TUGAS MAKALAH

MANAJEMEN PERKANTORAN
“ TATA RUANG KANTOR DAN PENATAAN ARSIP “
DOSEN PENGAMPU :

Sarifuin, S.Pd.I.,M.Si.

DI SUSUN OLEH :

Muh.Ikbal

JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

SEKILAH TINGGI AGAMA ISLAM AL-HIDAYAH BOGOR

JAWA BARAT
 KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh

Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan kami kemudahan sehingga kami dapat
menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu. Tanpa pertolongan-Nya tentunya kami tidak
akan sanggup untuk menyelesaikan makalah ini dengan baik. Shalawat serta salam semoga
terlimpah curahkan kepada baginda tercinta kita yaitu Nabi Muhammad shallaallahu alaihi
wasallam yang kita nanti-natikan syafa’atnya di akhirat nanti.

Penulis mengucapkan syukur kepada Allah SWT atas limpahan nikmat sehat-Nya, baik
ituberupa sehat fisik maupun akal pikiran, sehingga penulis mampu untuk menyelesaikan
pembuatan makalah sebagai tugas dari mata kuliah MANAJEMEN PERKANTORAN

dengan judul “TATA RUANG KANTOR DAN PENATAAN ARSIP ”.

Penulis tentu menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna dan masih
banyak terdapat kesalahan serta kekurangan di dalamnya. Untuk itu, penulis mengharapkan
kritik serta saran dari pembaca untuk makalah ini, supaya makalah ini nantinya dapat menjadi
makalah yang lebih baik lagi. Kemudian apabila terdapat banyak kesalahan pada makalah ini
penulis mohon maaf yang sebesar-besarnya.

Demikian, semoga makalah ini dapat bermanfaat. Terima kasih

 DAFTAR ISI
PRAKATA

DAFTAR ISI

BAB 1 PENDAHULUAN

A. Latar belakang masalah

B. Rumusan masalah

C. Tujuan penulisan

BAB 11 PEMBAHASAN

A. pengertian kantor

B. tata ruang kantor

C. Penataan arsip

BAB 111 PENUTUP

A. Kesimpulan

B. Saran

DAFTAR PUSTAKA
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Setiap organisasi yang dibentuk dan bergerak di bidang apapun yang memiliki tujuan yang
dapat dicapai. Keberhasilan Perencanaan tujuan organisasi serta tersebut dipengaruhi Oleh
beberapa faktor Yang dikenal DENGAN 5M Yaitu Manusia ( man ), Metode ( metode ), mesin
( machine ), Bahan ( materi ) modal ( uang ). Dalam usaha untuk mencapai tujuan tersebut
organisasi mendapat berbagai masalah yaitu bagaimana agar pekerjaan tersebut dapat
berjalan lancar.

Salah satu upaya upaya agar pekerjaan dapat berjalan lancar adalah dengan cara
menjalankan setiap aktifitas organisasi dengan berlandaskan pada rasio perbandingan
perbandingan antara usaha yang dilakukan dengan hasil yang dicapai. Upaya untuk
meningkatkan efektifitas dan efisiensi   tersebut perlu dijadikan tujuan pokok untuk semua
anggota, untuk meningkatkan pengembangan termasuk di dalamnya yaitu penataan ruang
kantor yang baik. Susunan ruang kantor yang tidak berdesak-desakan dan rapi serta faktor
cahaya yang sesuai dengan ruang kerja dapat membatalkan kegairahan anggota dalam
bekerja. Jika semua anggota organisasi mulai dari jabatan yang tertinggi hingga yang paling
rendah bekerja secara efisien, maka setiap pekerjaan akan terselesaikan dengan baik.

B.     Rumusan Masalah

1.       Apa itu tata ruang kantor?

2.      Apa saja teknik tata ruang kantor?

3. Apa saja macam-macam penataan arsip

C.    Tujuan Penulisan

1.      Untuk mengetahui tata ruang kantor

2.      Untuk mengetahui teknik-teknik tata ruang kantor

3. Untuk mengetahui macam-macam tata ruang kantor

BAB II
 PEMBAHASAN

A. Pengertian kantor

Secara etimologi kantor berasal dari bahasa Belanda yaitu “kantoor”, yang artinya ruang
tempat bekerja, tempat kedudukan pemimpin, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa
Inggris “office” yang memiliki arti tempat memberikan pelayanan (service).

Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi dua, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor
dalam arti statis.

1. Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,

pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian atau pendistribusian data atau
informasi atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan
atau kegiatan administrasi dalam arti sempit.

2. Kantor dalam arti statis bisa berarti ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi,
lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat untuk ruangan penyelenggaraan kegiatan
pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, penyampaian atau pendistribusian data
atau informasi.

B. Tata ruang kantor

istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris yaitu office layout atau sering disebut
juga layout saja.

Nuraida (2008:142) mengatakan “Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor
serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang
tersedia untuk memberikan sarana bagi pekerja”.

Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebagainya di dalam ruangan
yang tersedia.

Menurut The Liang Gie (2007:162), penyusunan tata ruang kantor harus berdasarkan
aliran pekerjaaan kantor, sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para
pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Apalagi pengaturan tata ruang kantor yang baik
akan memberikan keuntungan-keuntungan sebagai berikut :

·   Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir
yang sebetulnya tidak perlu,

·   Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan,

·   Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat
dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya,
·   Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yabg akan memenuhi suatu
bagian tertentu

Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor

para ahli membagi konsep tata ruang kantor secara garis besar kedalam 4 bagian, yaitu :

1.  Konsep tata ruang kantor tertutup (private offices) yaitu tata ruang kantor dengan
penempatan ruang kantor yang dipisah dibagi ke dalam ruang-ruang kerja atau ruangan yang
dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu. Biasanya untuk pekerjaan
dengan kerahasiaan yang tinggi (high confidential).

2.  Konsep tata ruang kantor terbuka (open-plan-offices) yaitu tata ruang kantor dengan
ruangan yang besar dan ditempati beberapa pegawai tanpa dipisahkan oleh tembok atau
penyekat yang terbuat dari kayu.

3.  Konsep tata ruang kantor berpanorama (landscape offices) yaitu tata ruang kantor yang
dihiasi dekorasi taman. Ruangan diupayakan agar memiliki pemandangan alam terbuka dan
benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman dan menyenangkan.

4.  Konsep tata ruang kantor bersekat atau terpisah (cellular offices) yaitu tata ruang kantor
yang diberi sekat-sekat dengan ukuran yang bervariatif untuk suatu  idang bagian subbagian
atau seksi atau beberapa pegawai dengan ruang yang terpisah

C.  Penataan arsip

1.  Pengertian Arsip

 “Arsip” berasal dari bahasa Belanda, archief. Menurut Armosudrdjo (1982, 157-158), archief
dalam bahasa Belanda memiliki beberapa pengertian berikut ini:

a). Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam-

piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-
peta.

b).  Kumpulan teratur, dari bahan-bahan kearsipan tersebut.

c).  Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.

Dalam bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file, yang berasal dari bahasa Latin
filum yang berarti tali atau benang. Karena pada awalnya orang-orang Inggris menyatukan
warkat dengan cara mengikatnya dengan tali atau benang.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, file dapat diartikan sebagai:

a).  Semacam lemari berlaci yang dipakai untuk menyimpan berkas-berkas

b).  Sekelompok warkat sama jenisnya yang disimpan terpisah dari kelompok-kelompok lainnya
dalam lemari arsip.

Misalnya foreign file, untuk menyimpan/mengelompokkan jenis warkat surat menyurat dengan
perseorangan/organisasi di luar negeri

c).  Arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan. Misalnya central file (arsip pusat)

Istilah warkat diserap dari kosa kata bahasa Arab, warqat yang artinya surat.

2. Sistem penataan arsip

Kata “sistem” dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya menunjukkan metode
penyusunan atau metode klasifikasi (penggolongan). Ada dua metode pokok untuk
menyimpan surat (dokumen, arsip), yaitu:

a. Metode Kearsipan Mendatar

Metode kearsipan mendatar adalah suatu metode kearsipan, dimana dokumen-dokumen

yang satu di taruh diatas, sedang yang lain dalamn laci-laci, dan sebagainya. Metode ini
mungkin sulit untuk mendapatkan dokumen yang diperlukan.

b. Metode Kearsipan Vertikal

Metode kearsipan vertikal adalah suatu metode kearsipan, dimana dokumen-dokumen yang
satu di taruh di belakang yang lain berdasarkan urutan klasifikasi yang diambil.
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

- Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebagainya di dalam ruangan
yang tersedia. Menurut The Liang Gie (2007:162), penyusunan tata ruang kantor harus
berdasarkan aliran pekerjaaan kantor, sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu
para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Tata ruang melibatkan tiga komponen yaitu
peralatan, alur atau kerja dan hubungan karyawan, komponen ini harus benar-benar dipelajari
dan dianalisi agar karyawan bekerja dengan efisien.

Para ahli membagi konsep tata ruang kantor menjadi empat yaitu : konsep tata ruang tertutup,
konsep tata ruang terbuka, konsep tata ruang berpanorama, konsep tata ruang kantor bersekat
atau terpisah. Ada beberapa jenis-jenis kantor, yaitu kantor pribadi, kantor bersel, kantor
rancangan terbuka, kantor landskap.

- Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki fungsi yang sangat penting untuk
menunjang proses kegiatan administrasi. Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya
perlu dikelola dengan baik dan benar, artinya ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-
waktu diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap disajikan.