Proses PR dan PO adalah merupakan bagian dari sebuah proses besar dalam ERP

yaitu proses Procurement atau Pengadaan. Proses pengadaan lengkap meliputi proses
seperti berikut ini:
1. Purchase Requisition (PR), yaitu permohonan persetujuan untuk pembelian
barang atau service. Permohonan ini biasanya berhubungan dengan persetujuan
pembelian tentang nilai dari barang yang akan dibeli (jumlah barang, harga barang),
spesifikasi dari barang, maupun pengaturan cash, yaitu kapan barang akan dibeli. PR
disetujui akan berlanjut ke proses PO.
2. Purchase Order (PO), yaitu proses pembelian barang atau jasa berdasarkan PR
yang sudah disetujui. Proses yang terjadi dalam PO meliputi bidding untuk pemilihan
Supplier termasuk didalamnya tentang detil kontrak, penerbitan PO itu sendiri yang
sudah sesuai dengan kontrak dan ditandatangani oleh Pejabat berwenang sampai
dengan dikirim dan dikonfirmasi oleh pihak Supplier.
3. Good Receipt/Service Receipt, yaitu proses penerimaan barang atau
penyelesaian pekerjaan jasa berdasarkan PO yang sudah disetujui baik oleh pihak
Pemesan (Customer)  maupun oleh pihak Supplier/Vendor. Proses detil dalam GR/SR
adalah penerbitan surat tanda terima barang/jasa oleh bagian Store/Warehouse kepada
Supplier/Vendor, persetujuan barang diterima oleh pemohon, pengakuan inventory ke
dalam sistem.
4. Invoicing atau A/P, yaitu penerimaan Invoice yang diterbitkan oleh
Supplier/Vendor sesuai dengan surat tanda terima barang/jasa (Receiving). Proses yang
terjadi adalah mencocokkan antara Invoice dengan PO dan GR/SR, pencatatan A/P
(pengakuan hutang) ke dalam sistem.
5. Payment, yaitu proses pembayaran A/P oleh Customer kepada pihak
Supplier/Vendor. Proses yang terjadi adalah persetujuan pembayaran oleh Management
dan dilanjutkan dengan proses pembayaran bisa berupa penerbitan Check/Giro atau
melalui Cash/Transfer.
6. Retur, yaitu proses pengembalian barang dikarenakan berbagai alasan kepada
pihak Supplier/Vendor. Retur bisa terjadi sebelum atau sesudah proses Payment
dilakukan.