DISTRIBUSI

(NAMA PERUSAHAAN)

PROSEDUR TETAP
DISTRIBUSI
Nomor :…………………….. : Revisi:………………

(LOGO PERUSAHAAN)

Diperiksa oleh : Disetujui oleh:

(Alamat Perusahaan)

Telp:………………………………… Ext ………………..

 Halaman 1 dari…….
Prosedur Tetap
Nomor……….
DISTRIBUSI
NAMA PERUSAHAAAN Tanggal Berlaku
Departemen Seksi …………………………..
…………………….. ………………………….
Disusun Oleh Diperiksa Oleh Disetujui oleh Mengganti No
…………………...…….. ………………………… ……………………….. …………………………
Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal
…………………...…….. …………………...…….. …………………...…….. …………………...……..

1. Tujuan
Memastikan proses distribusi barang berjalan sesuai dengan prosedur yang berlaku
2. Ruang Lingkup
Prosedur ini meliputi proses distribusi di bagian Adm. Penjualan dan Gudang PT. Sentral Medika
Indonesia
3. Tanggung Jawab
Merupakan tugas dan tanggung jawab Kepala Gudang untuk memastikan prosedur ini dapat
diimplementasikan dengan baik
4. Prosedur
Produser Distribusi

NO DIAGRAM KERJA URAIAN CATATAN

KEGIATAN
1 -Menerima PO -Form purchase order
Menerima PO dari dari bagian (PO)
bagian penjualan penjualan

2 -Mengecek -Form Data Persediaan

Mengecek ketersediaan ketersediaan
barang barang, jika stok
barang tidak ada
maka melakukan
konfirmasi ke
Ada Tidak bagian
pembelian
terkait waktu
Konfirmasi ke bagian kedatangan
pembelian terkait barang.
kedatangan barang
3 -Jika barang
telah siap, maka
Merencanakan
merencanakan
Pengiriman pengiriman
barang

4 -Membuat DO -Form Delivery Order

Membuat DO dan Surat dan Surat Jalan -Surat Jalan
Jalan dan
menyerahkannya
ke bagian
Gudang
 Halaman 1 dari…….
Prosedur Tetap
Nomor……….
DISTRIBUSI
NAMA PERUSAHAAAN Tanggal Berlaku
Departemen Seksi …………………………..
…………………….. ………………………….
Disusun Oleh Diperiksa Oleh Disetujui oleh Mengganti No
…………………...…….. ………………………… ……………………….. …………………………
Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal
…………………...…….. …………………...…….. …………………...…….. …………………...……..

5. Lampiran
- Form Delivery Order (Dokumen Nomor …..)
- Form Surat Jalan (Dokumen Nomor …..)
- Form bukti retur (Dokumen Nomor …..)
6. Dokumen Rujukan
- CDAKB
- ISO 9001 : 2015
- Pedoman Mutu
7. Riwayat Perubahan

No Versi Tanggal Alasan

1 xx dd mm yyyy ……………………………..
2 yy dd mm yyyy ……………………………..

8. Distribusi
Asli : Kepala Bagian……
Kopi No. 1 : Kepala Bagian…….
No. 2 : Kepala Bagian…….
 Halaman 1 dari…….
FORM
Nomor……….
SURAT JALAN
NAMA PERUSAHAAAN Tanggal Berlaku
Departemen Seksi …………………………..
…………………….. ………………………….
Disusun Oleh Diperiksa Oleh Disetujui oleh Mengganti No
…………………...…….. ………………………… ……………………….. …………………………
Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal
…………………...…….. …………………...…….. …………………...…….. …………………...……..

SURAT JALAN

Nomor :
Tanggal :
Nama Pembeli :
Alamat :
Telp :
Email :
Jenis Pembayaran :
NO NAMA BARANG SATUAN JUMLAH KETERANGAN

TOTAL

Jakarta,………………20…….

Penerima Pengirim Mengetahui

( ) ( ) ( )
 Halaman 1 dari…….
FORM
Nomor……….
SURAT JALAN
NAMA PERUSAHAAAN Tanggal Berlaku
Departemen Seksi …………………………..
…………………….. ………………………….
Disusun Oleh Diperiksa Oleh Disetujui oleh Mengganti No
…………………...…….. ………………………… ……………………….. …………………………
Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal
…………………...…….. …………………...…….. …………………...…….. …………………...……..

SURAT JALAN

Nomor :
Tanggal :
Nama Pembeli :
Alamat :
Telp :
Email :
Jenis Pembayaran :
NO NAMA BARANG SATUAN JUMLAH KETERANGAN

TOTAL

Jakarta,………………20…….

Penerima Pengirim Mengetahui

( ) ( ) ( )
 (NAMA PERUSAHAAN)

PROSEDUR TETAP
PENANGANAN PRODUK KEMBALIAN
Nomor :…………………….. : Revisi:………………

(LOGO PERUSAHAAN)

Diperiksa oleh : Disetujui oleh:

(Alamat Perusahaan)

Telp:………………………………… Ext ………………..

 Halaman 1 dari…….
Prosedur Tetap
Nomor……….
PENANGANAN PRODUK KEMBALIAN
NAMA PERUSAHAAAN Tanggal Berlaku
Departemen Seksi …………………………..
…………………….. ………………………….
Disusun Oleh Diperiksa Oleh Disetujui oleh Mengganti No
…………………...…….. ………………………… ……………………….. …………………………
Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal
…………………...…….. …………………...…….. …………………...…….. …………………...……..

1. Tujuan
Memastikan proses penangan produk kembalian yang diterima kembali secara baik dan benar.
2. Ruang Lingkup
Prosedur ini meliputi semua produk kembalian yang dikembalikan dari distributor karena:
- Salah kirim
- Salah Administrasi
- Kadaluarsa atau sudah mendekati kadaluarsa
- Penarikan kembali di departemen
- Sebab lain, antara lain tidak sampai ke distributor karena gangguan perjalanan
3. Tanggung jawab
- Kepala Departemen...........bertanggung jawab mengambil keputusan akhir terhadap produk
kembalian
- Kepala Departemen........... bertanggung jawab untuk melakukan dan memastikan penanganan
produk kembalian sesuai dengan protap
- Kepala Departemen............ bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap produk
kembalian yang berkaitan dengan kualitas produk untuk menentukan tindak lanjut yang tepat.
- Kepala Departemen............ menyiapkan dokumen untuk produk kembalian le distributor.
- Kepala Gudang bertanggung jawab menjalankan protap ini dengan benar.
4. Prosedur
Prosedur Penanganan Produk Kembalian ( Dokumen Nomor ..................................)
- Menunjuk satu personil Departemen ...... yang bertanggung jawab untuk penanganan produk
kembalian.
- Penempatan produk kembalian di gudang retur dan gudang retur harus dalam keaadaan terkunci.

A. Produk Kembalian karena Salah Kirim dan Salah Administrasi

No DIAGRAM KERJA URAIAN KEGIATAN CATATAN

Menerimaan Menerima produk kembalian

1 Produk Kembalian kemudian dimasukan ke dalam
gudang retur

Memeriksa dokumen terkait

Memeriksa dokumen
2 terkait kesesuaian
kesesuaian antara nama
Surat Pengantar
produk,no. Bets, dan jumlah yang
Barang
telah diterima dengan surat
pengantar barang

Memberi label Memberi penandaan label

3 KARANTINA KARANTINA oleh bagian gudang Label Karantina
dan ditempatkan di gudang retur
 Melakukan pengecekan ulang
Melakukan pengecekan
dokumen terkait kesesuaian
4 awal dan penilainan bentuk fisik dan jumlah yang
awal diterima dengan surat pengantar
barang dan penilaian awal
Dari hasil pemerikasaan,
Memberikan status
Bagian........... memberikan status
produk kembaliaan Laporan Hasil
5 terhadap produk kembalian:
Pemerikasaan
- Dapat digunakan kembali
- Dimusnahkan
Bagian Gidang melakukan salah
satu dari hal berikut :
Melakukan tindak - Memasukan sebagai stock
lanjut gudang Laporan penanganan
6
- Memindahkan produk ke produk kembalian
gudang retur di area
“ditolak”
- Melakukan pemusnahan

B. Produk Kembalian karena Kadarluarsa atau Sudah Mendekati Kadaluarsa

No DIAGRAM KERJA URAIAN KEGIATAN CATATAN

Menerima produk
kembalian Menerima produk kembalian,
1 kemudian dimasukkan ke dalam
gudang retur

Memeriksa dokumen terkait

Memeriksa dokumen kesesuain antara nama produk, no
terkait kesesuain dan bets, dan jumalh yang telah
Surat Pengantar
2 melakukan penilaian diterima dengan surat pengantar
barang
awal barang dan melakukan penilaian
awal terhadap kualitas produk
kembalian tersebut

Memberi Label Memberi penandaan label

DITOLAK DITOLAK oleh bagian gudang dan
3 Label Ditolak
ditempatkan di gudang retur di
area “DITOLAK”

- Laporan
Melakukan Penanganan
pemusnahan Melakukan pemusnahan sesuai produk
4
dengan prosedur yang berlaku kembalian
- Berita Acara
Pemusnahan
 Halaman 1 dari…….
Prosedur Tetap
Nomor……….
PENANGANAN PRODUK KEMBALIAN
NAMA PERUSAHAAAN Tanggal Berlaku
Departemen Seksi …………………………..
…………………….. ………………………….
Disusun Oleh Diperiksa Oleh Disetujui oleh Mengganti No
…………………...…….. ………………………… ……………………….. …………………………
Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal
…………………...…….. …………………...…….. …………………...…….. …………………...……..

C. Produk Kembalian karena Penarikan Kembali

No DIAGRAM KERJA URAIAN KEGIATAN CATATAN

Menerima produk Menerima produk kembalian,

1 kembalian kemudian dimasukkan ke dalam
gudang retur

Memeriksa dokumen terkait

Memeriksa dokumen kesesuain antara nama produk, no
terkait kesesuain dan bets, dan jumalh yang telah
Surat Pengantar
2 melakukan penilaian diterima dengan surat pengantar
barang
awal barang dan melakukan penilaian
awal terhadap kualitas produk
kembalian tersebut

Memberi penandaan label

Memberi Label DITOLAK oleh bagian gudang dan
3 Label Ditolak
DITOLAK ditempatkan di gudang retur di
area “DITOLAK”

Pencatatan dan Bagian...... melakukan pencatatan

4 Rekonsiliasi dan rekonsiliasi sesuai prosedur

- Laporan
Melakukan Penanganan
Melakukan pemusnahan sesuai produk
5 pemusnahan
dengan prosedur yang berlaku kembalian
- Berita Acara
Pemusnahan
 Halaman 1 dari…….
Prosedur Tetap
Nomor……….
PENANGANAN PRODUK KEMBALIAN
NAMA PERUSAHAAAN Tanggal Berlaku
Departemen Seksi …………………………..
…………………….. ………………………….
Disusun Oleh Diperiksa Oleh Disetujui oleh Mengganti No
…………………...…….. ………………………… ……………………….. …………………………
Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal
…………………...…….. …………………...…….. …………………...…….. …………………...……..

D. Produk Kembalian karena Sebab Lain

No DIAGRAM KERJA URAIAN KEGIATAN CATATAN

Menerimaan Produk Menerima produk kembalian

1 Kembalian kemudian dimasukan ke dalam
gudang retur

Memeriksa dokumen terkait

Memeriksa dokumen
2 terkait kesesuaian
kesesuaian antara nama
Surat Pengantar
produk,no. Bets, dan jumlah yang
Barang
telah diterima dengan surat
pengantar barang

Memberi label Memberi penandaan label

3 KARANTINA KARANTINA oleh bagian gudang Label Karantina
dan ditempatkan di gudang retur

Melakukan pengecekan ulang

Melakukan Pengecekan
dokumen terkait kesesuaian,
ulang dan penilaian awal
4 bentuk fisik dan jumlah yang
diterima dengan surat pengantar
barang dan penilaian awal
Dari hasil pemeriksaan, bagian
Memberikan status …… memberikan status terhadap
Laporan hasil
5 produk kembalian produk kembalian :
pemeriksaan
- Dapat digunakan kembali
- Dimusnahkan
Bagian Gudang melakukan salah
satu dari hal berikut :
Melakukan tindak
- Masukkan sebagai stok
lanjut Gudang Laporan penanganan
6
- Memindahkan produk ke produk kembalian
Gudang retur di area
“ditolak”
- Melakukan pemusnahan

5. Lampiran
- Form surat pengantar produk kembalian (Dokumen nomor ……)
- Form Daftar produk kembali (Dokumen Nomor…….)
6. Dokumen Rujukan
- CDAKB
- ISO 9001: 2015, clause...
- Pedoman Mutu
- ....(dst)
 Halaman 1 dari…….
Prosedur Tetap
Nomor……….
PENANGANAN PRODUK KEMBALIAN
NAMA PERUSAHAAAN Tanggal Berlaku
Departemen Seksi …………………………..
…………………….. ………………………….
Disusun Oleh Diperiksa Oleh Disetujui oleh Mengganti No
…………………...…….. ………………………… ……………………….. …………………………
Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal
…………………...…….. …………………...…….. …………………...…….. …………………...……..

7. Riwayat Perubahan

No Versi Tanggal Alasan

1 xx dd mm yyyy ……………………………..
2 yy dd mm yyyy ……………………………..

8. Distribusi
Asli : Kepala Bagian……
Kopi No. 1 : Kepala Bagian…….
No. 2 : Kepala Bagian…….
 (NAMA PERUSAHAAN)

SASARAN MUTU
Nomor :…………………….. : Revisi:………………

(LOGO PERUSAHAAN)

Diperiksa oleh : Disetujui oleh:

(Alamat Perusahaan)

Telp:………………………………… Ext ………………..

 Halaman 1 dari…….
Prosedur Tetap
Nomor……….
SASARAN MUTU
NAMA PERUSAHAAAN Tanggal Berlaku
Departemen Seksi …………………………..
…………………….. ………………………….
Disusun Oleh Diperiksa Oleh Disetujui oleh Mengganti No
…………………...…….. ………………………… ……………………….. …………………………
Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal
…………………...…….. …………………...…….. …………………...…….. …………………...……..

PT. ……………. Mempunyai komitmen penuh untuk mencapai kepercayaan tertinggi dari pelanggan
dengan sistem manajemen mutu ……….. dan membuat sasaran mutu:

1. ……….
2. …………
3. Dst.

*NOTE : Sasaran mutu berupa target perusahaan