com
Bab 16
Pengalihdayaan
Abstrak Tujuan dari bab ini adalah untuk menguraikan hal-hal utama yang harus dipertimbangkan
oleh manajemen sehubungan dengan outsourcing pekerjaan pengelolaan dan pemeliharaan aset.
Aspek positif dan negatif dari outsourcing ditunjukkan, dengan tujuan membantu manajer untuk
mendapatkan nilai terbaik dari pilihan outsourcing mereka.HasilSetelah membaca bab ini, Anda akan
mengetahui jenis tugas apa yang harus dialihdayakan dan jenis apa yang paling baik disimpan di
rumah. Anda akan belajar tentang jenis-jenis kontrak outsourcing dan tentang hal-hal yang harus
diperhatikan dalam membuat dan mengelola kontrak outsourcing. Anda juga akan membaca
tentang outsourcing dari sudut pandang kontraktor, yang akan membantu kedua belah pihak dalam
kontrak outsourcing untuk mencapai hasil yang menguntungkan. Anda juga akan membaca tentang
bentuk-bentuk kontrak seperti Build Own Operate Transfer dan Public Private Partnerships.
16.1 Pendahuluan1
1 ISO 55001/2 Klausul 8.3 Outsourcing: “Organisasi harus memastikan bahwa proses dan
aktivitas outsourcing dikendalikan.”
Alasan dasar untuk pekerjaan outsourcing adalah karena memberikan layanan yang lebih murah dan/atau
lebih baik daripada jika kami mencoba melakukan pekerjaan itu sendiri. Selain biaya, mungkin juga tidak
praktis bagi kami untuk menanggung semua kegiatan pendukung yang dibutuhkan oleh bisnis kami secara
internal. Namun, kita perlu yakin bahwa ada penghematan biaya yang nyata, bahwa hal itu tidak
menyebabkan hilangnya kualitas, dan bahwa hal itu pada akhirnya tidak menimbulkan biaya yang lebih
besar bagi bisnis kita.
Kegiatan yang diperlukan untuk memberikan kemampuan dapat dibagi menjadi kegiatan inti
dan non-inti. Misalnya, dalam menjalankan pembangkit listrik, pengoperasian pembangkit
listrik itu sendiri dan dukungan teknis langsung dapat dianggap sebagai inti, sedangkan
aktivitas di lokasi seperti:
• berkebun
• pembersihan
• keamanan
adalah non-inti. Aktivitas non-inti adalah kandidat yang siap untuk outsourcing ke organisasi
yang mengkhususkan diri pada fungsi yang relevan, dan yang kemungkinan akan mengambil
kontrak serupa dengan berbagai organisasi yang bisnis intinya dapat sangat bervariasi.
Outsourcing juga masuk akal untuk kegiatan teknis di mana organisasi kami adalah
pemain yang relatif kecil. Contohnya dapat mencakup:
Area umum lainnya untuk penggunaan sumber daya kontrak adalah dalam pertemuan puncak
aktivitas, seperti personel pemeliharaan yang diperlukan untuk pekerjaan shutdown.
16.3 Model Pemilik/Operator 273
Skenario lain adalah pemilik aset menunjuk operator yang menjalankan seluruh operasi.
Misalnya, entitas pemerintah dapat memiliki perkeretaapian, tetapi mengontrakkan
pengoperasian perkeretaapian kepada perusahaan yang beroperasi. Kami sering menemukan
struktur tingkat ganda di mana operator kemudian mensubkontrakkan beberapa fungsi ke
organisasi yang lebih khusus. Prinsip umum di sini adalah bahwa kontraktor utama harus
bertanggung jawab atas subkontraktornya. Berikut ini kami mengacu pada pemilik atau
operator utama sebagai “penyedia outsourcing” dan organisasi yang dikontrak untuk
melakukan jenis tugas tertentu sebagai “kontraktor”.
Yang terbaik adalah tidak mengalihdayakan aktivitas yang merupakan pusat bisnis, atau di
mana bisnis memiliki lebih banyak pengetahuan khusus daripada kontraktor potensial.
Penting untuk memastikan bahwa calon kontraktor mengetahui bisnis yang mereka tawarkan.
Area lain di mana perusahaan harus berhati-hati tentang outsourcing adalah untuk fungsi
dengan dampak pelanggan yang tinggi. Yang terbaik adalah terus mencermati kegiatan-
kegiatan ini dan untuk dapat menerima umpan balik dan merespons masalah secara efektif
dan cepat.
Yang terbaik adalah tidak melakukan outsourcing kegiatan yang saat ini menyebabkan masalah.
Memecahkan masalah di rumah dan kemudian mempertimbangkan outsourcing setelah solusi kerja
yang memuaskan telah ditemukan. Atau, jika ini tidak memungkinkan, lakukan outsourcing aktivitas
pemecahan masalah sendiri dan kemudian pertimbangkan posisi Anda setelah solusi yang terbukti
ditemukan.
16.4.4 Contoh
kompeten dalam memelihara derek bergerak dan konstruksi, tidak memiliki pengalaman
dalam derek overhead pabrik dari jenis yang digunakan oleh produsen kertas dan tidak
memahami perlunya menjaga keselarasan yang ketat dari rel yang sedang berjalan, juga tidak
diperlengkapi untuk melakukan hal ini. Setelah beberapa kecelakaan yang hampir terjadi,
perusahaan membawa pemeliharaan crane overhead kembali ke rumah.
Dalam contoh lain, sebuah perusahaan asuransi besar terkejut menemukan bahwa hanya dua
orang yang memiliki pemahaman penuh tentang cara kerja sistem komputer mereka, dan keduanya
adalah kontraktor. Mereka kemudian mengembangkan keterampilan internal dan rencana suksesi.
Konsentrasi pada bisnis inti cenderung menguntungkan organisasi, memberikan fokus yang lebih besar
pada aktivitas penting dan menghasilkan lebih sedikit karyawan langsung, lebih sedikit aktivitas sampingan,
dan lebih sedikit ulang tahun untuk dirayakan.
Outsourcing juga dapat memiliki manfaat untuk memindahkan biaya tetap menjadi biaya variabel.
Misalnya, pemeliharaan dan peralatan pendukung, kini disediakan oleh kontraktor sebagai biaya
operasional kepada pihak outsourcing. Menjaga peralatan ini tetap mutakhir sekarang menjadi
masalah bagi kontraktor, tetapi karena ini adalah bagian dari bisnis utama kontraktor, kemungkinan
besar akan dikelola dengan baik dan memberikan skala ekonomi.
16.5 Manfaat Outsourcing 275
16.6.1 Formalisasi
Salah satu alasan utama mendirikan perusahaan adalah untuk membentuk tim
dengan tujuan dan identitas kolektif. Di dalam tim, semua bekerja untuk tujuan
utama yang sama. Kerjasama antara anggota tim adalah norma dan
membutuhkan formalitas minimal. Sebaliknya, outsourcing berarti pekerjaan
ditugaskan ke organisasi luar dan ini berarti hubungan kontraktual yang
memerlukan formalisasi untuk mencakup hal-hal seperti:
Outsourcing juga dapat memiliki dampak yang kurang nyata. Salah satu aspek tersebut adalah
hilangnya kemampuan untuk mengarahkan pekerja, yang sekarang bekerja untuk kontraktor.
Misalnya, manajer sebuah utilitas pembangkit listrik tenaga air, yang mengoperasikan sejumlah:
276 16 Pengalihdayaan
pabrik kecil yang tersebar di daerah pegunungan, melaporkan bahwa, sebelum melakukan
outsourcing, ia dapat dengan mudah mengidentifikasi dan mengirim personel yang terampil untuk
menangani masalah di lokasi mana pun. Sekarang dia harus merujuk masalah tersebut ke kontraktor
yang mengakibatkan hilangnya waktu dan fleksibilitas dan kemungkinan peningkatan bahwa orang
yang dikirim tidak akan dapat memecahkan masalah.
• Hilangnya keterampilan kritis dan pengetahuan teknis yang diberikan kepada kontraktor dan
kemudian ke pesaing
• Kehilangan karyawan yang tidak ingin Anda hilangkan
• Hilangnya komunikasi internal
• Kurangnya kesempatan untuk pertumbuhan pengetahuan dan pengembangan keahlian internal
• Kehilangan hubungan dengan pemasok—pemasok sekarang berurusan dengan kontraktor
• Biaya tersembunyi muncul—hal-hal yang tidak Anda sadari dilakukan oleh karyawan Anda
• Kontraktor terlihat bagus pada awalnya, tetapi kemudian memindahkan orang-orang terbaik ke klien
terbaru
• Keterlambatan dalam menyelesaikan krisis, faktor waktu respons
Daftar ini mungkin tampak hebat, tetapi menyiarkan potensi masalah mungkin
dapat membantu menyelesaikannya. Pada akhirnya, manfaat outsourcing harus
cukup untuk mengimbangi banyak faktor ini.
16.7 Jenis Kontrak 277
Tenaga kerja dipekerjakan dan bekerja seperti yang diarahkan oleh staf internal.
Paket Kerja
Tenaga kerja, peralatan, dan suku cadang disediakan untuk melaksanakan pekerjaan yang ditentukan.
Jumlah bulat
Kontraktor setuju untuk memelihara sistem dengan imbalan sejumlah uang yang disepakati.
Rincian kebijakan pemeliharaan diserahkan kepada kontraktor. Standar tingkat layanan
ditentukan.
Berbasis Kinerja
Mirip dengan Lump Sum kecuali pembayarannya disesuaikan (naik atau turun) sesuai
dengan standar kinerja yang disepakati, seperti:
• ketersediaan tanaman,
• Waktu respons terhadap kegagalan,
• Menjaga jadwal, dan
• Waktu penyelesaian untuk rotable.
Ini cocok untuk situasi di mana kriteria kinerja dapat dengan mudah ditentukan. Ini
umumnya merupakan jenis kontrak yang disukai untuk situasi operasional.
Persekutuan
Outsourcer dan kontraktor bekerja secara terintegrasi untuk mencapai hasil yang ditargetkan.
Jenis kontrak ini mungkin diperlukan untuk proyek yang melibatkan pengembangan teknologi
dan/atau integrasi sistem. Adalah penting bahwa outsourcing dan kontraktor menyepakati:
• Kriteria kinerja
• Tingkat layanan
• Insentif, bonus untuk kinerja yang baik, dan penalti untuk kinerja yang buruk
• Ketersediaan peralatan atau layanan berdasarkan waktu dan durasi
• Keamanan
• Hak akses
• Perbaikan berkelanjutan—dan bermitra untuk perbaikan
• Kepemilikan kekayaan intelektual
• Perlindungan asuransi
• Kontraktor utama untuk tetap bertanggung jawab atas subkontraktor, namun, kewajiban
kesehatan dan keselamatan tidak dapat dikontrakkan.
Kontrak harus memungkinkan kontraktor dana yang cukup untuk menutupi biaya,
memberikan keuntungan yang wajar, dan memungkinkan kontinjensi. Sifat dan jangkauan
layanan harus didefinisikan dengan baik, dan juga tingkat kinerjanya.
Pertimbangkan kontrak untuk pemotongan rumput dan pemangkasan tepi. Tingkat
kinerja harus menyatakan seberapa tinggi rumput dalam hal jangkauan! Pilihan
frekuensi pemotongan adalah dengan kontraktor, asalkan kisaran ketinggian
dipertahankan, dan dapat bervariasi dengan cuaca. Beberapa detail halus perlu
disetrika, misalnya, siapa yang bertanggung jawab untuk membersihkan halaman
mainan, dan aturan apa yang mengatur pembuangan kliping.
Masalah tanggap darurat tercakup dalam beberapa kontrak. Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan
antara lain sebagai berikut:
lembur, sumber daya tambahan, atau arahan sumber daya tertentu untuk keadaan darurat yang ada.
• Kontraktor utama harus bertanggung jawab atas subkontraktornya. Namun, ketika terjadi
masalah, kontraktor tetap akan menyalahkan subkontraktor. Disarankan untuk melibatkan
subkontraktor dalam rapat dan memastikan bahwa pendapat mereka didengar dan bahwa
mereka adalah pihak dalam semua informasi yang diperlukan, tanpa membiarkan
kontraktor utama mengabaikan risiko.
• Ciptakan dan pertahankan kekuatan internal di:
16.9.1 Audit
Outsourcing berarti bahwa outsourcing menjadi Manajer Aset dan bukan pengelola. Akan ada
kebutuhan untuk terus-menerus menangani masalah yang berkaitan dengan pemberian
layanan.Jadi topi jener seiner Sorgen, mengutip pepatah Jerman.
Jika masalah muncul, Anda dapat meminta kontrak, tetapi jika pengaturan gagal, masalah
kembali ke agen outsourcing. Anda dapat mengalihdayakan tugas, tetapi Anda tidak dapat
mengalihdayakan tanggung jawab (akhir).
280 16 Pengalihdayaan
16.10.1 Contoh
Hindari risiko kedaulatan, yaitu situasi di mana orang lain (misalnya, regulator atau entitas
pemerintah) dapat mengubah aturan setelah biaya Anda ditetapkan. Kontrak untuk layanan yang
dikenal dengan biaya yang diketahui. Misalnya, kontrak untuk memberikan ketersediaan sistem,
bukan untuk pemanfaatan operasional atau pendapatan penjualan aktual, atau untuk ukuran apa
pun yang bergantung pada faktor di luar kendali Anda.
Kontrak harus cukup menguntungkan dalam hal kriteria investasi biasa dan berisi
ketentuan yang memadai untuk menutupi kemungkinan dan untuk mendorong investasi dan
pertumbuhan lebih lanjut. Identifikasi risiko, dan pastikan bahwa kontrak melindungi Anda
dari risiko ini sejauh mungkin. Ingatlah bahwa politik dapat berubah dan bahwa pegawai
negeri tertarik (seperti ayam yang menyediakan telur sarapan) tetapi mereka tidak terlibat
(tidak seperti babi yang menyediakan daging).
Pertimbangkan kelangsungan bisnis. Kontrak satu kali mungkin memerlukan investasi awal yang
memerlukan kesinambungan bisnis yang signifikan agar dapat diperoleh kembali.
Pertimbangkan syarat pembayaran dan masalah arus kas. Bersikeras untuk dibayar tepat waktu.
Sebuah penawaran kontraktor untuk membangun sebuah bangunan akan bertujuan untuk
memberikan nilai dalam hal $ per meter persegi. Namun, jika kontraktor yang sama juga akan
mengoperasikan gedung (misalnya, tempat tinggal, gudang, dan penjara), desainnya akan lebih
mempertimbangkan faktor operasional dan pemeliharaan. Pemilik harus fokus pada biaya hidup
seluruh operasi dan bukan hanya biaya awal. Kontrak BOOT dapat membantu dalam proses ini.
16.13 Kemitraan Pemerintah Swasta (KPS) 281
Manajemen biaya
Kemahiran konstruksi
Keterampilan teknologi
Keuangan
Persetujuan lingkungan
Dukungan politik