PEMBELIAN BAHAN DAN BIAYA

A. PENGERTIAN BIAYA

Biaya (expense) adalah harga perolehan yang dikorbankan atau digunakan dalam
rangka memperoleh penghasilan (revenues) dan akan dipakai sebagai pengurang penghasilan.
Sedangkan harga pokok (cost) adalah jumlah yang dapat diukur dalam satuan uang dalam
bentuk kas yang dibayarkan atau nilai aktiva lainnya yang diserahkan/dikorbankan atau nilai
jasa yang diserahkan/dikorbankan atau hutang yang timbul atau tambahan modal, dalam
rangka kepemilikan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan baik pada masa lalu maupun
masa yang akan datang.

Pengendalian merupakan proses untuk memeriksa kembali, menilai dan selalu

memonitor laporan-laporan apakah pelaksanaannya tidak menyimpang dari tujuan yang
sudah ditentukan. Jadi dapat dikatakan bahwa pengendalian biaya adalah proses untuk
memeriksa kembali, menilai dan selalu memonitor laporan atas jumlah yang dapat diukur
dalam satuan uang dalam rangka pemilikan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan baik
pada masa lalu maupun masa yang akan datang.

B. PENGENDALIAN BIAYA

Proses pengendalian biaya mempunyai tujuan untuk meningkatkan efisiensi operasi

perusahaan. Pengendalian biaya dapat dilihat dari dua sisi, yaitu:

1. Aliran Biaya
Jika dilihat dari aliran biaya, maka proses pengendalian biaya dari produk yang akan
dijual, diperoleh dari proses pengadaan bahan dan proses pengolahan bahan mentah
menjadi barang yang siap dijual, dengan aliran biaya produksi sebagai berikut:
a. Pencatatan biaya sebagai pembelian bahan baku dalam persediaan bahan baku.
b. Pengolahan bahan baku dan dikombinasikan dengan biaya tenaga kerja langsung
serta bahan penolong, menjadi barang dalam proses.
c. Merubah barang dalam proses menjadi barang yang siap dijual.
 - Unexpired product cost merupakan biaya yang dikeluarkan sampai bahan baku
menjadi bahan jadi, selama belum terjual maka belum merupakan biaya tapi
merupakan aktiva.
- Expired cost, setelah barang tersebut dijual atau sering disebut juga dengan
harga pokok penjualan makanan dan minuman (cost of food and beverage sold).
2. Aliran Dokumen
Dokumen dalam suatu perusahaan dipakai sebagai alat komunikasi antar bagian dan
sebagai bukti transaksi yang mendukung dalam penyiapan laporan biaya (cost report):
a. Aliran dokumen pengadaan bahan/barang
Untuk melakukan aktivitas harian, hotel memerlukan persediaan barang maupun
bahan untuk melancarkan aktivitas hariannya. Barang atau bahan yang diperlukan
biasanya digunakan untuk kepentingan room, POMEC maupun penyediaan food &
beverage.
b. Aliran dokumen pengambilan bahan untuk operasional hotel
Setelah barang tersedia di general store maupun di daily store, barang akan
dikeluarkan sesuai permintaan dari masing-masing departemen yang ada di hotel.

C. PEMBELIAN PERSEDIAN

Persedian barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan
barang-barang lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk
membantu kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan (inventory) sangat
tergantung pada fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar dan tingkat perputaran persediaan.

Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya bagi ketahanan dan

keawetan barang tersebut, (terutama untuk barang dairy product) sehingga beberapa hal yang
perlu diperhatikan dalam proses penyimpanan adalah:

- temperatur ruangan
- kebersihan dan kerapian penyusunan barang
- metode penyimpanan barang
- sistem ventilasi
Ada beberapa tujuan diadakannya persedian di hotel, antara lain:

- menjaga kontinuitas usaha

- mencegah over investment dan barang yang busuk/rusak
- menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan
- membuat perencanaan pembelian yang optimal
- menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang
- mencegah slow moving item

Barang-barang yang tahan lama seperti material supplies, disimpan di General Store,
sedangkan barang-barang yang mudah rusak dan minuman di simpan di Daily Store.

Berkaitan dengan transaksi pembelian barang untuk keperluan operasional hotel,

pencatatannya bisa dilakukan dengan menggunakan metode phisik atau metode perpetual,
sebagian besar menggunakan metode perpetual dalam pencatatan persediaannya sebagai
berikut:

11101 Inventory Food xxx

20101 Trade Creditor xxx

D. BAGIAN YANG TERLIBAT

Bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah:

1. Departemen yang memerlukan barang

2. Gudang (general store/storeroom)
3. Pembelian (purchasing)
4. Penerimaan (receiving)
5. Cost control
6. Account payable (hutang usaha)

E. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

1. Purchase Requisition (PR), formulir yang mencatat pembelian barang yang biasanya
disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar persediaan minimum.
2. Purchase Order (PO), formulir yang mencatat pemesanan barang untuk kebutuhan
operasional hotel.
3. Memorandum Invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier
sebagai tanda bukti bahwa barang tersebut sudah diterima dengan baik.
4. Daily Receiving Report (DRR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk
kebutuhan operasional hotel.
5. Quotation Analysis Price, merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan dibeli
yang digunakan sebagai pembanding.
6. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk,
barang keluar serta sisa barang.
7. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan,
barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol
oleh cost control.

F. PROSEDUR PEMBELIAN PERSEDIAAN

1. PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan tidak
tersedia di gudang, atau PR bisa juga dibuat oleh bagian gudang jika barang yang
tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya dibuat
dalam 3 rangkap yang kemudian didistribusikan pada:
- cost control, sebagai alat kontrol
- purchasing, sebagai dasar membuat PO
- gudang atau departemen yang memerlukan
2. Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuatkan PO di mana harus
mendapatkan persetujuan dari Accounting Department Head dan General Manajer, dan
didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya dibuat dalam 5 rangkap
yang didistribusikan pada:
- supplier yang ditunjuk
- cost control, sebagai kontrol
- gudang, sebagai informasi pembelian
- account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang
- purchasing, sebagai arsip
3. Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah barang
siap dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.
4. Penerimaan barang di hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah barang
yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan memintakan persetujuan
(approval) dari:
- bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya
- cost control untuk persetujuan harga
- bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang
MI pada umumya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada yang
membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:
- cost control, sebagai kontrol
- gudang, sebagai informasi
- purchasing, sebagai arsip
- account payable, sebagai dasar mencatat hutang
- supplier, sebagai pendukung penagihan
5. Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian menyimpan
barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI.
6. Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian
tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha.
7. MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian
penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report.

G. LAPORAN YANG DIHASILKAN

Daily receveing report, yang dihasilkan oleh bagian penerimaan barang (receiving), di
mana menjelaskan tentang penerimaan barang harian.
Referensi:

Widanaputra, A.A G.P; Suprasto, herkulanus Bambang; Aryanto, Dodik; Sari, MM. Ratna.
2009. “Akuntansi Perhotelan (Pendekatan Sistem Informasi), Yogyakarta: Graha Ilmu.