PEMERINTAH KABUPATEN LANDAK

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH LANDAK

J1n. Raya Ngabang-Sanggau No. 109 NGABANG 78357
Telepon: (0563) 21027, Fax: (0563) 21585, e-mail:
landakrsud@yahoo.co.id
KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH LANDAK
NOMOR 445.3/39.4/RSUD-L/VII/2019

TENTANG
PANDUAN PENGADAAN SEDIAAN FARMASI, ALAT KESEHATAN
DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI (BMHP) INSTALASI FARMASI
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH LANDAK

Menimbang : a Bahwa untuk mendukung terwujudnya

pelayanan farmasi tentang pengelolaan
sediaan farmasi, alat kesehatan dan. Bahan
Medis Habis Pakai (BMHP) yang sesuai dengan
tata nilai pengadaan, tepat waktu dan optimal
di Rumah Sakit Umum Daerah Landak;
b Bahwa diperlukan kesamaan pemahaman dan
acuan bagi tim pengadaan di Rumah Sakit
Umum Daerah Landak terhadap prosedur
rencana pengadaan;
c Bahwa berdasarkan pertimbangan
sebagaimana dimaksud dalam butir a dan b,
perlu ditetapkan dengan Peraturan Direktur
Rumah Sakit Umum Daerah Landak Tentang
Panduan Pengadaan Rumah Sakit Umum
Daerah Landak.
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1997 tentang
psikotropika (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 1997 Nomor 10, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
3671);
2. Peraturan pemerintah Republik Indonesia
Nomor 72 tahun 1998 Tentang Pengamanan
Sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
1998 Nomor 138, Tambahan Lembaran

3. Negara Republik Indonesia Nomor 3781);

Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 168 Tahun 2005 Tentang
Prekursor farmasi;

4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 61

Tahun 2007 Tentang Pedoman Teknis
Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum
Daerah;

5. Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009

tentang Rumah Sakit (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2009 nomor 153,
Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5072);

6. Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 2009

Tentang Pekerjaan Kefarmasian (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2009
Nomor 124, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5044);

6. Undang - Undang Nomor 36 Tahun 2014

Tentang Tenaga Kesehatan (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 298,
Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5067);

7.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 14 Tahun 2015 Tentang

8.
Standar Kompetensi Manajerial Jabatan
Fungsional Apoteker;
Peraturan Bupati Landak Nomor 12 tahun
2016 Tentang Tugas Pokok, Fungsi, Struktur
Organisasi dan Tata Keda Rumah Sakit
Umum Daerah Kabupaten Landak tahun 2016
Nomor 354).
Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Ind,onesia Nomor 72 tahun 2016 tentang
Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah
Sakit (Berita Negara Republik Indonesia
Tahun 2017 Nomor 49);
Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2019
Tentang Pengadaan Barang / Jasa pemerintah
(kmbaran Negara Republik Indonesia Tahun
2018 Nomor 33);
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 79
Tahun 2018 Tentan Badan Layanan Urnum
Daerah (Berita Negara Republik Indonesia
Tahun 2018 Nomor 1213);
Keputusan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia No. HK.01.07/MENKES /707/2018
Tentang Perubahan Atas Keputusan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia No.
HK.01.07/Menkes/659/2Ol7 Tentang
Formularium Nasional;
Peraturan Badan Pengawas Obat dan
Makanan Nomor 4 Tahun 2018 Tentang
Pengawasan

Pengelolaan Obat, Bahan Obat, Narkotika,

Psikotropika, Dan Prekursor Farmasi Di
 Fasilitas Pelayanan Kefrarmasian (Berita
Negara Republik Indonesia Tahun 2018
Nomor 636);

MEMUTUSKAN:
Menerapkan
Kesatu : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM
DAERAH LANDAK TENTANG PANDUAN
PENGADAAN SEDIAAN FARMASI, ALAT
KESEHATAN DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI
(BMHP) INSTAI,ASI FARMASI RUMAH SAKIT
UMUM DAERAH LANDAK
Kedua : Panduan Pengadaan dimaksud Diktum Kesatu
sebagaimana terlampir dalam Iampiran
Peraturan ini
Ketiga : : Panduan Pengadaan dimaksud Diktum Kedua
digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan
Pengadaan di Rumah Sakit Umum Daerah
Landak
Keempat : Peraturan ini muLai berlaku pada tanggal
ditetapkan dengan ketentuan bilamana di
kemudian hari terdapat kekeliruan dapat
dilakukan perbaikan ssfoagaimana mestinya
DITETAPKAN : DI NGABANG 18 JULI 2019
TANGGAL : 18 JULI 2019

DIREKTUR RSUD LANDAK

Dr.H.S. WAHYU PURNOMO, Sp.B

Nip. 19810715 200904 1 002

Lampiran I : Keputusan Direktur Rumah Sakit Umum

 Daerah Landak Tentang Panduan
Pengadaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai
(BMHP) Instalasi Farmasi Rumah Sakit
Umum Daerah Landak
Nomor : 445.3/39.4 /RSUD-L /2019
Tanggal : 18 Juli 2019

PANDUAN PENGADAAN SEDIAAN FARMASI,

ALAT KESEHATAN DAN BAHAN MEDIS HABIS
PAKAI (BMHP) INSTALASI FARMASI
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH LANDAK

INSTALASI FARMASI
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH LANDAK
TAHUN 2O19

BAB I
PENDAHULUAN
 Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara
dan meningkatkan kesehatan dan tempat yang digunakan untuk
menyelenggarakannya disebut sarana kesehatan. Sarana
kesehatan berfungsi untuk melakukan upaya kesehatan dasar
atau upaya kesehatan rujukan dan/atau upaya kesehatan
penunjang. Selain itu, sarana kesehatan dapat juga dipergunakan
untuk kepentingan pendidikan dan pelatihan serta penelitian,
pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang
kesehatan. Sarana kesehatan meliputi balai pengobatan, pusat
kesehatan masyarakat (Puskesmas), Rumah Sakit Umum, Rumah
Sakit khusus, praktek dolrter, praktek dokter gigi, praktek dokter
spesialis, praktek dokter gigi spesialis, praktek bidan, toko obat,
apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS), Pedagang Besar
Farmasi (PBF), pabrik obat dan bahan obat, laboratorium
kesehatan, dan sarana kesehatan lainnya. Da]am penyelenggaraan
upaya kesehatan diperlukan perbekalan kesehatan yang metiputi
sediaan farmasi, alat kesehatan, dan perbekalan kesehatan
lainnya, sedangkan sediaan f;armasi meliputi obat, bahan obat,
obat tradisional, dan kosmetik. Dalam beberapa sarana kesehatan
itu, seperti Rumah sakit, pabrik buatan, pengendalian mutu
sediaan farmasi, pengamanan pengadaan, penyimpanan dan
distribusi obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep
dokter, pelayanan informasi obat serta pengembangan obat, bahan
obat, dan obat tradisional.
Sistem Pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian
kegiatan yang meliputi aspek seleksi dan perumusan kebutuhan,
pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penggunaan obat.
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa masing-masing
tahap pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian yang terkait,
dengan demikian dimensi pengelolaan obat akan dimulai dari
perencanaan pengadaan yang merupakan dasar pada dimensi
pengadaan obat di Rumah Sakit.
Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang
dibutuhkan di rumah sakit yang diperoleh dari pemasok eksternal
melalui pembelian dari Apotek yang bekerjasama, distributor, atau
pedagang besar farmasi. Tujuan dari pengadaan yaitu untuk
memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam jumlah
yang cukup dengan kualitas harga yang dapat
dipertanggungjawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu secara
efektif dan efisien, menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku.
Sistem pengelolaan obat mempunyai empat fungsi dasar
untuk mencapai tujuan yaitu :
a. Perumusan kebutuhan atau perencanaan (selection)
b. Pengadaat (Procurement)
c. Distribusi (Distribution)
d. Penggunaan (Use)
Keempat fungsi tersebut didukung oleh sistem penunjang
pengelolaan yang terdiri dari :
a. Organisasi (Organisation)
b. Pembiayaan dan kesinambungan (Financing and
Sustainnnability)
c. Pengelolaan informasi (Information Management)
d. Pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia (Human
Resorces Management)
 Hubungan antara fungsi-fungsi di atas dapat digambarkan
sebagai berikut :

Keempat tahap pengelolaan obat tersebut dapat didefinisikan

sebagai:
 Perencanaan dimana dilakukan Seleksi dan perumusan
kebutuhan, yaitu kegiatan menyusun kebutuhan perbekalan
farmasi yang tepat dan sesuai kebutuhan, mencegah terjadinya
kekosongan atau kekurangan perbekalan farmasi serta
meningkatkan penggunaan perbekalan farmasi yang efektif dan
elisien.
 Pengadaan yaitu proses penyediaan obat yang dibutuhkan di
unit pelayanan kesehatan.
 Distribusi yaitu suatu proses penyebaran obat secara merata
yang teratur kepada yang membutuhkan pada saat diperlukan.
 Penggunaan yaitu proses peresepan dan penyerahan obat dan
informasi berdasarkan resep kepada dokter.
 Instalasi merupakan sahu-satunya. unit yang
bertugas merencanakan, mengadakan, mengelola, dan
mendistribusikan sediaan farmasi, alat kesehatan dan
bahan medis habis pakai {BMHP} untuk Rumah Sakit
secara keseluruhan.
 BAB II
RUANG LINGKUP
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan
kebutuhan yang telah direncanakan dan setujui yang
berkesinambungan dimulai dari pemilihan, penentuan jumlah
yang dibutuhkan, penyesuaian antara dana dan kebutuhan,
pemilihan metode pengadaan, pemilihan pemasok, penentuan
spesifikasi kontrak, pemantauan proses pengadaan dan
pembayaran. Pada siklus pengadaan tercakup pada
keputusankeputusan dan tindakan dalam menentukan jumlah
obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan kualitas obat-
obat yang diterima.
Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat
dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang
terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan.
Jenis pengadaan di RSUD Landak dibagi menjadi :
a. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu :
1) Pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan
medis habis pakai (BMHP)
2) Pengadaan bahan dan makanan
3) Pengadaan barang-barang dan logistic
b. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu :
1) Pembelian tahunan (Annual purchasing), merupakan
pembelian dengan selang waktu satu tahun
2) Pembelian tejadwal (Schedule Purchasingl, merupakan
pembelian dengan selang waktu tertentu, misalnya I
bulan, 3 bulan ataupun 6 bulan
3) Pembelian regular (tiap bulan), merupakan pembelian
setiap saat di mana pada saat mengalami kekurangan
 Sistem pengadaan perbekalan famasi adalah penentu
utama ketersediann obat dan biaya total kesehatan.

Proses pengadaan efektif seharusnya:

1) Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat
2) Memperoleh harga pembelian serendah mungkin
3) Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas
diketahui
4) Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala
(dalam waktu tertentu), menghindari kelebihan persediaan
maupunn kekurangan persediaan
5) Mengatur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan
yang aman untuk mencapai total lebih rendah
 BAB III
TATA LAKSANA

Tahapan alur pengadaan meliputi :

A. Pemilihan
Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis
sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai sesuai denganr. kebutuhan. Pemilihan sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai ini berdasarkan:
1. formularium dan standar pengobatan/pedoman
diagnose dan terapi;
2. standar Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai yang telatr ditetapkan;
3. pola penyakit;
4. efektivtas dan keamanan;
5. pengobatan berbasis bukti;
6. mutu;
7. herga dan
8. ketersediaan di Pasaran.
Kriteria pemilihag pemasok sediaan farmasi untuk
Rumah Sakit adalah :
1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku
untuk melakukan produksi dan penjualan (telah
terdaftar) dan merupakan jalur resmi distributor
2. Prinsipal telah terakreditasi sesuai dengan
persyaratan CPOB dan ISO 9000.
3. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya
sebagai pemasok produk obat, alat kesehatan dan
Bahan Medis Habis Pakai
4. Mempunyai Garansi keaslian obat
 5. Mampu memberikan hak akses kepada rumah sakit
untuk meninjau tempat penyimpanan dan
transportasi sewaktu-waktu berdasarkan kontrak.
Tahapan pemilihan pemasok di RSUD Landak dijelaskan
secara rinci yaitu :
1. Identifikasi Pemasok Sediaan Farmasi Yang mungkin
Untuk RSUD Landak
1) Mengevaluasi sistem mutu yang diterapkan
pemasok, berdasarkan evaluasi dokumen dan
evaluasi di lapangan.
2) Pemasok harus mengizinkan apoteker rumah sakit
untuk menginspeksi sistem mutu manufaktur dan
pengendalian mutu
3) Menganalisis informasi tentang uqiuk kerja
pemasok, dan harus dikembangkan ketetapan
serta kriteria operasional dan ditetapkan untuk
mengakses kehandalan pemasok dan menhindari
subjektivitas. Kurangnya ketetapan serta kriteria
untuk menetapkan pemasok yang ditolak
menimbulkan keraguan pada kejujuran proses
pengadaan.
4) Untuk pemasok yang baru, adalah penting
menginspeksi secara visual sampel sediaan obat,
kemasan dan penandaan.
5) Menguji mutu sediaan obat di laboratorium IFRS
(jika ada), mengkaji hasil uji laboratorium pihak
ketiga yang telah diakreditasi, atau hasil uji
boratorium pemasok yang telah diakreditasi
6) Mengkaji pengalaman terhadap sediaan pemasok
yang dipublikasikan oleh pengguna lain atau
informasi dari berbagai rumah sakit lain.
 7) Mengwaluasi riwayat mutu, sediaan farmasi yang
lampau yang disuplai oleh pemasok
8) Mengkaji mutu produk, harga, unjuk kerja
penghataran, dan tanggapan pemasok jika ada
masalah
9) Mengaudit sistem manajemen mutu pemasok dan
mengevaluasi kemampuan yang mungkin untuk
mengadakan sediaan obat yang diperlukan secara
efisien dan dalam jadwal
Mengkaji acuan tentang kepuasan konsumen
10)
(dokter dan penderita)
Mengevaluasi pengalaman yang relevan dengan
11)
pemasok
Mengakses finansial guna memastikan
12)
kelangsungan hidup pemasok dalam seluruh
periode suplai yang diharapkan

13) Kemampuan layanan dan dukungan Kemampuan

logistik termasuk lokasi dan sumber
2. Buat kesepakatan dan kebijakan
a. Kesepakatan Mengenai Metode Verifikasi
Kesepakatan yang jelas harus diadakan oleh IFRS
bersama pemasok mengenai metode yang digunakan
untuk memverifikasi kesesuaian terhadap persyaratan
yang ditetapkan yang mencakup pertukaran data
inspeksi dan/atau pengujian, dengan tujuan peningkatan
mutu selanjutnya. Adanya kesepakatan tersebut dapat
memperkecil kesulitan dalam penafsirkan persyaratan,
metode inspeksi, pengujian, atau pengambilan contoh
b. Kesepakatan Untuk Penyelesaian Perselisihan
Sistem dan prosedur harus ditetapkan IFRS bersama
pemasok untuk penyelesaian perselisihan yang berkaitan
dengan mutu yang terjadi dikemudian hari
c. Kebijakan Distribusi
1) Apabila memungkinkan, penghantaran tiap jenis
sediaan obat harus berasal dari suatu nomor lot/bets
tunggal.
2) Kecuali ditetapkan atau dipersyaratkan lain oleh
pertimbangan stabilitas, tidak kurang dari suatu jarak
waktu 12 bulan harus tersedia, antara waktu
penghantaran sediaan dan tanggal kadaluwarsanya.
3) Pemasok harus menerima, tanpa pengesahan
sebelumnya, kemasan sediaan obat yang belum
dibuka yang dikembalikan yang belum lewat tanggal
kedaluwarsa. Pengembalian uang penuh seharga
pembelian harus kontan atau dimasukkan ke dalam
rekening rumah sakit.
4) Pemasok harus mengirimkan semua pesanan sediaan
obat tepat waktu, ongkos kirim prabayar oleh
pemasok, dan menyertakan daftar kemasan pada
setiap pengiriman. Semua sediaaa obat "yang habis
persediaan" harus dicatat, dan ketersediaan yang
diantisipasi dari sediaan itu harus secara jelas
dinyatakan
d. Kebijakan Pemasaran dan Penjualan
1) Pemasok, tidak diperkenankan menggunakan nama
apoteker atau nama IFRS dalam iklan atau materi
promosi.
2) Pemasok harus menghormati keputusan sistem
formularium yang dibuat oleh KFT, dan PPF
(Perwakilan Perusahaan Farmasi) harus memenuhi
peraturan rumah sakit yang menguasai kegiatan PPF
3) Pemasok tidak diperkenankan memberikan uang, alat
atau barang kepada IFRS atau staftnya sebagai
bujukan untuk membeli produk pemasok.
4) Dalam mengambil bagian dalam suatu kontrak untuk
memasok sediaan obat, pemasok harus menjamin
menyediakan pada harga yang ditetapkan setiap
sejumlah minimum sediaan obat yang ditetapkan.
Jika pemasok tidak mampu memenuhi janji pasokan
itu, pemasok harus mengganti pengeluaran rumah
sakit untuk pembayaran biaya yang dikeluarkan
untuk memperoleh sediaan obat itu dari sumber lain.
Jika selama kontrak berlaku, terjadi pengurangan
harga maka berlaku harga yang lebih rendah
Mekanisme yang dilakukan pada tahap ini antara lain:
1) Pemilihan obat dilakukan oleh KFT dan hasil
pemilihan tersebut mer{adi usulan Formularium
RSUD Landak.
2) Proses pemilihan obat mengikuti Standar Operasional
Pemilihan dan Perencanaan Obat di RSUD Landak
Dan Standar Prosedur Operasional Penyusunan
Formularium di RSUD Landak.
3) Penyediaan jenis sediaan farmasi, alat kesehatan dan
BMHP harus dibatasi untuk mengefisienkan
pengelolaannya dan menjaga kualitas pelayanan.
4) Daftar obat yang telah disetujui dan ditetapkan oleh
Direktur RSUD Iandak untuk digunakan dalam
pelayanan kesehatan di RSUD Landak tertuang dalam
buku Formularium RSUD Landak.
5) Kebljakan dan prosedur sistem formularium harus
dirancang agar dihasilkan formularium yang selalu
mutakhir dan dapat memenuhi kebutuhan
pengobatan yang rasional, revisi formularium
dilakukan setiap tahun.
6) Setiap dokter penanggungfawab yang mewakili spsialis
dasar di RSUD Landak mengajukan
 usulan obat baru tersebut tercantum di dalam Clinical
Pathway atau pedoman pelayanan medik yang
diterbitkan oleh komite medik. Oleh karena itu setiap
perubahan obat atau rejimen terapi di dalam Clinical
Pathway atau pedoman pelayanan medik harus
diberitahukan secara tertulis dengan mencantumkan
tanggal efektif pelaksanaan penggantian kepada KFT.
7) Setiap obat baru yang diusulkan untuk masuk dalam
formularium harus dilengkapi dengan informasi
tentang kelas terapi, indikasi terapi, bentuk sediaan
dan kekuatan, bioavailibilitas dan farmakokinetik,
kisaran dosisi, efek samping dan efek toksik,
perhatian khusus, kelebihan obat baru ini
dibandingkan dengan obat lama yang sudah
tercantum di dalam formularium, uji klinik, atau
kajian epidemiologi yang mendukung keunggulannya,
perbandingan harga dan biaya pengobatan dengan
obat atau cara pengobatan terdahulu. Kecuali yang
memiliki data bioekuivalensi (BE) dan atau
rekomendasi tingkat 1 evidence based medicine (EBM).
8) Obat yang terpilih masuk dalam formularium adalah
obat yang memperlihatkan tingkatan bukti ilmiah
yang tertinggi untuk indikasi dan keamanannya. Bila
dari segolongan obat yang sarna indikasi dan
keamarlan yang sama tinggi, maka pertimbangan
selanjutnya adalah dalam hal ketersediaannya di
pasaran, harga dan biaya pengobatan yang paling
murah.
9) Suatu obat harus dihapuskan dari formularium jika
obat tersebut sudah tidak beredar lagi di
 pasaran, tidak ada lagi yang meresepkan, atau sudah
ada obat lain yang lebih cost effective.
10) Pada kasus dimana diperlukan suatu obat yang tidak
tercantum dalam formularium, maka dokter dapat
mengajukan permintaan khusus dengan mengisi
Formulir Permintaan Khusus Obat Non Formularium
yang di tujukan kepada KFT. Selanjutnya KFT akan
memutuskan apakah penyediaan obat tersebut dapat
disetujui atau tidak. Jika disetujui, maka Instalasi
Farmasi akan melanjutkan proses pengadaanya. Proses
permintaan obat non formularium mengikuti Standar
Prosedur Operasional Permintaan Obat Non
Formularium.
11) Pada keadaan dimana obat yang diperlukan tidak
tersedia maka Instalasi Farmasi akan menyampaikan
pemberitahuan kepada dokter, penulis resep dan
menyarankan obat pengganti jika ada.
12) Sosialisasi fomularium dilakukan oleh KFT melalui
media komunikasi yang tersedia
13) Buku formularium yang sedang berlaku wajib tersedia
di lokasi pelayanan; di ruang rawat, IGD, Poli rawat
jalan, ruang dokter, bagian pengadaan dan depo
farmasi. Setiap dokter di RSUD landak harus memiliki
buku formularium yang menjadi acuan selama
berpraktek di RSUD Landak.
14) Pengawasan kepatuhan pemakaian obat sesuai
formularium dilakukan secara berkala dan
berdasarkan data mutasi atau data penggunaan obat
dari instalasi farmasi.
15) Penyimpangan terhadap penggunaan obat tidak
sesuai dengan formularium diberikan sanksi
pengurangan jumlah obat yang boleh diajukan ke
KFT.
B. Perencanaan Kebutuhan
Perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan
untuk menentukan jumlah dan periode pengadaan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Batran Medis
Habis Pakai sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan
untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis,
tepat jumlah, tepat waktu dan efisien.
Perencanaan dilakukan untuk menghindari
kekosongan Obat dengan menggunakan metode yang
dapat dipertanggungiawabkan dan dasar-dasar
perencanaan yang telah ditentukan antara lain
konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi
dan epidemiologi dan disesuaikan dengan anggaran
yang tersedia.
Pedoman perencanaan harus mempertimbangkan:
1. anggaran yang tersedia;
2. penetapan prioritas;
3. sisa persediaan;
4. data pemakaian periode yang lalu;
5. walrtu tunggu pemesanan; dan
6. rencana pengembangan.
C. Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan yang dimaksudkan
untuk merealisasikan perencanaan kebutuhan.
Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan,
jumlah, dan waktu yang tepat dengan harga yang
terjangkau dan sesuai standar mutu. Pengadaan
merupakan kegiatan yang berkesinambungan dimulai
dari pemilihan, penentuan jumlah yang dibutuhkan,
penyesuaian antara kebutuhan dan dana, pemilihan
metode pengadaan, pemilihan pemasok, penentuan
spesifikasi kontrak, pemantauan proses pengadaan,
dan pembayaran.
Untuk memastikan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan alat Medis Habis Pakai sesuai dengan
mutu dan spesifikasi yang dipersyaratkan maka jika
proses pengadaan dilaksanakan oleh bagian lain di
luar Instalasi Farmasi harus melibatkan tenaga
kefarmasian.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai antara lain :
1. Sesuai dengan ketentuan pengadaan yang berlaku
untuk RSUD (PERDA, Keputusan Direktur RSUD
Landak)
2. Waktu Pengadaan berdasarkan pada kriteria
sediaan farmasi, alat kesehatan, Bahan Medis
Habis Pakai (Vital, Esensial, Normal) dan
penyerapan penggunaan (Fast Moving item or Slow
moving item)
3. RSUD Landak mengadakan obat, vaksin, alkes,
reagen, gas medis, barang farmasi lainnya melalui
jalur resmi yaitu Distributor yang memiliki
perjanjian Kerjasama dengan RSUD Iandak dimana
dalam perjanjian tersebut memuat klosul tentang:
a) Akte Pendirian Perusahaan dan Pengesahan dari
kementrian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
b) Surat Ijin Usaha Perusahaan (SIUP) yang masih
berlaku.
 c) NPWP.
d) Izin Pedagang Besar Farmasi - Penyalur Alat Kesehatan
(PBF-PAK) yang masih berlaku.
e) Perjanjian kerja Sama antara distributor dengan pabrik
farmasi.
f) Nama dan Surat Izin Kerja Apoteker Penanggung jawab
PBF-PAK yang masih berlaku.
g) Alamat dan denah Kantor PBF.
h) Surat garansi jaminan keaslian produk yang
didistribusikan ( dari prinsipal ) yang masih berlaku.
i) Stabilitas penyimpanan obat selama disimpan di
distributor sampai dengan obat yang didistribusikan
diterima oleh Rumah Sakit.
j) Untuk produk B3 ( Bahan Berbahaya Beracun ) wajib
disertakan tabel MSDS berbahasa Indonesia beserta label
B3.
k) Mematuhi Peraturan K3 ( Kesehatan Keselamatan Kerja ).
l) Nomor Izin Edar Obat atau Alkes yang masih berlaku.
m) Waktu pengiriman barang yang pasti sesuai kesepakatan.
n) Jaminan Ketersediaan stok untuk Rumah Sakit.
o) Pemberitahuan informasi stok kosong melalui surat resmi
dari distributor dan principal ke Rumah Sakit.
p) Bahan baku obat harus disertai sertifikat analisa
q) Masa kadaluarsa minimal 2 (dua) tahun kecuali untuk
sediaan farmasi, alat kesehatan dan BMHP tertentu
(seperti; vaksin, reagensia, dan lain-lain), atau pada
kondisi tertentu yang dapat dipertanggungiawabkan.
Pemasok disbibutor yang akan bekerjasama dengan instalasi
farmasi RSUD Landak harus memenuhi beberapa kriteria
yang antara lain dibahas di dalam perjanjian kerjasama
dengan pemasok. Berikut beberapa penjelasan mengenai
pemasok sediaan farmasi, alat kesehatan dan BMHP yang
juga dijadikan salah satu acuan oleh tim penapisan
teknologi di RSUD Landak dalam menentukan pemilihan
pemasok/ distributor selain kriteria umum.
1. Identifikasi Pemasok Sediaan Farmasi, alat kesehatan
dan BMHP
a. Mengevaluasi sistem mutu yang diterapkan
pemasok, berdasarkan evaluasi dokumen dan
evaluasi di lapangan.
b. Pemasok harus mengizinkan apoteker rumah sakit
untuk menginspeksi sistem mutu manufaktur dan
pengendalian mutu
c. Menganalisis informasi tentang unjuk kerja
pemasok, dan harus dikembangkan ketetapan
serta kriteria operasional dan ditetapkan untuk
mengakses kehandalan pemasok dan menghindari
subjektivitas. Kurangnya ketetapan serta kriteria
untuk menetapkan pemasok yang ditolak
menimbulkan keraguan pada kejujuran proses
pengadaan.
d. Untuk pemasok yang baru, adalah penting
menginspeksi secara visual sampel sediaan obat,
kemasan dan penandaan.
e. Menguji mutu sediaan obat di laboratorium IFRS
(jika ada), mengkaji hasil uji laboratorium pihak
ketiga yang telah diakreditasi, atau hasil uji
boratorium pemasok yang telah diakreditasi
f. Mengkaji pengalaman terhadap sediaan pemasok
yang dipublikasikan oleh pengguna lain atau
informasi dari berbagai rumah sakit lain.
g. Mengevaluasi riwayat mutu, sediaan farmasi yang
 lampau yang disuplai oleh pemasok
h. Mengkaji mutu produk, harga, unjuk kerja
penghataran, dan tanggapan pemasok jika ada
masalah
i. Mengaudit sistem manajemen mutu pemasok dan
mengevaluasi kemampuan yang mungkin untuk
mengadakan sediaan obat yang diperlukan secara
efisien dan dalam jadwal
j. Mengkaji acuan tentang kepuasan konsumen
(dokter dan penderita)
k. Mengevaluasi pengalaman yang relevan dengan
pemasok
l. Mengakses finansial guna memastikan
kelangsungan hidup pemasok dalam seluruh
periode suplai yang diharapkan
m. Kemampuan layanan dan dukungan
n. Kemampuan logistik termasuk lokasi dan sumber

2. Hal Yang Perlu Disepakati Antara IFRS dan Pemasok

Kesepakatan Tentang Jaminan Mutu Pasokan
a. Mengandalkan sistem mutu pemasok dengan
mengadakan audit dokumen mutu dan di lapangan
b. Penyertaan data inspeksilpengujian yang
ditetapkan dan rekaman pengendalian proses dari
pemasok
c. Penerapan standar sistem mutu formal sesuai
kontrak yang disetujui IFRS dan pemasok (standar
formal dapat ditetapkan oleh IFRS, yaitu Cara
pembuatan Obat Baik atau CPOB, Cara Distribusi
Obat Baik atau CDOB)
 d. Evaluasi secara berkala terhadap praktek
pengendalian mutu pemasok oleh IFRS atau oleh
pihak ketiga
e. Inspeksi/pengujian penerimaan lot dengan
pengambilian contoh oleh pemasok
f. Inspeksi penerimaan dan penyortiran oleh IFRS
Kewajiban Pemasok
Hubungan IFRS Dengan Pemasok
a. IFRS dan industri farmasi harus menetapkan
sistem manajemen mutu menyeluruh (S3M) agar
kedua lembaga ini se1a1u dapat memuaskan
konsumen. IFRS harus menerapkan manajemen
proses mutu metode modern menggantikan
manajemen produk metode tradisional. Metode
tradisional difokuskan produk atau keluaran yang
memerlukan inspeksi/pengujian bahan baku
maupun sediaan akhir yang lebih ketat untuk
peningkatan mutu. Dengan pendekatan ini, mutu
yang lebih baik dapat dicapai dengan pengeluaran
dan pemborosan yang meningkat dan harga yang
lebih tinggi. Hal ini berlawanan dengan metode
modern, yang peningkatan mutu terpusat pada
proses, dengan pendekatan demikian. mutu yang
lebih baik dapat dicapai tanpa memerlukan
peningkatan biaya.
b. Salah satu strategi untuk meningkatkan
komunikasi antara IFRS dan industri farmasi ialah
mengadakan program orientasi formal untuk
Perwakilan Perusahaan Farmasi (PPF). Program
orientasi dapat digunakan untuk mendiskusikan
 standar di rumah sakit bagi PPF, selain itu dapat
digunakan untuk memberikan informasi yang
lebih luas kepada PPF sehingga ia memahami
berbagai sistem rumah sakit. Suatu pengertian
yang akurat tentang sistem pembelian, sistem
penghantaran obat, dan sistem formularium akan
membantu PPE dalam melaksanakan pelayanan
yang perlu untuk rumah sakit
c. Komunikasi antara industri farmasi dengan
apoteker rumah sakit harus terbuka dan
berkelanjutan. Apoteker rumah sakit harus
mengkomunikasikan kebutuhan rumah sakit
kepada industri, dan industri harus berusaha
memenuhi kebutuhan itu. Informasi ilmiah
berkaitan dengan sifat fisik (stabilitas,
kompatibilitas, pH) dan sifat klinik (farmakokinetik)
harus dikomunikasikan kepada apoteker rumah
sakit. HaI sama, industri farmasi harus secara
efisien mengkomunikasikan kebutuhannya kepada
apoteker rumah sakit.
Manfaat Kerja Sama Dengan Pemasok
a. Mengoptimalisasikan jumlah pemasok dan mitra.
b. Mengadakan komunikasi dua arah pada tingkat
yang paling sesuai dalam kedua lembaga (IFRS dan
pemasok) guna memudahkan solusi masalah yang
cepat dan untuk menghindari keterlambatan atau
perselisihan yang
c. Bekerja sama dengan pemasok dalam memvalidasi
kemampuan proses
d. Memantau kemampuan pemasok menghantarkan
sediaan obat yang bermutu
e. Mendorong pemasok untuk menerapkan program
peningkatan atau perbaikan terus-menerus dan
untuk berpartisipasi dalam perkara peningkatan
bersama.
f. Melibatkan pemasok dalam kegiatan
pengembangan dan atau desain IFRS untuk
berbagi pengetahuan dan memperbaiki/
meningkatkan realisasi dan penghantaran obat
yang sesuai.
Rumah sakit memiliki mekanisme yang
mencegah ke kosongan stok Obat yang secara normal
tersedia di Rumah Sakit dan mendapatkan Obat saat
Instalasi Farmasi tutup yang dilakukan dengan sistem
pengadaan cito, pengadaan dengan
pembelian/peminjaman dengan apotek PRB {Program
Rujuk Balik) yang terdekat dengan RSUD Landak.
Pengadaan dapat dilakukan melalui:
1. Pembelian
Untuk Rumah Sakit pemerintah pembelian
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai harus sesuai dengan ketentuan
pengadaan barang dan jasa yang berlaku.
Pembelian dilakukan dengan Pelelangan (tender),
Pemilihan langsung, Penurukan langsung, dan
Swakelola. Pembelian juga dapat dilakukan ke
apotek rekanan yang sudah bekerjasama dengan
RSUD I"andak berdasarkan kontrak. Hal ini
dilakukan untuk mengatasi kekosongan sementara
sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis
habis pakai (BMHP)
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian
adalah:
 1) Kriteria Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai, yang meliputi kriteria
umum dan kriteria mutu Obat.
2) Persyaratan pemasok.
3) Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai.
4) Pemantauan rencana pengadaan sesuai jenis,
jumlah dan walrtu.
2. Produksi Sediaan Farmasi
Instalasi Farmasi d.apat memproduksi sediaan
tertentu apabila:
1) Sediaan Farmasi tidak ada di pasaran;
2) Sediaan Farmasi lebih murah jika diproduksi
sendiri;
3) Sediaan Farmasi dengan formula khusus;
4) Sediaan Farmasi dengan kemasan yang lebih
kecil/ repacking;
5) Sediaan Farmasi untuk penelitian; dan
6) Sediaan Farmasi yang tidak stabil dalam
penyimpanan/harus dibuat baru (recenter,
paratus).
Sediaan yang dibuat di Rumah Sakit harus
memenuhi persyaratan mutu dan terbatas hanya
untuk memenuhi kebutuhan pelayanan di Rumah
Sakit tersebut.
3. Sumbangan/Dropping/Hibah,
Instalasi Farmasi harus melakukan pencatatan
dan pelaporan terhadap penerimaan dan
penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai sumbangan/ dropping/
 hibah.
Seluruh kegiatan penerimaan Sediaan Farmasi,
Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
dengan cara sumbangan/dropping/hibah harus
disertai dokumen administrasi yang lengkap dan
jelas. Agar penyediaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dapat
membantu pelayanan kesehatan, maka jenis
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai harus sesuai dengan kebutuhan
pasien di Rumah Sakit. Instalasi Farmasi dapat
memberikan rekomendasi kepada pimpinan Rumah
Sakit untuk mengembalikan / menolak sumbangan
/dropping/hibah Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,
dan Bahan Medis Habis Pakai yang tidak
bermanfaat bagi kepentingan pasien Rumah Sakit.
Beberapa Prinsip Pengadaan Sediaan Farmasi, alat
kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai mencakup
aspek :
a. Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik
b. Pengadaan Obat terbatas pada daftar formularium
Rumah Sakit
c. Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis
terbatas akan menurunkan harga
d. Pengadaan secara kompetitif, pada tender terbatas,
hanya suplier yang telah melewati prakualifikasi
yang diizinkan mengikuti.
e. Adanya komitmen pengadaan, supplier harus
menjamin pasokan obat yang kontralcrya telah
ditandatangani
f. Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan
perkiraan kebutuhan nyata
 1) Gunakan penghitungan berdasarkan konsumsi
kebutuhan masa, kroscek dengan pola penyakit dan
jumlah kunjungan
2) Lakukan penyesuaian terhadap stok over, stok out, obat
expired
3) Lakukan penyesuaian dan perhitungan terhadap
kebutuhan program dan perubahan pola penyakit
(utamanya) lansia
g. Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran
Pasti
1) Kembangkan kepastian pembayaran
2) Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat
menurunkan harga
h. Prosedur tertulis dan transparan, umumkan hasil
pelelangan kepada publik
i. Pembagian Fungsi
1) Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu
2) Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa tim, unit
individu dalam aspek perencanaan kebutuhan, pemilihan
jenis obat, pemilihan suplier dan pelelangan
j. Program Jaminan Mutu Produk
1) Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu
produk dalam setiap dokumen
2) Jaminan Mutu Produk Termasuk: Sertifikasi, test lab,
mekanisme laporan terhadap obat yang diduga tidak
memenuhi syarat
k. Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya
1) Untuk mengkaji kepatuhan terhadap prosedur
pengadaan, kepastian pembayaran dan faktor lain yang
berhubungan
2) Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal atau
eksternal
 l. Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan
1) Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan
dengan target setidalcrya setahun sekali
2) Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga terhadap
harga di pasar (market), rencana pengadaan dan realisasi

Alur Pengadaan di Instalasi Farmasi sebagai berikut :

D. Penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin
kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan
dan harga yang tertera dalam kontrak atau surat pesanan
dengan kondisi lisik yang diterima. Semua dokumen terkait
penerimaan barang harus tersimpan dengan baik
 BAB IV
DOKUMENTASI

Dokumentasi pengadaan obat di RSUD Landak dilakukan

untuk setiap kegiatan. Adapun kegiatan-kegiatan yang
membutuhkan dokumentasi adalah sebagai berikut:
1. Instalasi Farmasi melakukan pencatatan obat-obat yang
stoknya menipis atau sudah habis di dalam buku defekta.
2. Seluruh kebutuhan obat dalam satu bulan yang dicatat
dalam defekta, untuk diajukan kepada bagian pengadaan.
Instalasi farmasi harus memiliki arsip seluruh pengajuan
kebutuhan sediaan farmasi, alat kesehatan dan BMHP yang
disusun berdasarkan urutan tanggal atau bulan.
3. Depo Farmasi mencatat barang yang diterima dari gudang,
dan melakukan cross check terhadap faktur yang diajukan.
Penerimaan barang harus memperhatikan kondisi umum
dari sediaan farmasi, alat kesehatan dan BMHP, serta tidak
lupa untuk mencatatkan tanggal expiry date, batch number
serta memasukkannya ke dalam kartu stok dan dilakukan
rekap barang masuk per bulan Depo farmasi harus memiliki
salinan surat pesanan obat dan faktur dari setiap obat yang
datang. Hal ini penting untuk kelengkapan administrasi
setiap obat yang beredar di RSUD Landak. Kepala Instalasi
farmasi melakukan pencatatan dan pelaporan obat yang
digunakan setiap bulannya. Untuk obat-obat golongan
narkotika dan psikotropika, dilakukan pencatatan dan
pelaporan yang ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten Landak, Kepala Dinas Provinsi Kalimantan Barat
serta Kepala Balai POM Pontianak. Pelaporan juga dilakukan
secara online dan didokumentasikan hasil pelaporan secara
online dan offline
6. Untuk obat-obat yang mendekati kadaluarsa,
dilakukan, pengajuan proses retur kepada pemasok
yang dilengkapi dengan salinan faktur obat tersebut.
 BAB V
PENUTUP

Kegiatan pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan

BMHP selalu dilakukan agar rumah sakit dapat
menyediakan kebutuhan yang tepat guna dengan cara yang
tepat pula. Untuk itu panduan pengadaan sediaan farmasi,
alat kesehatan dan BMHP diperlukan sebagai pegangan
dalam pngadaan kebutuhan di RSUD Landak. Diharapkan
dengan adanya Panduan ini segala sesuatu yang
berhubungan dengan pengadaan lebih efektif dan efisien
sesuai dengan tujuan pengadaan. Bagi pihak - pihak terkait
khususnya tim pengadaan Badan Layanan Umum Daerah
(BLUD), diharapkan dapat membantu dalam memahami
seluk beluk pengadaan serta dapat melakukan upaya -
upaya antisipasi terhadap hal yang tidak diinginkan. Namun
tentu saja panduan ini masi jauh dari sempurna. Untuk itu
diperlukan saran dari berbagai pihak demi perbaikan ke
arah yang lebih baik.

DIREKTUR RSUD LANDAK

Dr. H.S WAHYU PURNOMO, Sp.B

NIP. 19810715 200904 1 002