BAGIAN P.

1:
Merupakan kalimat pembuka PT Sumber Abadi kepada PT Nusantara Jaya yang berisikan
pernyataan netral mengenai surat tersebut dengan tujuan mengekspresikan penghargaan
kepada penerima surat (pada kalimat: “dengan pembayaran yang akan dilakukan secara cash
on delivery”).
BAGIAN P.2:
Merupakan pokok surat. Dimana pengirim menyampaikan berita buruk berserta penjelasan
yang baik dan logis, kemudian mengurangi tekanan pada berita buruk, dengan memberikan
pernyataan pengandaian (pada kalimat: “kemungkinan barang tersebut akan tersedia kembali
pada tanggal 20 April 2014”) . Dengan tujuan untuk meredam rasa kecewa dan membantu
penerima surat menerima situasi yang ada.
BAGIAN P.3:
Berisikan tentang permohonan permakluman atas berita buruk yang disampaikan untuk
menekankan rasa hormat kepada penerima pesan.