Seri 01

PEMBENTUKAN DAN
PENGEMBANGAN GAPOKTAN

Penyusun:
Robinson Putra

BALAI PENGKAJIAN TEKNOLOGI PERTANIAN

KEPULAUAN RIAU
2016
PEMBENTUKAN DAN PENGEMBANGAN
GABUNGAN KELOMPOK TANI
(GAPOKTAN)

TIM PENYUSUN

Robinson Putra

Balai Pengkajian Teknologi Pertanian Kepulauan Riau

Badan Penelitian Dan Pengembangan Pertanian
Kementerian Pertanian
2018
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah Tuhan Yang Maha Kuasa, karena

hanya dengan ridho dan Karunia-Nya maka Petunjuk Teknis
Pembentukan dan Pengembangan Gapoktan (Gabungan Kelompok Tani)
ini dapat diselesaikan.
Petunjuk Teknis ini merupakan salah satu pedoman yang bisa
digunakan oleh berbagai pihak dalam proses pembentukan hingga
pengembangan Gabungan Kelompok Tani. Buku ini berisi tentang
bagaimana Kita melakukan pendampingan mulai dari identifikasi dan
inisiasi pembentukan Gapoktan hingga proses pemandirian Gapoktan.
Kami sadari masih terdapat kekurangan dalam Buku ini, namun demikian
inilah salah satu wujud kontribusi nyata dari Balai Pengkajian Teknologi
Pertanian (BPTP) Kepulauan Riau dalam sumbangsihnya membangun
pertanian Indonesia yang maju, khususnya di Kepulauan Riau.
Akhirnya, saya menyampaikan terima kasih dan penghargaan
kepada Tim Penyusun yang telah menyelesaikan Buku Petunjuk Teknis
mengenai Pembentukan dan Pengembangan Gapoktan. Semoga Buku ini
dapat memberikan manfaat kepada seluruh khalayak pembaca dan
penggunanya.

Kepala
BPTP Kepulauan Riau

Dr. Ir. Mizu Istianto, M.S

iii
 DAFTAR ISI
Kata Pengantar ......................................................................................... iii
Daftar Isi ...................................................................................................... iv
Daftar Gambar .......................................................................................... v

I. PENDAHULUAN ......................................................... 1

II. DEFINISI OPERASIONAL .......................................... 12

III. MEKANISME PEMBENTUKAN DAN PENUMBUH

KEMBANGANGAPOKTAN .......................................... 20
3.1 Tahap Identifikasi .................................................................... 20
3.2 Tahap Inisiasi Gapoktan ........................................................ 22
3.3 Tahap Pendirian Gapoktan ................................................... 27
3.4 Tahap Penumbuh kembangan .............................................. 35
3.5 Tahap Pemandirian ................................................................. 43

IV MANAJEMEN ORGANISASI DAN

ADMINISTRASI GAPOKTAN ...................................... 49
4.1 Manajemen Organisasi Gapoktan ....................................... 50
4.2 Administrasi Gapoktan .......................................................... 55

V PANDUAN PENDAMPINGAN ................................... 65

5.1 Pendekatan Pendampingan ................................................... 69
5.2 Metode Pendampingan .......................................................... 70
5.3 Pendampingan Fase
Penumbuhkembangan Gapoktan ........................................ 74
5.4 Pemandirian Gapoktan .......................................................... 77

VI PENUTUP ....................................................................... 80

iv
 DAFTAR TABEL

Gambar Keterangan Halaman

1 Skema Gabungan Kelompok Tani 17
(GAPOKTAN)
2 Struktur Organisasi Kelompok Tani 49
3 Struktur Pengurus Gapoktan 54

v
vi
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Sebagai upaya dalam mengikuti tuntutan modernisasi
kelembagaan, maka dibutuhkan suatu pedoman untuk
mendirikan dan mengembangkan kelembagaan tersebut.
Kelembagaan yang ada di tingkat petani merupakan bagian dari
sistem pembangunan pertanian yang tidak bisa dipisahkan.
Modernisasi kelembagaan di tingkat petani perlu dilakukan guna
menunjang kinerja petani, sehingga petani mampu mengikuti
perkembangan zaman dan berdaya saing. Namun, tentunya
dalam melakukan modernisasi kelembagaan di tingkat petani
juga harus memperhatikan karakteristik kearifan Balail. Dengan
menyertakan karakteristik kearifan Balail diharapkan mampu
terbetuk suatu sistem kelembagaan yang khas dan berdaya
saing.
Evaluasi terhadap keberadaan Kelembagaan petani
khususnya kelompok tani yang ada sekarang, secara umum bisa
dikatakan belum mampu menjembatani kepentingan petani
dalam upaya memperbaiki kinerja usahataninya. Permasalahan
pemenuhan sarana produksi dan pemasaran hasil usahatani,
masih belum mampu dipecahkan oleh kelembagaan kelompok
tani.

1
Hal tersebut bisa dimaklumi, dikarenakan kepemilikan rata-rata
lahan yang masih kecil dan posisi tawar kelompok yang ada
kurang memberikan pengaruh kepada pasar dan kepada
pengambil kebijakan. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu
lembaga yang lebih kuat dan memiliki skala yang lebih luas,
yaitu dengan menggabungkan kelompok-kelompok tani dengan
menyesuaikan karakteristik yang dimilikinya. Dengan
penggabungan kelompok tani tersebut, diharapkan efisiensi
usahatani dan peningkatan tingkat pendapatan per individu
petani bisa diwujudkan.
Mengacu pada arahan Menteri Pertanian tentang konsep
kelembagaan petani, peternak, dan pekebun, pembentukan
Gabungan kelompok tani (Gapoktan) merupakan gabungan atau
kumpulan dari kelompok-kelompok tani yang sejenis bidang
usahanya. Dari penguatan kelembagaan yang didasarkan pada
homogenitas komoditi yang dikumpulkan dalam satu wadah
tertentu diharapkan akan mampu mengendalikan fluktuasi harga
dan meningkatkan nilai tawar bagi petani.
Pada prinsipnya kerja Gapoktan adalah mengakomodasi
kepentingan petani dari masing-masing kelompok tani. Selain
itu, Gapoktan merupakan media komunikasi untuk saling
bertukar informasi antar kelompok tani. Keberadaan Gapoktan
merupakan sebuah modal sosial yang cukup besar guna
membangun kekuatan di tingkat petani.

2
 Dalam arahan jangka panjang, Gapoktan diharapkan
mampu memiliki unit usaha sendiri, seperti : unit usaha
saprotan, unit usaha pengolahan pasca panen, unit usaha
pembiayaan, unit usaha perdagangan produk dan unit-unit usaha
lainnya. Jadi pada prinsipnya, kinerja Gapoktan ke depan
diharapkan membentuk suatu koperasi. Namun, kelebihan dari
proses yang dibentuk melalui Gapoktan ini adalah masing-
masing berangkat dari permasalahan yang sama, relatif memiliki
homogenitas usaha dan sudah memiliki rasa kebersamaan serta
kesederajatan, karena di dalam Gapoktan yang lebih ditekankan
adalah bentuk komunikasi horizontal yang terjadi antara
kelompok tani. Gerakan pembentukan Gapoktan ini sebenarnya
secara substansi adalah mengembalikan semangat koperasi yang
selama ini telah tereduksi. Pembentukan Gapoktan ini
merupakan sebuah gerakan yang dimunculkan dari petani secara
terbuka dan transparan, sehingga dengan keberadaan Gapoktan
ini maka keberpihakan akan kembali kepada petani.
Misi selanjutnya dari dibentuknya Gapoktan ini adalah
terbangunnya sistem dan mekanisme pasar yang terbuka dan
adil bagi petani. Keberadaan Gapoktan ini tentunya akan
mampu memberikan informasi pasar yang tepat kepada petani.
Selain itu, dengan adanya Gapoktan maka keberadaan tengkulak
akan semakin berkurang, karena dengan adanya informasi pasar

3
yang jelas dan terbuka maka petani akan memilih Gapoktan
sebagai media bersama dalam memasarkan hasil panennya.
Pendekatan dengan penguatan kelompok dan dari sisi
pendapatan usahatani diharapkan akan mampu memberikan
daya tarik bagi petani untuk lebih memperkuat kelembagaan
yang dimilikinya. Dengan keberadaan kelembagaan yang kokoh
maka petani diharapkan mampu mewujudkan kemandirian
dalam berusahatani, sehingga konsepsi agribisnis dan
agroindustri yang sesungguhnya akan dapat diterapkan.
Pembentukan dan pengembangan Gapoktan menjadi
sebuah kekuatan ekonomi baru bukanlah sebuah pekerjaan yang
mudah. Dari sisi eksternal petani, keberadaan tengkulak dan
pedagang lainnya yang sebelumnya menjadi sebuah kekuatan
tersendiri dalam sistem usaha tentunya tidak mau kehilangan
pendapatan. Dari sisi internal petani, tidak bisa dipungkiri
bahwa dalam suatu kelompok biasanya masih terdapat conflict
of interest dan apabila hal ini dibiarkan akan membawa dampak
pada menurunnya kinerja.
Sebuah perangkat/sistem yang komprehensif dan terpadu
merupakan kunci utama bagi keberlangsungan Gapoktan. Sistem
yang dibangun dalam Gapoktan tersebut haruslah memegang
prinsip-prinsip kesederajatan, kesamaan, kekompakan dan
keadilan.

4
1.2 TUJUAN
Tujuan dibentuknya Gabungan Kelompok Tani (Gapoktan)
yang beranggotakan kelompok-kelompok tani adalah:
1. Untuk meningkatkan posisi tawar petani terhadap
stakeholder dalam rangka meningkatkan daya saing
usaha tani.
2. Mempermudah petani dalam menggalang kerjasama dan
kemitraan untuk membantu kepentingan ekonomi
anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya.
3. Memajukan kesejahteraan anggota pada khususnya dan
masyarakat pada umumnya serta ikut meningkatkan
perekonomian masyarakat.

1.3 SASARAN
Sasaran pembentukan Gabungan Kelompok Tani (Gapoktan)
adalah petani yang telah memiliki embrio kelompok tani
maupun kelompok tani yang sudah mapan dan memiliki
keterkaitan komoditas maupun kedekatan geografis.

5
1.4 RUANG LINGKUP KEGIATAN
Ruang lingkup pembentukan dan pengembangan
kelembagaan Gapoktan yang dituangkan dalam Petunjuk
Teknis (Juknis) ini mencakup beberapa tahap :
1. Mekanisme pembentukan, serta penumbuhkembangan
Gapoktan
Mekanisme pembentukan dan penumbuhkembangan
Gapoktan menjelaskan tentang tahap-tahap identifikasi,
inisiasi, pembentukan, serta usaha pemandirian dalam
rangka menumbuhkembangkan potensi yang dimiliki
gapoktan.
2. Manajemen dan kelembagaan Gapoktan
Manajemen dan kelembagaan Gapoktan adalah panduan
untuk pengelolaan organisasi Gapoktan secara baik dan
sesuai dengan aturan dalam menjalankan organisasi legal.
Aspek-aspek yang dijelaskan dalam manajemen
kelembagaan antara lain: (i) Perangkat legalitas lembaga,
(ii) Mekanisme penataan struktur organisasi dan
personalia, (iii) Pembagian tugas personalia, dan (iv)
Pengembangan usaha-usaha ekonomi produktif, sosial,
dan budaya lembaga.

6
3. Pengembangan Usaha Gapoktan
Pengembangan usaha Gapoktan meliputi: (i) Usaha
penyediaan Saprodi, (ii) Penyediaan jasa alsintan panen
dan pasca panen, (iii) Fasilitasi pemasaran dengan
kemitraan, (iv) Fasilitasi pemodalan dengan Usaha
Simpan Pinjam, serta (v) Pelatihan teknologi.
4. Pendampingan Gapoktan
Juknis pendampingan Gapoktan mencakup model dan
teknis pengembangan gapoktan yang dapat dilakukan
oleh stakeholder
terkait, antara lain: (i) Pemerintah, (ii) Perguruan
Tinggi/LSM, (iii) Swasta, serta (iv) Pihak-pihak yang
berkomitmen untuk mengembangkan Gapoktan.
Pendampingan yang dilakukan untuk memfasilitasi
terbentuknya Gapoktan yang kuat antara lain dalam: (i)
Pengembangan manajemen dan kelembagaan, (ii)
Perluasan jaringan pasar dan kemitraan, (iii) Penguatan
pemodalan, (iv) Peningkatan kapasitas Sumberdaya
Manusia, (v) Pelatihan teknologi, serta (vi) Asistensi
pengendalian mutu produk.

7
MEKANISME PELAKSANAAN KEGIATAN
Mekanisme kegiatan pembentukan dan pengembangan
Gabungan Kelompok Tani (Gapoktan) terdiri dari tahap-tahap
berikut:
1. Tahap Identifikasi
Identifikasi dilakukan untuk menentukan Balaisi dan petani
yang akan menjadi sasaran pembentukan Gapoktan.
Identifikasi tersebut dilakukan dengan menggunakan metode
CP/CL. Untuk mengantisipasi perbedaan interpretasi
terhadap masing-masing istilah dijelaskan dalam definisi
operasional.
2. Tahap Inisiasi
Tahap inisiasi adalah tahap untuk mempersiapkan pendirian
Gapoktan khususnya pada calon anggota Gapoktan maupun
stakeholder terkait. Kegiatan yang dilaksanakan akan lebih
terfokus pada upaya sosialisasi, transformasi gagasan, dan
penumbuhan semangat dalam pembentukan Gapoktan
dengan fasilitator pendamping.
Pendampingan dalam tahap inisiasi lebih menekankan pada
kegiatan informal untuk mengetahui permasalahan riil yang
dihadapi petani, harapan, serta pendekatan terhadap
pemuka masyarakat (tokoh berpengaruh).

8
3. Tahap Pendirian
Tahap pendirian adalah kegiatan aksi untuk mendirikan
Gapoktan melalui prosedur legal formal termasuk
pelengkapan infrastruktur organisasi dan kelembagaan. Pela-
ku utama pada fase pendirian adalah anggota dan pengurus
Gapoktan sendiri.
4. Tahap Penumbuhkembangan
Tahap penumbuhkembangan adalah program fasilitasi dari
Departemen Pertanian, Pemerintah daerah, serta pihak lain
sebagai pendamping untuk memperkuat Gapoktan yang telah
terbentuk sebelumnya sehingga siap untuk menjadi Gapoktan
yang mandiri. Kegiatan yang dilakukan pada fase
penumbuhkembangan adalah memperkuat infrastruktur
organisasi dan kelembagaan yang telah dirintis pada tahap
pendirian serta mengembangkan usaha ekonomi produktif
Gapoktan.
5. Tahap Pemandirian
Tahap pemandirian adalah kegiatan aksi untuk memfasilitasi
Gapoktan sehingga dapat mengelola kelembagaan serta
pengembangan Gapoktan yang secara mandiri. Kemandirian
termasuk dalam peningkatan pemodalan, kemitraan, serta
pengembangan unit usaha. Melalui tahap pemandirian ini
pengurus Gapoktan memiliki kemampuan serta kepercayaan
diri untuk mengelola potensi dan peluang yang dimiliki untuk
meningkatkan kesejahteraan anggota maupun masyarakat.

9
1.6 INDIKATOR KEBERHASILAN
1. Indikator Input
Indikator keberhasilan program dari segi masukan antara lain:
(i) Jumlah petani yang terlibat, (2) Dukungan nyata
stakeholder (Pemerintah Daerah, swasta, dan masyarakat),
(iii) Kualitas lembaga dan pelaksana pendamping, dan (iv)
Peran aktif petani maupun masyarakat.
2. Indikator Proses
Indikator keberhasilan dari segi proses antara lain: (i)
Pelaksanaan sosialisasi, (ii) Pelaksanaan pendampingan, (iii)
Pelaksanaan fasilitasi dan realisasi kemitraan, serta (iv)
Pelaksanaan pendampingan lanjutan pasca kontrak
pendampingan.
3. Indikator Output
Indikator keluaran untuk menilai keberhasilan program
antara lain: (i) Realisasi terbentuknya Gapoktan, (ii)
Kelengkapan organisasi, (iii) Perjanjian kerjasama kemitraan,
(iv) Realisasi kemitraan, (v) Pemanfaatan sarana dan
prasarana Gapoktan oleh anggota, dan (vi) Kuantitas serta
kualitas produksi.
4. Indikator Outcome
Indikator untuk menilai keberhasilan pendirian Gapoktan
dalam rentang jangka panjang antara lain: (i) Pengembangan
bidang usaha Gapoktan, (ii) Peningkatan sarana dan
prasarana produksi dan pasca panen,

10
(iii) Peningkatan kerjasama/kemitraan, (iv) Peningkatan
produksi dan produktivitas, (v) Peningkatan pendapatan,
serta (vi) Penurunan angka kemiskinan.

11
 BAB II
DEFINISI OPERASIONAL
2.1. PENGERTIAN PETANI
Petani adalah orang atau individu manusia yang
melakukan upaya bercocok tanam atau yang mengelola lahan
untuk mengusahakan komoditas berbasis makhluk hidup
khususnya tumbuhan, guna pemenuhan kebutuhan hidupnya.
Memahami pengertian petani ini sebenarnya tidak terbatas pada
pemahaman artikulasi kata saja. Secara lebih terperinci petani
bisa digolongkan menjadi beberapa golongan berdasarkan
beberapa perbedaan karakteristik yang dimiliki, diantaranya
mengenai penguasaan lahan dan basis komoditas yang
diusahakan. Berdasarkan penguasaan lahan petani bisa
digolongkan sebagai petani pemilik, petani penggarap, dan juga
buruh tani. Sementara itu berdasarkan komoditas yang
diusahakan biasanya disebutkan berdasarkan jenis komoditas
yang rutin diusahakannya.

12
2.2 KELOMPOK TANI
Kelompok tani adalah kumpulan petani yang punya
kepentingan dan tujuan yang sama atas dasar kemauan bersama
untuk meningkatkan kinerja usahataninya. Pembentukan
kelompok tani didasarkan pada pendekatan geografis posisi
lahan yang saling berdekatan, pendekatan wilayah administratif
tempat tinggal dan pendekatan komoditas yang diusahakan.
Salah satu atau lebih dari pendekatan tersebut yang biasanya
menjadi landasan para petani dalam membentuk kelompok tani.
Melihat karakteristik/ciri petani Indonesia yang memiliki
lahan sempit, dan kondisi kultur kekerabatan yang masih kuat
dalam satu lingkungan masyarakatnya, maka pembentukan
kelompok tani perlu didekati menggabungkan ketiga pendekatan
tersebut di atas. Alasan yang bisa disampaikan dengan
menggabungkan ketiga pendekatan tersebut adalah :
1. Dengan menggabungkan petani yang memiliki posisi geografis
lahan yang berdekatan, diharapkan proses usahatani bisa
dimobilisasi secara lebih besar secara bersama-sama,
sehingga volume produksi bisa ditingkatkan dan mampu
mengurangi tingkat serangan hama.
2.Dengan menggabungkan petani dalam satu kelompok tani
yang memiliki tempat tinggal yang berdekatan, diharapkan
akan mempermudah koordinasi antar anggota kelompok dan
meminimalkan konflik.

13
3. Dengan menggabungkan petani dengan pendekatan komoditas
yang sama diharapkan akan mempermudah dalam koordinasi
proses kegiatan agribisnisnya, mulai dari penyiapan saprodi
sampai pada pemasaran hasil panen.
Dengan mengkombinasikan ketiga pendekatan di atas, ke
depannya diharapkan akan muncul suatu usahatani bersama
dengan menggunakan manajemen satu atap, yaitu satu atap
dalam kelompok tani.
Berbagai macam manfaat bagi para petani anggota
kelompok maupun masyarakat di lingkungannya, baik manfaat
ekonomi maupun sosial. Ada sejumlah manfaat ekonomi sebagai
berikut. Pertama, efisiensi produksi; akan meningkatkan
efisiensi khususnya dalam penggunaan tenaga kerja dan mesin
pertanian. Kedua, meningkatkan negotiation power; Dengan
model ini baik dalam pemasaran hasil komoditas maupun
pembelian bermacam saprotan dan barang investasi,
negotiation power petani akan meningkat karena dilakukan
secara kelompok. Ketiga, terciptanya efisiensi dan efektifitas
manejemen; pengelolaan hamparan secara umum dilakukan
oleh seorang manajer profesional yang dalam prakteknya semua
kegiatan dimusyawarahkan sebelumnya dengan para anggota.

14
 Keempat, aktivitas nonfarm; bila efisiensi dari tenaga
kerja tercapai, maka curahan waktu tenaga kerja yang berlebih
dapat dialihkan untuk berbagai macam kegiatan nonfarm guna
memperoleh tambahan penghasilan. Kelima, peningkatan
pendapatan; Dengan berbagai macam keuntungan yang
diperoleh diharapkan pendapatan petani meningkat.
Manfaat sosial yang diperoleh dari model ini antara lain
sebagai berikut. Pertama, pendidikan bagi masyarakat
pedesaan; model ini dapat menjadi ajang pendidikan organisasi
kerakyatan bagi masyarakat pedesaan dalam usaha mencapai
tujuan bersama. Kedua, menghidupkan kembali semangat
ekonomi kerakyatan; dengan terbentuknya sentra-sentra
ekonomi pertanian yang tangguh kegiatan agribisnis akan
berjalan, pasar akan terbentuk, Ketiga, gairah gotong royong
dan demokratisasi; model ini akan memberikan efek positif
berupa perasaan memiliki dari para anggota, yang akan
berlanjut pada komitmen mereka untuk bekerja bersama
melalui kelompok.
2.3. GABUNGAN KELOMPOK TANI (GAPOKTAN)
Berdasarkan pada arahan Menteri Pertanian tentang konsep
kelembagaan petani, peternak, dan pekebun, pembentukan
Gabungan kelompok tani (Gapoktan) merupakan proses peng-
gabungan dari kelompok-kelompok tani yang sejenis bidang usa-
hanya.

15
 Berdasarkan definisi di atas, dapat dirumuskan bahwa
gabungan kelompok tani (Gapoktan adalah gabungan /kumpulan
dari kelompok tani yang mengusahakan komoditas pertanian.
Pembentukan Gapoktan pada kegiatan pengembangan
model kemitraan agroindustri dilakukan berdasarkan beberapa
kriteria, yaitu :

1) Antar kelompok tani dalam suatu wilayah (Desa/

Kecamatan) sudah mempunyai media komunikasi, mes-
kipun bersifat informal.
2) Adanya kelompok tani yang siap diinisiasi menjadi Gabungan
Kelompok tani.
3) Antar kelompok tani dalam satu Gapoktan memiliki kedeka-
tan secara Sosiologi dan Geografis.
4) Kelompok tani yang tergabung dalam Gapoktan, memiliki
kontinuitas dalam berusahatani.

Keberadaan gabungan kelompok tani ini diharapkan mampu

meningkatkan kinerja usahatani dan mampu meningkatkan vol-
ume produksi yang lebih besar dan lebih efisien dalam pengaBa-
laisian sumberdaya input produksi. Dengan adanya Gapoktan
diharapkan informasi pasar dan harga akan lebih mudah diakses
petani. Secara skematis pembentukan gabungan kelompok tani
dapat digambarkan sebagai berikut :

16
 GAPOKTAN
(>5 Kelompok tani)

Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok

Tani: Tani: Tani: Tani: Tani:
25-50 anggota 25-50 anggota 25-50 anggota 25-50 anggota 25-50 anggota
> 50 ha > 50 ha > 50 ha > 50 ha > 50 ha

PETANI

Gambar 1. Skema gabungan kelompok tani (GAPOKTAN)

Beberapa prasyarat utama yang harus dipenuhi sebagai upaya

untuk menginisiasi Gapoktan antara lain :
1) Gapoktan yang dibentuk harus berbadan hukum.
2) Memiliki alat kelengkapan organisasi modern, seperti AD/
ART, kepengurusan, program kerja, serta manejemen organ-
isasi dan keuangan yang transparan.
3) Memiliki konsultan dan atau pendamping yang mampu mem-
berikan solusi bagi setiap permasalahan yang dihadapi.

17
4) Terdiri dari 5 – 10 kelompok tani, yang berada pada wilayah
administratif desa/kecamatan yang sama.
5) Terdiri dari kelompok tani yang memilih komoditas pertanian
yang sama sebagai komoditas utama yang diusahakannya.

TIM ASISTENSI ATAU PENDAMPING

Tim asistensi atau pendamping adalah suatu tim yang
bekerja untuk mendampingi petani, kelompok tani dan Gapok-
tan guna meningkatkan kinerja usahataninya. Secara lebih ter-
perinci tugas dari tim asistensi atau pendamping ini adalah :
1) Melakukan inisiasi pembentukan kelompok tani dan Gapok-
tan, apabila belum ada kelompok tani dan Gapoktan.
2) Melakukan penguatan kelembagaan kelompok tani dan
Gapoktan.
3) Secara partisipatif, membantu petani, kelompok tani dan
Gapoktan dalam menghadapi setiap permasalahan yang
dihadapi.
4) Memantau perkembangan petani, kelompok tani dan Gapok-
tan secara periodik, guna memperoleh laporan kemajuan
dari organisasi yang didampingi.
5) Memfasilitasi dalam perluasan jaringan baik dalam hal
saprodi, teknologi, pemasaran, dan pemodalan.
6) Melakukan penilaian kinerja petani, kelompok tani dan
Gapoktan.

18
 Kegiatan pendampingan perlu dilaksanakan secara
optimal, khususnya guna memfasilitasi program sehingga dapat
berjalan secara optimal sesuai dengan mekanisme kegiatan
mulai dari tahap sosialisasi, perencanaan, pelaksanaan sampai
pertanggungjawaban.
Tim asistensi ini bisa berasal dari kalangan pemerintah
(khususnya departemen yang terkait), kalangan akademisi
(perguruan tinggi), dan juga lembaga/pihak lain (LSM) sebagai
tenaga pendamping. Tim asistensi dari perguruan tinggi
maupun lembaga swadaya masyarakat (LSM) harus melibatkan
ahli di bidang terkait serta pendamping lapang dari mahasiswa
dan lulusan perguruan tinggi yang memiliki keahlian yang
sesuai. Tim asistensi/pendamping diprioritaskan berasal dari
daerah yang akan didampingi.

19
 BAB III
MEKANISME PEMBENTUKAN DAN
PENUMBUHKEMBANGAN GAPOKTAN
 Mekanisme dan pembentukan Gabungan Kelompok Tani
(Gapoktan) dilakukan melalui beberapa tahap, antara lain:
(i) Tahap Identifikasi, (ii) Tahap Inisiasi, (iii) tahap
Pendirian/Pembentukan, (iv) Tahap Penumbuhan/
pengembangan, dan (v) Tahap Pemandirian.
 Hal yang perlu ditekankan dalam pelaksanaan setiap tahap
kegiatan adalah pelibatan aktif petani melalui optimalisasi
peran kelompok tani dalam menyerap aspirasi petani serta
upaya untuk membangun komitmen berbagai pihak untuk
menguatkan kelembagaan maupun program Gapoktan dalam
rangka meningkatkan kesejahteraan petani.
3.1. TAHAP IDENTIFIKASI
 Tahap identifikasi dilakukan untuk penetapan Balaisi dan
petani/ kelompok tani sasaran (CP/CL), serta mengidenti-
fikasi stakeholder yang terkait dengan pelaksanaan pro-
gram.
 Tahap identifikasi dilakukan oleh dinas pertanian dan ins-
tansi terkait lainnya dengan melibatkan PPL dan atau pergu-
ruan tinggi/LSM yang memiliki kemampuan di bidang terse-
but.

20
A. Analisis CP/CL
Analisis CP/CL adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengi-
dentifikasi serta menganalisa secara ilmiah tentang calon
petani dan calon Balaisi yang akan menjadi alternatif sasa-
ran program. Melalui analisis yang tepat akan mengefektifkan
pelaksanaan program, serta memperoleh sasaran yang tepat.
 Kriteria umum dalam penentuan calon Balaisi antara lain
berdasarkan: (i) potensi SDM, (ii) potensi kelembagaan,
(iii) kondisi infrastruktur dan program yang telah dila-
kukan, (iv) potensi sumberdaya alam, (v) tata letak wila-
yah.
 Kriteria umum dalam menentukan calon petani/kelompok
tani antara lain: (i) Tingkat keaktifan kelompok tani, (ii)
Jumlah optimum anggota dalam kelompok tani, (iii) Ting-
kat pendidikan dan usia petani, dan (iv) Keberadaan
kelembagaan pendukung.
B. FGD Finalisasi CP/CL
 Hasil analisis CP/CL dilakukan oleh Tenaga Ahli yang
kompeten dan hasil akhirnya ditetapkan melalui Focus
Group Discussion (FGD) dengan melibatkan partisipasi
stakeholder.
 FGD finalisasi CP/CL bertujuan untuk menentukan CP/CL
yang akan menjadi sasaran program berdasarkan hasil
kajian (analisis) dengan mempertimbangkan saran dan
masukan dari stakeholder terkait.

21
  Peserta FGD adalah stakeholder terkait, antara lain: pakar
(tenaga ahli), dinas pertanian, PPL, instansi lain yang
dimungkinkan terlibat, dan tenaga pendamping lapang.
 Materi yang dibahas dalam FGD adalah (i) pengkajian hasil
analisis CP/CL, (ii) pembahasan kondisi dan situasi terkini,
(iii) Perencanaan sinergi program dengan stakeholder
terkait, serta (iv) Penetapan CP/CL terpilih dan rencana
tindak lanjut.

3.2 TAHAP INISIASI GAPOKTAN

 Tahap inisiasi adalah tahap untuk merintis
mempersiapkan pembentukan Gabungan Kelompok Tani
(Gapoktan) yang kuat dan melibatkan partisipasi
masyarakat khususnya petani/kelompok tani anggota.
 Mekanisme yang dilaksanakan dalam tahap inisiasi antara
lain: (i) Sosialisasi stakeholder, (ii) Identifikasi dan
penjaringan aspirasi petani, dan (iii) Sosialisasi petani
dan kelompok tani.
A. Sosialisasi Stakeholder
 Dalam tahap inisiasi, lembaga yang ditunjuk oleh
Departemen Pertanian untuk memfasilitasi pendirian
dan pengembangan Gapoktan harus proaktif
melakukan komunikasi dan pendekatan ke
stakeholder terkait, antara lain:

22
Pemerintah daerah, pemerintahan Balail, PPL, tokoh
masyarakat, serta tokoh agama.
 Materi yang disampaikan dan dibahas dalam sosialisasi
stakeholder yaitu: (i) Tentang program yang akan dilakukan
(ii) Konsepsi kegiatan, serta (iii) Rencana Tindak Lanjut
Program.
 Keluaran dari kegiatan sosialisasi stakeholder adalah
komitmen dan dukungan secara nyata dalam Kegiatan
Pengembangan Komoditas Strategis Nasional melalui
Pembentukan Gabungan Kelompok Tani yang berdaya saing.
 Dukungan stakeholder dapat dilakukan dalam bentuk
material maupun imaterial, antara lain: bantuan fasilitasi
pertemuan dengan petani/kelompok tani, pemberian
informasi kondisi sosial ekonomi dan budaya calon petani
sasaran, serta pelestarian keberadaan Gapoktan.

B. Identifikasi dan Penjaringan Aspirasi Petani

 Kegiatan identifikasi dan penjaringan aspirasi dimaksudkan
untuk memverifikasi data dan informasi yang diperoleh
dari kegiatan sebelumnya dengan metode komunikasi
langsung dengan petani serta turun ke lapang.
 Keluaran dari kegiatan tersebut antara lain: (i)
tersedianya informasi yang akurat tentang kondisi sosial
ekonomi, budaya, serta usahatani petani sasaran,

23
 (ii) Terinventarisirnya permasalahan yang dihadapi petani
khususnya yang terkait dengan program yang akan
dilaksanakan, (iii) terinventarisirnya masukan dari petani/
kelompok tani tentang program yang akan dijalankan, serta
(iv) meningkatnya pengetahuan dan komitmen dari petani/
kelompok tani untuk bersama-sama membentuk Gapoktan.
 Kegiatan identifikasi dan penjaringan aspirasi dilakukan oleh
Tim Pendamping Lapang yang diterjunkan oleh Instansi
terkait, pendamping bersama dengan PPL yang bertugas di
Balaisi tersebut.
C. Sosialisasi Petani dan Kelompok Tani
 Kegiatan sosialisasi dimaksudkan agar beberapa
kelompok tani yang akan dikumpulkan dalam satu
Gapoktan memahami pentingnya kekuatan dari
kelompok yang semakin besar. Disamping itu, kelompok
tani juga harus semakin memahami tingkat efisiensi
yang lebih besar apabila suatu usahatani dilakukan
dalam skala yang lebih besar.
 Kegiatan sosialisasi difasilitasi oleh Lembaga
pendamping dibantu oleh pemerintah daerah serta PPL.
 Bentuk kegiatan sosialisasi adalah rapat/musyawarah
umum yang dilaksanakan di ruang pertemuan formal
maupun tempat lain menyesuaikan dengan situasi dan
kondisi.

24
 Peserta sosialisasi minimal adalah: (i) perwakilan kelompok
tani sasaran, (ii) perwakilan kelompok tani, (iii) KTNA, (iv)
Dinas terkait dan atau Pemerintah Balail, (v) PPL, (vi) Tokoh
Masyarakat, (vii) Tokoh Agama, (viii) Tokoh Pemuda, dan
(ix) masyarakat lain yang dianggap perlu.
 Kegiatan sosialisasi dapat dilakukan bersamaan dengan
agenda kelompok tani dengan tempat menyesuaikan dengan
yang telah disepakati kelompok tani.
 Kegiatan untuk mensosialisasikan program ditunjang dengan
Focus Group Discussion (FGD), silaturrahmi, maupun rapat/
pertemuan umum secara formal maupun informal dengan
disesuaikan agenda petani/kelompok tani serta PPL dan
pemerintahan Balail.
 Hasil kegiatan sosialisasi dituangkan dalam berita acara
yang dilampiri dengan Daftar Hadir peserta rapat/
musyawarah.

25
D. Pelatihan Petani/Kelompok Tani
 Pelatihan bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan
pengalaman petani/kelompok tani dalam rangka
mempersiapkan pendirian Gapoktan yang kuat dan
sustainable (berkelanjutan).
 Kegiatan pelatihan difasilitasi oleh Instansi terkait sebagai
pendamping.
 Peserta pelatihan adalah perwakilan kelompok tani dan
PPL yang berada di Balaisi Gapoktan.
 Materi pelatihan terdiri dari: (i) Konsepsi, manajemen dan
kelembagaan Gapoktan, (ii) Kemitraaan agroindustri, (iii)
Penanganan pasca panen, (iv) praktek pengolahan, dan (v)
pengetahuan mesin dan peralatan.
 Pemateri pelatihan adalah pakar di bidang yang sesuai
dengan materi, calon mitra petani, atau dari tokoh yang
dinilai memiliki kompetensi.
 Metode pelatihan menggunakan teknik pendidikan orang
dewasa dan lebih ditekankan pada diskusi serta elaborasi
terhadap permasalahan maupun solusi yang muncul dari
peserta.

26
3.3 TAHAP PENDIRIAN GAPOKTAN
 Tahap pendirian Gapoktan adalah kegiatan untuk
melanjutkan tahap inisiasi yang telah dilaksanakan
dengan tujuan merealisasikan keberadaan Gapoktan yang
kuat dan sustainable beserta perangkat organisasinya.
 Hal yang ditekankan dalam pendirian Gapoktan adalah
optimalisasi peran masyarakat dan pemerintah daerah
melalui PPL atau pemerintah Balail.
 Pendirian Gapoktan dilakukan oleh petani/kelompok tani
secara mandiri dengan didampingi oleh pendamping
dengan tahapan-tahapan, yaitu: (i) Penyamaan Visi Misi,
(ii) Penyusunan Akta Deklarasi, (iii) Deklarasi Pendirian,
(iv) Penyusunan dan Penetapan AD/ART, (v) Penataan
Struktur dan Personalia, (vi) Penyusunan Program Kerja,
(vii) Realisasi Program Kerja untuk Peningkatan legalitas,
Sarpras (sarana & prasarana), dan Unit Usaha.
A. Penyamaan Visi dan Misi
 Penyamaan visi dan misi bertujuan untuk mempersatukan
cita-cita, ide, dan gagasan sebagai landasan berjalannya
organisasi serta dalam rangka mempertegas komitmen
anggota terhadap Gapoktan yang akan didirikan termasuk
dalam keberlanjutannya.

27
  Bentuk kegiatan untuk menghasilkan visi dan misi adalah
pertemuan/diskusi antara petani/kelompok tani pendiri
dengan difasilitasi oleh Dinas terkait dan pendamping.
 Visi dan misi Gapoktan dituangkan dalam Anggaran
Dasar/ Anggaran Rumah Tangga.
B. Penyusunan Akta Deklarasi
 Akta deklarasi adalah dokumen yang berisi pernyataan
pendirian Gapoktan oleh kelompok-kelompok tani pendiri
dan ditandatangani oleh seorang yang ditunjuk perwakilan
kelompok tani.
 Materi akta deklarasi dibuat oleh perwakilan kelompok
pendiri dengan dibantu secara teknis oleh pendamping.
 Materi akta deklarasi paling tidak memuat pernyataan
kelompok-kelompok tani pendiri yang bersama-sama dan
berkomitmen mendirikan serta mengembangkan
Gapoktan.
C. Deklarasi Pendirian Gapoktan
 Deklarasi pendirian Gapoktan merupakan tonggak awal
berdirinya kelembagaan Gapoktan oleh kelompok-
kelompok tani pendiri.
 Deklarasi Gapoktan dilaksanakan oleh kelompok-kelompok
tani dengan minimal difasilitasi oleh PPL dan pendamping.

28
 Naskah yang dibacakan dan ditandatangani dalam deklarasi
adalah akta deklarasi yang telah disusun serta disepakati
oleh anggota sebelumnya.
 Deklarasi Gapoktan dibacakan oleh perwakilan pendiri serta
ditandatangani oleh perwakilan pendiri dengan disaksikan
pendamping, Pemerintah daerah, serta Departemen
Pertanian.
D. Penyusunan dan Penetapan AD/ART
 Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga berisi kumpulan
aturan-aturan tertulis yang dibuat dari, oleh dan untuk
anggota sebagai pedoman/landasan kerja bagi Gapoktan,
bersifat mengikat dan berlaku pada suatu tempat dan
waktu tertentu.
 Pembuatan AD/ART dilakukan dengan langkah-langkah se-
bagai berikut: (i) Penetapan tim perumus, (ii) Rapat tim
perumus, dan (iii) penetapan AD/ART melalui rapat umum
anggota.
 Tim perumus terdiri dari perwakilan kelompok tani yang
memiliki kompetensi dalam penyusunan AD/ART.
 Draft AD/ART disusun oleh tim perumus yang terdiri per-
wakilan kelompok tani yang secara teknis difasilitasi PPL
dan pendamping dalam bentuk rapat tim perumus.

29
  Draft AD/ART ditetapkan menjadi AD/ART melalui rapat
umum anggota yang dihadiri pengurus kelompok tani ang-
gota setelah dipresentasikan tim perumus dan dilakukan
pembahasan.
 AD/ART yang telah ditetapkan selanjutnya akan menjadi
acuan peningkatan status hukum Gapoktan.
E. Penataan Struktur dan Personalia Organisasi
 Penataan struktur dan personalia organisasi bertujuan
untuk memilih ketua serta personalia yang akan
membantu menjalankan Gapoktan.
 Struktur kepengurusan paling tidak terdiri dari Ketua,
Sekretaris, Bendahara, dan Ketua-ketua bidang.
 Pengawas Gapoktan sekurang-kurangnya berjumlah 3
(tiga) orang terdiri dari: (i) 1 orang PPL, dan (ii) 2
orang dari wakil kelompok tani yang dipilih dalam rapat
anggota.
 Kriteria Pengurus Gapoktan, antara lain:
1. Anggota kelompok tani yang tergabung dalam
keanggotaan Gapoktan.
2. Memiliki lahan pertanian yang diusahakan.
3. Berumur minimal 20 tahun dan maksimal 50 tahun.
4. Pendidikan minimal SLTP/Sederajat.
5. Bukan dari PPL atau Pegawai Dinas/Departemen
Pertanian.

30
6. Memiliki kemampuan dalam pengelolaan organisasi
 Pengurus Gapoktan dipilih dari dan oleh anggota
dalam Rapat Anggota.
 Pengurus dipilih untuk jabatan 2 tahun dan dapat
dipilih kembali.
 Langkah-langkah pemilihan pengurus Gapoktan:
1. Tahap Pendaftaran
- Pendaftaran dilakukan oleh panitia pemilihan yang
terdiri dari wakil masing-masing kelompok tani.
- Waktu pendaftaran dilakukan selama 1 (satu) minggu
terhitung dari pengumuman pendaftaran pengurus.
- Pendaftaran dilakukan dengan mengisi Formulir
pendaftaran serta dilampiri Fotokopi KTP dan Ijazah.
- Pendaftar yang memenuhi persyaratan dituangkan
Daftar Calon Pengurus dengan ditandatangani oleh
Ketua Panitia Pemilihan.
2. Tahap Pemilihan
 Pemilihan pengurus dilakukan dalam rapat anggota.
 Pemilihan pengurus bertujuan untuk memilih Ketua
Gapoktan, Formatur, dan Pengawas.
 Formatur terdiri dari 5 orang yang bertugas
membantu Ketua untuk menyusun personalia
pengurus.
 Pemilihan dilakukan dengan musyawarah mufakat.

31
 Apabila musyawarah mufakat tidak tercapai dilakukan
pemungutan suara (voting).
 Struktur kepengurusan harus sudah terbentuk paling
lambat 14 hari setelah pemilihan.
F. Penyusunan Program
 Penyusunan program bertujuan untuk menyusun rencana
kegiatan yang akan dilaksanakan selama satu periode
kepengurusan ke depan.
 Penyusunan program dilakukan oleh pengurus dan
ditetapkan melalui rapat anggota Gapoktan yang dihadiri
oleh seluruh pengurus serta perwakilan anggota
Gapoktan.
 Program kepengurusan memprioritaskan pada (i)
penataan internal, (ii) peningkatan status badan hukum,
(iii) penyiapan fasilitasi pemasaran hasil produksi
anggota dengan menjalin kemitraan, serta (iv)
Peningkatan kuantitas dan kualitas produksi melalui
sistem usaha tani serta penanganan pasca panen yang
baik.
 Program kerja yang dibuat paling tidak memuat: (i)
Bentuk kegiatan, (ii) Jadwal kegiatan, (iii) Target/
sasaran, (iv) Anggaran dana, (v) penanggungjawab
pelaksanaan, serta (vi) sumber pendanaan.

32
 Program kerja yang dibuat, dikirim ke Dinas Pertanian
sebagai laporan dan ditempel di sekretariat/kantor
Gapoktan.

G. Peningkatan Legalitas (Badan Hukum) Gapoktan

 Peningkatan legalitas lembaga bertujuan untuk
meningkatkan posisi tawar Gapoktan dari sisi hukum serta
untuk melengkapi persyaratan memperoleh bantuan
permodalan maupun peralatan dalam bentuk hibah
maupun kredit lunak.
 Kegiatan peningkatan legalitas Gapoktan dapat dilakukan
oleh pengurus atau dengan membentuk Tim peningkatan
status kelembagaan Gapoktan.
 Peningkatan Legalitas kelembagaan Gapoktan dilakukan
melalui pengajuan status hukum ke akta notaris.
 Bentuk badan hukum Gapoktan tahun pertama dapat
berupa perkumpulan dan untuk selanjutnya dapat
mengajukan ke bentuk Persekutuan Komanditer (CV),
Perseroan Terbatas (PT), atau koperasi apabila memiliki
program mendirikan unit usaha/ koperasi.
 Untuk melengkapi persyaratan unit usaha komersil,
Gapoktan dapat mengajukan SIUP dan TDP ke Dinas
Perindustrian Perdagangan serta Dinas Perijinan.

33
H. Penataan Kelengkapan Sarana Dan Prasarana Gapoktan
 Sarana dan prasarana tahap awal yang perlu dilengkapi
Gapoktan adalah kelengkapan administrasi yaitu: (i)
Notulensi rapat, (ii) Buku Agenda, (iii) Buku Kas, serta
(iv) Buku Tabungan dan rekening Gapoktan.
 Gapoktan memiliki sekretariat sendiri yang menjadi
pusat informasi Gapoktan. Sekretariat dapat difasilitasi
di Kantor Kelurahan/Desa/Kecamatan, di rumah salah
satu pengurus, atau memiliki gedung sendiri sebagai
kantor.
 Pendamping berkewajiban mendampingi operasionalisasi
sarana prasarana khususnya yang berupa peralatan
produksi dalam hal: (i) pengenalan teknis
pengoperasian, (ii) Teknis perawatan, serta (iii)
manajemen pengelolaan.
I. Pengembangan Usaha Gapoktan
 Pengembangan usaha bertujuan untuk mengembangkan
usaha ekonomi produktif sesuai dengan potensi yang
dimiliki oleh Gapoktan. Keuntungan yang diperoleh
dipergunakan untuk meningkatkan kinerja Gapoktan serta
produktivitas dan kesejahteraan petani khususnya anggota.

34
  Usaha Gapoktan harus dikelola secara lestari, sungguh-
sungguh dan berkelanjutan. Dalam menjalankan usahanya,
pengurus gapoktan harus pandai dan cermat dalam
menseleksi serta memilih jenis usaha yang akan dibiayai
maupun usaha yang akan dimitrakan dengan pihak lain
dalam rangka mendukung pengembangan potensi yang
dimiliki anggota Gapoktan.
 Ruang lingkup pengembangan usaha Gapoktan antara lain
Pengembangan usaha di bidang: (i) Saprodi, (ii) Alsintan,
(iii) Jasa penanganan dan pengolahan pasca panen produk
pertanian, (iv) Jasa penguatan permodalan, serta (v) Jasa
fasilitasi pemasaran hasil pertanian melalui sistem
kemitraan.

3.4 TAHAP PENUMBUH KEMBANGAN

 Penumbuhkembangan adalah tahapan yang dilakukan
untuk meningkatkan kinerja serta posisi tawar Gapoktan
yang telah didirikan sebelumnya sehingga tidak hanya
menjadi wadah petani, tetapi juga mampu memfasilitasi
kebutuhan petani dalam meningkatkan perkembangan
usahataninya (on farm maupun off farm).

35
 Melalui kegiatan penumbuhkembangan diharapkan
Gapoktan juga dapat mengembangkan unit usaha
sebagai sumber pendanaan lembaga sekaligus media
peningkatan produktifitas, kualitas, serta pemasaran
usahatani anggota khususnya dan masyarakat pada
umumnya.
 Tahap penumbuhkembangan dilakukan oleh Gapoktan
yang ditunjukkan dengan surat pernyataan komitmen
untuk mengembangkan Gapoktan dan dibubuhi
materei yang ditandatangani ketua Gapoktan.
 Kegiatan penumbuhkembangan difasilitasi oleh
Departemen Pertanian dan atau Pemerintah Daerah
dengan melibatkan pendamping.
 Tahap penumbuhkembangan dilaksanakan terhadap
Gapoktan yang telah berdiri serta memiliki
kelengkapan organisasi yang memadai, yaitu paling
tidak telah mempunyai: (i) Akta pendirian, (ii) AD/ART
dan legalitas lembaga, (iii) Kepengurusan, (iv)
Program, serta (v) sarana prasarana organisasi.
 Gapoktan yang memenuhi syarat untuk memperoleh
program penumbuhkembangan ditetapkan dengan
Surat Keputusan Dinas terkait.

36
  Ruang lingkup tahap penumbuhkembangan Gapoktan
antara lain (i) Penguatan Kelembagaan, (ii)
Pengembangan Permodalan, (iii) Pengembangan usaha,
(iv) Peningkatan sarana prasarana, serta (v)
Pengembangan Jaringan.
1. Penguatan Kelembagaan
Penguatan kelembagaan Gapoktan meliputi: (i) Peningkatan
status hukum Gapoktan sesuai bidang usaha, (ii) peningkatan
manajemen organisasi dan sumberdaya manusia, dan (ii)
peningkatan sarana prasarana organisasi.
i. Peningkatan Status Hukum Gapoktan
 Bagi Gapoktan yang telah memiliki legalitas kelembagaan
dapat ditingkatkan ke bentuk status hukum baik sebagai
lembaga profit (PT, CV) maupun nirlaba (Koperasi,
Yayasan).
 Gapoktan yang akan menjalankan usaha bersifat profit
perlu dilengkapi dengan SIUP dan TDP.
 Dokumen legalitas yang dimiliki Gapoktan adalah aset
Gapoktan yang tidak boleh dimiliki perseorangan.
Ii. Pengembangan Manajemen Organisasi dan sumberdaya
Manusia

37
  Program pengembangan manajemen organisasi bertujuan
agar Gapoktan yang telah didirikan beserta kelengkapan
organisasi yang telah dibentuk dapat berjalan optimal
sesuai dengan Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi).
 Kegiatan yang dilakukan dalam tahap ini antara lain: (i)
Peningkatan tertib organisasi, (ii) Peningkatan efektifitas
pengurus dalam rapat dan pelaksanaan program kerja, (iii)
Pelatihan manajemen pengelolaan Gapoktan, (iv)
Perbaikan dalam pengelolaan keuangan yang transparan
dan akuntabel, dan (v) Teknologi Informasi/komputerisasi.
Iii. Peningkatan Sarana dan Prasarana Organisasi
 Sarana prasarana yang diperlukan adalah sarana prasarana
yang diperlukan untuk menunjang kinerja organisasi
modern, misalnya: komputer, brankas, meja kerja, dan
lain-lain.
 Sarana prasarana yang telah dipenuhi pada tahap
pembentukan, misalnya buku administrasi, papan nama,
papan struktur, dan lain-lain tidak boleh dibuat lagi dari
anggaran bantuan pemerintah, tetapi hanya dapat dibuat
atas partisispasi anggota atau Sisa hasil Usaha (SHU).
 Sarana dan prasarana organisasi diletakkan di kantor/
sekretariat Gapoktan.

38
2. Pengembangan Permodalan
 Pengembangan permodalan bertujuan meningkatkan
keuangan yang dipergunakan untuk; (i) Pengelolaan
Gapoktan, (ii) Meningkatkan permodalan usaha Gapoktan,
serta (iii) fasilitasi kebutuhan permodalan petani melalui
unit usaha simpan pinjam Gapoktan.
 Pengembangan permodalan diperoleh dari pemerintah,
perbankan, maupun pihak swasta dengan sistem hibah,
kredit lunak, maupun kemitraan.
 Permodalan di Gapoktan yang berasal dari pemerintah
harus bersifat dana bergulir (revolving fund) dengan
pengelolaan yang transparan dan akuntabel.
 Untuk mendapatkan bantuan permodalan gapoktan harus
membuat proposal pengembangan usaha Gapoktan dengan
dilengkapi: (i) Analisis kelayakan usaha, (ii) Rencana
pengelolaan usaha, (iii) Daftar pemanfaat, (iv) Surat
pengajuan dan pernyataan kesanggupan pengelolaan,
serta (v) Surat pengantar dari Dinas dan Instansi/Lembaga
pendamping.
 Dalam rangka meningkatkan profesionalitas menajemen
pengelolaan, Gapoktan bersama dengan pendamping
membuat petunjuk teknis pengelolaan permodalan serta
pelatihan manajemen keuangan sebagai panduan dan
bekal bagi pengelola.

39
  Pengelola keuangan Gapoktan melaporkan perkembangan
keuangan setiap bulan kepada ketua dan tembusan Kepala
Dinas pertanian, serta melaksanakan laporan
pertanggungjawaban di akhir tahun setelah dilakukan
tutup buku.
 Apabila dipandang perlu pengelolaan keuangan/modal
Gapoktan dilakukan dengan membentuk payung hukum
koperasi/lembaga keuangan yang lain.
3. Pengembangan Usaha Gapoktan
 Pengembangan usaha Gapoktan terdiri dari usaha yang
dapat menguntungkan Gapoktan maupun petani.
 Bentuk usahanya diutamakan yang bergerak di bidang
pemasaran agrobisnis yang dihasilkan petani serta
meningkatkan ketersediaan saprodi.
 Gapoktan dapat mengembangkan usahanya menjadi
beberapa unit usaha yang dikelola secara profesional dan
transparan.
 Langkah-langkah dalam pengembangan usaha Gapoktan: (i)
Identifikasi jenis usaha, (ii) Studi analisis kelayakan usaha,
(iii) Persiapan perintisan usaha, (iv) Realisasi, dan (v)
Laporan kemajuan usaha.

40
4. Peningkatan Sarana Produksi dan Pasca Panen
 Peningkatan sarana prasarana Gapoktan terdiri dari: (i)
Peralatan usaha tani, (ii) Mesin peralatan pasca panen,
serta (iii) Sarana prasarana yang mendukung
pengembangan usaha Gapoktan.
 Sarana prasarana produksi/pasca panen yang dilengkapi
lebih diprioritaskan pada mesin peralatan yang benar-
benar diperlukan anggota untuk meningkatkan kualitas
dan kuantitas produksi.
 Langkah yang dilakukan untuk mengajukan bantuan sarana
prasarana pertanian antara lain: (i) Identifikasi kebutuhan
mesin peralatan, (ii) Studi analisis kelayakan usaha, (iii)
Pembuatan proposal, (iv) Verifikasi proposal oleh Dinas
terkait, (v) Realisasi, dan (vi) Laporan penggunaan mesin
peralatan serta manfaat.
 Dalam pengadaan peralatan tertentu dengan nilai yang
besar, misalkan: dryer, silo, dan lain-lain, Gapoktan harus
ikut berpartisipasi/sharing dalam bentuk penyediaan
lahan serta tenaga kerja.
 Sarana dan prasarana yang dimiliki Gapoktan dikelola
secara profesional yang dibuktikan dengan penataan
manajemen dan pembukuan keuangan.

41
5. Pengembangan Jaringan
 Pengembangan jaringan dimaksudkan untuk meningkatkan
jaringan komunikasi antar gapoktan serta dengan asosiasi
petani yang terkait. Jaringan ini merupakan embrio
terbentuknya Asosiasi Gapoktan.
 Perintisan pengembangan jaringan difasilitasi oleh Dinas
Pertanian dan tenaga pendamping.
 Dokumen kesepakatan pembentukan jaringan antar
Gapoktan dituangkan dalam pernyataan yang ditandatangi
oleh setiap wakil Gapoktan di kabupaten/Kota.
 Pengelola awal jaringan adalah: Koordinator, sekretaris,
dan bendahara yang ditunjuk melalui pemilihan antar
gapoktan.
 Pengelola awal jaringan bertugas untuk menyiapkan
pembentukan asosiasi gapoktan beserta kelengkapan
organisasinya.
 Bentuk kegiatan yang dilakukan dalam
penumbuhkembangan antara lain: (i) Pelatihan, (ii)
Fasilitasi pengajuan bantuan permodalan, (iii) Fasilitasi
pengembangan unit usaha Gapoktan, (iv) Asistensi
pengendalian kualitas produk, (v) Fasilitasi pengajuan
bantuan dan pengadaan mesin, (vi) fasilitasi terwujudnya
kerjasama/kemitraan antara Gapoktan dengan industri
maupun pihak-pihak terkait,

42
 serta (vii) Pengembangan Jaringan antar Gapoktan.
 Mekanisme kegiatan pada tahap penumbuhkembangan
antara lain: (i) Rembug Gapoktan, (ii) Rapat Identifikasi
Potensi Gapoktan, (iii) Penyusunan RDKK (Rencana Dasar
Kebutuhan Kelompok) (iv) Verifikasi RDKK, (v)
Pelaksanaan kegiatan, dan (v) Pelaporan.
 Dalam setiap agenda kegiatan yang dilakukan harus
dilengkapi dengan dokumen yang dapat menjadi bukti
proses dan hasil pelaksanaan. Bukti dapat berupa: (i)
daftar hadir, (ii) Berita acara, serta (iii) Laporan.

3.5 TAHAP PEMANDIRIAN

 Tahap pemandirian adalah kegiatan yang bertujuan untuk
mendorong Gapoktan supaya memiliki kemampuan dan
kepercayaan diri untuk dapat mengelola organisasi
Gapoktan, unit usaha, pengembangan jaringan usaha
maupun kemitraan secara mandiri, serta berperan dalam
kebijakan pembangunan pertanian.
 Tahap pemandirian diprogramkan pada Gapoktan yang
telah memperoleh program penumbuhkembangan dengan
difasilitasi oleh Pemerintah Daerah dan atau melibatkan
pendamping.

43
 Kegiatan yang dilaksanakan pada tahap pemandirian lebih
ditekankan pada: (i) Pengembangan jaringan usaha, (ii)
Peningkatan fungsi Gapoktan untuk mendorong unit usaha
di petani/masyarakat, (iii) Meningkatkan peranan
Gapoktan dalam pengambilan kebijakan di Bidang
pertanian di tingkat Pemerintah Daerah, Propinsi,
maupun Nasional, serta (iv) Inisiasi kemitraan Gapoktan
untuk pengembangan unit agroindustri.
 Ruang Lingkup kegiatan yang dilaksanakan pada tahap
pemandirian antara lain: (i) Pengembangan Unit
Agroindustri, (ii) Pengembangan unit permodalan, (iii)
Pengembangan kemitraan terpadu, serta (iv)
Pembentukan Asosiasi gapoktan.
1. Pengembangan Unit Agroindustri Gapoktan
 Pengembangan unit agroindustri bertujuan meningkatkan
kinerja infrastruktur alsintan baik on farm maupun off
farm secara terpadu.
 Peningkatan kinerja ditekankan pada: (i) Manajemen
pengelolaan usaha dan aset, (ii) Profesionalitas SDM
pengelola, serta (iii) Peningkatan keuntungan.
 Pengembangan agroindustri juga didorong untuk
menumbuhkan unit usaha yang bergerak di bidang
pengolahan jagung sebagai bahan makanan maupun
bahan baku pakan ternak dengan sistem

44
swakelola maupun kemitraan dengan UKM di wilayah kerja
Gapoktan.
Mekanisme pengembangan unit agroindustri diatur dalam
petunjuk teknis khusus yang dibuat oleh Dinas bersama dengan
Gapoktan dan lembaga/tenaga pendamping.
2. Pengembangan Unit Permodalan
 Pengembangan unit permodalan ditekankan pada upaya
untuk meningkatkan: (i) Manajemen pengelolaan aset,
(ii) Sistem dan prosedur peminjaman, serta (iii)
Peningkatan modal melalui simpanan, pinjaman,
maupun investasi.
 Pengelolaan aset ditekankan pada usaha untuk
menggunakan aset yang dimiliki secara profesional,
tertib, dan bermanfaat bagi petani.
 Pengembangan permodalan berasal dari petani/
kelompok tani/ pihak lain dengan sistem peyertaan
modal (saham) maupun simpanan.
 Dalam sistem penyertaan modal (saham), komposisi
kepemilikan saham Gapoktan harus yang terbesar,
minimal 51%, selebihnya untuk petani/kelompok tani/
pihak lain.

45
 Pengelola menawarkan jasa simpanan dan reward
(penghargaan) lain yang menarik untuk meningkatkan
penggalangan tabungan petani maupun masyarakat.
 Dalam pembagian sisa hasil usaha, minimal 5 %
diaBalaisikan untuk kegiatan sosial dan peningkatan
pendidkan bagi Rumah Tangga Miskin (RTM).
 Dapat dilakukan audit terhadap keuangan yang dilakukan
oleh lembaga profesional.
3. Pengembangan Unit Usaha Pemasaran
 Pengembangan usaha pemasaran dilakukan dengan
melakukan kontrak kerjasama dengan kuantitas lebih besar
dan rentang waktu lebih lama. Kerjasama dapat dilakukan
secara terpadu baik dengan industri maupun peternak.
 Bentuk unit pemasaran dapat berupa Pusat Informasi
maupun Agen Pemasaran Produk pertanian.
 Gapoktan sudah mengembangkan sistem kerjasama melalui
teknologi informasi misalkan website maupun media
informasi lain.
 Unit pemasaran gapoktan dapat dikelola oleh pihak
profesional.

46
4. Pembentukan Asosiasi Gapoktan
 Asosiasi Gapoktan adalah wadah yang berfungsi sebagai
media komunikasi dan pertukaran informasi antar
Gapoktan di lingkungan kabupaten/kota.
 Pembentukan asosiasi Gapoktan diharapkan dapat : (i)
memperkuat posisi tawar Gapoktan untuk
mempengaruhi kebijakan Pembangunan Pertanian, dan
(ii) mempercepat terbentuknya aliansi strategis antar
petani untuk saling menunjang usaha.
 Pengurus asosiasi Gapoktan paling tidak terdiri dari:
Ketua, Sekretaris, dan Bendahara.
 Pengawas asosiasi terdiri dari: (i) 1 perwakilan
pemerintah Kabupaten/Kota, (ii) 1 perwakilan Dinas
Pertanian, dan (iii) 2 wakil Gapoktan.
 Pengurus asosiasi tidak boleh merangkap jabatan
sebagai pengurus partai politik.
 Pengurus asosiasi harus dari petani yang tergabung
dalam keanggotaan kelompok tani dan Gapoktan.
 Pengurus Asosiasi Gapoktan dipilih setiap 3 tahun sekali
melalui sistem pemungutan suara (voting).

47
 Program kerja asosiasi Gapoktan lebih ditekankan pada
upaya memfasilitasi pola komunikasi yang baik antar
gapoktan serta perluasan jaringan.
 Asosiasi dapat menjalin kerjasama dengan pihak luar
dengan syarat harus bermanfaat bagi kepentingan
Gapoktan.

48
 BAB IV
MANAJEMEN ORGANISASI DAN
ADMINISTRASI GAPOKTAN

 Gapoktan adalah wadah kelompok-kelompok tani yang

memiliki organisasi formal berbadan hukum dan memiliki
perangkat atau alat kelengkapan organisasi yang
memadahi yang secara lengkap telah dijelaskan pada Bab
Definisi Operasional.
 Gapoktan harus memiliki bentuk struktur organisasi yang
jelas serta sistem administrasi dan keuangan yang
transparan.
 Dalam setiap kelompok tani anggota Gapoktan minimal
terdiri dari Ketua, Sekretaris, Bendahara. Secara struktur
organisasi dapat digambarkan sebagai berikut :

Rapat Ketua Tim Asistensi /

Anggota Kelompok tani Pendamping
Kelompok tani

Sekretaris Bendahara

Anggota

49
Ket. : = garis instruktif
----------- = garis koordinatif
Gambar 2. Struktur Organisasi Kelompok Tani

4.1. Manajemen Organisasi Gapoktan

 Dalam struktur organisasi gapoktan terdiri dari: (i)
Ketua, (ii) Sekretaris, (iii) Bendahara, dan (iv) Ketua-
ketua bidang yang tugas-tugasnya secara rinci
dijelaskan sebagai berikut.
 Ketua adalah penanggungjawab dan koordinator
umum dalam pelaksanaan tugas-tugas di dalam dan
luar organisasi yang bersifat umum.
 Sekretaris adalah penanggungjawab dan koordinator
kegiatan dalam bidang tata usaha dan administrasi
kesekretariatan bertindak sebagai penghubung
dengan pihak luar serta mewakili ketua jika
berhalangan hadir.
 Bendahara adalah penanggungjawab dan koordinator
kegiatan dalam bidang keuangan dan perlengkapan
organisasi.

50
 Kepala Unit Usaha Produksi adalah penanggungjawab dan
koordinator kegiatan bidang budidaya pertanian,
diantaranya melakukan perencanaan produksi dan
kebutuhan saprotan, menyediakan saprodi (pengadaan
pupuk, bibit, alat-alat pertanian, dan lain-lain) serta
pendistribusiannya bagi kelompok tani. Melakukan
pengawasan terhadap aktifitas usahatani anggota agar
hasil/panen sesuai dengan yang diinginkan.
 Kepala Unit Usaha Pengolahan Pasca Panen adalah
penanggungjawab dan koordinator dalam pengelolaan
pasca panen dari komoditi pertanian yang diusahakan agar
bermanfaat bagi kepentingan anggota maupun organisasi.
 Kepala Unit Pengelola Keuangan (UPK) adalah
penanggungjawab dan koordinator dalam pemupukan
modal Gapoktan, menggulirkan bantuan modal, evaluasi
kelayakan usulan usaha serta pelaporan penggunaan
keuangan Gapoktan.
 Kepala Unit Pemasaran dan Jasa Penunjang adalah
penanggungjawab dan koordinator kegiatan pemasaran
produk hasil pertanian dan pasca panennya serta sebagai
pusat informasi

51
pasar (komoditas, harga, volume, kualitas, dan kuantitas
produk). Mengembangkan jaringan kerjasama dengan
Gapoktan serta adanya pelatihan/sekolah lapang maupun
magang petani juga menjadi salah satu tugas dan fungsi
dari jasa penunjang lainnya.
 Kekuasaan tertinggi berdasarkan garis instruksi adalah dari
Rapat Anggota Kelompok tani yang dihadiri oleh anggota
kelompok tani dan dilakukan setahun sekali. Ketua
kelompok tani dalam menjalankan organisasi kelompok
tani, bisa melakukan koordinasi dan atau konsultasi pada
tim asistensi atau pendamping.
 Dalam rapat anggota kelompok tani, ketua kelompok
memberikan laporan pertanggungjawaban selama masa
periode 1 tahun. Setiap anggota kelompok memiliki hak
yang sama untuk memilih dan dipilih sebagai ketua
kelompok tani. Setiap anggota memiliki hak untuk menjadi
ketua kelompok selama 2 periode kepengurusan.
Namun yang perlu diperhatikan adalah, bahwa batasan
periodisasi di atas tidaklah baku dan bisa dirubah sesuai
kebutuhan untuk mencapai efektifitas dan efisiensi.
Penentuan tentang mekanisme organisasi yang baku
ditentukan di rapat anggota kelompok tani dan dituangkan
dalam AD/ART kelompok tani.

52
 Mekanisme pengambilan keputusan di kepengurusan
Gapoktan melalui beberapa cara:
1. Rapat pengurus
 Rapat yang mengundang seluruh pengurus untuk
membahas kondisi serta perencanaan kerja Gapoktan
secara umum.
 Rapat dilaksanakan minimal 2 bulan sekali.
 Rapat pengurus juga dapat dilaksanakan untuk
menentukan PJ Ketua jika sedang berhalangan/non
aktif.
2. Rapat Bidang
 Rapat yang dilaksanakan untuk mengevaluasi program
setiap bidang serta perencanaan kerja ke depan.
 Rapat bidang minimal dilaksanakan 2 bulan sekali.
3. Rapat Pokja
 Rapat yang dilaksanakan oleh ketua, sekretaris,
bendahara, dan bidang terkait dengan pokja yang
dibentuk untuk mengevaluasi pelaksanaan kerja serta
merencanakan kegiatan ke depan.
Gambaran struktur organisasi gapoktan adalah sebagai
berikut:

53
 Rapat Anggota

Pengawas Pendamping

Ketua

Sekretaris Bendahara

Kepala Kepala Kepala Kepala

Unit Usaha Unit Usaha Unit Unit
Produksi Pengolahan Pengelola Pemasaran
Pascapanen Keuangan dan Jasa
Ket. : = Garis instruktif (UPK) Penunjang
= Garis Pengawasan
----------- = Garis koordinatif
KELOMPOK TANI
Gambar 3. Struktur Pengurus Gapoktan

54
4.2 Administrasi Gapoktan
Administrasi adalah salah satu alat kelengkapan Gapoktan
yang penting dalam menjalankan organisasi.
Yang paling bertanggungjawab dalam mengelola
administrasi adalah sekretaris Gapoktan.
1. Administrasi Surat Menyurat
Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu
bidang yang penting dari lapangan pekerjaan
administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya
adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang
dalam bentuk tulisan.
Secara terperinci, dikatakan pengertian surat sebagai
berikut:
1.1. Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada
orang lain melalui tulisan (talk in writing).
1.2. Bentuk suatu media pencurahan perasaan,
kehendak, pemikiran dan tujuan seseorang untuk
dapat diketahui oleh orang lain.
1.3. Juga merupakan suatu bentuk gambaran tentang
suatu keadaan yang dituangkan dalam bentuk
tulisan.

55
 Surat-surat harus disusun secara ringkas dan padat tetapi
jelas dan tegas. bahasa yang dipakai haruslah mudah
dimengerti, sederhana dan teratur.
 Proses penyelenggaraan ketatausahaan atau dengan
istilah lain "administrasi" surat menyurat adalah suatu
proses yang terencana dan teratur yang dimulai dengan
adanya ide pemugarannya sampai penyelesaian dan
penyimpanan sebagaimana mestinya.
Administrasi surat meliputi 3 (tiga) hal :
a. Bentuk dan isi Surat
b. Sirkulasi Surat (Surat keluar masuk)
c. Penyimpanan (Pengarsipan)
Bentuk dan Isi Surat
Surat-surat Gapoktan adalah termasuk surat resmi/dinas,
sehingga bentuk dan isinya harus menuruti ketentuan-
ketentuan yang telah dibuat organisasi. Ketentuan tersebut
meliputi hal pemakaian kertas, pengetikan atau penulisan,
bentuk surat, macam dan isi surat. Contoh beberapa jenis dan
bentuk surat, akan dijelaskan lebih lanjut.
Pemakaian kertas dalam pembuatan surat menyurat:
1. Surat-surat organisasi ditulis dalam kertas putih.
2. Ukuran kertas yang dipakai adalah kertas ukuran folio (F-
4) 229 mm - 330 mm.

56
2. Pengarsipan
Arsip adalah kumpulan warkat/surat-surat yang disimpan
secara sistematis, karena mempunyai suatu manfaat apabila
dibutuhkan dapat secara cepat dan tepat ditemukan kembali.
Jadi intinya arsip berarti pengumpulan dan penyimpanan
warkat/surat-surat.
Tata kearsipan yang sempurna apabila semua surat dan
dokumen-dokumen lainnya tersimpan pada suatu tempat
tertentu dan teratur rapi, dan apabila diperlukan kembali
mudah ditemui, walaupun surat-surat tersebut telah
tersimpan lama. Pengarsipan yang baik sangat berguna,
terutama membantu kelancaran dan kerapian organisasi pada
khususnya, serta membantu perkembangan ilmu pengetahuan
pada umumnya.
Surat-surat organisasi pada prinsipnya harus disimpan di
sekretariat/kantor. Adalah sangat tidak benar dan dilarang
apabila penyimpanan surat-surat organisasi diluar arsip
organisasi ataupun oleh orang-perorang pengurus. Tepat
apabila kita mengenal beberapa sistem penyimpanan surat-
surat antara lain :
1. Sistem abjad (Alphabetic Filing)
2. Sistem perihal (subject Filing)
3. Sistem nomor (Numerical filing)
4. Sistem tanggal (Chronological filing)

57
5. Sistem daerah (Geografhical Filing)
 Untuk lebih memudahkan dokumentasi, record, serta
pencarian arsip, surat-surat organisasi diletakkan pada
map-map atau tempat-tempat tertentu dengan mem-
bedakan kode KA untuk surat keluar internal dan kode
KB untuk surat-surat keluar eksternal. Sedangkan surat-
surat masuk internal berkode MA dan surat masuk
eksternal dengan kode MB. Untuk memperoleh
kepraktisan lebih lanjut dari kode-kode dasar tersebut
diatas (surat-surat masuk internal maupun eksternal)
dibagi lagi sesuai dengan kebutuhan/wilayah/bidang,
misalnya :
CONTOH Kode Map/Arsip:
Arsip surat masuk
MA I : Institusi Pemerintah Tingkat Pusat
MA II : Institusi Pemerintah Tingkat Propinsi
MA III : Institusi Pemerintah Tingkat Kab./
Kota
MA IV : Institusi Pemerintah Kec dan Desa
MA V : Ormas dan Lembaga Lain
MA VI : Anggota/Kelompok tani
MA VII : Perseorangan bukan anggota

58
 Map Surat Keluar
KA I : Institusi Pemerintah Tingkat Pusat
KA II : Institusi Pemerintah Tingkat
Propinsi
KA III : Institusi Pemerintah Tingkat Kab./Kota
KA IV : Institusi Pemerintah Kec dan Desa
KA V a : Kelompok tani
KA V b : Anggota perseorangan
KA V c : Perseorangan bukan anggota
KA VI : Surat Mandat, Surat Keterangan, Surat
Tugas
KA VII : Surat Keputusan Pengurus
Map Dokumentasi
DA 1 : Kebijaksanaan Pengurus (Laporan, Keputusan Pengurus,
Surat-surat penting, dan lain-lain)
DA 2 : Dokumen dari Lembaga Pendamping
 Ada satu faktor lagi yang harus diperhatikan sehubungan
dengan pengarsipan yakni pengawetan arsip. Pengawetan
ini dapat ditempuh dengan beberapa jalan antara lain :
- Tempat penyimpanan (map/lemari) arsip dari bahan-
bahan yang baik dan tahan oleh kerusakan.
- Tempat penyimpanan dijauhkan dari api, air dan
kelembaban serta mudah diawasi dari ancaman binatang
yang merusak ke dalam arsip.

59
3. Dokumentasi dan Administrasi Keanggotaan
 Anggota merupakan sasaran kerja, pembinaan dan aset
Gapoktan sehingga perlu ada administrasi yang rapi
tentang anggota dalam rangka terciptanya aktifitas
organisasi yang konkrit dan terarah.
 Setiap tahun seharusnya diadakan pendaftaran ulang
(herregistrasi) anggota Gapoktan dengan tujuan
pemutakhiran data.
4. Inventarisasi Organisasi
 Inventaris organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi
milik organisasi berupa kekayaan organisasi.
 Inventaris organisasi pada pokoknya dapat kita bagi
menjadi dua yaitu:
• Inventarisasi yang permanen.
• Inventarisasi organisasi yang tidak permanen.
 Yang digolongkan inventaris permanen adalah milik
organisasi yang dalam jangka relatif lama tidak mengalami
perubahan misalnya:
A. Gedung sekretariat/Kantor
B. Mesin dan peralatan produksi
C. Alat-alat tulis kantor
D. Dan sebagainya

60
 Untuk mengontrol inventaris organisasi ini perlu dibuat
daftar inventaris. Sesuai dengan penggolongan diatas, maka
kita dapat membuat daftar inventaris 2 macam:
- Daftar inventaris organisasi yang permanen.
- Daftar inventaris organisasi yang tidak permanen (habis
pakai) dalam waktu relatif pendek yang bisa disebut
Buku Stok.
 Tujuan dibuat daftar inventaris organisasi ialah:
- Menunjukkan kekayaan organisasi.
- Untuk menghindari adanya pemborosan.
- Sebagai alat kontrol dari inventaris (mengetahui kerusakan
perubahan, penggantian, serta untuk menambah bila
terjadi kekurangan).
 Peyimpanan inventaris organisasi harus dilakukan dengan
baik oleh orang-orang yang bertanggung jawab.
Peyimpanan harus dilaksanakan serta ditempatkan di
sekretariat, tidak diperkenankan dibawa atau disimpan di
rumah pengurus/anggota.

61
5. Dokumen Organisasi
 Dokumen organisasi adalah segala sesuatu yang
menyangkut kegiatan pencarian, pengumpulan,
penyimpanan serta pengawetan dokumen-dokumen
organisasi. Dokumen adalah suatu tanda bukti yang sah
menurut hukum dari peristiwa-peristiwa atau suatu
kejadian dan kemudian disimpan. Pada hakekatnya
semua arsip organisasi adalah Dokumen.
 Bentuk-bentuk Dokumen :
- Gambar-gambar dan foto-foto
- Tulisan-tulisan dan surat-surat penting
- Benda-benda berharga dan bernilai
- Foto copy atau salinan surat
- Surat kabar, Majalah dan lain sebagainya
 Dokumentasi itu selain dipergunakan untuk kepentingan
tertentu juga dipakai untuk menyusun laporan tahunan
organisasi (LPJ) serta tanda bukti yang sah.
 Pemeliharaan dan penyimpanan dokumen seperti halnya
barang-barang inventaris dan arsip hendaknya disusun
dengan rapi dan teratur dalam map-map dan tempat-
tempat tertentu dengan mengelompokkan menurut
kebutuhan.
 Aktivitas dokumentasi juga sangat penting dalam
menyusun sejarah organisasi.

62
6. Buku Agenda
 Untuk memudahkan pengelolaan sistem administrasi dan
kesekretariatan dalam hal ini pengelolaan surat
menyurat, surat masuk maupun surat keluar,
pengarsipan dan dokumentasi agar teratur dan
sistematis, maka sistem pengagendaan surat menyurat
perlu diatur tersendiri. Adapun unsur-unsur yang penting
untuk dicatat adalah :
1. Nomor Urut Surat
2. Nomor Kode Arsip
3. Nomor Surat
4. Tanggal Terima
5. Nomor dan Tanggal surat - Isi surat
6. Asal Surat
Keterangan (tambahan untuk keterangan surat)
 Surat keluar adalah surat yang kita keluarkan untuk
mengemukakan kehendak, pikiran dan maksud kita
kepada pihak lain.
 Konsep surat harus terlebih dahulu dimintakan clearence
kepada pengurus yang berkepentingan agar tidak terjadi
perbedaan-perbedaan antara muatan, isi dan redaksi
surat tersebut.

63
 Konsep surat yang telah mendapat clearence, kemudian
diberi nomor verbal.
 Buku verbal untuk surat keluar memuat antara lain :
A. Nomor urut dan kode arsip surat.
B. Nomor surat
C. Tanggal surat (penanggalan nasional dan hijriah)
D. Perihal isi surat
E. Kepada siapa (keputusan, lampiran, penyimpanan).

64
 BAB 5
PANDUAN PENDAMPINGAN

 Gapoktan dapat diartikan sebagai suatu wadah

masyarakat untuk berkumpul dan bekerjasama dalam
mencapai tujuan mereka. Pengembangan Kelompok
merupakan serangkaian proses kegiatan memberdayakan
kumpulan anggota masyarakat yang mempunyai tujuan
bersama.
 Proses Pengembangan Kelompok dimulai dari proses
pengenalan akan program, berlanjut pada Kajian
Keadaan Pedesaan secara Partisipatif dan diperkuat
ketika masyarakat merasa mereka perlu berbagi tugas
dan tanggung jawab dalam melakukan kegiatan yang
dibutuhkan untuk menjawab permasalahan yang mereka
hadapi.
 Proses pendampingan dilakukan untuk jangka waktu
tertentu dan tidak untuk selamanya, dengan
mempertimbangkan berbagai hal terutama upaya
kemandirian masyarakat dan kemampuan lembaga.
Alangkah baiknya jika pendampingan suatu kelompok
dilakukan lebih dari satu orang dan merupakan suatu tim
multidisiplin sehingga bisa saling melengkapi termasuk
pendamping pria dan perempuan.
.

65
 Pendekatan khusus dan informal mungkin perlu dilakukan
kepada mereka, karena mungkin sekian lama, mereka
tersisih dari proses pembangunan yang ada di desa.
Anggota-anggota yang lain juga perlu didorong untuk
memikirkan bagaimana kelompok ini dapat berpartisipasi
dalam pengembangan kelompok dengan segala potensi
dan keterbatasan yang mereka miliki. Keputusan untuk
ikut atau tidak sebagai anggota kelompok ada ditangan
mereka, karena mereka perlu waktu untuk menilai apakah
program ini akan membantu atau memberatkan mereka.
 Perlu pula diingat bahwa, tokoh masyarakat yang
berminat bisa saja menjadi anggota kelompok yang tentu
saja dalam perjalanan kelompok, para tokoh masyarakat
perlu mempunyai peran yang setara dengan anggota
lainnya, dalam arti tidak mendominasi kegiatan.
Kesetaraan dalam kelompok tidaklah mudah dicapai.
Seringkali, tokoh masyarakat menganggap dirinya lebih
tinggi daripada anggota masyarakat biasa, tetapi bisa juga
terjadi masyarakat yang menempatkan tokoh tersebut
dalam posisi yang lebih tinggi, padahal tokoh tersebut
tidak berkehendak demikian.
 Dalam pendampingan dan fasilitasi Gapoktan,
memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

66
Keanggotaan tidak terikat oleh jumlah.
 Perlu memperhatikan keterlibatan kaum perempuan
 Berpihak pada mereka yang miskin sumberdaya, tidak ber-
pendidikan dan 'kelompok terabaikan' lainnya.
 Orientasi kegiatan berdasarkan kebutuhan; bukan diten-
tukan komoditasnya oleh pihak luar
 Aspek keswadayaan tercermin dalam setiap kegiatan, ter-
masuk pembiayaan
 Kelompok sebagai pelaku utama pengambilan keputusan
 Demokratis, terbuka/transparan
 Berwawasan lingkungan dan budaya
 Mengoptimalkan sumberdaya Balail
Peran masyarakat semakin meningkat, peran pendamping se-
makin berkurang.
Peran pendamping
 Mendampingi masyarakat mendiskusikan mengenai berbagai
hal di atas (pada peran masyarakat)
 Melakukan kunjungan informal kepada berbagai warga
masyarakat
 Mendampingi masyarakat dalam administrasi kelompok
 Memberikan masukan kepada kelompok tentang berbagai
model pemupukan modal kelompok

67
 Memberikan pemahaman akan makna berkelompok dan
keswadayaan
 Melatih masyarakat dalam Manajemen Kelompok
Peran masyarakat
 Dalam proses pendampingan, masyarakat diharapkan
berperan aktif dalam setiap kegiatan, memberikan masukan
-masukan kepada pendamping tentang :
 Bagaimana kegiatan, pertemuan dilakukan, misalnya: apa
perlu diperjelas dengan bahasa Balail keterangan yang
diberikan pendamping, kapan sebaiknya pertemuan dan
kegiatan dilakukan (tindak lanjut dari Perencanaan
Partisipatif)
 Hal-hal apa yang perlu diperhatikan pendamping (misalnya:
norma-norma setempat, proses pengambilan keputusan
yang biasa dilakukan, dan sebagainya)
 Memberikan masukan akan harapan mereka terhadap
pendamping
 Bagaimana melibatkan 'mereka yang terabaikan'
 Jika ingin dibuat kelompok, memutuskan pengurus dan
bagaimana kepengurusan kelompok dilakukan (hak dan
tanggung jawab anggota, proses pengambilan keputusan
dan berbagai hal terkait lainnya)
 Menyepakati pengumpulan modal swadaya kelompok

68
 Peran yang diinginkan masyarakat
5.1 PENDEKATAN PENDAMPINGAN
Pendekatan yang digunakan dalam pendampingan antara
lain: (i) pendekatan budaya, (ii) pendekatan soaial, (iii)
pendekatan agama, serta (iv) pendekatan birokrasi.
 Pendekatan Budaya
Pendampingan dapat dilakukan dengan
memanfaatkan budaya yang berkembang di daerah
tersebut. Misalnya daerah yang masyarakatnya senang
dengan seni, pesan-pesan pendampingan dan
pengembangan gapoktan dapat disisipkan pada gelar
seni. Masyarakat yang sangat menghormati adat, maka
tokoh adat dilibatkan dalam pemikiran dan pelaksanaan
program. Sanksi adat biasanya lebih disegani dibanding
dengan sanksi hukum.
 Pendekatan Sosial
Pendampingan terhadap masyarakat petani perlu
memperhatikan kondisi sosial ekonomi. Bila dalam
masyarakat ada tokoh yang disegani dan bisa menjadi
panutan, maka tokoh ini perlu dilibatkan dalam
sosialisasi. Tokoh masyarakat ini berasal dari tokoh
formal, maupun tokoh non formal.
Melalui pendekatan terhadap tokoh yang disegani secara
sosial akan membantu transformasi program
pengembangan petani melalui Gapoktan.

69
 Pendekatan Agama
Daerah tertentu masyarakatnya sangat agamis, beriman,
dan memiliki ketaqwaan yang tinggi. Mereka sangat
mentaati firman-firman Allah. Untuk daerah ini peran
para Ulama sangat sesuai.
 Pendekatan Birokrasi
Pendekatan ini memanfaatkan sistem pemerintahan baik
di tingkat pusat maupun daerah. Pendekatan birokrasi
ditempuh karena dengan pendekatan ini lebih gampang
diperoleh berbagai faktor penunjang baik tenaga sarana,
maupun dana. Namun demikian pendekatan ini akan
lebih berhasil bila digabungkan dengan pendekatan yang
lain.

5.2 METODE PENDAMPINGAN

Proses pengembangan Gapoktan dimulai dengan melihat minat
yang tumbuh dari warga masyarakat sejak awal proses
Sosialisasi Program, Kajian Keadaan Pedesaan secara
Partisipatif, Perencanaan Partisipatif dimana kegiatan yang
direncanakan sudah dihasilkan bersama. Dari situ mungkin
timbul keinginan untuk membentuk suatu kelompok dalam
menjalankan kegiatan-kegiatan lainnya.

70
Selama menjalankan kegiatan baik pada Kajian Keadaan
Pedesaan secara Partisipatif maupun pada perencanaan
partisipatif perlu diamati apakah mereka yang terabaikan
berperan serta. Jika tidak, hal ini bisa dibicarakan
bersama warga bagaimana cara melibatkan mereka, dan
perlu mengunjungi mereka secara informal. Kunjungan ini
bermaksud menjawab keragu-raguan mereka dan dimana
kita mengharapkan keikutsertaan mereka.
Setelah melakukan pendekatan kepada 'kelompok yang
terabaikan' dan mengetahui anggota masyarakat yang
berminat, didiskusikan bersama apakah masyarakat perlu
membentuk suatu kelompok. Selain itu perlu
dipertimbangkan keberadaan kelompok yang sudah ada.
Ada baiknya hal ini bisa disepakati bersama dalam suatu
pertemuan baik formal dan informal pada saat yang sesuai
apakah saat setelah Kajian secara Partisipatif, ataukah
saat rencana dalam proses Perencanaan Partisipatif
dilakukan.

71
Topik yang bisa didiskusikan antara lain:
A. siapakah yang berminat akan kegiatan yang direncanakan
(apakah ada warga lain yang berminat)
B. apakah perlu membentuk suatu kelompok
C. ataukah bergiat dengan kelompok yang sudah ada
D. ataukah kombinasi antara warga baru dan kelompok lama
E. ataukah masyarakat lebih suka bekerjasama tidak dalam ke-
lompok
 Kesepakatan ini penting untuk menghindari hal-hal yang
tidak diinginkan dikemudian hari. Karena bisa saja timbul
rasa kecemburuan sebagian warga akan kelompok yang
sudah berjalan jika pada awal proses tidak ada kesepaka-
tan dari sebagian besar warga dusun/desa.

a. Mendampingi kelompok Baru

Jika masyarakat berpendapat bahwa lebih baik jika mereka
bergiat dalam suatu kelompok yang baru dalam menjalankan
kegiatan-kegiatan, maka alternatif kegiatan antara lain:
pendamping dapat memfasilitasi pemahaman akan makna
berkelompok, kesepakatan akan aturan main kelompok
(termasuk hak dan kewajiban anggota dan pengurus,
bagaimana proses pengambilan keputusan), kepengurusan
(apa perlu bendahara, sekretaris dan ketua) dan juga
perencanaan kelompok lainnya. Jika disepakati,

72
 pemilihan pengurus bisa dimulai, setelah kriteria pengurus
disetujui bersama. Makna keswadayaan juga perlu
dibicarakan sejak awal proses bersama masyarakat.
Pelatihan Manajemen Kelompok kepada pengurus kelompok
bisa diberikan di tahap ini (diasumsikan petugas lapang
sudah mendapatkan pelatihan ini sebelumnya).
 Perlu dicermati, program pelatihan dari lembaga dengan
menyediakan uang saku, biaya transport kepada peserta
sehingga bisa menimbulkan partisipasi "semu" dari
masyarakat. Untuk memfasilitasi pembentukan kelompok
baru, biasanya dilakukan beberapa kali pertemuan
tergantung pada pencapaian kesepakatan-kesepakatan
kelompok.

b. Pengembangan kelompok yang sudah ada

Dalam kenyataan, biasanya suatu dusun/desa sudah
mempunyai kelompok baik berfungsi secara tradisional,
kelompok agama ataupun kegiatan dengan sektor lainnya.
Jika hasil diskusi dinyatakan bahwa kelompok yang sudah
ada saja yang digiatkan, maka proses selanjutnya tidak
perlu lagi membentuk kelompok yang baru. Aturan main,
dan kepengurusan perlu didiskusikan kembali apakah akan
ada perubahan ataukah tidak. Alternatif kegiatan pada
point 1 bisa dilakukan.

73
 c. Pendampingan Kelompok Campuran
Alternatif lain bisa saja merupakan kombinasi dari yang
di atas, yaitu sebagian anggota merupakan anggota
kelompok lama ditambah dengan anggota baru. Selain
itu ada kemungkinan masyarakat ingin bekerjasama
tidak mau terikat dalam suatu kelompok. Apapun
bentuknya, semua perlu dibicarakan bersama. Mungkin
saja masyarakat ingin bergiat jika ada suatu kebutuhan
tetapi tidak merasakan perlu adanya pertemuan dan
kegiatan rutin.

5.3 PENDAMPINGAN FASE PENUMBUHKEMBANGAN GAPOKTAN

Pada tahap Gapoktan, anggota kelompok bisa merasa bosan. Hal
ini dapat disebabkan oleh belum adanya manfaat yang
dirasakan, kegiatan hanya berupa mengikuti pertemuan-
pertemuan saja, atau terlalu banyak kunjungan ke kelompok
yang diluar jadwal pertemuan.
Upaya mengatasinya dapat dilakukan dengan cara sedapat
mungkin menggali keswadayaan kelompok untuk melakukan
kegiatan yang bisa memberi manfaat, baik manfaat sosial
maupun manfaat ekonomi kepada anggota kelompok, dan
atau mengatur jadwal kunjungan disesuaikan dengan jadwal
pertemuan kelompok.

74
Tujuan tahap penumbuhkembangan adalah untuk menumbuhkan
kemampuan kelompok dalam mengelola permasalahan
organisasinya, mengidentifikasi permasalahan dan mencari
jalan keluar serta segala hal yang diperlukan agar kelompok
bisa mulai mandiri.
Dalam tahap ini, pelatihan dan segala kegiatan untuk
meningkatkan pengetahuan, wawasan, ketrampilan teknis
dan non teknis diberikan. Juga, jika dibutuhkan, kegiatan-
kegiatan untuk menggali keswadayaan kelompok, seperti
pemupukan modal bersama (dari simpan pinjam, arisan
kelompok, serta usaha-usaha kelompok lainnya) bisa
dilakukan. Kegiatan usaha kelompok bisa dimulai dalam
skala kecil dimana terjadi proses pembelajaran bagaimana
mengelola kegiatan dan keuangan.
Dalam tahap ini bisa juga dimulai dilibatkan instansi lain jika
kebutuhan kelompok menghendaki informasi atau bimbingan
teknis dari instansi lain, misalnya Dinas Perkebunan, Dinas
Koperasi, Dinas PMD.
Peran Masyarakat dalam tahap penumbuhkembangan
Gapoktan :
 Berperan aktif dalam menjalankan kegiatan kelompok,
memonitor dan mengevaluasinya.

75
 Memikirkan bentuk-bentuk keswadayaan yang bisa
disediakan dalam menjalankan kegiatan (seperti
menyediakan tempat dan sarana pertemuan, membeli
vaksin,dan sebagainya) atau pemupukan modal (membuat
simpan pinjam, arisan) serta usaha usaha informal antara
lain: mengusahakan kebutuhan masyarakat dan menjualnya
misalnya pembelian dan penjualan dedak ke masyarakat,
menyewakan peralatan pesta, dan sebagainya.
 Mengikuti pelatihan dan studi banding serta
mensosialisasikan kepada anggota lain ilmu dan
pengalaman yang didapat.
 Memfasilitasi kegiatan kelompok sendiri.
 Membagi pengalaman di antara sesama kelompok.
 Memberikan masukan kepada pendamping akan
pendapat mereka mengenai pendamping.
Peran Pendamping antara lain :
 Memfasilitasi kebutuhan masyarakat kaitannya dengan
instansi lain.
 Mulai mengalihkan peran ke masyarakat.
 Memfasilitasi pemecahan konflik internal yang
mempengaruhi perkembangan kelompok.

76
 Memfasilitasi pelatihan tematik yang diperlukan (misalnya
pelatihan teknis atau kewirausahaan dan sebagainya).
Memfasilitasi kegiatan yang disebutkan dalam peran
masyarakat.

5.4 PEMANDIRIAN GAPOKTAN

Tujuan tahap Pemandirian Gapoktan yaitu:
 Mampu menjalankan kegiatannya sendiri.
 Mampu memanfaatkan SDM dan SDA setempat seoptimal
mungkin.
 Mampu mengakses pihak-pihak yang dibutuhkan pelayanan
ataupun usahanya oleh masyarakat (seperti bank, pihak
swasta, dan sebagainya).
 Mampu memahami proses-proses perencanaan pemerintah
dan berperan serta didalamnya, misalnya proses
Musyawarah Pembangunan Desa (Musbangdes).
 Pelatihan Kemitraan, tehnik bernegosiasi, membuat
proposal dan mempresentasikan ide bisa diberikan. Kegiatan
-kegiatan dalam tahap ini:
 Mendiskusikan bagaimana berbagai kemungkinan
perkembangan kegiatan kelompok kaitannya dengan pihak
lain.

77
 Mempelajari bagaimana bisa mengakses informasi,
pelayanan dan sumberdaya lain (uang, nara sumber) yang
dibutuhkan dari pihak lain.
 Kegiatan pendampingan petugas sudah digantikan oleh
anggota masyarakat.
 Mengkaji kegiatan kelompok yang sudah berjalan dimana
prinsip keswadayaan dan kemandirian sudah mulai
diterapkan.
 Mempelajari bagaimana bernegosiasi, mempresentasikan
ide ke pihak lain.
Peran Masyarakat antara lain :
 Membiayai pertemuan-pertemuan kelompok.
 Memfasilitasi pertemuan kelompok.
 Belajar merencanakan kegiatan dan melakukan kegiatan
kelompok tanpa dampingan.
 Belajar dan mencoba mengakses informasi dan sumberdaya
yang diperlukan ke pihak lain.
 Mulai melakukan negosiasi, membuat proposal dan mem-
presentasikan ide ke pihak lain.
 Menjalin hubungan kerjasama dengan lembaga lain atau
antar kelompok.

78
Peran pendamping pada saat pemandirian Gapoktan: per-
tama, menyiapkan kelompok agar mampu menggunakan
berbagai hal yang dibutuhkan dari sumber daya sendiri dan
percaya diri serta mampu mengakses sumber daya yang
diperlukan dari pihak luar. Untuk mendukung kemampuan
masyarakat, pendamping perlu memfasilitasi masyarakat
dengan berbagai ilmu yang akan menunjang seperti:
bagaimana membuat proposal, bagaimana analisa ke-
layakan usaha, bagaimana bernegosiasi dan mempresenta-
sikan ide. Dalam tahap penguatan kelompok, pendamping
dan masyarakat bisa mencoba mengikuti program
'perencanaan dari bawah' seperti proses Musyawarah Pem-
bangunan Desa, dimana proposal kelompok bisa disam-
paikan (walaupun perlu siap mental bahwa ini mungkin
akan gagal). Kedua, pendamping mulai 'memberikan
tongkat' ke masyarakat, apa yang menjadi peran pendamp-
ing selama ini diberikan ke masyarakat.

79
 PENUTUP

Demikian petunjuk teknis fasilitasi, pembentukan, dan

pengelolaan Gapoktan sebagai alat bantu untuk meningkatkan
peranan kelompok-kelompok tani dalam kelembagaan yang
lebih kuat dan sustainable. Melalui komitmen serta dukungan
dari berbagai pihak akan dapat meningkatkan produksi,
produktivitas, serta kesejahteraan petani khususnya dan
masyarakat pada umumnya.

80
 DAFTAR PUSTAKA
Anonim. 2006. Konsep dan Kondisi Gapoktan Tahun 2006.
Badan Pengembangan SDM Pertanian. Departemen
Pertanian. Jakarta.
Anonim. 2006. Standar Prosedur Operasional Pengembangan
Gapoktan. Dirjen P2HP dan Universitas Brawijaya.
Malang.
Tim Teknis Pusat Prima Tani. 2006. Petunjuk Teknis
Kelembagaan. Departemen Pertanian. Jakarta.
Warya, Adang. 2006. Konsep Pengembangan Kelembagaan
Petani. Badan Pengembangan SDM Pertanian.
Departemen Pertanian. Jakarta.

81
82
Balai Pengkajian Teknologi Pertanian Kepulauan Riau
Jl. Pelabuhan Sungai Jang No. 38 Tanjung Pinang
Telepon (0771) 22153; Faksimili (0771) 26285
WEBSITE : www.kepri.litbang.deptan.go.id
E-MAIL : bptp_kepri@yahoo.com; bptp-kepri@litbang.deptan.go.id