HCMSoft® General Training Guide

INSTALASI HCMSoft®

Sebelum melakukan proses intalasi, pastikan komputer anda memenuhi syarat sebagai
berikut :
□ Pentium III 500MHz atau lebih baik.
□ 256MB RAM atau lebih.
□ Sisa space harddisk 200MB atau lebih.
□ Display adapter dengan kemampuan resolusi 1024 x 768 atau lebih.
□ Operating System Windows® XP.

Jalankan setup.exe dari CD-ROM HCMSoft® Installation atau media lainnya.

Ikuti petunjuk instalasi sesuai dengan petunjuk yang tampil di layar. Secara default
HCMSoft® akan terinstall di Program Files > HCMSoft.

Dan setelah proses instalasi selesai, HCMSoft® akan terdapat di Program menu dan
desktop shortcut.

MENJALANKAN HCMSoft®

Jalankan HCMSoft dengan salah satu dari cara berikut ini :

□ Start Menu pada Windows® XP > All Programs > HCMSoft® > HCMSoft®
□ Clik pada shortcut HCMSoft di Windows Desktop

Jika kedua cara di atas tidak berhasil, lakukan proses instalasi di atas sekali lagi.

Setelah muncul login prompt masukkan nama dan password yang telah diberikan oleh
supervisor atau petugas berwenang kepada anda.

Jika login tidak berhasil yakinkan tombol CAPS LOCK tidak on pada keyboard anda.

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® General Training Guide

Pada saat pertama kali diinstall, atau karena kejadian tertentu, komputer anda mungkin
belum terkonfigurasi untuk berhubungan dengan database utama, untuk melakukan setup
dan konfigurasi koneksi click pada tombol Detail lalu click sekali lagi pada tombol
Konfigurasi.

Ubah informasi yang ada sesuai dengan instruksi yang diberikan kepada anda, lalu click
Test Koneksi.

Jika test koneksi berhasil

click tombol OK dan click pada tombol Jadikan Default, setelah itu click tombol OK
sekali lagi dan coba masukkan user dan password yang telah diberikan.

Jika muncul pesan error seperti berikut ini

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® General Training Guide

artinya koneksi ke database server tidak bisa dilakukan, penyebabnya bisa karena
network error, database server dalam keadaan mati atau masalah firewall. Untuk itu
hubungi supervisor atau petugas sistem informasi di tempat anda.

MENU UTAMA

Pada saat pertama kali masuk ke dalam program, akan tampil Menu Utama yang terdiri
dari 3 bagian yaitu :

1. Pada bagian atas terdapat :

- Drop down menu : berisi modul-modul dan fungsi utama program ini.
- Action bar menu : berisi tombol untuk aksi-aksi seperti new, edit, delete dsb.
2. Pada bagian tengah terdapat desktop dimana form akan ditampilkan sesuai pilihan
modul / fungsi yang dipilih.
3. Pada bagian bawah terdapat Status Bar yang berisi : Message, Hint, Keyboard status,
User, Database, Fiscal Year dan Current Date.

Drop down menu berisi modul dan fungsi yang bisa diakses masing-masing user,
bergantung dari hak akses masing-masing user, drop down menu yang muncul dapat
berbeda-beda dan tidak selengkap apa yang ditujukkan di dalam dokumen ini.

Catatan : Menu dan fungsi yang ditampilkan dalam screen shot dokumen ini adalah
berdasarkan user administrator yang memiliki hak tertinggi dalam penggunaan program.

DROP DOWN MENU

Dropdown menu terdiri dari pilihan sebagai berikut :

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® General Training Guide

- Sistem : mengatur parameter umum dan mendasar untuk jalannya sistem aplikasi.
- Record : berisi pilihan-pilihan untuk bekerja dengan record di dalam modul / form
yang dipilih. Pilihan-pilihan yang terdapat di dalam menu ini adalah sama dengan
yang ditampilkan pada action bar menu yang terletak di bawah dropdown menu.
Pilihan-pilihan ini aktif hanya pada saat ada modul / form yang terbuka dan anda
mempunyai hak untuk melakukan operasi terhadap modul / form tersebut.
- Back Office : berisi modul-modul yang berhubungan dengan manajemen sistem back
office.
- Front Office : berisi modul-modul yang berhubungan dengan manajemen sistem front
office.
- Laporan : berisi pilihan-pilihan untuk menampilkan laporan-laporan tertentu.
- Setting : berisi fungsi-fungsi untuk mengatur tampilan dan perilaku sistem aplikasi.
- Peralatan : berisi fungsi-fungsi tambahan untuk membantu proses / penggunaan
sistem aplikasi.
- Jendela : berisi fungsi-fungsi untuk mengatur tampilan modul / form pada desktop.
- Bantuan : berisi fungsi-fungsi yang berhubungan dengan penggunaan sistem aplikasi.

ACTION BAR MENU

Action Bar menu berisi fungsi-fungsi sebagai berikut :

Tombol arah kiri dan kanan berfungsi untuk melakukan navigasi untuk pindah
ke modul / form sebelumnya atau sesudahnya.
Jika ada lebih dari satu modul / form yang dibuka, click pada tombol arah kiri akan
membuka modul / form sebelumnya dan tombol arah kanan akan membuka modul / form
sesudah form yang sedang aktif sekarang ini.

Tombol New adalah untuk membuat record / transaksi baru, misalkan modul / form
yang dibuka adalah form Pasien, click pada tombol ini akan membuat record pasien yang
baru.

Tombol Edit adalah untuk membuka record / transaksi lama dimana kursor berada
untuk diubah / ditambah, misalkan modul / form yang dibuka adalah form Pasien, click
pada tombol ini pada suatu record pasien tertentu akan membuka data pasien tersebut
untuk diubah / ditambah.

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® General Training Guide

Tombol Delete adalah untuk menghapus record / transaksi lama dimana kursor
berada, tergantung dari kondisi record / transaksi tersebut mungkin tidak dapat dihapus,
misalkan form yang sedang dibuka adalah form Pasien, click pada tombol ini akan
menghapus record pasien bersangkutan akan tetapi jika record pasien yang hendak
dihapus tadi sudah pernah melakukan registrasi, proses penghapusan tidak dapat
dilakukan. (Sistem akan menampilkan pesan error)

Tombol Save hanya aktif setelah tombol New atau tombol Edit ditekan, berfungsi
untuk menyimpan informasi record / transaksi baru atau perubahan record / transaksi
yang telah dibuat.

Tombol Cancel hanya aktif setelah tombol New atau tombol Edit ditekan, berfungsi
untuk membatalkan penyimpanan informasi record / transaksi baru atau perubahan record
/ transaksi yang telah dibuat. Jika tombol ini ditekan setelah tombol Edit, maka
perubahan yang dilakukan setelah tombol Edit ditekan dan sebelum tombol Cancel
ditekan tidak akan tersimpan ke dalam sistem, akan tetapi data record terebut sendiri yang
sebelumnya sudah tersimpan tetap tidak terganggu / hilang.

Tombol Print berfungsi untuk mencetak formulir yang telah didefinisikan

sebelumnya. Formulir-formulir yang dapat dicetak berbeda-beda untuk setiap modul /
form yang sedang aktif dan juga ditentukan oleh hak pengguna. Formulir-formulir yang
dapat dicetak ditampilkan dalam dialog dan pengguna dapat memilih formulir yang
dikehendaki untuk dicetak. Pencetakan ditujukan ke layar (untuk sekedar dilihat) ataupun
langsung ke printer.

Tombol Filter berfungsi untuk menyaring data yang ditampilkan pada form dengan
mengikuti kriteria yang dapat ditentukan sendiri.

Tombol Refresh berfungsi untuk mengambil data dari server sehingga tampilan yang
terlihat di dalam form sesuai dengan data terakhir yang tersimpan di dalam server. Hal ini
berguna agar data yang dimasukkan oleh pengguna lain dapat terlihat pada modul / form
yang sedang dibuka.

Tombol Reset berfungsi untuk mengembalikan tampilan dan data kepada tampilan
modul / form yang standard. Pengguna dapat mengubah tampilan modul / form dengan
menarik dan melepaskan window tertentu (drag & drop), untuk mengembalikan tampilan
kembali kepada tampilan semua click tombol reset. Tombol Reset juga mengembalikan
data kepada tampilan semula, jika ada filter atau hasil pencarian, tombol Reset akan
menghilangkannya.

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® General Training Guide

Tombol Ekspor berfungsi untuk menuliskan data yang tampil pada grid ‘Browse’
modul / form yang sedang aktif ke dalam berbagai format data lain seperti Excel, text /
CSV, html dan xml. Hal ini berguna jika data yang ada hendak diolah di program aplikasi
lain seperti Excel, dll.

Tombol Editor, Browse dan Jelajah berfungsi sebagai toggle, sekali ditekan
akan menyebabkan panel Editor, Browse atau panel Jelajah muncul dan sekali lagi akan
menyebabkan panel bersangkutan tersembunyi.

Tombol Close berfungsi untuk menutup modul / form yang sedang aktif.

Tombol Add / Remove Button yang terletak di sebelah tombol Close berfungsi untuk
menampilkan / menyembunyikan tombol tertentu. Fungsi ini dapat dipakai untuk
membuat shortcut terhadap modul / fungsi yang sering diakses seperti misalnya bagi
petugas Kasir, dapat membuat tombol Billing yang menunjuk langsung pada modul /
fungsi Billing sehingga dapat mengakses modul / fungsi tersebut langsung melalui click
pada tombol di atas.

Cara untuk membuat button sendiri adalah sebagai berikut :

Tekan Add / Remove Buttons lalu pilih Customize…

Atau melalui dropdown menu Setting sebagai berikut :

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® General Training Guide

Setelah itu akan muncul dialog Toolbar Customization sebagai berikut :

Pilih New… lalu ketikkan nama toolbar yang dibuat

Setelah toolbar yang baru dibuat (namun masih kosong) muncul click pada Tab
Commands di dialog box Toolbar Customization, lalu click dan pindahkan (drag & drop)
modul / fungsi yang dikehendaki dan lepaskan di dalam toolbar yang baru dibuat tadi
sehingga toolbar yang baru dibuat tadi terisi dengan modul / fungsi yang dipindahkan.

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® General Training Guide

Selanjutnya toolbar yang baru dibuat dapat dipindahkan (drag & drop) ke atas untuk
ditempatkan dipinggir action bar.

Selanjutnya dialog Toolbar Customization dapat ditutup.

Masing-masing tombol di atas mempunyai padanan short cut (kombinasi kunci pada
keyboard) untuk mempercepat proses, padanan tersebut adalah sebagai berikut :
Tombol New = Ctrl – N
Tombol Edit = Ctrl – O
Tombol Delete = Ctrl – Del
Tombol Save = Ctrl – S
Tombol Cancel = Ctrl – U
Tombol Print = Ctrl – P
Tombol Filter = Ctrl – L
Tombol Refresh = F5
Tombol Reset = Ctrl – F5
Tombol Ekspor = Ctrl – E

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® General Training Guide

Tombol Editor, Browse dan Jelajah masing-masing adalah Ctrl-Alt-E, Ctrl-

Alt-B, dan Shift-F4
Tombol Close = Ctrl-F4

DESKTOP

Modul / Form yang dipilih akan ditampilkan pada bagian tengah / desktop dari window
aplikasi.

Pada saat pertama kali ditampilkan suatu form terdiri dari 3 panel yaitu : Panel Jelajah,
Panel Browse, dan Panel Editor.

Panel Jelajah berisi fungsi-fungsi yang dapat dilakukan untuk modul / form yang sedang
ditampilkan tersebut, misalnya pada modul / form registrasi terdapat fungsi-fungsi :
Pasien Baru untuk mendaftarkan pasien baru, Rawat Jalan untuk mendaftarkan pasien
pada unit rawat jalan, dan sebagainya.

Panel Browse berisi data-data yang terdapat dalam modul / form ditampilkan dalam
bentuk tabular.

Panel Editor berisi data detail dari record dimana kursor berada.

Pada saat pertama kali ditampilkan suatu modul / form menampilkan panel browse dan
jika tombol New atau tombol Edit ditekan maka tampilan akan diarahkan ke panel Editor.

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® General Training Guide

Panel Browse dapat pula memiliki fungsi pencarian (Search) seperti ditampilkan pada
contoh modul / form Pasien di atas.

Pengguna dapat meng-click tab Detail untuk menampilkan detail dari suatu record
tertentu.

Copyright© HCM Excellence 2013

HCMSoft® General Training Guide

STATUS BAR
Status bar terdiri dari beberapa segment sebagai berikut (mulai dari kiri ke kanan) :
- Petunjuk / hint dimana kursor berada, misalnya kursor sedang berada di isian Nama
Pasien, maka segment pertama dari status bar akan menampilkan kalimat ‘Nama
Depan’ sebagai keterangan apa isi atau data apa yang harus dimasukkan ke dalam box
yang sedang ditujuk oleh kursor.
- Record status, berisi keterangan No Rec : X (nomor record dimana kursor berada saat
ini ), Total Rec : XX (total jumlah record yang ditampilkan pada form yang terbuka
saat ini), Rec Dipilih : Y (jumlah record yang dipilih)
- Keyboard status, berisi keterangan CAPS (apakah tombol Caps Lock aktif), NUM
(apakah tombol Num Lock aktif), SCRL (apakah tombol Scroll Lock aktif), dan INS
(apakah tombol Insert aktif).
- Username, berisi keterangan nama user yang dipakai untuk login ke dalam sistem.
- Database name, berisi nama database serta server yang dipakai pada saat ini.
- Tahun Buku, berisi keterangan tahun buku sistem aplikasi pada saat ini.
- Tanggal & Jam, berisi tanggal dan jam sistem pada saat ini yang dicocokkan dengan
tanggal dan jam server database.

Copyright© HCM Excellence 2013