Resume Materi BAB 3

SISTEM TEKNIK DOKUMENTASI

System Informasi Akuntansi

OLEH :

KELOMPOK 3

KELAS 5 C

Ni Komang Wiprahasti (1817051021)

Ni Ketut Seniati (1817051146)
Ni Kadek Dyah Melinda Dewantari (1817051246)

JURUSAN EKONOMI DAN AKUNTANSI

PRODI S1 AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA
TAHUN 2020
A. DIAGRAM ARUS DATA
Dokumentasi adalah cara sistem bekerja, termasuk siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan
bagaimana entri data, pengolahan data, penyimpanan data, outpit informasi, dan sistem
pengendalian. Deskripsi naratif dari sistem adalah penjelasan langkah demi langkah yang tertulis
di komponen sistem dan interaksinya. Ada 3 alat dokumentasi yang umum digunakan yaitu
diagram arus data, bagan alir, dan diagram proses bisnis. Diagram arus data adalah penjelasan
grafis dari arus data dalam organisasi, meliputi sumber/tujuan, data, arus data, proses
transformasi dan penyimpanan data. Dalam diagram arus data ini ada 5 simbol yang digunakan
yaitu :
1. Persegi : dinamakan sumber dan tujuan data.
2. Tanda panah : dinamakan arus data
3. Lingkaran : dinamakan proses transformasi
4. Garis horizontal : dinamakan enyimpanan data
5. Segitiga : dinamakan pengendalian internal

Gambar : Elemen-elemen dasar DAD

Diagram arus data ini dibagi menjadi level-level yang lebih rendah untuk memberikan
jumlah detail yang semakin meningkat. Karena beberapa sistem dapat secara penuh dibuat
menjadi diagram pada satu lembar kertas. Level diagram arus data yang tertinggi dinamakn
diagram konteks, karena memberikan level ringkasan tinjauan sistem kepada pembaca. Ini
menggambarkan sistem pengolahan data dan entitas yang merupakan sumber dan tujuan sistem
input dan output.
 Gambar : Diagram Konteks
Ada 5 aktivitas dalam pengolahan data menggunakan diagram konteks :

Gambar : Pemrosesan Penggajian S&S

Ada beberapa pedoman yang harus diketahui dalam mengembangkan Diagram Arus Data,
diantaranya yaitu :
1. Memahami sistem.
2. Mengabaikan aspek tertentu.
3. Menentukan batasan sistem.
4. Mengembangkan diagram konteks.
5. Mengidentifikasikan arus data.
6. Mengelompokkan arus data.
7. Mengidentifikasikan proses transformasi.
8. Mengelompokkan proses transformasi.
9. Mengidentifikasikan semua file atau penyimpanan data.
10. Mengidentifikasikan semua sumber dan tujuan data.
11. Memberi nama semua elemen DAD.
12. Membagi (subbagian) DAD.
13. Berikan nomor yang berurutan.
 14. Menyempurnakan DAD.
15. Mempersiapakn salinan akhir.
B. BAGAN ALIR
Bagan alir adalah teknik analitis bergambar untuk menjelaskan beberapa aspek dari sistem
informasi secara jelas, ringkas, dan logis. Bagan alir mencatat cara proses bisnis dilakukan dan
cara dokumen mengalir melalui organisasi. Bagan alir juga digunakan untuk menganalisis cara
meningkatkan proses bisnis dan arus dokumen. Sebagian besar bagan alir digambar
menggunakan program perangkat lunak seperti Visio, Microsoft Word, Microsoft Excel, atau
Microsoft PowerPoint. Bagan alir menggunakan seperangkat symbol standar untuk menjelaskan
gambar prosedur pemrosesan transaksi yang digunakan oleh perusahaan dan arus data melalui
sistem. Symbol bagan alir dibagi ke dalam empat kategori yaitu :
1. Simbol input/output menunjukkan input ke atau dari sistem.
2. Simtbol pemrosesan menunjukkan pengolahan data, baik secara elektronik atau dengan
tangan.
3. Simbol penyimpangan menunjukkan tempat data disimpan.
4. Simbol arus dan lain-lain, menunjukkan arus data, dimana bagan alir dimulai dan
berakhir, keputusan dibuat, dan cara menambah catatan penjelasan untuk bagan alir.
Terdapat beberapa jenis-jenis bagan alir yaitu :
a. Bagan Alir Dokumen (Document flowchart), dikembangkan untuk mengilustrasikan arus
dokumen dan data antar antar-area pertanggungjawaban dalam organisasi. Bagan ini
menelusuri dokumen dari awal hingga akhir, menunjkkan setiap dokumen dimulai,
distribusi, tujuan, disposisi, dan semua hal yang terjadi saat mengalir melewati sistem.
b. Bagan Alir Pengendalian Internal (internal control flowchart) digunakan untuk
menjelaskan, menganalisis, dan mengevaluasi pengendalian internal. Bagan tersebut
digunakan untuk mengidentifikasi kelemahan atau inefisiensi sistem, seperti arus
komunikasi yang tidak memadai, pemisahan tugas yang tidak memadai, kompleksitas
yang tidak dibutuhkan pada arus dokumen, atau prosedur tanggung jawab yang
menyebabkan penundaan pemborosan.
c. Bagan Alir Sistem (system flowchart) menggambarkan hubungan antar-input,
pemrosesan, penyimpangan dan output sistem. Bagan alir sistem digunakan untuk
menjelaskan arus dan prosedur data dalam SIA.
 d. Bagan Alir Program (program flowchart) mengilustrasikan urutan operasi lgis yang
dilakukan oleh komputer dalam mengeksekusi. Bagan alir program menjelaskan logika
khusus yang digunakan untuk melakukan proses yang ditunjukkan pada bagan alir sistem.
Berikut pedoman untuk mempersiapkan bagan alir yaitu :
1. Memahami Sistem. Mengembangkan pemahaman ini dengan mewawancarai pengguna,
pengembang, dan manajemen atau memberikan kuesioner yang lengkap, dengan
membaca deskripsi naratif sistem, atau dengan menjalankan melalui transaksi sistem.
2. Mengidentifikasi Entitas Untuk Dibuat Bagan Alir. Mengidentifikasi departemen, fungsi-
fungsi pekerjaan, dan pihak eksternal. Mengidentifikasi proses bisnis, dokumen, arus
data, dan prosedur pengolahan data.
3. Mengolah Bagan Alir. Mendesain bagan alir, sehingga data mengalir dari atas ke bawah
dan dari kiri ke kanan. Ketika sesuai, pastikan bahwa semua prosedur dan proses ada
dalam urutan yang sesuai.
4. Secara Jelas Label Semua Simbol. Tulislah deskripsi sumber, input, proses, output, atau
tujuan di dalam simbol. Gunakan kepala panah pada semua garis arus.
5. Konektor Halaman. Jika bagan alir tidak sesuai dengan halaman tunggal, secara jelas
berilah nomor halaman dan gunakan konektor luar halaman untuk memindahkan satu
halaman dan gunakan konektor luar halaman untuk memindahkan satu halaman dari
halaman lainnya. Ketika diinginkan, konektor dalam halaman dapat digunakan untuk
mencegah kelebihan garis arus dan untuk menghasilkan halaman yang terlihat rapi.
Secara jelas labeli semua konektor untuk menghindari kebingungan.
6. Gambar Sketsa Kasar Dalam Bagan Alir. Perhatikanlah dengan saksama konten yang
diambil dibandingkan membuat gambar yang sempurna. Beberapa sistem dapat dibuat
bagan alir dalam draf tunggal. Tinjaulah dengan orang-orang yang mengenai sistem.
Pastikan semua bagan alir yang digunakan konsisten.
7. Gambarlah Salinan Final Bagan Alir. Tempatkanlah nama, tanggal, dan nama orang yang
mempersiapkan bagan alir pada setiap halaman.
C. DIAGRAM PROSES BISNIS
Diagram proses bisnis (DPB – Busines Process Diagram) adalah cara visual untuk
menjelaskan langkah-langkah atau aktivitas-aktivitas dalam proses bisnis. Contohnya ada
banyak aktivitas dalam siklus pendapatan. Diantaranya adalah menerima pesanan, mengecek
kredit pelanggan, memverivikasi ketersediaan persediaan, dan mengomfirmasi penerimaan
pesanan pelanggan. DPB untuk siklus pendapatan hanya akan menjelaskan fungsi-fungsi yang
dilakukan oleh perusahaan penjual dan DPB untuk siklus pengeluaran hanya menggambarkan
aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan pembelian.
Pedoman untuk mempersiapkan diagram proses bisnis :
1. Mengidentifikasi dan memahami proses bisnis. Mengembangkan pemahaman ini dengan
mengobsesrvasi proses bisnis organisasi dan arus data, mengobservasi dan
mewawancarai mereka yang terlibat dalam proses bisnis, membaca deskripsi naratif
sistem atau memasuki sistem transaksi.
2. Mengabaikan komponen-komponen tertentu. DAD, DPB menggambarkan apa saja yang
terjadi tetapi tidak memerinci bagaimana itu terjadi . oleh karena itu DPB tidak perlu
untuk direvisi setiap kali teknologi yang digunakan untuk menyelesaikan aktivitas
berubah.
3. Memutuskan seberapa mendetail yang dimasukan. Seperti DAD, berbagai level detail
yang ditunjukan. DPB hanya dapat menunjukan level aktivitas yang lebih tinggi atau
aktivitas yang lebih tinggi tersebut dapat dipecah kedalam subaktivitas-subaktivitas yang
leh mendetail.
4. Mengelola bagan air. DPB biasanya terdiri dari dua kolom dan sebanyak mengkin garis
yang diperlukan untuk menjelaskan proses.
5. Memasukan setiap proses bisnis dalam diagram. Tunjukan setiap proses bisnis dimulai
dan berakhir.
6. Menggambar sketsa kasar DPB. Beberapa sistem dapat dibuat menjadi diagram-diagram
dalam sebuah draf. Meninjaunya dengan orang yang mengenal sistem. menyempurnakan
DPB yang dibutuhkan hinga proses bisnis digambarkan secara akurat dan diagram dapat
dipahami dengan mudah.
7. Menggambar salinan final DPB. Tepatkan nama DPB, tanggal dan nama orang yang
mempersiapkan pada setiap halaman.
 Daftar Pustaka
Julianto, I Putu dan I Gede Nandra Hary Wiguna. 2018. Buku Ajar Sistem informasi Akuntansi :
Teori Dan Penerapan Pada Perusahaan. Singaraja: Undiksha Press.
Romney, Marshall B dan Paul John Steinbart. 2015. Sistem informasi Akuntansi. Jakarta Selatan:
Salemba Empat.