PEMERINTAH KABUPATEN TUBAN SEKRETARIAT DAERAH Jalan R.A. Kartini No 2 Tuban Telp/Fax : 321020 TUBAN Tuban, 28 Juni 2021 Kepada : Yth. 1. Staf Ahli Bupati Tuban 2. Asisten Sekretaris Daerah Kab. Tuban 3. Kepala Badan/Dinas/Bagian/Camat di Lingkungan Pemerintah Kab. Tuban 4, Direktur RSUD R. Koesma Tuban 5, Direktur RSUD Ali Manshur Jatirogo di- Tuban SURAT EDARAN NOMOR 800/3669/414.202/2021 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN PEREKAMAN KEHADIRAN PEGAWAI ASN DAN NON ASN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN TUBAN Dalam upaya untuk tetap mewujudkan disiplin jam kerja bagi Pegawai ASN dan Non ASN di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tuban Khususnya ditengah masa pandemi Covid-19, serta sebagai langkah meningkatkan sistem perekaman kehadiran Pegawai ASN secara lebih baik, perlu dilakukan pengaturan mengenai pelaksanaan perekaman kehadiran, dengan ketentuan sebagai berikut : A. DASAR HUKUM 1, Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara. 2. Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil. 3. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil, sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2020 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil. 4. Peraturan Bupati Tuban Nomor 11 Tahun 2018 tentang Cuti Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tuban, sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Bupati Tuban Nomor 28 Tahun 2020 tentang Perubahan Atas Peraturan Bupati Tuban Nomor 11 Tahun 2018 tentang Cuti Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tuban. 5. Peraturan Bupati Tuban Nomor 18 Tahun 2018 tentang Disiplin Kerja, Hari dan Jam Kerja Aparatur Sipil Negara di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tuban. 6. Peraturan Bupati Tuban Nomor 17 Tahun 2021 tentang Pemberian Tambahan Penghasilan Pegawai Negeri Sipil Negara di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tuban. Memperhatikan : 1. Keputusan Bupati Tuban Nomor 188.45/147/414.013/2020 tentang Pendelegasian Wewenang Pemberian Cuti Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tuban.-2- 2. Surat Bupati Tuban Nomor 800/3588/414.202/2021 Perihal Penekanan Peningkatan Kewaspadaan Terhadap Penyebaran Covid-19. B, ATURAN HARI KERJA DAN JAM KERJA Berdasarkan Peraturan Bupati Tuban Nomor 18 Tahun 2018, ditetapkan aturan hari kerja dan jam kerja ASN sebagai berikut 1. Hari kerja Pegawai ASN ditetapkan 5 (lima) hari mulai hari Senin sampai dengan hari Jumat, dengan jumlah jam kerja efektif selama 37,5 (tiga puluh tujuh koma lima) jam per minggu diluar jam istirahat dan olahraga. 2. Pada hari kerja Pegawai ASN sebagaimana dimaksud pada angka 1, diatur jam kerja sebagai berikut : a. Hari Senin sampai dengan hari Kamis : - Masuk kerja: jam 07.00 WIB - Istirahat jam 12.00 WIB - 12.30 WIB - Pulangkerja —:_ jam 15.30 WIB b. Hari Jumat - Olahraga : jam 05.30 WIB - 06.30 WIB - Masuk kerja jam 07.00 WIB - Istirahat jam 11.00 WIB - 13.00 WIB ~ Pulang kerja jam 14.30 WIB 3. Bagi Perangkat Daerah/Unit Kerja yang memberikan pelayanan langsung kepada masyarakat, berlaku 6 (enam) hari kerja, mulai hari Senin sampai dengan hari Sabtu, dengan tetap memperhitungkan jumlah jam kerja efektif selama 37,5 (tiga puluh tujuh koma lima) jam per minggu diluar jam istirahat dan olahraga. 4. Pada hari kerja Pegawai ASN sebagaimana dimaksud pada angka 3, diatur jam kerja sebagai beriku a. Hari Senin sampai dengan hari Kamis : - Masuk kerja : jam 07.00 WIB - Pulangkerja —:_ jam 14.00 WIB b. Hari Jumat - Olahraga : jam 05.30 WIB - 06.30 WIB - Masuk kerja jam 07.00 WIB - Pulang kerja —: jam 11.00 WIB c. Hari Sabtu = Masuk kerja: jam 07.00 WIB - Pulangkerja —:_jam 12.30 WIB 5. Bagi Perangkat Daerah/Unit Kerja yang memberikan pelayanan langsung kepada masyarakat dapat melaksanakan ketentuan hari kerja dan jam kerja selain sebagaimana diatur pada angka 3 dan angka 4, dengan tetap memperhitungkan jumlah jam kerja efektif selama 37,5 (tiga puluh tujuh koma lima) jam per minggu diluar jam istirahat dan olahraga, yang ditetapkan dalam Peraturan Bupati. 6. Bagi Satuan Pendidikan, pengaturan hari kerja dan jam_ kerja dilaksanakan sesuai ketentuan yang diatur dalam Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset dan Teknologi. C. SISTEM PEREKAMAN KEHADIRAN PEGAWAI ASN 1. KETENTUAN UMUM a, Seluruh Pegawai ASN dan Non ASN wajib mematuhi ketentuan hari kerja dan jam kerja secara disiplin. b. Seluruh Pegawai ASN dan Non ASN wajib memastikan telah melakukan perekaman sidik jari dalam mesin Finger Print yang difasilitasi oleh Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kabupaten Tuban, agar dapat melaksanakan perekaman kehadiran secara online melalui aplikasi SWEMPOL MOBIL Finger Print,Untuk memastikan penerapan disiplin hari kerja dan jam kerja, seluruh Pegawai ASN dan Non ASN- wajib melaksanakan perekaman kehadiran secara_o setiap hari kerja melalui aplikasi SYEMPOL MOBILE atau Finger Print, yang, dimulai pada pukul 06.30 WIB, n_batas toleransi keterlambatan masuk Kerja selama 10 menit sehingga portal sistem masuk kerja paling lambat sampai dengan pukul 07.10 WIB, Sedangkan untuk portal sistem pulang kerja sampai dengan pukul 23.59 WIB. Apabila Pegawai ASN atau Non ASN terlambat datang maupun pulang mendahului, diberlakukan pengurangan skor kehadiran sebagaimana diatur dalam Pasal 8 ayat (2) Peraturan Bupati Tuban Nomor 17 Tahun 2021. Bagi Pegawai ASN dan Non ASN yang tidak masuk kerja wajib mengajukan pemberitahuan secara tertulis kepada Kepala Perangkat Daerah, dengan melengkapi dokumen sebagai berikut : 1) Surat Cuti (berlaku bagi Pegawai ASN); 2) Surat Izin; atau 3) Surat Izin Sakit, dan sejenisnya. Pegawai ASN yang tidak masuk kerja dengan mengajukan cuti, tetap dihitung sebagai masuk kerja, kecuali cuti diluar tanggungan negara. Dengan demikian, yang bersangkutan berhak untuk mendapatkan TPP beban kerja. Untuk cuti diluar tanggungan negara, dikatagorikan tidak masuk kerja. Pengajuan dan pemberian cuti Pegawai ASN, agar dilaksanakan sesuai ketentuan dalam Peraturan Bupati. Tuban Nomor 11 Tahun 2018 sebagaimana diubah dengan Peraturan Bupati_ Tuban Nomor 28 Tahun 2020 jo Keputusan Bupati Tuban Nomor 188.45/147/KPTS/414.013/2020. Pegawai ASN dan Non ASN yang tidak masuk kerja dengan mengajukan surat izin (surat izin sakit/surat izin keperluan keluarga), dihitung sebagai tidak masuk kerja. Dengan demikian, dalam penerapan pemberian Tambahan Penghasilan Pegawai ASN (TPP), Pegawai ASN yang bersangkutan akan dikurangi skor kehadirannya sebesar 3% schingga bertambah kekurangan jam kerjanya dan tidak berhak mendapatkan TPP beban kerja. Dalam hal ini, apabila sudah melampirkan surat izin, maka yang bersangkutan tidak dianggap membolos dan tidak dianggap melanggar disiplin kerja ASN sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010. Bagi Pegawai ASN/Non ASN yang melakukan perjalanan dinas luar/dalam Daerah, agar melengkapi dokumen pendukung berupa Surat Tugas yang ditandatangani oleh Kepala Perangkat Daerah/Pejabat Yang Berwenang. Pegawai ASN yang melaksanakan perjalanan_dinas/bimbingan teknis/Pendidikan dan Pelatihan keluar Daerah maupun dalam Daerah, tetap dianggap masuk kerja dan berhak mendapatkan ‘TPP berdasarkan beban kerja. Bagi Pegawai ASN dan Non ASN yang terlambat datang/pulang mendahului dapat mengajukan permohonan Dispensasi dengan disertai alasan yang jelas kepada Atasan Langsungnya untuk memperoleh persetujuan (contoh form Persetujuan Pemberian Dispensasi, sebagaimana lampiran 1), yang terdiri dari :“4. 1) Dispensasi Dinas Yaitu dispensasi yang diberikan Atasan Langsung kepada Bawahannya yang terlambat masuk kerja atau pulang sebelum waktunya karena menjalankan tugas-tugas _kedinasan. Pemberian Dispensasi Dinas dibatasi paling banyak 3 kali per bulan per orang, 2) Dispensasi Pribadi Yaitu dispensasi yang diberikan Atasan Langsung kepada Bawahannya yang terlambat masuk kerja atau pulang sebelum waktunya karena ada keperluan pribadi. Pemberian Dispensasi Dinas dibatasi paling banyak 2 kali per bulan per orang. - Permohonan Dispensasi yang disetujui oleh Atasan langsung, akan menghapus pengurangan skor kehadiran Pegawai ASN dan Non ASN yang bersangkutan, sebagaimana diatur dalam Pasal 8 Peraturan Bupati Tuban Nomor 17 Tahun 2021. g. Seluruh dokumen pendukung kehadiran sebagaimana dimaksud pada huruf c, huruf d dan huruf e, diunggah kedalam aplikasi SUEMPOL oleh Pegawai ASN dan Non ASN yang bersangkutan atau petugas yang menangani urusan kepegawaian, paling lambat sctiap tanggal 2 bulan berikutnya. 2. PEREKAMAN KEHADIRAN a. Perekaman kehadiran Pegawai ASN dan Non ASN dilaksanakan secara online dengan menggunakan Hand Phone berbasis android yang memenuhi standar yang ditentukan melalui aplikasi SWEMPOL MOBILE. b. Adapun langkah-langkah dalam penggunaan aplikasi SIJEMPOL MOBILE sebagai berikut : 1) Unduh —aplikasi_ SWEMPOL MOBILE melalui__link In.tubankab.go.id/sijempol, atau melalui aplikasi play store. 2) Setelah aplikasi diunduh, pastikan Hand Phone sudah diberi password atau sandi lainnya serta kamera dan lokasi sudah diaktifkan, 3) Dalam penggunaan SWEMPOL MOBILE untuk perekaman kehadiran, pastikan telah berada di lokasi yang benar sesuai radius yang ditentukan. 4) Setelah masuk kedalam aplikasi SUEMPOL MOBILE, terdapat 2 (dua) pilihan menu yaitu : - Tombol “MASUK” untuk perekaman jam masuk kerja; dan - Tombol “PULANG” untuk perekaman jam pulang kerja. Pilih sesuai kebutuhan dan setelah muncul kamera, dekatkan wajah dalam kotak merah agar perekaman kehadiran terlaksana dengan baik. 5) Perekaman kehadiran selesai, dan waktu perekaman akan tercatat dalam Riwayat Presensi. 3. KETENTUAN LAINNYA a. Perekaman kehadiran melalui aplikasi SWEMPOL MOBILE dilakukan secara bertahap, dimulai dari perekaman kehadiran Pegawai ASN, kemudian dilanjutkan dengan perekaman kehadiran Pegawai Non ASN. b. Selama perekaman kehadiran sebagaimana dimaksud pada huruf a belum selesai dilaksanakan, maka perekaman kehadiran Pegawai Non ASN dilakukan secara absensi manual.Ss c. Absensi manual Pegawai Non ASN sebagaimana dimaksud pada huruf b, dikirimkan kepada Bupati Tuban Cq.Kepala Badan Kepegawaian dan Pengembangan SDM Kabupaten Tuban melalui alamat email bidangpkp.bkpsdm@gmail.com, paling lambat setiap tanggal 2 bulan berikutnya. d. Selama masa peralihan perekaman kehadiran melalui _aplikasi SUEMPOL MOBILE, untuk memberikan waktu penyesuaian yang cukup, maka perekaman kehadiran dapat pula dilakukan melalui mesin Finger Print yang merupakan satu kesatuan terintegrasi dengan aplikasi_ SIEMPOL MOBILE. . Apabila Perangkat Daerah/Unit Kerja masih menggunakan perekaman kehadiran melalui mesin Finger Print, maka harus dipastikan selalu tersedia hand sanitizer didekat mesin disertai himbauan disiplin menggunakannya, untuk mencegah penyebaran Covid-19. f Dalam hal keadaan pandemi Covid-19 atau keadaan darurat bencana lainnya, pengaturan hari kerja dan jam kerja dilaksanakan sesuai kebijakan yang diambil oleh Bupati atau Pejabat Yang Berwenang, dalam batas waktu yang ditetapkan. g. Dalam hal pengaturan hari kerja dan jam kerja berupa Shift Hari Kerja, maka jadwal shift bulanan yang ditetapkan oleh Kepala Perangkat Daerah agar diunggah kedalam aplikasi SIJEMPOL oleh petugas yang menangani urusan kepegawaian, paling lambat setiap tanggal 2 bulan berikutnya (Contoh Jadwal Shift sebagaimana lampiran I). h. Pelaksanaan sistem Shift Hari Kerja selama masa pandemi Covid-19, berpedoman — pada_—s surat —- Bupati. = Tuban Nomor 800/3588/414.202/2021 Perihal Penekanan —_—Peningkatan Kewaspadaan Terhadap Penyebaran Covid-19, beserta petunjuk kebijakan resmi lainnya dari Pejabat Yang Berwenang D, PENUTUP 1. Aplikasi perekaman kehadiran merupakan sarana untuk mewujudkan disiplin hari kerja dan jam kerja bagi Pegawai ASN dan Non ASN. 2. Bagi Pegawai ASN dan Non ASN yang tidak disiplin, dapat dijatuhi hukuman disiplin sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 dan peraturan perundang-undangan terkait lainnya. 3. Perekaman kehadiran melalui aplikasi SIJEMPOL MOBILE atau Finger Print mulai berlaku sejak 1 Juli 2021. Demikian untuk menjadi perhatian dan pelaksanaannya. n-BUPATI TUBAN ~Reinbit NIP. 19671005 199202 1 004 Tembusan disampaikan kepada : Yth. 1. Bupati Tuban (sebagai laporan) 2. Wakil Bupati Tuban (sebagai laporan). 3. Arsip.LAMPIRAN | SURAT EDARAN BUPATI TUBAN NOMOR 800/ /414,202/2021 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN PEREKAMAN KEHADIRAN PEGAWAI ASN DAN NON PNS. DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN TUBy DATA PENDUKUNG PEREKAMAN KEHADIRAN A. CONTOH FORM DISPENSASI KOP PD FORM PERSETUJUAN PEMBERIAN DISPENSASI DINAS. Yang bertanda tangan dibawah ini: Nama : NIP Jabatan Dengan ini memberikan persetujuan dispensasi kepada : Nama/NIP : Pangkat/Gol. Jabatan Pada tanggal . 8/4. jam ... s/d ., karena : Mengikuti Upacara PHBN/Upacara lainnya Mengikuti Pengajian/Peringatan Hari Besar Keagamaan Koordinasi dengan OPD terkait lainnya Menghadiri rapat dinas Mengikuti pengarahan/ briefing dari Pimpinan Mesin Finger Print atau sebutan lain yang menjadi alat/cara perekam kehadiran Pegawai ASN secara online, tidak berfungsi/data jari/data diri lainnya tidak terbaca Alasan kedinasan lainnya.. 0 DOOOUU .(disebutkan) Demikian persetujuan ini dibuat dengan sebenarnya, untuk dipergunakan sebagaimana mestinya, ‘Tuban,.. Atasan Langsung Nama Pangkat NIP.-2- B. CONTOH FORM PERSETUJUAN PEMBERIAN DISPENSASI PRIBADI KOP PD. FORM PERSETUJUAN PEMBERIAN DISPENSASI PRIBADI Yang bertanda tangan dibawah ini: Nama 7 NIP Jabatan Dengan ini memberikan persetujuan dispensasi kepada : Nama/NIP Pangkat/Gol. Jabatan jam .. Pada tanggal ......s/d ()_ tupa finger print atau sebutan lain yang menjadi alat/cara perekam kehadiran Pegawai ASN secara online. Keperluan keluarga . Alasan lainnya .. (disebutkan) (disebutkan) Demikian persetujuan ini dibuat dengan sebenarnya, untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. ‘Tuban, ... Atasan Langsung Nama Pangkat NIP.PEMERINTAH KABUPATI LAMPIRAN I SURAT EDARAN BUPATI TUBAN NOMOR 800/ 1414.202/2021 TENTANG, PETUNJUK PELAKSANAAN PEGAWAI ASN DAN NON PN! ENTUBAN,. JADWAL SHIFT HARI KERJA SELAMA MASA PANDEMI COVID-19 opp EKAMAN KEHADIRAN DI LINGKUNGAN, DAFTAR PEGAWAI ASN/NON PNS KETERANGAN xo | YADWALKERJADI | JADWAL KERJA DARI : KANTOR RUMAH, ‘NAMA PEGAWAI ASN/NON me PNS [conto 1 [Te 1,5, 7,9, 13, 15,19, [Tal 2, 6, 8, 12, 14, 16, 22, 7. [AAN 21, 23, 27, 29 Juli 2021 |26, 28, 30 Juli 2021 a 3. 4 3. 2 |Tel- 2,6, 8, 12, 14, 16, 22, |Tel. 1,5, 7,9, 13, 15, 19, 1 [FFF 126, 28, 30 Juli 2021 121, 23, 27, 29 Juli 2021 2, _|GGc. 3.__ [HHH 4. |uL 6. yuu. CATATAN KEPALA PERANGKAT DAERAH 1. Penentuan jadwal kerja di kantor dan jadwal kerja dari rumah, disesuaikan dengan kebutuhan, Tupoksi dan kondisi masing- masing Perangkat Daerah/Unit Kerja agar pelaksanaan tugas dan pelayanan kepada masyarakat tetap berjalan dengan lancar. 2. Ketentuan mengenai pengaturan shift hari kerja selama masa pandemi Covid-19, agar berpedoman pada surat Bupati Tuban Nomor 800/3588/414.202/2021 Perihal Penekanan Peningkatan Kewaspadaan Terhadap Penyebaran Covid-19, maupun petunjuk Kebijakan resmi lainnya dari Pejabat Yang Berwenang.