MAKALAH

Meningkatkan Efisiensi dan Efektifitas Dalam Manajemen Proyek

Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Pengantar Bisnis

Semester Genap 2021

Dosen Pengampu Bapak Arif Fadilla, SE., MT

Disusun oleh :

Kelompok 12

Tegar Abdillah Manaf ( 2010631020144 )

Trisna Sari ( 2010631020146 )

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SINGAPERBANGSA KARAWANG

2021
 KATA PENGANTAR

Syukur alhamdulilah senantiasa kami panjatkan kepada Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat dan karunia-nya, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini guna
memenuhi tugas kelompok untuk mata kuliah pengantar bisnis, dengan judul: “Meningkatkan
Efisiensi dan Efektifitas Dalam Manajemen Proyek"

Kami mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada Bapak Arif Fadilla, SE.,
MT selaku Dosen Pengampu Manajemen Bisnis. Tugas yang telah diberikan ini dapat
menambah pengetahuan dan wawasan terkait bidang yang ditekuni.

Besar harapan kami bahwa makalah ini dapat bernilai baik, dan dapat digunakan
dengan sebaik-baiknya. Kami menyadari bahwa makalah yang kami susun ini belumlah
sempurna untuk itu kami mengharapkan kritik dan saran dalam rangka penyempurnaan untuk
pembuatan makalah selanjutnya. Sesudah dan sebelumnya kami ucapkan terimakasih.

Kelompok 15

ii
 DAFTAR ISI

BAB I....................................................................................................................................................1
PENDAHULUAN.................................................................................................................................1
1.1 Latar Belakang Masalah........................................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah..................................................................................................................2
1.3 Tujuan....................................................................................................................................2
1.4 Manfaat..................................................................................................................................2
BAB II...................................................................................................................................................3
LANDASAN TEORI............................................................................................................................3
2.1 Manajemen Proyek................................................................................................................3
2.1.1 Pengertian Manajemen...................................................................................................3
2.1.2 Pengertian Proyek..........................................................................................................3
2.1.3 Pengertian Manajemen Proyek.......................................................................................5
BAB III..................................................................................................................................................6
PEMBAHASAN...................................................................................................................................6
3.1 Apa yang dimaksud dengan Manajemen Proyek?..................................................................6
3.2 Bagaimana ruang lingkup dalam Manajemen Proyek?..........................................................6
3.3 Apa saja fungsi dari Manajemen Proyek?..............................................................................7
3.4 Apa saja teknik dalam Manajemen Proyek?..........................................................................7
3.5 Apa saja contoh Manajemen Proyek......................................................................................8
3.6 Mengenal E-Procurement atau Pengadaan Elektronik...........................................................8
BAB IV PENUTUP...............................................................................................................................9
DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................................................10

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Keterlambatan dalam menyelesaikan suatu proyek merupakan masalah yang sering

muncul dan dapat berdampak kepada seluruh pekerjaan dalam suatu proyek. Sebagai
antisipasi terhadap keterlambatan tersebut, maka perlu dilakukan perencanaan dengan
beberapa alat pengendalian. Manajemen proyek dalam menjalankan suatu proyek perlu
dibuat agar terhindar dari kegagalan dan resiko proyek. Manajemen yang baik harus dapat
mengelola manejemen aktivitas seperti penjadwalan proyek, pengelolaan human resource
yang terlibat langsung dalam suatu proyek sehingga akan berujung pada estimasi biaya
proyek yang perlu dianggarkan oleh suatu perusahaan.

Dengan melakukan penjadwalan pada suatu proyek, maka akan membantu perusahaan
untuk mengetahui hubungan antara aktivitas dalam proyek dan hubungan aktivitas terhadap
keseluruhan proyek. Perusahaan juga dapat mengidentifikasi setiap hubungan aktivitas dalam
suatu proyek yang harus didahulukan, serta perusahaan dapat mengetahui perkiraan waktu
yang realistis dalam menjalankan setiap aktivitas yang ada dalam suatu proyek.

Penjadwalan proyek merupakan salah satu elemen penting, karena penjadwalan

memberikan informasi tentang kemajuan proyek dalam hal kinerja sumber daya, biaya,
tenaga kerja, peralatan, material serta rencana durasi proyek dan Progres waktu untuk
penyelesaian proyek. Progres waktu yang ditampilkan dalam jadwal proyek menjadi salah
satu elemen penting dalam pengendalian waktu proyek. Karena dengan mengetahui progres
rencana dana aktual satu proyek, maka kita dapat mengetahui seberapa jauh proyek tersebut
terlambat atau lebih cepat.

Perusahaan perlu berupaya untuk meningkatkan kualitas jasa yang diberikan dengan
melalui pembuatan perencanaan yang terstruktur, sehingga lebih optimal dalam penggunaan
sumber daya yang akan berdampak pada efesiensi kinerja internal perusahaan. Tanpa adanya
manajemen proyek yang baik tersebut dapat menurunkan performa kerja perusahaan untuk
memenuhi permintaan pelanggan.

1
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan manajemen proyek?
2. Bagaimana ruang lingkup dalam manajemen proyek?
3. Apa saja fungsi dari manajemen proyek?
4. Apa saja teknik dalam Manajemen Proyek?
5. Contoh dari manajemen proyek seperti apa?

1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui definisi dari manajemen proyek itu sendiri
2. Untuk mengetahui ruang lingkup dari manajemen proyek
3. Untuk mengetahui fungsi-fungsi dari manajemen proyek
4. Untuk mengetahui teknik manajemen proyek
5. Untuk mengetahui beberapa contoh dari manajemen proyek

1.4 Manfaat
1. Menjadikan pemahaman mengetahui definisi dari manajemen proyek
2. Lebih mengetahui berbagai ruang lingkup dari manajemen proyek
3. Bisa menjalankan fungsi fungsi manajemen proyek yang baik dan benar
4. Agar tidak ada kekeliruan dalam memilih teknik manajemen proyek yang baik
5. Contoh contoh dari manajemen proyek dapat dijadikan sebagai gambaran untuk
kedepan dalam mebuatan proyek

2
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Manajemen Proyek

2.1.1 Pengertian Manajemen

Manajemen proyek terdiri dari dua kata yaitu Manajemen dan Proyek. Menurut
Hughes dan Cotterell (2002, p8) Manajemen meliputi kegiatan merencanakan,
mengorganisasi, mencari sumber daya, memberi instuksi, memantau kemajuan, mengontrol,
memiliki inovasi dan merepresentasi.

Manajemen adalah suatu proses perencanaan pengorganisasian, pengarahan dan

pengawasan, usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya
organisasi lainnya agar tercapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Dari beberapa pendapat di atas, maka disimpulkan bahwa manajemen itu adalah
proses perencanaan, pengaturan, pengkontrolan, dan pengkoordinasian kegiatan-kegiatan
kerja dan penggunaan sumber daya agar tercapainya suatu hasil dan tujuan yang diinginkan.

2.1.2 Pengertian Proyek

Menurut Hughes dan Cotterell (2002, p2) Proyek dapat diasumsikan sebagai sesuatu
yang besar untuk ditentukan bagaimana cara untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Beberapa
karakteristik proyek dapat disimpulkan antara lain :

1. Pekerjaan yang tidak rutin dilibatkan

2. Diperlukan perencanaan

3. Objektif yang spesifik dapat dillihat atau produk yang spesifik dapat dibuat

4. Pekerjaan diselesaikan oleh beberapa orang

5. Pekerjaan diselesaikan dalam beberapa fase

6. Sumber daya yang dapat digunakan dalam proyek dibatasi

3
7. Proyek itu besar dan kompleks

Menurut Schwalbe (2004, p4) proyek adalah suatu usaha yang bersifat sementara
untuk menghasilkan suatu produk atau layanan yang unik. Proyek normalnya melibatkan
beberapa orang yang saling berhubungan aktivitasnya.

Menurut Schwalbe ( 2004, pp4-5) atribut suatu proyek antara lain :

1. Sebuah proyek memiliki tujuan yang khusus. Proyek harus menghasilkan suatu produk
khusus, layanan dan hasil akhir

2. Proyek bersifat sementara. Proyek memiliki awal dan akhir yang jelas

3. Proyek membutuhkan sumberdaya yang didapat dari berbagai area. Sumber daya dapat
berupa hardware, software dan sumberdaya lainnya yang dilakukan oleh pengguna sistem
tersebut

4. Proyek harus memiliki pelanggan utama ( primary customer) atau sponsor.

5. Proyek melibatkan ketidakpastian, karena setiap proyek bersifat unik sehingga sangat sulit
untuk menentukan objektifitas proyek, mengestimasi waktu dan biaya proyek.

Menurut Schwalbe (2004, pp5-6) setiap proyek memiliki batasan yang berbeda
terhadap ruang lingkup, waktu dan biaya yang biasanya disebut sebagai triple constraint (tiga
kendala). Seperti itu pula seorang project manager harus memperhatikan hal-hal penting
dalam manajemen proyek :

1. Ruang lingkup ( scope ) : apa yang ingin dicapai dalam proyek, produk atau layanan apa
yang pelanggan harapkan dari proyek tersebut

2. Waktu ( time ) : berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dan
bagaimana jadwal kegiatan proyek akan dilaksanakan

3. Biaya ( cost ) : berapa biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek

Dari beberapa beberapa pendapat di atas, maka disimpulkan bahwa proyek adalah
proyek bersifat sementara namun dibutuhkan sub-sub pekerjaan dalam hal-hal waktu, biaya
dan sumber daya yang dapat menunjang jalannya proyek agar dapat menghasilkan produk
atau hasil yang baik dan jelas.

4
2.1.3 Pengertian Manajemen Proyek
Menurut Hughes dan Cotterell (2002, pp8-9), Manajemen proyek adalah suatu cara
untuk menyelesaikan masalah yang harus dipaparkan oleh user, kebutuhan user harus terlihat
jelas dan harus terjadi komunikasi yang baik agar kebutuhan user bisa diketahui.

Menurut Schwalbe (2004, p8) Manajemen Proyek adalah aplikasi pengetahuan,

keahlian, peralatan dan teknik untuk kegiatan proyek yang sesuai dengan kebutuhan proyek.

Sedangkan pendapat lain menyatakan bahwa manajemen proyek adalah cara

mengorganisir dan mengelola sumber penghasilan yang penting untuk menyelesaikan proyek.

Dari beberapa pendapat diatas, maka disimpulkan bahwa manajemen proyek adalah
kegiatan merencanakan, mengatur, mengkoordinasikan seluruh sumber daya, biaya, waktu
untuk menghasilkan suatu hasil yang bersifat sementara atau suatu produk yang unik dan
sesuai dengan kebutuhan yang diminta.

Adapun perbedaan antar manajemen proyek sistem informasi dan teknologi informasi adalah
:

Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia,
masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan
penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam
model kematangan kemampuan manajemen manusia (a people management capability
maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi
perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan
kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan
karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.

Sedangkan teknologi informasi dilihat dari kata penyusunnya adalah teknologi dan
informasi. Secara mudahnya teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap
proses penyampaian informasi dari bagian pengirim ke penerima sehingga pengiriman
informasi tersebut akan lebih cepat, lebih luas sebarannya dan lebih lama penyimpanannya.

Maka dari itu disimpulkan bahwa, manajemen proyek teknologi informasi adalah
merencanakan, menyusun, mengorganisasikan seluruh sumber daya, waktu, dan biaya untuk
membuat suatu rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi kepada penerima
akan lebih cepat, lebih luas sebarannya dan lebih lama penyimpanannya.

5
 BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Apa yang dimaksud dengan Manajemen Proyek?

a. Pengertian Manajemen

Manajemen adalah suatu proses perencanaan pengorganisasian, pengarahan dan

pengawasan, usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya
organisasi lainnya agar tercapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

b. Pengertian Proyek

Menurut Schwalbe (2004, p4) proyek adalah suatu usaha yang bersifat sementara
untuk menghasilkan suatu produk atau layanan yang unik. Proyek normalnya melibatkan
beberapa orang yang saling berhubungan aktivitasnya.

c. Pengertian Manajemen Proyek

Secara mendasar pengertian manajemen proyek adalah proses manajemen yang

meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, serta pengendalian akan
sumber daya organisasi/perusahaan yang digunakan dalam meraih tujuan
organisasi/perusahaan yang telah ditentukan.

Adapun apabila diartikan secara lebih spesifik maka Pengertian Manajemen Proyek
Adalah penerapan suatu ilmu pengetahuan, ketrampilan, dan keahlian yang berkaitan dengan
proyek yang ditangani serta metode teknis yang digunakan dalam mengelola sumber daya
yang ada guna memperoleh tujuan yang telah ditetapkan yaitu output/hasil yang maksimal
yang terkait dengan kualitas, waktu, kinerja, dan keselamatan kerja

3.2 Bagaimana ruang lingkup dalam Manajemen Proyek?

Mengetahui ruang lingkup ini berguna agar setiap kegiatan dan program yang ada di
dalam proyek lebih terfokus dan dapat dilakukan secraa efektif dan efisien. Adapaun ruang
lingkup manajemen proyek diantaranya :

1. Menetapkan waktu kapan proyek akan dilaksanakan.

6
 2. Merencanakan scoope atau besaran lingkup yang akan digarap pada suatu proyek.
3. Menyusun dan menjelaskan definisi operasional dari setiap ruang lingkup proyek.
4. Melakukan verifikasi dan pengawasan terhadap perubahan yang dapat terjadi saat
proyek dilaksanakan.

3.3 Apa saja fungsi dari Manajemen Proyek?

1. Fungsi perencanaan (Planning)

Bertujuan dalam pengambilan keputusan yang mengelola data dan informasi yang
dipilih untuk dilakukan di masa mendatang, seperti menyusun rencana jangka panjang dan
jangka pendek, dan lain-lain.

2. Fungsi Organisasi (Organizing)

Bertujuan untuk mempersatukan kumpulan kegiatan manusia, yang memiliki aktivitas

masing- masing dan saling berhubungan, dan berinteraksi dengan lingkungannya dalam
rangka mencapai tujuan organisasi, seperti menyusun lingkup aktivitas.

3. Fungsi Pelaksanaan (Actuating)

Bertujuan untuk menyelamatkan seluruh pelaku organisasi terkait dalam

melaksanakan kegiatan/proyek, seperti Pengarahan tugas serta motivasi.

4. Fungsi Pengendalian(Controlling)

Bertujuan untuk mengukur kualitas penampilan dan penganalisisan serta

pengevaluasian kegiatan, seperti memberikan saran-saran perbaikan.

3.4 Apa saja teknik dalam Manajemen Proyek?

Ada beberapa teknik manajemen proyek yang dapat diterapkan. Teknik yang paling
umum dan mudah adalah Gantt Chart. Cara kerja teknik ini adalah menganalisis durasi tiap
kegiatan proyek yang akan dikerjakan. Gantt Chart digambarkan dengan garis-garis atau bar
yang mengidentifikasikan durasi kegiatan yang akan dilakukan.

Sedangkan teknik yang cukup rumit adalah PERT (Program Evaluation Review
Technique) yaitu teknik manajemen proyek yang menggunakan tiga perkiraan waktu untuk
tiap kegiatan, dan CPM (Critical Path Method) adalah teknik menajemen proyek yang
7
 menggunakan hanya satu faktor waktu per kegiatan. CPM dan PERT menggambarkan
aktivitas apa yang menjadi prioritas untuk diseleasaikan.

3.5 Apa saja contoh Manajemen Proyek

Contoh dari manajemen proyek adalah sebagai berikut:

 Proyek konstruksi adalah menghasilkan

pembangunan gedung, jembatan, jalan raya, jalan tol dan lain sebagainya.
 Proyek penelitian dan pembangunan adalah proyek
yang mempunyai hasil sebuah produk tertentu yang bermaksud untuk memperbaiki ataupun
memberi peningkatan kualitas sebuah produk, layanan dan lain sebagainya.
 Proyek industri manufaktur adalah sebuah bentuk
aktivitas yang dimulai dengan perancangan hingga tercipta sebuah produk baru
 Proyek padat modal adalah suatu proyek yang
membutuhkan modal yang sangat banyak. Seperti: pembebasan lahan yang luas, pembelian
atau pengadaan suatu barang, pembangunan fasilitas produksi dan lain sebagainya.

3.6 Mengenal E-Procurement atau Pengadaan Elektronik

E-procurement atau electronic procurement merupakan suatu sistem pengadaan

barang dan jasa yang dilakukan secara digital dengan memanfaatkan perangkat teknologi
informasi. Sistem ini menjadi solusi yang tepat karena dapat menyederhanakan proses
transaksi yang mulanya rumit menjadi lebih efektif, efisien, dan transparan.

Dengan proses yang seluruhnya dilakukan secara digital, perusahaan akan

dimudahkan dalam melakukan tahap-tahap pengadaan yang umumnya menyita waktu dan
biaya. Mulai dari proses identifikasi kebutuhan bisnis, mencari vendor, hingga
membandingkan harga serta persyaratan terbaik dari vendor-vendor yang ada, semua bisa
dilakukan secara online dan terintergrasi.

8
 BAB IV
PENUTUP

Manajemen merupakan sebuah proses terpadu dimana individu-individu sebagai

bagian dari organisasi yang dilibatkan untuk merencanakan, mengorganisasikan, menjalankan
dan mengendalikan aktifitas-aktifitas, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah
ditetapkan dan berlangsung terus menerus seiring dengan berjalannya waktu.

Untuk dapat mengimplementasikan kegiatan manajemen tersebut sesuai dengan

fungsinya masing-masing, maka diperlukan beberapa keahlian manajemen(managerial skills)
yang diperlukan oleh setiap orang yang terlibat dalam organsasi.

Ilmu untuk mengelola proyek disebut dengan manajemen proyek. Jadi manajemen
proyek adalah suatu aktivitas penerapan pengetahuan, keahlian, metodologi dan teknik
memanfaatkan sumberdaya untuk mengelola sebuah proyek untuk memenuhi harapan pihak-
pihak yang berkepentingan.

Area pengetahuan (Knowledge area) yang diperlukan dalam mengelola sebuah

proyek, terdapat delapan aspek pengetahuan yaitu manajemen ruang lingkup, manajemen
kualitas, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen komunikasi, manajemen
sumberdaya manusia, manajemen resiko dan manajemen pengadaan.

9
 DAFTAR PUSTAKA

Perdana, Surya dan Arif Rahman. (2019). "PENERAPAN MANAJEMEN PROYEK

DENGAN METODE CPM (Critical Path Method) PADA PROYEK PEMBANGUNAN
SPBE". Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat. 3 (1), 242-250.

Sudipta, Ketut. (2013). "STUDI MANAJEMEN PROYEK TERHADAP SUMBER DAYA

PADA PELAKSANAAN PROYEK KONSTRUKSI". Jurnal Ilmiah Teknik Sipil. 17 (1), 73-
83

(https://jurnalmanajemen.com/pengertian-manajemen-proyek/)

(https://accurate.id/marketing-manajemen/pengertian-manajemen-proyek/)

(https://www.academia.edu/31514657/MAKALAH_MANAJEMEN_PROYEK)

(http://library.usu.ac.id/download/fe/manajemen-ritha1.pdf)

(http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_proyek)

(www.ilkom.unsri.ac.id/dosen/hartini/materi/IIIManajemenPSI.pdf)

(http://id.wikipedia.org/wiki/TeknologiInformasi)

(https://insight.mbiz.co.id/2018/07/09/mengenal-e-procurement-solusi-pengadaan-barang-
dan-jasa-secara-digital/)

10