BAB III

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

3. 1 Analisis Kebutuhan Sistem

3. 1. 1 Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras (Hardware) yang dipakai dalam proses system informasi

pendataan Agenda surat dibagian pembangunan kantor Bupati Pidie Jaya

adalah :

3.1.1 Tabel Perangkat Keras

No Jenis Hardware Spesifikasi hardware

Processor P Celeron M 1. 40 Ghz

2 RAM DDRAM 256 Mb

3 Hardisk 40 Gb ATA

4 Monitor LCD Monitor

5 Printer Epson Stylus C 45

3.1.2 Perangkat Lunak (Software)

Perangkat Lunak ( Software ) yang dipakai dalam proses system

informasi pendataan bantuan pemberdayaan bantuan untuk meunasah dan

masjid Kantor Camat Kembang Tanjong Kabupaten Pidie adalah :

10
 11

3.2 Tabel Perangkat Lunak

No Jenis Software Nama Software

1 Sistem Operasi Windows XP
2 Bahasa Pemrograman Visual Foxpro 9.0

3.2. Desain Sistem

Hal yang paling utama yang harus diperhatikan dalam membuat sebuah system

adalah melakukan desain terhadap system yang akan dibuat, dalam pembutan system

ini terdapat beberapa des pengujian program komputer.

3. 2. 1 Desain Model

Desain Model adalah penerjemahan persyaratan system informasi

akuntansi yang masih dalam bahasa umum ( konseptual ) ke dalam spesifikasi rinci

sehingga dapat dipergunakan untuk menyusun kode dan pengujian program

komputer.

Desain Desain
Konseptual

Tahap Desain
Desain Proses
Fisik

Desain Model

Desain Input
Desain
Database

Gambar 3.1. Desain Model

 12

3. 2. 2 Desain Database

Database yang digunakan dalam sistem informasi pendataan Agenda

surat Dibagian pembangunan kantor bupati Kabupaten Pidie Jaya. Adapun

perancangan database mengenai Sistem Informasi ini diperlukan beberapa

tabel database yaitu sebagai berikut :

3.3. Desain Tabel Petugas

N
Field Name Tipe Size Keterangan
O
1 Id_petugas Varchar 10 Id_petugas (primary key)
2 Nm_petugas Varchar 20 Nama petugas
3 User_petugas Varchar 10 User petugas

4 Password Varchar 10 Password

5 J_kel Enum 5 Jenis kelamin
6 Tmpt_tgl_lhr Varchar 25 Tempat tanggal lahir
7 Alamat Varchar 25 Alamat
8 Telepon Varchar 30 Telepon

3.4 Desain Tabel Deposisi

No Field Name Tipe Size Keterangan

1 Id_desposisi Int 5 Id_Desposisi (primary key)
2 No_Surat Varchart 13 Nomor surat
3 Tgl_Desposisi Date - Tanggal desposisi
4 Kepada Varchart 30 Kepada
5 Ktrngn Varchart 100 Keteranga

3.5 Desain Tabel Jenis Surat

No Field Name Tipe Size Keterangan

1 Id_Jns_srt Chart 3 Id_jenis_surat (primary key)
 13

2 Jns_srt Varchart 40 Jenis surat

3.6 Desain Tabel Surat Masuk

No Field Name Tipe Size Keterangan

1 Id_surat Int 10 Id surat (primary key)
2 No_surat Varchart 13 No surat
3 Tgl_surat Date Tanggal surat
4 Tgl_input_srt Date Tanggal input surat
5 Perihal Varchart 100 Perihal
6 Id_jns_srt Chart 3 Id jenis surat
7 Pengiriman Varchart 30 Pengiriman
8 Di tujukan Varchart 30 Di tujukan
9 Deskripsi Text Deskripsi
10 Id_petugas Varchart 10 Id petugas
11 Berkas_srt Varchart 30 Berkas surat
12 Sft_srt Enum Sifat surat
13 Status_srt Enum Status surat

3.7 Desain Tabel Surat Keluar

No Field Name Tipe Size Keterangan

1 Id_surat Int 10 Id_surat (primary key)
2 No_surat Varchart 15 No surat
3 Tgl_srt Date Tanggal surat
4 Perihal Varchart 100 Perihal
5 Pengirim Varchart 30 Pengirim
6 Kepada Varchart 30 Kepada
7 Id_jns_srt Chart 30 Id jenis surat
8 Sft_srt Enum Sifat surat
9 Id_petugas Varchart 10 Id petugas
10 Deskripsi Text 10 Dekripsi

3. 2. 3 Desain Input

1. Desain Form Login

 14

Desain Form login digunakan gunakan sebagai pembatas siapa saja yang

berhak untuk masuk kedalam Sistem pendataan agenda surat pada di bagian

pembagunan kantor bupati pidie jaya.

User Name

Password

Login Exit
Gambar 3. 2 Desain Login

2. Desain Menu Utama

Desain Menu digunakan sebagai alternatif untuk menampilkan form-form

yang lainnya berdasakan struktur system, perhatikan gambar 3. 5 berikut :

Petugas
Data Laporan Petugas
Laporan Admin

Deposisi Laporan Deposisi

Jenis Surat Laporan Jenis Surat Setting

Password
Surat Masuk Laporan Surat Masuk
Surat Kelur
Laporan Surat Keluar

Gambar 3. 3Desain Form Menu Utama

3. Desain Form Input Data Petugas

 15

Desain Form ini digunakan untuk mengimput data Petugas yang terdiri

dari Id Petugas dan nama Petugas , untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada

gambar 3. 6 Desain From Input Data Petugas

Id petugas
Nm petugas
User petugas
Password
J, kel
Tmpt Tgl Lhr
Alamat
Telepon

Simpan Edit Hapus Batal keluar

4. Desain From Input Deposisi

Desain form ini digunakan untuk mengimput data Deposisi yang terdiri

dari kode deposisi dan nama Deposisi , untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada

gambar 3.7 berikut ini :

Id Desposisi

No Surat

Tgl Deposisi

Kepada

Keterangan

Cari view Cetak

 16

Gambar 3.4 Desain From Input Deposisi

5. Desain From Input Jenis Surat

Desain form ini digunakan untuk mengimput data Jenis Surat yang terdiri

dari Id Desposisi , No Surat , Kode Keterangan dan nama Surat, untuk lebih

jelasnya bisa dilihat pada gambar 3. 8 berikut ini

Id Surat

Jenis Surat

Simpan Edit Hapus Batal Keluar

Gambar 3.5 Desain From Input Jenis Surat

6. Desain Form Input Surat Masuk

Desain Form ini digunakan untuk mengimput Surat masuk yang terdiri

dari Id Surat, ,Kode Surat dan Jenis Surat, untuk lebih jelasnya bisa dilihat

pada gambar 3. 6 berikut ini

Id Surat Ditujukan

No Surat Deskripsi

Tgl Surat Id Petugas

Tgl Input Surat Berkas Surat

Perihal Siafat Surat

Id Jenis Surat Status Deposisi

Pengiriman
 17

Simpan Edit Hapus Batal Keluar

Gambar 3. Desain From Input Surat Masuk

7. Desain Form Input Surat Keluar

Desain form ini digunakan untuk mengimput data Surat yang terdiri dari

id Surat , jenis Surat, No Surat ,satuan , banyaknya dan penggunaan , untuk

lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar 3.7. berikut ini :

Id Surat Id Jenis

No Surat Sifat Surat

Tgl Surat Id petugas

Perihal Deskripsi

Pengiriman

Kepada

Simpan Edit Hapus Batal Keluar

Gambar 3.7 Desain From Input Surat Keluar

3.2.4. Desain Proses

3.2.4.1 Desain Entity Relationship Diagram (ERD)

 18

Beberapa aturan bisnis mengenai relasi antar entitas dalam rancangan

basis data rancang bangun sistem informasi pendataan kelompo, salah satunya

dengan perancangan Entity Relationship Diagram (ERD).

Perancangan dilanjutkan dengan membuat Entity Relationship Diagram

(ERD) yang menjelaskan model data yang ada pada sistem. ERD sendiri

mmerupakan metode yang digunakan untuk memprestasikan model data yang

ada pada sistem.

Berdasarkan aturan bisnis yang akan maka Entity Relationship Diagram

(ERD) diagram hubungan Entitas ditujukan pada gambar 3.8. Id petugas

Id Ptgs
Tgl_srt

User Ptgs J,kel No_ Srt

Nm Ptgs kpd
Ttg_l
Passwrd
Almt Id dpssi Ktrgn
Tlpn

Melakukan
Petugas I I Deposisi

Id-Jns srt
M Jns srt

Memiliki Memiliki
N I
Id_srt Jenis Surat
Tgl_ipt_srt Tgl_srt
No_srt
Tgl_srt Prhl
Id_jns_srt
Id_srt Pgrman
 19

Perihal
I No_srt
Dtjkn
Pgrmn

Dskrpsi Surat Keluar Memiliki Surat Masuk

n I M
Id_ptgs
Kpd
Sft_srt Dskpsi
Brks_ptgs
Stus_dpssi Id_jns
Sft_srt

Id_ptgs

Gambar 3.8Desain Entity Relationship Diagram (ERD)

3.2.4.2 . Data Flow Diagram

Data Flow Daiagram (DFD) adalah representasi grafik dari sebuah

sistem. DFD menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-

aliran data di mana komponen-komponen tersebut,dan asal, tujuan, dan

penyimpanan dari data tersebut.Dengan adanya DFD, arah perancangan akan

menjadi lebih jelas dengan langkah-langkah yang terstruktur.

Login
Input Dat Surat keluar

Petugas
Agenda Sistem Pendataan
Surat masuk Agenda Surat Login

Gambar 3. 9 Data Flow Daiagram (DFD)

3. 2. 4 Desain Output
 20

Desain output (laporan) merupakan desain sebagai hasil implementasi

akhir dari proses penyimpanan data ke data base, berikut merupakan

beberapa desain output dalam pembuatan system informasi Pendataan

Agenda Surat di bagian Pembangunan kantor bupati pidie jaya

1. Desain Tabel laporan jenis surat

Desain Laporan jenis surat digunakan untuk menampilkan dan

mencetak data jenis surat yang diagenda untuk surat pada kantor bupati

kabupaten pidie jaya, untuk lebih jelasnya perhatikan Tabel 3.8 berikut ini :

No Kode_jenis_surat Jenis _Surat

1 Xxxxx Xxxxxxxx
2 Xxxxx Xxxxxxxx
Tabel 3.8 Rancangan Laporan jenis surat

2. Desain Tabel laporan surat masuk

Desain Laporan surat masuk digunakan untuk menampilkan dan mencetak

data surat masuk yang di salurkan untuk agenda surat pada kantor bupati

pidie jaya, untuk lebih jelasnya perhatikan tabel 3.9 berikut ini :

No kd_srt_msk No_srt Tgl_srt Tgl_inpt_srt Prihl Kd_jns Pngrm Tjuan

1 Xxxx Xxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxx Xxxx Xxxx Xxxx
2 Xxxx Xxxx Xxxxx Xxxxxx Xxx Xxxx Xxxx Xxxx
Tabel 3.9 Rancangan Laporan surat masuk
 21

3. Desain Tabel laporan surat keluar

Desain Laporan surat keluar digunakan untuk menampilkan dan mencetak

data surat keluar yang di salurkan untuk agenda surat pada kantor bupati

pidie jaya, untuk lebih jelasnya perhatikan tabel 3.10 berikut ini :

No Kd_srt No_srt Tgl_srt perihal pengirim Kepada Kd_jns_srt Dskrpsi

1 Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx
2 Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx
Tabel 3.10 Rancangan Laporan surat keluar