BAB II

JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS

Yang termasuk tata naskah dinas UPTD Puskesmas Daya Utama :

1. Surat Perintah Tugas

a. PengertIan
Surat perintah tugas adalah naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada
bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan
tugas dan fungsinya.

b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Surat perintah tugas dibuat dan ditanda tangani oleh atasan atau pejabat yang
berwenang beradasarkan lingkup tugas, wewenang dan tanggung jawab nya.
Apabila atasan yang berwenang menandatangani lokasinya terletak jauh, maka
dapat menggunakan atas nama pejabat tersebut.

c. Susunan
1. Kepala
Bagian kepala surat perintah tugas terdiri atas :
a) Kop surat perintah berisi logo kabupaten Banyuasin sebelah kiri
dan lambang puskesmas di sebelah kanan dan nama instansi.
b) Kata surat perintah tugas, ditulis dengan huruf kapital secara
simetris.
c) Nomor berada dibawah tulisan surat perintah tugas.
2. Batang tubuh
Batang tubuh surat perintah tugas terdiri dari hal berikut :
a) Alenia pembuka meliputi pertimbangan dan/atau dasar ;
pertimbangan membuat alasan ditetapkannya surat tugas.
b) Isi dari memberikan tugas kepada diletakan menjorok kedalam
(Nama, NIP, Pangkat, dan jabatan pegawai yang mendapatkan
tugas).
c) Kata untuk, disertai tugas – tugas yang harus dilaksanakan, dan
mencantumkan ketentuan tidak/melakukan rekam kehadiran
datang dan/atau pulang.
3. Kaki
Bagian kaki surat perintah tugas terdiri dari :
a) Tanggal surat perintah tugas.
b) Nama jabatan pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf
awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda
baca koma (,)
c) Tanda tangan pejabat yang menugasi
d) Nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah,
ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya dan
mencantumkan gelar serta NIP
e) Cap puskesmas
4. Distribusi dan tembusan
a) Surat perintah tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas
untuk diserahkan ke penyelenggara kegiatan.
b) Arsip disimpan di tata usaha
5. Hal yang perlu diperhatikan
a) Surat perintah tugas tidak berlaku setelah tugas yang memuat
selesai dilaksanakan.
b) Penomoran surat perintah mengacu pada kode unit kesehatan
440 dan pola penomoran UPTD Puskesmas Daya Utama
 CONTOH 1

FORMAT SURAT PERINTAH TUGAS

2. Disposisi
Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut/tanggapan terhadap surat
masuk, ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada suratnya. Ketika
didisposisikan, lembar disposisi merupakan satu kesatuan dengan surat masuk.
CONTOH 2
LEMBAR DISPOSISI

PEMERINTAH KABUPATEN BANYUASIN

LEMBAR DISPOSISI

Surat dari : diterima tanggal :

Tanggal surat : no agenda

Nomor surat diteruskan kepada:

Isi disposisi

Tanda tangan/paraf
Tanggal, bulan dan tahun pembuatan

Cara pengisian lembar disposisi

a. kolom surat dari : diisi asal naskah dinas

b. kolom diterima tanggal : diisi tanggal naskah dinas diterima

c. kolom tanggal surat : diisi tanggal naskah dinas

d. kolom nomor agenda : diisi kode klasifikasi dan nomor urut

e. kolom nomor surat : diisi nomor naskah dinas

f. kolom diterusan : diisi nama pejabat yang akan diberikan

disposisi

g. kolom tanda tangan/paraf : diisi tanda tangan pejabat yang membuat

bulan dan tahun pembuatan tanggal disposisi dan tanggalnya

3. Surat Undangan

a. Pengertian

Surat undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada

pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara
kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.

b. Kewenangan

surat undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi,

wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala surat undangan terdiri dari :

a) Kop surat undangan, yang berisi logo kabupaten Banyuasin di sebelah kiri
dan lambang puskesmas sebelah kanan atas, nama pemerintah kabupaten
Banyuasin dan nama instansi
b) Nomor, lampiran dan perihal diketik disebelah kiri dibawah kop surat
undangan
c) Tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik disebelah kanan atas
sejajar/sebaris dengan nomor
d) Kata yth ditulis dibawah hal yang diikuti dengan nama jabatan dan alamat
yang dikirimo surat (jika diperlukan)

2) Batang tubuh

Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari :

a) Alenia pembuka
b) Isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat dan acara
c) Alenia penutup

3) Kaki

Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan ditulis dengan huruf awal
kapital, tanda tangan, dan nama pejabat ditulis dengan huruf awal kapital

4) Hal yang perlu diperhatikan

Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu format surat
undangan

CONTOH 3

FORMAT SURAT UNDANGAN

4. Berita Acara
a. Pengertian
Berita acara adalah nskah dinas yang berisi tentang pernyataan bahwa memang
telah terjadi suatu proses pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu yang harus
ditandatangani oleh pihak dan para saksi. Berita acara dapat disertai lampiran.

b. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala berita acara terdiri dari :
a) Kop surat undangan yang berisi logo kabupaten Banyuasin di sebelah
sebelah kiri dan lambang puskesmas sebelah kanan atas, nama
pemerintah kabupaten Banyuasin dan nama instansi
b) Judul berita acara ditulis dengan huruf kapital dan diletakan secara
simetris
c) Nomor berita acara ditulis dengan huruf kapital dan diletakan secara
simetris

2) . Batang tubuh
Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari :
a) Tulisan hari, tanggal dan tahun, serta nama dan jabatan para pihak yang
membuat berita acara
b) Substansi berita acara
c) Keterangan yang menyebutkan adanya lampiran
d) Penutup yang menerangkan bahwa berita acara ini dibuat dengan
sebenar benarnya.
3). Kaki
Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan penandatanganan
nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para pihak dan para saksi.

c. Hal yang perlu diperhatikan

 Penomoran berita acara mengacu pad apola klasifikasi dan kode UPTD Puskesmas
Daya utama

d. Lampiran berita acara

lampiran berita acara adalah dokumen tambahan yang brisi anatara lain laporan,
notulensi, memori daftar seperti daftar aset/arsip yang terkait dengan materi muatan
suatu berita acara.

CONTOH 4
FORMAT BERITA ACARA

PEMERINTAH KABUPATEN BANYUASIN

DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS DAYA UTAMA
Desa DayaUtamaKec. Muara Padang Kab. BanyuasinKode POS 30773
Email: pkmdayautamaba@gmail.com

BERITA ACARA
Nomor :.........................................................

Pada hari ini tanggal

.................................................................................................
..................................................kami masing-masing :
1. .. ......................................................................yang selanjutnya
disebut Pihak Pertama
2. .........................................................................yang selanjutnya
disebut Pihak Kedua
....................................................................................................
....................................................................................................

Berita Acara ini dibuat dengan sesungguhnya dalam rangkap.......untuk

dipergunakan sebagaimana mestinya.

Dibuat di,.......................
Pihak Kedua Pihak Pertama
Plt Kepala Puskesmas Daya Utama

Nama Nama

Mengetahui/Mengesahkan

Nama
 5. Surat Keterangan
a. Pengertian
Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi mengenai hal,
peristiwa atau tentang seseorang untuk kepentingan dinas

b. Wewenang
Surat keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang sesuai de ngan
tugas wewenang dan tanggung jawabnya

c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala kop surat keterangan terdiri dari:
a) Kop surat undangan, yang berisi logo kabupaten Banyuasin
disebelah sebelah kiri dan lambang puskesmas sebelah kanan
atas, nama pemerintah kabupaten Banyuasin dan nama instansi
b) Judul surat keterangan ditulis dengan huruf kapital dan diletakan
secara simetris serta dicetak tebal
2) Batang tubuh
Bagian batang tubuh surat keterangan memuat pejabat yang
menerangkan mengenai suatu hal, peristiwa, atau tentang seseorang yang
diterangkan, maksud dan tujuan diterbitkannya surat keterngan

3) Kaki
Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat, tanggal, bulan,
tahun, nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang membuat surat
keterangan tersebut. Posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah

d. Hal yang perludiperhatikan

Penomoran surat keterangan mengacu pada pola klasifikasi dan kode
Puskesmas Daya utama.

CONTOH 5
FORMAT SURAT KETERANGAN TENTANG SESEORANG
SURAT KETERANGAN

PEMERINTAH KABUPATEN BANYUASIN

DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS DAYA UTAMA
DesaDaya UtamaKec. Muara Padang Kab. Banyuasin Kode POS 30773
Email: pkmdayautamaba@gmail.com

SURAT KETERANGAN
Nomor :.........................

Yang bertandatangan di bawah ini :

Nama :...........................................................................
Jabatan : Ka UPTD Puskesmas Daya Utama

dengan ini menerangkan bahwa :

Nama/ NIP :................................................/ NIP....................

Pangkat/ Golongan :.............................................../............................
Jabatan :...........................................................................
Maksud :...........................................................................

Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya.

6. Surat Pengantar
a. Pengertian
Surat pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk
mengantar/menyampaikan barang atau naskah.

b. Wewenang pembuat dan penandatanganan

Surat pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat baik yang mengirim dan
menerima sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.

c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat pengantar terdiri dari :
a) Kop naskah dinas
b) Nomor
c) Tanggal
d) Nama jabatan/alamat yang dituju
e) Tulisan surat pengantar ditulis dengan huruf kapital den diletakan
secara simetris

2) Batang tubuh
Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom terdiri dar :
a) Nomor urut
b) Jenis yang dikirim
c) Banyaknya naskah dan barang
d) Keterangan

3) Kaki
Bagian kaki surat pengantar terdiri dari :
a) Pengirim yang berada disebelah kanan, yang meliputi
(1) Nama jabatan pembuat pengantar
(2) Tanda tangan
(3) Nama dan NIP (nama lengkap dicetak tebal)
(4) Stempel/cap puskesmas

b) Penerima disebelah kiri yang meliputi

(1) Nama jabatan penerima
(2) Tanda tangan
(3) Nama dan NIP (nama lengkap dicetak tebal)
(4) Cap instansi
(5) Tanggal penerimaan

d. Hal yang perlu diperhatikan

Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap; lembar pertama untuk penerima dan
lembar kedua untuk pengirim

e. Penomoran
 CONTOH 7

FORMAT SURAT PENGANTAR

 7. Laporan
1. Pengertian
Laporan adalah naskah dinas yang membuat pemberitahuan tentang
pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian

2. Wewenang pembuatan dan penandatangan

Weweanang pembuatan laporan dilakukan oleh pejabat/staf yang diberi tugas.
Laporan ditanda tangani oleh pejabat/staf yang diserahi tugas.

3. Susunan
a) Kepala
Bagian kepala laporan memuat judul laporan ditulis dengan huruf
kapital dan diletakan secara simetris

b) Batang tubuh
Bagian batang tubuh laporan terdiri dari :
(1) Pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud,
tujuan dan serta ruang lingkup dan sistematika laporan
(2) Materi laporan, yang terdiri dari kegiatan yang
dilaksanakan, faktor yang mempengaruhinya, hasil
pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dann hal
lain yang perlu dilaporkan
(3) Simpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan
(4) Penutup, yang merupakan akhir laporan, memuat
harapan/permintaan arahan/uacapan terimakasih

c) Kaki
Bagian kaki laporan terdiri dari:
(1) Tempat dan tanggal pembuatan laporan
(2) Nama jabatan pembuat laporan, ditulis dengan huruf awal
kapital
(3) Tanda tangan
(4) Nama lengkap, ditulis dengan huruf awal kapital dan cetak
tebal

CONTOH 8
FORMAT LAPORAN

Jenis dokumen berdasar sumber

1. Dokumen internal
Sistem manajemen mutu, sistem pelayanan dan sistem penyelenggaraan upaya
Puskesmas/klinik perlu dibakukan berdasarkan regulasi internal. Regulasi internal yang
ditetapkan dan disusun dalam bentuk dokumen yang harus dipersiapkan oleh
Puskesmas/klinik mandiiri untuk memenuhi standar akreditasi.

2. Dokumen eksternal
Penyusunan regulasi internal perlu didukung oleh regulasi eksternal yang berupa
peraturan perundangan dan pedoman pedoman yang diberlakukan oleh kementrian
kesehatan, dinas kesehatan provinsi, dinas kesehatan kabupaten/kota dan organisasi
profesi yang merupakan acuan bagi puskesmas dalam menyelenggarakan manajemen
puskesmas, upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan. Dokumen
dokumen tersebut sebaiknya ada di puskesmas/klinik dan merupakan dokumen eksternal
yang dikendalikan. Meskipun demikian dokumen eksternal tersebut tidak merupaka
persyaratan dlam penilaian akreditasi.

Jenis dokumen akreditasi FKTP

1. Dokumen induk
Dokumen asli yang telah di sahkan oleh kepala FKTP
2. Dokumen terkendali
Dokumen yang didistribusikan kepada seketariat/tiap unit/pelaksana, terdaftar dalam
daftar distribusi dokumen terkendali, dan menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan
dan dapat ditarik bila ada perubahan (revisi). Dokumen ini harus ada tanda/stempel
“TERKENDALI”.
3. Dokumen tidak terkendali
Dokumen yang didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak
diluar FKTP dan digunakan untuk keperluan insedentil, tidak dapat digunakan sebagai
acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan memiliki tanda/stempel “TIDAK
TERKENDALI”. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah penanggung jawab
manajemen mutu ddan tercatat pada daftar distribusi dokumen tidak terkendali.
4. Dokumen kadaluwarsa
Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami perubahan/
revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan.
Dokumen ini harus ada tanda/stempel “KADALUWARSA”. Dokumen ini diidentifikasi dan
dokumen sisa nya di musnahkan.

Jenis dokumen yang perlu disediakan

Dokumen yang perlu disediakan di puskesmas dapat dibedakan sebagai berikut:
1. Penyelenggaraan manajemen puskesmas
a. SK
b. Bb
c. Pedoman/ manual mutu
d. Pedoman/panduan teknis yang terkait dengan manajemen
e. Standar operasional prosedur (SOP)
f. Perencanaan tingkat puskesmas (PTP), rencana usulan kerja (RUK), rencana
pelaksanaan kegiatan (RPK)
g. Kerangka acuan
2. Penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat
a. Kebijakan kepala puskesmas
b. Pedoman untuk masing – masing upaya kesehatan masyarakat
 c. Standar operasional prosedur (SOP)
d. Rencana tahunan untuk masing masing UKM terinteregasi dalam RUK dan RPK
e. Kerangka acuan kegiatan pada tiap tiap ukm
3. Penyelenggaraan pelayanan klinis / upaya kesehatan perorangan
a. Kebijakan kepala puskesmas
b. Pedoman pelayanan klinis
c. Standar operasional prosedur (SOP)
d. Rencana tahunan UKP terinteregasi dalam RUK dan RPK
e. Kerangka acuan kegiatan pelayanan klinis dan peningkatan mutu dan
keselamatan pasien
Dokumen yang perlu dipersiapkan oleh fasilitas kesehatan tingkat pertama lainnay,
seperti klinik pratama dan praktik mandiri, antara lain adalah :
1. Rencana strategik/rencana lima tahunan
2. Rencana tahunan
3. Kebijakan kepala FKTP
4. Pedoman/panduan mutu
5. Standar operasional prosedur(SOP)
6. Panduan – panduan teknis
7. Kerangka acuan kegiatan
Sebagai bukti pelaksanaan kegiatan dan pelayanan puskesmas dan fasilitas kesehatan
tingkat pertama perlu menyiapkan rekam implementasi (Bukti tertulis kegiatan yang
dilaksanakan) dan dokumen – dokumen pendukung lainnya seperti fotokopi ijazah, sertifikat
pelatihan, sertifikasi kalibrasi, dan sebagainya.

PENYUSUNAN DOKUMEN AKREDITASI

A. Kebijakan
Kebijakan adalah peraturan/keputusan yang ditetapkan oleh kepala FKTP yang
merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib dilaksanakan oleh penanggung
jawab maupun pelaksana. Berdasarkan kebijakan tersebut disusun pedoman/panduan dan
standar operasional prosedur (SOP) yang memberikan panduan dalam kegiatan.
Penyusunan peraturan/surat keputusan tersebut harus didasarkan pada peraturan
perundangan, baik undang – undang, peraturan pemerintah, peraturan presiden, peraturan
daerah, peraturan kepala daerah, peraturan mentri dan pedoman – pedoman teknis yang
berlaku seperti yang ditetapkan oleh kementrian kesehatan, kementrian dalam negri, dinas
kesehatan provinsi dan dinas kesehatan kabupaten/kota.
Aturan penulisan kebijakan adalah sebagai berikut :
1. Kertas HVS ukuran folio 70 gr
2. Jenis huruf Arial
3. Ukuran huruf 11
4. Spasi 1.15
5. Batas kertas
a. Batas kanan : 2cm
b. Batas kiri : 3 cm
c. Batas atas : 2 cm
d. Batas bawah : 2cm

Format peraturan/surat keputusa dapat disusun sebagai berikut :

1. Pembukaan
a. Kebijakan : ditulis dengan huruf kapital : SURAT KEPUTUSAN KEPALA.......
b. Nomor : 440/ /SK/ PKM-DU/ /2018
c. Judul : ditulis judul peraturan/keputusan tentang..........
d. DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
 e. Jabatan pembuat keputusan dibuat simetris, diletakan ditengah margin serta ditulis
dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda koma (,)
f. Konsideran, meliputi :
1) Menimbang: memuat uraian singkat tentang pokok – pokok pikiran yang
menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan. Huruf awal kata
menimbang ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua (:)
dan diletakan disebelah bagian kiri, konsideran menimbang diawali dengan
penomoran menggunakan huruf kecilabjad dan dimulai dengan kata bahwa
dengan "b” huruf kecil.
2) Mengingat : memuat dasar kewenangan dan pertauran perundangan yang
memerintahkan pembuatan keputusan tersebut. Peraturan perundangan yang
menjadi dasar hukum adalah peraturan yanng tingkatannya sederajat atau
lebih tinggi. Konsideran ini diletakan dibagian tegak lurus dengan kata
menimbang. Konsideranyang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai
dengan hirarki tata perundangan diawal dengan huruf angka 1,2, dst.
2. Diktum
a. Diktum “memutuskan”
b. Diktum “menetapkan” dicantumkan setelah kata memutuskan disejajarkan ke
bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan
ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : )
c. Nama keputusan sesuai dengan judul (kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf
kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . ).

3. Batang tubuh
a. Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan dalam
diktum – diktum, misalnya :
b. Dicantumkan saat berlakunya peraturan/keputusan, perubahan, pembantalan,
pencabutan ketentuan dan peraturan lainnya
c. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan/keputusan dan pada
halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan
peraturan/keputusan
d. Kaki :
Kaki peraturan/keputusan merupakan bagian akhir substansi
peraturan/keputusan yang memuat penandatangan penerapan
peraturan/keputusan, pengundangan peraturan/keputusan yang terdiri atas
tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, nama
lengkap pejabat yang menandatangani
e. Penandatanganan :
Peraturan/keputusan kepala FKTP ditandatangani oleh kepala FKTP, dituliskan
nama tanpa gelar.
f. Lampiran peraturan/keputusan
1) Halaman pertama harus dicantumkan judul dan nomor
peraturan/keputusan
2) Halaman terakhir harus ditanda tangani oleh kepala FKTP.
B. Manual mutu

Manual mutu adalah dokumen yang memberikan informasi yang konsisten ke dalam
mauoun keluar tentang sistem manajemen mutu. Manual mutu disusun, ditetapkan dan
dipelihara oleh organisasi, yang meliputi :

Kata pengantar

I. PENDAHULUAN
A. Latar belakang
B. Ruang lingkup
C. Tujuan
D. Landasan hukum dan acuan
E. Istilah dan definisi

II. SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN SISTEM PENYELENGGARAAN PELAYANAN

A. Persyaratan umum
B. Pengendalian dokumen
C. Pengendalian rekaman

III. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

A. Komitmen manajemen
B. Fokus pad asasaran/pasien
C. Kebijakan mutu
D. Perencanaan sistem manajemen mutu dan pencapaian sasaran kinerja/mutu
E. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi
F. Wakil manajemen mutu/penanggung jawab manajemen mutu
G. Komunikasi internal
IV. TINJAUAN MANAJEMEN
A. Umum
B. Masukan tinjauan manajemen
C. Luaran tinjauan

V. MANAJEMEN SUMBER DAYA

A. Penyediaan sumber daya
B. Manajemen sumber daya manusia
C. Infrastruktur
D. Lingkungan kerja

VI. PENYELENGGARAAN PELAYANAN

A. Upaya kesehatan masyraakat
B. Pelayanan klinis (upaya kesehatan perseorangan)

VII. PENUTUP
Lampiran (jika ada)

Aturan penulisan manual mutu adalah sebagai berikut :

1. Kertas HVS ukuran folio, 70 gram
2. Jenis huruf Arial
3. Ukuran 11
4. Spasi 1.15
5. Batas kertas
a. batas kanan : 2cm
b. batas kiri : 3 cm
c. batas atas : 2 cm
d. batas bawah : 2 cm
C. Rencana lima tahunan
Sejalan dengan rencana strategi dinas kesehatan kabupaten/kota, puskesmas
menyusun rencana kinerja lima tahunanan dalamam memberikan pelayanan kepada
masyarakaat sesuai dengan target kinerja yang ditetapkan oleh dinas kesehatan
kabupaten/kota.
Rencana lima tahunan tersebut sesuai dengan visi, misi, tugas pokok dan fungsi
puskesmas berdasarkan pad analisa kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan
sebagai upaya meningkatkan derajat kesehatan masyarakat yang optimal.
Dalam menyusun rencana lina tahunan, kepala puskesmas bersama seluruh jajaran
pegawai yang bertugas dipuskesmas melakukan analisi situasi pencapaian kinerja, sehingga
dapat menyusun program kerja lima tahunan dan dijabarkan dalam kegiatan dan rencana
anggaran.
1. Sistematika rencana lima tahunan puskesmas
Sistematika rencana lima tahunan dapat disusun sebagai berikut :
Kata pengantar
BAB I . PENDAHULUAN
A. Keadaan umum puskesmas
B. Tujuan pemyusunan rencana lima tahunan

BAB II. KENDALA DAN MASALAH

A. Identifikasi keadaan dan masalah
B. Penyusunan rencana
C. Penyusunan rencana pelaksanaan (plan of action)
D. Penyusunan pelengkapan dokumen

BAB III. INDIKATOR DAN STANDAR KINERJA UNTUK TIAP UPAYA DAN JENIS
PELAYANAN PUSKESMAS

BAB IV ANALISIS KINERJA

A. Pencapaian kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan upaya puskesmas
B. Analisis kinerja : menganalisis faktor pendukung dan penghambat pencapaian kinerja

BAB V. RENCANA PENCAPAIAN KINEJRJA LIMA TAHUN

A. Program kinerja dan kegiatan berisi program – program kerja yang dilakukan, yang
meliputi antara lain :
1) Program kerja pemngembangan SDM, yang dijabarkan dalam kegiatan –
kegiatan, misalnya pelatihan, pengusulan penambahan SDM, seminiar,
workshop dan sebagainya.
2) Program kerja pengembangan sarana yang dijabarkan dalam kegiatan –
kegiatan misalnya pemeliharaan sarana serta pengadaan alat – alat.
3) Program kerja pengembanganUKM dan UKP dan seterusnya
B. Rencana anggaran : yang meruapakan rencana biaya untuk tiap – tiap program kerja
dan kegiatan kegiatan yang direncanakan secara garis besar.
BAB VI. PEMANTAUAN DAN PENILAIAN
BAB VII. PENUTUP
Lampiran : matriks rencana kinerja lima tahunan puskesmas/klinik

2. Langkah – langkah penyusunan rencana kinerja lima tahunan puskesmas :

Adapun tahapan penyusunan rencana lima tahunan puskesmas adalah sebagai berikut :
 a. Membentuk tim penyusunan rencana kinerja lima tahun yang terdiri dari kepala
puskesmas bersama dengan penanggung jawab upaya puskesmas dan pelayanan
klinis
b. Tim mempelajari RPJMN, rencaba strategis kementrian kesehatan, dinas kesehatan
provinsi/kabupaten/kota, standar pelayanan minimal (SPM) kabupaten/kota sebagai
acuan target kinerja lima tahunan yang harus dicapai puskesmas
c. Tim menetapkan indikator kinerja tiap upaya puskesmas
d. Tim mengumpulkan data pencapaian kinerja
e. Tim melakukan analisis kinerja
f. Tim menyususn pertahpan pencapaian indikator kinerja untuk tiap upaya puskesmas
dengan penjabaran pencapaian untuk tiap tahun.
g. Tim menyusun program kerja dan kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai
target pada tiap – tiap indikator kinerja
h. Tim menyusun dokumen kinerja lima tahunan untuk disahkan oleh kepala puskesmas
i. Sosialisasi rencana pada seluruh jajaran puskesmas

Matriks rencana kinerja lima tahunan (lihat form excel)

Panduan dalam mengisi matriks kinerja lima tahunan

a. Nomor : diisi dengan nomor urut

b. Upaya puskesmas : diisi dengan pelayan klinis ( upaya pelayanan perseorangan) dan
upaya kesehatan masyarakat yang dilaksanakan di puskesmas.
c. Indikator : diisi dengan indikator – indikator yang menjadi tolak ukur kinerja
upaya puskesmas
d. Standar : diisi dengan standar kinerja untuk tiap indikator
e. Pencapaian : diisi dengan pencapaian kinerja tahun terakhir
f. Target pencapaian : diisi dengan target – target yang akan dicapai pada tiap tahap
tahunan
g. Kegiatan : merupakan rincian kegiatan untuk tiap program yan direncanakan
h. Volume : diisi dengan volume kegiatan yang direncanakan untuk tiap
tahapan tahunan
i. Harga satuan : harga satuan untuk tiap kegiatan
j. Perkiraan biaya : diisi dengan perkalian antara volumen dengan harga satuan
3. Penutup
D. Perencanaan tingkat puskesmas (PTP) tahunan
Perencanaan adalah proses kegiatan secara urut yang harus dilakukan untuk mengatasi
permasalahan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan memanfaatkan
sumebr daya yang tersedia secara berhasil guna dan berdaya guna.
Perencanaan tingkat puskesmas (PTP) diartikan sebagai proses penyusunan rencana
kegiatan puskesmas pada tahun yang akan datang, dilakukan secara sistematis untuk
mengatasi masalah atau sebagian masalah kesehatan masyarakat diwilayah kerjanya.
Perencanaan puskesmas mencangkup semua kegiatan upaya puskesmas yang
dilakukan di puskesmas baik dalam menjalankan fungsi penyelenggaraan upaya kesehatan
masyarakat (UKM) maupun upaya kesehatan perseorangan (UKP) tingat pertama. UKM baik
esensial maupun pengembangan sebagai rencana tahunan puskesmas yang dibiayai
pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah serta sumber dana lain.
1. Mekanisme perencanaan tingkat puskesmas
Langkah pertama dalam mekanisme perencanaan tingkat puskesmas (PTP) adalah
dengan menyusun rencana usulan kegiatan (RUK) yang meliputi usulan mencangkup
seluruh kegiatan puskesmas
2. Tahap penyusunan RUK
a. Tahap persiapan
Tahap ini adalah tahap mempersiapkan staf puskesmas yang terlibat dalam
proses pembuatan RUK. Sehingga dapat dilakukan persiapan untuk melakukan
tahap – tahap perencanaan. Kepala puskesmas membentuk tim penyusunan
PTP yang anggotanya terdiri dari staf puskesmas.
b. Tahap analisis situasi
Tahap ini dimaksudkan untuk memperoleh informasi mengenai keadaan dan
permasalahan yang dihadapi puskesmas melalui proses analisis terhadap data
yang dikumpulkan tim yang telah ditunjuk oleh kepala puskesmas. Data – data
tersebut mencangkup data umum, data khusus (hasil penilaian kinerja
puskesmas)
3. Penyusunan RUK
 Penyusunan RUK terdiri dari dua tahapan:
a. Analisis masalah dan kebutuhan masyarakat
Analisis masalah dan kebutuhan masyarakat melalui kesepakatan tim
penyusunan PTP dan lintas sektoral puskesmas melalui :
1) Identifikasi masalah dan kebutuhan masyarakat akan pelayanan
kesehatan, melalui analisis kesehatan masyarakat (community health
analysis)
2) Menetapkan urutan prioritas masalah
3) Merumuskan masalah
4) Mencari akar penyebab dengan menggunakan diagram fish bone (tulang
ikan)

b. Penyusunan RUK
Penyusunan RUK meliputi upaya kesehatan masyarakat (UKM) dan upaya
kesehatan perorangan (UKP) yang meliputi :
1) Kegiatan tahun yang akan datang
2) Kebutuhan sumber daya
3) Rekapitulasi rencana usukan kegiatan
4. Peyusunan rencana pelaksanaan kegiatan
Rencana pelaksanaan kegiatan baik upaya kesehatan masyarakat (UKM) dan upaya
kesehatan perseorangan (UKP), UKM esensial dan UKM pengembangan secara
bersama sama, terpadu dan terinteregasi dengan langkah langkah sebagai berikut
a. Mempelajari alokasi kegiatan
b. Membandingkan alokasi kegiatan yang disetujui RUK
c. Menyusun rencana awal secara rinci
d. Mengadakan lokakarya mini
e. Membuat rencana pelaksanaan kegiatan

E. Penyusunan Kerangka Acuan

Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan dilakukan oleh FKTP.
Program/kegiatan yang dibuat kerangka acuan adalah sesuai dengan standar akreditasi. Dalam
menyusun kerangka acuan harus jelas tujuan dan kegiatan–kegiatan yang akan
dilakukan.kerangka acuan harus meliputi tujuan secara garis besar dari keseluruhan
program/kegiatan dan yang merupakan tujuan khusus dari tiap tiap kegiatan yang akan
dilakukan.

Sistematika kerangka acuan :

a. Pendahuluan
Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal – hal yang bersifat umum yang masih terkait
dengan upaya/kegiatan

b. Latar belakang
Latar belakang merupakan justifikasi atau alasan mengapa program tersebut disusun,
sebaiknya dilangkapi dnegan data – data sehingga alasan diperlukan program tersebut
lebih kuat

c. Tujuan
A. Tujuan umum
B. Tujuan khusus
 d. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
Kegiatan pokok dan rinciannkegiatan adalah langkah – langkah kegiatan yang harus
dilakukan sehingga tercapainya tujuan program/kegiatan

e. Cara melakukan kegiatan

Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan
rincian kegiatan

f. Sasaran
Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untik mencapai tujuan –
tujuan upaya/kegiatan.

g. Jadwal kegiatan pelaksanaan

Jadwal adalah merupakam perencanaan waktu untuk tiap – tiap rincian kegiatan yang akan
dilaksanakan

h. Monitoring evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan

Monitoring adalah pemantauan terhadap pelaksanaan program/kegiatan agar tidak terjadi
penyimpangan. Evaluasi pelaksaan kegiatan adalah evaluasi terhadap jadwal pelaksaan
kegiatan yang telah direncanakan. Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan evaluasi
pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan tersebut harus dibuat. Jadi yang harus
ditulis dalam kerangka acuan adalah cara bagaimana membuat laporan evaluasi dan
kapan laporan tersebut harus dibuat dan ditujukan kepada siapa

i. Pencatatan, pelaporan dan evaluai kegiatan

Pencatanatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka acuan adalah
bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau membuat dokumentasi kegiatan.
Pelaporan adalah bagaimanan membuat laporan program dan kapan laporan harus
disediakan dan kepada siapa saja laporan tersebut diserahkan.
Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan kegiatan secara menyeluruh, kadi yang
tertulis dalam kerangka acuan adalah bagaimana melakukan evaluasi dan kappan
evaluasi harus dilakukan.

F. Standar Operasional Prosedur

1. Standar operasional prosedur (SOP)
Standar operasional prosedur (SOP) adalah serangkaian intruksi tertulis yang dibakukan
mengenai berbagai proses penyelengaraan aktivitas
2. Tujuan penyusunan SOP
Tujuan SOP adalah agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dangan efisien, efektif,
konsisten/seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelyanan melalui
pemenuhan standar yang berlaku
3. Manfaat SOP
a. Memneuhi persyaratan standar pelayanan puskesmas
b. Mendokumentasikan langkah – langkah kegiatan
c. Memastikan staf puskesmas memahami bagaimana melaksanakan
pekerjaannya
Format SOP sebagai berikut :

JUDUL SOP

No. Kode : 440/ /SOP /PKM-DU/II/2018

S Tgl Terbit : 1 Februari 2018
O Tgl. Mulai Berlaku : 21 Februari 2018
P No. Revisi :
Halaman :
UPT Ttd
Nizar
PUSKESMAS …………………………….
NIP.196604231988041004
DAYA UTAMA

1. Pengertian
2. Tujuan
3. Kebijakan
4. Referensi
5. Prosedur
6. Diagram Alir
7. Unit Terkait

Rekaman historis

No Halaman Yang dirubah Perubahan Diberlakukan Tanggal

Penjelasan
Penulisan SOP harus tetap di dalam tabel (nama puskesmas dan logo, judul SOP, nomor
dokumen, tanggal terbit dann tanda tangan kepala puskesmas, pengertian, tujuan, kebijakan,
referensi, alat dan bahan, langkah langkah, diagram alir, hal hal yang perlu piperhatikan, unit
terkait, dokumen terkait dan rekaman historis perubahan.

3. Petunjuk pengisian SOP

a. Logo puskesmas yang dipakai adalah lambang kabupaten Banyuasin dan lambang
puskesmas.
b. Kotak Kop/heading diisi sebagai berikut :
1) Heading hanya tercetak pada halaman pertama
2) Kotak FKTP diberi logo kabupaten Banyuasin dan nama Puskesmas
3) Kotak judul diberi judul/nama SOP sesuai proses kerjanya
4) Nomor dokumen : 440/ /SOP/PKM-DU/III/2018
5) Nomor revisi diisi dengan status revisi dengan menggunakan huruf, contoh :
dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi pertama diberi huruf B dan
seterusnya
6) Tanggal terbit diberi yanggal sesuai dengan tanggal terbitnya atau tanggal
diberlakukannya SOP tersebut
7) Halaman diisi nomor halaman dengan mancantmkan juga total halaman untuk
SOP tersebut (misal 1/5)
c. Isi SOP
1) Pengertian : diisi definisi judul SOP dan berisi penjelasan dan atau definisi
tentang istilah yang mungkin dipahami atau menyebabkan salah pengertian /
menimbulkan multi persepsi.
2) Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci “sebagai
acuan penerapan langkah – langkah untuk .....”
3) Kebijakan : berisi kebijakan kepala FKTP yang menjadi dasar dibuatnya SOP
tersebut
4) Referensi : berisi dokumen eksternal sebagai acuan penyususnan SOP
5) Langkah – langkah : merupakan bagian utama yang menguraikan langkah langkah
kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu
6) Unit terkait : berisi umit – unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses
kerja tersebut
7) Diagram alir/ bagan alir
Ddiagram alir/bagan alir secara garis besar dibagi menjadi dua macam
1. Diagram alir makro
Menunjukan kegiatan kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita
tingkatkan, hanya mengenal satu symbol yaitu symbol balok :

2. Diagram alir mikro

Menunjukan rincian kegiatan kegiatan dari tiga tahapan diagram makro bentuk
simbolnya :

 Awal
Kegiatan

Akhir

Kegiatan

Ya

?

Tidak

Penghubun
g
 Aturan penulisan SOP adalah sebagai berikut
a. Kertas hvs ukuran polio 70 gram
b. Jenis huruf Arial
c. Ukuran 11
d. Spasi 1.15
e. Batas kertas
Batas kanan : 2 cm
Batas kiri : 3 cm
Batas atas : 2 cm
Batas bawah : 2 cm

G.Notulen

Notulen adalah sebuah catatan perjalanan tentang kegiatan rapat, seminar, diskusi atau
siding yang dimulai dari awal sampai akhir acara. Notulen juga merupakan naskah dinas yang
memuat acara mulai dari pembukaan,pembahasan masalah,sampai dengan pengambilan
keputusan dan penutup.

Susunan Notulen :

1. Kepala Notulen
Berisikan nama kegiatan pertemuan, hari, tanggal, dan waktu dilaksanakan kegiatan
serta jumlah peserta yang hadir
2. Isi Notulen
Berisikan pembukaan penyampaian materi pembahasan masalah, dan pengambilan
keputusan
3. Akhir Notulen
Penutup dan nama serta tanda tangan yang menjadi penanggung jawab kegiatan

Contoh Format notulen

 BAB III
PENYUSUNAN NASKAH DINAS

A. Prinsip
Penyusunan naskah dinas memperhatikan prinsip :
1. Kejelasan berarti memperhatikan aspek fisik dan materi
2. Ketelitian berarti harus sesuai dengan bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur dan
kaidah bahasa
3. Tepat dan akurat berarti yang dikemukakan dalam naskah dinas adalah fakta yang
benar
4. Singkat dan padat, berarti harus menggunakan bahasa indonesia yang formal, efektif,
singkat dan lengkap.
5. Logis dan meyakinkan berarti naskah dinas yang disusun harus runut dalam penuangan
gagasan ke dalam naskah dinas dan dilakukan menurut urutan yang logis dan
menakinkan sehingga mudah dipahami oleh penerima naskah dinas.
6. Pembakuan naskah sesuai demham peraturan berarti naskah yang disusun harus
mengikuti aturan yang berlaku.

B. Nama instansi/jabatan pada kepala naskah dinas

Untuk memberikan identifikasi pada naskah dinas UPTD Puskesmas Daya Utama, pada
halaman pertama naskah dinas bagian atas dicantumkan kop naskah dinas.

C. Penomoran Naskah Dinas

Nomor pada naskah dinas merupakan segmen penting dalam kearsipan. Oleh karena
itu susunannya harus dapat memberikan kemudahan dalam penyimpanan, temu balik, dan
penilaian arsip. Susunan nomor naskah dinas terdiri dari :

1. Kode instansi kesehatan, yaitu 440

2. Nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun)
3. Singkatan nama puskesmas Daya Utama, yaitu PKM-DU
4. Bulan
5. Tahun terbit

D. Pengetikan

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pengetikan naskah adalah :

1. Bentuk naskah dinas

2. Ukuran dan jenis kertas
a. Ukuran
Untuk keseragaman tata naskah, ukuran kertas yang digunakan adalah kertas
F4 berukuran 215 x 330 cm (8,5 x 13 inci)
b. Jenis ketas
Untuk naskah dinas UPTD Puskesmas Daya Utama digunakan jenis kertas HVS
putih 80 gram
3. Bentuk huruf (fonts)
Setiap penulisan naskah dinas menggunakan bentuk huruf Arial ukuran 11 ( sebelas)
atau sesuai kebutuhan dan spasi 1 ( satu) sampai dengan 1.5 (satu setengah)
4. Ruang tepi
Demi keserasian dan kerapihan (estetika) dalam penyusunan naskah dinas, diatur
supaya tidak seluruh permukaan dipergunakan secara penuh. Oleh karena itu perlu
 ditetapkan batas tepu kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah maupun
pada tepi kiri sehinggaterdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi
dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pad aperalatan yang digunakan untuk
membuat naskah dinas, yaitu ruang tepi atas : apabila menggunakan kop naskah dinas,
2 spasi dibawah kop dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurang kurangnya 2 cm
dari tepi atas kertas.
a. ruang tepi bawah ; sekurang – kurangnya 2 cm dari tepi bawah kertas
b. ruang tepi kiri ; sekurang – kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas
c. ruang tepi kanan ; sekurang – kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas.
Catatan :
Dalam pelaksaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut diatas bersifat fleksibel,
disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas. Memperhatikan aspek
keserasian dan estetika.
5. Warna tinta
Tinta yang digunakan untuk penulisan surat berwarna hitam
6. Penggunaan cap
a. jenis cap yang digunakan adalah cap Puskesmas Daya Utama
b. warna
cap dinas menggunakan tinta berwarna ungu

E. Perubahan, Pencabutan, Pembatalan dan Ralat Naskah Dinas

Perubahan, pencabutan, pembatalan dan Ralat Naskah dinas dapat dilakukan dengan syarat
harus jelas menunjukan naskah dinas atau bagian mana dari naskah dinas tersebut yang
diadakan perubahan, pencabutan, pembatalan, dan/ atau ralat.

1. Pengertian

2. Tata cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat

a. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan dan pembatalan

adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut atau oelh pejabat
yang lebih tinggi kedudukannya.
b. Ralat yang bersifat kekliuran kecil, seperti salah ketik, dilaksanakan oleh pejabat
yang menandatangani naskah dinas.

F. Nomor halaman

Nomor halaman ditulis dengan menggunakan nomor urut angka arab dan dicantumkan
secara simetris ditengah bawah, kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan
kop naskah dinas, tidak perlu mencantumkan nomor halaman.

BAB IV
 PENGENDALIAN NASKAH DINAS

Pengaturan tentang naskah dinas merupakan tahapan lanjutan dari penciptaan naskah dinas.
Pengendalian naskah dinas harus diikuti dengan tindakan yang meliputi tahapan sebagai
berikut.

A. Surat masuk
Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima. Untuk memudahkan pengawasan
dan pengendalian, penerimaan surat masuk dipusatkan dibagian ketatausahaan Puskesmas
Daya Utama.
Pengendalian naskah dinas masuk dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut :
1. Penerimaan
Surat masuk yang diterima oleh petugas yang telah ditunjuk oleh kepala puskesmas
atau kepala ketatausahaan, harus dilakukan pencatatan.
2. Pencatatan
a. Surat masuk yang diterima dicatat di buku agenda
b. Pencatatan surat dinas yang masuk dilakukan oleh staf yang ditunjuk oleh kepala
Puskesmas dan kepala ketatausahaan
c. Pencatatan surat dilaksanakan menurut waktu masuknya surat
d. Pencatatan dilakukan pula pada lembar disposisi surat mengenai nomor agenda
dan tanggal penerimaan
e. Pencatatan surat masuk dimulai dari nomor 001 pada bulan januari dan berakhir
pada nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31
desember.
3. Penilaian
a. Kegiatan tahap surat masuk mulai dilaksanakan pada tahap pencatatan
b. Pada tahap penilaian, surat dinilai apakah akan disampaikan pimpinan atau
dapat disampaikan langsung kepada pejabat tertentu
c. Selain penilaian penyampaian surat, dilakukan pula penilaian penanganan surat,
apakah surat masuk itu akan diproses biasa atau melalui pemberkasan naskah
d. Surat masuk yang beralamat pribadi (nama orang) dinilai termasuk surat yang
harus disampaikan langsung kepada yang bersangkutan dalam keadaan sampul
tertutup.
e. Penilaian dilakukan dengan berpedoman kepada tingkat keamanan dan tingkat
kecepatan penyampaian surat.
4. Pengolahan
a. Pada tahap pengolahan, pimpinan/pejabat memutuskan tindakan yang akan
diambil suhubungan dengan surat masuk tersebut
b. Pengolahan surat masuk dapat menggunakan proses pemberkasan naskah atau
proses administrasi biasasesuai dengan kebutuhan
5. Penyimpanan
a. Surat dinas harus disimpan sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan kembali
jika diperlukan
b. Surat masuk yang melakukan proses pemberkasan naskah disimpan dalam
berkas naskah dinas menurut bidang pemberkasan
c. Surat masuk yang diproses tidak melalui proses pemberkasan, naskah dinas
disimpan dalam himpunan sesuai dengan kebutuhan
d. Penyimpanan surat atau himpunan dilakukan sebagai berikut :
 1) Lateral adalah penyimpanan surat/himpunan yang diletakan sedemikian
rupa sehingga yang terlihat hanya bagian sisi samping, misalnya
penyimpanan dalam ordner dan kotak arsip
2) Vertikal adalah penyimpanan surat/himpunan yang diletakan sedemikian
rupa sehingga yang terlihat hanya bagian muka, misalnya penyimpanan
surat map pada lemari berkas
3) Horizontal adalah penyimpanan surat/himpunan yang diletakan
sedemikian sehingga muka surat/himpunan terlihat disebelah atas,
misalnya penyimpanan peta atau gambar konstruksi
e. surat yang masih aktif, tetap berada di unit pengolah. Setelah surat menjadi arsip
inaktif, penyimpanannya harus sudah dialihkan ke unit kearsipan sesuai dengan
ketentuan kearsipan yang berlaku
6. Sarana penanganan surat masuk
Buku agenda adalah sarana utama pengendalian dan pengawasan surat masuk. Semua
surat masuk pertama kali dicatat pada buku agenda yang disusun dalam kolom catatan
sebagai berikut :
1) Tanggal
2) Nomor agenda
3) Nomor dan tanggal surat masuk
4) Lampiran
5) Alamat pengirim
6) Hal/isi surat
7) Keterangan

B. Pengurusan Surat Keluar

Surat keluar adalah semua surat dinas yang akan dikirim kepada pejabat yang tercantum
pada alamat surat dinas dan sampul surat dinas. Penanganan surat keluar dilakukan melalui
tahap sebagai berikut :

1. Pengolahan
Kegiatan pengolahan dimulai dari penyiapan hingga ke penandatanganan surat dinas.
Penyiapan surat keluar dilaksanakan, antara lain karena :
1) Kegiatan pengolahan dimulai dari penyiapan hingga penandatangan surat dinas
2) Penyiapan/penyusunan konsep surat keluar adalah sebagai berikut
a) Penyiapan/penyusunan konsep dilakukan oleh pejabat/pegawai yang
membidanginya, seperti seketaris/pimpinan seketariat atau pejabat yang
ditunjuk.
b) Setiao konsep yang disiapkan harus didasarkan pada kebijaksanaan dan
pengarahan pimpinan
c) Setiap konsep yang akan diajukan kepada pimpinan terlebih dahulu harus
diteliti oleh sekretaris/pimpinan sekretariat atau pejabat yang diserahi
wewenang sesuai petunjuk pimpinan atau menurut pertimbangan sendiri
terhadap surat dinas, seketaris atau pimpinan seketariat menetapkan ntingkat
kecepatan penyampaian dan keamanan surat.
d) Setiap konsep surat dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang dibubuhi paraf terlebih dahulu oleh pejabat satu/dua tingkat
dibawahnya yang bertugas menyiapkan konsep surat dinas tersebut
e) Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut :
  Nama pejabat yang berada dua tingkat dibawah pejabat
penandatangan surat dinas dibubuhkan disebelah kiri/sebelum nama
pejabat nama pejabat penanda tangan surat
 Paraf pejabat yang berada satu tingkat dibawah pejabat penanda
tangan surat dinas dibubuhkan disebelah kanan/setelah nama
penanda tangan
 Setalah surat dinas diparaf oleh pejabat yang bersangkutan dan tidak
lagi mengandung kekurangan/kesalahan yang perlu diperbaiki, proses
selanjutnya adalah :
o Pengajuan kepada pejabat yang akan menandatangani surat
o Penandatanganan oleh pejabat yang bersangkutan
o Pembubuhan cap
o Pemberian nomor
2. Pencatatan
Semua surat keluar dicatat dalam buku pencatatan surat keluar
3. Penggandaan
a. Penggandaan adalah kegiatan memperbanyak surat dinas dengan sarana
reproduksi yang tersedia sesuai dengan banyaknya alamat yang dituju
b. Penggandaan hanya dilakukan setelah surat keluar ditanda tangani oelh pejabat
yang menandatangani
c. Jumlah yang digandakan sesuai dengan alamat yang dituju (alamat distribusi)
d. Seketariat/ pimpinan seketariat berkewajiban menjaga agar penggandaan
dilaksanakan menurut ketentuan yang diatur oelh instansi masing masing.
4. Pengiriman
a. Surat keluar yang akandikirimkan dimasuknan kedalam sampul
b. Semua surat keluar yang akan dikirim dicatat dalam buku ekspedisi sebagai bukti
pengiriman
5. Penyimpanan
a. Semua arsip surat keluar harus disimpan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
dalam kearsipan
b. Naskah asli surat dinas keluar dari naskah yang diparaf harus disimpan
c. Tata cara penyimpanan surat keluar di Puskesmas Daya Utama adalah cara
lateral dan vertikal.
 BAB V
PENUTUP

Pedoman tata naskah dinas UPTD Puskesmas Daya Utama . hendaknya seluruh
pegawai puskesmas Daya Utama mengetahui dan menerapkannya dalam tata naskah
kedinasan dan akreditasi.
Pada prinsipnya dokumen akreditasi adalah “TULIS APA YANG DIKERJAKAN DAN
KERJAKAN APA YANG DITULIS, BISA DIBUKTIKAN SERTA DAPAT DITELUSURI DENGAN
BUKTINYA.”
Namun dalam penerapannya tidaklah semudah itu. Penyusunan kebijakan, pedoman/panduan,
SOP dan program selain diperlukan komitmen kepala puskesmas/FKTP, juga diperluakan staf
yang mamapu dan mau menyusun dokumen areditasi.
Dengan tersusunnya pedoman tata naskah Puskesmas Daya Utama diharapkan dapat
membantu puskesmas dalam pelaksanaan tata naskah kedinasan dan akreditasi untuk
menunjang peningkatan pelayan yang bermutu.