Bisnis di Indonesia telah berkembang cukup pesat.

Semakin banyaknya
perusahaan yang bergerak dalam bidang retailer menyebabkan suatu perusahaan
harus dapat mempertahankan bisnisnya atau dengan kata lain, perusahaan harus
meningkatkan usaha untuk memperoleh dan mempertahankan pelanggan mereka.
Selain itu, sekarang ini konsumen tidak hanya mencari produk dengan harga yang
murah tetapi mereka juga mempertimbangkan bagaimana dukungan atau support
dari perusahaan.
Teknologi informasi telah menjadi unsur utama dalam strategi bersaing
pada banyak dunia usaha. Integrasi teknologi di seluruh perusahaan
memungkinkan pengguna informasi dalam perusahaan memiliki akses ke
informasi yang dibutuhkan secara tepat waktu dan mengambil keputusan yang
tepat. Peran teknologi informasi saat ini tidak hanya dalam kegiatan operasional
tetapi juga dalam kegiatan perencanaan dan pemberdayaan sumber daya lain
dalam perusahaan.
Teknologi informasi selalu terkait dengan penyediaan informasi,
pengintegrasian sub sistem dan sistem serta pendukung manajemen yang baik.
Penyelarasan antara proses bisnis dan teknologi informasi harus dapat dilakukan
secara tepat agar semua sumber daya yang ada dapat optimal, dan teknologi
informasi menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari perusahaan. Oleh karena itu,
perlu pendekatan dalam pengembangan sistem yang terintegrasi di seluruh
perusahaan. Saat ini, pendekatan yang populer untuk pengembangan sistem yang
terintegrasi di seluruh perusahaan adalah penerapan sistem Enterprise Resource
Planning (ERP). Sistem ERP adalah serangkaian aplikasi bisnis atau modul, yang
menghubungkan berbagai unit bisnis dalam sebuah organisasi seperti keuangan,
akuntansi, produksi, dan sumber daya manusia menjadi sebuah sistem tunggal
yang terintegrasi secara kuat dengan platform umum untuk arus informasi di
seluruh perusahaan.
Sistem ERP merupakan paket teknologi informasi bisnis yang kompleks,
yang dalam proses implementasinya memakan biaya yang tidak sedikit. Salah satu
contohnya adalah PT Angkasa Pura I yang menghabiskan biaya sebesar Rp 64
Miliar dalam proses implementasi ERP (Wedo 2013). Nilai investasi yang cukup
tinggi ini tentu diikuti dengan harapan adanya dampak yang signifikan pada
kinerja perusahaan. Kanellou dan Spathis (2013) meneliti dampak penerapan
sistem ERP dari dimensi akuntansi. Hasil penelitian menunjukkan penerapan
sistem ERP memberikan keuntungan pada beberapa dimensi akuntansi, yaitu
teknologi informasi, operasional (waktu dan kos), organisasional, dan manajerial.
Poston dan Grabski (2001) meneliti dampak penerapan sistem ERP pada kinerja
perusahaan selama periode 3 tahun. Penelitian tersebut menunjukkan hasil adanya
penurunan rasio jumlah karyawan terhadap penjualan yang signifikan selama 3
tahun dan ada pengurangan rasio cost of goods sold terhadap pendapatan di tahun
ketiga.
Penerapan sistem ERP ke dalam perusahaan merupakan salah satu strategi
yang banyak digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan kualitas sistem
informasinya.Hal ini dikarenakan ERP merupakan bagian dari infrastruktur
perusahaan yang dapat menunjang kelancaran proses bisnis perusahaan yang
menerapkannya. Saat ini terdapat dua jenis software ERP yang beredar di pasaran,
yaitu proprietary software ERP dan open source software (OSS) ERP. Kelebihan
OSS ERP dibandingkan dengan proprietary software adalah mengurangi biaya,
menurunkan tingkat ketergantungan perusahaan pada suatu vendor, dan
meningkatkan adaptabilitas.
Beberapa modul ERP menurut Romney dan Steinbart (2012):
1. Financial.
Fungsi modul ini adalah untuk melakukan jurnal umum dan system
pelaporan antara lain jurnal umum, piutang, aset tetap, penganggaran,
manajemen kas, serta persiapan laporan manajerial dan laporan keuangan.
2. Human resources and payroll.
Modul ini untuk mengelelola sumber daya manusia, penggajian, employee
benefit, pelatihan, waktu dan kehadiran, benefits, dan laporan untuk pihak
yang membutuhkan.
3. Order to cash (siklus pendapatan).
Modul ini untuk melakukan entri pesanan penjualan, pengiriman,
persediaan, penerimaan kas, dan perhitungan komisi.
4. Purchase to pay (siklus pengeluaran).
Modul ini terkait dengan pembelian, penerimaan dan pemeriksaan
persediaan, manajemen persediaan dan gudang, serta pengeluaran kas.
5. Manufacturing (siklus produksi).
Modul ini bermanfaat untuk mengatur jadwal produksi, tagihan bahan
baku, barang dalam proses, manajemen alur kerja, pengendalian kontrol,
manajemen kos, serta proyek dan proses manufaktur.
6. Project management (costing).
Modul ini untuk mengelola penagihan, waktu dan beban, unit kinerja, dan
manajemen aktivitas.
7. Customer relationship management.
Modul ini terkait dengan penjualan dan pemasaran, komisi, pelayanan,
customer contact, dan call center support,
8. System tools.
Modul ini adalah alat untuk membuat master file data, menentukan arus
informasi, pengendalian akses, dan sebagainya.
Ada beberapa alternatif cara dalam menerapkan sistem ERP, diantaranya
adalah:
a) Melakukan instalasi aplikasi ERP secara langsung dan menyeluruh.
Perusahaan mengganti sistem lama dengan sistem ERP. Cara ini tentu juga
mengandung resiko, seperti kesiapan perusahaan dengan sistem yang baru.
Apakah sumber daya yang ada di dalamnya sudah siap untuk
mengoperasionalkan sistem ERP atau belum. Seringkali proses
implementasi akan berjalan lambat karena proses tidak dilakukan secara
bertahap per bagian dahulu.
 b) Melakukan strategi franchise, cara ini dilakukan dengan cara
mengimplementasi beberapa sistem ERP yang berbeda pada setiap unit
bisnis pada perusahaan. Semua sistem ini juga saling terhubung dengan
modul-modul umum yang seperti modul keuangan. Implementasi biasanya
fokus pada satu unit dahulu yang dijadikan pilot project. Ini mengurangi
resiko kegagalan sambil menguji sistem ERP di unit itu apakah bisa
berjalan dengan baik. Apabila hasilnya ternyata memuaskan, maka sistem
ERP dapat diimplementasikan ke unit yang lain secara bertahap
berdasarkan referensi pilot project.

Manfaat dan Tujuan dari Penggunaan Sistem ERP

A. Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan sumber daya dari bisnis
organisasi secara keseluruhan. Secara teknis, sebenarnya ERP berfungsi
memadukan berbagai sistem informasi yang tersebar di masing-masing
departemen (unit fungsional) di sebuah lembaga. ERP merupakan software
yang ada dalam organisasi/perusahaan yang memiliki manfaat untuk :
a) Menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan
pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.
b) Memungkinkan melakukan integrasi secara global.
c) Menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data seperti yang
terjadi pada sistem yang terpisah.
d) Memungkinkan manajemen mengelola operasi dan tidak memonitor saja
dan lebih mampu menjawab semua pertanyaan yang ada.
e) Membantu melancarkan pelaksanaan manajemen rantai pasok serta
memadukannya.
f) Memfasilitasi hubungan komunikasi secara internal dan eksternal dalam
dan luar organisasi.
g) Dapat menurunkan kesenjangan antara pemrograman dengan cara
perawatan system yang efektif.
h) Dapat menurunkan kompleksitas aplikasi dan teknologi.
Penerapan sistem Enterprise Resource Planning fokus pada proses integrasi
dari berbagai bagian di perusahaan. ERP juga memungkinkan terjadinya berbagai
otomatisasi kegiatan perusahaan (Tambovceva dan Tambovceva. 2013). Dengan
penerapan sistem ERP, pekerjaan yang awalnya dilakukan secara manual, dapat
dikerjakan oleh sistem. Hal ini dapat berdampak pada pengurangan jumlah
karyawan. Tambovceva dan Tambovceva (2013) juga menyatakan bahwa salah
satu dampak dari implementasi sistem ERP adalah peningkatan produktivitas.
Poston dan Grabski (2001), meneliti pengaruh implementasi sistem ERP terhadap
kinerja perusahaan dalam rentang waktu tiga tahun setelah penerapan sistem ERP.
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem computer-based
terintegrasi untuk mengelola seluruh aktifitas perusahaan, sumberdaya internal
dan eksternal, termasuk tangible asset, keuangan, persediaan, produksi, human
resources, marketing, supply chain, logistics, dll. Implementasi sistem informasi
berbasis ERP adalah suatu arsitektur software yang memiliki tujuan untuk
memfasilitasi aliran informasi diantara seluruh fungsi-fungsi bisnis di dalam batas
organisasi/perusahaan dan mengelola hubungan dengan pihak stakeholder diluar
perusahaan. Dibangun atas dasar sistem database yang terpusat dan biasanya
menggunakan platform komputasi yang umum.  Sistem informasi berbasis ERP
dapat  mengkonsolidasikan seluruh operasi bisnis menjadi seragam dan sistem
lingkungan perusahaan yang lebih luas. Suatu sistem ERP akan berada pada pusat
server dan akan didistribusikan ke seluruh unit perangkat keras dan perangkat
lunak modular sehingga dapat melayani dan berkomunikasi melalui jaringan area
lokal. Sistem tersebut memungkinkan bisnis untuk merakit modul dari vendor
yang berbeda tanpa perlu untuk menempatkan beberapa copy dari sistem
komputer yang kompleks dan mahal di lokasi-lokasi yang tidak memerlukan.
Sistem ERP mengintegrasikan informasi dan proses-proses yang berbasis
informasi pada sebuah bagian atau antar bagian dalam suatu organisasi atau
perusahaan. Sistem ERP terdiri atas beberapa sub sistem (modul) yaitu sistem
finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem inventori, dan sistem human
resource. Masing-masing sub sistem terhubung dengan sebuah database terpusat
yang menyimpan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh masing-masing sub
sistem. Sub sistem mewakili sebuah bagian fungsionalitas dari sebuah organisasi
perusahaan.
Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:
1. Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan
client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
2. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan
data.
5. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.
Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses
transaksi dan aktifitas perencanaan. Oleh karena itu, ERP harus:
1. Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai
negara.
2. Mendukung industri-industri tertentu (misal: SAP mampu mendukung
berbagai macam industri seperti industri minyak dan gas, kesehatan,
kimia, hingga perbankan).
3. Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code
program.