OTOMATISASI TATA KELOLA

SARANA DAN PRASARANA

(C3) KELAS XII

Sri Rahayu
Yuni Hidayati

PT KUANTUM BUKU SEJAHTERA

OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA
DAN PRASARANA
SMK/MAK Kelas XII
© 2020
Hak cipta yang dilindungi Undang-Undang ada pada Penulis.
Hak penerbitan ada pada PT Kuantum Buku Sejahtera.

Penulis : Sri Rahayu

Yuni Hidayati
Editor : Fourdina Ratnasari
Desainer Kover : Achmad Faisal
Desainer Isi : Ayu Amelia Syafitrie
Tahun terbit : 2020
ISBN : 978-623-7591-86-3

Diterbitkan oleh
PT Kuantum Buku Sejahtera
Anggota IKAPI No. 212/JTI/2019
Jalan Pondok Blimbing Indah Selatan X N6 No. 5 Malang - Jawa Timur
Telp. (0341) 438 2294, Hotline 0822 9951 2221;
Situs web: www.quantumbook.id

Dilarang memperbanyak atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apa pun, baik
secara elektronis maupun mekanis, termasuk memfotokopi, merekam atau dengan sistem penyimpanan
lainnya, tanpa izin tertulis dari PT Kuantum Buku Sejahtera.
 Daftar Isi

Prakata ...................................................................................................................... v
Bab 1 Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana ............................................. 1
A. Memahami Analisis Perencanaan Kebutuhan.......................................................... 2
B. Jenis-Jenis Analisis Kebutuhan....................................................................................... 5
C. Pengusulan Sarana dan Prasarana................................................................................ 7
D. Bentuk-Bentuk Formulir Rencana Kebutuhan.......................................................... 9
E. Komputerisasi Dokumen Perencanaan Kebutuhan Sarana Prasarana............ 10
Uji Kompetensi............................................................................................................................... 11

Bab 2 Pengadaan Sarana dan Prasarana.................................................................... 15

A. Memahami Pengadaan Sarana dan Prasarana......................................................... 16
B. Tujuan Pengadaan Sarana dan Prasarana.................................................................. 17
C. Asas-Asas/Prinsip-Prinsip Pengadaan ......................................................................... 17
D. Metode Pengadaan............................................................................................................ 19
E. Sistem Pengadaan.............................................................................................................. 20
F. Kerja Sama dengan Pemasok ......................................................................................... 22
G. Analisis Pemasok................................................................................................................. 24
H. Persepsi Pemasok................................................................................................................ 27
I. Ketentuan Pengadaan....................................................................................................... 28
J. Etika Pengadaan.................................................................................................................. 31
K. Komputerisasi Pembuatan Dokumen Pengadaan Sarana Prasarana............... 32
Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 33

Bab 3 Penerimaan, Penyimpanan, dan Penyaluran Sarana dan Prasarana ............ 39

A. Memahami Penerimaan, Penyimpanan, dan Penyaluran Sarana...................... 40
B. Asas-Asas Penyaluran Sarana dan Prasarana Kantor.............................................. 44
C. Jenis-Jenis Moda Transportasi........................................................................................ 46
D. Proses Penyaluran............................................................................................................... 50
E. Komputerisasi Pembuatan Dokumen Distribusi .................................................... 52
Uji Kompetensi............................................................................................................................... 63

Bab 4 Inventarisasi Sarana dan Prasarana ................................................................. 67

A. Memahami Inventarisasi.................................................................................................. 68
B. Tujuan, Manfaat, dan Dasar Hukum............................................................................. 69
C. Langkah-Langkah Inventarisasi..................................................................................... 71
D. Komputerisasi Pembuatan Dokumen Inventarisasi.............................................. 75
Uji Kompetensi............................................................................................................................... 85

Bab 5 Pemanfaatan Sarana dan Prasarana................................................................. 91

A. Memahami Pemanfaatan Sarana dan Prasarana..................................................... 92
B. Tujuan Pemanfaatan Sarana dan Prasarana.............................................................. 94
C. Prosedur Pemanfaatan Sarana dan Prasarana.......................................................... 95

iii
 D. Pembuatan Dokumen Kegiatan Pemanfaatan Sarana dan Prasarana............. 97
Uji Kompetensi............................................................................................................................... 101

Bab 6 Pengamanan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana................................. 105

A. Memahami Pengamanan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana............... 106
B. Perencanaan Pengamanan dan Pemeliharaan ........................................................ 107
C. Kegiatan Inspeksi ............................................................................................................... 108
D. Macam-Macam Perawatan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana............. 108
E. Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan Sarana dan Prasarana................................... 113
Uji Kompetensi............................................................................................................................... 115

Bab 7 Penghapusan Sarana dan Prasarana................................................................ 119

A. Memahami Penghapusan Sarana dan Prasarana ................................................... 120
B. Peranan dan Syarat-Syarat Penghapusan ................................................................. 121
C. Tata Cara Penghapusan Sarana dan Prasarana ........................................................ 121
D. Pembuatan Dokumen Penghapusan Sarana dan Prasarana .............................. 125
Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 129

Bab 8 Penyimpanan Dokumen Sarana dan Prasarana ............................................. 133

A. Memahami Sistem Penyimpanan Dokumen Administrasi Sarana
Prasarana Berdasarkan Sistem Kearsipan................................................................... 134
B. Pengumpulan Portofolio Dokumen Sarana dan Prasarana................................. 136
C. Klasifikasi Portofolio Dokumen Sarana dan Prasarana.......................................... 137
D. Penyimpanan Portofolio Dokumen Sarana dan Prasarana Berdasarkan
Sistem Penyimpanan Arsip ............................................................................................. 140
Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 143

Bab 9 Evaluasi Pengelolaan Administrasi Sarana dan Prasarana............................. 147

A. Memahami Evaluasi Pengelolaan Administrasi Sarana dan Prasarana........... 148
B. Analisis Pengelolaan Administrasi Sarana dan Prasarana.................................... 149
C. Penyusunan Portofolio Pengelolaan Administrasi Sarana dan
Prasarana................................................................................................................................ 149
D. Perencanaan Isi dan Susunan Laporan Pengelolaan Administrasi Sarana
dan Prasarana....................................................................................................................... 150
E. Teknik Penyusunan Laporan Pengelolaan Administrasi Sarana dan
Prasarana................................................................................................................................ 152
Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 153

Glosarium............................................................................................................................ 157
Daftar Pustaka.................................................................................................................... 158
Biodata Penulis................................................................................................................... 161
Biodata Konsultan.............................................................................................................. 162
Tim Kreatif........................................................................................................................... 163

iv
 Prakata

Sungguh sebuah kebahagiaan dan rasa syukur yang mendalam bagi penulis karena dapat
menyelesaikan buku ini. Buku ini ditulis sebagai salah satu sumber belajar siswa SMK/MAK
kelas XII untuk mempelajari dan memperdalam materi Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan
Prasarana.
Buku Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana ini disajikan dalam sembilan bab,
sebagai berikut.
BAB 1 : Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana
BAB 2 : Pengadaan Sarana dan Prasarana
BAB 3 : Penerimaan, Penyimpanan, dan Penyaluran Sarana dan Prasarana
BAB 4 : Inventarisasi Sarana dan Prasarana
BAB 5 : Pemanfaatan Sarana dan Prasarana
BAB 6 : Pengamanan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana
BAB 7 : Penghapusan Sarana dan Prasarana
BAB 8 : Penyimpanan Dokumen Sarana dan Prasarana
BAB 9 : Evaluasi Pengelolaan Administrasi Sarana dan Prasarana
Setiap bab dalam buku ini dilengkapi dengan Kompetensi Dasar dan Tujuan Pembelajaran
yang telah disesuaikan dengan Revisi K-13. Pembahasan materi disajikan dengan bahasa
yang lugas dan mudah dipahami, dari pembahasan umum ke pembahasan secara khusus.
Untuk menunjang pembelajaran yang aktual, buku ini sudah menerapkan Science, Technology,
Engineering, dan Mathematics (STEM) serta soal-soal evaluasi berbasis HOTS.
Semoga buku Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana SMK/MAK kelas XII ini
bermanfaat bagi siswa dan seluruh pembaca dalam memperoleh pengetahuan. Penulis
menerima saran dan kritik yang membangun. Selamat belajar, semoga sukses!

Penulis

v
 Do not Pray
for an Easy life,
pray for the strength to
endure a difficult one
Jangan kamu berdoa untuk hidup yang mudah,
Berdoalah agar diberi kekuatan supaya dapat
menghadapi hidup yang sulit.

"Bruce Lee"

vi
 B AB

1
Perencanaan
Kebutuhan Sarana dan
Prasarana

Kompetensi Dasar
3.10 Menganalisis perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana.
4.10 Membuat perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana.

Tujuan Pembelajaran
Setelah menerima materi ini diharapkan peserta didik mampu
1. menjelaskan analisis perencanaan kebutuhan;
2. menjelaskan jenis-jenis analisis kebutuhan;
3. menganalisis pengusulan sarana dan prasarana;
4. membuat bentuk-bentuk formulir rencana kebutuhan; dan
5. membuat dokumen perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana menggunakan aplikasi komputer.

Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana 1

Pekerjaan kantor akan berjalan dengan lancar apabila disediakan peralatan yang sesuai
dengan bidang pekerjaan masing–masing. Tahukah Anda, peralatan yang dibutuhkan
untuk setiap unit pekerjaan di kantor? Pengusulan kebutuhan peralatan kantor yang terbaik
berasal dari bidang pekerjaan masing-masing. Dengan demikian, sebelum pengadaan
peralatan perlu adanya perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana.
Sarana dan prasarana yang tersedia dengan baik dari segi jumlah dan kualitas
merupakan salah satu aspek penting dalam pencapaian tujuan kantor. Tidak tersedianya
sarana dan prasarana yang memadai akan menghambat pekerjaan kantor yang berarti
pula menghambat pencapaian tujuan kantor.
Agar sarana dan prasarana dapat selalu tersedia dengan baik, perlu perencanaan
sarana dan prasarana yang baik pula. Rencana sarana dan prasarana, baik yang bersifat
teknik operasional maupun administrasi bertujuan agar pekerjaan menjadi efektif dan
efisien.
Pada bab ini Anda akan mempelajari cara menyusun rencana kebutuhan. Hal tersebut
agar Anda dapat menyusun rencana kebutuhan sarana dan prasarana dengan baik.

A. Memahami Analisis Perencanaan Kebutuhan

Sarana dan prasarana merupakan kebutuhan yang sangat penting dalam sebuah
perusahaan. Apa yang terjadi apabila sarana dan prasarana tidak terpenuhi sesuai
perkembangan IPTEK? Analisis kebutuhan sarana dan prasarana perlu dilakukan untuk
mengevaluasi dan memberikan sarana prasarana yang tepat sesuai dengan kebutuhan
masing-masing pegawai dan peralatan harus disesuaikan dengan perkembangan teknologi
yang berkembang secara pesat.
Pengertian analisis menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah proses
pengurai dan penelaahan suatu pokok yang saling berhubungan agar mendapatkan
pemahaman yang tepat dan pengertian secara keseluruhan. Berdasarkan pendapat dari
beberapa para ahli, pengertian analisis adalah sebuah aktivitas, proses, dan kegiatan yang
saling berhubungan untuk memecahkan suatu komponen atau permasalahan agar lebih
detail, kemudian digabungkan kembali supaya dapat ditarik kesimpulan yang tepat.
Sedangkan, kegiatan mengamati dan mempelajari tentang sarana dan prasarana yang
menjadi kebutuhan suatu organisasi sekarang dan di masa mendatang dapat disebut
dengan analisis kebutuhan sarana dan prasarana.
Setiap melakukan kegiatan perlu adanya perencanaan yang matang terlebih dahulu
agar tercapai tujuan yang telah ditentukan. Mengapa perencanaan perlu dilakukan?
Perencanaan adalah suatu proses untuk menentukan sesuatu yang ingin dicapai di masa
yang akan datang serta menetapkan langkah-langkah yang dibutuhkan untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
1. Langkah-langkah proses perencanaan
Langkah-langkahnya antara lain:
a. menguji dengan berbagai macam cara;
b. mengkaji ketidakpastian yang ada;
c. mengukur kemampuan yang ada ; dan
d. memilih langkah-langkah untuk pencapaian.
Setiap karyawan mempunyai kebutuhan untuk meningkatkan produktivitas
kerja di kantor. Apakah kebutuhan semua karyawan sama?

2 Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana

 Kebutuhan merupakan segala sesuatu yang diperlukan untuk melaksanakan
pekerjaan kantor sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan memberikan kepuasan jasmani dan
rohani.
Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana dalam suatu kantor merupakan
proses menganalisis dan menentukan kebutuhan sarana dan prasaran oleh masing-
masing bagian. Perencanaan kebutuhan dilakukan dengan cara menganalisis
banyaknya sarana dan prasarana yang diperlukan untuk melakukan kegiatan
administrasi perkantoran pada setiap bidang atau disesuaikan dengan bidang
pekerjaannya.
Perencanaan sarana dan prasarana kantor perlu mendapat perhatian yang
serius. Hal ini untuk menghemat biaya, waktu, dan tenaga sehingga tujuan
oraganisasi akan tercapai.

2. Macam-macam kegiatan administrasi perkantoran
Setiap organisasi mempunyai ciri tersendiri dalam menjalankan kegiatannya dan
tidak sama antara satu perusahaan dengan yang lain. Semakin besar perusahaan/
organisasi yang telah berkembang dengan pesat tentu dalam menjalankan kegiatan
administrasi perkantoran akan semakin kompleks. Berikut macam–macam kegiatan
administrasi perkantoran.
a. Perencanaan perkantoran (Office planning)
Perencanaan perkantoran merupakan proses menentukan kegiatan kantor
yang akan dilakukan pada masa yang datang mengenai pekerjaan perkantoran.
Perencanaan perkantoran, meliputi
1) standardisasi pekerjaan ketatausahaan;
2) anggaran pekerjaan kantor;
3) sistem informasi dan komunikasi kantor;
4) perencanaan gedung;
5) perencanaan tata ruang kantor; dan
6) perencanaan perabot/peralatan kantor.

Gambar 1.1 Peralatan kantor

Sumber: Nina G, 2017
b. Pengorganisasian perkantoran (Office organizing)
Pegorganisasian perkantoran mempunyai pengaruh yang besar terhadap
tujuan yang ingin dicapai dalam sebuah organisasi dengan cara pemberdayaan
sumber daya manusia agar dapat bekerja sama dalam sebuah sistem organisasi.
Apakah yang dimaksud dengan pengorganisasian perkantoran?

Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana 3

 Pengaturan keseluruhan proses pengelompokan dan penempatan orang,
alat, tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang dapat digerakkan sebagai
suatu kesatuan dalam organisasi untuk mencapai tujuan itulah yang dinamakan
dengan pengorganisasian perkantoran.
Berikut pengorganisasian perkantoran.
1) Penyediaan perbekalan/peralatan kantor sesuai dengan jenis pekerjaan.
2) Pembagian tugas dan pekerjaan sesuai dengan kemampuan pegawai.
3) Hubungan kerja terjalin dengan baik antara atasan dengan bawahan
berdasarkan tugas pokok dan fungsi kedianasan.
c. Pengarahan perkantoran (Office actuating)
Pengarahan perkantoran merupakan suatu kegiatan yang dilaksanakan untuk
meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses kerja secara maksimal agar hasil
sesuai dengan target dan sasaran yang telah dirumuskan serta menciptakan
lingkungan kerja yang dinamis dan sehat. Berikut pengarahan perkantoran:
1) pengawasan terhadap pegawai;
2) memberikan motivasi terhadap pegawai;
3) memberikan bantuan atau solusi kepada pegawai yang mengalami
kesulitan dalam bekerja;
4) menyatukan visi misi pegawai dan organisasi;
5) komunikasi yang efektif dengan pegawai; dan
6) pemberian gaji yang adil.
d. Pengawasan perkantoran (Office controlling)
Seberapa perlu pengawasan kantor dilakukan? Pengawasan kantor yang
dilakukan oleh pimpinan secara langsung akan mendapatkan banyak mafaatnya
bagi sebuah perusahaan. hal ini karena pimpinan akan bertindak tegas terhadap
karyawan yang bekerja tidak sesuai target yang telah ditentukan.
Menurut Admosudirjo, pengawasan perkantoran adalah keseluruhan
kegiatan yang membandingkan atau mengukur hal yang sedang atau sudah
dilaksanakan dengan kriteria, norma, standar, atau rencana yang telah ditetapkan
sebelumnya.
Manfaat pengawasan kantor sebagai berikut:
1) mengurangi kesalahan yang terjadi pada pegawai;
2) meminimalisir kecurangan;
3) menjalin komunikasi yang baik antarpegawai dengan pimpinan; dan
4) menciptakan lingkungan kerja yang lebih kondusif.
Pengawasan perkantoran meliputi
1) manajemen waktu dan biaya;
2) kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor;
3) pekerjaan pelayanan kepada masyarakat; dan
4) pemakaian perabot/peralatan kantor.
Pengadaan sarana dan prasarana agar bermanfaat dan tepat sesuai dengan
yang dibutuhkan maka perlu adanya analisis perencanaan pengadaan sarana
dan prasarana kantor.

4 Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana

3. Tujuan analisis perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana
a. Menyesuaikan antara pekerjaan perkantoran dengan alat yang akan dipakai.
b. Pekerjaan yang berhubungan dengan surat menyurat membutuhkan peralatan,
seperti seperangkat computer serta printer yang dilengkapi dengan scanner
dan fotokopi.
c. Anggaran yang telah ditetapkan disesuaikan dengan biaya pengadaan perabot/
peralatan.
d. Pengadaan peralatan kantor perlu memperhatikan antara anggaran yang telah
ditetapkan setiap tahun dengan manfaat/kegunaan dari perabot/peralatan.
e. Mengikuti perkembangan teknologi.
f. Peralatan yang akan digunakan untuk menunjang pekerjaan administrasi
disesuaikan dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih, misalnya
penggunaan gawai dan video referensi.
g. Mempertimbangkan penghematan tenaga, waktu, dan biaya.

4. Fungsi analisis perncanaan kebutuhan sarana dan prasarana

a. Memenuhi kebutuhan sarana prasarana pada setiap bidang.
b. Mengurangi penumpukan sarana dan prasarana pada tempat tertentu sehingga
dapat menghemat tempat.
c. Disesuaikan kebutuhan sarana prasarana berdasarkan permintaan dari masing-
masing unit.
d. Menghemat anggaran yang ada karena pengadaan sarana berdasarkan
pengajuan dari bawah sesuai kebutuhan karyawan.

B. Jenis-Jenis Analisis Kebutuhan

Jenis analisis kebutuhan sarana prasarana suatu organisasi/perusahaan dapat dibedakan

menjadi dua macam, yaitu analisis kebutuhan kualitatif dan analisis kebutuhan kuantitatif.
1. Analisis kebutuhan kualitatif
Analisis kebutuhan kualitatif merupakan suatu rangkaian kegiatan mengelompokkan
informasi tentang macam-macam kegiatan yang terdapat dalam suatu organisasi/
perusahaan tertentu dan sarana yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan
tersebut.
Berikut cara pengumpulan informasi untuk analisis kebutuhan kualitatif:
a. menganalisis perabot/peralatan yang masing ada di kantor;
b. melihat kondisi perabot/perlengkapan yang masih ada; dan
c. menyediakan fasilitas pendukung apabila sarana tiba di lokasi.

2. Analisis kebutuhan kuantitatif

Bedakah antara analisis kebutuhan kualitatif dengan analisis kebutuhan kuantitatif?
Analisis kebutuhan kuantitatif dilakukan dengan cara meneliti volume dan frekuensi
kegiatan yang terdapat dalam masing-masing unit organisasi.
Berikut kegiatan analisis kebutuhan kuantitatif sarana dan prasarana.
a. Jumlah sarana yang ada masih efisiensi penggunaannya. Apabila sarana yang
ada sudah tidak dapat digunakan sebaiknya segera dihapuskan.

Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana 5

 b. Jumlah sarana yang ada dikantor disesuaikan dengan jumlah pegawai yang
ada di masing-masing bagian. Sehingga semua pegawai dapat melaksanakan
tugas dengan baik dan tidak saling menunggu giliran memakai sarana kantor.
c. Jumlah sarana kantor masih dapat memenuhi target capaian yang ditetapkan.

3. Langkah-langkah analisis kebutuhan kuantitatif

a. Mengetahui jumlah pegawai berdasarkan struktur organisasi yang ada untuk
pemenuhan kebutuhan perabot/peralataan kantor.
b. Meneliti jumlah warkat yang dihasilkan untuk satuan waktu periode tertentu
untuk pemenuhan sarana penyimpanan warkat/arsip kantor.
c. Mengetahui waktu penggunaan mesin perkantoran (waktu riil penggunaan,
waktu kerja, dan waktu ekstra) untuk pemenuhan mesin-mesin kantor.
d. Mengetahui kebutuhan bahan habis pakai/bahan dasar berdasarkan pengalaman
tiap bulan. Untuk menghindari penumpukan bahan sehingga tidak memakan
tempat dan juga tidak kekurangan bahan yang akan mengganggu proses
penyelesaian pekerjaan karen masih menunggu datangnya pesanan bahan
baku.
e. Cara pengadaan barang yang paling ekonomis harus mengetahui kebutuhan
bersifat rutin, biaya setiap kali mengadakan pesanan, dan biaya yang harus
dikeluarkan setiap unit/satuan barang selama berada di gudang.

4. Jenis sarana prasarana untuk menunjang kegiatan kantor

Kegiatan melakukan analisis mengenai kebutuhan sarana dan prasarana setiap
bidang pekerjaan yang akan dipakai untuk melakukan pekerjaan tidaklah mudah.
Hal tersebut harus diketahui sifat dan jenis sarana dan prasarana yang akan dianalisis.
a. Ada beberapa jenis sarana untuk menunjang kegiatan kantor, yaitu
1) peralatan kantor;
2) perabot kantor;
3) bekal kantor;
4) hiasan kantor;
5) mesin kantor;
6) pesawat kantor;
7) alat bantu peraga; dan
8) perabot tempelan.
Administrasi perkantoran meliputi kegiatan kantor dan prasarana yang
digunakan untuk melakukan pekerjaan ketatausahaan.
b. Prasarana untuk melakukan pekerjaan perkantoran meliputi hal berikut.
1) Lokasi kantor
Lokasi kantor yang harus mendapat perhatian utama adalah faktor-faktor
keamanan dan faktor lingkungan.
a) Ditinjau dari segi keamanan
Kantor merupakan tempat untuk menyimpan dokumen penting.
Penempatan kantor sebagai tempat menyimpan dokumen atau arsip
yang harus mendapatkan perhatian dari segi keamanan yaitu jauh dari
kriminalitas atau kejahatan sehingga dokumen penting perusahaan
dapat disimpan dengan baik. Kekhawatiran akan kehilangan warkat

6 Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana

 mampu diminimalisir. Selain itu, juga harus memperhatikan rasa
nyaman agar pegawai bekerja lebih baik sehingga produktivitas
pegawai akan meningkat.
b) Ditinjau dari faktor lingkungan
Kantor yang terletak di tempat strategis akan menguntungkan bagi
perusahaan karena mudah dijangkau oleh masyarakat. Selain itu,
transportasi juga mudah dijangkau. Fungsi kantor sebagai tempat
menyimpan peralatan/perabot kantor yang berupa barang atau
mesin letaknya harus dipertimbangkan faktor yang mempengaruhi
yaitu lingkungan. Agar dapat merencanakan kantor yang baik perlu
memahami sarana prasarana yang akan disimpan di kantor dan faktor
lingkungan seperti kantor berdiri.
2) Gedung
Keserasian tata letak gedung terhadap lahan dan lingkungan sekitarnya
disesuaikan dengan jumlah, kapasitas dan penempatan ruangan, serta
ketepatan pengaturan tata cahaya, ventilasi dan sarana kantor. Hal yang
perlu mendapat perhatian adalah keselamatan gedung beserta seluruh
isinya/penghuninya, perlengkapan yang ada, serta lingkungannya.

Gambar 1.2 Gedung kantor

Sumber: Wisnu G, 2017

C. Pengusulan Sarana dan Prasarana

Setiap pegawai wajib mengusulkan sarana yang dibutuhkan untuk menyelesaikan

pekerjaannya. Pengusulan sarana dan prasarana kantor dari pegawai masing-masing
bidang ditujukan kepada bagian perlengkapan/logistik. Perlu diketahui bahwa bagian
logistik mempunyai tugas yang sangat berat.
1. Tugas bagian logistik
a. Melayani permintaan pengadaan perlengkapan.
b. Menerima barang yang datang
c. Mengecek dan memeriksa perlengkapan/perabot yang baru datang.
d. Menyimpan perlengkapan/perabot kantor.
e. Memelihara perlengkapan/perabot kantor dari kerusakan.
f. Menerima pengaduan perlengkapan yang rusak.
g. Melayani perbaikan perabot kantor yang rusak.
h. Kerja sama dengan perusahaan layanan jasa.

Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana 7

 Bagian perlengkapan atau bagian logistik harus melayani semua bagian yang
ada di perusahaan. Bagi kantor besar tugas ini sangatlah kompleks karena banyaknya
bagian-bagian yang harus mendapatkan pelayanan. Pengajuan permintaan barang
kantor atau perlengkapan harus sudah diusulkan sebelum barang habis sama sekali.
Hal ini karena pengajuan menunggu giliran dan tidak dapat segera diproses.
Tata cara pengusulan sarana dan prasarana kantor harus sesuai dengan prosedur
yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Masing–masing kantor/perusahaan tentu
mempunyai aturan yang tidak sama antara kantor satu dengan kantor yang lain. Hal
ini tergantung besar kecil usaha yang dilakukan oleh kantor/perusahaan. Semakin
maju perusahaan maka prosedur pengusulan sarana dan prasarana akan semakin
lama prosesnya. Pengusulan peralatan dilakukan sebelum peralatan habis. Utamanya
pada bekal kantor yaitu barang yang habis pakai dalam menunjang pekerjaan kantor.
Bekal kantor itu terdiri dari alat tulis kantor yang penggunaanya secara langsung
untuk menulis, mengetik, menghapus, dan menyetempel. Bekal kantor yang lain
adalah ATK yang penggunaannya tidak langsung, tetapi hanya sebagai pelengkap
dari alat tulis kantor.

2. Syarat pengusulan sarana dan prasarana kantor

a. Mengisi formulir perlengkapan sarana dan prasarana yang dibutuhkan. Misalnya,
dalam satu tahun, satu semester, atau triwulan.
b. Menentukan kualitas dan kuantitas barang.
c. Menentukan jenis dan spesifikasi barang.
d. Menentukan skala prioritas menurut urgensi kebutuhan.
e. Menyesuaikan biaya yang telah ditetapkan dalam rancangan anggaran belanja
tahunan.
f. Menganalisis manfaat dari barang yang diusulkan.
Pengadaan sarana dan prasarana harus direncanakan terlebih dahulu dengan
cara membuat daftar usulan permintaan barang pada awal tahun buku. Semua
bagian diberi formulir untuk pengajuan pengusulan sarana dan prasarana yang
dibutuhkan oleh masing-masing bagian.

3. Tujuan pengusulan sarana dan prasarana

a. Mengetahui jenis, kualitas, dan kuantitas perlengkapan yang diusulkan oleh
bagian.
b. Memprediksi anggaran yang akan digunakan untuk pengadaan.
c. Menghemat tenaga, waktu, dan biaya.
d. Memilih barang sesuai dengan perkembangan teknologi yang tercanggih.
Pengadaan sarana dan prasarana dalam satu tahun sekali dapat menghemat
biaya karena pembelian dalam jumlah yang besar akan mendapatkan potongan
harga sehingga harga lebih murah.

8 Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana

 D. Bentuk-Bentuk Formulir Rencana Kebutuhan

Prosedur pengajuan sarana dan prasarana kantor dalam setiap awal tahun anggaran yang
diajukan kepada bagian perlengkapan atau bagian logistik. Agar pengajuan sarana dan
prasarana berjalan dengan efektif dan efisien maka bagian perlengkapan atau bagian
logistik akan membuatkan formulir pengusulan permintaan perlengkapan kantor.
Berikut contoh formulir rencana kebutuhan perlengkapan kantor.
Formulir Rencana Penyusunan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor
Bagian Ketatausahaan
Tahun Anggaran 2020
Jenis sarana No.
No Satuan Jumlah Spesifik Biaya Ket
dan prasarana Reg.
1 2 3 4 5 6 7 8
1. Kertas HVS Folio Rim 10 70 gram Rp47.500
2. Kertas HVS Kuarto Rim 20 70 gram Rp37.900
3. Tinta Printer Buah 5 Black Ink Rp79.900
EPSON Cartridege
4. Tinta Fotokopi Buah 5 Merk Panter Rp140.000
5. Printer Buah 1 Canon PIXMA Rp1.859.000
G2010
Malang, 2 Januari 2020
Disetujui Oleh Yang Mengajukan
Kepala Logistik Kepala Tata Usaha

MANSYURI ADI ALEXANDER WILLIYAM

Cara mengisi kolom

No. 1. Diisi nomor urut
2. Diisi jenis peralatan yang mau diusulkan untuk pengadaan
3. Diisi satuan (rim, buah, dan lain-lain.)
4. Diisi jumlah sarana dan prasarana yang dibutuhkan
5. Diisi merek, ukuran, warna, dan lain-lain
6. Diisi perkiraan harga dan biaya pengangkutan
7. Diisi no. induk bila barang itu merupakan pengganti barang yang sudah rusak
8. Keterangan tentang ciri-ciri sarana dan prasarana

Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana 9

Contoh Format
Kebutuhan Sarana dan Prasarana
PT Sejahtera. Tbk
Tahun Anggaran 2020

E. Komputerisasi Dokumen Perencanaan Kebutuhan Sarana dan

Prasarana
Sejalan dengan kemajuan teknologi yang semakin cepat penggunaan komputer dalam
administrasi sarana dan prasarana merupakan hal yang sangat dibutuhkan. Penggunaan
komputer akan memudahkan dan mengoptimalkan pekerjaaan administrasi sarana dan
prasarana.
Dalam rangka efisiensi dan efektivitas kegiatan perencanaan kebutuhan sarana
dan prasarana, dokumen perencanaan kebutuhan sarana, dan prasarana dapat dibuat
dengan menggunakan aplikasi komputer. Aplikasi yang umum digunakan ialah aplikasi
Word atau Excel. Penggunaan aplikasi komputer diharapkan mampu membuat pekerjaan
menjadi lebih mudah, cepat, dan hasil yang rapi.

Tugas Kelompok
Bentuk kelompok dengan 4—5 orang teman Anda. Buatlah rencana penyusunan kebutuhan
sarana dan prasarana untuk bagian kepegawaian. Ikuti langkah kegiatan berikut ini.
1. Buatlah analisis kebutuhan sarana.
2. Hitung biaya/harga per satuan untuk pengadaan sarana.
3. Cari informasi mengenai jenis-jenis sarana di internet mengenai harga dan
kualitasnya.
4. Kerjakan memakai komputer.
5. Berdasarkan rencana penyusunan kebutuhan sarana dan prasarana yang Anda buat,
diskusikan dengan kelompok Anda!
6. Buatlah kesimpulan diskusi, kemudian sajikan dalam bentuk slide presentasi!
7. Presentasikan hasil diskusi Anda tentang pengamanan dan pemeliharaan sarana
prasarana.

10 Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana

 Rangkuman
Perencanaan adalah sebuah proses untuk menentukan dan mengatur hal yang
dibutuhkan dan proses atau cara memenuhi kebutuhan secara rasional. Administrasi
perkantoran adalah pelayanan untuk membantu pimpinan dalam pengambilan
keputusan atau kebijakan, menunjang kegiatan pelaksanaan pekerjaan operational,
dan menentukan kemajuan perusahaan atau organisasi. Macam–macam kegiatan
administrasi perkantoran, di antaranya perencanaan perkantoran (office planning),
pengorganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office
actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling).
Jenis–jenis analisis kebutuhan sarana dan prasarana, meliputi peralatan
kantor, perabot kantor, bekal kantor, hiasan kantor, mesin kantor, pesawat kantor,
alat bantu peraga, dan perabot tempelan. Pengusulan sarana dan prasarana dapat
dilakukan melalui bagian perlengkapan atau bagian logistik. Bagian perlengkapan
atau bagian logistik memiliki tugas yang berat, antara lain melayani permintaan
pengadaan perlengkapan, menerima barang yang datang, mengecek dan memeriksa
perlengkapan/perabot yang baru datang, menyimpan perlengkapan/perabot kantor,
memelihara perlengkapan/perabot kantor dari kerusakan, menerima pengaduan
perlengkapan yang rusak, melayani perbaikan perabot kantor yang rusak, dan
bekerja sama dengan perusahaan layanan jasa.

Uji Kompetensi
A. Soal Pilihan Ganda
Pilihlah jawaban yang paling tepat.
1. Proses perencanaan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut.
1. Menguji berbagai macam cara untuk pencapaian
2. Mengkaji ketidakpastian yang ada
3. Mengukur kemampuan yang ada
4. Memilih langkah-langkah untuk mencapainya
5. Menyingkirkan kegagalan yang bakal terjadi
Dari pernyataan di atas proses perencanaan dapat dilakukan pada nomor ….
a. 1, 2, 3, dan 5 d. 1, 3, 4, dan 5
b. 1, 2, 3, dan 4 e. 1, 2, 4, dan 5
c. 2, 3, 4, dan 5
2. Sofi melakukan aktivitas dalam perusahaan membuat SOP penerimaan surat yang
akan dilakukan pada masa akan datang pada tata usaha. Sofi sedang melakukan
kegiatan administrasi perkantoran yaitu ….
a. perencanaan d. pengorganisasian
b. pengarahan e. pengomunikasian
c. pengawasan
3. Seorang Manager PT Bahtera mempunyai tugas mengawasi kegiatan karyawan di
kantornya. Berikut yang bukan objek pengawasan yang dilakukan oleh manager
perkantoran yaitu ….
a. manajemen waktu dan biaya

Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana 11

 b. pemakaian perabot/peralatan kantor
c. hubungan sosialisasi antarpegawai
d. pekerjaan pelayanan kepada masyarakat
e. kualitas dan kuantitas pekerjaan administrasi perkantoran
4. Jenis–jenis analisis kebutuhan sarana dan prasarana secara kuantitatif dapat
dilakukan dengan cara sebagai berikut ….
a. sarana yang ada masih dapat memenuhi target capaian yang ditetapkan
b. menganalisis kelayakan perabot/peralatan yang masing ada di kantor
c. menganalisis sarana yang ada masih efisien dalam penggunaannya
d. menyediakan fasilitas pendukung bila barang tiba di lokasi
e. melihat kondisi perlengkapan yang masih ada
5. Siti melakukan kegiatan mengelompokkan informasi tentang macam-macam
kegiatan yang terdapat dalam bidang ketenagakerjaan di sebuah perusahaan
dengan menggunakan sarana yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan analisis
kebutuhan. Hal yang dilakukan Siti merupakan ….
a. pengertian dari analisis kebutuhan kualitatif
b. pengertian dari analisis kebutuhan kuantitatif
c. kegiatan pengumpulan informasi untuk analisis kebutuhan sarana
d. pengertian analisis perencanaan kebutuhan
e. pengertian analisis kebutuhan sarana
6. Melakukan kegiatan menganalisis kebutuhan bekal kantor pada bidang pekerjaan
tertentu yang akan dipakai untuk menunjang pekerjaan perkantoran. Di bawah ini
adalah jenis–jenis kebutuhan perbekalan kantor yang akan dianalisis yaitu ….
a. tinta printer, kertas HVS, dan dekorasi
b. karbon, vidio kaset, dan bolpoin
c. NCR, stylus, dan tipe ex
d. ordner, paper clipe, dan formulir
e. tinta printer, stempel, dan ordner
7. Bagian logistik membuat rencana analisis kebutuhan mesin kantor yang dapat
digunakan sebagai alat komunikasi dan pengiriman data antara pegawai dengan
klien berjalan lancar. Adapun alat komunikasi yang direncanakan sebagai kebutuhan
kantor yaitu ....
a. telepon kantor d. aiphone
b. gawai e. faximile
c. intercom
8. KPU pusat mengusulkan alat yang harus mendapat perhatian utama untuk kegiatan
penggandaan dokumen kartu suara seluruh Indonesia. Peralatan yang diusulkan
KPU tersebut berupa ….
a. mesin fotokopi d. mesin risograph
b. mesin stensil e. mesin scaner
c. mesin offset
9. Alex sebagai kepala logistik di perusahaan keramik mempunyai tugas yang berat
antara lain di bawah ini yang bukan tugas kepala logistik adalah ....
a. menyimpan perlengkapan/perabot kantor
b. melayani permintaan pengadaan perlengkapan
c. memelihara perlengkapan/perabot kantor dari kerusakan

12 Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana

 d. menerima dan membayar barang pesanan yang datang
e. mengecek dan memeriksa perlengkapan/perabot yang baru datang
10. Pengadaan sarana dan prasarana dalam satu tahun sekali dapat menghemat biaya,
karena harga lebih murah disebabkan pembelian dalam jumlah yang besar akan
mendapatkan potongan harga. Pernyataan tersebut adalah ....
a. tujuan pengusulan sarana dan prasarana
b. prinsip pengadaan sarana dan prasarana
c. teknik analisis kebutuhan sarana dan prasarana
d. tata cara pengusulan sarana dan prasaran
e. prinsip analisis kebutuhan sarana dan prasarana
11. Melayani perbaikan perabot kantor yang rusak dari masing-masing bagian dan
mengadakan kerja sama dengan perusahaan layanan jasa. Ini merupakan tugas dari
bagian ….
a. manager d. perawatan
b. logistik e. kepala gudang
c. maintener
12. Selvi bagian keuangan mengajuan pengusulan kebutuhan sarana setiap awal tahun
anggaran dengan mengisi formulir. Agar mendapatkan sarana secara cepat maka
Selvi perlu mengirim formulir yang telah diisi lengkap sesuai kebutuhan sarana
selama satu tahun pada ....
a. kepala gudang d. kepala kantor tatausaha
b. manager masing-masing bagian e. kepala bagian keuangan
c. bagian perlengkapan
13. Martono sebagai kepala bidang melakukan kegiatan perencanaan marketing untuk
meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses kerja secara maksimal, agar hasil sesuai
dengan target dan sasaran yang telah dirumuskan serta menciptakan lingkungan
kerja yang dinamis dan sehat. Ini merupakan kegiatan dari ….
a. office planning d. office actuating
b. office organizing e. office staffing
c. office controlling
14. Supervisor mengupayakan pemberdayaan sumber daya manusia agar dapar bekerja
sama dalam sebuah sistem untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.
Kegiatan supervisor ialah ….
a. fungsi organizing d. ruang lingkup pekerjaan kantor
b. pengertian organizing e. jenis kegiatan perkantoran
c. fungsi manajemen
15. Anda mendapat jabatan sebagai kepala bagian perlengkapan atau bagian logistik.
Di bawah ini yang bukan tugas Anda ….
a. menerima barang yang datang
b. menyimpan perlengkapan/perabot kantor
c. melayani permintaan pengadaan perlengkapan
d. mengecek dan memeriksa perlengkapan/perabot yang baru datang
e. barang yang sudah didistribusikan ke masing-masing bagian dan rusak bukan
menjadi tanggung jawab Anda

Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana 13

B. Soal Esai
Jawablah dengan tepat dan benar.
1. Kepala bagian adminstrasi sedang melakukan kegiatan mengamati dan mempelajari
tentang hal saja yang menjadi kebutuhan sarana masing-masing staf sekarang dan
di masa mendatang. Disebut apakah kegiatan ini?
2. Sumarsono dapat tugas untuk membantu kesalahan yang terjadi pada pekerjaan
kantor dan meminimalisir kecurangan yang terjadi dalam pelaksanaan pekerjaan
kantor atau organisasi. Pekerjaan kantor apa yang dilakukan Sumarsono?
3. Kalian mendapat tugas dari pimpinan untuk mengecek kondisi alat kantor yang
masih ada layak dipakai untuk menunjang pekerjaan kantor. Kegiatan ini termasuk
jenis analisis kebutuhan ….
4. Yulia dapat tugas membuat undangan seminar tentang MEA dari pimpinan yang
telah direkam, sebagai dasar pembuatan surat tersebut. Apakah nama alat yang
digunakan Yulia?
5. Sebelum melakukan pengadaan peralatan kantor perlu dianalisis terlebih dahulu
agar mengurangi penumpukan sarana dan prasarana pada tempat tertentu sehingga
mampu menghemat tempat. Hal ini merupakan fungsi dari ….
6. Pengusulan perabot kantor yang berupa meja dan kursi untuk pegawai melakukan
aktivitas kantor sehingga menghasilkan produktivitas yang tinggi maka pengadaan
sarana tersebut harus mempertimbangkan ….
7. Perencanakan kantor yang baik perlu memahami sarana prasarana yang dibutuhkan,
untuk menyelesaikan pekerjaan kantor yang berupa presentasi maka pegawai dapat
mengajukan usulan sarana berupa ….
8. Sarana dan prasarana di kantor banyak jenis dan ragamnya. Anda mendapat tugas
dari kepala bidang untuk menyusun perencanaan pengadaan sarana kantor. Dengan
cara apa Anda melakukannya?
9. Serly mempunyai tugas mengurus surat kerja sama dengan perusahaan asing. Hal
yang harus dilakukan Serly adalah ….
10. Bagian produksi perusahaan tahu mengajukan sarana untuk produksi dan sifatnya
sangat mendesak. Agar sarana tersebut cepat diperoleh maka yang membuatkan
formulir pengusulan permintaan perlengkapan kantor adalah bagian ….

C. Soal Esai Uraian

Jawablah dengan ringkas dan benar.
1. Sebagai sekretaris harus mengetahui macam-macam kegiatan administrasi
perkantoran. Kegiatan apa saja yang harus diketahui dan dipahami oleh sekretaris
di bidang administraasi kantor?
2. Mengapa kepala bagian perlu membuat analisis perencanaan kebutuhan sarana
dan prasarana?
3. Bagaimana cara pengumpulan informasi yang diperlukan untuk menunjang
perumusan kebutuhan sarana dalam analisis kebutuhan kualitatif?
4. Pengajuan sarana kantor dengan cara analisis kebutuhan masing-masing bagian.
Identifikasikan hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengusulan sarana dan
prasarana di perusahaan?
5. Analisis kebutuhan sarana dan prasarana dapat dilakukan secara kuantitatif dan
kualitatif. Bandingkan kegunaan kedua analisis tersebut di kantor.

14 Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana