DAUR HIDUP ARSIP

Oleh: SAMBAS ALI MUHIDIN

“ The record life cycle is the life span of a record as expressed in the
five phases of creation, distribution, use, maintenance, and final
disposition.”
Read and Ginn (2010:19)

M
anajemen arsip pada hakikatnya adalah sebuah totalitas kegiatan sebagai
suatu sama lain saling berkaaitan ssehingga membentuk daur hidup arsip
(life cyle of record). Read and Ginn (2010:19) mengungkapkan bahwa:
“Siklus hidup arsip adalah masa hidup arsip yang meliputi lima fase, yaitu penciptaan,
distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi akhir”.

Creation Distribution Use

Disposition Maintenance

Sumber: Read and Ginn (2010:19)

Gambar 1. The Life Cycle Of a Record

1. Tahap penciptaan (creation). Pada perencanaan, pengorganisasian,

tahap ini, arsip diciptakan atau dibuat pengambilan keputusan, pengawasan
kemudian digunakan sebagai media dan lain sebagainya.
penyampai informasi, sebagai dasar
2. Tahap pengurusan (distribution). baik fisik maupun informasinya.
Tahap pengurusan adalah penyampaian Kegiatan pemeliharaan arsip antara lain
arsip atau pengendalian pergerakan penyediaan prasarana dan sarana
arsip dari satu unit kerja ke unit kerja kearsipan disesuaikan dengan standar
lain dalam organisasi yang meliputi kearsipan untuk pengelolaan aarsip
kegiatan penyampaian arsip, dinamis berdasarkan bentuk dan media
pengendalian arsip, penyampaian arsip arsip. Penyampaian arsip dilaksanakan
dan pengendalian terhadap perjalana dengan memperhatikan bentuk, media
arsip. arsip, suhu dan kelembaban udara
3. Tahap penggunaan (use). Pada tahap ruangan.
ini, arsip dikategorikan sebagai arsip 5. Tahap penentuan nasib akhir
dinamis yaitu penggunaan arsip secara (disposition). Tahap penentuan nasib
langsung dalam penyelenggaraan akhir arsip adalah tahap penentuan
sehari-hari. tahap keberadaan arsip dalam
4. Tahap pemeliharaan (maintance). organisasi, apakah arsip tersebut
Rahap pemeliharaan arsip adalah tahap disimpan atau dimusnahkan.
perlindungan dan pengamanan arsip

Berdasarkan paparan diatas, jelaslah bahwa arsip sebagai suatu sistem informasi
yang sa;ing terkait membentuk daur hidup arsip (life cycle of record). Sehingga
setiap anggota organisasi harus memperlakukan arsip sebaik-baiknya, agar fisik
dan informasi arsip tetap terjaga keutuhan dan keasliannya.