Panduan Penyusunan KPI dan

Cara Melakukan Skoring KPI

Tahapan untuk menyusun dan memberikan skoring
KPI dan sampel pembuatan KPI

1
Panduan Penerapan PeSkoran Kinerja Karyawan Berbasis KPI –
Key Performance Indicators

Pengantar
• Pengelolaan kinerja pegawai secara efektif merupakan salah satu
faktor kunci untuk meningkatkan kinerja organisasi.
• Dalam hal ini, pengelolaan kinerja yang efektif mencakup proses
pengukuran hasil kerja pegawai secara obyektif melalui serangkaian
indikator kinerja yang tepat dan terukur.
• Melalui metode KPI, diharapkan proses pembinaan kinerja pegawai
dapat dilakukan dengan optimal, obyektif dan memberikan kontribusi
positif bagi kinerja orgnisasi secara keseluruhan.

Manfaat Penerapan KPI (Key Performance Indicator)

Pengelolaan kinerja pegawai melalui sistem KPI memberikan sejumlah
manfaat positif bagi perusahaan, diantaranya adalah :
• Melalui metode KPI maka kinerja setiap pegawai dapat dievaluasi
secara lebih obyektif dan terukur, sehingga dapat mengurangi unsur
subyektivitas yang sering terjadi dalam proses peSkoran kinerja
pegawai.
• Melalui penentuan Key Performance Indicator (KPI) secara tepat,
setiap pegawai juga menjadi lebih paham mengenai hasil kerja yang
diharapkan darinya. Hal ini akan mendorong pegawai bekerja lebih
optimal untuk mencapai target kinerja yang telah ditetapkan.

2
 • Melalui penetapan KPI yang obyektif dan terukur, maka proses
pembinaan kinerja pegawai dapat dilakukan secara lebih transparan
dan sistematis.
• Hasil skor KPI yang obyektif dan terukur juga dapat dijadikan dasar
untuk pemberian reward dan punishment pegawai. Dengan
demikian, pegawai yang kinerjanya lebih bagus akan mendapat
reward, sebaliknya yang kerjanya kurang baik akan mendapat
punishment.

Tabel KPI Pegawai

Tabel ini digunakan untuk meSkor hasil kerja yang terukur dari para
pegawai adalah sebagai berikut (lihat file KPI dalam excel).

Contoh tabel KPI

3
Kolom Area Kinerja Utama
 Kolom area kinerja utama menunjukkan area-area kunci yang ingin
dilakukan oleh pegawai. Area kinerja utama merujuk pada tugas pokok
yang dilakukan oleh pegawai dalam pekerjaannya. Misal seorang
Manajer SDM memiliki area kinerja dalam aspek : rekrutmen, pelatihan
dan pengembangan, remunerasi, dan pengelolaan biaya pegawai.

Kolom Key Performance Indicator

 Kolom Key Performance Indicator menguraikan sejumlah indikator
kinerja kunci yang terukur, dan menujukkan hasil kerja yang ingin
dicapai oleh suatu jabatan/posisi.
 Setiap sasaran kinerja mesti memiliki minimal satu KPI.
 Tidak ada aturan baku tentang berapa jumlah KPI. Namun sebaiknya
jumlah KPI bervariasi antara 5 s/d 8 buah, tergantung dengan area
yang dicakup oleh suatu jabatan.
 Contoh KPI bisa Anda baca dalam Bonus Katalog KPI. Anda bisa memilih
KPI yang cocok dan relevan, dan kemudian Anda pasangkan KPI
tersebut dalam kolom ini.
 Contoh Tabel KPI Lengkap untuk 50 Posisi juga bisa Anda simak dalam
file Excel Tabel KPI 50 Posisi.
 Ada kalanya antara atasan dan bahawah memiliki KPI yang sama
(identik) sehingga KPI ini disebut sebagai “shared KPI”. Hal ini
menunjukkan bahwa pencapaian KPI tersebut tergantung pada
kerjasama yang erat antara berbagai atasand an bawahan. Shared KPIs

4
 dikembangkan untuk mendorong sinergi, koordinasi dan kerjasama
yang baik diantara atasan dengan bawahan.

Contoh penulisan Tabel KPI-nya adalah sbb.

Kolom Bobot KPI

 Bobot KPI menunjukkan bobot dari masing-masing KPI. Bobot setiap
KPI tidak harus sama, tergantung pada prioritas KPI tersebut. Sebaiknya
KPI-KPI yang bersifat lebih penting, kritikal bagi perusahaan, dan
mendapatkan prioritas waktu yang lebih banyak, harus mendapatkana
bobot yang lebih tinggi.

5
 Jumlah total bobot harus berjumlah 100. Setiap KPI minimal memiliki
bobot 2.5 dan maksimal 40.

Kolom Target
 Kolom target menunjukkan target angka spesifik yang ingin dicapai
oleh pegawai. Pengisian angka dalam kolom target bisa berupa
persentase, rupiah, angka nominal, lama jam, dll tergantung pada jenis
KPI-nya.
 Sebagai misal jika KPI-nya adalah persentase pertumbuhan
pendapatan, maka dalam kolom target ditulis angka persen. Kalau KPI-
nya adalah jumlah keluhan pelanggan, maka dalam kolom target ditulis
angka nominal target yang dikehendaki.
 Contoh penulisan bobot dan target KPI adalah sbb.

6
Kolom Realisasi
 Kolom ini menunjukkan angka realisasi atas pencapaian target yang
telah ditetapkan. Angka realisasi diisi pada akhir tahun berdasar
pencapaian atau realisasi target.
 Angka realisasi harus benar-benar didasarkan pada fakta dan data
yang nyata; dan tidak boleh diisi berdasar karangan belaka. Untuk
itu, penting kiranya untuk disusun laporan internal yang memantau
realisasi target KPI. Laporan internal ini semacam Buku Catatan
yang mendokumentasikan pencapaian KPI setiap bulannya.
 Angka realisasi KPI menggunakan format yang sesuai target. Jika
target pada format %, maka realisasi juga menggunakan format %.
Jika angka target menggunakan Rupiah, maka angka realisasi juga
menggunakan Rupiah.
 Contoh tabel KPI dengan angka realisasi adalah sbb.

7
Kolom Skor
 Kolom Skor menunjukkan skor atau nilai yang diperoleh. Ada dua
cara untuk menghitung Skor KPI tergantung TIPE KPI.
 Terdapat DUA TIPE KPI.
 Tipe KPI yang pertama dalah KPI Maksimal. Artinya pencapaian
semakin tinggi, semakin bagus (higher is better). Misal angka %
pertumbuhan penjuaalan, skor kepuasan pelanggan, tingkkat
penyelesaian program kerja, tingkat akurasi dan ketepatan waktu
penyajian laporan, dan sejenisnya.
o Untuk TIPE KPI MAKSIMAL seperti ini maka penghitungan
skor adalah dengan cara : angka realisasi dibagi angka target
x 100.

8
 o Sebagai misal target % penyelesaian penyusunan SOP adalah
100%, sementara pencapaiannya adalah 95 %, maka SKOR
adalah (100/95) x 100 = 95.
o Contoh lain. Misal target penjualan Rp 10 milyar. Realisasi Rp
12 milyar. Maka SKOR adalah (12/10) x 100 = 120.
o Dalam KPI Maksimal ini, bisa terjadi kemungkinan skor diatas
100, sebab pencapaian jauh diatas target.

 Tipe KPI yang kedua KPI MINIMAL – artinya pencapaian target KPI
semakin rendah, semakin bagus (lower is better). Misal jumlah
temuan audit, jumlah kecelakaan kerja, atau jumlah produk cacat,
dll.
o Untuk target minimal seperti ini, maka penghitungan skor
adalah dengan cara : angka target dibagi angka realisasi x
100.
o Sebagai misal target jumlah produk cacat = maks
2%/tahun; sementara realisasi adalah 3 %/tahun; maka
skor adalah = (2/3) x 100 = 75.
o Contoh lain. Target KPI Jumlah Kerusakaan Sistem Jaringan
Komputer maksimal 2 kali dalam setahun. Ternyata
realisasi adalah 1, maka Skor KPI = Target/Realisasi x 100
atau 2/1 x 100 = 200.
o Seperti juga KPI Maksimal, dalam KPI Minimal ini juga
dimungkinkan skor diatas 100 jika realisasi KPI jauh
dibawah target yang telah ditetapkan.

9
 o Namun demikian, untuk Tipe KPI Minimal ini, ada
sejumlah perusahaan yang menggunakan kebijakan : jika
pencapaian dibawah angka target, maka otomatis skor
adalah 100. Misal Target Temuan Audit ISO maksimal 5.
Ternyata realisasi adalah 3. Maka otomatis skor 100. Tidak
dihitung berdasar rumus.
o Alasan kenapa dibuat kebijakan semacam itu adalah : KPI
Minimal merupakan KPI Negatif. Jika nilanya diatas 100
maka ini akan terkesan seperti memberikan penghargaan
berlebihan terhadap kesalahan. Misal contoh Jumlah
Temudan Audit diatas. Jika menggunakan rumus, maka
skor-nya adalah 5/3 x 100 = 166. Ini tentu terasa agak
kurang afdol, kenapa ada 3 temuan namun dinilai 166
(jauh diatas skor 100).

 Selain Tipe KPI Maksimal dan KPI Minimal, ada juga rumus
perhitungan Skor KPI yang ketiga, yakni jika angka target KPI adalah
0. Misal : Jumlah kecelakaan kerja target 0. Atau jumlah fraud = 0.
 Untuk KPI dengan target 0 ini maka dibutuhkan cara khusus, dan
tidak sama dengan cara penghitungan skor KPI Maksimal ataupun
KPI Minimal.
 Sebab angka target 0 tidak bisa dihitung dengan rumus. Misal target
angka kecelakaan kerja = 0; lalu realisasinya ada 2. Maka rumusnya
adalah 0/2 = tidak terhitung (tidak terhingga).

10
 Karena itu, jika ada KPI dimana angka targetnya adalah 0 maka cara
penghitungan skornya adalah dengan menyusun Norma Skala Skor
terlebih dahulu.
 Misal susunan skala skor-nya adalah sbb :
o Jumlah kecelakaan kerja= 0, maka skor 100.
o Jumlah kecelakaan kerja = 1, maka skor 75.
o Jumlah kecelakaan kerja =2, skor 50.
o Jumlah kecelakaan kerja = 3, skor 25
o Jumlah kecelakaan kerja lebih dari 3, skor 0.
 Misal susunan skala skor yang lainnya adalah sbb :
o Jumlah kesalahan input data = 0, maka skor 100.
o Jumlah kesalahan input data = 1 -5, maka skor 90.
o Jumlah kesalahan input data = 6 - 10, maka skor 80.
o Jumlah kesalahan input data = 11 - 15, maka skor 70.
o Jumlah kesalahan input data = 16 – 20, maka skor 60.
o Jumlah kesalahan input data diats 20, maka skor 50.

 Norma Skala Skor ini bisa berbeda-beda tergantung tingkat

kesulitan pencapaian target KPI, dan juga berdasar kesepakatan
antara atasan, bawahan dan pihak HRD sebagai pengelola kinerja
SDM.
 Dalam contoh Tabel KPI 50 posisi, terdapat sejumlah Skor yang
hasilnya diasumsikan menggunakan Norma Skala Skor seperti yang
diuraikan diatas.

11
Contoh hasil pengisian Skor KPI adalah sebagai berikut :

 Seperti yang terlihat dalam contoh tabel diatas, maka terdapat 3

jenis KPI Minimal (lower is better), yakni KPI No 1, 6 dan 7.
 Untuk tiga KPI tersebut maka pencapaian makin rendah, makin baik.
Dalam kasus diatas, maka diambil kebijakan jika pencapaian
dibawah target, maka Skor langsung otomatis 100 (tidak dihitung
berdasar rumus).
 Kebetulan dalam contoh diatas, tiga KPI tersebut pencapaiannya
semua dibawah target yang ditetapkan (yang mana ini merupakan
sebuah prestasi). Dan karena dibawah angka target, maka semua
KPI skornya adalah 100 (lihat KPI no.1 , 6 dan 7).

12
  Sementara KPI lainnya adalah Tipe KPI Maksimal (higher is better).
Skornya semua diperoleh dengan cara menerapkan rumus seperti
yang telah diuraikan diatas.

Kolom SKOR Akhir

 Kolom ini menunjukkan Skor akhir KPI. Skor akhir diperoleh dengan
cara : Skor x Bobot / 100.
 Dengan demikian bobot KPI juga memiliki peran dalam menentukan
Skor Akhir KPI. Misal Skor KPI = 90, sementara bobot KPI ini = 25;
maka Skor Akhir adalah : (90 x 25)/100 = 22,5.
 Atau contoh lain. Skor 100 dan bobot KPI adalah 15% maka skor
akhir adalah 15.
 Setelah semua skor akhir didapat, maka dijumlahkan untuk
mendapatkan SKOR AKHIR.
 SKOR Akhir Total yang diperoleh oleh pegawai kemudian akan
digunakan sebagai salah satu dasar bagi pihak pengelola SDM dalam
memberikan reward dan punishment (atau kebijakan remunerasi
lainnya) kepada para pegawai.
 Contoh Tabel dengan Skor Akhir adalah sbb.

13
 Skor Akhir (dalam contoh diatas skor akhir adalah 93) ini kemudian
dijadikan dasar oleh Bagian HRD untuk menentukan kenaikan gaji
dan besarnya bonus tahunan jika ada.
 Misal Bagian HRD menyusun kebijakan sebagai berikut.
o Skor KPI > 100, maka kenaikan gaji 12%
o Skor KPI 90 – 99, maka kenaikan gaji 10%
o Skor KPI 80 – 89, maka kenaikan gaji 8%
o Skor KPI 70 – 79, maka kenaikan gaji 6%
o Skor KPI dibawah 70, maka kenaikan gaji 0%

 Untuk besaran Bonus Tahunan maka isi kebijakan bisa sebagai

berikut :

14
o Skor KPI > 100, maka bonus 3 kali gaji
o Skor KPI 90 – 99, maka bonu 1,5 x gaji
o Skor KPI 80 – 89, maka bonus 1 x gaji
o Skor KPI 70 – 79, maka bonus 0,5 x gaji
o Skor KPI dibawah 70, maka bonus 0 x gaji

15