HCMSoft® Front Office Training Guide

PETUGAS LOKET
(PENDAFARAN & PEMBAYARAN)

REGISTRASI (PENDAFTARAN)
Proses front office dimulai dengan proses registrasi. Semua pasien yang datang ke rumah
sakit harus melalui proses registrasi sebelum menerima pelayanan medis.

Tujuan registrasi adalah mengidentifikasi pasien, menentukan apakah cara bayar yang
dipakai membolehkan pasien bersangkutan untuk menerima pelayanan medis yang dituju,
mendaftarkan / melakukan reservasi, menentukan biaya-biaya awal yang harus dibayar
pasien, dan mempersiapkan dokumen medis pasien.

Langkah pertama dari proses registrasi adalah menentukan apakah pasien sudah
terregistrasi sebelumnya. Untuk itu carilah registrasi pasien pada modul registrasi.

Pencarian Pasien
dengan kriteria tertentu

Daftar Registrasi
Pasien yang
memenuhi syarat
pencarian ditampilkan
Detail folio dari registrasi pasien yang dipilih di sini
(kosong untuk pasien yang belum terregistrasi)

Jika tidak ada registrasi untuk pasien bersangkutan, langkah berikutnya adalah
menentukan apakah pasien adalah pasien baru atau pasien lama yang melakukan
registrasi follow-up.

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® Front Office Training Guide

Untuk registrasi pasien baru, mula-mula dibuat record pasien baru dan nomor rekam
medis yang unik dibuatkan untuk pasien tersebut.

Data-data yang harus

dilengkapi saat
mendaftarkan pasien baru

Selanjutnya pasien didaftarkan ke unit pelayanan medis sesuai dengan tujuan /

permintaan pasien. Langkah pertama pendaftaran ke unit pelayan medis adalah penentuan
cara bayar pasien.

1. Penentuan cara bayar

Pasien dapat membayar sendiri (self-pay) atau pembayaran ditanggung oleh perusahaan /
asuransi. Untuk pembayaran yang ditanggung oleh perusahaan / asuransi ada batasan-
batasan tertentu, baik dalam hal unit pelayanan medis yang dapat dituju (misal : kelas
tertentu / bed tertentu mungkin tidak termasuk dalam unit layanan yang ditanggung oleh

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® Front Office Training Guide

perusahaan / asuransi) maupun jenis pelayanan medis yang didapat pasien (misal :
vitamin mungkin tidak termasuk dalam jenis pelayanan yang dapat). Penentuan cara
bayar terutama berkaitan dengan tanggungan perusahaan / asuransi merujuk pada proses
manual (SOP) terkait seperti : tanda bukti kepegawaian perusahaan / keanggotaan
asuransi, surat keterangan dan surat-surat lainnya. Setelah itu langkah berikutnya adalah
penentuan unit layanan yang dikehendaki.

2. Unit Layanan Medis

Unit Layanan Medis yang dituju diidentifikasi dengan nama departement, nama unit, dan
nama subunit. Langkah berikutnya adalah penentuan jadwal / waktu pelayanan medis.

3. Waktu Pelayanan Medis

Untuk unit pelayanan rawat jalan, perlu ditentukan waktu pelayanan medis bagi pasien
baik berupa urutan maupun reservasi. Untuk unit layanan rawat inap, jadwal tidak
diperlukan, sebaliknya informasi tentang unit layanan yang dituju menentukan dapat
tidaknya pasien menerima pelayan medis di unit yang diminta. Misalkan : Pasien laki-
laki tidak dapat diterima di kamar rawat inap dimana bed lainnya ditempati oleh pasien
perempuan. Lama waktu pelayanan untuk rawat inap umumnya tidak dapat ditentukan,
untuk itu check mark pada box ‘waktu keluar tidak dapat ditentukan’. Akan tetapi
beberapa jenis layanan seperti maternity (bersalin) sering dapat menentukan standar
untuk persalinan normal dan untuk sectio caesaria, hal ini berguna untuk bed planning
(dan pemesanan kamar oleh calon pasien). Untuk unit penunjang medis tidak diperlukan
penjadwalan maupun informasi lainnya.

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® Front Office Training Guide

Setelah ketiga informasi utama dimasukkan, muncul jendela konfirmasi untuk

meyakinkan data-data yang dimasukkan sudah benar. Setelah menekan tombol Benar,
pasien telah terregistrasi dengan nomor registrasi yang bersifat unik. Langkah berikutnya
adalah mencetak semua dokumen yang diperlukan seperti contohnya slip registrasi.

BILLING
Bergantung pada apakah ada biaya yang harus dibayarkan dimuka oleh pasien sebelum
menerima pelayanan medis, pasien dapat langsung menuju unit pelayanan medis yang
diminta ataupun menuju ke bagian Billing / Kasir untuk membayar biaya yang harus
dibayar dimuka.

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® Front Office Training Guide

Jika ada biaya atau uang muka yang harus dibayarkan dimuka, pasien menuju ke bagian
pembayaran dan bagian pembayaran mencetak perincian biaya yang harus dibayar pasien
dan kasir memasukkan data pembayaran ke dalam sistem.

Jika tidak ada biaya yang harus dibayar dimuka atau setelah pasien selesai membayar
biaya yang harus dibayar dimuka di atas, pasien menuju ke unit pelayanan medis yang
dikehendaki.
Billing & Kasir
Proses pelunasan dilakukan dengan langkah pencetakan folio detail dan dilanjutkan
dengan proses pembayaran.

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® Front Office Training Guide

Setelah memilih buat pembayaran, akan muncul jendela pengisian jumlah pembayaran
dan folio yang dibayar.

PERAWAT / ADMINISTRASI RUANGAN

PERAWATAN
Setelah (atau pada saat) pasien diberi pelayanan medis, data-data pemeriksaan fisik,
anamnesa, serta diagnosa dimasukkan ke dalam sistem.

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® Front Office Training Guide

Dari data-data yang harus dimasukkan ke dalam sistem tersebut di atas , hal yang
terutama untuk dimasukkan adalah pemasukkan data biaya / charges yang dibebankan
kepada pasien atas pelayanan medis yang telah diberikan.

Untuk mengisi pilih registrasi yang dikehendaki dan pilih folio (tempat terjadinya) biaya
tadi, click mouse kanan dan pilih entry perawatan (atau pilih menu entry perawatan di
panel pada bagian kiri (panel fungsi) setelah memilih folio yang dikehendaki). Dalam
satu registrasi tertentu bisa terdapat beberapa folio, pada umumnya diantara folio-folio
tersebut hanya ada 1 (satu) saja folio yang aktif akan tetapi dalam hal tertentu bisa lebih.
Misalnya seorang pasien yang dirawat di Ward / Bangsal tertentu menjalani operasi di
kamar operasi, maka pada registrasi tersebut akan terdapat minimal 2 (dua) buah folio.
Yang pertama adalah folio untuk bangsal tersebut dan yang kedua adalah folio untuk
kamar operasi. Kedalam folio pertama diisikan semua biaya (jasa konsultasi, visite,
tindakan dan prosedur, serta obat-obatan dan consumables) yang diberikan di bangsal
tersebut. Sementara pada folio kedua (folio kamar operasi) diisikan semua obat-obatan,
jasa tindakan dokter, jasa dokter anestesi, dan consumables yang diberikan di dalam
kamar operasi. Setelah selesai operasi, dan semua biaya sudah dimasukkan ke dalam folio
tersebut, maka folio tersebut dapat ditutup kasusnya. Dengan ditutupnya kasus folio
tersebut, maka biaya-biaya tidak dapat lagi dimasukkan (atau dikurangi) dari folio
tersebut.

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® Front Office Training Guide

Setelah muncul jendela pengisian biaya, pada tab isian charges (seperti tampak di atas)
click kanan dan pilih tambah, setelah muncul jendela daftar biaya-biaya yang dapat
dibebankan kepada pasien untuk departemen yang bersangkutan, pilih item-item yang
dikehendaki sekaligus dengan menandai check mark biaya yang bersesuaian.

Untuk mencari biaya dapat pula dipergunakan panel sisi kiri dengan mengetikkan
sebagian kata dari biaya yang dicari.

Untuk pemeriksaan penunjang dan resep (farmasi). Form pemeriksaan penunjang

diberikan kepada bagian laboratorium dan resep diberikan kepada bagian farmasi.

PENUTUPAN REGISTRASI
Suatu registrasi terdiri dari satu atau lebih folio. Suatu registrasi akan tertutup jika :

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® Front Office Training Guide

- Status medis semua folio sudah dibuat menjadi ‘Selesai’.

- Pembayaran sudah melunasi semua folio.
Registrasi yang sudah tertutup dapat dibuka lagi melalui modul Claim Management.

Status medis folio yang termasuk dalam kelompok ‘Selesai’ adalah contohnya :
- Sembuh
- Meninggal
- Pasien melarikan diri
- Obat sudah diambil (Farmasi)
- Hasil sudah diambil (Laboratorium & Radiologi)

Status medis suatu folio dapat diubah melalui entry perawatan.

Click tutup kasus pada menu di panel kiri atas atau click kanan pada folio yang
dikehendaki dan pilih tutup kasus.

Setelah itu akan muncul jendela penutupan kasus dan pilih status medis folio
bersangkutan.

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® Front Office Training Guide

HOUSEKEEPING
Modul housekeeping berguna untuk mengubah status tempat tidur. Tempat tidur yang
dipakai oleh registrasi / folio yang ditutup akan secara otomatis berubah menjadi
berstatus ‘dibersihkan’.

Setelah tempat tidur yang ditinggalkan oleh pasien dibersihkan oleh petugas
housekeeping, status tempat tidur tersebut harus diubah menjadi ‘tersedia’ agar dapat
dipakai oleh pasien lainnya.

Untuk mengubah status suatu ranjang tertentu, click dua kali pada baris ranjang
bersangkutan dan setelah itu akan muncul jendela perubahan status ranjang.

Ubah status ranjang sesuai dengan kondisi terakhir dan isi komentar di bawahnya. Untuk
selanjutnya ranjang yang telah diganti statusnya menjai tersedia dapat diberikan kepada
pasien lainnya.

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® Front Office Training Guide

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® Front Office Training Guide

POINT OF SALES
(FARMASI)
Proses farmasi dimulai dengan diterimanya resep dari perawat (rawat jalan maupun rawat
inap).

Petugas farmasi membuka modul Kasir dan selanjutnya mencari registrasi pasien
bersangkutan dengan memilih nomor registrasi atau nomor rekam medis pasien.

Setelah registrasi pasien yang dimaksud tercari, buat transaksi baru dengan menekan
pilihan farmasi pada panel fungsi pada bagian kiri atas atau click kanan pada daftar folio
di bagian bawah lalu pilih farmasi pada pop up menu yang muncul.

Setelah itu akan muncul jendela transaksi point of sales, dan setelah itu tekanlah tombol
INS (atau click kanan dan pilih tambah) sehingga muncul jendela berisi daftar obat-
obatan yang dapat diberikan.

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® Front Office Training Guide

Pilihlah item yang dikehendaki dan tekanlah enter atau click OK. Ulangi dengan
menekan tombol INS (atau click kanan dan pilih tambah) untuk obat selanjutnya sampai
semua obat telah dimasukkan.

Untuk obat-obatan yang dibayar lunas oleh pasien (misalnya pada pembelian obat diluar
jam kerja) isilah tab pembayaran. Untuk resep pasien rawat jalan pada jam kerja kantor
(07.00 – 14.00) dan resep pasien rawat inap, tidak perlu diisi pembayarannya. Setelah
obat diberikan (keluar dari bagian farmasi) transaksi bersangkutan ditutup.

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® Front Office Training Guide

Catatan :
Jika ada perubahan pada item yang diberikan setelah suatu transaksi ditutup (close), edit
folio farmasi yang bersangkutan pada menu entry perawatan. (Hanya bagian Billing /
Kasir yang dapat melakukannya)

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® Front Office Training Guide

POINT OF SALES
PEMERIKSAAN PENUNJANG
(LABORATORIUM & RADIOLOGI)

Proses yang sama dengan proses farmasi terjadi untuk Laboratorium dan Radiologi.
Untuk transaksi pemeriksaan penunjang baru buka modul Kasir.

Setelah itu carilah pasien yang bersangkutan dan setelah itu click di Laboratorium atau
Radiologi pada panel fungsi di sisi kiri atas.

Setelah itu akan muncul jendela pengisian pemeriksaan laboratorium dan tekan tombol
INS atau click kanan pada isian item dan pilih tambah. Pilihlah item pemeriksaan
laboratorium yang dikehendaki dan tekan enter atau click ok.

Ulangi langkah di atas untuk semua jenis pemeriksaan yang dikehendaki. Setelah itu
tekan hold.

Lakukan pemeriksaan laboratorium dan setelah selesai click pada tombol tutup / close
transaction.

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® Front Office Training Guide

Perubahan setelah suatu transaksi ditutup (jika ada) dilakukan dengan meng-edit folio
rujukan yang terjadi. Pengeditan hanya dapat dilakukan oleh petugas tertentu melalui
menu Perawatan.

REKAM MEDIS

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® Front Office Training Guide

Data rekam medis dapat diisi melalui entry perawatan (tab diagnosa) atau melalui menu /
modul rekam medis.

Pengisian rekam medis dilakukan dengan mengisi kode ICD diagnosa pasien
bersangkutan.

Pemilihan ICD diikuti dengan tipe diagnosa, misalnya : nosokomial, related, suspect, dan
sebagainya.

Catatan : Untuk registrasi yang sudah ditutup pengisian hanya dapat dilakukan melalui
modul rekam medis.

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® Front Office Training Guide

MANAJEMEN DIET
Diet pasien rawat inap diisi melalui entry perawatan (tab Diet).

Setelah diet untuk setiap folio pasien terisi bagian gizi dapat melihat jumlah diet dan
pasien untuk setiap diet yang bersesuaian.

Bagian gizi menggunakan modul Management Diet untuk melihat daftar diet dan
jumlahnya.

Daftar diet dan

jumlahnya

Daftar registrasi
untuk diet yang
terpilih

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® Front Office Training Guide

ASUHAN KEPERAWATAN
Modul asuhan keperawatan dipergunakan untuk memasukkan data-data vital pasien dan
data-data tambahan lainnya yang dimonitor oleh perawat.

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® Front Office Training Guide

PERSEDIAAN
Modul ini dipergunakan untuk mengelola persediaan obat-obatan, consumables serta
barang-barang lain yang bersifat dapat disimpan.

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® Front Office Training Guide

Inventory Total

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® Front Office Training Guide

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® Front Office Training Guide

LAYANAN INFORMASI

Copyright© HCM Excellence 2013