A.

Pemahaman mengenai Organisasi dan struktur dasar organisasi serta

pengaruhnya pada proyek.

1. Pengertian Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah suatu sistem yang digunakan untuk
mendefinisikan suatu hirarki dalam suatu organisasi. Ini mengidentifikasi
setiap pekerjaan, fungsinya dan ke mana ia melapor ke dalam organisasi.

Struktur ini dikembangkan untuk menetapkan bagaimana bisnis

beroperasi dan membantu usaha dalam mencapai tujuannya untuk
memungkinkan pertumbuhan di masa depan. Struktur diilustrasikan
menggunakan bagan organisasi.

Struktur organisasi juga menentukan bagaimana informasi mengalir antar

level dalam perusahaan. Misalnya, dalam struktur terpusat, keputusan
mengalir dari atas ke bawah, sedangkan dalam struktur desentralisasi,
kekuatan pengambilan keputusan didistribusikan di antara berbagai
tingkatan organisasi.

2. Fungsi Struktur Organisasi Bagi Bisnis

Bisnis membutuhkan struktur untuk tumbuh dan menguntungkan,
jika tidak, Anda akan membuat orang-orang menarik ke segala arah yang
berbeda.
Perencanaan struktur memastikan ada cukup sumber daya manusia
dengan keterampilan yang tepat untuk mencapai tujuan perusahaan, dan
memastikan bahwa tanggung jawab ditetapkan dengan jelas.
Setiap orang memiliki deskripsi pekerjaan yang menguraikan tugas,
dan setiap pekerjaan menempati posisinya sendiri di bagan organisasi
perusahaan. Berikut adalah beberapa fungsi struktur organisasi bagi
bisnis:

a. Struktur Memungkinkan Komunikasi Lebih Baik

 Karena arus informasi sangat penting untuk kesuksesan organisasi,
struktur organisasi harus dirancang dengan jalur komunikasi yang
jelas.

Misalnya, departemen perencanaan dan analisis keuangan mungkin

melapor kepada Kepala Pejabat Keuangan dan Wakil Presiden
Senior Pemasaran, karena kedua anggota tim manajemen puncak
ini bergantung pada informasi dan laporan yang disediakan oleh
perencanaan keuangan.

b. Hubungan Pelaporan yang Jelas

Hubungan pelaporan harus jelas sehingga semua anggota
organisasi memahami apa tanggung jawab mereka dan tahu kepada
siapa mereka bertanggung jawab; Jika tidak, tanggung jawab untuk
suatu tugas mungkin akan gagal.

Hubungan yang jelas ini memudahkan manajer untuk mengawasi

mereka yang berada di tingkat organisasi yang lebih rendah.

Setiap karyawan mendapatkan keuntungan dengan mengetahui

kepada siapa mereka dapat meminta arahan atau bantuan. Selain
itu, manajer menyadari siapa yang berada di luar lingkup
kewenangan mereka, sehingga mereka tidak melampaui batas dan
mengganggu tanggung jawab manajer lain.

c. Pertumbuhan dan Ekspansi

Perusahaan yang tumbuh pesat adalah perusahaan yang
memanfaatkan sumber dayanya dengan sebaik-baiknya, termasuk
bakat manajemen. Struktur organisasi yang baik memastikan bahwa
perusahaan memiliki orang yang tepat di posisi yang tepat. Struktur
tersebut mungkin menunjukkan titik lemah atau kekurangan dalam
tim manajemen perusahaan saat ini.
 Seiring pertumbuhan perusahaan, struktur organisasi harus
berkembang bersamanya. Banyak kali lebih banyak lapisan
manajemen dibuat, ketika satu kepala departemen memiliki terlalu
banyak individu yang melapor kepadanya pada satu waktu untuk
memberikan perhatian dan arahan yang diperlukan setiap karyawan
agar karyawan tersebut berhasil.

d. Penyelesaian Tugas yang Efisien

Struktur organisasi yang dirancang dengan baik memfasilitasi
penyelesaian proyek. Manajer proyek dapat mengidentifikasi dengan
lebih baik sumber daya manusia yang tersedia bagi mereka jika
cakupan tanggung jawab masing-masing departemen – dan
kemampuan setiap anggota tim – jelas.

Sebuah proyek untuk mengembangkan produk baru akan

membutuhkan riset pasar, misalnya. Manajer proyek perlu
mengetahui siapa dalam organisasi yang dapat menyediakan
penelitian ini, dan izin siapa yang harus diperoleh agar penelitian
dapat dilakukan.

e. Menyesuaikan Kebutuhan Perusahaan

Perusahaan di industri yang berbeda membutuhkan campuran bakat
yang berbeda dan penekanan yang relatif lebih besar pada fungsi
manajemen tertentu.

Perusahaan pengembang software misalnya, sering kali memiliki

staf pengembangan yang besar. Penataan hubungan pelaporan
dalam tim pengembangan sehingga kreativitas dan produktivitas
dimaksimalkan, dan tenggat waktu terpenuhi, sangat penting untuk
jenis kesuksesan perusahaan.

Perusahaan seringkali harus melalui fase reorganisasi dimana posisi

individu atau bahkan seluruh departemen direposisi pada bagan
 organisasi dalam upaya untuk lebih memanfaatkan sumber daya
manusia perusahaan dan membuat operasi berjalan lebih lancar.

f. Mengetahui Apa Yang Salah

Organisasi yang terstruktur dengan buruk menemukan bahwa
tenggat waktu kritis tidak terpenuhi karena tidak ada sumber daya
manusia yang cukup di setiap departemen untuk menyelesaikan
semua bagian dari tugas yang diberikan, atau karena tidak jelas
tanggung jawab utama siapa proyek tersebut.

Jika individu tidak yakin kepada siapa mereka melapor, mereka

mungkin menemukan bahwa mereka diberi tugas yang bertentangan
oleh dua atau lebih manajer di atasnya.

3. Jenis Struktur Organisasi

a. Struktur Organisasi Fungsional
Salah satu jenis struktur organisasi yang paling umum, struktur
fungsional membuat departemen organisasi berdasarkan fungsi
pekerjaan umum.

Sebuah organisasi dengan struktur organisasi fungsional, misalnya,

akan mengelompokkan semua marketing menjadi satu dalam satu
departemen, mengelompokkan semua sales dalam satu departemen
terpisah, dan mengelompokkan semua layanan pelanggan menjadi
satu di departemen ketiga.
 Struktur fungsional memungkinkan adanya spesialisasi tingkat tinggi
bagi karyawan, dan mudah diskalakan jika organisasi berkembang.
Selain itu, struktur ini bersifat mekanistik – yang berpotensi
menghambat pertumbuhan karyawan – menempatkan staf di
departemen berbasis keterampilan masih dapat memungkinkan
mereka untuk mendalami bidang mereka dan mencari tahu apa
yang mereka kuasai.

Kekurangan

Struktur fungsional juga berpotensi menciptakan penghalang antara

fungsi yang berbeda – dan ini bisa menjadi tidak efisien jika
organisasi memiliki variasi produk atau pasar sasaran yang berbeda.

Hambatan yang dibuat antar departemen juga dapat membatasi

pengetahuan dan komunikasi orang-orang dengan departemen lain,
terutama yang bergantung pada departemen lain untuk berhasil.

b. Struktur Divisi Berbasis Produk

Struktur organisasi divisi terdiri dari beberapa struktur fungsional
yang lebih kecil (yaitu setiap divisi dalam struktur divisi dapat
memiliki tim pemasarannya sendiri, tim penjualannya sendiri, dan
 seterusnya). Dalam hal ini – struktur divisi berbasis produk – setiap
divisi dalam organisasi didedikasikan untuk lini produk tertentu.

Jenis struktur ini ideal untuk organisasi dengan banyak produk dan
dapat membantu mempersingkat siklus pengembangan produk. Hal
ini memungkinkan bisnis kecil masuk ke pasar dengan penawaran
baru dengan cepat.

Kekurangan

Mungkin sulit untuk menskalakan struktur divisi berbasis produk, dan

organisasi dapat berakhir dengan sumber daya duplikat karena divisi
yang berbeda berusaha untuk mengembangkan penawaran baru.

c. Struktur Divisi Berbasis Pasar

Variasi lain dari struktur organisasi divisi adalah struktur berbasis
pasar, di mana divisi dari suatu organisasi didasarkan pada pasar,
industri, atau jenis pelanggan.
 Struktur berbasis pasar ideal untuk bisnis yang memiliki produk atau
layanan yang unik untuk segmen pasar tertentu, dan sangat efektif
jika bisnis tersebut memiliki pengetahuan lanjutan tentang segmen
tersebut. Struktur ini juga membuat bisnis selalu sadar akan
perubahan permintaan di antara segmen audiens yang berbeda.

Kekurangan

Terlalu banyak otonomi dalam setiap tim berbasis pasar dapat

menyebabkan perpecahan yang mengembangkan sistem yang tidak
kompatibel satu sama lain. Divisi mungkin juga berakhir secara tidak
sengaja menduplikasi aktivitas yang sudah ditangani oleh divisi lain.

d. Struktur Divisi Geografis

Struktur divisi geografis menetapkan pembagiannya berdasarkan –
Anda dapat menebaknya – geografi. Lebih khusus lagi, pembagian
struktur geografis dapat mencakup wilayah, wilayah, atau distrik.
Jenis struktur ini paling cocok untuk bisnis yang perlu dekat dengan
sumber pasokan dan / atau pelanggan (misalnya untuk pengiriman
atau untuk dukungan di tempat). Ini juga menyatukan berbagai
bentuk keahlian bisnis, memungkinkan setiap divisi geografis untuk
membuat keputusan dari sudut pandang yang lebih beragam.

Kekurangan

Kelemahan utama dari struktur organisasi geografis: Pengambilan

keputusan dapat dengan mudah menjadi terdesentralisasi, karena
pembagian geografis (yang dapat berjarak ratusan, bahkan ribuan
mil jauhnya dari kantor pusat perusahaan) sering kali memiliki
otonomi yang besar.

Dan bila Anda memiliki lebih dari satu departemen pemasaran –

satu untuk setiap wilayah – Anda berisiko membuat kampanye yang
bersaing dengan (dan melemahkan) divisi lain di seluruh saluran
digital Anda.
e. Struktur Berbasis Proses
Struktur berbasis proses dirancang di sekitar aliran ujung ke ujung
dari proses yang berbeda, seperti “Riset & Pengembangan,”
“Akuisisi Pelanggan,” dan “Pemenuhan Pesanan”.

Tidak seperti struktur yang berfungsi secara ketat, struktur berbasis

proses tidak hanya mempertimbangkan aktivitas yang dilakukan
karyawan, tetapi juga bagaimana aktivitas yang berbeda tersebut
berinteraksi satu sama lain.

Untuk sepenuhnya memahami diagram di bawah ini, Anda perlu

melihatnya dari kiri ke kanan: Proses akuisisi pelanggan tidak dapat
dimulai sampai Anda memiliki produk yang dikembangkan
sepenuhnya untuk dijual. Dengan cara yang sama, proses
pemenuhan pesanan tidak dapat dimulai sampai pelanggan telah
diperoleh dan ada pesanan produk yang harus diisi.

Struktur berbasis proses sangat ideal untuk meningkatkan

kecepatan dan efisiensi bisnis, dan paling cocok untuk mereka yang
berada di industri yang berubah dengan cepat, karena mudah
beradaptasi.
 Kekurangan

Mirip dengan beberapa struktur lain dalam daftar ini, struktur

berbasis proses dapat membangun penghalang antara kelompok
proses yang berbeda. Hal ini menyebabkan masalah dalam
berkomunikasi dan menyerahkan pekerjaan kepada tim dan
karyawan lain.

f. Struktur Matriks
Tidak seperti struktur lain yang telah kita lihat sejauh ini, struktur
organisasi matriks tidak mengikuti model hierarki tradisional.
Sebaliknya, semua karyawan (diwakili oleh kotak hijau) memiliki
hubungan pelaporan ganda. Biasanya, ada jalur pelaporan
fungsional (ditunjukkan dengan warna biru) serta jalur pelaporan
berbasis produk (ditunjukkan dengan warna kuning).

Saat melihat bagan organisasi struktur matriks, garis padat

menunjukkan hubungan pelaporan langsung yang kuat, sedangkan
garis putus-putus menunjukkan bahwa hubungan tersebut sekunder,
atau tidak sekuat. Dalam contoh kami di bawah ini, jelas bahwa
pelaporan fungsional lebih diutamakan daripada pelaporan berbasis
produk.
 Daya tarik utama dari struktur matriks adalah bahwa ia dapat
memberikan fleksibilitas dan pengambilan keputusan yang lebih
seimbang (karena ada dua rantai perintah, bukan hanya satu).

Memiliki satu proyek yang diawasi oleh lebih dari satu lini bisnis juga
menciptakan peluang bagi lini bisnis ini untuk berbagi sumber daya
dan berkomunikasi lebih terbuka satu sama lain – hal-hal yang
mungkin tidak dapat mereka lakukan secara teratur.

Kekurangan

Kekurangan utama dari struktur organisasi matriks? Kompleksitas.

Semakin banyak lapisan persetujuan yang harus dilalui karyawan,
semakin bingung mereka tentang siapa yang harus mereka jawab.

Kebingungan ini pada akhirnya dapat menyebabkan frustrasi atas

siapa yang memiliki otoritas atas keputusan dan produk mana – dan
siapa yang bertanggung jawab atas keputusan tersebut ketika terjadi
kesalahan.

g. Struktur Melingkar
Meskipun mungkin tampak berbeda secara drastis dari struktur
organisasi lain yang disorot di bagian ini, struktur melingkar masih
bergantung pada hierarki, dengan karyawan tingkat tinggi
menempati lingkaran dalam lingkaran dan karyawan tingkat bawah
menempati lingkaran luar.

Meskipun demikian, para pemimpin atau eksekutif dalam organisasi

melingkar tidak dipandang duduk di atas organisasi, mengirimkan
arahan ke bawah rantai komando. Sebaliknya, mereka berada di
pusat organisasi, menyebarkan visi mereka ke luar.

Dari perspektif ideologis, struktur melingkar dimaksudkan untuk

mendorong komunikasi dan arus informasi bebas antara berbagai
bagian organisasi. Sedangkan struktur tradisional menunjukkan
departemen atau divisi yang berbeda sebagai individu, cabang semi-
otonom, struktur melingkar menggambarkan semua divisi sebagai
bagian dari keseluruhan yang sama.

Kekurangan
 Dari perspektif praktis, struktur melingkar dapat membingungkan,
terutama bagi karyawan baru. Tidak seperti struktur atas-bawah
yang lebih tradisional, struktur melingkar dapat menyulitkan
karyawan untuk mengetahui kepada siapa mereka melapor dan
bagaimana mereka dimaksudkan untuk menyesuaikan diri dengan
organisasi.

h. Struktur Datar
Sementara struktur yang lebih tradisional mungkin terlihat lebih
seperti piramida – dengan beberapa tingkatan supervisor, manajer
dan direktur antara staf dan kepemimpinan, struktur datar
membatasi tingkat manajemen sehingga semua staf hanya berjarak
beberapa langkah dari kepemimpinan.

Mungkin juga tidak selalu berbentuk atau piramida, atau bentuk apa
pun dalam hal ini. Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, Ini juga
merupakan bentuk dari “Struktur Organik” yang kami catat di atas.

Struktur ini mungkin salah satu yang paling detail, Karyawan juga
dianggap dapat menjadi lebih produktif di lingkungan di mana
tekanan terkait hierarki lebih sedikit. Struktur ini mungkin juga
membuat staf merasa bahwa manajer yang mereka miliki lebih mirip
atau anggota tim daripada mengintimidasi atasan.

Kekurangan
 Jika ada saat ketika tim dalam organisasi datar tidak setuju pada
sesuatu, seperti proyek, mungkin sulit untuk menyesuaikan diri dan
kembali ke jalur tanpa keputusan eksekutif dari pemimpin atau
manajer.

Karena betapa rumitnya desain struktur, mungkin sulit untuk

menentukan manajer mana yang harus dituju karyawan jika mereka
memerlukan persetujuan atau keputusan eksekutif untuk sesuatu.

Jadi, jika Anda memilih untuk memiliki organisasi yang datar, Anda
harus memiliki tingkat manajemen atau jalur yang ditandai dengan
jelas yang dapat dirujuk oleh pemberi kerja saat mereka mengalami
skenario ini.

i. Struktur Jaringan
Struktur jaringan sering kali dibuat ketika satu perusahaan bekerja
dengan perusahaan lain untuk berbagi sumber daya – atau jika
perusahaan Anda memiliki banyak lokasi dengan fungsi dan
kepemimpinan yang berbeda.

Anda juga dapat menggunakan struktur ini untuk menjelaskan alur

kerja perusahaan Anda jika banyak staf atau layanan Anda
dialihdayakan ke freelancer atau beberapa bisnis lainnya.

Strukturnya terlihat hampir sama dengan Struktur Divisi di atas.

Namun, alih-alih kantor, itu mungkin mencantumkan layanan yang
dialihdayakan atau lokasi satelit di luar kantor.

Jika perusahaan Anda tidak melakukan semuanya di bawah satu

atap, ini adalah cara yang bagus untuk menunjukkan kepada
karyawan atau pemangku kepentingan bagaimana proses
outsourcing bekerja di luar lokasi.
 Misalnya, jika seorang karyawan membutuhkan bantuan dari
pengembang web untuk proyek blog dan pengembang web
perusahaan dialihdayakan, mereka dapat melihat jenis bagan ini dan
mengetahui kantor atau orang mana yang harus dihubungi di luar
lokasi kerja mereka sendiri.

Kekurangan

Bentuk bagan dapat bervariasi berdasarkan berapa banyak

perusahaan atau lokasi tempat Anda bekerja. Jika tidak dibuat
sederhana dan jelas, mungkin ada banyak kebingungan jika banyak
kantor atau freelancer melakukan hal serupa.

Jika Anda melakukan outsourcing atau memiliki beberapa lokasi

kantor, pastikan bagan organisasi Anda dengan jelas menyatakan di
mana setiap peran dan fungsi pekerjaan tertentu berada sehingga
seseorang dapat dengan mudah memahami proses dasar
perusahaan Anda.

4. Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi

a. Ukuran Organisasi
Small Business Administration mendefinisikan rata-rata bisnis kecil
di dunia sebagai perusahaan yang menghasilkan $ 750.000 hingga
$ 35 juta per tahun, dan memiliki 100 hingga 1.500 karyawan. Ini
adalah cakupan yang luas, itulah sebabnya ukuran organisasi Anda
memainkan peran penting dalam pilihan struktural yang Anda buat.

Misalnya, bisnis yang hanya memiliki 10 karyawan, paling baik

dilayani oleh struktur sederhana, di mana Anda membuat dan
menerapkan semua strategi dan proses, dengan sedikit atau tanpa
keterlibatan manajemen menengah.

Namun, jika Anda memiliki bisnis yang memiliki 1.000 karyawan,

Anda dapat memilih struktur top-down, yang mencakup manajemen
 senior, manajemen menengah, manajemen bawah, serta karyawan
Anda, untuk memastikan bahwa visi Anda diterapkan dengan benar.

b. Tahap Pengembalian Bisnis

Pilihan struktural organisasi juga ditentukan oleh tahap siklus hidup
bisnis Anda. Dalam banyak kasus, perusahaan yang berada pada
tahap awal perkembangan mereka cenderung memusatkan
kekuasaan dan otoritas di tangan pendiri, dan pada sekelompok
kecil penasihat tepercaya.

Banyak perusahaan pada tahap ini belum memiliki desain formal,

karena pemilik bisnis belum menguasai faktor-faktor yang
mempengaruhi struktur organisasi. Namun, saat perusahaan
memasuki fase pertumbuhan, kendali sering bergeser dari
manajemen tingkat atas ke struktur yang lebih menyerupai piramida,
di mana otoritas diberikan di berbagai tingkatan.

c. Jenis Strategi Bisnis

Saat mencoba memahami faktor mana yang memengaruhi struktur
organisasi, Anda harus mempertimbangkan cara Anda
memposisikan perusahaan Anda di pasar.

Misalnya, jika Anda mengejar strategi diferensiasi untuk menjadi

perusahaan pertama di industri Anda yang merilis produk atau
layanan terbaik, Anda perlu memiliki struktur yang gesit yang dapat
merespons perubahan dengan cepat.

Struktur datar akan ideal dalam skenario ini, karena karyawan

diberdayakan untuk membuat keputusan cepat tanpa persetujuan
pengawas.

Di sisi lain, jika bisnis Anda mengejar strategi inovasi produk dan
layanan yang ada, maka efisiensi adalah kunci sukses, yang
kemungkinan membutuhkan struktur tinggi atau top-down di mana
 terdapat rantai komando yang jelas. Dengan menyelaraskan strategi
Anda dengan contoh prinsip desain organisasi yang paling penting,
Anda akan memaksimalkan peluang Anda untuk sukses yang
berkelanjutan.

B. Fungsi Kerja Manajemen Proyek

Pada dasarnya manajemen berarti pencapaian tujuan organisasi melalui
pelaksanaan fungsi-fungsi tertentu (yang disebut sebagai fungsi-fungsi
manajemen).

Dalam menentukan fungsi-fungsi manajmen masih ada perbedaan antara

beberapa ahli, sebagai berikut :
1. G.R. Terry (Principiles of management)
 Planning (Perencanaan)
 Organizing (Pengorganisasian)
 Actuating (Menggerakkan)
 Controlling Pengawasan)
Disingkat P.O.A.C

2. H. Alberts (Managenment, The Basic Concept)

 Planning
 Oganizing
 Directing
 Controlling

Disingkat P.O.D.C
 3. Henry Fayol
 Planning
 Organizing
 Commanding
 Coordinating
 Controlling

4. Koontz, H and O’Donelt (The Principles of Management)

 Planning
 Organizing
 Saffing
 Directing
 Controlling
Disingkat P.O.S.D.C

5. Luther Gallick
 Planning
 Organizing
 Staffing
 Directing
 Coordinating
 Reporting
 Budgeting
Disingkat P.O.S.D.C.O.R.B

6. William Spriegel
 Planning
 Organizing
 Controlling
Disingkat P.O.C

Fungsi Manajemen Proyek

Berikut ini beberapa ulasan singkat mengenai fungsi manajemen proyek yaitu:

 Pelingkupan “Scooping” yang menjelaskan mengenai batas-batas dari sebuah

proyek.
 Perencanaan ” Planning” menidentifikasi tugas apa saja yang dibutuhkan
dalam menyelesaikan sebuah proyek.
 Perkiraan “Estimating” setiap tugas yang dibutuhkan dalam penyelesaian
sebuah proyek harus diperkirakan.
 Penjadwalan ” Scheduling” seorang manajer proyek harus bertanggung jawab
atas penjadwalan seluruh kegiatan suatu proyek.
 Pengorganisasian “Organizing” seorang manajer proyek memastikan bahwa
seluruh anggota tim dari sebuah proyek mengetahui peran serta tanggung
jawab masing-masing dan hubungan laporan mereka kepada manajer proyek.
 Pengarahan “Directing” mengarahkan seluruh kegiatan-kegiatan tim dalam
proyek.
 Pengontrolan “Controlling” fungsi pengontrolan atau pengendalian ini mungkin
saja merupakan fungsi tersulit dan juga terpenting bagi seorang manajer
apakah proyek akan berjalan semestinya ataukah tidak.
 Penutupan “Closing” manajer proyek hendaknya selalu menilai keberhasilan
atau kegagalan pada kesimpulan dari sebuah proyek yang dijalani.

Referensi :

Anonim. 2021. Pengertian Struktur Organisasi, Fungsi, Jenis dan Faktor yang
Mempengaruhinya. Online : https://accurate.id/marketing-manajemen/struktur-
organisasi/ . Diakses pada tanggal 26 Juli 2021 Pukul 13:54 WITA.

Pendidikan 2, Dosen. 2021. Manajemen Proyek. Online :

https://www.dosenpendidikan.co.id/manajemen-proyek-adalah/ . Diakses pada
tanggal 26 Juli 2021 Pukul 14:23 WITA.