SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Anggota Kelompok 5 :
Laysa Shahrima (5160111261)
Bayu Krisma Nugraha (5160111262)
Sigit Triyadi (5160111263)
Nena Firawanti (5160111264)
Robertho Urathn(5140111351)

F-EB

UNIVERSITAS TEKNOLOGI YOGYAKARTA

2017/2018
 PERANCANGAN FORMULIR DAN JURNAL

1. FORMULIR
a. Pengertian Formulir
Merupakan secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi dengan berbagai
informasi sebagai dasar pencatatan transaksi/aktifitas ekonomi suatu unit organisasi. Dan
juga merupakan dokumen utama yang dapat digunakan untuk mencatat transaksi
keuangan perusahaan serta bukti terjadinya suatu transaksi.

b. Sumber Formulir :
 Dari dalam perusahaan
 Dari luar perusahaan (vendor, customer, dll)

c. Jenis Formulir :
 Formulir Tercetak, biasanya banyak dipergunakan dalam sistem informasi
manual tau semi terkomputerisasi.
 Formulir Elektronik, biasanya banyak dipergunakan dalam sistem informasi
yang sudah terkomputerisasi.

d. Manfaat Formulir :
 Menetapkan tanggungjawab terjadinya transaksi bisnis perusahaan, dengan
membubuhkan tanda tangan dalam formulir sebagai bukti
pertanggungjawaban.
 Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
 Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan menyatakan semua kejadian
dalam bentuk tulisan.
 Media komunikasi antar orang/bagian/organisasi.
 Untuk menyampaikan informasi pokok dari orang yang satu ke orang yan lain
atau dari organisasi yang satu ke organisasi yang lain.
e. Golongan Formulir :
Menurut sumbernya :
 Formulir yang dibuat dan disimpan oleh perusahaan.
ex : kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.
 Formulir yang dibuat perusahaan dan dikirim ke pihak luar.
ex : faktur penjualan, surat permintaan penawaran harga.
 Formulir yang diterima dari pihak luar.
ex : order pelanggan, pernyataan piutang dari kreditor, faktur pembelian,
rekening koran bank

Menurut tujuan penggunaannya :

 Dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
ex : surat permintaan pembelian, bukti permintaan dan pengeluaran barang
gudang.
 Digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
ex : laporan penerimaan barang, faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam
kerja.

f. Prinsip Perancangan Formulir :

 Gunakan kalimat sederhana, jelas dan hindari kalimat yang tidak perlu.
 Gunakan tembusan kopi untuk mempermudah pendistribusian
informasi/intruksi.
 Gunakan formulir rangkap dan berkarbon untuk memudahkan internal check.
 Hindari pengunaan data rangkap.
 Susun sesederhana mungkin dan jelas agar mudah dipahami.
 Susun sebanyak mungkin formulir untuk memperlancar kegiatan perusahaan.
 Gunakan kertas dengan kualitas yang terbaik.
 Gunakan karbon untuk menghemat waktu dalam menciptakan tembusan.
 Format dan bentuk formulir harus baik agar tidak mempersulit pengarsipan.
  Gunakan warna yang berbeda untuk masing-masing formulir yang dibuat
rangkap.
 Formulir harus bernomor urut agar mempermudah pencatatan dan pencarian
kembali.

g. Jenis Formulir/Dokumen Berdasarkan Siklus Pengolahan Transaksi :

1. Siklus Penerimaan (penjualan)
Aktivitas utama : penjualan
Prosedur penjualan dan dokumen yang digunakan :
 Permintaan informasi persediaan barang/jasa dari pelanggan , dokumen
yang dikirimkan mandatory quotation yang berisi informasi produk, harga,
ketersediaan produk dan informasi pengiriman produk.
 Pembuatan kontrak penjualan, dokumen yang biasa digunakan adalah
surat kontrak penjualan.
 Melakukan pengiriman, yang menjadi dokumen penyerta adalah surat
pengiriman barang/delivery order, yang digunakan untuk mengantarkan
barang dari gudang penjual ke gudang pembeli dan daftar pengepakan (bill
of lading) yang digunakan sebagai daftar pengepakan bang di gudang.
 Melakukan penagihan, dokumen yang digunakan faktur penjualan/invoice,
dokumen pesanan penjualan pelanggan, daftar penagihan, atau dokumen
delivery order pelanggan.

2. Siklus Pengeluaran (pembelian/prokuremen)

Merupakan proses pemilihan sumber daya, pemesanan dan mendapatkan
barang/jasa. Proses perolehan bisa dari dalam perusahaan atau dari luar
perusahaan.
Langkah umum dan dokumen dalam aktivitas pembelian/ prokuremen :
 Menentukan kebutuhan pada suatu waktu tertentu. Dokumen yang
digunakanadalah dokumen permintaan pembelian.
 Memilih penyedia sumber daya yang dibutuhkan perusahaan. Dokumen
yangdigunakan adalah laporan/ daftar pemasok.
  Permintaan daftar harga (quotation). Dokumen yang digunakan adalah
daftar harga barang.
 Menerbitkan pesanan pembelian dengan cara mengidentifikasi
pemasok,menginformasikan barang yang dipesan, jumlah, harga, tanggal
pengiriman, jangka waktu pengiriman, dan jangka waktu pembayaran.
Dokumen yangdigunakan adalah purchase order.
 Penerimaan barang. Dokumen yang digunakan adalah laporan
penerimaan barang.
 Verifikasi faktur. Dokumen yang digunakan adalah faktur
pembelian,dokumen/ laporan penerimaan barang, dokumen permintaan
pembelian, dandokumen lainnya yang berkaitan dengan aktivitas
pembelian.
 Pembayaran kepada pemasok. Biasanya dapat dilakukan
denganmenggunakan dokumen order pesanan, dokumen pengiriman
barang, ataufaktur pembelian kredit yang diberikan oleh pemasok kepada
perusahaan.

3. Siklus Konversi (produksi)

Aktivitas utama : mengubah bahan baku menjadi barang jadi (terjadi pada
perusahaan industri).
Prosedur dan dokumen terkait proses produksi :
 Dokumen perencanaan produksi, yang mencakup perencanaan
kualitas,kuantitas, bahan baku dan tenaga kerja yang digunakan, jalannya
proses produksi, dll.
 Dokumen perancangan proses produksi, digunakan untuk melakukan
perancangan terhadap aktivitas produksi yang akan dilaksanakan oleh
suatu perusahaan.
 Dokumen order produksi, digunakan untuk melakukan permintaan
pesanan produksi yang dikeluarkan bagian produksi kepada pengawas
produksi.
  Dokumen permintaan material dan tenaga kerja, digunakan untuk
memintamaterial kepada bagian persediaan dan meminta tenaga kerja
kepada bagiansumber daya manusia.
 Dokumen pelaksanaan proses produksi, digunakan untuk
menjelaskanaktivitas produksi yang telah dilaksanakan oleh bagian
produksi.
 Dokumen pencatatan penggunaan biaya produksi.
 Dokumen pengendalian biaya dan aktivitas produksi, digunakan untuk
menjelaskan kegiatan pengendalian yang telah dilakukan dalam proses
produksi dan temuan-temuan yang berisi masalah kesalahan
prosedur,kebijakan, keamanan terhadap persediaan selama proses produksi
berlangsung.
 Dokumen penyerahan barang jadi (finish good ) dari bagian produksi ke
bagian penyimpanan barang jadi (gudang barang jadi).
 Dokumen penyimpanan dan pemeliharaan barang jadi (finish good) oleh
bagian penyimpanan barang jadi (gudang barang jadi).

4. Siklus Keuangan (investasi modal)

 Dimulai dari aktivitas menerima dana, menggunakan dana tersebut, dan
penerimaan kembali dana dari aktivitas penjualan barang/ jasa, dan
selanjutnyadiinvestasikan.
 Dokumen yang digunakan : bukti penyerahan modal investasi, bukti
pembelianasset produktif, bukti pengeluaran dan penerimaan kas, dan
berbagai dokumenyang digunakan dalam ketiga siklus sebelumnya.
2. JURNAL
a. Pengertian Jurnal
Merupakan catatan akuntansi permanen yang digunakan untuk mencatat transaksi
keuangan perusahaan.
Transaksi dicatat:
 Secara kronologis sesuai urutan kejadian.
 Meliputi; tanggal, rekening yang dipengaruhi, jumlah moneter, dan penjelasanatas
transaksi.
 Berdasarkan bukti yang sah.Jurnal Umum.

b. Jurnal Umum
 Digunakan untuk mencatat semua transaksi perusahaan. (untuk perusahaan yang
transaksinya sedikit),

c. Jurnal Khusus
 Digunakan untuk mencatat transaksi perusahaan yang spesifik.
 Jurnal khusus dibuat untuk jenis transaksi tertentu yang frekuensinya tinggi.
 Dapat mengurangi biaya administrasi dan waktu pencatatan.
 Membagi pekerjaan pencatatan kepada beberapa pegawai.
 Macam-macam Jurnal Khusus.
 Jurnal penjualan, untuk mencatat transaksi penjualan kredit.
 Jurnal pembelian, untuk mencatat transaksi pembelian kredit.
 Jurnal penerimaan kas untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas.
 Jurnal pengeluaran kas untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas.

d. Buku Besar dan Buku Pembantu

  Disebut books of final entry, buku yang digunakan untuk mengklasifikasikan
dan meringkas data dari buku jurnal.
 Buku besar digunakan sebagai dasar pembuatan laporan keuangan.
 Buku pembantu merupakan cabang buku besar yang berisi rincian rekening
tertentuyang ada dalam buku besar.
 Buku besar dapat berbentuk :
- Rekening T
- Rekening berkolom saldo ditengah
- Rekening berkolom saldo
- Rekening berkolom saldo debet dan kredit
- Rekening dengan saldo lama dan baru.

e. Buku Pembantu
Umunya buku pembantu yang dibuat dalam perusahaan manufaktur adalah:
 Buku pembantu Persediaan
 Buku pembantu Piutang
 Buku pembantu Utang
 Buku pembantu Harga Pokok Produk
 Buku pembantu Biaya
 Buku pembantu Aktiva tetap

Digunakan untuk memerinci rekening yang ada dibuku besar.

ex : Buku pembantu Piutang
- Merupakan rincian dari buku besar piutang,
- Dibuat buku pembantu untuk tiap debitur,
- Dapat diketahui saldo piutang per debitur.
- Digunakan untuk membuat surat pernyataan piutang dan analisa umur
piutang.

f. Kartu Pemasok
  Digunakan untuk menginputkan data-data pemasok yang biasa
menyediakankebutuhan persediaan barang dagangan perusahaan.
 Digunakan untuk melakukan seleksi terhadap pemasok dalam melakukan
order pembelian barang.
g. Kartu Pelanggan
 Ditujukan untuk memberikan informasi mengenai para pelanggan potensial
perusahaan secara detail.

h. Kartu Aktiva
 Digunakan untuk melakukan pencatatan atas kepemilikan aktiva tetap pada
perusahaan.

i. Kartu Persediaan
 Digunakan untu mencatat mutasi (keluar-masuk)persediaan barang dari
gudang penyimpanan barang.

j. Kartu Barang/ Produk

 Berfungsi untuk mencatat berbagai jenis produk yang dihasilkan perusahaan
untuk diperjualbelikan pada konsumen.
 Perbedaan antara kartu barang dengan kartu persediaan adalah, kartu
persediaandigunakan untuk mencatat barang dagangan yang dibeli perusahaan
(digunakan perusahaan dagang), sedangkan kartu barang lebih focus untuk
produk-produk yangdiproduksi perusahaan (digunakan perusahaan
manufaktur/produksi).