PANDUAN

ANALISA MODUS KEGAGALAN DAN DAMPAKNYA

( Failure Mode Effects & Analysis / FMEA )

UPTD PUSKESMAS WIRADESA

DINAS KESEHATAN KABUPATEN PEKALONGAN

 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Resiko adalah potensi terjadinya kerugian yang dapat timbul dari proses kegiatan saat
sekarang atau kejadian di masa datang. Manajemen resiko adalah pendekatan proaktif untuk
mengidentifikasikan, mengevaluasi dan memprioritaskan resiko untuk mengurangi resiko
cedera dan kerugian pada pasien, karyawan Puskesmas, pengunjung dan organisasi sendiri.
Memiliki budaya keselamatan pasien akan mendorong terciptanya lingkungan yang
mempertimbangkan semua komponen sebagai faktor yang ikut berkontribusi terhadap inciden
yang terjadi. Hal ini bertujuan menghindari kecenderungan untuk menyalahkan individu
tersebut bekerja (pendekatan sistem).
Semua jenis keselamatan pasien mengandung 4 (empat) komponen dasar yaitu faktor
penyebab, faktor waktu, dampak dan faktor mitigasi. Salah satu teknik analisis yang bisa
digunakan dalam menganalisa kegagalan dalam suatu sistem adalah analisis modus kegagalan
dan dampaknta atau Failure Mode Effects & Analysis (FMEA). FMEA adalah Metode
perbaikan kinerja dengan mengidentifikasi dan mencegah potensi kegagalan sebelum terjadi .
Hal tersebut didesain untuk meningkatkan keselamatan pasien. Saat ini Pendekatan FMEA
banyak digunakan dilingkungan pelayanan kesehatan

B. Tujuan
1. Tujuan Umum
Meningkatkan mutu layanan Puskesmas melalui suatu sistem dimana Puskesmas membuat
asuhan pasien lebih aman dan menurunkan angka inciden di Puskesmas.
2. Tujuan Khusus
a. Untuk mengidentifikasi faktor penyebab yang paling mendasar dan faktor kontribusi
terjadinya inciden
b. Sebagai alat bantu untuk menyusun rencana kegiatan mencegah resiko.
c. Sebagai perangkat manajemen resiko.
 BAB II

DEFINISI

Definisi Failure Mode Effects & Analysis ( FMEA ) atau Analisa Modus Kegagalan Dan
Dampaknya adalah sebagai berikut :

1. Metode perbaikan kinerja dengan mengidentifikasi dan mencegah potensi kegagalan

sebelum terjadi . Hal tersebut didesain untuk meningkatkan keselamatan pasien.
2. Suatu proses pro aktif atau metode sistematis dimana kesalahan dapat dicegah dan
diprediksi.
3. Mengantisipasi kesalahan akan meminimalkan dampak buruk.
Dalam FMEA redisain dilakukan pada alur proses dimana tujuan redisain tersebut
diantaranya adalah :

- Mengurangi tingkat kesalahan

- Membuat akses lebih mudah untuk pasien
- Pembiayaan lebih murah
- Membuat proses yang sudah ada menjadi lebih baik

Cirri – ciri FMEA :

a. Diadopsi dari pasien ( komplain pasien  pasien maunya apa )

b. Menggambarkan proses
c. Menggambarkan komponen – komponen alur proses
d. Terdiri dari orang – orang yang paling tahu dengan pelayanan

Fase – fase FMEA harus :

a. Jelas area kerjanya / batasannya ( dari dan sampai mana )

b. Isu – isunya tersebut diketahui oleh semua orang
c. Intervensinya menggunakan P- D- C- A
d. Evaluasi outcome jelas dan bisa diukur
e. Perbaikan yang berkelanjutan dan disosialisasikan ke semua orang
 BAB III

RUANG LINGKUP

Manajemen resiko diterapkan pada semua proses pelayanan baik klinis maupun non klinis,
meliputi:
 Resiko yang berhubungan dengan perawatan pasien
 Resiko yang berhubungan dengan tenaga medis
 Resiko yang berhubungan dengan karyawan
 Resiko yang berhubungan dengan property
 Resiko keuangan
 Resiko-resiko lainnya

1. Pelaksanaan Manajemen Risiko

a. Identifikasi risiko
Adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk mengidentifikasi situasi yang dapat
menyebabkan cedera, tuntutan atau kerugian

Instrumen yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi resiko antara lain :

 Laporan kejadian ( KTD, KNC, Sentinel Event dll )
 Review rekam medik
 Pengaduan pelanggan
 Survey
 Self Assesment
 Brainstorming
 Ronde dll
b. Analisa risiko
Dalam tahapan ini, dilakukan pembahasan secara rinci dan pencatatan selengkap
mungkin segala sesuatu tentang semua resiko yang teridentifikasi, meliputi bagaimana
hal itu bisa terjadi, akibat yang ditimbulkan, tingkat keparahan, frequensi kejadian, cara
pencegahannya atau rencana tindakan untuk mengatasi resiko tersebut.
Salah satu tools yang digunakan di UPTD Puskesmas Wiradesa untuk menganalisa
suatu resiko adalah Analisa Modus Dampak dan Kegagalan (Failure Mode Effect
Analysis). AMDK adalah metode perbaikan kinerja dengan mengidentifikasi dan
mencegah potensi kegagalan sebelum hal tersebut terjadi.
c. Evaluasi risiko
Dalam tahapan ini dilakukan prediksi tingkat resiko dan menentukan prioritas resiko
dengan menggunakan penilaian matriks resiko.
 Penilaian Matriks Resiko adalah suatu metoda analisa kualitatif untuk menentukan
derajat resiko suatu insiden berdasarkan DAMPAK dan PROBABILITAS.
d. Pengelolaan risiko
Setelah dilakukan penilaian resiko langkah selanjutnya adalah menentukan tindakan
pengelolaan resiko sebagai berikut :
 Risk Retention : dilakukan pada resiko yang tingkatnya rendah (probabillity dan
dampak yang rendah), misalnya kerusakan pada peralatan yang tidak
membahayakan. Resiko dalam hal ini umumnya dapat dikelola atau diatasi oleh
Puskesmas
 Risk Transfer : dilakukan pada resiko yang jarang terjadi tapi bisa berakibat serius
(probability rendah, dampaknya tinggi). Dalam keadaan seperti ini dilakukan
pengalihan resiko agar pihak lain ikut menanggung melalui kontrak, kerjasama,
joint venture dan asuransi.
 Risk Reduction : dilakukan pada resiko yang sering terjadi, tetapi akibatnya tidak
membahayakan ( probability tinggi, dampaknya rendah ), misalnya kecelakaan
kerja yang berakibat cidera ringan. Dalam keadaan ini dilakukan upaya-upaya
untuk mengurangi resiko dengan penerapan teknologi pengendalian.
 Risk Avoidance : dilakukan pada resiko yang sering terjadi dan berdampak tinggi
(probability & dampak tinggi) misalnya kecelakaan yang sering terjadi dan
berakibat fatal. Dalam keadaan ini kegiatan yang menimbulkan resiko tersebut
sebisa mungkin dihindari atau tidak dilaksanakan.

Dalam melaksanakan tindakan pengelolaan resiko, dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Perencanaan (Planning)
b. Pelaksanaan (Action)
c. Pemantauan (Monitoring)
d. Evaluasi (Evaluation)
e. Perbaikan Berkelanjutan (Continuous Improvement)

Metode di atas merupakan modifikasi dari langkah manajemen resiko yang sudah dikenal yaitu:
a. Perencanaan (Plan)
b. Pelaksanaan (Do)
c. Pemeriksaan berkala (Check)
d. Perbaikan & tindakan (Action)
Salah satu pertimbangannya adalah untuk mencegah kebingungan antara langkah Do
(Pelaksanaan) dan Action (Perbaikan dan Tindakan), sehingga dalam metode yang dipakai
di UPTD Puskesmas Wiradesa kedua langkah tersebut dibedakan penamaannya menjadi
 Action untuk Pelaksanaan dan Contiuous Improvement untuk Tindakan Perbaikan
Berkelanjutan.

e. Monitoring dan Review

Monitoring & review meliputi kegiatan pemantauan dampak resiko, pengkajian efektifitas
kegiatan yang dilakukan dan perubahan prioritas resiko bila diperlukan pada setiap tahapan
di atas.
f. Komunikasi dan konsultasi
Pada setiap tahapan kegiatan dilakukan komunikasi dan konsultasi kepada semua pihak,
baik internal maupun eksternal.
 BAB IV

TATA LAKSANA FMEA

Langkah– langkah FMEA

- Tentukan Topik proses FMEA

- Bentuk Tim
- Gambarkan Alur Proses
- Analisa Hazard Score
- Tatalaksana dan Pengukuran Outcome
- Standarisasi / redesign proses / design control
- Analisa dan melakukan uji coba pada proses yang baru
- Implementasi dan monitor proses yang baru

Langkah 1 & 2

- Pilih Proses yang berisiko tinggi terhadap Keselamatan Pasien dan bentuk Tim
- Tim menyesuaikan Proses yang dipilih
- Pilih Proses yang akan dianalisa
- Tentukan salah satu Proses / Sub Proses bila proses nya kompleks

Langkah 3A

Gambarkan alur Proses

Jelaskan tahapan – tahapan proses kegiatan sesuai kebijakan dan prosedur yang berlaku di
Puskesmas. Tahapan Proses isikan dalam kotak 1 , 2, 3, 4, 5, 6, dst

Pada Tahapan Proses dijelaskan proses setiap kegiatan sesuai kebijakan dan prosedur yang
berlaku dan jika proses terlalu kompleks, dapat memilih satu proses atau sub proses untuk
ditindak lanjuti.
Kemudian masing – masing proses uraikan subprosesnya pada Tahapan Sub Proses pada baris A, B,
C, D, E. dst

1 2 3 4 5 6

Tahapan sub Tahapan sub Tahapan sub Tahapan sub Tahapan sub Tahapan sub

Proses proses proses proses proses proses

A._______ A._______ A.________ A.________ A.________ A._________

B._______ B._______ B.________ B.________ B.________ B._________

C._______ C._______ C.________ C.________ C.________ C._________

D._______ D._______ D.________ D.________ D.________ D._________

E._______ E._______ E.________ E.________ E.________ E._________

Langkah 3B

Gambarkan Alur Sub Proses

Jelaskan Sub Proses kegiatan yang dipilih untuk ditindak lanjuti, isikan pada kotak A,B,C,D,E.

Masing – masing Sub Proses sampai Sub Proses terakhir dicari modus kegagalannya, isikan pada
baris 1, 2, 3, 4, 5
 A B C D E

Modus Modus Modus Modus Modus

Kegagalan kegagalan kegagalan kegagalan kegagalan

1. ________ 1. ________ 1. ________ 1.________ 1.________

2. ________ 2. ________ 2. ________ 2. ________ 2. ________

3. ________ 3. ________ 3. ________ 3. ________ 3. ________

4. ________ 4. ________ 4. ________ 4. ________ 4. ________

Langkah 4

Analisa Hazard Score

Isikan masing-masing modus kegagalan dan efek analisisnya pada lembar kerja.

a. Modus Kegagalan

Apa yang anda amati ketika kesalahan terjadi, masing-masing beri nilai pada nomor selanjutnya.

b. Akibat / Severity ( S)

Bagaimana dampak kesalahan pada pelanggan, beri nilai seberapa parah dampaknya terhadap
pelanggan.

Nilai 1 = bila kesalahan tidak menimbulkan dampak/cidera pada pelayanan kesehatan

(perhatikan pada lembar Analisa Hazard Minor)

Nilai 5 = bila kegagalan dapat mempengaruhi proses pelayanan kesehatan tetapi menimbulkan
kerugian minor ( perhatikan pada lembar Analisa Hazard Moderat )
 Nilai 7 = bila kegagalan menyebabkan kerugian yang lebih besar terhadap pasien ( perhatikan
pada lembar Analisa Hazard Mayor )

Nilai 10 = bila kegagalan menimbulkan kematian atau kecacatan ( perhatikan pada lembar
Analisa Hazard Katastropik )

c. Potensial Penyebab / Occurrence ( O )

Yang paling memungkinkan penyebab terjadinya kesalahan – garis ini harus selalu terisi dan
seberapa sering penyebab atau kesalahan model ini terjadi ?

Nilai 1 = Hampir tidak pernah terjadi ( > 5 tahun )

Nilai 5 = Jarang ( dapat terjadi dalam >2 tahun sampai 5 tahun )

Nilai 7 = Kadang – kadang ( dapat terjadi beberapa kali dalam 1 sampai 2 tahun )

Nilai 10 = Hampir sering muncul dalam waktu yang relatif singkat (beberapa kali dalam 1 tahun)

d. Pendeteksian / Detectability ( D )

Seberapa besar kemungkinan yang kita dapat untuk mendeteksi kesalahan atau penyebabnya?

Nilai 1 = mudah dideteksi

Nilai 5 = agak susah dideteksi

Nilai 7 = susah dideteksi

Nilai 10 = tidak dapat dideteksi

e. RPN

Hasil perkalian S x O x D

f. Peringkat : untuk prioritas penyebab yang akan ditindak lanjuti pada langkah 5 berdasarkan nilai
tertinggi pada RPN ( Risk Priority Number )
 PROCESS & FAILUR PROXIMATE EFFECTS S O D RP RANK ACTIO
SUBPROCESSE E MODE CAUSES N N
S PLAN

Langkah 5

Tata Laksana dan Pengukuran Outcome

Lembar Kerja

Modus Potensi RPN Peringkat Tindak lanjut KPI PIC Dukungan

Kegagalan Penyebab Manajemen

Langkah 6

Melakukan Standarisasi / redesign proses / design control, antara lain dengan :

1. Mengeliminasi risiko bila memungkinkan.

2. Minimalkan risiko apabila tidak dapat dieliminasi.

Langkah 7

Analisa dan melakukan uji coba pada proses yang baru :

1. Bila proses yang baru sudah selesai dibuat, perlu dilakukan proses FMEA yang baru untuk
menguji apakah proses tersebut masih berpotensi menimbulkan kegagalan.
2. Untuk Failure mode dengan high RPN, jangan lupa mencari banyak jalan untuk
mengeliminasi / meminimalkan risiko.
Langkah 8

Implementasi dan monitor proses yang baru. Ulangi beberapa waktu, sesudah beberapa failure mode
dieliminasi.
 BAB V

DOKUMENTASI

Dokumentasi pelaksanaan Failure Mode Effects & Analysis ( FMEA ) atau Analisa Modus
Kegagalan Dan Dampaknya adalah mengumpulkan bukti pelaksanaan :
1. SPO FMEA
2. Laporan insiden unit
3. Daftar hadir, notulen antara Tim keselamatan pasien dan manajemen resiko dan unit insiden
4. Pengorganisasian tim kerja
5. Hasil dokumentasi saat pengumpulan data
6. Bukti laporan FMEA yang telah dibuat untuk satu insiden dan usulan, rekomendasi dan
solusi dari tim yang dilaporkan ke Direktur
7. Sosialisasi hasil temua tim FMEA kepada unit-unit
8. Bukti sosialisasi dengan bentuk informasi tertulis, bukti ekspedisi dan koordinasi (bukti
notulen dan daftar hadir) hasil keputusan Direktur terkait tindak lanjut yang diusulkan Tim
berupa SPO baru/Redesain SPO/Redesain proses dan lain-lain.
 BAB VI
PENUTUP

Failure Mode Effects & Analysis ( FMEA ) atau Analisa Modus Kegagalan Dan Dampaknya
ini merupakan metode perbaikan kinerja dengan mengidentifikasi dan mencegah potensi kegagalan
sebelum hal tersebut terjadi
Harapanya Buku Panduan Analisis Akar Masalah yang ditetapkan di UPTD Puskesmas
Wiradesa ini, menjadi acuan bagi Puskesmas untuk melaksanakan program keselamatan pasien dan
mutu pelayanan pasien.