIP 19630414198703 ] 002

Persyaratan jSO 900\ 5\

2. Memahami ISO 900\ .
’em
Peringatan
Rekaman memiliki kode, masa simpan dan lokasi simpan
Pencatatan dan Pendataan
1. Berita acara pemusnahan arsip
2. Daftar Induk Rekaman
3. Daftar musnah arsip
4. Formulir peminjaman arsip
5. Jadwal cheklist pemeliharaan
6. Berita acara pemusnahan arsip
 PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN

Pelaksana Mutu Baku Ket.

No Kegiatan Staf, Ka. Persyaratan/
Kepala Waktu Output
Subbag Kelengkapan
Mengidentifikasi rekaman Rekaman/ 15 menit Daftar induk
/ catatan mutu yang catatan mutu, rekaman
1
menjadi tanggung jawab ATK.
di wilayah kerjanya.
Mengelompokkan Rekaman/ 15 menit Rekaman/
rekaman / catatan mutu. catatan mutu, catatan mutu
untuk menentukan lokasi ATK, komputer, dalam media
2
simpan, masa simpan dan simpan.
media simpan,
metode simpan (kertas,
CD, soft data, dll) printer
3 Membuat Daftar induk Rekaman/ 20 menit Daftar induk
Rekaman dengan catatan mutu, rekaman
menentukan lokasi ATK, komputer,
simpan, masa simpan, dan
media simpan,
metode penyimpanannya.
printer
Menyimpan rekaman Rekaman/ 5 menit Daftar induk
sesuai lokasi yang catatan mutu, rekaman
4 tercantum dalam Daftar ATK, komputer,
Induk Rekaman.
media simpan.
Melakukan pemeliharaan Daftar induk 30 menit Jadwal cheklist
dokumen sesuai dengan rekaman pemeliharaan
5
jadwal pemeliharaan yang
telah dibuat
Melakukan pemusnahan dokumen jika rekaman sudah melampaui masa simpan dan tempat sudah tidak memadai
Dokumen/sesuai
rekaman,
petunjuk
alat
Berita
pemusnah
teknisnya
30
Acara
menit
Pemusnaha

7 Melakukan peminjaman arsip Dokumen/ rekaman 10 menit Peminja

 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PENANGANAN KELUHAN PEMUSTAKA

UNIVERSITAS LAMPUNG
UPT PERPUSTAKAAN
Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp (0721)701609, 702673 Ext.808 Fax (0721) 702767
e-mail: perpus_unila@kpa.unila.ac.id
 UPT PERPUS
/6’MM/03 26 Ap
20l 6

hlVERSlTAfi LAMPUNG
UPT P¥',RPUSTAKAAN
Jl .Prof Dr. Sumantri Brojongoto No. I 8aridar Lampung ?5 145 Telp
(0721)701609, 702673 Ext.808 Fax (072 i) 702767
e-mai pcrpm_wt & Mpa an Ja,ec td 20. 6199 22002
Nama SOP Penaganao Ketoh
Dibuat O
Wakil b4anajemen Mum

So
NIP 196304141987031002

Pny*a 1. S1.
nISO9O0I 2. Slemahami ISO 9001 .

1. SOP Tet# Usaha, Penengaoan Keluhan Pemustaka. 1. ATK.

Peringatan Pencatatan dan Pendataan
1. Identifikasi keluhan pimpinan, dosen, karyawan, dan mahasiswa 1. Daftar keluhan Pemustaka
dilakukan setiap sebulan sekali, baik melalui kotak saran, email, 2. Rekaf keluhan Pemustaka
website, dan program aplikasi UPT. Perpustakaan . 3. Daftar hadir rapat keluhan Pemustaka
2. Laporan tentang keluhan pimpinan, dosen, karyawan, dan 4. Berita acara penangan keluhan
mahasiswa disampaikan kepada Kepala UPT. Perpustakaan 5. Laporan keluhan keluhan pemustaka
UNILA secara rutin setiap enam bulan sekali.
3. Prosedur penanganan keluhan pimpinan, dosen, karyawan, dan
mahasiswa, dilakukan melalui rapat rutin atau melalui kebijakan
Kepala UPT. Perpustakaan UNILA.
 PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN PEMUSTAKA

Pelaksana Baku Mutu Ket

No Uraian Prosedur Persyaratan / Waktu Output
Ka.Subbag TJMUPT Kepala
Kelengkapan
1. Menyediakan fasilitasi keluhan - Form keluhan 1 jam Form keluhan
Pemustaka Pemustaka Pemustaka
- Kotak saran Kotak saran

2. Menerima aduan/saran dari - Form keluhan 15 menit Form keluhan

Pemustaka/stake holder Pemustaka Pemustaka
- Surat, Pengaduan Surat, Pengaduan
Langsung, Media Langsung,
Sosial, Telepon Media Sosial,
Telepon

3. Menuliskan aduan/saran yang - ATK , 5 menit Buku Penanganan

diterima - Surat/form Keluhan
Penanganan
Keluhan
4. Melaporkan aduan/saran yang Buku Penanganan 15 menit Surat, Pengaduan
diterima kepada atasan untuk Keluhan Langsung, Media
ditindak lanjuti Sosial, Telepon,
ATK , Buku
Penanganan
Keluhan
5. Melakukan klarifikasi ke Informasi Aduan, 2 hari Hasil Klarifikasi
pelayanan terpadu/sumber Kendaraan roda 2, aduan / saran,
pengaduan telepon Buku Penanganan
Keluhan
 6. Menindak Lanjuti Aduan/saran Informasi Aduan, Sumber Data, Buku Penanganan
Tindak
2 hari Keluhan
Lanjut, Buku Penanganan Keluhan

Menginformasikan
7. hasil tindak lanjut aduan/saran Surat Pemberitahuan,
Surat Telepon
Pemberitahuan
30 menit Buku Penanganan Keluhan, Bukti Pengiriman

8. Mengarsipkan berkas pengaduan Surat Pengaduan, Buku PenangananSurat

Keluhan,
Pengaduan,
Surat
5 menit
Pemberitahuan
Buku Penanganan Keluhan, Surat Pemberitahuan
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PENGUKURAN KEPUASAN PEMUSTAKA

UNIVERSITAS LAMPUNG
UPT PERPUSTAKAAN
Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp (0721)701609, 702673 Ext.808 Fax (0721) 702767
e-mail: perpus_unila@kpa.unila.ac.id
 UPT PERPUS /WMM/07
26 April 2016

ektjf
Disehkeo Dteh

UNIV£RSITAS LAMPIJNG
UPT PERPfJ8TAKAAN
JI .Prof Dr. Sumanoi Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 3Sl45
Telp
t072 I 170\ 609, 702673 Ext.808 Fax t072 \) 702767 720 1619
e-man pe@us_wu ape i la.ac.i

Dipctiksa Olck :
Manajemen M

NIP 196304141987031002

Persyareia« ISO 900t

Memahami ISO 900l
3. Pemah mengikuti pelatihan.

1. ATK,
2. Kompaier.
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
1. Layanan yang diberikan UPT. Perpus UNILA adalah layanan 1. Kuesioner kepuasan pemustaka
teknologi informasi dan komunikasi seperti layanan reset pasword 2. Rekapitulasi nilai hasil kuisioner
SSO, BKD, dan Email, perbaikan data BKD, perbaikan data 3. Hasil pengukuran
registrasi mahasiswa baru, pelatihan sistem informasi, pembuatan 4. Tindakan perbaikan
dan pengembangan sistem informasi, dan layanan gangguan
jaringan komputer.
2. Pengukuran kepuasan pemustaka dilakukan dua kali dalam setahun
dengan mempergunakan program aplikasi secara online
3. Subyek atau responden adalah pimpinan, dosen, staf, mahasiswa,
dan calon mahasiswa baru Universitas Lampung
4. Jumlah subyek atau responden dalam satu periode pengukuran
minimal sebanyak 100% dari jumlah pemustaka yang sudah
mengisi kuisioner online.
 PROSEDUR PENGUKURAN KEPUASAN PEMUSTAKA

Pelaksana Baku Mutu Ket

No Uraian Prosedur Ka.Subbag, Persyaratan /

Operator Waktu Output
TJMUPT Kelengkapan

A. Instrumen Pengukuran
1. Membuat atau meninjau ATK, Komputer, 30 menit
dimensi terkait mutu Printer
Kuesioner
pelayanan serta identifikasi
jenis pelayanan
2. Menyusun pertanyaan yang ATK, Komputer 30 menit
berkaitan dengan dimensi Kuesioner
pelayanan yang terkait
3. Menetapkan kuesioner ATK, Komputer 20 menit
pengukuran kepuasan Kuesioner
pemustaka
B.
Pelaksanaan pengukuran
kepuasan pemustaka
4. Meminta pemustaka untuk Kuisioner 3 hari kerja
mengisi kuisioner pada Kuesioner
program aplikasi
5. Mengidentifikasi jenis Kuisioner, ATK, 3 jam
pelayanan yang telah komputer Kuesioner
diterima oleh pemustaka
C. Analisa Data
6. Membuat rekap nilai Kuisioner, ATK, 3 jam Rekapitulasi nilai
sesuai data pilihan di komputer hasil kuisioner
kuesioner yang telah diisi oleh
pemustaka pada program
aplikasi aresponden
7. Melakukan pengolahan Kuisioner, ATK, 2 jam Rekapitulasi nilai
data hasil pengisian komputer hasil kuisioner
kuesioner
8. Menghitung prosentase hasil Kuisioner, ATK, 10 menit Rekapitulasi nilai
pengolahan data komputer hasil kuisioner
9. Mengidentifikasi % item Kuisioner, ATK, 10 menit Rekapitulasi nilai
dengan nilai terendah komputer hasil kuisioner
D. Tindakan Perbaikan dan
Pencegahan
10. Menyampaikan dalam rapat Kuisioner 1 jam
Hasil pengkuran
tinjauan manajemen atau
dan tindakan
rapat koordinasi, perihal
perbaikan
hasil analisa pengolahan data
11. Menyampaikan tindakan Hasil pengkuran ~
Hasil pengukuran
perbaikan dan pencegahan dan tindakan
dan tindakan
terkait dimensi pelayanan perbaikan
perbaikan
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
AUDIT MUTU INTERNAL

UNIVERSITAS LAMPUNG
UPT PERPUSTAKAAN
Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp (0721)701609, 702673 Ext.808 Fax (0721) 702767
e-mail: perpus_unila@kpa.unila.ac.id
 UPT PERPUS /WMivt/08
Tanggal Pembuatan 26 App 016
Tanggal Revisi

UNL VERSITAS LA MPUNG

IPF PERBUSTAKAA^•
JI .Prof Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35I45
Trip
(072 t)70T 6D9, 702673 Exi.808 Fex (072 ! j 702767 '. 1972031 19990
c- : psrpus unila,6kpe.uoiI&ac.id
Na s SOP Audit Mutu Intern
Dibuai Oleh :
1M n Mutu

4rlos0 Nos
htP } 9630414 198703 1002

Persyara n ISO 900\ 1. 51.

Memahami ISO 9001.
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
1. Audit Mutu Internal dilaksanakan minimal satu kali dalam setahun 1. Jadwal Audit
2. Tim Audit Mutu Internal bisa ditunjuk setiap periode pelaksanaan 2. Suat usulan penerbitan surat tugas audit intern
audit mutu internal, dan diketuai oleh seorang Lead Auditor 3. Surat Tugas tim audit internal
3. Auditor tidak boleh mengaudit areanya sendiri 4. Daftar hadir pembekalan tim audit internal
5. Instrumen audit internal
6. Daftar hadir audit internal
7. Berita acara audit internal
8. Laporan hasil audit internal
9. Permintaan tindakan perbaikan
 PROSEDUR AUDIT MUTU INTERNAL

Pelaksana Baku Mutu Ket

No Aktifitas WMM Persyaratan/ Waktu Output
Kepala TJMD Auditor Auditee
Kelengkapan
A Penetapan Tim Auditor Mutu Internal
1. Melakukan evaluasi/ Draft SK Tim 1 jam
Draft SK Tim
pemilihan tim sesuai Audit Mutu
Audit Mutu
kompetensi yang Internal
Internal
ditetapkan
2. Menetapkan Tim Audit Draft SK Tim 30 menit
SK Tim Audit
Mutu Internal melalui Audit Mutu
Mutu Internal
Surat Keputusan Internal
3. Memberikan Panduan AMI 2 jam
pembekalan Tim AMI Daftar Hadir

B Program Audit Mutu Internal dan Persiapan Pelaksanaan Audit

1. Menyusun program - - Jadwal Audit 1 jam - Jadwal
audit mutu internal mutu internal Audit mutu
termasuk Jadwal Audit - Daftar team internal
auditor - Daftar team
auditor
2. Mengesahkan Jadwal Jadwal audit 15 menit Jadwal audit
Audit mutu internal mutu internal
3. Mendistribusikan jadwal Jadwal audit 15 menit Jadwal audit
audit kepada seksi yang mutu internal mutu internal
akan diaudit
 Pelaksana Baku Mutu Ket
No Aktifitas WMM Persyaratan/ Waktu Output
Kepala TJMD Auditor Auditee
Kelengkapan

4. Mempersiapkan SOP 5 hari Daftar periksa

instrumen Audit Internal Panduan AMI audit
meliputi daftar
pertanyaan dan laporan
ketidaksesuaian,
permintaan tindakan
perbaikan dan
pencegahan
5. Mempelajari kriteria Kebijakan, 1 hari Kebijakan,
audit (kebijakan, prosedur/ prosedur/
prosedur/Intruksi Kerja Intruksi Kerja Intruksi Kerja
dan perundang- dan perundang- dan
undangan) dan mencatat undangan perundang-
dalam daftar periksa undangan

C Pelaksanaan
1. Memimpin pelaksanaan Agenda AMI 15” Daftar Hadir
opening meeting AMI

2. Melaksanaan Audit Daftar periksa 2 hari Daftar periksa

Internal sesuai dengan audit internal audit internal
jadwal yang telah
disepakati
 Pelaksana Baku Mutu Ket
No Aktifitas WMM Persyaratan/ Waktu Output
Kepala TJMD Auditor Auditee
Kelengkapan

3. Rapat pembahasan Temuan AMI 1 jam Temuan AMI

temuan AMI
4. Membuat Permintaan PTPP/CAR 2 jam PTPP/CAR
Tindakan Perbaikan dan
Pencegahan/ Corrective
Action Request
(PTPP/CAR)
5. Membuat laporan Log Status 1 jam Log Status
ketidaksesuaian dan
pencatatan dalam Log
Status
6. Memimpin pelaksanaan Log Status 1 jam Log Status
cloosing meeting AMI
Menyerahkan PTPP/CAR PTPP/CAR 15 menit PTPP/CAR
7. kepada auditee

D Tindak lanjut temuan AMI

1. Menerima PTPP/CAR PTPP/CAR 5 menit PTPP/CAR
dari Lead auditor
pencegahan
2. Mencari akar masalah PTPP/CAR 5 hari PTPP/CAR
dan melakukan perbaikan
dan pencegahan
 Pelaksana Baku Mutu Ket
No Aktifitas WMM Persyaratan/ Waktu Output
Kepala TJMD Auditor Auditee
Kelengkapan

3. Memverifikasi tindakan PTPP/CAR 2 jam PTPP/CAR

perbaikan dan
pencegahan yang
dilakukan oleh auditee
4. Menandatangani form PTPP/CAR 15 menit PTPP/CAR
PTPP sebagai persetujuan
perbaikan jika perbaikan
dan pencegahan yang
dilakukan telah benar
5. Menyerahkan PTPP yang PTPP/CAR 15 menit PTPP/CAR
sudah diisi dan
diverifikasi kepada Lead
auditor
6. Menyusun Laporan Audit Jadwal, Surat 2 jam Laporan Audit
yang dilampiri dengan tugas tim Mutu Internal
jadwal, Surat tugas tim internal
internal auditor, rekap auditor, rekap
temuan audit, temuan audit,
PTPP/CAR, checklist PTPP/CAR,
audit, daftar hadir checklist audit,
daftar hadir
Komputer
Printer
ATK
 Pelaksana Baku Mutu Ket
No Aktifitas WMM Persyaratan/ Waktu Output
Kepala TJMD Auditor Auditee
Kelengkapan

7 Menerima laporan, Laporan Audit 5 menit Laporan Audit

memeriksa dan Mutu Internal Mutu Internal
menandatangani tindak
lanjut (perbaikan) temuan
audit
12. Menyimpan laporan audit Laporan Audit 5 menit Laporan Audit
mutu internal i Mutu Internal Mutu Internal
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI

UNIVERSITAS LAMPUNG
UPT PERPUSTAKAAN
Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp (0721)701609, 702673 Ext.808 Fax (0721) 702767
e-mail: perpus_unila@kpa.unila.ac.id
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
Dan dapat ditambahkan risiko yang terjadi jika salah satu point 1. Form Permintaan Tindakan Perbaikan
kegiatan dalam SOP ini tidak berjalan dengan sebagaimana mestinya 2. Form Berita Acara Verivikasi
3. Form Berita Acara Tindakan Perbaikan
 PROSEDUR PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI

Pelaksana Baku Mutu Ket

No Uraian Prosedur Persyaratan / Waktu Output
TJMUPT WMM
Kelengkapan
A. Identifikasi ketidaksesuaian
1. Mengidentifikasi Dokumen, ATK, 15 menit Permintaan
ketidaksesuaian proses, data, komputer tindakan
masukan atau keluaran perbaikan
2. Mengklarifikasi dengan pihak Dokumen 10 menit Berita Acara
terkait dan mengelompokkan Verifikasi
sesuai jenisnya
3. Mencatat ketidaksesuaian pada Dokumen 10 menit Berita Acara
laporan ketidaksesuaian Verifikasi
B.
Identifikasi akar
permasalahan
4. Menganalisa akar Dokumen 20 menit Berita Acara
permasalahan yang bersumber Verifikasi
dari proses, orang, metode
atau pihak eksternal
5. Menetapkan akar Dokumen 10 menit Berita Acara
permasalahan Verifikasi
C. Tindakan perbaikan dan
verifikasi
6. Mengkoordinasikan tindakan Dokumen 10 menit Berita Acara
perbaikan yang akan Tindakan
dilaksanakan kepada pihak Perbaikan
yang ditunjuk/terkait dan
waktu penyelesaian
7. Melakukan verifikasi Dokumen 20 menit Berita Acara
efektifitas tindakan perbaikan Tindakan
yang dilakukan Perbaikan
8. Mengkonfirmasikan efektifitas Dokumen 10 menit Berita Acara
hasil tindakan perbaikan Tindakan
Perbaikan
9. Menyepakati kembali tindakan Dokumen 10 menit Berita Acara
perbaikan dan batas waktu Tindakan
penyelesaiannya Perbaikan
10. Mencatat status penyelesaian Dokumen 10 menit Log Book
ketidaksesuaian dalam Log
Book
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
TINDAKAN KOREKSI

UNIVERSITAS LAMPUNG
UPT PERPUSTAKAAN
Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp (0721)701609, 702673 Ext.808 Fax (0721) 702767
e-mail: perpus_unila@kpa.unila.ac.id
 Nomor SOP tJPT... PEReUS '\VMM/05
’anggal 26 April 2016
T8ttgg6l
Revisi
Tañ T Efek\
Disahkan Oleh

Dr. Sur»ans Brojonegoro No. Bandor Lampurig JS

(072 I )70l 609, 702673 Ext.ft08 F«x \O72 I )
702767
e-mail: pergus unilagkps.unilzac.id
Nama SOP

NIP 19630414 1987.031002

.Memaksmi ITU 900a

3. Pemah mengik uti pelatihan

Dan dapat dilainbahkan risiko yang terjadi jika selah satu 1. ATK.
point key atan da am SOP tidaL bera an dengan sebaga 2. Komputer,
mans
Printer.
 Pencatatan dan Pendataan
1. Form daftar laporan ketidaksesuaian
2. Form klarifikasi dan rencana tindakan koreksi dan
pencegahan
 PROSEDUR PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI

Pelaksana Baku Mutu Ket

No Uraian Prosedur Persyaratan / Waktu Output
TJMUPT WMM
Kelengkapan
A. Identifikasi ketidaksesuaian
1. Mengidentifikasi Dokumen, ATK, 15 menit Permintaan
ketidaksesuaian proses, data, komputer tindakan
masukan atau keluaran perbaikan
2. Mengklarifikasi dengan pihak Dokumen 10 menit Berita Acara
terkait dan mengelompokkan Verifikasi
sesuai jenisnya
3. Mencatat ketidaksesuaian pada Dokumen 10 menit Berita Acara
laporan ketidaksesuaian Verifikasi
B.
Identifikasi akar
permasalahan
4. Menganalisa akar Dokumen 20 menit Berita Acara
permasalahan yang bersumber Verifikasi
dari proses, orang, metode
atau pihak eksternal
5. Menetapkan akar Dokumen 10 menit Berita Acara
permasalahan Verifikasi
C. Tindakan perbaikan dan
verifikasi
6. Mengkoordinasikan tindakan Dokumen 10 menit Berita Acara
perbaikan yang akan Tindakan
dilaksanakan kepada pihak Perbaikan
yang ditunjuk/terkait dan
waktu penyelesaian
7. Melakukan verifikasi Dokumen 20 menit Berita Acara
efektifitas tindakan perbaikan Tindakan
yang dilakukan Perbaikan
8. Mengkonfirmasikan efektifitas Dokumen 10 menit Berita Acara
hasil tindakan perbaikan Tindakan
Perbaikan
9. Menyepakati kembali tindakan Dokumen 10 menit Berita Acara
perbaikan dan batas waktu Tindakan
penyelesaiannya Perbaikan
10. Mencatat status penyelesaian Dokumen 10 menit Log Book
ketidaksesuaian dalam Log
Book
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
TINJAUAN MANAJEMEN

UNIVERSITAS LAMPUNG
UPT PERPUSTAKAAN
Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp (0721)701609, 702673 Ext.808 Fax (0721) 702767
e-mail: perpus_unila@kpa.unila.ac.id
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
Dan dapat ditambahkan risiko yang terjadi jika salah satu point 1. Surat undangan tinjauan manajemen
kegiatan dalam SOP ini tidak berjalan dengan sebagaimana mestinya 2. Daftar hadir rapat tinjauan manaemen
3. Notulen hasil rapat tinjauan manajemen
 PROSEDUR TINJAUAN MANAJEMEN

Pelaksana Baku Mutu Ket

No Uraian Prosedur Ka.subbag Persyaratan / Waktu Output
WMM Kepala
, TJMUPT Kelengkapan
A. Perencanaan dan
Administrasi
1. Membuat perencanaan ATK, komputer, 10 menit
Laporan
kegiatan rapat tinjauan printer
AMI
manajemen
2. Menetapkan undangan, Agenda rapat 20 menit Undangan
agenda, tempat rapat tinjauan sesuai dengan Rapat
manajemen agenda evaluasi
pencapaian
sasaran mutu,
kepuasan
pelanggan,
penanganan
keluhan
pelanggan,
tindakan
perbaikan &
pencegahan,
temuan audit
mutu internal,
kebijakan

3. Mengirimkan undangan rapat Undangan Rapat 15 menit Buku

tinjauan manajemen Ekspedisi
4. Identifikasi data-data terkait Data, ATK, 20 menit
Laporan
agenda rapat tinjauan Komputer
AMI
manajemen
5. Menyiapkan daftar hadir rapat ATK, komputer, 5 menit
Daftar hadir
tinjauan manajemen printer
B. Pelaksanaan tinjauan
manajemen
6. Membuka rapat tinjauan Dokumen 10 menit Notulen hasil
manajemen rapat
7. Membahas agenda rapat Dokumen 1 jam Notulen hasil
bersama peserta rapat rapat
8. Menetapkan tindakan Dokumen 1 jam Notulen hasil
perbaikan/pencegahan yang rapat
relevan dengan agenda yang
tidak tercapai targetnya

C. Notulensi Rapat Tinjauan

Manajemen
9. Mencatat bahasan agenda dan Dokumen 1 jam Notulen hasil
keputusan tindakan perbaikan rapat
dalam notulensi
10. Notulensi ditandatangani oleh Notulensi, ATK 2 menit Notulen hasil
Kepala UPT. Perpustakaan rapat
yang meliputi :
evaluasi pencapaian sasaran
mutu, kepuasan pelanggan,
penanganan keluhan
pelanggan, tindakan perbaikan
& pencegahan, temuan audit
mutu internal, kebijakan dan
saran-saran perbaikan
11. Distribusi notulen rapat Notulensi, ATK 10 menit Notulen hasil
tinjauan manajemen rapat