BAB IV

ANALISIS SISTEM DAN PERANCANGAN

A. Analisa Sistem

Dalam analisis sistem yang sedang berjalan akan dibahas mengenai prosedur,

flowmap, dokumen, diagram, konteks, data flow diagram, diagram Sistem Informasi

pengelolaan surat masuk yang sedang berjalan pada Kantor kecamatan mangunreja

kabupaten tasikmalaya yang meliputi beberapa modul diantaranya surat masuk, modul

agenda, modul disposisi, pengecekan dan pengarsipan.

B. Analisis Dokumen

Dalam merancang suatu sistem yang harus ditentukan lebih dulu adalah analisis

dokumen, dimana kumpulan dokumen ini merupakan kesatuan data untuk diproses lebih

lanjut sehingga menghasilkan informasi yang digunakan sesuai dengan prosedur yang

ditetapkan sebelumnya.

AnalisaDokumen yang sedangberjalanmenguraikandokumen-dokumen yang

sedangdigunakan di kantor kecamatan mangunreja, diantaranya:

1) DokumenSurat Masuk

Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun

perorangan, baik yang diterima melalui pos, fax maupun yang diterima langsung oleh

pegawai itu sendiri.

Dokumen yang digunakan dalam proses surat masuk adalah sebagai berikut:

1) Nama Dokumen : Surat Masuk

Sumber : Kasubag umum dan kepegawaian

Rangkap : 1
 Tujuan : untuk mengetahui data yang masuk ke instansi

Bentuk : surat

Elemen : Nomor, Tanggal Penyelesaian, Nomor Surat, Tanggal Pengirim,

Pengirim, Perihal dan keterangan.

Fungsi :

Periode : setiap hari kerja

C.Analisis Prosedur yang Berjalan

Prosedur merupakan langkah-langkah yang dilakukan oleh sistem sehingga dapat

memberikan hasil berupa laporan. Dibawah ini adalah prosedur sistem yang sedang

berjalan yang di gambarkan melalui Flow Map, Diagram Konteks dan Data Flow Diagram.

a) Analisis Prosedur Pengelolaan Surat Masuk di Sistem Informasi yang Sedang

Berjalan.

Prosedur yang sedang berjalan di Kantor Kecamatan Mangunreja untuk

pengolahan surat masuk penulis menjabarkan sebagai berikut:

1) Instansi lain memberikan surat kepada kasubag umum dan kepegawaian untuk di register

lalu didisposisiskan.

2) Kemudian surat tersebutdiberikan kepada pipinan untuk ditandatangani. Setelah

ditandatangani maka surat itu akan dikembalikan lagi kepada kasubag umum dan

kepegawaian utuk di cek kembali lalu diberikan kepada pihak yang bersangkutan untuk

disetujui.

3) Setelah disetujui maka surat itu akan diberikan kembali kepada kasubag umum dan

kepegawaian untuk diarsipkan.

D. Flow Map

Flowmap merupakan diagram alir yang menggambarkan pergerakan proses diantara

unit kerja yang berbeda-beda, sekaligus menggambarkan arus dari dokumen, aliran data fisik,

entitas-entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem

infomasi.
Flowmap pengelolaan surat masuk yang sedang berjalan
Kasi Yang
Instansi lain Sub Kepegawaian Pimpinan
Bersangkutan

Mulai

Surat Masuk Surat Masuk Surat Masuk Surat Masuk Sah

Pengagendaan Penandatanganan Persetujuan

Pendisposisian

Surat Masuk Sah

Pengarsipan

Flowmap 4.1 pengelolaan surat masuk yang sedang berjalan

E. Analisa Kebutuhan Sistem

1) Kekuatan Sistem

a) Proses pengecekan data dan laporan yang dilakukan tiap pemberian surat mulai dari

instansi lain ke kasubag umum yang diajukan kepada pimpinan dan pihak yang

bersangkutan dapat tersimpan dengan baik dan terjamin.

b) Proses pelaporan per hari dapat memudahkan proses kontrol dan tindak lanjut

terhadap permasalahan yang terjadi.

2) Kelemahan Sistem

a) Kesulitan dalam pencarian data surat masuk yang diarsipkan masih sangat sulit untuk

dicari kembali.

b) Kesulitan terhadap Media Penyimpanan data surat masuk masih dalam bentuk

lembaran – lembaran, sehingga dalam proses pencarian data surat masuk dapat

memakan waktu yang cukup lama dan terkadang sering terjadi kesalahan dalam

pencarian data.

3) Peluang Sistem

Perkembangan dan pemanfaatkan teknologi informasi dan komputer memberikan

peluang yang bagus untuk dilakukannya pengembangan sistem yang berjalan menjadi

sistem yang terkomputerisasi berbasis database.

4) Tantangan Sistem

Berdasarkan perkembangan teknologi informasi pada saat ini, dapat menimbulkan

persaingan untuk mendapatkan kepercayaan masyarakat, dengan menyajikan informasi

yang cepat, akurat dan terkini.

F. Flowmap yang diusulkan

Flowmap pengelolaan surat masuk yang diusulkan
Kasi yang
Instansi lain Sub Kepegawaian Pimpinan
bersangkutan

Mulai

Surat Masuk Surat Masuk Surat Masuk Surat Masuk Sah

Pengagendaan Penandatanganan Persetujuan

Surat Masuk Sah

Pendisposisian
Pengarsipan

G. Data Kontext Diagram

 Instansi lain Surat Masuk Surat Masuk

Pihak yang pengarsipan Subag Kepegawaian Pimpinan

Bersangkutan

Surat Masuk Yang Sah

Gambar 4.3

Diagram konteks sistem Informasi Pengolahan Surat Masuk yang diusulkan

H. Data Flow Diagram

a) DFD Level 0 proses 1

Instansi lain Menyerahkan Surat Pimpinan

Memberikan Surat
Subag Kepegawaian Pengembalian Surat

Memberikan Surat

Kasi

Gambar 4.4
Data Flow Diagram Sistem Informasi Surat Masuk yang Sedang Berjalan

b)DFD level 1 Proses 1

 Instansi lain Menyerahkan Surat Pimpinan

Memberikan Surat
Subag Kepegawaian

Pengembalian Surat

Kasi

Gambar 4.4
Data Flow Diagram Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk yang Diusulkan

H. Entity Relationship Diagram (ERD)

Diagram hubungan entitas atau di kenal dengan diagram ER adalah rotasi grafik dari

sebuah model data atau sebuah model jaringan yang menjelaskan tentang data yang

tersimpan dari sebuah sistem.

No Surat
Tanggal Penerimaan

Tanggal Penerima

Tanggal Surat Surat Subag Kepegawaian

Pengirim

Prihal
Perihal
 Gambar 4.5 Entity Relationship Diagram Sistem PengelolaanSurat Masuk yang diusulkan

I. Struktur File

Untuk perancangan basis data, organisasi file yang digunakan adalah organisasi file

database. Dalam pembuatan data ke file database adalah sebagai berikut:

Nama File: Surat Masuk

Fungsi : Untuk Mengetahui Data Yang Masuk Ke Instansi
Media Penyimpanan : Hardisk
Media Pangolahan Data : File

Nama Data Type Data Lebar Keterangan

No Surat Number 8 Nomor Surat

Tanggal_Pengirim Date/time - Tanggal Pengirim

Tanggal_Surat Date/time - Tanggal Surat

Pengirim Text 50 Pengirim

Perihal Text 55 Perihal

Tabel 4.1 Struktur Tabel Gaji

Nama File: Pendesposisian Surat Masuk
Fungsi : Untuk Mengetahui Data Yang Masuk Ke Instansi
Media Penyimpanan : Hardisk
Media Pangolahan Data : File

Nama Data Type Data Lebar Keterangan

Tanggal_Penerimaan Date/time - Tanggal Penerima

Perihal Text 50 Perihal

J. Kamus Data

Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari

suatu sistem informasi dengan lengkap. Keterangan lebih lanjut tentang struktur data suatu

arus data di DFD secara lebih terperinci dapat dilihat di kamus data.

1) Nama arus data : Data Surat Masuk

Alias :-

Alur Data : Surat Masuk – Proses1

Atribut : No Surat, Tanggal Pengirim, Tanggal Surat, Pengirim, Perihal

1) Nama arus data : Data Pendeposisian Surat Masuk

Alias :-

Alur Data : Pendesposisian Surat – Proses1

Atribut : Tanggal Penerima, Perihal

K. Struktur Menu
Struktur menu adalah bentuk umum dari suatu rancangan program untuk memudahkan

pemakai dalam menjalankan program sehingga pada saat menjalankan program komputer,
pemakai (user) tidak mengalami kesulitan dalam memilih menu-menu yang diinginkan. Pada

perancangan ini dibuat menu yang dapat mengintegrasikan seluruh data dalam suatu