MENJALANKAN PROGRAM

Login ke server aplikasi (remote desktop), lalu jalankan program HCMSoft® atau
jalankan program HCMSoft® langsung dari desktop.

Setelah muncul login prompt masukkan nama dan password yang telah diberikan.

Jika login tidak berhasil yakinkan tombol CAPS LOCK tidak on pada keyboard anda.
Jika masih belum berhasil, click tombol Detail untuk menampilkan setup dan konfigurasi
koneksi server serta database

Informasi yang tercantum harusnya seperti gambar diatas, jika tidak ubahlah data koneksi
dengan click pada tombol Konfigurasi.

Isikan data seperti di samping kanan dan click Test Koneksi.

Jika test koneksi berhasil click ok dan coba masukkan lagi masukkan user dan password
yang telah diberikan.

Jika semua langkah tersebut belum berhasil segera hubungi IT.

MENU UTAMA
Menu Utama program terdiri dari :
Pada bagian atas :
- Drop down menu : berisi modul-modul dan fungsi utama program ini.
- Action bar menu : berisi tombol untuk aksi-aksi seperti new, edit, delete dsb.

Pada bagian bawah :

- Status Bar : Message, Hint, Keyboard status, User, Database, Fiscal Year dan Current
Date.

Drop down menu berisi modul dan fungsi yang bisa diakses masing-masing user
sehingga menu yang muncul mungkin tidak sama dengan apa yang ditunjukkan pada
screen shot manual training ini.

PENDAFTARAN

Proses pendaftaran : untuk melakukan proses pendaftaran masuk ke menu Front Office |
Registration.

Minta kartu pasien dan Scan kartu pasien.

Jika pasien tidak bawa kartu, ketik nama pasien kolom nama lalu click cari (Tanggal lahir
dapat pula diisi untuk memperkecil / mempercepat pencarian).

Setelah click tombol cari maka daftar pasien yang sesuai dengan syarat pencarian akan
ditampilkan.
- Pasien yang telah terdaftar ditampilkan dengan tulisan tebal (bold)
- Tujuan pendaftaran pasien ditampilkan pada bagian bawah daftar pasien.

Setelah hasil pencarian muncul gerakkan highlights ke pasien yang dicari dan pilih Unit
dimana pasien hendak didaftarkan, (cocokkan minimal nama lengkap dan tanggal lahir)
atau click pada Pasien Baru untuk mendaftarkan calon pasien yang baru.

Jika data pasien tidak bersesuaian antara nama dan tanggal lahir, maka pasien dianggap
sebagai PASIEN BARU.

FOLLOW UP REGISTRATION
Setelah click pada unit departemen yang dituju akan muncul form berikut

Pertama-tama yakinkan cara bayar pasien dengan menanyakan sekali lagi cara bayar
kepada pasien. Untuk tanggungan perusahaan harus disertai dengan surat keterangan dan
syarat lain yang sesuai untuk perusahaan masing-masing (Lihat prosedur penerimaan
pasien Perusahaan dan pasien Asuransi)

Setelah itu pilih unit layanan yang dikehendaki pasien :

RAWAT JALAN :
Pilihlah poliklinik dan dokter yang dituju dan jadwal yang dikehendaki.
Untuk reservasi pilih tanggal dan slot waktu yang dikehendaki.

RAWAT INAP
Pilihlah ward dan bed yang dituju.
Untuk reservasi pilih tanggal yang dikehendaki.

UGD dan PENUNJANG MEDIS

Pilih unit layanan yang dituju.

Setelah itu akan muncul form konfirmasi sebagai berikut :

Review data yang telah diisi dan setelah yakin click benar. Setelah itu akan muncul form
pencetakan dokumen, cetaklah dokumen-dokumen yang dikehendaki dan diperlukan dan
setelah selesai mencetak semua dokumen click Selesai untuk tutup.

Dokumen yang harus dicetak antara lain :

- Slip Registrasi (2 rangkap).
- Patient Label.
- Patient document request.
- Kartu Pasien (untuk pasien baru)

Untuk rawat jalan :

Berkas dokumen berupa :
- Kartu Pasien.
- Slip Registrasi.
Diberikan kepada bagian billing.

Berkas dokumen berupa :

- Patient document request tercetak di bagian rekam medis (atau tergantung letak
printer, jika tercetak di bagian pendaftaran, hasil cetakan harus diberikan kepada
bagian rekam medis).
- Patient label
Diberikan kepada bagian Rekam Medis.

Bagian rekam medis menyiapkan dokumen medis pasien dan melampirkan patient label.

Untuk rawat inap :

Tuliskan jumlah deposit yang harus dibayar oleh pasien bersangkutan pada slip registrasi.

Berkas dokumen berupa :

- Slip Registrasi.
Diberikan kepada bagian billing.

Berkas dokumen berupa :

- Patient document request tercetak di bagian rekam medis
- Patient label
Diberikan kepada bagian Rekam Medis dan kemudian bagian rekam medis menyiapkan
dokumen medis pasien dengan dilampiri patient label.

Kartu pasien diberikan kembali kepada pasien / penanggung pasien.

PASIEN BARU
Berikan atau isilah formulir pasien baru berdasarkan data dari calon pasien dan minta
bukti diri (kartu tanda penduduk atau lainnya).
(Lihat prosedur pendaftaran pasien baru untuk detail prosedur)

Untuk mengisi pasien baru ke dalam sistem, lakukan langkah berikut :

- Pilih menu Front Office | Pasien pada drop down menu lalu click New pada Action
Bar, atau
- Pilih Pasien Baru pada task bar di sisi kiri menu registrasi.

Lengkapi form berikut berdasarkan formulir yang telah diisi pasien.

Isian dengan judul berwarna merah adalah isian yang tidak boleh dikosongkan.

Lalu setelah itu click save atau Ctrl-S,

Pendaftaran ke unit layanan medis dilakukan seperti FOLLOW UP REGISTRATION di

atas.
INTERMEDIATE PROCESSES

Setelah melalui proses registrasi, pasien menunggu di loket Billing / Kasir.

Setelah struk registrasi dan kartu pasien diberikan kepada bagian Billing / Kasir, petugas
billing memanggil pasien bersangkutan dan menerima pembayaran.

Untuk pasien Rawat inap : Kartu pasien dikembalikan kepada pasien beserta struk
registrasi (yang telah dicap lunas kasir penerima) dan kuitansi (jika diperlukan).

Untuk pasien Rawat jalan : Kartu pasien disimpan sampai setelah pasien selesai
menjalani perawatan dari poliklinik (Dengan demikian jika ada kartu pasien yang masih
tertinggal di bagian billing sampai dengan akhir hari, berarti pasien tersebut belum
melunasi pembayarannya). Struk registrasi (yang telah dicap lunas kasir penerima)
diberikan kepada pasien.

Untuk pasien Perusahaan dan Asuransi, pasien hanya membayar biaya pendaftaran saja.
(Lihat prosedur pembayaran pasien Perusahaan dan Asuransi).

Setelah membayar, pasien menunggu di depan poli yang dituju. Slip Registrasi dipakai
sebagai nomor antrian.

PERAWATAN / PELAYANAN MEDIS

Rawat Jalan :
Perawat / petugas Rekam Medis membawa berkas :
- Rekam Medis pasien
- Patient label
Kepada ruangan / dokter poliklinik yang dituju.

Pasien memegang slip registrasi (yang telah dicap lunas kasir penerima)

Perawat memanggil pasien berdasarkan urutan queue dan memeriksa slip registrasi
apakah sudah dicap lunas oleh kasir / belum (jika belum pasien diminta untuk membayar
dulu dan perawat memanggil pasien berikutnya).

Perawat menempelkan patient label di atas formulir patient charges, lembar Therapi dan
laboratorium / radiologi (jika perlu).

Dokter melakukan pemeriksaan / tindakan, kemudian menuliskan tindakan dan charges

tambahan pada formulir patient charges.
Jika ada resep yang diberikan kepada pasien, dokter menuliskan resep di atas lembar
therapi yang telah ditempel patient label oleh perawat sebelumnya.

Demikian pula jika ada pemeriksaan penunjang yang harus dilakukan pasien, dokter
menuliskannya pada formulir pemeriksaan laboratorium / radiologi yang telah ditempel
patient label.

Berkas formulir tersebut disertai dengan dokumen medis pasien diberikan kepada bagian
administrasi billing oleh perawat.

Data di dalam formulir patient charges, lembar therapi dan pemeriksaan laboratorium
serta radiologi dimasukkan ke dalam sistem oleh kelompok administrasi billing.

Kelompok administrasi billing untuk Rawat Jalan terdiri dari beberapa orang yang
melayani seluruh poliklinik yang ada. Sementara untuk Rawat Inap administrasi billing
terletak menyebar di semua ward.

Untuk mencatatkan tindakan / pelayanan medis kepada pasien sesuai catatan pada kartu
kunjungan pasien, pilih menu Front Office | Perawatan, maka semua pasien yang telah
terdaftar akan muncul sbb :

Catatan : Jika ada biaya-biaya yang harus dibayar dahulu oleh pasien, maka tampilan
pada folio pasien menjadi kuning untuk menandai bahwa ada biaya harus dibayar pasien
sebelum dilayani.
Pasien harus melakukan proses pembayaran terlebih dahulu dan setelah itu barulah
tampilan pada form perawatan menunjukkan bahwa pasien telah siap untuk dilayani.
(Status Folio : Buka)

Untuk memasukkan data perawatan / pelayanan medis click kanan pada folio yang
bersangkutan dan pilih Edit Folio.

Setelah itu masukkan biaya-biaya perawatan pada tab Charges

Untuk Therapi dan Penunjang Medis petugas Administrasi memasukkan data masing-
masing di tab Pemeriksaan Penunjang dan Therapi.

Setelah data dimasukkan click Rujuk laboratorium atau Rujuk Farmasi.

Jika pasien perlu dirujuk (dari Rawat Jalan ke Rawat Inap misalnya) hal ini dilakukan
melalai proses registrasi seperti biasa. (Dilakukan oleh petugas pendaftaran dengan
prosedur seperti biasa)
Jika semua data pasien sudah dimasukkan dan pasien sudah selesai dirawat / diberi
pelayanan kesehatan, folio pasien ditutup dengan menekan tombol Tutup Kasus.

Isi dengan status medis yang sesuai lalu click ok.

Setelah entry oleh bagian administrasi sudah selesai, petugas memberi cap pada bagian
data entry dan memberikan date/time stamp (menggunakan mesin penanda tanggal)

Kemudian berkas diberikan kepada bagian Kasir untuk pembayaran pasien, sementara
data medis (dokumen medis) diberikan kepada bagian Rekam Medis untuk pemasukan
data medis pasien, data yang dimasukkan antara lain :
- Diagnosa (ICD)
- Therapi
- Pemeriksaan Penunjang
- Diet
- Alergi, Penyakit Degeneratif dan Kronis

Rawat Inap :
Pasien memberikan Slip Registrasi (yang telah dicap lunas kasir penerima) sebagai tanda
pembayaran deposit beserta patient label kepada perawat ruangan (ward) tempat pasien
dirawat.

Perawat menyiapkan formulir Patient Charges dan formulir Therapi yang ditempel
dengan patient label dan diisi oleh dokter pada setiap kunjungan dokter. (jika kehabisan
patient label, perawat bisa memintanya dari administrasi billing ward bersangkutan)

Formulir Patient Charges diberikan kepada petugas administrasi billing sementara

formulir therapi diberikan kepada bagian farmasi.

Setelah pasien dinyatakan boleh pulang, bagian administrasi billing menutup status medis
folio pasien bersangkutan dan mencetak billing statement folio / registrasi pasien
bersangkutan lalu memberikannya kepada pasien / penanggung.

Pasien / penanggung membayar biaya tersebut pada billing / kasir rawat inap di lantai
dasar.

Kuitansi pembayaran diberikan kepada perawat ruangan dan perawat mengijinkan pasien
pulang.

Jika pasien tak mampu membayar / melunasi biaya pada saat itu, perawat dapat
mengijinkan pasien pulang hanya jika dilengkapi dengan surat keterangan dari kepala
bagian Finance.
PEMBAYARAN DAN BILLING

Untuk melakukan pembayaran dan monitor tagihan pasien pilih menu Front Office |
Billing & Cashier | Billing.

Untuk melakukan pembayaran click pada pasien tersebut lalu pilih Buat Pembayaran, lalu
pilih jenis pembayaran pelunasan.
Setelah click pada alokasikan dan ok, maka pembayaran sudah selesai.

Untuk pembayaran uang muka, pilih jenis pembayaran deposit dan masukkan jumlah
uang setelah itu ok.

Pembayaran pelunasan dapat menggunakan deposit, jika terdapat deposit sebelumnya,

jumlah deposit akan muncul dan dipakai secara otomatis pada pembayaran pelunasan.

BATCH PROCESS DAN FO-BO TRANSFER

Untuk melakukan proses penutupan folio secara batch atau untuk memeriksa folio-folio
mana yang belum ditutup pada hari tertentu, masuk ke menu Front Office | Billing/Kasir |
Proses Batch Penutupan Folio.

Jika semua folio sudah ditutup maka click pada FO-BO Transfer untuk membuat folio-
folio pasien kontraktor menjadi AR Invoice.