Tugas

Sumber Daya Manusia Berkarakter Pancasila

ANALISIS JABATAN SEAGAI PRODUCTION

PLANING AND INVENTORY CONTROL SUPERVISOR
PADA PERUSAHAAN STEEL FABRICATION

Nama : Yola Yulanda

No. Pokok : 5120220017
Mata Kuliah : Sumber Daya Manusia Berkarakter Pancasila
Dosen : Seta A. Wicasana, M.Psi.

MAGISTER MANAJEMEN EKONOMI

UNIVERSITAS PANCASILA
JAKARTA
2021
1. Pendahuluan
Tugas merupakan beban tanggung jawab yang dimiliki oleh seorang
karyawan dalam perusahaan. Pelaksanaan tugas karyawan ini ditujukan untuk
mengoptimalkan tanggung jawab yang dipikul oleh kalangan karyawan.
Fungsi Planning dalam perusahaan (terutama manufacture) dijalankan
oleh bagian PPIC (Production Planning and Inventory Control). Disamping
memiliki fungsi production planning, PPIC juga memiliki peranan dalam
manajemen Inventory.
Inventory atau barang persediaan merupakan aset perusahaan yang berupa
persediaan bahan baku atau raw material, barang-barang sedang dalam proses
produksi, dan barang-barang yang dimiliki untuk dijual. Karena inventory
disimpan di gudang, maka manajemen inventory dan gudang sangat berkaitan.
Pergudangan sendiri adalah kesatuan komponen didalam Suplay Chain product.
Gudang berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang sampai digunakan dalam
proses produksi. Fungsi penyimpanan ini sering disebut ruang persediaan, gudang
bahan baku, dll.
PT. FACO Global Engineering adalah Steel Fabrication dan Engineering
yang berkomitmen menjadi perusahaan global pada tahun 2020 dengan terus
mengedepankan keselamatan, menghasilkan produk berkualitas tinggi, dan
mengembangkan sumber daya manusia dengan tetap memenuhi kebutuhan
pelanggan, lingkungan sistem manajemen mutu dan regulasi.
FACO menawarkan layanan fabrikasi dan manufaktur baja untuk
memastikan kinerja yang optimal. Pengalaman FACO menghasilkan produk
kustom dari pelanggan. Produk utama yang diprodukssi oleh FACO adalah
kustom mekanikal atau tangki untuk power transformator sejak tahun 2008.

2. Pembahasan
Tugas umum dari PPIC adalah menerima order dari bagian Penjualan
(sales atau marketing) lalu memastikan order ini selesai dan dikirim ke customer
pada waktu yang sudah disepakati.
Fungsi PPIC berkaitan erat dengan fungsi Marketing, Purchasing, dan
Produksi. Disamping itu Informasi mengenai level of raw material, Work In
Process (WIP), Final Product, dan data stock opname untuk bagian Finance
terutama dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan juga termasuk dalam
tanggung jawab PPIC. Beberapa perusahaan memiliki gaya manajemen
production planning yang tampak berbeda secara teknis, tapi secara umum fungsi
ini tidak jauh berbeda. Situasi Market menuntut produsen mampu menerapkan
strategi operasi yang paling tepat. Salah satu contohnya, untuk menekan biaya
penyimpanan, customer menuntut produsen menerapkan model produksi make to
order, dengan variasi item product yang tinggi dan pemesanan dalam quantity
kecil. Faktor ini akan sangat mempengaruhi model system planning diperusahaan
tersebut.

1 
 
2.1. Planning dan Monitoring Proses Produksi
PPIC menjadi semacam Conection point dan Gate, antara dunia luar dan
Internal perusahaan dalam konteks realisasi produk. PPIC harus memberikan
informasi yang akurat mengenai proses internal ke Sales atau Marketing, untuk
diteruskan ke Customer. Dalam sebuah industri, bisa saja final product
perusahaan menjadi material bagi industri lainnya. Inilah salah satu konsep dari
“customer satisfaction”. Customer tidak bisa melihat langsung ke dalam “dapur”,
tapi bagaimana meresponse datangnya order, akan memberikan gambaran
seberapa kuat kemampuan manufacturing perusahaan. Disinilah vitalnya peranan
PPIC dan Sistem Informasi dalam proses planning dan monitoring.

2.2. Tahapan dalam planning dan monitoring proses produksi

Arrange Order
Ini merupakan tahap awal dari planning, yaitu menerima order dari Sales.
Order ini bisa berupa direct order dari customer, atau pembuatan stock untuk
buffer saat peak season. Kombinasi Make To Order (MTO) dan Make To Stock
(MTS). Beberapa perusahaan menyebutnya Scheduling Rencana induk atau
pembuatan Master Planning Schedule (MPS). Scheduling ini masih belum detail,
masih bersifat global dan memiliki periode yang panjang (missal: 3–6 bulan).
Data-data di MPS sangat penting untuk memberikan informasi ke bagian produksi
untuk mempersiapkan resourcesnya, dan ke bagian purchasing untuk
mempersiapkan material.

2.3. Tugas Umum Supervisor PPIC, diantaranya yaitu:

 Menyediakan pemesanan dari bagian marketing dan menyusun rencana
produksi sesuai dengan pesanan marketing
 Memenuhi permintaan contoh produk dari bagian marketing perusahaan
serta melakukan pemantauan dalam proses pembuatan contoh produk ke
tangan konsumen
 Menyusun rencana pengadaan bahan yang didasarkan atas forecast dari
marketing melalui pemantauan kondisi stock barang yang akan diproduksi
 Melakukan monitoring pada bagain inventory pada proses produksi,
penyimpanan barang di gudang maupun yang akan didatangkan pada
perusahaan sehingga saat proses produksi yang membutuhkan bahan dasar
bisa berjalan dengan lancar dan seimbang
 Membuat jadwal proses produksi sesuai dengan waktu, routing dan jumlah
produksi yang tepat sehingga menjadikan waktu pengiriman produk pada
konsumen bisa dilakukan secara optimal dan cepat

2 
 
  Menjaga keseimbangan penggunaan mesin perusahaan sehingga tidak ada
mesin produksi yang overload atau malah jarang digunakan oleh
perusahaan produksi
 Melakukan komunikasi dengan bagian marketing untuk memastikan
penyelesaian masalah produksi

3. Spesifikasi PPIC Supervisor

Kriteria yang dibutuhkan PT FACO Global Engineering untuk menempati
jabatan PPIC Spv., sebagai berikut:
 Pendidikan minimal Sarjana Teknik Industri atau Teknik Mesin
 Berpengalaman minimal 3 tahun sebagai PPIC staff pada perusahaan
manufacture, diutamakan perusahaan steel fabrication
 Memahami Engineering dan Manufacture Process
 Dapat membaca Gambar Teknik Mesin
 Memahami standard raw material
 Mampu mengestimasi waktu dan biaya untuk material dan proses
 Membuat schedule
 Mampu berkomunikasi dan bernegosiasi dengan baik
 Ms. Excel & AutoCAD

3.1. Identitas Jabatan

Nama Pejabat : Yola Yulanda
Nama Jabatan : PPIC Spv.
for Power Transformers Fabrication Tank
Masa Kerja di Jabatan ini : 6 Bulan
Masa Kerja di Instansi : 6 Tahun
Jabatan Atasan : PPIC Manager

3 
 
 3.2. Struktur Organisasi

3.3. Tugas Utama dan Indikator Keberhasilalan

No. Tugas Utama Indikator Keberhasilan

1 Membuat schedule On time delivery
produksi
2 Membuat permintaan Efisiensi material dan on time kedatangan
pembelian barang material
3 Membuat surat perintah Pembagian proses pembuatan komponen
kerja sesuai dengan kelompok nya
4 Monitoring proses On time proses
produksi dan delivery
5 Report progress On time proses dan delivery
6 Manage to customer Schedule repair sesuai dengan permintaan
complain customer

3.4. Tugas Tambahan dan Indikator Keberhasilalan

No. Tugas Tambahan Indikator Keberhasilan

1 Komunikasi dengan Kepuasan customer
customer
2 Negosiasi biaya jasa Mendapatkan harga proporsional dan on
dengan pemborong atau schedule proses
subcont

4 
 
 3.5. Tugas Lain-Lain dan Indikator Keberhasilalan

No. Tugas Lain-Lain Indikator Keberhasilan

1 Membuat efisiensi Tidak ada waste material
material dan cutting plan

3.6. Hubungan Sosial

` Departemen Kegiatan
1 Produksi (internal Monitoring proses produksi
2 Purchasing Konfirmasi kedatangan material
3 Marketing Konfirmasi jadwal pengiriman
4 Engineering Menerima list kebutuhan material
5 GA Konfirmasi kendaraan untuk pengiriman
6 Subcont Monitoring proses produksi dan konfirmasi
biaya jasa
7 Customer Konfirmasi jadwal pengiriman

4. Kesimpulan
PPIC Spv. PT. Faco Global Engineering sudah mengerjakan tugas utamanya
dengan baik sesuai dengan job desk yang ditentukan oleh perusahaan. Tugas
tambahan dan tugas lain-lain masih diperlukan untuk dikerjakan oleh PPIC demi
kebaikan perusahaan.
Kedepannya pekerjaan tambahan seperti Komunikasi dengan customer dapat
dilakukan oleh project manajemen namun saat ini belum ada departemen tersebut
dan Negosiasi biaya jasa dengan pemborong atau subcont dapat dilakukan oleh
departemen purchasing. Serta tugas lain-lain yaitu Membuat efisiensi material dan
cutting plan menjadi tanggung jawab manager engineering.
Saat ini keberhasilan PPIC belum maksimal dikarenakan departemen lain yang
terkait belum dapat berkomitmen dengan schedule yang diberikan tim PPIC.

5