MODUL 8

PENYUSUNAN LAPORAN

8.1 PENDAHULUAN
Laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu
kegiatan. Pada dasarnya, fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung
jawab yang ditugaskan kepada pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan
atau keterangan berdasarkan keadaan objektif yang dialami oleh pelapor.
Mahasiswa, pelajar, karyawan, atau siapa pun yang melakukan observasi
atau penelitian, baik secara perseorangan maupun berkelompok, akan bermanfaat
jika disudahi dengan menulis laporan.
Laporan ada dua macam, yaitu laporan hasil penelitian ilmiah dan laporan
bukan hasil penelitian ilmiah. Laporan hasil penelitian ilmiah (disebut juga
laporan penelitian atau laporan ilmiah) adalah laporan yang disusun melalui
tahap-tahap berdasarkan teori tertentu dan menggunakan metode ilmiah yang
sudah disepakati oleh para ilmuwan. Laporan ilmiah pada hakikatnya menyajikan
kebenaran ilmiah hasil pengamatan dan hasil analisis yang cermat. Laporan
bukan hasil penelitian ilmiah adalah laporan tentang hal teknis penyelenggaraan
kegiatan suatu badan atau instansi, seperti laporan keadaan personal, laporan
keuangan, atau laporan pelaksanaan tugas lainnya, dan laporan rapat. Laporan
jenis terakhir itulah yang dimaksudkan dengan laporan teknis. Laporan rapat
dapat disebut juga risalah atau notula.

8.2 JENIS LAPORAN TEKNIS

Dalam dunia administrasi dikenal beberapa macam sebutan untuk laporan
teknis. Sebutan itu berbeda-beda bergantung kepada sudut pandang yang
digunakan. Ada laporan berdasarkan sarana pengungkapannya, berdasarkan
sifatnya, berdasarkan keresmiannya, berdasarkan waktunya, dan berdasarkan
bentuknya. Berikut ini, akan diulas jenis laporan teknis satu per satu.
A. Menurut Sarananya
Pada dasarnya, laporan teknis dapat juga disebut proses komunikasi.
Sebagai proses komunikasi, laporan teknis, secara garis besarnya, ada dua macam
jika dilihat dari segi sarana pengungkapannya, yaitu laporan lisan dan laporan
tertulis.

a) Laporan Lisan
 Seorang karyawan suatu instansi yang ditugasi mengadakan penelitian di
luar kota menelepon atasannya dan mengabarkan keadaannya. Kemudian, ia
menceritakan bahwa tugasnya mengalami banyak hambatan dan hampir dapat
dikatakan macet. Oleh karena itu, ia memohon agar waktu penelitian diperpanjang
dan personel pelaksananya perlu ditambah seorang lagi. Laporan petugas itu
tergolong laporan lisan.
Seorang ketua panitia penyelenggara penataran atau pendidikan dan
pelatihan (diklat) menyampaikan laporan kepada atasannya tentang pelaksanaan
penataran. Hal yang dilaporkan menyangkut waktu penyelenggaraan, peserta
penataran (diklat), tata tertib yang diberlakukan, dan hasil akhir yang ingin
dicapai. Pidato ketua panitia ini juga termasuk laporan lisan.

b) Laporan Tertulis
Karyawan yang ditugasi mengadakan penelitian membuat laporan secara
rinci kepada atasannya tentang pelaksanaan tugas dan hasil-hasil yang
dicapainya. Laporan ini tergolong laporan tertulis.
Ketua panitia penataran (pendidikan dan pelatihan) yang pada pembukaan
menyampaikan laporan lisan, pada akhir penataran atau pendidikan dan
pelatihan, ia menyusun laporan secara rinci tentang pelaksanaan penataran atau
pendidikan dan pelatihan dan hasil yang telah dicapai. Laporan dibuat beberapa
rangkap, untuk atasan, untuk panitia, untuk penyandang dana dan untuk bidang-
bidang di kantornya yang mungkin ingin mengetahui pelaksanaan penataran itu.
Laporan seperti ini juga termasuk laporan tertulis.

B. Menurut Jenisnya
a) Laporan Formal
Laporan formal adalah laporan resmi yang memenuhi persyaratan-
persyaratan tertentu. Nadanya bersifat impersonal dan materinya disajikan
dalam bentuk atau struktur sebagaimana yang terdapat di dalam buku-
buku.
Ciri-ciri umum laporan formal adalah sebagai berikut.
(1) Harus ada halaman judul
(2) Surat penyerahan
(3) Harus ada daftar isi
(4) Diawali dengan ikhtisar ( kadang-kadang abstrak)
(5) Ada bagian pendahuluan
(6) Ada Isi laporan
(7) Simpulan dan saran
(8) Nada resmi dan gaya impersonal
(9) (Jika perlu) ditambahkan tabel, angka, diagram, dsb.
(10) Ada dokumentasinya

Jika ada beberapa ciri tidak terpenuhi, laporan tersebut bersifat

semiformal atau nonformal. Sebuah laporan formal jika dilihat dari tujuannya
dapat merupakan laporan berkala, laporan perkembangan, atau laporan
keadaan. Ciri laporan formal sebenarnya adalah sebagaimana ciri yang
terdapat pada sebuah buku, yakni adanya sampul, halaman judul, surat
penyerahan, daftar isi, pendahuluan, isi laporan, kesimpulan, dan daftar
pustaka.

(1) Halaman Judul

Halaman judul biasanya dimulai pertama, dengan topik laporan;
kedua, orang atau badan yang akan menerima laporan; ketiga, penanggalan
laporan. Halaman judul hanya merupakan suatu label, sebuah etiket
pengenal. Oleh karena itu, hindari judul yang terlalu panjang karena hanya
akan mengaburkan pokok persoalan yang akan dilaporkan.
Sebuah laporan yang bersifat rutin atau berkala tidak merlukan
halaman judul. Penjelasan mengenai laporan bulanan, tiga bulanan, tahunan
sudah menunjukkan bahwa laporan tersebut merupakan laporan rutin atau
berkala.

(2) Surat Penyerahan

Surat penyerahan berfungsi sebagai kata pengantar pada sebuah
buku. Sifat dan panjangnya berbeda-beda sesuai dengan tujuan dan
topiknya. Di sisi lain, surat penyerahan berfungsi pula sebagai kesimpulan
atau ikhtisar sebuah laporan.

Surat penyerahan biasanya mengandung fakta, yang minimal,

diperlukan untuk membangkitkan perhatian pembaca terhadap laporan itu.
Misalnya, mengadakan identifikasi terhadap suatu proyek. Dalam surat
penyerahan dapat pula dicantumkan ruang lingkup atau batasan-batasan
masalah yang dilaporkan, di mana dan bagaimana memperoleh informasi,
bagaimana laporan itu ditulis, serta dibubuhi nama dan tanda tangan dari
penulis laporan.
Karena surat penyerahan ini merupakan suatu bentuk komunikasi
yang sangat bersifat pribadi dari penulis kepada penerima laporan, penulis
dapat pula mempergunakannya untuk menyampaikan ucapan terima
kasihnya kepada badan-badan atau perseorangan yang telah memberi
bantuan dan menyatakan harapannya atas manfaat laporan itu di masa yang
akan datang.

(3) Daftar Isi

Daftar isi laporan sama dengan daftar isi yang terdapat pada buku.
Daftar isi memuat rekapitulasi dari semua judul yang ada dalam laporan itu.
Dengan demikian pembaca atau penerima laporan dapat segera mengetahui
isi laporan itu.

(4) Ikhtisar
Ikhtisar dalam laporan merupakan tulisan yang memuat informasi
penting dalam bentuk yang sangat singkat. Walaupun singkat, ikhtisar tidak
sesingkat abstrak. Bila abstrak hanya menyampaikan aspek-aspek apa saja
yang dikemukakan dalam laporan, ikhtisar memasukkan pula informasi
mengenai aspek-aspek itu.
Ikhtisar ditempatkan pada pada awal laporan dan dapat pula berdiri sendiri.
Ikhtisar merupakan bagian yang sangat penting setelah simpulan dan
rekomendasi. Itulah sebabnya si penerima laporan atau pembaca sebuah
laporan jika ingin menyegarkan kembali ingatannya mengenai laporan itu,
cukup membaca ikhtisarnya saja. Hubungan antara ikhtisar dan laporan
lengkap sama halnya dengan hubungan antara topik dan sebuah paragraf.

(5) Abtrak
Abstrak adalah bagian atau uraian yang sangat singkat, kurang lebih
enam dampai delapan baris panjangnya. Abstrak bertujuan menerangkan
aspek-aspek mana yang yang tercakup dalam sebuah uraian.
Sebuah abstrak, jika ditulis sebagai laporan, adalah bagian yang mula-mula
dihadapi pembaca. Abstrak bersifat dapat berdiri sendiri.

(6) Pendahuluan
 Pada bagian pendahuluan sebuah laporan berisi beberapa hal, yakni
tujuan laporan, alasan mengapa laporan itu dibuat, siapa yang menyuruh
atau memerintahkan membuat laporan itu, siapa saja yang ditugasi untuk
menyelidiki masalah tersebut dan melaporkannya, kapan tugas itu dimulai
dan kapan berakhir, dan di mana serta bagaimana penulis laporan
mendapatkan informasi mengenai masalah tersebut.
Judul pendahuluan dapat dibagi atas beberapa judul bawahan. Judul
bawahan tersebut adalah maksud dan tujuan, ruang lingkup, umber
informasi, dan kapan tugas dilaksanakan.

(7) Isi Laporan

Isi laporan menyangkut inti persoalan dan segala sesuatu yang
berkaitan langsung dengan persoalan tersebut. Isi laporan meliputi hal-hal,
seperti hasil pengamatan mengenai fakta-fakta yang dilaporkan, pencocokan
fakta yang telah ada sebelum satuan tugas melaksanakan kewajibannya,
semua masalah yang diperkirakan akan membantu atau menghambat
pemecahan permasalahannya, pembahasan dan hasil pembahasan mengenai
pokok persoalan yang akan dilaporkan.

Agar isi laporan dapat mencapai sasaran dan tidak adahal-hal yang
dilupakan, sebaiknya penulis laporan membuat suatu rencana (kerangka)
yang jelas dan logis serta terarah. Fakta-fakta yang diajukan hendaknya
dapat dipercaya, objektif, jelas, lengkap, dan selalu diarahkan kepada tujuan
yang akan dicapai.

(8) Simpulan dan Saran

Simpulan dan saran yang diajukan oleh pembuat laporan berikut
dengan abstrak atau ikhtisar sangat diperlukan karena seringkali pemberi
tugas atau penerima laporan tidak sempat membaca seluruh isi laporan.
Simpulan diturunkan dari fakta-fakta. Sebaliknya, saran-saran merupakan
langkah atau alternatif apa yang dapat diambil supaya masalah itu dapat
diatasi dengan sebaik-baiknya.

(9) Bagian pelengkap

Meskipun telah ada simpulan dan saran, laporan seringkali
memerlukan beberapa bagian tambahan yang dianggap perlu ada untuk
 melengkapi laporan. Bagian yang dimaksudkan untuk melengkapi laporan itu
adalah apendiks (lampiran-lampiran, termasuk surat perintah dan surat
tugas bagi orang-orang yang membuat laporan itu, foto-foto, peta) dan daftar
pustaka bila laporan itu berkaitan dengan analisis ilmiah.

b) Laporan Buku
Laporan buku adalah laporan untuk kepentingan pendidikan atau
perkuliahan di perguruan tinggi. Laporan buku bertujuan untuk mendorong
mahsiswa untuk membaca buku-buku yang diwajibkan atau dianjurkan
serta meningkatkan kemampuan mereka memahami isi buku-buku tersebut.
Laporan buku tidak perlu mengikuti persyaratan seperti pada
laporan formal. Oleh karena itu, laporan buku culup berisi judul,
pedahuluan, isi laporan, simpulan dan saran. Pendahuluan mengemukakan
tugas yang diberikan, khususnya dalam bidang apa dan untuk tingkat
pendidikan yang mana. Di samping itu, disebutkan pula judul buku, nama
pengarang, kota tempat terbit, nama penerbit, tahun terbit, cetakan atau
edisi ke berapa. Di sisi lain juga perlu disebutkan jumlah halaman dan
jumlah babnya dan formatnya.
Inti atau pokok dari laporan buku itu adalah ringkasan isi buku. Bila perlu,
ringkasan itu dirinci bab demi bab. Ringkasan inilah yang bertindak sebagai
isi laporan buku.

Ringkasan
(1) Pengertian
Ringkasan adalah suatu cara yang efektif untuk menyajikan suatu karangan
yang panjang dalam bentuk yang singkat. Karena bertolak dari suatu
penyajian karya asli (buku), ringkasan merupakan suatu keterampilan untuk
mengadakan reproduksi dari buku-buku yang sudah ada. Dalam ringkasan,
keidahan gaya bahasa, ilustrasi, serta penjelasan-penjelasan yang terinci
dihilangkan. Namun, dalam ringkasan, pikiran pengarang buku tetap
dipertahankan.

(2) Cara Membuat Ringkasan

Beberapa langkah dalam meringkas sebuah buku
(a) Membaca naskah asli satu atau dua kali, jika perlu diulang beberapa kali
untuk mengetahui kesan umum tentang isi buku secara menyeluruh.
 Penulis perlu mengetahui maksud dan sudut pandangan pengarang
buku.
(b) Mencatat gagasan utama. Semua gagasan utama perlu dicatat dan
digarisbawahi. Pencatatan itu dilakukan untuk dua tujuan, pertama,
untuk pengamanan agar memudahkan penulis memilah pokok-pokok
yang dicatat itu penting atau tidak. Kedua, catatan itu akan menjadi
dasar bagi pengolahan selanjutnya. Tujuan terpenting melakukan
pencatatan itu adalah agar tanpa ikatan teks asli penulis dapat
menyusun sebuah ringkasan dengan mempergunakan pokok-pokok yang
telah dicatat itu.
(c) Membuat reproduksi. Yang harus diperhatikan adalah dengan catatan
yang telah ada penulis harus menyusun kalimat-kalimat baru,
merangkaikan semua gagasan ke dalam suatu wacana yang jelas, dan
sekaligus menggambarkan kembali isi buku aslinya.

C. Menurut Waktunya
Jika dilihat dari segi waktu, laporan dapat disampaikan secara periodik, yaitu
harian, mingguan, bulanan, triwulanan, caturwulan, tahunan, dan lima
tahunan (biasa disebut laporan berkala), atau laporan insidental, baik
diminta atasan maupun atas inisiatif bawahan, tentang kejadian khusus atau
luar biasa.
a. Laporan Harian
Perusahaan meminta kepada semua kepala bagian untuk memberikan
laporan tentang hasil kerja bagiannya. Laporan harian tidak hanya berisi
prestasi yang dicapai, tetapi juga hambatan dan kemacetan yang dialami
pada hari itu. Laporan ini penting diketahui oleh pimpinan perusahaan
untuk menentukan langkah pada hari berikutnya.

b. Laporan Mingguan
Di bidang industri bagian produksi setiap akhir minggu akan merekapitulasi
jumlah produk yang dihasilkan karyawannya selama seminggu yang
bersangkutan. Jumlah ini juga penting diketahui oleh pimpinannya agar
pimpinan dapat mengambil langkah yang tepat untuk minggu berikutnya.
Bentuk laporan mingguan mungkin cukup dengan surat, formulir, diagram,
atau grafik.
 c. Laporan Bulanan
Laporan bulanan lazim dilakukan oleh suatu proyek. Isinya menyangkut
kegiatan yang dilakukan selama bulan yang bersangkutan, hasil yang
dicapai, dan hambatan yang dialami. Selain itu, dalam laporan bulanan biasa
dicantumkan rencana kegiatan pada bulan berikutnya. Bentuk laporan
bulanan juga mungkin berupa surat, artikel, formulir, diagram, atau grafik.

d. Laporan Tahunan
Umumnya, kegiatan proyek atau kegiatan suatu instansi dilakukan selama
satu tahun anggaran. Jika kegiatan proyek atau kegiatan instansi tersebut
belum selesai, dianjurkan lagi rencana perpanjangan kegiatan untuk tahun
berikutnya. Setiap akhir tahun anggaran, pelaksana kegiatan
mempertanggungjawabkan tugas tersebut kepada atasannya. Hasil yang
dicapai, hambatan serta dana yang digunakan dirinci dengan lengkap.
Berdasarkan laporan tahunan itu, pemimpin proyek atau instansi di atasnya
dapat menilai keberhasilan atau kegagalan kegiatan tersebut. Bentuk laporan
ini umumnya berupa artikel atau naskah/buku.

e. Laporan Lima Tahunan

Setiap lima tahun sekali, suatu instansi, badan, atau lembaga selalu
membuat laporan lima tahunan. Isinya sama dengan laporan tahunan.
Perbedaannya adalah laporan lima tahunan justru merupakan rangkuman
laporan tahun demi tahun. Laporan ini dibuat sejalan dengan jangka waktu
kerja pemerintah kita. Bentuk laporan lima tahunan selalu berupa
naskah/buku.
Dapatlah dikemukakan di sini bahwa laporan berkala (mingguan, bulanan,
tahunan, lima tahunan) secara umum, berisi (1) uraian peristiwa atau
kejadian tahap demi tahap, (2) keadaan keuangan, baik penerimaan maupun
pengeluaran, (3) keadaan barang dan perlengkapan, termasuk pembelian,
pelelangan, atau perpindahan, (4) keadaan personel, termasuk personel aktif,
cuti, pensiun, pendidikan pangkat, gaji, dan sebagainya.

D. Menurut Bentuknya
Jika dilihat bentuknya, laporan teknis ada beberapa macam, yaitu formulir,
ilustrasi, artikel, surat, dan naskah.
 a. Formulir
Formulir merupakan sustu jenis laporan yang paling sederhana bentuknya.
Formulir biasanya dibuat dalam jumlah besar. Pelapor hanya tinggal men-
cantumkan keterangan yang lengkap, terarah, dan bersistem pada kolom
yang sudah tersedia. Penerima laporan dengan mudah dapat membaca dan
memahami keterangan yang dimuat dalam formulir itu. Macam formulir
sangat banyak bergantung kepada keperluan.

b. Ilustrasi
Ilustrasi adalah bentuk laporan yang tidak banyak menggunakan kata.
Walaupun demikian, ilustrasi dapat memberikan informasi yang jelas dan
lengkap. Ilustrasi merupakan pelengkap laporan yang berbentuk naskah.
Dengan dicantumkannya berbagai ilustrasi dalam laporan, segala tahap
kegiatan dan hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan akan
tergambar jelas. Dengan demikian, laporan teknis akan lebih "berbicara" bagi
pembacanya. Potret, bagan, denah, peta, tabel, grafik, kurva, dan diagram
tergolong bentuk ilustrasi.

c. Artikel atau Risalah

Artikel merupakan laporan yang biasanya, memuat jalannya suatu
pertemuan, seperti diskusi, rapat, dan seminar. Isinya berupa pertanggung-
jawaban pembuat atau penyelenggara pertemuan. Oleh karena itu, risalah
bersifat mengikat, sebagai dokumen resmi dari peristiwa/kejadian yang
dilaporkan di dalamnya. Laporan rapat dapat disebut juga risalah atau
notula.
Seperti jenis laporan yang lain, risalah berisi tiga bagian, yaitu (a) pendahuluan,
(b) isi/uraian, dan (c) penutup.
a) Pendahuluan berisi (1) judul risalah, hari, tanggal, jam, pertemuan, dan
peserta yang hadir, (jika perlu, peserta yang tidak hadir disebutkan).
b) Isi/Uraian berisi jalannya pertemuan. Dalam bagian ini dirinci
nama/jabatan pembicara, isi pembicaraan (mungkin berupa usul,
bantahan, atau persetujuan).
c) Penutup berisi simpulan atau putusan yang ditetapkankan dalam
pertemuan. Dalam bagian penutup dapat juga disebutkan jam
berakhirnya pertemuan dan rencana pertemuan berikutnya.
d. Surat
Laporan pelaksanaan suatu kegiatan dapat pula dituangkan dalam
bentuk surat. Hal ini ditempuh agar pelapor dapat menginformasikan
kegiatannya dengan cepat dan penerima laporan dapat segera mengetahui
perkembangan kegiatan tersebut sehingga ia dapat dengan segera pula
mengambil langkah-langkah yang diperlukan.
Laporan yang mengambil bentuk ini tidak banyak berbeda dengan
sebuah surat biasa. Bila penulis memutuskan untuk mempergunakan
bentuk surat bagi laporannya, nada dan pendekatan yang bersifat pribadi
memegang peranan yang penting, sama halnya dengan surat-surat yang lain.
Namun, bentuknya lebih panjang dari surat-surat biasa. Sebuah laporan
berbentuk surat dapat dipakai untuk menyampaikan segala macam topik.
Oleh karena itu, bentuk yang diambilnya juga dapat bervariasi, dari bentuk
yang sangat formal sampai ke bentuk yang sangat informal.

E. BAHASA DALAM LAPORAN

1) Bahasa Indonesia yang Baik
Bahasa Indonesia yang baik adalah bahasa Indonesia yang
digunakan sesuai dengan norma kemasyarakatan yang berlaku. Misalnya
dalam situasi santai dan akrab hendaklah digunakan bahasa Indonesia
yang santai dan akrab yang tidak terlalu terikat oleh patokan atau kaidah.
Dalam situasi resmi dan formal, seperti dalam penataran, diklat, seminar,
rapat, dan pidato hendaklah digunakan bahasa Indonesia yang resmi dan
formal yang selalu memperhatikan norma bahasa.

2) Bahasa Indonesia yang Benar

Bahasa Indonesia yang benar adalah bahasa Indonesia yang
digunakan sesuai dengan kaidah kebahasaan. Kaidah bahasa Indonesia itu
meliputi kaidah ejaan, kaidah pembentukan kata, kaidah penyusunan
kalimat, penyusunan paragraf, dan penataan pernalaran. Jika kaidah ejaan
digunakan dengan cermat, kaidah pembentukan kata diperhatikan dengan
saksama, kaidah penyusunan kalimat diperhatikan dan penataan
pernalaran ditaati dengan konsisten, penggunaan bahasa Indonesia
dikatakan benar. Sebaliknya, jika kaidah-kaidah bahasa itu kurang ditaati,
penggunaan bahasa tersebut dianggap tidak benar atau tidak baku.
3) Bahasa Indonesia yang Baik dan Benar
Bahasa Indonesia yang baik dan benar adalah bahasa Indonesia yang
digunakan sesuai dengan norma kemasyarakatan yang berlaku dan sesuai
dengan kaidah bahasa Indonesia yang berlaku.

4) Bahasa yang Lugas

Bahasa yang lugas adalah bahasa yang langsung menunjukkan
persoalan. Tidak banyak bumbu yang tidak penting dalam laporan teknis
tersebut. Kalimat-kalimat yang disusunnya tidak akan menimbulkan tafsir
ganda. Dengan demikian, dapatlah dikatakan bahwa bahasa yang lugas
adalah bahasa yang tidak bertele-tele atau berbunga-bunga. Selain
ketentuan tadi, sudah tentu bahasa laporan teknis harus dapat
menerapkan semua kaidah kebahasaan dengan konsekuen.
Sekurang-kurangnya ada empat segi kebahasaan yang kaidahnya wajib
dikuasai oleh para penyusun laporan teknis atau pembuat catatan rapat.
Ketepatan penggunaan kaidah kebahasaan ini akan sangat mewarnai baik
atau buruknya bahasa laporan teknis. Aturan kebahasaan yang dimaksud
adalah kaidah penyusunan paragraf yang runtut, pembuatan kalimat
efektif, pemilihan kata yang tepat, dan penerapan ejaan yang cermat. Jika
salah satu kaidah kebahasaan tersebut kurang diindahkan, laporan teknis
yang disusun secara keseluruhan juga kurang tertib. Apalagi jika semua
kaidah kebahasaan tersebut tidak dipatuhi.