SOSIALISASI PEDOMAN TATA NASKAH

RS SENTOSA
Senin, 6 Januari 2019

Tujuan :

Sebagai acuan peyelenggaraan tata naskah dinas di RS Sentosa sebagai bentuk

komunikasi tertulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan administrasi

Sasaran :

1. Tercapainya pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan tata

naskah dinas di lingkungan RS
2. Terwujudnya kelancaran komunikasi dalam bentuk tertulis
3. Tercapainya efektifitas dan efisisensi penyelenggaraan tata naskah

Ruang lingkup

Pengaturan tentang jenis huruf, format, penyusunan naskah, logo, stempel dan
kewenangan penandatanganan naskah
Hal –hal yang perlu diperhatikan dalam keseragaman tata naskah sbb :

A. Penggunaan Bahasa
Bahasa yang digunakan di dalam naskah dinas harus jelas, tepat dan
menguraikan maksud, tujuan serta isi naskah. Untuk itu perlu diperhatikan
pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baik dan benar sesuai
dengan kaidah tata bahasa yang berlaku , yaitu Tata Bahasa Baku Indonesia
dan Kamus Besar Bahasa Indonesia

B. Jenis Huruf, margin dan logo

1. Judul bab : Times New Roman (TNR) 14 (Center) Bold
Huruf kapital
2. Judul sub bab : TNR 12 Bold , diawali huruf kapital
3. Narasi : TNR 12
4. Judul Cover : TNR 20 (Center) Bold, Kapital
5. Alamat RS cover : TNR 14
6. Paragraph narasi : 1.5 Spacing : Auto
7. Paragraph antar judul :1
8. Paragraph judul bab ke narasi : jarak 1x enter
9. Margin : Kiri 4 cm ,
Kanan, atas, dan bawah 3 cm
10. Logo RS Cover : Panjang 7 cm, Lebar 6 cm (terlampir)
Logo RS Sentosa dengan tulisan dan moto
homey and green hospital
11. Logo RS SOP : Panjang 4 cm, Lebar 2.5 cm ( terlampir)
12. Logo kop surat : terlampir
13. Narasi bhs inggris : TNR 12 dan Italic
14. Margin narasi : Rata kanan & kiri
15. Singkatan yg digunakan
Dokter : dr. Dokter gigi : drg.
DOKTOR : Dr.
Rumah Sakit Sentosa : RS Sentosa
Dalam penulisan SK ditulis dengan huruf kapital RUMAH SAKIT SENTOSA
 CATATAN :
Penulisan singkatan gelar Dokter dijelaskan sebagai berikut :
Kaidah Pedoman Umum Bahasa Indonesia bahwa huruf kapital digunakan
sebagai huruf awal kalimat. Namun berdasarkan Peraturan Menteri
pendidikan dan kebudayaan RI No 154 tahun 2014 tentang Rumpun Ilmu
Pengetahuan dan Teknologi Serta Gelar Kelulusan Perguruan Tinggi
Penulisan gelar profesi Dokter adalah dr. ( sehingga acuan penulisan gelar
mengacu kepada Permen tsb)
Contoh : drg. Margaretha Kurnia,MKM

16. Penulisan judul bab dan sub-sub bab ( dengan contoh )

Judul Bab

A.Sub bab

1. .........
2. ..........
3. .........
a. .................
b. .................
c. .................
C. Ketentuan Jarak
1. Jarak antara bab dan judul adalah satu (single) spasi
2. Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan
kedua adalah satu
3. Jarak antara judul dan sub judul adalah 1.5 spasi.
4. Jarak antara sub judul dan uraian adalah dua spasi.
5. Jarak dari batas garis kop surat dengan judul adalah 1.5 spasi
6. Jarak masing- masing baris disesuaikan dengan keperluan.
 Contoh :
BAB I Jarak : 1 (single)
PENDAHULUAN Font TimesNew Roman 14 ,
bold, huruf capital

A. Latar belakang Font 12 Bold, Jarak spasi 1.5

Rumah Sakit Sentosa (RS Sentosa) terletak di Jalan Raya Kemang No
18 Desa Pondok Udik , Kecamatan Kemang Kabupaten Bogor. Merupakan
Rumah Sakit Umum dengan jumlah tempat tidur sebanyak 108.

Jarak paragraph 1.5

Font : 12
Keterangan :
Spasi ----- blok narasi klik kanan --- Klik paragraph --- klik line Spacing –
pilih ( 1 /1.5/double ) Klik Spacing pilih After klik Auto
D. Jenis Media
1. Naskah dinas menggunakan kertas jenis HVS A4 berat 70 gr.
2. Naskah dinas yang digunakan untuk sertifikat internal yang ditandatangani
oleh Direktur RS Sentosa adalah jenis HVS dengan berat sekurang-
kurangnya 100 gr.
3. Tinta yang digunakan untuk naskah dinas berwarna hitam dan untuk
penandatanganan surat menggunakan tinta warna hitam.

E. Penggunaan Nomor Halaman

Nomor halaman naskah ditulis dengan menggunakan nomor urut angka
typesetting(automatic pilih page number ) dan dicantumkan secara simetris di
tengah bawah kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan
kop /cover naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman.
Nomor halaman khusus apabila digunakan
Lembar pengesahan i
Tim penyusun ii
Kata pengantar iii
Daftar isi iv
F. Ruang Tanda Tangan
Ruang tanda tangan merupakan tempat pada bagian kaki naskah dinas yang
memuat nama jabatan (misalnya Direktur) yang dirangkaikan dengan nama
Instansi.
1. Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah
setelah baris kalimat terakhir.
2. Nama jabatan diletakkan pada baris pertama tidak disingkat.
3. Ruang tanda tangan sekurang- kurangnya empat paragraf.
4. Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang
bersifat mengatur ditulis dengan awal huruf capital dengan gelar.
5. Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas adalah + 3
cm, sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris
terpanjang.

Contoh :
DIREKTUR

drg. Margaretha Kurnia,MKM

G. Penggunaan Logo RS Sentosa
1. Logo Sentosa tanpa homey and green hosipital
Adalah tanda pengenal atau identitas dalam bentuk gambar atau tulisan.
Penggunaan logo yang diberlakukan dalam naskah untuk kop surat dan
SPO.
Ukuran yang digunakan adalah panjang 4 cm dan lebar 2.5 cm

2.5cm

4 cm

2. Logo Sentosa dengan homey and green hosipital

 Adalah tanda pengenal atau identitas dalam bentuk gambar atau tulisan.
Penggunaan logo yang diberlakukan dalam naskah dinas yang bersifat
internal yaitu logo RS Sentosa yang digunakan cover
laporan,panduan,pedoman yang digunakan di dalam lingkungan RS
Sentosa. Diletakan center pada posisi ditengah pada ukuran kertas A4

5 cm

9 cm

3. Stempel RS SENTOSA
Stempel digunakan untuk mengesahkan sebuah dokumen yang
ditandatangani oleh pejabat berwenang. Stempel yang digunakan di
lingkungan RS SENTOSA adalah sebagai berikut :

H. Kode Surat
1. Kode unit-unit pembuat surat di lingkungan internal RS Sentosa
a. PT Pelita Medika Sentosa = PT
b. Managemen =MAN
c. IGD = IGD
d. VK = VK
e. OK = OK
f. Keperawatan = KEP
g. NS 4/5/6 = NS4/5/6
h. Poliklinik = POL
i. Hemodialisa = HD
j. Intensive care = ICU
= PICU
= PER
= NICU
k. Radiologi = RAD
l. Laboratorium = LAB
m. Farmasi = FAR
n. Rekam medik = RM
o. Gizi = GIZ
p. Sterilisasi central = STR
q. Linen/laundry = LIN
r. IT = IT
s. JKN = JKN
t. K3 = K3
u. Sekretariat = SKR
v. SDM = SDM
w. Kasir = KAS
x. Keuangan = KEU
y. Logistik = LOG
z. Satpam = SAT
aa. IPSRS = IPSRS
bb. Diklat = DIK
cc. Adimission = ADM
dd. Humas = HUM
ee. Marketing = MAR
ff. Komite -komite
1.Komite medik = KOM-MED
2.Komite pmkp = KOM-PMKP
3.Komite etik = KOM-ET
4. Komite keperawatan = KOM-KEP
 5. Komite nakes lainnya = KOM-NKS
6. Komite farmasi & terapi = KOM-FAR
7. Komite PPI = KOM-PPI

2. Penomeran Surat xxx/(Kode Unit)/RSS/Bulan(romawi)/th

05/FAR/RSS/XII/2019

Tahun
Bulan
Kode RS Sentosa
Kode unit
No urut surat

Keterangan :
Seluruh No urut surat berasal dari 1 pintu (sekretariat) PJ Bp Asep
Kecuali PT Pelita Medika Sentosa

3. Surat eksternal adalah surat yang ditujukan untuk rekanan RS SENTOSA. Dibuat
atau dikonsepkan oleh Unit terkait kemudian diserahkan kepada Sekretaris
Direksi untuk dibubuhkan nomer dan kode unit. Selanjutnya dibubuhkan paraf unit
penanggungjawab , kemudian ditandatangani oleh Direktur RS SENTOSA.
4. Surat internal
a. Unit /komite kerja
Untuk kepentingan 1 unit dibuat dan ditandatangani oleh karu atau ketua
komite/Ka Unit/Kasi . Contoh : undangan rapat unit/ruangan/komite
b. Antar Unit kerja
Untuk kepentingan lebih dari 1 unit dibuat dan ditandatangani oleh manager
terkait / yang mewakili yang mengundang
Contoh : undangan rapat Admission dan Kasir
c. Seluruh unit kerja
Untuk kepentingan seluruh unit dibuat oleh Sek.Dir dan ditandatangani oleh
Direktur / yang mewakili
Contoh : undangan rapat kordinasi ,surat edaran, dll
5. Jenis –jenis Naskah Dinas
a. Arahan
b. Korespodensi
c. Khusus
6. Jenis naskah dinas arahan ( dari atas ---- bawah)
a. Peraturan Direktur RS
b. Pedoman
c. SPO
d. Surat edaran
e. Surat keputusan
f. Surat instruksi
g. Surat perintah
h. Surat tugas
7. Jenis naskah dinas eksternal ( dari RS kepada rekanan )
a. Surat dinas ( surat kedinasan antar instansi contoh : RS dengan
DinKes/BPJS,dll)
b. Surat pengantar ( surat pengantar kepada instasi / rekanan dengan
melampirkan dokumen / barang yg akan dikirim)
8. Jenis naskah dinas internal / khusus
a. Surat perjanjian kerjasama ( PKS/MOU)
b. Surat kuasa
c. Berita acara
d. Surat keterangan
e. Surat keterangan sehat
f. Surat bebas narkoba
g. Surat keterangan sakit
h. Surat pemeriksaan kesehatan ( MCU)
i. Surat kematian
j. Surat keterangan lahir
k. Surat keterangan dirawat
l. Surat ijin cuti
m. Surat undangan
n. Surat pendelegasian tugas
o. Laporan perjalanan dinas
p. Telahaan staff
q. Daftar hadir
r. Notulen
s. Nota dinas
t. Lembar disposisi
u. Sertifikat internal
9. SPO
Tujuan :
Agar proses kerja rutin terlaksana dengan efisien,efektif, konsisten /
seragam ,aman dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui
pemenuhan standar yang berlaku

Manfaat SPO

1. Memastikan staf RS bekerja dan memahami dalam menjalankan tugas

2. Memenuhi standar penilaian RS

Tanggung jawab SPO

1. Komite /Panitia PMKP bertanggung jawab dalam mengawasi

penyusunan dan atau perubahan SPO unit kerja
2. Karu bertanggung jawab membuat SPO berdasarkan analisa kebutuhan
3. Perubahan SPO diajukan oleh Karu (setelah berkoordinasi dengan
Manager terkait/Kasi perihal isi SPO ) kepada Komite PMKP untuk
kemudian dilakukan pengecekan keterkaitan SPO yang diajukan
dengan SPO yang sudah ada apakah terjadi duplikasi atau tidak selaras
dengan regulasi yang ditetapkan

Proses penyusunan SPO

1. Dibuat oleh unit kerja ( karu / Ka unit / Kasi)

2. Karu / Ka unit melampirkan rancangan SPO dan menyerahkan kepada
Komite PMKP
3. Komite melakukan analisa SPO yang diajukan untuk mencegah
terjadinya duplikasi / bertentangan dengan regulasi RS yang telah
ditetapkan
4. Hasil analisa disampaikan oleh ketua komite untuk revisi / dibatalkan
5. Jika SPO telah sesuai maka Komite PMKP menyerahkan SPO yang telah
disetujui tersebut kepada Karu /Ka Unit dan selanjutnya disampaikan
kepada manager terkait untuk diajukan proses pengesahan kepada Direktur
 menggunakan surat disposisi RS ( disampaikan melalui di Sekretaris
Direktur)

Pengesahan & Penyimpanan

1. SPO yang diajukan dinyatakan berlaku sejak di ttd oleh Direktur RS

2. SPO Asli disimpan dan didokumentasikan di Sekretariat RS
3. Penyimpanan dilakukan dengan rapi berdasarkan Unit Kerja
4. SPO duplikat disimpan di masing-masing unit kerja untuk digunakan
5. Jika dikemudian hari terjadi revisi maka wajib dikembalikan kepada
sekretariat sehingga di unit kerja hanya tersimpan SPO yang berlaku.

Evaluasi SPO

1. Evaluasi dilakukan oleh unit kerja sesuai kebutuhan atau minimal 3 tahun
sekali
2. Perbaikan / revisi dilakukan dengan kriteria :
a. Atas instruksi direksi
b. Adanya perubahan organisasi
c. Usulan pada unit
d. Hasil temuan / evaluasi

Format Penomeran SPO

XX/VK/I/2019

Tahun dikeluarkan

Bulan dikeluarkan gunakan huruf romawi

Unit pembuat dokumen

Nomer urut dokumen SPO

CATATAN :

1. Singkatan unit pembuat SPO ( sesuai dengan kode surat)

2. SPO tanpa menggunakan kode RSS
3. Ditetapkan bahwa SPO yang digunakan DIGANTI seluruhnya (revisi, jika
isi tidak berubah) untuk ditandatangani oleh Direktur RS Sentosa drg.
Margaretha Kurnia,MKM
4. Penomeran SPO berasal dari Sekretariat
ALUR PEMBUATAN SPO

Kepala Ruangan /
Kepala Seksi

Membuat racangan SPO berkordinasi dengan

Ka Kep / Manager terkait bertanggung jawab terhadap alur dan isi SPO

Diajukan kepada Komite PMKP untuk dianalisa apakah terjadi duplikasi SPO /
bertentangan dengan regulasi yang telah ditetapkan

Hasil Analisa dari Komite PMKP

Ditolak Direvisi/Diperbaiki Disetujui

Diserahkan kepada Manager terkait untuk diberikan disposisi atas

Persetujuan SPO

Diajukan kepada Direktur RS melalui Sekretaris Direktur

Pengesahan TTD SPO oleh Direktur RS

Pengarsipan

ASLI DUPLIKAT
Difiling Sekretariat RS Digunakan di Unit Kerja
CONTOH FORMAT TATA NASKAH
 Contoh Format Peraturan Direktur RS Sentosa

PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT SENTOSA

NOMOR ..... TAHUN ...

TENTANG
………………………………………………………………

DIREKTUR RUMAH SAKIT SENTOSA

Menimbang : a. Bahwa ...........................................................;

b. Dan seterusnya ..............................................;

Mengingat : 1. Undang-Undang............................................;

2. Dan seterusnya. ............................................;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT SENTOSA

TENTANG ………………………………………………

BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………

Ditetapkan di : Bogor

Pada tanggal :.........

DIREKTUR
 Nama lengkap dengan gelar

Contoh : Format SPO

RS SENTOSA ……………………………………………………
No.Dokumen Revisi ke Halaman

001/LAB/I/2019 00 1/1

Tanggal Terbit Ditetapkan

STANDAR Direktur
PROSEDUR
OPERASIONAL 12 Januari 2019 (Tanda tangan & Cap)
(SPO)
Nama jelas dengan gelar
…………………………………………………………...
PENGERTIAN
…………………………………………………………...
TUJUAN
…………………………………………………………...
KEBIJAKAN

a. …………………………………………………………
b. …………………………………………………………
PROSEDUR
c. …………………………………………………………

1. ……………..
UNIT TERKAIT 2. Unit kerja terkait (dst)
 Contoh Format Surat Keputusan Direktur RS Sentosa

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT SENTOSA

NOMOR ...... TAHUN

TENTANG
…………………………………………………………………

DIREKTUR RUMAH SAKIT SENTOSA

Menimbang : a. Bahwa ........................................................;

b. Dan seterusnya ...........................................;

Mengingat : 1. Undang-Undang.........................................;
2. Dan seterusnya. .........................................;

MEMUTUSKAN

Menetapkan : ………………………………………………
Kesatu : ………………………………………………
Kedua : ………………………………………………
Ketiga : ……………………………………………...

Ditetapkan di : Bogor

Pada tanggal :…………….

DIREKTUR
 (Tanda tangan & Cap)

Nama
Contoh : Pembubuhan Lampiran SK Padalengkap
Pedomandengan gelar

LAMPIRAN
PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT SENTOSA
NOMOR………………………….
TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH RS SENTOSA

PEDOMAN TATA NASKAH

RS SENTOSA

( halaman kedua setelah cover )

 Format Pedoman

LAMPIRAN
…………………………………………
NOMOR ………………………………
TENTANG
…………………………………………

PEDOMAN
..........................................................

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
B. Maksud dan tujuan
C. Sasaran
D. Asas
E. Ruang Lingkup
F. Pengertian umum

BAB II
......................................
A. ..........................
B. Dan seterusnya

BAB III
..........................................
A. ..............................
B. Dan seterusnya

Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja

PEDOMAN PENGORGANISASIAN
UNIT KERJA

BAB I Pendahuluan
BAB II Gambaran umum RS
BAB III Visi, Misi, Nilai dan tujuan RS
BAB IV Sturktur organisasi RS
BAB V Struktur organisasi unit kerja
BAB VI Uraian jabatan
A. Persyaratan jabatan
B. Uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang
BAB VII Tata hubungan kerja
BAB VIII Pola ketenagaan dan kualifikasi personil
BAB IX Kegiatan orientasi
BAB X Pertemuan rapat
BAB XI Pelaporan

1. Laporan harian
 2. Laporan bulanan
3. Laporan tahunan

PEDOMAN PELAYANAN UNIT KERJA

BAB I PENDAHULUAN
A. Latar belakang
B. Ruang lingkup pelayanan
C. Batasan operasional
D. Landasan hukum
BAB II STANDAR KETENAGAAN
A. Kualifikasi sumberdaya manusia
B. Distribusi ketenagaan
C. Pengaturan jaga
BAB III STANDAR FASILITAS
A. Denah ruang kerja
B. Standar fasilitas
BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN
BAB V LOGISTIK
BAB VI KESELAMATAN PASIEN
A. Pengertian
B. Tujuan
C. Tata laksana keselamatan pasien
BAB VII KESELAMATAN KERJA
BABVIII PENGENDALIAN MUTU
BAB IX PENUTUP

Format : Pedoman Kerja Unit

PEDOMAN KERJA

BAB I PENDAHULUAN
A. Latar belakang
B. Tujuan
C. Ruang lingkup
D. Batasan operasional
E. Landasan hukum
BAB II PENGORGANISASIAN
A. Visi, Misi , Nilai
B. Stuktur organisasi
C. Susunan personalia
D. Pertemuan / rapat
E. Pelaporan
BAB III SARANA DAN PRASARANA
BAB IV TATA LAKSANA
BAB V PENGENDALIAN MUTU
BAB VI PENUTUP
 Format Program kerja Unit

PROGRAM KERJA UNIT

1. Pendahuluan
2. Latar belakang
3. Tujuan
a. umum
b.tujuan khusus
4. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
a. SDM
b. Kebutuhan sarana prasarana
c. Mutu
d. Managemen resiko
5. Cara melaksanakan kegiatan
6. Sasaran
7. Jadwal pelaksanaan kegiatan
8. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
9. Pencatatan , pelaporan dan evaluasi pelaporan
 Format Surat Undangan

Bogor, …………….
Nomor : Yth.
Lampiran : 1. ....................
Perihal : 2......................
Di Tempat

(Alinea pembuka dan isi )

………….. ……………. …………….. ………… ………..………..

………….. ……………. ………….. ………… ………….. ………………

Hari, tanggal :
Waktu :
Tempat :
Acara :

(Alinea penutup)
………….. ……………. …………….. ………… ………..………..

………….. ……………. ………….. ………… ………….. ………… ..…

Nama Jabatan

Nama lengkap dengan gelar

Tembusan :
1………………
2……………....

Format Notulen Rapat

NOTULEN RAPAT
Rapat : ........... ..............................................
Hari/tanggal : ........... ..............................................
Waktu : ........... ..............................................
Kegiatan : 1. ………………………..
2…………………………
3…………………………

Pimpinan Rapat :
Pemimpin :
Peserta Rapat/Pertemuan : 1 …………………………….
(jika lebih dari 10 orang 2 …………………………….
ditulis terlampir) 3 …………………………….

Agenda Rapat/Pertemuan:
1.Kata Pembukaan :
2.Pembahasan :
3.Kesimpulan :

Dibuat Oleh : Mengetahui

Notulis Pimpinan Rapat

Tanda Tangan Tanda Tangan

Nama Lengkap Nama Lengkap

 Format Daftar hadir rapat

DAFTAR HADIR

Hari /Tgl :
Waktu :
Tempat :
Kegiatan :

No Nama Jabatan Tanda Tangan

PROGRAM KERJA UNIT IGD
 Contoh Format Cover

RUMAH SAKIT SENTOSA

Jl Raya Kemang No 18 Kab. Bogor

2019