RESUME MATERI BAB 3

SISTEM TEKNIK DOKUMENTASI

Oleh:

Ni Putu Regita Anggraeni Kesuma

119211239

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

JURUSAN AKUNTANSI

UNDIKNAS

2020
 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dokumentasi adalah sebuah cara yang dilakukan untuk menyediakan dokumen-
dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat dari pencatatan sumber-sumber
informasi khusus dari karangan atau tulisan, wasiat, buku, undang-undang, dan
sebagainya. Sedangkan, Sistem teknik dokumentasi adalah suatu penjelasan mengenai
cara sistem bekerja, pengolahan data, penyimpanan data, output informasi, dan sistem
pengendalian. (Callista.2018)
Beberapa alat yang populer untuk mendokumentasikan sebuah sistem adalah
diagram, bagan alir, tabel, dan bentuk grafis lainnya untuk mewakili informasi. Alat-alat
tersebut kemudian dilengkapi dengan deskripsi naratif sistem, yaitu penjelasan per tahap
mengenai komponen dan interaksi sistem. Alat dokumentasi memiliki peran penting
dalam beberapa tahap yaitu:
1. Dapat membaca dokumen untuk menetapkan bagaimana sistem tersebut bekerja.
2. Untuk mengevaluasi dokumen sistem pengendalian internal, agar dapat
mengidentifikasi kekuatan dan kelemahannya, serta mengusulkan perbaikan.
3. Keahlian paling banyak diperlukan untuk mempersiapkan dokumentasi. (Indah,
dkk. 2017)

1.2 Rumusan Masalah

Adapun masalah yang dibahas pada resume ini, yaitu:
1. Apakah yang dimaksud dengan sistem teknik?
2. Apa saja jenis-jenis teknik mendokumentasikan sistem informasi?
3. Apa saja petunjuk yang dilakukan untuk menggambarkan diagram alir?
1.3 Tujuan
Adapun tujuan dibuatnya resume ini, yaitu:
1. Untuk menjelaskan pengertian dari sistem teknik.
2. Untuk menjelaskan jenis-jenis dari teknik mendokumentasikan sistem informasi.
3. Untuk menjelaskan petunjuk yang dilakukan untuk menggambarkan diagram alir.
 BAB 2

ISI

2.1 Pengertian Sistem Teknik

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang,
dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem
penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personal sistem dalam
pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang
melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara
ekstern sebagai seorang konsultan.
Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan:
1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna
sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun
programer. 
2. Untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun
pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi
sistem adalah analis sistem (pada saat si analis sedang mengevaluasi sistem lama
yang sudah berjalan) dan auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal).
3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka yang sedang mempelajari prosedur
dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan
karyawan baru. (Rizky, dkk. 2019)

2.1.1. Penggunaan Teknik Sistem

1. Penggunaan Teknik-Teknik Sistem dalam Auditing
 Evaluasi Struktur Pengendalian Intern
Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya
memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-
dokumen.
Teknik yang digunakan antara lain adalah flowchart analisis,
 flowchart dokumen, bagan distribusi formulir, kuesioner dan
metode matriks.
 Pengujian ketaatan
Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan eksistensi,
menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi
pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi. Teknik yang
biasa digunakan adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD,
pencabangan dan tabel keputusan.
 Kertas kerja
Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan
menganalisis isi kertas kerja, seperti diagram aliran data, bagan
HIPO, bagan arus program, tabel pencabangan dan keputusan, dan
metode matrik dapat muncul dalam kertas kerja.
2. Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem
 Analisis Sistem
 Desain Sistem
 Implementasi Sistem

2.2 Jenis-Jenis Teknik Mendokumentasi Sistem Informasi

Jenis-jenis teknik mendokumentasikan sistem informasi, antara lain:
1. Diagram Arus Data
Teknik ini digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang digunakan sekarang
dan untuk merencanakan serta mendesain sistem yang baru.
2. Bagan Alir (Flowchart)
Teknik analitis yang menggunakan seperangkat simbol standar untuk menjelaskan
gambar beberapa aspek SI secara jelas, tepat, dan logis.
a. Simbol-Simbol Bagan Alir
a) Bentuk simbol menunjukkan dan menguraikan kegiatan yang
dilaksanakan, menunjukkan input, output, pemrosesan dan media
penyimpanan.
b) Simbol dikelompokkan menjadi 4 kelompok, yaitu :
  Input atau output merupakan simbol yang menggambarkan
alat atau media yang memberikan input kepada atau
merekam output dari kegiatan pengolahan data.
 Processing merupakan simbol yang menunjukkan jenis alat
yang digunakan untuk mengolah data.
 Storage merupakan simbol yang menggambarkan alat yang
digunakan untuk menyimpan data yang saat ini tidak
dipakai oleh sistem.
 Lain-lain merupakan simbol yang menunjukkan arus data
dan barang.
b. Jenis-Jenis Bagan Alir
1) Bagan Alir Dokumen
Bagan yang menggambarkan aliran dokumen dan informasi
antararea pertanggungjawaban didalam sebuah organisasi.
Menelusur sebuah dokumen dari asalnya sampai tujuannya.
Bermanfaat untuk menganalisa kecukupan prosedur pengawasan
sebuah sistem seperti, internal checks dan dan pemisahan fungsi
dapat mengungkap kelemahan/inefisiensi sistem. Contohnya:
komunikasi tidak memadai.
2) Bagan Alir Sistem
Menggambarkan hubungan antara input, pemrosesan, dan output
sebuah sistem informasi akuntansi. Merupakan salah satu alat
penting untuk menganalisis, mendesain, dan mengevaluasi sebuah
sistem. Secara universal dipakai dalam sistem kerja dan sarana
komunikasi yang efektif diantara para pekerja.
3) Bagan Alir Program
Menjelaskan urutan logika pemrosesan data oleh komputer dalam
menjalankan sebuah program. Menguraikan secara rinci bagaimana
proses komputer dilakukan dengan menguraikan logika program
komputer atau modul.
4) Bagan Konfigurasi Komputer
 Bagan yang digunakan untuk menggambarkan konfigurasi perangkat
keras sistem komputer. Bagan ini akan bermanfaat untuk merancang
konfigurasi atau komponen perangkat keras yang direkomendasikan
dan akan digunakan oleh perusahaan.
5) Bagan Struktur
Menggambarkan hubungan antar modul dalam sebuah program
komputer. Dengan pendekatan ini, program komputer yang besar
dan kompleks dipecah menjadi kecil sampai tidak dapat dipecah lagi.
Setelah selesai, modul digabung satu sama lain dan membentuk satu
kesatuan program yang besar dan kompleks. Manfaatnya adalah
dapat digunakan untuk pembuatan program menjadi lebih sederhana,
cepat, dan akurat.
3. Tabel Keputusan
Membantu meringkas hasil akhir dari sebuah proses pembuatan keputusan
berjenjang dan kompleks. Tabel keputusan biasanya digunakan bersama-sama
dengan flowchart untuk membantu mendesain dan menuliskan program
komputer.
a. Keunggulan Tabel Keputusan
 Tabel ini secara jelas menunjukkan seluruh kemungkinan hubungan
logis antardata input.
 Mampu menangani lebih banyak alternatif.
b. Kelemahan Tabel Keputusan
 Tidak menggambarkan urutan pembuatan keputusan.
 Tidak merefleksikan urutan kegiatan dalam sebuah program.
4. Bagan Manajemen Proyek
Penilaian terhadap keberhasilan proyek penyusunan sistem informasi didasarkan
pada apakah proyek tersebut diterapkan tepat waktu dan sesuai dengan anggaran
atau tidak. Alat manajemen proyek yang membantu dalam penyelesaian proyek
adalah gantt chart dan diagram jaringan.

2.3 Petunjuk Menggambarkan Diagram Alir

Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) didalam
program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat
bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Pada saat akan menggambar suatu bagan alir,
analis sistem atau pemrogam dapat mengikuti pedoman-pedoman yang telah ditetapkan.
Terdapat 5 macam bagan alir, yaitu:
1. Systems Flowchart
Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan arus
pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari
prosedur yang ada didalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang
dikerjakan disistem. Bagan alir sistem digambar dengan menggunakan simbol-
simbol yang tampak sebagai berikut ini:

2. Document Flowchart
Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir
(form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang
menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
Bagan alir dokumen ini menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang
digunakan di dalam bagan alir sistem.
3. Schematic Flowchart
Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip
dengan bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur didalam sistem.
Perbedaannya adalah bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol
bagan alir sistem juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan
lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar-gambar ini adalah untuk
memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbol-
simbol bagan alir. Penggunaan gambar-gambar ini memudahkan untuk dipahami,
tetapi sulit dan lama menggambarnya.
4. Program Flowchart
Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan
secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari
derivikasi bagan alir sistem. Bagan alir program dibuat dengan menggunakan
simbol-simbol. Bagan alir program dapat terdiri dari 2 macam, yaitu bagan alir
logika program (program logic flowchart) dan bagan alir program komputer
terinci (detailed computer program flowchart). Bagan alir logika program
digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah didalam program komputer
secara logika. Bagan alir logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem.
5. Pocess Flowchart
Bagan alir proses (process flowchart) merupakan bagan alir yang banyak
digunakan diteknik industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analis sistem untuk
menggambarkan proses dalam suatu prosedur. Bagan alir proses mcnggunakan
lima buah simbol tersendiri. Bagan alir proses selain dapat menunjukkan kegiatan
dan simpanan yang digunakan dalam suatu prosedur dapat juga menunjukkan
jarak kegiatan yang satu dengan yang lainnya serta waktu yang diperlukan oleh
suatu kegiatan.
 BAB 3

PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Sistem teknik dokumentasi adalah suatu penjelasan mengenai cara sistem bekerja,
pengolahan data, penyimpanan data, output informasi, dan sistem pengendalian. Teknik
sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam
pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang
melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara
ektern sebagai seorang konsultan. Teknik-teknik sistem adalah alat-alat yang digunakan
dalam menganalisis, merancang dan mendokumentasikan sistem dan hubungan antara
subsistem yamg berkaitan. Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang
menunjukkan alir (flow) didalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir
digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.