DAUR HIDUP ARSIP

Oleh: SAMBAS ALI MUHIDIN

“The record life cycle is the life span of a record as expressed in the five phases of creation,
distribution, use , maintenance , and final disposition.”
Read and Ginn(2019:19)

M anajemen arsip pada hakekatnya adalah sebuah totalitas kegiatan sebagai suatu
system. Sebagai suatu system manajemen arsip terdiri atas unsur-unsur yang satu
sama lain saling berkaitan sehingga membentuk daur hidup arsip (life cycle of
record).Read and Ginn(2010:19) mengungkapkan : “Siklus hidup arsip adalah masa hidup
arsip , yang meliputi lma fase, yaitu penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan
disposisi akhir”.

Creation Distribution Use

Disposition Maintenance

Sumber: Read and Ginn (2010:19)

Gambar 1. The Life Cycle Of a Record
1. Tahap penciptaan (creation). arsip, pengendalian arsip,
Pada tahap ini, arsip diciptakan penyampaian arsip, dan
atau dibuat, kemudian pengendalian terhadap
digunakan sebagai media perjalanan arsip.
penyampai informasi, sebagai 3. Tahap penggunaan (use). Pada
dasar perencanaan, tahap ini, arsip dikategorikan
perngorganisasian, sebagai arsip dinamis, yaitu
pengambilan keputusan, penggunaan arsip secara
pengawasan, dan lain langsung dalam
sebagainya. penyelenggaraan aktivitas
2. Tahap pengurusan sehari-hari.
(distribution). Tahap 4. Tahap pemeliharaan
pengurusan adalah (maintenance). Tahap
penyampaian arsip atau pemeliharaan arsip adalah
pengendalian pergerakan arsip tahap perlindungan dan
dari satu unit kerja ke unit kerja pengamanan arsip baik fisik
lain dalam organisasi, yang maupun informasinya.
meliputi kegiatan penyampaian Kegiatan pemeliharaan arsip
antara lain penyediaan arsip, suhu dan kelembaban
prasarana dan sarana kearsipan udara ruangan.
disesuaikan dengan standar 5. Tahap penentuan nasib akhir
kearsipan untuk pengelolaan (disposition). Tahap penentuan
arsip dinamis berdasarkan nasib akhir arsip adalah tahap
bentuk dan media arsip; penentuan terhadap keberadaan
penyimpanan arsip arsip dalam organisasi, apakah
dilaksanakan dengan arsip tersebut di simpan atau
memperhatikan bentuk, media dimusnahkan.

Berdasarkan paparan di atas jelaslah bahwa arsip sebagai suatu system

informasi yang saling terkait membentuk daur hidup arsip (life cycle of a record).
Sehingga setiap anggota organisasi harus memperlakukan arsip sebaik-baiknya,
agar fisik dan informasi arsip tetap terjaga keutuhan dan keasliannya.