Oleh :
Sumitro
Doctor Management Science, Jenderal Soedirman University
Dr. Soeparno Karangwangkal-Banyumas-Purwokerto Indonesia 53123
email: sumitro@amik-labuhanbatu.ac.id.
Biographical notes *:
Lecture in AMIK Labuhan Batu -North Sumatera, Indonesia.
Abstract
Perusahaan pada umumnya memiliki beberapa bagian, yaitu bagian produksi, bagian
keuangan, bagian sumber daya manusia, bagian penelitian dan pengembangan, dan bagian
administrasi. Masing-masing bagian melaksanakan kegiatan yang berbeda satu sama lain, tetapi
saling berhubungan. Semua kegiatan dari tiap bagian harus terkoordinir untuk mencapai tujuan
perusahaan secara keseluruhan. Untuk menciptakan koordinasi dalam perusahaan perlu diciptakan
wadah yang dapat menjembatani semua bagian perusahaan yaitu “struktur organisasi”. Struktur
organisasi mempunyai garis hubungan antara tugas atasan dan bawahan dan didalamnya mencakup
hubungan antara tugas, wewenang dan tanggung jawab dari setiap bagian.
Penggunaan Struktur Organisasi Lini dan Staff dan Struktur Organisasi Fungsional, sebab
sangat cocok untuk perusahaan besar dengan tingkat pekerjaan yang banyak dan struktur organisasi,
susunan organisasi, tata kerja, tugas, wewenang, dan tanggung jawab telah ditetapkan dengan jelas,
sehingga sangat efektif dan efisien karena setiap bagian disusun berdasarkan kebutuhan perusahaan.
Penggunaan koordinasi Intren dan Koordinasi Fungsional Intern – Ekstren, dengan
hubungan koordinasi yang dapat menjangkau semua lini perusahaan serta lingkungan yang
harmonis, menciptakan suasana kerja yang baik, sehingga mendorong karyawan untuk melaksanakan
tugas secara maksimal.
35 | P a g e
Sumitro Informatika : Jurnal Ilmiah AMIK Labuhan Batu
Vol.2 No.2 /Mei/2014
36 | P a g e
Sumitro Informatika : Jurnal Ilmiah AMIK Labuhan Batu
Vol.2 No.2 /Mei/2014
37 | P a g e
Sumitro Informatika : Jurnal Ilmiah AMIK Labuhan Batu
Vol.2 No.2 /Mei/2014
38 | P a g e
Sumitro Informatika : Jurnal Ilmiah AMIK Labuhan Batu
Vol.2 No.2 /Mei/2014
2. Penuh tanggung jawab (completeness of pokok organisasi. Orang- orang inilah yang
resposibility). biasa dikenal dengan istilah “orang-orang
3. Dapat memanfaatkan tenaga kerja yang staff” (staff personnel). Para karyawan staff
kurang cakap (the ready utilization of dapat digolongkan kepada 2 kategori, yakni:
unskilled personel). a. Mereka yang menyelenggarakan
4. Proses pengambilan keputusan dapat pelayanan internal bagi seluruh satuan
berjalan dengan cepat karena jumlah orang kerja yang terdapat dalam organisasi.
yang perlu diajak berkonsultasi masih Mereka biasa disebut”auxilliary
sedikit. services”.
5. Rasa solidaritas para anggota organisasi b. Sekelompok orang yang karena
pada umumnya masih besar karena masih pengalaman, keahlian dan pendididkan
saling mengenal. ditugaskan untuk menjadi penasehat
6. Disiplin biasanya masih tinggi. bagi manajemen. Istilah yang paling
Akan tetapi tipe organisasi lini bukannya umum digunakan dalam
tanpa kelemahan, yang mengindentifikasikan kelompok ini
mencakup hal-hal sebagai berikut: adalah “staff ahli” dan biasanya
1. Masalah dalam analisa pekerjaan. diperbantukan pada kelompok
2. Kurangnya tenaga yang ahli (lack of pimpinan dalam organisasi.
specialized skil). Bentuk bagian organisasi ini terdiri dari unit-
3. Sukar diadakan koordinasi. unit organisasi lini, yang berhubungan satu sama
4. Besarnya kepercayaan terhadap pimpinan. lain menjadi garis komando lurus mulai dari
5. Mudah mengalihkan wewenang untuk manajer tingkat atas sampai dengan unit lini yang
pekerjaan yang bersifat sukarela. paling bawah. Tetapi di kiri atau di kanan dari
6. Tujuan organisasi sama, apalagi didasarkan garis itu terdapat unit-unit organisasi yang
atas tujuan pribadi pimpinan tertinggi dalam dihubungkan dengan garis staff kepada unit-unit
organisasi. organisasi lini yang bertugas melayani kesatuan-
7. Kecendrungan bagi pimpinan organisasi kesatuan yang langsung menjalankan tugas pokok
untuk bertindak diktatoris cukup besar organisasi dalam memberikan nasehat atau
karena organisasi dipandang sebagai milik bantuan.
pribadi dan oleh karena itu kemauan Tenaga-tenaga ahli sebagai staff lini tidak
pimpinan secara tepat dan cepat harus mempunyai kekuasaan langsung memerintah para
dituruti. pekerja atau meminta tanggung jawab. Saluran
8. Seluru organisasi terlalu tergantung pada resmi antara kedua kesatuan itu dilakukan melalui
seseorang sehingga kalau seseorang itu pejabat yang berada diatas mereka. Saluran
tidak mampu melaksanakan tugasnya, maka perintah dan tanggung jawab mengenai tugas
seluruh organisasi akan terancam pokok dalam organisasi yang bersangkutan
kalangsungan pertumbuhannya. dijalankan menurut bentuk lurus.
9. Kesempatan bagi para karyawan untuk Untuk lebih jelasnya, secara bagan struktur
mengembangkan spesialisasi sangat organisasi lini dan staff dapat dilihat pada gambar
terbatas. 2.
39 | P a g e
Sumitro Informatika : Jurnal Ilmiah AMIK Labuhan Batu
Vol.2 No.2 /Mei/2014
Sumber: Mulia Nasution, Pengantar manajemen, menaiki jenjang pangkat dan jabatan yang
Penerbit Djambatan, Jakarta, 1996 : 88. tinggi, baik dalam arti jabatan manajerial
Organisasi lini dan staff diperlukan untuk maupun berdasarkan keahlian, yang kini
dapat memenuhi tuntutan banyaknya jenis sering disebut dengan istilah “jabatan
spesialisasi pengetahuan, sarana dan prasarana fumgsional”.
yang memerlukan keahlian khusus, maka 8. Produktivitas tenaga kerja yang
organisasi lini dan staff mempunyai ciri-ciri menyelenggarakan tugas pokok biasanya
sebagai berikut: tinggi karena mereka tidak direpotkan oleh
a. Organisasi semakin besar, pegawainya urusan penyediaan saran dan prasarana
semakin banyak. kerja yang dibutuhkan dan sudah
b. Hubungan yang bersifat langsung tidak diserahkan kepada satuan kerja
mungkin bagi seluruh anggota organisasi. penyelenggaraan kegiatan penunjang.
c. Unity of command tetap menonjol Namun, selain mempunyai kelebihan organisasi
walaupun pimpinan dibantu oleh staff. lini dan staff juga tidak lepas dari kelemahan :
d. Staff mempunyai wewenang fungsional 1. Kehadiran para tenaga ahli yang berperan
maksudnya memberi bantuan, saran, sebagai penasihat bagi manajemen sering
petunjuk, dan pimpinan mempunyai menimbulkan masalah karena:
wewenang komando. a. Meskipun mereka tidak memiliki
Berdasarkan ciri-cirinya, organisasi lini dan staff wewenang memerintah (command
mempunyai kelebihan-kelebihan, yaitu: authority), pendapat mereka sangat
1. Terdapat pembagian tugas yang jelas penting diperhatikan oleh para pelaksana
antara mereka yang melaksanakan tugas kegiatan operasional sebab mereka
pokok organisasi dengan mereka yang memiliki wewenang fungsional
menyelenggarakan tugas-tugas penunjang, (functional authority) dan para tenaga
baik yang sifatnya pelayanan internal pelaksana sering memandang nasehat
maupun bantuan berdasarkan keahlian para staff sebagai perintah juga.
sehingga mempermudah pengelolaan b. Karena pertimbangan-pertimbangan
tenaga kerja, terutama kariernya. fungsionalisasi, pandangan para
2. Bakat-bakat berbeda yang dimiliki para pimpinan satuan-satuan kerja staff pun
anggota organisasi dapat dimanfaatkan sering harus diperlakukan sebagai
semaksimal mungkin dan dapat “perintah” karena menyangkut “nasib”
menumbuhkan kegairahan, produktivitas satuan kerja pelaksana tugas pokok seperi
dan kepuasan kerja di kalangan para alokasi ruangan, penyediaan saran dan
anggota organisasi yang bersangkutan. prasarana kerja, dan lain sebagainya.
3. Delegasi yang jelas antara tugas pokok dab c. Pengaruh para pejabat staff yang
tugas penunjang mempermudah biasanya besar karena mereka dekat
pelaksanaan koordinasi dan sinkronisasi kepada manajer puncak, apalagi bila para
dalam rangka pengelolaan sebagai suatu pejabat staff itu suka mengatasnamakan
kesatuan yang bulat. pimpinan dalam memberikan pendapat
4. Relatif mudah meningkatkan disiplin kerja dan nasehat kepada orang lain.
seseorang sesuai dengan bakat, 2. Kerumitan dalam menyusun struktur yang
kepribadian, pengetahuan, dan ketrampilan ideal mudah mengelompokkan berbagai tugas
serta pengalamannya. pokok dan menempatkannya dibawah
5. Penerapan prinsip “the right man in the naungan satu kesatuan kerja, dimana semua
right place” lebih mudah dilakukan dan tugas pokok tersebut harus dilembagakan.
biasanya mengarah secara positif pada Akan tetapi kerumitan ini dapat teratasi
pengembangan sikap, tindak tanduk dan karena terdapat 2 (dua) jenis organisasi lini
perilaku positif pula. dan staff, yaitu:
6. Pengetahuan dan ketrampilan yang khusus a. Organisasi lini dan staff yang terintegrasi
dimanfaatkan sedemikian rupa sehingga (integrated type), yaituapabila bagian-
efisiensi dan efektivitas kerja mudah bagian utamanya melakukan tugas pokok
ditingkatkan. yang sejenis.
7. Kegairahan bekerja pada umumnya tinggi b. Organisasi lini dan staff yang dikenal
karena terbukanya kesempatan yang luas dengan istilah “holding company type”,
bagi para anggota organisasi untuk yaitu apabila satuan-satuan kerja utama
40 | P a g e
Sumitro Informatika : Jurnal Ilmiah AMIK Labuhan Batu
Vol.2 No.2 /Mei/2014
41 | P a g e
Sumitro Informatika : Jurnal Ilmiah AMIK Labuhan Batu
Vol.2 No.2 /Mei/2014
organisasi yang akan diserahi bidang kerja Pada struktur tersebut, semua masalah produksi
tertentu atau fungsi tertentu” merupakan tanggung jawab dari manajer produksi,
(Sutarto; 1991 : 60). sedangkan masalah pemasaran merupakan
Satuan organisasi yang dibebani atu fungsi tanggung jawab manajer pemasaran dan
disebut biro, direktorat,bagian, seksi, dan seterusnya.
sebagainya. Dengan pembagian atau
pengelompokkan aktivitas menjadi kelompok yang MANAJER
42 | P a g e
Sumitro Informatika : Jurnal Ilmiah AMIK Labuhan Batu
Vol.2 No.2 /Mei/2014
43 | P a g e
Sumitro Informatika : Jurnal Ilmiah AMIK Labuhan Batu
Vol.2 No.2 /Mei/2014
kemampuannya mengenali situasi organisasi yang kekuasaan yang lebih besar. Dapat menimbulkan
dipimpinnya dan pada akhirnya memungkinkan kreatifitas dan keahlian manajerial untuk
manajer yang bersangkutan untuk menentukan menentukan adaptasi dan pengembangan
pendelegasian wewenang kepada para bawahanya. organisasi serta para manajernya sehingga
Pendelegasian wewenang didefinisikan kesempatan berpartisipasi dalam penyusunan
sebagai pemberian otoritas atau kekuasaan formal tujuan menjadi motivator yang positif. Akan tetapi,
dan tanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan kondisi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan
tertentu kepada bawahan atau orang lain. Dapat ialah wewenang mengambil keputusan.
juga dikatakan, sebagai proses mengalokasikan Pendelegasian wewenang oleh manajer
wewenang kepada orang-orang yang melapor erat kaitannya dengan desentralisasi wewenang.
kepadanya. Pendelegasian adalah proses dari satu tingkat
Pendelegasian wewenang oleh atasan kepad manajemen ke tingkat berikutnya. Konsep
bawahan diperlukan, agar organisasi berfungsi desantralisasi dan sentralisasi berhubungan sejauh
secara efesien, karena tidak ada atasan dapat mana wewenang pengambilan keputusan diberikan
mengawasi setiap saat tugas-tugas bawahannya, ketingkat bawah (desentralisasi) atau
terlebih apabila organisasi tersebut mempunyai dipertahankan dipuncak (sentralisasi). Makin besar
aktivitas yang banyak dan kompleks. wewenang yang dilimpahkan keseluruh bagian,
Tingkat wewenang yang didelegasikan maka pendelegasian wewenang pada organisasi
dapat menjadi relatif tinggi atau relatif rendah makin bersifat desentralisasi.
untuk pekerjaan tertentu, ada beberapa bentuk Keuntungan desentralisasi adalah tidak
alternatif pendelegasian wewenang, beberapa membebani manajemen puncak, memperbaiki
diantaranya. pengambilan keputusan, karena keputusan dibuat
Pertama, pendelegasian wewenang yang relatif oleh orang yang mengetahui permasalahan,
tinggi mendorong pengembangan manajer pelatihan moral, dan inisiatif yang baik pada
profesional. Pendelegasian wewenang untuk tingkat yang lebih rendah, serta fleksibilitas yang
mngambil keputusan dalam organisasi, manajer lebih besar dan pengambilan keputusan yang cepat,
mempunyai kesempatan mengambil berbagai dalam lingkungan perubahan yang cepat pula.
keputusan penting serta meningkatkan keahlian
mereka sehingga memungkinkan mereka untuk 2.5 Koordinasi
berkembang dalam perusahaan. Karena adanya hak Koordinasi diperlukan untuk
mengambil keputusan secara luas, para manajer mengintegrasikan berbagai macam komponen yang
dapat mengembangkan keahlian dalam berbeda dari pembagian kerja untuk mencapai
memecahkan masalah manajemen. Para manajer sasaran-sasaran organisasi secara menyeluruh.
mempunyai wewenang besar dalam mengambil Koordinasi merupakan proses dari aktivitas dari
keputusan, sering kali membuat keputusan yang individu dan kelompok yang dikaitkan satu sama
sulit. Konsekuensinya, mereka berlatih untuk lain, untuk memastikan tercapainya tujuan
memperoleh kenaikan pangkat dalam mencapai bersama. Kemampuan manajer melakukan
kedudukan yang memiliki wewenang dan koordinasi secara efektif tergantung pada jumlah
tanggung jawab lebih besar. bawahan yang melapor padanya.
Kedua, pendelegasian wewenang yang besar dapat Untuk lebih jelasnya dibawah ini
menciptakan iklim persaingan dalam tubuh dikemukakan beberapa definisi koordinasi, yaitu:
organisasi. Para manajer termotivasi untuk turut “Koordinasi adalah proses pemaduan
serta dalam iklim persaingan karena mereka tujuan dan kegiatan unit-unit yang
dibandingkan oleh atasannya dalam berbagai terpisah (depatemen atau bidang-bidang
ukuran prestasi. Lingkungan persaingan yang fungsional) dalam suatu
mendorong dimana para manajer berlomba perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan
mencapai jumlah penjualan tertinggi, pengurangan secara efisien.”(Stoner; 1994 : 318).
biaya, dan pengembangan, hal ini menjadi faktor “Koordinasi adalah proses mengintegrasikan
positif dalam prestasi organisasi secara sasaran-sasaran dan aktivitas dari unit kerja yang
menyeluruh. Lingkungan dengan persaingan ketat terpisah (departemen atau area fungsional) agar
juga dapat menimbulkan perilaku merusak, jika dapat merealisasi sasaran organisasi secara
keberhasilan seorang manajer dicapai dengan efektif.” (Tunggal; 1993 : 220).
kerugian manajer lainnya. Tanpa koordinasi, orang-orang yang bekerja
Ketiga, pendelegasian wewenang yang besar pada bagian-bagian dan departementasi-
memungkinkan para manajer menjalankan departementasi pada organisasi tidak akan melihat
44 | P a g e
Sumitro Informatika : Jurnal Ilmiah AMIK Labuhan Batu
Vol.2 No.2 /Mei/2014
peranan mereka dalam organisasi dan cenderung kemungkinan terjadinya kebaikan bagi
mengejar kepentingan pribadi, sehingga merugikan dirinya, keselamatan dihindarkan
sasaran organisasi. Intisari definisi koordinasi kemungkinan terjadinya kebaikan bagi
adalah sebagai berikut: dirinya atas kerugian atau kejatuhan
a. Koordinasi berintisiarkan penyesuaian sesama pejabat lainnya.
antar bgian yang terikat pada sistem. 9. Dengan koordinasi dapat ditumbuhkan
b. Koordinasi berintisiarkan keseimbangan kesadaran di antara untuk saling
dan keselarasan antar satuan. Bantu satu sama lain.
c. Koordinasi berintisiarkan kesatuan 10. Dengan koordinasi dapat dijamin adanya
tindakan atau kesatuan usaha. kesatuan langkah antara para pejabat.
Ada dua macam dimensi koordinasi yang perlu 11. Dengan koordinasi dapat dijamin adanya
dilaksanakan dalam organisasi, yaitu: kesatuan sikap antara pejabat.
a. Koordinasi vertikal 12. Dengan koordinasi dapat dijamin adanya
Koordinasi vertikal mengkoordinasi kesatuan kebijaksanaan antar pejabat
aktivitas-aktivitas para individu dan (Sutarto; 1991 : 128).
kelompok-kelompok keatas dan kebawah 2.6. Hubungan Komunikasi Dengan Koordinasi
pada hierarki otoritas. Komunikasi merupakan bagian penting
b. Koordinasi horisontal dalam kegiatan manajerial dan merupakan alat
Koordinasi horisontal sebaliknya melintas manajemen yang dirancang untuk mencapai tujuan,
melalui organisasi yang bersangkutan guna karena komunikasi dibutuhkan untuk masing-
mengkoordinasi aktivitas-aktivitas masing fungsi-fungsi manajemen seperti
individu-individu dan kelompok-kelompok perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
yang bekerja pada tingkat sama dalam pengawasan. Tanpa komunikasi tidak akan
hierarki yang ada (Winarni; 389-390). terwujud pelaksanaan kegiatan atau aktivitas
Selain itu, koordinasi juga mempunyai organisasi, sehingga tujuan yang telah ditetapkan
manfaat-manfaat bagi organisasi, antara lain: tidak akan dapat dicapai.
1. Dengan koordinasi dapat dihindarkan Komunikasi merupakan proses pemindahan
perasaan lepas satu sama lain antara satu pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi
bagian organisasi atau pejabat yang ada dari seseorang kepada orang lain. Perpindahan
didalam organisasi. pengertian tidak hanya melibatkan sekedar kata-
2. Dengan koordinasi dapat dihindarkan kata yang digunakan dalam percakapan, tetapi
perasaan atau satu pendapat bahwa satuan meliputi ekspresi wajah, intonasi, titik putus vokal
organisasi atau jabatanya merupakan yang dan sebagainya. Untuk perpindahan yang efektif
paling penting. dan suksesnya pertukaran informasi tidak hanya
3. Dengan koordinasi dapat dihindarkan transmisi data yang diperlukan tetapi juga
kemungkinan timbulnya pertentangan ketrampilan lainnya seperti membaca, menulis,
antar satuan organisasi, antara pejabat mendengar, dan berbicara dari si pengirim pada
satuan organisasi atau antar pejabat. penerima berita.
4. Dengan koordinasi dapat dihindarkan Secara umum komunikasi dalam organisasi
rebutan fasilitas. dapat dibedakan atas 2 (dua) jenis, yaitu:
5. Dengan koordinasi dapat dihindarkan 1. Komunikasi ke dalam
kemungkinan terjadinya peristiwa waktu Komunikasi ke dalam dimaksudkan untuk
menunggu yang memakan waktu lama. menentukan dari dan kepada siapa proses
6. Dengan koordinasi dapat dihindarkan penyampaian berita di dalam meliputi:
kemungkinan terjadinya kekembaran a. Komunikasi vertikal, terdiri atas
pengerjaan terhadap tugas oleh pejabat. komunikasi ke bawah dan ke atas
7. Dengan koordinasi dapat dihindarkan sesuai dengan rantai perintah.
kemungkinan terjadinya kekosongan Komunikasi ke bawah (down ward
pengerjaan terhadap suatu aktivitas oleh communiction), dimulai dari atas
satuan organisasi atau kekosongan mengalir ke bawah melalui tingkatan
pengerjaan tugas oleh para pejabat. manajemen sampai karyawan lini dan
8. Dengan koordinasi dapat ditumbuhkan personalia yang paling bawah.
kesadaran di antara para pejabat untuk Komunikasi ini bertujuan untuk
memberitahu masalah yang dihadapi memberi pengarahan, informasi
bersama sehingga dapat dihindarkan tentang sasaran dan kebijakan
45 | P a g e
Sumitro Informatika : Jurnal Ilmiah AMIK Labuhan Batu
Vol.2 No.2 /Mei/2014
46 | P a g e
Sumitro Informatika : Jurnal Ilmiah AMIK Labuhan Batu
Vol.2 No.2 /Mei/2014
intern diperlukan karena antara satu unit singkat. Anggota lainnya seperti anggota
dengan unit lainnya mempunyai hubungan tim penelitian boleh jadi lebih
kerja secara fungsional. memusatkan pada masalah-masalah yang
b. Koordinasi yang bersifat ekstren, memerlukan waktu bertahun-tahun untuk
koordinasi antar satu organisasi dengan dapat dipecahkan.
organisasi lainnya. Hal ini dapat 3. Perbedaan orientasi antar pribadi
menyangkut satu atau beberapa organisasi. Dalam beberapa aktivitas perusahaan
Koordinasi fungsional ini dilakukan karena seperti produksi relatif terdapat cara-cara
sebuah organisasi tidak dapat komunikasi yang tiba-tiba dan mendadak.
menyelenggarakan tugasnya tanpa bantuan Keputusan-keputusan dapat diambil
dari organisasi lain. dengan cepat, dengan cara intruksi untuk
Kebutuhan akan koordinasi sangat penting tetap menjaga laju aktivitas. Dalam
bagi setiap organisasi karena dapat mengurangi aktivitas-aktivitas lain, seperti penelitian
atau menghilangkan konflik antar unit atau satuan dan pengembangan gya komunikasi boleh
yang saling tergantung. jadi jauh dan santai. Setiap orang mungkin
Pelaksanaan koordinasi tergantung pada di dorong untuk berbicara dan
sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan mendiskusikan ide-ide mereka dengan
tugas dan derajat saling ketergantungan berbagai yang lain.
macam satuan pelaksanaan. 4. Perbedaan formalitas struktur
Ada tiga bentuk ketergantungan antara Setiap jenis sub unit dalam perusahaan
satuan-satuan yang terdapat pada organisasi, yaitu: dapat memiliki metode dan standar yang
1. Ketergantungan yang dikelompokkan yaitu berbeda-beda dalam mengevaluasi
apabila unit-unit organisasi tidak tergantung kemajuan pelaksanaan pekerjaan mencapai
satu sama lain untuk melaksanakan tujuan (Stoner; 1994 : 318).
pekerjaan sehari-hari tetapi saling Koordinasi dalam organisasi akan efektif
tergantung pada prestasi yang memadai dari bila tercipta keadaan sebagai berikut:
setiap unit bagi tercapainya tujuan akhir. 1. Setiap bagian bekerja secara harmonis
2. Ketergantungan sekuensial yaitu unit dengan bagian lainnya.
organisasi harus melaksanakan aktivitas 2. Dibagian tersendiri, berbagai seksi dan
terlebih dahulu sebelum unit-unit urusan memperoleh intruksi mengenai
selanjutnya dapat bertindak. peranannya dan kerjasama dengan yang
3. Ketergantungan timbal balik yaitu lain.
melibatkan hubungan timbal balik antar sub- 3. Program kerja setiap bagian dan seksi
sub unit (Stoner; 1994 : 85). harus selalu up to date (Kartanegoro;
Spesialisasi akan mempertinggi kebutuhan 1991 : 74).
akan koordinasi. Namun semakin besar derajat
spesialisasi semakin sukar pula bagi aktivitas- III. PEMBAHASAN
aktivitas khusus dari tiap-tiap unit yang berbeda 3.1. Struktur Organisasi
untuk melaksanakan tugas yang telah Struktur organisasi yang biasa digunakan
dikoordinasikan kepadanya. pada perusahaan adalah “Struktur Organisasi Lini
Hal-hal yang memperumit tugas untuk dan Staff dan Struktur Organisasi Fungsional”,
mengkoordinasikan kegiatan organisasi secara sangat cocok untuk perusahaan besar dengan
efektif umumnya adalah sikap dan gaya kerja yang tingkat pekerjaan yang banyak dan struktur
cenderung timbul diantara para karyawan organisasi, susunan organisasi, tata kerja, tugas,
didefinisikan menjadi empat bagian yaitu: wewnang, dan tanggung jawab telah ditetapkan
1. Perbedaan orientasi terhadap tujuan dengan jelas, sehingga sangat efektif dan efisien
tertentu karena setiap bagian disusun berdasarkan
Anggota-anggota dari departemen yang kebutuhan perusahaan.
berbeda mengembangkan pandangan Keuntungan struktur organisasi lini dan
tersendiri tentang cara terbaik untuk staff, pembagian tugas yang jelas antara yang
meningkatkan kepentingan organisasi. melakukan tugas utama pokok organisasi dengan
2. Perbedaan orientasi waktu yang melakukan tugas-tugas penunjang, baik yang
Beberapa anggota organisasi, seperti sifatnya pelayanan internal maupun bantuan
manajer produksi akan lebih berdasarkan keahlian yang mempermudah
memperhatikan masalah-masalah yang pengelolaan tenaga kerja. Keuntungan yang lain
47 | P a g e
Sumitro Informatika : Jurnal Ilmiah AMIK Labuhan Batu
Vol.2 No.2 /Mei/2014
adalah kegairahan bekerja pada umumnya tinggi efektif. Dapat dilihat gambaran ulang dari
karena terbukanya kemungkinan luas bagi para departementasi perusahaan, yaitu:
karyawan untuk menaiki jenjang pangkat dan 1. Bagian Niaga
jabatan yang tinggi, baik dalam arti jabatan 2. Bagian Operasi
manajerial maupun jabatan berdsarkan keahlian. 3. Bagian Keuangan
Kelemahan struktur organisasi lini dan 4. Bagian Administrasi dan umum
staff, sering timbulnya kesukaran dalam Keuntungan utama dari departementasi
memproleh tenaga kerja yang benar-benar fungsional ialah efisiennya.
memenuhi persyaratan kualitatif, seperti Maksudnya, memang wajar untuk memiliki suatu
pengetahuan spesialisasi, ketrampilan dan departemen yang terdiri dari beberapa ahli dalam
pengalaman, baik karena aneka ragam spesialisasi bidang khusus seperti Bagian Niaga atau Bagian
yang dibutuhkan maupun karena jumlah tenaga keuangan. Dengan memiliki beberapa departemen
ahli itu besar sehingga tidak selalu terdapat dalam khusus, perusahaan secara tidak langsung
perusahaan dan tidak selalu tersedia di pasaran menciptakan unit yang efisien. Seorang akuntan
kerja. pada Bagian Keuangan biasanya lebih efisien kalau
Keuntungan struktur organisasi fungsional bekerja sama dengan akuntan atau individu lain
adalah pengetahuan dan ketrampilan spesialistik yang memiliki latar belakang dan perhatian yang
pada karyawan dapat dimanfaatkan dengan sama. Mereka akan dapat menyumbangkan
semaksimal mungkin dan disiplin kerja yang tinggi keahlian masing-masing dalam mengerjakan tugas
sebagai akibat rasa menemukan sesuatu yang baru secara maksimal.
kemudian memperoleh pengakuan orang lain Kelemahan dari departementasi fungsional
sehingga reputasi profesionalnya meningkat. ialah karena para ahli bekerja pada bagian
Kelemahan struktur organisasi fungsional, keahliam dan perhatian yang sama, maka tujuan
sukar menciptakan kriteria objektif tentang perusahaan bisa dikorbankan demi sasaran
penilaian prestasi kerja seseorang karena banyak departemen. Para akuntan mungkin hanya akan
kegiatan fungsionalnya yang hasilnya sangat sukar, memperhatikan persoalan pada bagian mereka
bahkan tidak mungkin diukur, seperti halnya sendiri, bukan persoalan pada Bagian Niaga,
seseorang yang melakukan kegiatan intelejensi. Bagian Operasi, Bagian Administrasi dan umum,
atau perusahaan secara menyeluruh. Dengan kata
3.2.Departementasi lain, penyatuan diri dengan bagian sering lebih
Semua jenis tugas dan pekerjaan pada kuat dari pada penyatuan diri dengan perusahaan.
perusahaan yang menjadi tanggung jawab Manajer Kebaikan dari departementasi divisional
telah diberikan kepada bawahannya sesuai dengan menurut daerah adalah penyediaan wadah
bidang-bidang yang telah ditentukan, hal ini pelatihan bagi pegawai manjerial. Perusahaan
dilakukan agar pimpinan tidak mengerjakan semua dapat menempatkan para manajer di beberapa
pekerjaan, namun dapat mengkonsentrasikan diri wilayah. Pengalaman yang diperoleh para manajer
terhadap pekerjaan-pekerjaan pokok saja. Dalam di sebuah wilayah yang jauh dari kantor pusat
hal ini Manajer sebagai pelaksana dari fungsi- merupakan pengalaman berharga tentang
fungsi manajemen, yaitu perencanaan, bagaimana penyediaan pelanggan terhadap jasa
pengorganisasian, pengkoordinasian, dan perusahaan. Kelemahan departementasi divisional
pengawasan, sedangkan pelaksanaan secara menurut daerah, akan menyebabkan terjadinya
optimal telah diberikan kepada bawahannya sesuai konflik untuk alokasi sumber daya.
dengan fungsinya.
Departementasi yang dipakai perusahaan 3.3.Pendelegasian Wewenang
adalah “Departementasi Matriks”, dengan Pendelegasian wewenang dilakukan untuk
menggabungkan departementasi fungsional dan mengimbangi pembagian
departementasi divisional sehingga dapat kerja yang telah dilakukan. Pembagian kerja tanpa
memenuhi semua kebutuhan perusahaan. diikuti pendelegasian wewenang tidak mempunyai
Departementasi matriks ini sesuai dengan aktivitas arti sama sekali, karena tanpa pendelegasian
perusahaan sebab dengan tugas yang begitu banyak wewenang pekerjaan yang didelegasikan oleh
dan jangkauan daerah yng luas membuat atasan tidak dapat dilakukan dengan baik.
perusahaan harus dapat menyusun departementasi Pada setiap perusahaan, pendelegasian
yang mampu memenuhi semua bagian dari wewenang umumnya dari atasan kepada bawahan
kegiatan perusahaan agar dapat menjadi efisien dan atau pendelegasian secara vertikal. Hal ini
disebabkan sudah jelasnya pembagian kerja antara
48 | P a g e
Sumitro Informatika : Jurnal Ilmiah AMIK Labuhan Batu
Vol.2 No.2 /Mei/2014
satu bagian dengan bagian yang lain, sehingga merekomendasikan, dan mengendalikan berbagai
apabila pekerjaan itu diserahkan kepada kegiatan pada tingkat bawah.
bawahannya tidak menimbulkan masalah. Komunikasi dari ats ke bawh berbentuk
Untuk memperlancar pelaksanaan tugas perintah, intruksi, dan prosedur yang harus
yang diberikan kepada bawahan, maka atasan dijalankan oleh para bawahan, karenanya
berusaha untuk memberikan wewenang yang dibutuhkan satu bahasa yang sama, sederhana,
seimbang, yang berarti menyelesaikan pekerjaan tidak bertele-tele, dan mudah dipahami.
yang telah didelegasiakan. Kalau tugas dan Komunikasi ke bawah dapat menggunakan
wewenang telah didelegasikan maka bentuk komunikasi lisan dan tulisan. Komunikasi
pertanggungjawaban harus dilakukan oleh lisan dapat berupa percakapan biasa, wawancara
departemen penerima delegasi tugas dan formal dan non formal antara Asisten Manajer
wewenang tersebut. dengan karyawan bahkan adakalanya antara
Asisten Manajer Sumber Daya Manusia Manajer dengan karyawn, atau pertemuan pada
(Personalia) mendelegasikan suatu tugas terhadap bagian yang bersangkutan. Sedangkan komunikasi
Staff Personalia dan ternyata hasilnya tidak sesuai tulisan berbentuk memo, manual pelatihan, kotak
dengan yang diharapkan, maka yang informasi, surat kabar, majalah, papan
bertanggungjawab terhadap kegagalan tersebut pengumuman, buku petunjuk karyawan, dan
tidak hanya Staff Personalia sebagai penerima buletin.
tugas dan wewenang tersebut, akan tetapi juga Komunikasi dari tas ke bawah mempunyai
Manajer Personalia dan Asisten Manajer lima tujuan pokok, antara lain:
Personalia sebagai pemberi tugas dan wewenang. 1. Memberi pengarahan atau intruksi kerja.
Dalam hal ini pimpinan perusahaan akan 2. Memberi informasi mengapa suatu pekerjaan
menekankan kepada Manajer dan Asisten Manajer harus dilaksanakan.
agar selalu mengikuti dan mengawasi setiap tugas 3. Memberi informasi tentang prosedur dan
dan wewenang yang telah didelegasikan agar praktek organisasional.
berjalan sesuai dengan rencana yang telah 4. Memberi umpan balik pelaksanaan kerja
ditetapkan dan tidak disalahgunakan oleh para kepada para karyawan.
bawahannya. 5. Menyajikan informasi mengenai aspek
Jadi tugas pengawasan tetap menjadi tugas ideologi yang dapat membantu organisasi
dari atasan kepada bawahan untuk menjamin menanamkan pengertian tentang tujuan yang
bahwa tugas dan wewenang yang diberikan telah ingin dicapai.
dikerjakan dan diselesaikan dengan baik oleh b. Komunikasi dari bawah ke atas
bawahan dalam mencapai tujuan perusahaan secara Informasi mula-mula berasal dari Staff
keseluruhan. Personalia selanjutnya
disampaikan kepada Asisten Manajer Personalia,
3.4.Komunikasi ke Manajer Personalia, dan akhirnya ke Manajer
Komunikasi merupakan suatu aktivitas untuk Umum.
menyampaikan informasi Biasanya digunakan untuk memecahkan
yang penting agar kegiatan manajerial dapat masalah-masalah yang terjadi dalam perusahaan
dilakukan dengan baik dan merupakan alat dan mengambil keputusan secara tepat, sudah
manajemen yang dipakai untuk mencapai tujuan, sepantasnya bila pihak Manajer memperhatikan
karena komunikasi sangat dibutuhkan untuk pendapat yang berasal dari karyawan. Dengan kata
kegiatan manajemen. lain, partisipasi bawahan dalam proses
Setiap perusahaan melaksanakan komunikasi pengambilan keputusan akan sangat membantu
dengan dua cara, yaitu: pencapaian tujuan organisasi.
1. Komunikasi vertikal 2. Komunikasi horizontal.
a. Komunikasi dari atas ke bawah Komunikasi horizontal atau sering disebut
Komunikasi yang dimulai dari manajemen dengan istilah komunikasi
tingkat yang paling atas dan lateral adalah komunikasi yang terjadi antara
mengalir ke tingkat manajemen yang paling bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar/
rendah. Aliran komunikasi dari atas ke bawah sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan
umumnya terkait dengan tanggung jawab dan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan
wewenang seseorang tersebut dalam organisasi. persuasi, mempengaruhi, dan memberi informasi
Seorang Manajer misalnya, menggunakan jalur kepada bagian atau departemen yang memiliki
komunikasi ke bawah dengan tujuan mengarahkan, kedudukan sejajar.
49 | P a g e
Sumitro Informatika : Jurnal Ilmiah AMIK Labuhan Batu
Vol.2 No.2 /Mei/2014
Kebanyakan Manajer saling tukar menukar tugas, wewenang, dan tanggung jawab telah
informasi dengan teman-temannya pada bagian ditetapkan dengan jelas, sehingga sangat
atau deparetemen yang berbeda, terutama apabila efektif dan efisien karena setiap bagian disusun
muncul masalah-masalah khusus dalam organisasi berdasarkan kebutuhan perusahaan.
perusahaan. Komunikasi horizontal bersifat 2. Penggunaan koordinasi Intren dan Koordinasi
koordinatif di antara mereka yang memiliki posisi Fungsional Intern – Ekstren, dengan hubungan
sederajat, baik didalam satu bagian pada koordinasi yang dapat menjangkau semua lini
departementasi yang sama maupun di antara perusahaan serta lingkungan yang harmonis,
beberapa bagian pada departementasi yang menciptakan suasana kerja yang baik, sehingga
berbeda, sehingga menimbulkan hubungan yang mendorong karyawan untuk melaksanakan
baik. tugas secara maksimal.
3.5. Sistem Koordinasi yang Digunakan
Koordinasi kerja diperlukan untuk 4.2. Saran-Saran
menyeleraskan tujuan antar bagian-bagian dalam Untuk pertumbuhan dan perkembangan
perusahaan. Dengan koordinasi diharapkan adanya perusahaan, maka dapat ditempuh melalui:
kesatuan pandangan dari setiap anggota organisasi 1. Perusahaan yang besar menuntut untuk
terhadap tujuan perusahaan secara keseluruhan. mempekerjakan karyawan dalam jumlah yang
Koordinasi kerja menjadi pekerjaan besar pula dan uraian-uraian tugas yang
pimpinan yang sangat penting sebagai alat untuk banyak, sehingga perusahaan dituntut untuk
mengantisipasi efek samping dari pembagian kerja dapat meningkatkan keluwesan dari bagian
yang dapat mengarah kepada spesialisasi kerja dan struktur organisasi perusahaan dalam batas-
akhirnya dapat memperkuat bagian-bagian pada batas sewajarnya, yang bertujuan memudahkan
perusahaan. perusahaan menyesuaikan diri dengan
Koordinsi yang digunakan adalah perubahan-perubahan lingkungan perusahaan
“Koordinasi Intern dan Koordinasi Fungsional baik perubahan intern maupun perubahan
Intern – Ekstren”, dengan hubungan koordinasi ekstern.
yang dapat menjangkau semua lini perusahaan 2. Hendaknya pelatihan dan pengembangan
serta lingkungan yang harmonis, menciptakn setiap individu ditingkatkan sesuai dengan
suasana kerja yang baik, sehingga mendorong pekerjaannya masing-masing, sehingga akan
karyawan untuk melaksanakan tugas secara dapat tenaga kerja yang terampil pada setiap
maksimal. bagian sehingga setiap karyawn dapat
Berdasarkan analisis dan evaluasi di atas, mengoperasikan alat-alat di perusahaan secara
maka hipotesis yang penulis kemukakan “Struktur efisien dan efektif.
organisasi yang digunakan perusahaan telah
mampu meningkatkan koordinasi kerja”, dapat DAFTAR PUSTAKA
diterima. Dengan menggunakan struktur organisasi
lini dan struktur organisasi fungsional, serta Amin Widjaya Tunggal, 1993. Manajemen Suatu
departementasi matriks yang dapat menjangkau Pengantar, Cetakan Pertama, Jakarta :
seluruh lapisan dalam perusahaan, sangat tepat Penerbit Rineka Cipta.
digunakan untuk perusahaan besar. Edwin B. Flippo, 1995. Manajemen Personalia,
Kemudian dilengkapi dengan komunikasi, Edisi Keenam, Jilid I, Jakarta :
baik yang dilakukan secara vertikal dari atas ke Penerbit Erlangga.
bawah dan dari bawah ke atas maupun secara Gibson, Ivancevich, Donnelly, 1996. Organisasi,
horizontal, serta menggunakan koordinasi Edisi Kedelapan, Jilid Kedua,
fungsional intern dan ekstren, sangat efektf dalam Jakarta : Binarupa Aksara.
meningkatkan koordinasi kerja. Harold Koontz, Cyril O’ Donnel, Heinz Weihrich,
1994. Prinsip-Prinsip Manajemen,
IV. KESIMPULAN DAN SARAN Terejemahan M. Ridwan, Jakarta : Penerbit
4.1.Kesimpulan Bharata
1. Penggunaan Struktur Organisasi Lini dan Staff James A.F. Stoner, 1994. Manajemen, Edisi
dan Struktur Organisasi Fungsional, sebab Kedua, Cetakan Kelima, Jakarta :
sangat cocok untuk perusahaan besar dengan Penerbit Erlangga.
tingkat pekerjaan yang banyak dan struktur Mulia Nasution, 1996. Pengantar Manajemen,
organisasi, susunan organisasi, tata kerja, Jakarta : Penerbit Djambatan.
50 | P a g e
Sumitro Informatika : Jurnal Ilmiah AMIK Labuhan Batu
Vol.2 No.2 /Mei/2014
51 | P a g e