Pengembangan Sistem Informasi

Akuntansi Berbasis Siklus
Mungkin banyak dari anda para pembaca atau mahasiswa akuntansi yang masih belum
memahami arti penting matakuliah Sistem Informasi Akuntansi (SIA). Pernah saya
bahas dalam tulisan saya sebelumnya (tautan), mengenai bagaimana SIA harus
diajarkan dalam perkuliahan. Dalam tulisan kali ini, saya akan membahas isi kuliah SIA
dan apa yang seharusnya dipelajari mahasiswa akuntansi dalam matakuliah ini,
sehingga pada akhir kuliah, mahasiswa dapat mencapai sebuah kompetensi tertentu
(dapat anda buka SAP SIA dan capaian kompetensi di tautan ini).

Coba anda bayangkan sebuah perusahaan dagang ( retail) seperti Carrefour.

Perusahaan ini melakukan transaksi penjualan yang jumlahnya ribuan per hari dalam
satu cabang, belum lagi transaksi-transaksi lain seperti penggajian. Sekarang,
bayangkan bagaimana anda dapat membuat laporan keuangan untuk perusahaan ini,
satu bulan saja, cukup rugi-laba, neraca, dan perubahan ekuitas, menggunakan
kemampuan akuntansi keuangan yang anda pelajari di perkuliahan. Berapa bulan anda
rencanakan untuk menjurnal transaksi-transaksi satu bulan di sebuah Carefour, berapa
tahun untuk Carefour Jakarta? Berapa banyak sheet excel atau kertas yang harus anda
habiskan?

Kemudian, bayangkan ketika anda harus mengelola data penjualan susu Indomilk
misalnya. Bagaimana anda berencana untuk menyimpan dan mengelola data-data
tersebut?

Permasalahan diatas dapat dijawab dengan menggunakan Sistem Informasi Akuntansi.

Apa itu Sistem Informasi Akuntansi, dapat anda baca di tautan ini. Cara mempelajari
Sistem Informasi Akuntansi yang paling baik adalah dengan menggunakan pendekatan
siklus. Siklus yang pertama adalah siklus pengembangan sistem yaitu SDLC ( System
Development Life Cycle), siklus kedua adalah siklus akuntansi (transaksi-jurnal-buku
besar-neraca saldo-laporan keuangan), dan siklus ketiga adalah siklus transaksi (siklus
pendapatan, siklus pengeluaran, siklus konversi, siklus sumber daya manusia, dan siklus
buku besar).

Pembahasan akan kita mulai dari siklus pengembangan sistem.

1. Siklus Pengembangan Sistem

Untuk dapat merancang sebuah Sistem Informasi Akuntansi, kita harus melalui
tahapan-tahapan pengembangan sistem. Tahapan tersebut
adalah Planning (Perencanaan), Analysis (Analisis), Design (Perancangan), Implementat
ion (Implementasi), dan Post Implementation  (Pascaimplementasi).

1.1 Perencanaan (Planning)

Dalam tahap ini, pengembang sistem melakukan perencanaan mengenai SIA yang akan
dibuat. Seberapa besar perubahan yang harus dibuat dari sistem awal, infrastruktur apa
saja yang dibutuhkan, berapa besar cost  pengembangan dan benefit yang nantinya
akan dihasilkan. Hasil akhir dari tahap perencanaan ini adalah proposal proyek atau
dokumen perencanaan proyek (dapat anda buka di tautan ini).

1.2 Analysis  (Analsis)

Dalam tahap ini, pengembang sistem melakukan analsis mengenai data-data apa saja
yang harus dikelola, informasi apa saja yang harus dihasilkan, apa saja Entitas dan
bagaimana Relationshipnya. Hasil dari tahap ini adalah ER-Diagram. Selain itu, analisis
mengenai pengendalian internal (internal control) juga perlu dilakukan. SIA sangat
terkait dengan SPI (Struktur Pengendalian Internal), karena informasi yang dihasilkan
dari SIA harus memenuhi karakteristik kualitatif informasi (dapat cek di tautan ini).
Untuk dapat memenuhi karakteristik kualitatif informasi tersebut, SIA harus digunakan
juga sebagai bagian dari SPI. Adapun komponen dari SPI adalah Lingkungan
Pengendalian, Penilaian Risiko, Aktivitas Pengendalian, Informasi dan Komunikasi,
Pengawasan (Monitoring). Dalam tahap Aktivitas Pengendalian, terdapat Pengendalian
Umum (General Control) dan Pengendalian Aplikasi (Application Control). Pembahasan
mengenai kaitan SPI dan SIA dapat anda baca di tautan ini dan ini).

1.3 Perancangan (Design)

Dalam tahap ini, pengembang sistem merancang SIA dalam DBMS ( Database
Management System). ER-Diagram dan Pengendalian atas risiko yang mungkin muncul,
diterapkan dalam rancangan aplikasi menggunakan DBMS, sehingga akan menghasilkan
aplikasi SIA. Bila lebih mutakhir, aplikasi SIA dapat dibuat terintegrasi antar siklus (akan
dibahas dalam pembahasan selanjutnya, siklus transaksi).

1.4 Implementasi (Implementation)

Dalam tahap ini, pengembang sistem mengimplementasikan SIA dalam organisasi.

Permasalahan yang biasa terhadi adalah penolakan karyawan atas sistem baru ( user
resistance). Ada beberapa metoda yang dapat digunakan untuk mengatasi
permasalahan ini seperti phased in, parallel, direct, big-bang, dan lain sebagainya.
1.5 Pascaimpelementasi (Post Implementation)

Dalam tahap ini, sistem yang sudah diterapkan diperiksa secara berkala. Bugs-
bugs yang muncul dibenahi, pemutakhiran field dalam table dilakukan jika terdapat
transaksi atau data baru, atau pengelolaan konsistensi data.

2. Siklus Akuntansi

Akuntansi diawali dari munculnya transaksi yang kemudian dijurnal, jurnal diposting ke
buku besar, kemudian dibuat neraca saldo, hasil dari neraca saldo ditampilkan dalam
laporan rugi-laba, posisi keuangan (neraca), dan perubahan ekuitas. Bagaimana kita
dapat melakukan proses ini di computer? Anda dapat membacanya di tautan ini.
Mungkin pengembang sistem akan kebingungan, bagaimana cara memasukkan
transaksi-transaksi ke laporan keuangan. Kuncinya ada dalam 3C ( Chart of Account,
Currency, Calendar).

3. Siklus Transaksi

Akuntansi memiliki siklus-siklus transaksi utama. Siklus transaksi ini adalah

pengelompokan transaksi-transaksi yang sifatnya berulang dan keterjadiannya banyak.
Kegunaan dari pengelompokan transaksi dalam siklus adalah memudahkan kegiatan
operasi dan pembuatan laporan keuangan berbasis sistem. Contoh siklus transaksi
adalah siklus pendapatan. Sebuah perusahaan pasti memiliki siklus pendapatan. Untuk
perusahaan dagang,siklus pendapatan diawali dari pesanan pelanggan, penjualan,
pengiriman. Transaksi ini akan terjadi berulang-ulang. Jika ada pelanggan yang mau
beli, pasti akan memesan dahulu, kemudian melakukan transaksi pembayaran, dan
pengiriman dilakukan.

Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan data menjadi informasi,

siklus-siklus transaksi dapat dipisah per bagian (misalnya bagian penjualan), kemudian
siklus-siklus tadi diintegrasikan untuk menghasilkan laporan keuangan.

Berikut ini saya unggah contoh aplikasi SIA menggunakan DBMS Microsoft Access. File
dapat diunduh disini. File yang lebih mutakhir (aksesibilitas tombol lebih banyak, daftar
sediaan lebih informatif) dapat diunduh disini. Karena WordPress tidak mendukung
untuk mengunggah (upload) file berekstensi .mdb, maka saya ubah ekstensi ke .doc.
Untuk menggunakannya, ubah ekstensi kembali ke mdb. Caranya, bila tersedia
langsung di windows explorer, langsung rename (tombol F2) Aplikasi_SIA.doc jadi
Aplikasi_SIA.mdb. Bila tidak tersedia di windows explorer, copy file ke direktori C:.
Kemudian, pilih run di start menu, ketik cmd, kemudian enter. Setelah prompt Ms.Dos
muncul, masuk ke direktori C: (bila masih masuk ke subdirektori, ketik cd.. hingga
keluar dari sub direktori). Setelah itu ketik rename Aplikasi_SIA.doc Aplikasi_SIA.mdb
tekan enter.

Jika anda menggunakan Microsoft Access 2007, ketika pertama kali program ini
dijalankan, akan muncul security warning, pilih options, pilih enable this content. Menu
yang tersedia dalam aplikasi ini belum semuanya dapat diakses karena saya masih
belum memiliki waktu untuk melanjutkan pengembangan aplikasi (versi terbaru dengan
aksesibilitas tombol lebih banyak akan saya unggah secepatnya). Namun, aplikasi ini
sudah cukup untuk menunjukkan automatisasi pencatatan transaksi, bagaimana
transaksi diproses berbasis siklus, pengendalian aplikasi yang diterapkan dalam SIA,
integrasi antar siklus sehingga menghasilkan laporan keuangan. Dalam siklus penjualan,
tombol yang dapat diakses hanya penjualan. Dalam siklus pembelian hanya tombol
pembelian. Adapun tombol-tombol yang ditampilkan bertujuan untuk menunjukkan
urutan siklus transaksi dalam perusahaan. Dalam siklus pengeluaran, tombol yang
dapat diakses adalah pengeluaran. Dalam card, semua tombol dapat diakses, fungsi tab
ini adalah tempat pengelolaan data master. Report dapat diakses semuanya.

Selamat mencoba!

Jika anda ingin mengetahui pengembangan SIA lebih lanjut, anda dapat membaca
materi kuliah SIA saya di laman Kuliah SIA. Bila ada pertanyaan lebih lanjut, silakan
tinggalkan pesan di chatroll, komentar, atau hubungi melalui Whatsapp.