SOP PENGENDALIAN DOKUMEN

EKSTRENAL
No. Dokumen :
No. Revisi : 00
SOP Tanggal Terbit :
Halaman : 1/3

PUSKESMAS Siswita Triana, SKM

INDRALAYA NIP.19680606 198903 2 006

1. Pengertian 1. Dokumen eksternal adalah jenis dokumen bersumber dari luar

puskesmas yang telah ditetapkan oleh manajemen untuk dianut sebuah
puskesmas.Pengendalian dokumen eksternal merupakan salah satu
prosedur yang harus dimiliki oleh puskesmas untuk mengatur tata cara
identifikasi, penyimpanan ,perlindungan ,pengambilan kembali,masa
simpan dan pemusnahan.
2. Tujuan  Untuk meninjau dan pembaharuan sesuai keperluan dan
penyetujuan ulang dokumen kebijakan
 Untuk menjamin perubahan dan status revisi terbaru dari dokumen
kebijakan telah diidentifikasi
 Untuk menjamin versi yang versi yang relevan dari dokumen
kebijakan tersedia pada tempat pengunaan
 Untuk menjamin dokumen kebijakan tetap legal dan rapat
diidentifikasi.
 Mencegah pengunaan yang tidak diinginkan dari dokummen
kebijakan yang usang dan melakukan identifikasi yang sesuai
bilamana dokumen kebijakan usang tetap disimpan untuk keperluan
tertentu.
3. Kebijakan Panduan pengendalian dokumen eksternal.
4. Referensi Permenkes No.75 Tahun 2014

5. Alat dan Bahan 1. ATK

2. Cap
3. Laptop
6. Langkah-lagkah  Menetapkan jenis dokumen eksternal : Semua staf di semua
devisi/unit melalui pemengang programnya menetapkan dokumen
yang dianuat.
 Memberi identifikasi dokuemen kebijakan : Dokumen yang telah
disahkan di upload oleh pemengang program Devisi/Unit melalui
sistem informasi manajemen mutu sesuai dengan kode user yang
dimiliki.
 Menomori dokumen kebijakan : penomoran dilakukan oleh admen
sesuai tempat yang tersedia dengan urutan penomoran.
 Menerbitkan dan distribusi dokumen kebijakan : Dokumen dokumen
yang telah di tetapkan oleh tiap-tiap fungsi melalui sistem informasi
manajemen dapat di akses dan digunakan sesuai lingkup aplikasi
dokumen tersebut.
 Revisi dokumen kebijakan : Revisi dokumen dapat dilakukan melalui
fasilitas sistem informasi manajemen sesuai dengan tanggung
jawab dan kewenangannya dan kolom histori perubahan yang
dilakukan.
 Menerbitkan ulang dokumen kebijakan : dokumen-dokumen yang
telah ditetapkan dapat mengalami penerbitan ulang apabila telah
mendapatkan revisi dari penerbit dokumen tersebut.
 Menarik dan memusnahkan dokumen kebijakan : Dokumen yang
telah melewati masa in-aktif akan ditarik dan dilaporkan kepada
kepala Puskesmas untuk dimusnahkan dengan menggunakan
berita acara pemusnahan dokumen.
 Meninjau ulang Dokumen eksternal : Peninjauan dilakukan minimal
1 tahun sekali.

 sesuai tempat yang tersedia dengan urutan penomoran.

 Menerbitkan dan distribusi dokumen kebijakan : Dokumen dokumen
yang telah di tetapkan oleh tiap-tiap fungsi melalui sistem informasi
manajemen dapat di akses dan digunakan sesuai lingkup aplikasi
dokumen tersebut.
 Revisi dokumen kebijakan : Revisi dokumen dapat dilakukan melalui
fasilitas sistem informasi manajemen sesuai dengan tanggung
jawab dan kewenangannya dan kolom histori perubahan yang
dilakukan.
 Menerbitkan ulang dokumen kebijakan : dokumen-dokumen yang
telah ditetapkan dapat mengalami penerbitan ulang apabila telah
mendapatkan revisi dari penerbit dokumen tersebut.
 Menarik dan memusnahkan dokumen kebijakan : Dokumen yang
telah melewati masa in-aktif akan ditarik dan dilaporkan kepada
kepala Puskesmas untuk dimusnahkan dengan menggunakan
berita acara pemusnahan dokumen.
 Meninjau ulang Dokumen eksternal : Peninjauan dilakukan minimal
 1 tahun sekali.

Menetapkan jenis dokumen eksternal

Memberi identifikasi
dokuemen kebijakan

7. Diagram Alir
Menomori
dokumen
kebijakan

Meninjau ulang Dokumen eksternal :

Peninjauan dilakukan minimal 1 tahun
sekali

Kelengkapan penomoran, tanggal terbit, catatan tentang revisi,

8. Hal-hal yang perlu
pemberlakuan dan tanda tangan Kepala Puskesmas untuk dokumen
Diperhatikan
eksternal

9. Unit-unit terkait 1. Penanggung jawab Upaya kesehatan masyarakat

2. Pelaksana Upaya kesehatan masyarakat
1. Notulen monitoring
10. Dokumen Terkait
2. Rencana Kegiatan Upaya kesehatan masyarakat
Tanggal mulai
11. Rekam Historis No Yang diubah Isi perubahan
diberlakukan
Perubahan
 MONITORING JADWAL DAN PELAKSANAAN
MONOTORING

No. Dokumen :
No. Revisi : 0
DAFTAR Tanggal
TILIK : 20/03/2017
Terbit
Halaman : ½

Siswita Triana, SKM

PUSKESMAS
NIP.19680606
INDRALAYA
198903 2 006
 Unit :
NamaPetugas :
TanggalPelaksanaan :

No Langkah Kegiatan Ya Tidak TB

1. Apakah petugas dan penanggung jawab upaya kesehatan

masyarakat menentukan sasaran monitoring
2. Apakah petugas penanggung jawab upaya kesehatan
1 masyarakat melakukan evaluasi apakah pelaksanaan

upaya kesehatan masyarakat sudah sesuai dengan

kerangka acuan
3. Apakah petugas penanggung jawab upaya kesehatan
masyarakat memberitahu kepada pelaksana upaya
kesehatan masyarakat yang akan dilakukan monitoring
4. Apakah petuga penanggung jawab upaya kesehatan
2 masyarakat melihat/memantau proses pelaksanaan

upaya kesehatan masyarakat sudah sesuai dengan

kerangka acuan
5. Apakah petugas penanggung jawab upaya kesehatan
2 masyarakat melakukan evaluasi apakah pelaksanaan

upaya kesehatan masyarakat sudah sesuai dengan

rencana kegiatan

Jumlah

Compliance rate (CR) : …………………………………%

Indralaya, 2017
Pelaksana / Auditor

PEMERINTAH KABUPATEN OGAN ILIR

UNIT PELAKSANA TEKNIS DINAS
PUSKESMAS INDRALAYA
Jl. Raya LintasTimur Km 35 Indralaya, KodePos 30662
Pkm.indralayaoi@gmail.com