.
2.1 Kajian Pustaka
2.1.1 Audit Mutu Internal
2.1.1.1 Pengertian Audit Internal
Audit didefinisikan oleh ISO 19011: 2011 dan ISO 9000: 2005 sebagai
“Sistematis, independen, dan proses terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit
dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit
dipenuhi”. (Arter, 2013,) ini adalah fleksibel dan definisi yang berguna, tetapi secara
umum dan tidak menyebutkan kualitas. Dengan kata lain, audit adalah suatu proses:
a. Untuk memeperoleh bukti (fakta didukung oleh data yang kredibel) berkaitan
dengan sistem, proses, daerah, subjek, atau kegiatan yang diaudit.
b. Untuk menentukan sejauh mana sistem, proses daerah, subjek, atau kegiatan yang
diaudit memenuhi beberapa kriteria tertentu.
c. Audit dilakukan secara objektif dan tidak memihak, definisi ini memberikan
landasan bagi banyak konsep yang dibutuhkan untuk mengelola dan melakukan
audit.
Definisi audit iternal menurut Hery (2010, hlm. 39) adalah “suatu fungsi
penilaian yang dikembangkan secara bebas dalam organisasi untuk menguji dan
mengevaluasi kegiatan-kegiatan sebagai wujud pelayanan terhadap organsasi
perusahaan.”
Menurut Priyadi (2012) “...pada dasarnya audit internal adalah menilai
keefektifan dan efesiensi organisasi atau perusahaan”. Audit sangat bermanfaat bagi
perusahaan untuk menjaga konsistensinya terhadap efisiensi yang harus
dipertahankan, karena dengan audit internal maka diperoleh masukan yang sangat
berguna bagi perusahaan.
Menurut Sawyer. et. al., (2005, hlm. 10) audit internal adalah sebuah
penilaian yang sistematis dan objektif yang dilakukan auditor internal
terhadap operasi dan kontrol yang berbeda-beda dalam organisasi untuk
9
10
menentukan apakah: (1) informasi keuangan dan operasi telah akurat dan
dapat diandalkan, (2) risiko yang dihadapi perusahaan telah diidentifikasi
dan diminimalisasi, (3) peraturan eksternal serta kebijakan dan prosedur
internal yang bisa diterima telah diikuti, (4) kriteria operasi yang
memuaskan telah dipenuhi, (5) sumber daya telah dihunakan secara efisien
dan ekonomis, dan (6) tujuan organisasi dicapai secara efektif. Semua
dilakukan denga tujuan untuk dikonsultasikan dengan manajemen dan
membantu anggota organisasi dalam menjalankan tanggung jawab secara
efektif.
Konsorsium Organisasi Standar Profesi Audit Internal (Konsorium Organisasi
Profesi Audit Internal, 2004, hal. 9) mendefinisikan audit internal adalah kegiatan
assurance dan konsultasi yang independen dan obyektif, yang dirancang untuk
memberikan nilai tambah dan meningkatkan kegiatan operasi organisasi. Audit
internal membantu organisasi untuk mencapai tujuannya, melalui suatu pendekatan
yang sistematis dan teratur untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas
pengelolaan risiko, pengendalian dan proses governance.
Sedangkan menurut Arens et. al. (Arens, 2008, hal. 482) audit internal adalah
aktivitas konsutasi dan assurance yang objektif dan independen yang dirancang untuk
menambah nilai dan memperbaiki operasi organisasi. Hal tersebut membantu
organisasi untuk mencapai tujuan mereka dengan melakukan pendekatan yang
sistematis dan berdisiplin untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas dan
manjemn risiko, pengedalian dan proses pengaturan.
kesesuain aktivitas organisasi dengan standar manajemen yang berlaku dan dilakukan
secara independen.
1. Memulai audit
a. Umum
b. Membangun kontak awal dengan auditee
c. Menentukan kelayakan audit
2. Mempersiapkan kegiatan audit
a. Melakukan peninjauan ulang dokumen dalam persiapan untuk
audit
b. Mempersiapkan rencana audit
c. Menentukan pekerjaan tim audit
d. Menyiapkan dokumen kerja
3. Melakukan kegiatan audit
a. Melakukan pertemuan pembukaan
b. Melakukan review dokumen saat melakukan audit
c. Berkomunikasi selama proses audit
d. Megumpulkan dan memverifikasi informasi selama audit
e. Menghasilkan bukti audit
f. Mempersiapkan audit kesimpulan
g. Melakukan pertemuan penutup
4. Mempersiapkan dan mendistribusikan laporan hasil audit
a. Mempersiapkan laporan audit
b. Mendistribusikan laporan audit
5. Menyelesaikan audit
Gambar 2. 1
Prosedur Kegiatan Audit
Koontak awal dengan auditee untuk kinerja audit bisa melalui komunikasi
informal atau formal dan harus dilakukan oleh pemimpin tim audit. Tujuan dari
kontak awal adalah untuk membangun komunikasi dengan perwakilan auditee,
mengkonfirmasi wewenang untuk melakukan audit, serta menyediakan informasi
mengenai tujuan audit, ruang lingkup, metode dan komposisi tim audit (termasuk
ahli teknis).
c. Menentukan kelayakan audit
Kelayakan audit harus ditentukan untuk memberikan kepercayaan secara wajar
bahwa tujuan audit dapat dicapai. Penetuan kelayakan harus mempertimbangkan
faktor-faktor seperti ketersediaan informasi yang cukup dan tepat untuk
merencanakan dan melaksnakan audit, kerja-sama yang memadai dari auditee,
waktu yang cukup dan sumber daya untuk melakukan audit. Serta meninjau audit
yang tidak layak dan memberikan alternatif yang harus diajukan kepada klien
audit sesuai dengan pernjanjian auditee.
3. Preparing audit activities (Mempersiapkan kegiatan audit)
a. Melakukan peninjauan ulang dokumen dalam persiapan untuk audit
Dokumentasi manajemen sistem mutu yang relevan dari auditee harus ditinjau
ulang untuk mengumpulkan informasi dalam mempersiapkan kegiatan audit serta
menentukan dokumen mana yang dapat diproses, serta membentuk gambaran
tentang luasnya sistem dokumentasi untuk mendeteksi kemungkinan kesenjangan
lingkup kerja.
b. Mempersiapkan rencana audit
Pemimpin tim audit harus mempersiapkan sebuah rencana audit berdasarkan
informasi yang terkandung dalam program audit dan dokumentasi yang
disediakan oleh auditee. Rencana audit harus mempertimbangkan pengaruh
kegiatan audit terhadap proses kegiatan auditee dan menyediakana dasar untuk
perjanjian antara klien audit, audit tim dan auditee mengenai pelaksaaan audit.
c. Menentukan pekerjaan tim audit
14
Pemimpin tim audit dalam konsultasi dengan tim audit, harus menetapkan setiap
anggota tim untuk bertanggungjawab dalam proses audit tertentu, kegiatan
fungsi, atau lokasi.
Selama audit, pemimpin tim audit secara berkala harus berkomunikasi mengenai
kemajuan audit dan kendala apapun untuk client audit dan auditee dengan
sebagaimana mestinya
d. Megumpulkan dan memverifikasi informasi selama audit
Selama proses audit, informasi yang relevan untuk tujuan audit, ruang lingkup
dan kriteria, termasuk informasi yang berkaitan dengan fungsi, kegiatan dan
proses, harus dikumpulkan dengan cara pengambilan contoh yang sesuai dan
harus diverifikasi. Hanya informasi yang dapat divrifikasi harus diertima sebagai
bukti-bukti audit. Bukti audit yang menuju ke arah temuan audit harus dicatat.
Gambar 2.3 memeberikan gmabaran umum dari proses, dari pengumpulan
informasi untuk mencapai kesimpulan audit.
Sumber Informasi
Bukti audit
Temuan audit
peninjauan
Kesimpulan audit
Gambar 2. 2
Ikhtisar prosess megumpulkan dan memverifikasi informasi
2) Pengamatan
3) Review dokumen (termasuk catatan)
e. Menghasilkan bukti audit
Audit harus dievaluasi terhadap auit kriteria untuk menentukan temuan audit.
Temuan audit dapat menunjukan kesesuaian atau tidak sesuai dengan kriteria
audit. Bila ditentukan oleh rencana audit, temuan audit individu harus mencakup
kesesuaian dan praktek-praktek yang baik serta bukti pendukung mereka,
peluang untuk perbaikan, dan rekomendasi untuk audit. Ketidaksesuaian dan
bukti audit yang mendukung itu harus dicatat. Ketidaksesuaian harus dapat
diukur. Mereka harus meninjau ulang dengan auditee untuk memperoleh
pengakuan bahwa bukti-bukti tersebut akurat dan bahwa ketidaksesuaian dapat
dipahami.
f. Mempersiapkan audit kesimpulan
Tim audit harus memberikan pertemuan penutupan sebelumnya dalam rangka
untuk:
1) Meninjau hasil audit dan informasi tepat lainnya yang dikumpulkan selama audit
(yang berkaitan terhadap tujuan audit)
2) Setuju pada kesimpulan audit, memperhitungkan ketidakpastian yang melekat
dalam proses audit
3) Menyususn rekomendasi (bila ditentukan oleh rencana audit)
4) Membahas tindak lanjut audit (sebagaimana bila berlaku)
g. Melakukan pertemuan penutup
Pertemuan penutup difasilitasi oleh pemimpin tim audit, harus diadakan untuk
mempresentasikan temuan audit dan kesimpulan. Peserta closing meeting harus
meliputi orang yang berkaitan dengan manjemen audit dan pihak yang sesuai,
mereka yang bertanggung jawab atas fungsi atau proses yang telah diaudit, dan
mungkin juga termasuk klien audit dan pihak lainnya. jika berlakau, pemimpin tim
audit harus memberitahu situasi audit yang dihadapi selama proses audit yang
mungkin dapat mengurang kepercayaan diri untuk dapat ditempatkan di
kesimpulan audit. Jika didefinisikan dalam sistem manjemen atau dengan
17
kesepakatan dengan klien audit, peserta harus setuju pada kerangka waktu untuk
sebuah action plan audit untuk mengalamtkan temuan audit.
5. Preparing and distributing the audit report (Menyiapkan dan mendistribusikan
laporan audit)
a. Mempersiapkan laporan audit
Pemimpin tim audit harus melaporkan hasil audit sesuai dengan prosedur program
audit. Laporan audit harus memberikan catatan lengkap, akurat, ringkas dan jelas.
b. Mendistribusikan laporan audit
Laporan audit harus dikeluarkan dalam waktu yang telah disepakati. Jika itu
tertunda, alasan harus dikomunikasikan ke auditee dan orang-orang yang
mengelola program audit. Laporan audit yang tepat waktu, ditinjau dan disetuji,
sebagaimana mestinya sesuai dengan prosedur program audit. Laporan audit
selanjutnya akan dislaurkan kepada penerima sebagaimana didefinisikan dalam
prosedur audit atau rencana audit.
6. Completing the audit (Melengkapi audit)
Audit selesai ketika semua kegiatan audit yang direncanakan telah dilaksanakan,
atau karena adanya ketidaksetujuan denga klien audit (misalnya mungkin aada
situasi yang tak terduga yang mencegah audit selesai sesuai dengan rencana).
Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan audit harus disimpan atau dihancurkan
dengan perjanjian anara pihak-pihak yang berpartisipasi dan sesuai dengan
prosedur program audit dan persyaratan yang berlaku. Kecuali diwajibkan oleh
hukum, tim audit dan orang yng mengelola program audit tidak harus
mengungkapkan isi dokumen, dan informasi lainnya yang diperoleh selama audit
atau laporan auditee kepada pihak lain tanpa persetujuan eksplisit dari klien dan
jika dipperbolehkan persetujuan auditor maka pengungkapan dari isi dokumen
audit, audit klien dan auditee harus diberitahu segera mungkin. Pembeleajaran dari
audit harus dimasukan ke dalam proses perbaikan teus-menerus sistem manajemen
organisasi.
7. Conducting audit follow-up (Tindaklanjut audit)
18
Tindak lanjut dari kesimpulan audit dapat dilakukan (tergantung pada tujuan audit)
ketika ada indicatoor yang menunjukan perlunya untuk korelasi, atau tindakan
korektif, pencegahan atau perbaikan. Tindakan tersebut biasanya diputuskan dan
dilakkan oleh auditee dalam jangka waktu yang telah disepakati. Sebagaimana
mestinya auditee harus menjaga orang yang mengelola program audit dan tim
audit yang diberitahu tentang status tindakan ini. Penyelesaian dan efektiitas
tindakan ini harus diverifikasi. Verifikasi ini dapat menjadi bagian dari audit
berikutnya.
Sumber : ISO 19011 (2011): Guidelines for Auditing Management Systems
kegiatan yang diperiksanya. Selain itu hasil kerja satuan audit intern bisa
mempercepat dan mempermudah pelaksanaan pekerjaan akuntan publik.
Fungsi audit internal adalah sebagai alat bantu bagi manajemen untuk
menilai efisien dan keefektifan pelaksanaan struktur pengendalian intern perusahaan,
kemudian memberikan hasil berupa saran atau rekomendasi dan memberi nilai
tambah bagi manajemen yang akan dijadikan landasan mengambil keputusan atau
tindak selanjutnya.
Menurut Konsersium Organisasi Profesi Audit Internal (Konsorium
Organisasi Profesi Audit Internal, 2004, hlm. 11), penanggungjawab fungsi audit
internal harus mengelola fungsi audit internal secara efektif dan efisien untuk
memastikan bahwa kegiatan fungsi tersebut memberikan nilai tambah bagi
organisasi.
Adapun menurut Ohanyan A. dan Harutyunyan H. (2016, hlm. 2) fungsi
audit internal dianggap sentral dalam berkontribusi terhadap pemerintahan yang
efektif, khususnya untuk membantu dalam identifikasi faktor risiko, untuk
menganalisis konsekuensi, serta untuk membantu manajemen dalam prioritas
manajemen risiko dan sistem kontrol. Selain itu fungsi audit untuk membantu
manajemen dan dewan dengan meningkatkan proses manajemen risiko dan
pengendalian, serta berperan fungsi penasihat di dalam organisasi yang menawarkan
analisis dan jaminan kepada dewan untuk fungsi risiko manajemen dan sistem
pengendalian intern.
Audit internal menambah nilai baik dengan mengevaluasi system
pengendalian internal dan analisis risiko yang terkait dengan kegiatan auditable dan
rekomendasi dicatat dalam laporan yang disusun dan disampaikan untuk tujuan
mencapai tujuan organisasi. Jadi, dengan kualifikasi tinggi itu merupakan alat yang
dapat menyoroti kesadaran manajemen dan membasmi amatirisme tersebut. Pihak
yang berkepentingan dalam perkembangan dari kegiatan yang dilakukan oleh entitas
memerlukan informasi tentang bagaimana keputusan manajemen menentukan hasil
dari entitas dan tertarik untuk mengadakan asuransi atau jaminan mengenai kualitas
proses manajemen. Kegiatan audit internal berdasarkan kerangka fleksibel referensi,
diterima secara luas yang memiliki kemampuan untuk beradaptasi dengan cirri khas
masing-masing negara, sesuai dengan pengaturan yang mengatur berbagai sector
24
kegiatan dan budaya entitas tertentu. Audit internal hanya dapat mencapai tujuan
organisasi jika system pengendalian internal yang terorganisasi dengan baik,
diinformalkan dan terdiri dari standar professional dan aturan, panduan procedural
dan kode etik.
Auditor internal adalah promotor dari nilai tambah dalam hal kerugian
dihindari karena tindakan mereka, tetapi juga nilai-nilai untuk hal yang dilakukan
merupakan upaya untuk menghasilkan pengehmatan dan peluang. Auditor harus
mencoba untuk mengukur hasil yang dicapai dari pelaksanaan rekomendasi yang
tercatat dalam laporan audit internal. Dengan demikian, jika rekomendasi untuk
meningkatkan system pengendalian internal melalui penyebaran mereka
membebaskan entitas dari pembayaran dalam jumlah tertentu. Pentingnya fungsi
audit internal digarisbawahi oleh evolusi dan pengakuan internasional melalui
pembentukan beberapa badan yang meliputi lembaga nasional dan anggota,
pemegang internal sertifikat auditor. Audit internal dianggap tingkat terakhir dari
pengendalian internal entitas.
Laporan hasil audit kinerja diserahkan kepada pimpinan organisasi, auditee, dan
pihak lain yang diberi wewenang untuk menerima laporan hasil audit sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Menurut Mahdi, Suriara AR. (2014, hlm. 63) dalam laporan hasil kualitas
audit sangat bergantung pada persepsi auditor terhadap kompetensi, sikap
independensi, due professional care, gaya kepemimpinan, budaya organisasi dan
moral judgment yang dimiliki dan dirasakannya dalam setiap melaksanakan tugas
audit.
Dengan demikian, laporan hasil audit harus dilaporkan sesuai dengan apa
terjadi sebenarnya. Tidak dikurangi atau dilebih-lebihkan. Laporan yang sebenarnya,
akan memberikan gambaran untuk melakukan tindak lanjut berikutnya yang harus
organisasi lakukan.
produk yang berstandar internasional, karena tidak ada kriteria untuk pengujian
produk dalam ISO 9001:2015.
Terdapat 10 klausul dalam ISO 9001:2015 yaitu:
1. Scope
2. Normative References
3. Terms and Definitions
4. Context of the Organization
4.1 Understanding the organization and its context
4.2 Understanding the needs and expectations of interested parts
4.3 Determining the scope of the quality management system
4.4 Quality management system and its processes
5. Leadership
5.1 Leadership and commitment
5.2 Policy
5.3 Organizational roles, responsibilities and authorities
6. Planning
6.1 Actions to address risks and opportunities
6.2 Quality objectives and planning to achieve them
6.3 Planning of changes
7. Support
7.1 Resources
7.2 Competence
7.3 Awareness
7.4 Communication
7.5 Documented Information
8. Operation
8.1 Operational planning and control
8.2 Requirements for products and services
8.3 Design and development of products and services
8.4 Control of externally provided processes, products and services
31
Klausul 1. Scope
Ruang lingkup dari Sertifikasi ISO 9001:2015 harus tertulis jeals jenis
usahanya, produk atau jasanya termasuk juga dimana saja ISO ini akan
diterapkan. Statement dari kalusul ini juga akan muncul dalam manual mutu ISO
9001:2015 perusahaan dan disosialisasikan kepada semua karyawan.
Klausul 2. Normative Requirements
Normativerequirement atau persyaratan normatif maksudnya semua
dokumen manual yang dijadikan acuan dalam menerapkan sertifikasi Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2015.
Klausul 3. Terms and Definitions
Istilah dan definisi adalah penjelasan definisi secara detail beberapa istilah
yang sering digunakan dalam ISO 9001:2015-sistem manajemen mutu itu
sendiri. Sehingga terdapat kesamaan pemahaman tentang segala hal dalam
mengimplementasikan standar ini. Dengan adanya pemahaman akan
mempermudah dalam implementasinya demikian juga target-target lain yang
ditetapkan oleh manajemen organisasi.
Klausul 4. Organizational Context
32
Klausul 5. Leadership
Kepemimpinan Top Manajemen Level harus memberikan bukti
kepemimpinan dan komitmen untuk pengembangan dan pelaksanaan sertifikasi
Sistem Manajemen Mutu dan terus-menerus meningkatkan efektivitas.
Klausul 6. Planning
Pentingnya tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang organisasi.
Organisasi harus mengambil peluang yang ada serta membuat identifikasi dan
mitigasi terhadap risiko yang akan dihadapi oleh organisasi di masa yang akan
datang.
Klausul 7. Support
Klausul mengenai informasi telah terdokumentasi, infrastruktur, SDM,
semua terangkum dalam klausul ini.
Klausul 8. Operation
Membahas mengenai operasional. Diawali dengan perencanaan realisasi
produk sampai dengan delivery dan bahkan after sales services. Kalusul ini juga
membahas tentang External Provided atau penyedia eksternal termasuk di
dalamnya supplier yang ada.
33
Tabel 2. 1
Penelitian Terdahulu
meratanya
pemahaman mengenai
sistem manajemen
mutu ISO; (2)
aktivitas di Fakultas X
yang sering padat oleh
kegiatan external atau
internal, sehingga
menggangu jadwal
audit internal dan; (3)
belum teralokasinya
kompensasi/insentif
dari kegiatan
pelaksanaan sistem
manajemen mutu ISO
9001:2008 untuk para
pelaksana.
pula kinerja
operasional sekolah di
SMK Negeri 1
Bandung