STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

DIVISI KOMUNIKASI
2020-2021

TUPOKSI :
 Divisi Komunikasi bertanggung jawab menangani
media komunikasi mahasiswa baik dilingkungan
internal maupun eksternal.

 Divisi Komunikasi bertanggung jawab dalam

menjaga hubungan baik dengan organisasi / institusi
lain.

 Divisi Komunikasi dapat membawahi Unit Kegiatan

Mahasiswa (UKM) bidang Media dan Komunikasi yang
tertuang dalam AD/ART.

 Divisi Komunikasi bertanggung jawab dalam

pengawasan kegiatan Media dan Komunikasi yang
dilakukan oleh organisasi yang dinaungi oleh BEM FE
Universitas Mohammad Husni Thamrin AKA.
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
DIVISI KOMUNIKASI
2020-2021

PENYEBARAN POSTER / PAMFLET

 Divisi Komunikasi merupakan divisi yang bertanggung jawab atas kordinasi

pemasangan poster/pamflet yang terdapat diseluruh sosial media. Setiap poster
yang akan dipasang di sosial media (terutama dari lembaga organisasi atau
mahasiswa secara pribadi), diharuskan melalui Divisi Komunikasi terlebih
dahulu.

 Segala informasi dalam bentuk softcopy tentang suatu kegiatan baik itu internal
ataupun eksternal harus melalui penyaringan Divisi Komunikasi.

 Permintaan cap atau izin penyebaran poster/pamflet dapat dilakukan setiap hari
dengan berdiskusi terlebih dahulu oleh salah satu anggota Divisi Komunikasi.

 Setiap Organisasi, UKM, maupun mahasiswa pribadi yang ingin menyebarkan

poster/pamflet terlebih dahulu melakukan kordinasi kepada anggota Divisi
Komunikasi maksimal H-1 sebelum ditempel.

 Poster bisa diberikan setelah 1 x 24 jam, kalo tidak mengikuti sesuai aturan ,maka
Divisi Komunikasi berhak tegas dan dikenakan denda 10.000/poster.

 Perubahan poster/pamflet setelah cap dapat dilakukan dengan berdiskusi terlebih

dahulu dan di kenakan charge Rp. 5.000/update.

 Perubahan terhadap poster/pamflet tanpa izin Divisi Komunikasi di kenakan

denda Rp. 50.000.

 Meng-Upload Poster/Pamflet tanpa Cap Divisi Komunikasi dikenakan denda Rp

50.000
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
DIVISI KOMUNIKASI
2020-2021
 Denda dibayar maximal H+5 ke bendahara Divisi Komunikasi

 Tata letak cap bersifat fleksibel karena bukan bagian dari struktur acara, jika tidak
sesuai atau terdapat request letak silakan lakukan diskusi.

 Jika terdapat request perihal poster/pamflet bisa dilakukan dengan berdiskusi

terlebih dahulu.

 Jika penyebaran poster/pamflet dilakukan tanpa izin Divisi Komunikasi maka

dapat dengan tegas seluruh anggota Divisi Komunikasi dapat melakukan
pencabutan poster/pamflet dan dikenakan denda sesuai yang telah di berikan.

 Divisi Komunikasi sangat menekankan komunikasi atau diskusi secara jelas,

terinci, dan terorganisir sesuai alur dan etika berorganisasi untuk menghindari
kesalah pahaman.

 Segala keputusan Divisi Komunikasi bersifat MUTLAK dan tidak bisa diganggu
gugat.

 Apabila ada peraturan yang belum tercantum, maka akan diatur selanjutnya.
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
DIVISI KOMUNIKASI
2020-2021

PEMINJAMAN ROOM ZOOM

 Mengisi form selambat-lambatnya H-7 sebelum acara.

(1 Judul mengisi 1 form di tanggal awal jika acara beruntun)

 Peminjaman dilakukan perjam.

 Untuk peminjaman dilakukan dengan sistem pengalihan host.

 Pengalihan host dan ujicoba fitur yang belum paham, dimulai 15 menit sebelum
acara. (apabila membutuhkan durasi lanjutan maka melakukan diskusi terlebih
dahulu minimal H-3)

 Jadwal dilakukan dalam Waktu Indonesia bagian Barat (WIB).

 Acara dengan durasi kurang dari 2 jam disarankan menggunakan media lain atau
media gratis.

 Divisi Komunikasi berhak menghentikan acara jika waktu perjanjian telah selesai.

 Pengajuan pergantian jadwal TIDAK BISA MENDADAK, harus dilakukan minimal

H-2 acara pengganti.

 Pergantian jadwal tanggal apabila mendadak dikenakan denda 10.000/jadwal.

 Pergantian jadwal jam apabila mendadak dikenakan denda 5.000/jadwal.

 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
DIVISI KOMUNIKASI
2020-2021
 Peminjaman kurang dari H-7 bisa dilakukan dengan diskusi terlebih dahulu dan di
kenakan charge Rp 5.000/jam

 Pertambahan waktu pada saat acara bisa dilakukan dengan diskusi terlebih
dahulu dan di kenakan charge Rp 2.000/10menit

 Dengan mengisi form, berarti peminjam telah menerima sepenuhnya dan wajib
memenuhi peraturan dan ketentuan yang berlaku.

 Divisi Komunikasi berhak menghentikan perjanjian jika ada pelanggaran atau

ketidak sesuaian data yang diberikan dan peraturan (SOP) yang berlaku.

 Melakukan konfirmasi setelah mengisi form dengan format .

(konfirmasi ZOOM_nama acara_tanggal pinjam_nama peminjam_organisasi)

 Peminjam WAJIB mengisi form Evaluasi peminjaman Zoom dengan bukti Kegiatan
berlangsung. (1 Judul acara mengisi 1 form Evaluasi peminjaman Zoom).

 Pembatalan Zoom setelah perjanjian sudah disetujui dikenakan denda Rp 50.000.

 Divisi Komunikasi sangat menekankan komunikasi atau diskusi secara jelas,

terinci, dan terorganisir sesuai alur dan etika berorganisasi untuk menghindari
kesalah pahaman.

 Segala keputusan Divisi Komunikasi bersifat MUTLAK dan tidak bisa diganggu
gugat.

 Apabila ada peraturan yang belum tercantum, maka akan diatur selanjutnya.
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
DIVISI KOMUNIKASI
2020-2021

KAPASITAS ZOOM

300 Participans = Pribadi

300 Participans = Partnership
500 Participans = Partnership
1000 Participans = Partnership

S&K berlaku untuk Partnership :

 Peserta acara minimal 25 orang
 Maksimal pemakaian 2 jam dalam sekali pinjam
 Acara yang didaftarkan adalah kegiatan gratis
 Acara yang didaftarkan adalah kegiatan eksternal
 Bersedia mencantumkan logo partnership pada poster publikasi
 Acara yang dilakukan tidak bertentangan dengan SARA dan nilai
norma yang berlaku